Poradnik Przedsiębiorcy

Kiedy można prowadzić KPiR w formie elektronicznej?

Obowiązkiem przedsiębiorcy jest dokumentowanie w sposób zgodny z przepisami podatkowymi wszystkich zdarzeń gospodarczych zachodzących w działalności gospodarczej. Przedsiębiorcy, którzy rozliczają uzyskane w działalności gospodarczej przychody na zasadach ogólnych wg skali podatkowej bądź opłacają podatek liniowy, prowadzą ewidencję zdarzeń gospodarczych w formie podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Dziś zamiast tradycyjnej księgi często spotyka się KPiR w formie elektronicznej. W takim przypadku należy jednak pamiętać o kilku dodatkowych obwarowaniach.

Forma prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów

Sposób prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów określa Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Rozporządzenie to nakazuje prowadzić księgę według określonego w nim wzoru, w tym przede wszystkim ją zbroszurować i kolejno ponumerować jej karty. Księga powinna być prowadzona w sposób rzetelny i niewadliwy. Zapisów należy dokonywać w języku polskim i polskiej walucie, w sposób staranny, czytelny i trwały, na podstawie prawidłowych i rzetelnych dowodów.

Należy przy tym zauważyć, że KPiR nie trzeba prowadzić w sposób ręczny - papierowy. Tradycyjna wersja jest na pewno bardziej czasochłonna i mniej estetyczna. Obecnie wygodniejszą i szybszą opcją jest forma elektroniczna z zastosowaniem programu komputerowego lub systemu i aplikacji online. Narzędzia tego typu są tak skonstruowane, aby jak najwięcej czynności wykonać automatycznie, co minimalizuje ryzyko popełnienia błędów i pomyłek przez podatników.

Przepisy nie przewidują obowiązku zgłaszania prowadzenia księgi przychodów i rozchodów w formie elektronicznej.

KPiR w formie elektronicznej - warunki

Podatnik może prowadzić KPiR w formie elektronicznej, aby mogła jednak zostać uznana przez organy podatkowe za prawidłową, musi spełnić kilka warunków.

§ 28 pkt. 1 wspomnianego rozporządzenia wskazuje, że przy prowadzeniu księgi podatkowej z zastosowaniem technik informatycznych, warunkiem uznania ich za prawidłowe jest:

  1. określenie na piśmie szczegółowej instrukcji obsługi programu komputerowego wykorzystywanego do prowadzenia księgi;

  2. stosowanie programu komputerowego zapewniającego bezzwłoczny wgląd w treść dokonywanych zapisów oraz umożliwiającego wydrukowanie wszystkich danych w porządku chronologicznym, zgodnie z wzorem księgi;
  3. przechowywanie zapisanych danych na informatycznych nośnikach danych, w sposób chroniący je przed zniszczeniem lub zniekształceniem, naruszeniem ustalonych zasad ich przetwarzania lub ich modyfikacją w sposób nieuprawniony.

Jeśli więc używany przez podatnika program komputerowy zapewnia spełnienie powyższych warunków, to nie zachodzi konieczność prowadzenia dodatkowych ewidencji podatkowych w formie papierowej.

KPiR w formie elektronicznej a obowiązek drukowania 

Jeżeli podatnik, prowadzi KPiR w formie elektronicznej i program zapewnia jej drukowanie według wzoru określonego w załączniku nr 1 do Rozporządzenia, wówczas nie ma obowiązku drukowania Księgi Przychodów i Rozchodów w wersji papierowej. Obowiązek drukowania KPiR został zniesiony w kwietniu 2016 roku. 

Jeżeli jednak używany przez podatnika program komputerowy, nie zapewnia wydrukowania księgi według wzoru określonego w tym załączniku, jest on obowiązany dodatkowo założyć księgę w formie zbroszurowanej, a po zakończeniu miesiąca należy sporządzić wydruk zapisów dokonanych w KPiR za dany miesiąc.