Zasady prowadzenia księgi przychodów i rozchodów

Księga przychodów i rozchodów, w skrócie KPiR, to najpopularniejszy rodzaj ewidencji, którego używa się w księgowości uproszczonej. W księdze rejestruje się wszystkie przychody firmy, ale także jej wydatki czy zakupy. Każdą transakcję zapisuje się w KPiR pojedynczo po jej zakończeniu. Na podstawie całej tej dokumentacji, podatnik bez problemu wylicza swoje zobowiązania podatkowe. Sprawdź, jakie są zasady prowadzenia księgi przychodów i rozchodów!

Kiedy księga przychodów i rozchodów jest wymagana?

Jeżeli twój przychód pochodzi z działalności pozarolniczej, a formą opodatkowania, którą wybrałeś jest podatek liniowy lub zasady ogólne – obowiązkowo musisz prowadzić KPiR. To samo dotyczy spółek (jawnych, partnerskich i cywilnych) osób fizycznych, których przychody netto za poprzedni rok obrotowy nie przekroczyły kwoty 1 200 000 euro w walucie polskiej.

W wyjątkowych sytuacjach przedsiębiorca może zostać zwolniony z prowadzenia księgi przychodów i rozchodów, na przykład w razie choroby, zaawansowanego wieku osoby prowadzącej działalność czy ze względu na wielkość przedsiębiorstwa. Jednak, aby zostać zwolnionym z tego obowiązku, trzeba złożyć podanie w urzędzie skarbowym przynajmniej 30 dni przed miesiącem, od którego zamierzamy nie prowadzić KPiR.

Dlatego też, jeśli od stycznia 2016 roku chcemy zaprzestać prowadzenia KPiR, najpóźniej 2 grudnia 2015 powinniśmy byli złożyć wniosek w urzędzie. Jednak warto tutaj zaznaczyć, że księgę przychodów i rozchodów nie musi prowadzić konkretnie właściciel firmy. Może to robić księgowa lub biuro rachunkowe na jego polecenie.

Księga przychodów i rozchodów - kiedy założyć?

Księga przychodów i rozchodów powinna zostać założona z dniem rozpoczęcia działalności a maksymalnie 20 dni od założenia KPiR trzeba poinformować o tym urząd skarbowy. Jeżeli powierzymy prowadzenie księgi biuru rachunkowemu, mamy tydzień na powiadomienie US, jednak zazwyczaj robi to za nas biuro.

W przypadku, kiedy już prowadzimy firmę, jednak zmieniamy formę opodatkowania na podatek liniowy lub zasady ogólne, prowadzenie księgi przychodów i rozchodów zaczynamy z dniem 1 stycznia nowego roku podatkowego. Na poinformowanie urzędu skarbowego tak, jak w przypadku założenia działalności – mamy 20 dni.

To, czy prowadzona przez nas księga będzie tradycyjna – w formie papierowej, czy elektroniczna, zależy od nas i naszej wygody. Na rynku dostępnych jest sporo programów komputerowych przeznaczonych specjalnie do prowadzenia księgi przychodów i rozchodów. Takie programy zdecydowanie ułatwiają prowadzenie archiwum, dodatkowo same za nas liczą, czy zaznaczają błędy. Jeśli jednak chcemy prowadzić KPiR w formie papierowej, musimy pamiętać o tym, aby wszystkie strony księgi były ponumerowane, tak samo jak wpisy.

Zasady prowadzenia księgi przychodów i rozchodów

Biorąc pod uwagę ilość wydatków, zakupów oraz przychodów, już od początku prowadzenia księgi powinno się ją uzupełniać według odpowiedniego systemu. Najlepiej, jeżeli jest to tabela opisana według specyfikacji podatkowej. Najlepiej jest ją zamykać i podsumowywać co miesiąc, dzięki temu unikniemy lub w znacznym stopniu zmniejszymy ilość pomyłek w obliczeniach. Oczywiście powinna być prowadzona rzetelnie oraz starannie – powinny się w niej znaleźć dokładnie wszystkie transakcje związane z przychodami i wydatkami przedsiębiorstwa.

Co powinna zawierać księga przychodów i rozchodów?

Jak już wspomnieliśmy wcześniej, w księdze prowadzonej w sposób rzetelny i staranny powinny znaleźć się wszystkie wydatki firmy. Mowa tu zarówno o przychodach związanych z usługami przedsiębiorstwa lub towarem, jaki oferuje. Natomiast wydatki to przede wszystkim: pensje dla pracowników, opłaty za prąd, internet itd., zakup materiałów czy szkolenia.

Księga przychodów i rozchodów - właściwości kolumn

Każda kolumna KPiR jest dokładnie opisana w załączniku do Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r., a księga musi być prowadzona zgodnie z obowiązującym opisem.

  • W kolumnie 1 wpisujemy liczbę porządkową kolejnych wpisów do księgi. Jeżeli np. numerem czwartym oznaczamy zakup biurka do biura, ten sam numer nadajemy dowodowi zakupu.

  • W kolumnie 2 wpisujemy datę wydatku lub przychodu (daty wpisu oraz dowodu transakcji muszą się zgadzać).

  • Kolumna 3 to miejsce, gdzie wpisujemy numer faktury lub inny dowód zakupu. Jeżeli w ciągu jednego dnia dokonanych zostało kilka transakcji zakupowych, wpisujemy tylko numer zestawienia faktur.

  • W 4 i 5 kolumnie wpisujemy dane naszych kontrahentów – imiona i nazwiska lub nazwy firm oraz ich adresy. Oczywiście wpisujemy ich dane tylko wtedy, kiedy posiadamy potwierdzenie tych transakcji.

  • Kolumna 6 wyjaśnia, jaki rodzaj transakcji zawarliśmy. Krótko zawieramy tam informację, czy był to przychód czy wydatek i piszemy dokładnie, co to było, np. „zakup kserokopiarki”. Natomiast w kolumnie obok (7) wpisujemy dokładną kwotę przychodu lub wydatku.

Uwaga!

Przedsiębiorcy prowadzący kantory wymiany walut w kolumnie numer 7 wpisują miesięczny przychód, który jest sumą wykazu kupna oraz sprzedaży wartości dewizowych. Natomiast podatnicy, którzy zajmują się udzielaniem pożyczek pod zastaw (np. w lombardach) wpisują w tej kolumnie sumę wszystkich prowizji wpłaconych w danym miesiącu albo kwotę, którą uzyskali, sprzedając zastawione towary na rzecz pożyczek. Ponadto są oni zobowiązani do prowadzenia dodatkowych ewidencji w KPiR.

 

  • Kolumna 8 to miejsce na wpisanie wszystkich przychodów, jakie uzyskuje nasza firma poza zapłatą za usługi bądź sprzedane towary. Mogą to być różnego rodzaju przychody, np. odszkodowania lub dotacje.

  • W kolumnie 9 sumujemy kwoty z dwóch poprzednich kolumn.

  • Zakup materiałów podstawowych, których firma potrzebuje do produkcji swoich wyrobów oraz zakup towarów handlowych, które są przeznaczone do sprzedaży w formie niezmienionej – wszystkie te informacje wpisuje się w kolumnie numer 10. Prowadzący działalność kantorową wpisują tutaj informację o sumie walut, które zakupił w danym miesiącu, oczywiście przeliczoną na złotówki.

  • Kolumna 11 to miejsce, gdzie wpisuje się koszty poniesione w związku z wydatkami z kolumny numer 10. Mogą to być na przykład koszty transportu materiału, opłata za załadowanie i rozładowanie ciężarówki itd.

  • Wszystkie informacje o pensjach pracowników powinny znaleźć się w kolumnie 12 niezależnie od tego, czy wynagrodzenie jest wypłacone w gotówce czy w naturze – podajemy je w kwocie brutto. W przypadku pensji wypłacanej w naturze pracodawca wycenia towar, którym płaci pracownikowi.

  • W kolumnie 13 wpisuje się wszystkie pozostałe koszta, niewymienione w poprzednich kolumnach. Będą to między innymi wydatki na ubezpieczenia dla pracowników, czynsz za wynajmowany lokal, opłaty administracyjne. Do podsumowania kosztów z kolumn 12 i 13 wykorzystujemy kolumnę numer 14.

  • Kolumna 15 zazwyczaj pozostaje pusta, jednak właściciel księgi przychodów i rozchodów może ją poświęcić na przykład na wpisywanie kosztów z poprzednich lat podatkowych.

  • Kolumna 16 -  wprowadzona została 8 kwietnia 2016 roku, kolumna ta służy do wprowadzania kosztów związanych z działalnością badawczo rozwojową o której mowa w art. 26 f ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
  • Ostatnia kolumna, numer 17 zatytułowana jest „uwagi” i jak sama nazwa wskazuje, przeznaczona jest do wpisywania adnotacji do konkretnych wpisów, ale też do zapisywania pobranych zaliczek.