Poradnik Przedsiębiorcy

Kiedy można prowadzić KPiR w formie elektronicznej?

Obowiązkiem przedsiębiorcy jest dokumentowanie w sposób zgodny z przepisami podatkowymi wszystkich zdarzeń gospodarczych zachodzących w działalności gospodarczej. Przedsiębiorcy, którzy rozliczają uzyskane w działalności gospodarczej przychody na zasadach ogólnych wg skali podatkowej bądź opłacają podatek liniowy, prowadzą ewidencję zdarzeń gospodarczych w formie podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Dziś zamiast tradycyjnej księgi często spotyka się KPiR w formie elektronicznej. W takim przypadku należy jednak pamiętać o kilku dodatkowych obwarowaniach.

Forma prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów

Sposób prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów określa Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Rozporządzenie to nakazuje prowadzić księgę według określonego w nim wzoru, w tym przede wszystkim ją zbroszurować i kolejno ponumerować jej karty. Księga powinna być prowadzona w sposób rzetelny i niewadliwy. Zapisów należy dokonywać w języku polskim i polskiej walucie, w sposób staranny, czytelny i trwały, na podstawie prawidłowych i rzetelnych dowodów.

Należy przy tym zauważyć, że KPiR nie trzeba prowadzić w sposób ręczny - papierowy. Tradycyjna wersja jest na pewno bardziej czasochłonna i mniej estetyczna. Obecnie wygodniejszą i szybszą opcją jest forma elektroniczna z zastosowaniem programu komputerowego lub aplikacji on-line. Narzędzia tego typu są tak skonstruowane, aby jak najwięcej czynności wykonać automatycznie, co minimalizuje ryzyko popełnienia błędów i pomyłek przez podatników.

Przepisy nie przewidują obowiązku zgłaszania prowadzenia księgi przychodów i rozchodów w formie elektronicznej.

KPiR w formie elektronicznej - warunki

Podatnik może prowadzić KPiR w formie elektronicznej, aby mogła jednak zostać uznana przez organy podatkowe za prawidłową, musi spełnić kilka warunków.

Paragraf 31 ust. 1 wspomnianego rozporządzenia wskazuje, że przy prowadzeniu księgi podatkowej z zastosowaniem technik informatycznych, warunkiem uznania ich za prawidłowe jest:

  1. Określenie na piśmie szczegółowej instrukcji obsługi programu komputerowego wykorzystywanego do prowadzenia ksiąg;

  2. Stosowanie programu komputerowego zapewniającego bezzwłoczny wgląd w treść dokonywanych zapisów oraz wydrukowanie wszystkich danych w porządku chronologicznym, zgodnie ze wzorem księgi;

  3. Przechowywanie zapisanych danych na informatycznych nośnikach danych, w sposób chroniący je przed zniszczeniem lub zniekształceniem, naruszeniem ustalonych zasad ich przetwarzania lub ich modyfikacją w sposób nieuprawniony.

Jeśli więc używany przez podatnika program komputerowy zapewnia spełnienie powyższych warunków, to nie zachodzi konieczność prowadzenia dodatkowych ewidencji podatkowych w formie papierowej. 

KPiR w formie elektronicznej a obowiązek drukowania 

Należy jednak mieć na uwadze, że prowadzenia KPiR w formie elektronicznej nie zwalnia podatnika z obowiązku przechowywania jej w wersji papierowej.

Na koniec każdego miesiąca w czasie zapewniającym prawidłowe i terminowe rozliczenia z budżetem, lecz nie później niż do 20. dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni, podatnik jest obowiązany także sporządzić wydruk zapisów dokonanych za dany miesiąc.

Wydruk taki powinien być zgodny ze wzorem określonym w załączniku nr 1 do rozporządzenia w sprawie KPiR. Jeżeli używany przez podatnika program komputerowy nie zapewnia wydrukowania księgi według wzoru określonego w tym załączniku, jest on obowiązany dodatkowo założyć księgę w formie zbroszurowanej.