Poradnik Przedsiębiorcy

Dokumenty magazynowe - co warto wiedzieć

Podstawowym aktem prawnym, regulującym zasady dokumentowania obrotu magazynowego, jest ustawa z 29 września 1994 o rachunkowości.  Do zarządzania stanami magazynowymi towarów służą specjalne dokumenty, zwane dokumentami magazynowymi. Za ich pomocą dokumentuje się wszelkie czynności związane z obrotem towarami w magazynie (przyjęcie, wydanie, przesunięcie).

Dokumenty magazynowe można podzielić ze względu na kierunek przepływów towarów:

  • do magazynu (dokumenty przychodowe) lub

  • z magazynu (dokumenty rozchodowe)

Dokumenty magazynowe - przychodowe

PZ (przyjęcie zewnętrzne)

  • dokument stosowany przy zakupie lub nieodpłatnym przyjęciu towaru,

  • wystawiany przez pracownika magazynu na podstawie dokumentu potwierdzającego dostawę,

  • istotny szczególnie przy dostawach niefakturowanych.

Standardowy dokument PZ powinien zawierać takie elementy, jak:

  • kolejny numer dokumentu,

  • datę wystawienia,

  • datę przyjęcia towaru/materiału,

  • oznaczenie towaru/materiału,

  • cenę jednostkową,

  • ilość przyjętego towaru/materiału,

  • dane wystawiającego PZ i dane dostawcy,

  • podpis osoby upoważnionej do wystawiania PZ,

  • podpis dostawcy i odbierającego.

PW (przyjęcie wewnętrzne)

  • stosowany przy odbiorze materiału od jednostki wchodzącej w skład przedsiębiorstwa,

  • brak określonego kontrahenta.

Elementy dokumentu PW:

  • kolejny numer dokumentu,

  • data wystawienia,

  • data przyjęcia towaru/materiału,

  • oznaczenie towaru/materiału,

  • cena jednostkową,

  • ilość przyjętego towaru/materiału,

  • dane wystawiającego,

  • podpis osoby upoważnionej do wystawiania PW,

  • podpis dostawcy i odbierającego.

ZW (zwrot wewnętrzny)

  • podstawa zwrotu materiału (np. z powodu  pobrania materiału w ilości większej niż była wymagana).

MM (przesunięcie międzymagazynowe)

  • dokument potwierdzający przemieszczenie materiałów pomiędzy magazynami wewnątrz przedsiębiorstw (przychód).

 

Dokumenty magazynowe - rozchodowe

WZ (wydanie na zewnątrz)

  • dokument wydania towaru z magazynu w związku ze sprzedażą lub nieodpłatnym przekazaniem.

Elementy WZ:

  • kolejny numer dokumentu,

  • data wystawienia,

  • data wydania towaru/materiału,

  • oznaczenie towaru/materiału,

  • cena jednostkową,

  • ilość wydanego towaru/materiału,

  • dane wystawcy i odbiorcy,

  • podpis osoby upoważnionej do wystawiania WZ.

RW (rozchód wewnętrzny)

  • potwierdzenie wydania materiałów na potrzeby wewnętrzne przedsiębiorstwa,

  • wystawiany przez jednostkę wydającą materiał.

Standardowy dokument RW powinien zawierać takie elementy, jak:

  • kolejny numer dokumentu,

  • datę wystawienia,

  • datę wydania i przyjęcia towaru/materiału,

  • oznaczenie działu/wydziału, do którego należy przypisać koszt,

  • numery kont: kosztowego i wydziałowego (gdy prowadzone są w firmie pełne księgi rachunkowe),

  • zapis skąd pobrano i dokąd przekazano towar/materiał (np. Magazyn A -> Hala Produkcyjna A),

  • nr indeksowy lub nazwę towaru/materiału,

  • ilości towaru/materiału: żądanego i wydanego wraz z jednostką,

  • cenę jednostkową i wartość w zł,

  • numer konta syntetycznego i pozostałą wielkość zapasów (gdy prowadzone są w firmie pełne księgi rachunkowe),

  • podpisy: osoby upoważnionej do wystawiania RW, dostawcy i odbierającego.

MM - (przesunięcia międzymagazynowe)

  • dokument potwierdzający przemieszczenie materiałów pomiędzy magazynami wewnątrz przedsiębiorstw (rozchód).

System magazynowy wfirma.pl

System magazynowy wfirma.pl umożliwia stałą kontrolę stanów magazynowych. Odpowiednie wykorzystanie programu pozwala na rzetelną ocenę prowadzonej gospodarki magazynowej oraz dostarcza wiedzy na temat aktualnej dostępności towarów. Stany magazynowe przedstawiane są z podziałem na ilość:

  • pozycji w magazynie,

  • pozycji zarezerwowanych,

  • niedostępnych,

  • z niskim stanem,

  • ze stanem zerowym.

W systemie magazynowym wfrima.pl użytkownik ma możliwość wygenerowania dokumentów, na podstawie których zmieni się stan magazynowy danego produktu.

Przyjęcia towaru można dokonać na podstawie:

  • PZ - przyjęcia zewnętrznego,

  • PW - przyjęcia wewnętrznego,

  • faktury.

Wydania towaru można dokonać na podstawie:

  • WZ - wydania zewnętrznego,

  • RW - rozchodu zewnętrznego,

  • faktury,

  • paragonu niefiskalnego.

Dodatkowo system magazynowy umożliwia wygenerowanie cennika produktów, który może być pomocny przy sporządzaniu ofert handlowych oraz zestawienia stanów magazynowych, pomocnych przy ustaleniu różnic remanentowych.

W systemie istnieje możliwość dodawania rezerwacji od klientów oraz wystawiania na ich podstawie dokumentów WZ, faktur lub paragonów, zmniejszających ilość towarów magazynach. Dzięki takiemu rozwiązaniu użytkownik może kontrolować rezerwacje, stany magazynowe oraz otrzymywać informacje o konieczności złożenia zamówienia u dostawcy.