Poradnik Przedsiębiorcy

Dokumenty magazynowe - co warto wiedzieć

Podstawowym aktem prawnym, regulującym zasady dokumentowania obrotu magazynowego, jest ustawa z 29 września 1994 o rachunkowości.  Do zarządzania stanami magazynowymi towarów służą specjalne dokumenty, zwane dokumentami magazynowymi. Za ich pomocą dokumentuje się wszelkie czynności związane z obrotem towarami w magazynie (przyjęcie, wydanie, przesunięcie).

Dokumenty magazynowe można podzielić ze względu na kierunek przepływów towarów:

  • do magazynu (dokumenty przychodowe) lub

  • z magazynu (dokumenty rozchodowe)

Dokumenty magazynowe - przychodowe

PZ (przyjęcie zewnętrzne)

  • dokument stosowany przy zakupie lub nieodpłatnym przyjęciu towaru,

  • wystawiany przez pracownika magazynu na podstawie dokumentu potwierdzającego dostawę,

  • istotny szczególnie przy dostawach niefakturowanych.

Standardowy dokument PZ powinien zawierać takie elementy, jak:

  • kolejny numer dokumentu,

  • datę wystawienia,

  • datę przyjęcia towaru/materiału,

  • oznaczenie towaru/materiału,

  • cenę jednostkową,

  • ilość przyjętego towaru/materiału,

  • dane wystawiającego PZ i dane dostawcy,

  • podpis osoby upoważnionej do wystawiania PZ,

  • podpis dostawcy i odbierającego.

PW (przyjęcie wewnętrzne)

  • stosowany przy odbiorze materiału od jednostki wchodzącej w skład przedsiębiorstwa,

  • brak określonego kontrahenta.

Elementy dokumentu PW:

  • kolejny numer dokumentu,

  • data wystawienia,

  • data przyjęcia towaru/materiału,

  • oznaczenie towaru/materiału,

  • cena jednostkową,

  • ilość przyjętego towaru/materiału,

  • dane wystawiającego,

  • podpis osoby upoważnionej do wystawiania PW,

  • podpis dostawcy i odbierającego.

ZW (zwrot wewnętrzny)

  • podstawa zwrotu materiału (np. z powodu  pobrania materiału w ilości większej niż była wymagana).

MM (przesunięcie międzymagazynowe)

  • dokument potwierdzający przemieszczenie materiałów pomiędzy magazynami wewnątrz przedsiębiorstw (przychód).