Służbowy samochód na urlopie - sprawdź ile to kosztuje

Służbowy samochód używany do celów prywatnych jest droższy od taksówki. Prawo podatkowe nakłada bowiem na pracodawcę obowiązek doliczania tej „wygody” do przychodu pracownika i potrącania stosownych należności. Przepisy nie są też korzystne dla samego pracodawcy. Traci on bowiem możliwość wrzucenia kosztów użytkowania pojazdu w koszty firmowe, w tym amortyzacji. Służbowy samochód może być udostępniany do celów prywatnych pracownika i jest to niejednokrotnie postrzegane jako wymierna korzyść oraz podniesienie jego prestiżu wobec innych pracowników. Na pewno spełnia rolę motywującą, wiążąc go z firmą. Należy jednak przeanalizować, co przedsiębiorstwo może zyskać i jakie są dodatkowe obciążenia wynikające z prawa podatkowego i ubezpieczeniowego. Co ważne od 1 stycznia 2015 roku przepisy jednoznacznie określają wartość świadczenia uzyskiwanego przez pracownika z tytułu nieodpłatnego wykorzystywania pojazdu do celów prywatnych.

Służbowy samochód użyczony pracownikowi a podatek VAT

Jak wynika z przepisów ustawy o VAT (art. 8 ust. 2 pkt 1) za odpłatne świadczenie usług uznaje się również użycie towarów stanowiących część przedsiębiorstwa podatnika do celów innych niż jego działalność gospodarcza, w tym w szczególności do celów osobistych podatnika lub jego pracowników, jeżeli podatnikowi przysługiwało, w całości lub w części, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego z tytułu nabycia, importu lub wytworzenia tych towarów lub ich części składowych.

Należałoby jednak w tym miejscu wziąć pod uwagę art. 8 ust. 5 powołanej ustawy, z której wynika, że przepis ust. 2 pkt 1 nie ma zastosowania w przypadku użycia pojazdów samochodowych do celów innych niż działalność gospodarcza podatnika, jeżeli podatnikowi przysługiwało, w całości lub w części, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, obliczoną zgodnie z art. 86a ust. 1 (prawo do odliczenia 50% kwoty VAT), z tytułu:

• nabycia, importu lub wytworzenia tych pojazdów lub

• nabycia, importu lub wytworzenia części składowych do tych pojazdów, jeżeli z tytułu nabycia, importu lub wytworzenia tych pojazdów podatnikowi nie przysługiwało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Powyższa sytuacja dotyczy również pojazdów użytkowanych w firmie na podstawie umowy leasingu, gdy od rat leasingowych odliczane jest 50% VAT.

Przykład 1.

Przedsiębiorca N wykorzystuje w działalności samochód osobowy będący firmowym środkiem trwałym. Od zakupu nie przysługiwało mu odliczenie, został bowiem zakupiony na fakturę VAT-marża. Samochód został udostępniony pracownikowi do jego celów prywatnych. Ze względu na fakt, że przedsiębiorcy nie przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT od zakupu pojazdu, nie będzie miał obowiązku wykazania VAT z tytułu używania pojazdu przez pracownika do jego celów prywatnych.

Przykład 2.

Przedsiębiorca K. ma wprowadzony do ewidencji pojazd firmowy, przy którego zakupie miał prawo do częściowego odliczenia VAT. Samochód ten został udostępniony pracownikowi do jego celów prywatnych. W tej sytuacji nie będzie obowiązany wykazać z tego tytułu podatku VAT, od zakupu nie przysługiwało mu bowiem pełne odliczenie.

Użyczenie samochodu pracownikowi a przychód

Po latach sporów z fiskusem ustawodawca wyszedł naprzeciw przedsiębiorcom i wprowadził zmiany w przepisach na podstawie tzw. czwartej ustawy deregulacyjnej. Od 1 stycznia 2015 roku przychód z tytułu nieodpłatnego świadczenia przysługującego pracownikowi w przypadku wykorzystywania przez niego samochodu służbowego do celów prywatnych ustala się w oparciu o ryczałt. Jak wynika z art. 12 ust. 2a ustawy o PIT, wartość pieniężną nieodpłatnego świadczenia przysługującego pracownikowi z tytułu wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych ustala się w wysokości:

• 250 zł miesięcznie - dla samochodów o pojemności silnika do 1600 cm³;

• 400 zł miesięcznie - dla samochodów o pojemności silnika powyżej 1600 cm³.

W przypadku wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych przez część miesiąca, wartość świadczenia ustala się za każdy dzień wykorzystywania samochodu do celów prywatnych w wysokości 1/30 podanych kwot.

Przykład 3.

Przedsiębiorca X w prowadzonej działalności wykorzystuje samochód osobowy o pojemności 1500 cm³. W maju samochód ten udostępnił swojemu pracownikowi do celów prywatnych na cały miesiąc. W opisanej sytuacji u pracownika powstał przychód ze stosunku pracy w wysokości 250 zł (za cały miesiąc).

Przykład 4.

Przedsiębiorca Y w kwietniu 2016 roku udostępnił pracownikowi samochód firmowy do jego celów prywatnych na okres 20 dni. Pojemność silnika samochodu wynosi 1700 cm³. U pracownika powstał z tego tytułu przychód do opodatkowania w wysokości 266,67 zł (400 zł/30 dni * 20 dni).

Należy również dodać, że jeżeli pracodawca nie naliczy dodatkowego przychodu pracownikowi, urząd skarbowy ma prawo ustalić go według własnej oceny, a to może być bardzo niekorzystne dla pracownika.

Służbowy samochód użyczony pracownikowi a koszty paliwa

Należy podkreślić, że regulacje dotyczące ustalenia przychodu na podstawie art. 12 ust. 2a nie dotyczą kosztów paliwa. Innymi słowy, nieodpłatne świadczenie polegające na możliwości zużycia paliwa do celów prywatnych zakupionego przez pracodawcę stanowi odrębne nieodpłatne świadczenie generujące przychód po stronie pracownika. W tej sytuacji należałoby ustalić jego wysokość na podstawie art. 11 ust. 2 ustawy o PIT, który stanowi, że wartość pieniężną świadczeń w naturze określa się na podstawie cen zakupu. Takie stanowisko zajęło również Ministerstwo Finansów w piśmie z 16 grudnia 2014 roku.

Większe składki ZUS a używanie służbowego samochodu do celów prywatnych

Na mocy art. 18 ust. 1 i art. 20 ust. 1 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych oraz art. 81 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych, przychód pracownika ze stosunku pracy jest podstawą do wyliczenia składki na ubezpieczenie społeczne i ubezpieczenie zdrowotne. Zatem wartość nieodpłatnego świadczenia z tytułu korzystania z samochodu służbowego w celach prywatnych stanowi przychód pracownika ze stosunku pracy i podlega oskładkowaniu.

Firmowe koszty uzyskania przychodu i amortyzacja

Koszty uzyskania przychodu to wydatki poniesione w celu osiągnięcia, utrzymania bądź zabezpieczenia źródła przychodu. W ich poczet zalicza się wszelkie wydatki związane z eksploatacją pojazdu (serwis, naprawa, wymiana kół itp.) oraz wydatki poniesione na zakup paliwa (samochody dostawcze). Jeżeli służbowy samochód jest użyczany pracownikowi do jego prywatnych celów, nie ma wówczas możliwości wciągnięcia tych wydatków do kosztów uzyskania przychodu. Firma, będzie musiała zatem zapłacić znacznie większy podatek dochodowy. Kolejnym, dość istotnym, zagrożeniem jest zakwestionowanie przez urząd skarbowy prawa przedsiębiorstwa do dokonywania odpisów amortyzacyjnych od wartości użyczanych samochodów. Bowiem jak wynika z art. 23 ust. 1 pkt 45a lit. c nie uważa się za koszty uzyskania przychodów odpisów amortyzacyjnych od wartości początkowej środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych oddanych do nieodpłatnego używania. Wyłączenie dotyczy miesięcy, w których składniki te były oddane do nieodpłatnego używania.