Poradnik Przedsiębiorcy

Opłacanie składek ZUS - terminy i zasady opłacania

Opłacanie składek ZUS jest uciążliwym comiesięcznym obowiązkiem przedsiębiorców. Dotyczy on wszystkich osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą. Jakich terminów należy pilnować? Jakie są kary za nieterminowe opłacanie składek? Za kogo i kiedy nie trzeba ich płacić? O tym przeczytasz w artykule!

Jakie składki ZUS należy opłacać?

Prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się z określonymi obowiązkami pod względem podatkowych oraz ubezpieczeniowym (ZUS). Zasady podlegania obowiązkowi ubezpieczeniowemu oraz dokładne regulacje z tym związane opisane są głównie w ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych.

Przedsiębiorca, czyli osoba fizyczna prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą, zobowiązany jest do opłacania składek ZUS z podziałem na:

  • obowiązkowe:
    • ubezpieczenie emerytalne;
    • ubezpieczenie rentowe;
    • ubezpieczenie wypadkowe;
    • ubezpieczenie zdrowotne;
    • Fundusz Pracy – opłacane tylko w określonych warunkach;
  • dobrowolne:

Powyższe ubezpieczenia są obowiązkowe i nie można dowolnie z nich zrezygnować, natomiast są sytuacje, kiedy przedsiębiorca jest zwolniony z ich opłacania w świetle obowiązujących przepisów. Co istotne, składka na ubezpieczenie chorobowe jest dobrowolna i przedsiębiorca sam decyduje, czy chce ją opłacać, czy nie. Dzięki podleganiu pod ubezpieczenie chorobowe za czas choroby przedsiębiorcy co do zasady przysługuje zasiłek chorobowy, a także może zmniejszyć składki ZUS proporcjonalnie za czas niedyspozycji.

Składka na ubezpieczenie chorobowe jest dla przedsiębiorcy dobrowolna. Jednak dzięki podleganiu pod nie przedsiębiorca zyskuje prawo do zasiłku chorobowego za czas choroby (lub zasiłku macierzyńskiego).

Terminy opłacania składek ZUS

Opłacanie składek ZUS odbywa się z reguły w trzech terminach:

  • do 5. dnia kolejnego miesiąca – jednostki i zakłady budżetowe, a także gospodarstwa pomocnicze;
  • do 10. dnia kolejnego miesiąca – osoby fizyczne, które płacą składki jedynie za siebie;
  • do 15. dnia kolejnego miesiąca – pozostali podatnicy.

Do tych terminów opłacone składki muszą zostać zaksięgowane na koncie ZUS-u.

Jeśli termin płatności wypada w dzień wolny od pracy, to ostateczny termin płatności przesuwa się na pierwszy dzień roboczy następujący po dniu wolnym.

Terminy opłacania składek nie wskazują daty, do kiedy przedsiębiorca powinien wykonać przelew do ZUS-u (lub dokonać wpłaty składek np. w kasie). Terminy te określają, do kiedy składki powinny być już zaksięgowane na koncie ZUS-u.

Opłacanie składek ZUS a deklaracje rozliczeniowe ZUS DRA

Wysokość opłacanych przez przedsiębiorcę składek może być różna. Wynika to z faktu, że z części składek przedsiębiorca może być zwolniony oraz że składki mogą być opłacane od różnej podstawy. W celu prawidłowego wyliczenia podstawy składek ZUS, a także dla celów kontrolnych, przedsiębiorca zobowiązany jest co miesiąc przygotowywać deklarację rozliczeniową ZUS DRA. W deklaracji tej wykazane są wyliczone składki z podziałem na rodzaje i wysokość składek, a także z wykazaniem podstawy, od której zostały one naliczone. Przygotowane deklaracje ZUS DRA należy co miesiąc przekazać do ZUS-u w tych samych terminach, które podane są przy opłacaniu składek.

Co ważne, przedsiębiorca może być zwolniony z przekazywania comiesięcznych deklaracji DRA do ZUS-u. Jest to możliwe, jeśli opłaca składki tylko za siebie (nie zatrudnia pracowników) i ich wysokość z żadnych powodów nie ulega zmianie – tzn. co miesiąc opłaca tę samą kwotę naliczonych składek. W takiej sytuacji po przekazaniu do ZUS-u pierwszej deklaracji z naliczonymi składkami na pełny miesiąc w kolejnych może opłacać tylko składki, bez generowania i przesyłania deklaracji DRA do ZUS-u.

Przedsiębiorca może zostać zwolniony z comiesięcznego obowiązku przekazywania deklaracji rozliczeniowej DRA do ZUS-u, jeśli opłaca składki tylko za siebie, a wysokość składek nie ulega zmianie.

Niezapłacenie składek ZUS w terminie

Obowiązkiem przedsiębiorcy jest terminowanie opłacanie składek ZUS. Niedotrzymanie terminu wiąże się z koniecznością zapłacenia odsetek. Jeśli kwota odsetek nie przekracza 6,60 zł, to zostaną one anulowane. Karą za opóźnienie może być również grzywna w wysokości do 5000 zł.

Szczególnie ostrożni powinni być płatnicy opłacający składki dobrowolnie. W ich przypadku, jeśli składki nie są płacone terminowo, przestają oni podlegać ubezpieczeniu. Jeśli nieterminowo opłacana jest dobrowolna składka chorobowa, tracą prawo do zasiłku chorobowego. Aby przywrócić ubezpieczenie, konieczne jest wypełnienie wniosku do ZUS-u.

Nieopłacenie składek w terminie powoduje utratę prawa do zasiłku chorobowego za czas choroby u przedsiębiorcy.

Kiedy nie trzeba płacić składek?

Jak już zostało wspomniane, przepisy określają, jakie składki i w jakiej wysokości powinni opłacać przedsiębiorcy. Określają one również, kiedy przedsiębiorca zwolniony jest z opłacania składek.

Zbieg tytułów do ubezpieczenia

Najczęściej taka sytuacja ma miejsce, kiedy dochodzi do tzw. zbiegu tytułów do ubezpieczeń. Oznacza to, że osoba ubezpieczona (w tym przypadku przedsiębiorca) oprócz prowadzonej działalności posiada też inne tytuły (źródła dochodu), od których opłacane są składki społeczne. Ogólna zasada mówi o tym, że obowiązkowe składki społeczne powinny być opłacane od podstawy w wysokości co najmniej minimalnego wynagrodzenia obowiązującego w danym roku. Dodatkowe tytuły powyżej tej kwoty będą zwolnione z objęcia obowiązkowymi składkami społecznymi.

Przy ustalaniu obowiązkowego tytułu do objęcia ubezpieczeniem społecznym obowiązkowy zawsze jest stosunek pracy (bez względu na wysokość wynagrodzenia stanowiącego podstawę składek społecznych).

Przykład 1.

Pan Nowak prowadzi działalność gospodarczą i opłaca składki ZUS od podstawy preferencyjnych składek ZUS (w 2021 – 840 zł), dodatkowo ostatnio zatrudnił się na podstawie umowy o pracę z wynagrodzeniem 3000 zł. W tym przypadku obowiązkowe składki opłacane są z etatu, natomiast z tytułu działalności obowiązkowa będzie jedynie składka zdrowotna. Natomiast składki społeczne mogą być dla pana Nowaka dobrowolne.

Przykład 2.

Pani Kowalska od kilku lat prowadzi działalność gospodarczą i z tego tytułu opłaca pełne składki ZUS (nie korzysta z żadnej ulgi), czyli składki naliczane są od kwoty 3155,40 zł w 2021 roku. Ostatnio podjęła również pracę na ½ etatu z wynagrodzeniem 1500 zł brutto. W tym przypadku pani Kowalska zobowiązana jest zapłacić pełne składki ZUS zarówno z tytułu umowy o pracę, jak i prowadzonej działalności.

Zawieszenie działalności a zwolnienie z opłacania składek ZUS

Osoba prowadząca działalność gospodarczą może czasowo zawiesić prowadzenie działalności gospodarczej. Zawieszenia działalności gospodarczej można dokonać na dowolny okres. Za czas zawieszenia przedsiębiorca może być zwolniony z opłacania składek ZUS, jednak aby było to możliwe, zawieszenie działalności musi trwać dłużej niż 30 dni. Zawieszenie na krótszy okres nie będzie skutkowało obniżeniem składek ZUS. W okresie zwolnienia z opłacania składek ZUS przedsiębiorca może podlegać pod ubezpieczenie zdrowotne z innego tytułu (np. rejestrując się jako osoba bezrobotna).

Niższe składki ZUS przedsiębiorcy

Nie wszyscy przedsiębiorcy opłacają składki ZUS w takiej samej wysokości. Wspólna dla wszystkich jest jedynie składka zdrowotna, która jest niepodzielna (zawsze płacona jest w pełnej wysokości) i jej wysokość dla wszystkich jest taka sama (w 2021 roku wynosi 381,81 zł). Natomiast pozostałe składki społeczne mogą być opłacane w niższej kwocie, jeśli przedsiębiorca ma prawo do korzystania z którejś z dostępnych ulg.

Ulga na start

Jeśli przedsiębiorca zakłada działalność po raz pierwszy, może skorzystać z tzw. ulgi na start i przez 6 pierwszych miesięcy prowadzenia działalności opłacać tylko składkę zdrowotną. Oznacza to, że zwolniony jest z opłacania składek społecznych, a cały koszt wynosi 381,81 zł i dotyczy tylko składki zdrowotnej.

Okres preferencyjnych składek ZUS

Po zakończeniu 6-miesięcznej ulgi na start przedsiębiorca może skorzystać z kolejnej, jaką jest opłacanie składek ZUS od preferencyjnej podstawy. W tym przypadku przedsiębiorca opłaca składki społeczne od podstawy 840 zł, czyli 265,78 zł plus składka zdrowotna 381,81 zł, co w sumie daje kwotę 647,59 zł. Przedsiębiorcy opłacający preferencyjne składki ZUS zwolnieni są z opłacania składek na Fundusz pracy.

Składki od dochodu – ulga dla małych działalności

Po zakończeniu 24-miesięcznego okresu opłacania składek preferencyjnych przedsiębiorca zobowiązany jest przejść na tzw. „duży ZUS”, czyli opłacanie składek od pełnej podstawy (w 2021 roku – 3155,40 zł). Jednak przedsiębiorcy, którzy prowadzą niewielką działalność gospodarczą i ich przychody w ciągu roku nie przekroczą 120 tys. zł, a zakończyli okres realizowania poprzednich ulg, mogą skorzystać z opłacania składek od dochodu. W tym przypadku wysokość opłacanych składek zależy głównie od wysokości dochodu osiągniętego w poprzednim roku, a podstawa składek ustalana jest według specjalnego wzoru.

Przykład 3.

Przychód z działalności pana Kowalskiego w 2020 roku wynosił 94 tys. zł. W związku tym w 2021 roku zgłosił się on do opłacania składek od dochodu. Podstawa składek ZUS w 2021 roku przy 72 350 zł i prowadzeniu działalności przez cały rok (366 dni) wynosi 2965,17 zł.

Wysokość opłacanych składek w zależności od rodzaju ulgi została przedstawiona w poniższej tabeli.

 

ulga na start

okres preferencji

składki od dochodu

duży ZUS

podstawa składek społecznych w 2021 roku

840 zł

2965,17 zł (z przykładu 3)

3155,40 zł

składka emerytalna

163,97 zł

578,80 zł

615,93 zł

składka rentowa

67,20 zł

237,21 zł

252,43 zł

składka wypadkowa

14,03 zł

49,52 zł

52,70 zł

składka chorobowa

20,58 zł

72,65 zł

77,31 zł

składka na Fundusz pracy

72,65 zł

77,31 zł

składka zdrowotna

381,81 zł

381,81 zł

381,81 zł

381,81 zł

SUMA

381,81 zł

647,59 zł

1392,64 zł

1457,49 zł

Opłacanie składek ZUS za współpracownika

W prowadzeniu biznesu przedsiębiorcy mogą pomagać członkowie rodziny. W takiej sytuacji przedsiębiorca powinien zgłosić ich do ubezpieczeń w ZUS-ie jako osoby współpracujące. Za osoby współpracujące uważa się współmałżonka, rodziców, dzieci własne lub przysposobione, macochę i ojczyma, pod warunkiem że przedsiębiorca prowadzi z tymi osobami wspólne gospodarstwo domowe. Za osobę współpracującą składki na ubezpieczenia społeczne należy płacić jak za przedsiębiorcę, z tym że osoby takie nie mogą korzystać z żadnych ulg. Oznacza to, że zawsze opłacają składki od podstawy wynoszącej 60% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia. Jeśli osoba współpracująca ma inny tytuł do objęcia ubezpieczeniem społecznym z podstawą równą lub wyższą niż minimalne wynagrodzenie, to z tytułu pomocy w przedsiębiorstwie członka rodziny opłaca tylko składkę zdrowotną. Ponadto osoba prowadząca działalność gospodarczą finansuje w całości składki ZUS za osobę współpracującą.

Szybkie wyliczenie składek w systemie wFirma.pl

Jak widać, ustalenie prawidłowej wysokości składek społecznych i zdrowotnych za przedsiębiorcę nie jest łatwe. Na szczęście istnieją odpowiednie systemy, które w znaczny sposób ułatwiają przedsiębiorcom realizację tego obowiązku. Jednym z nich jest wFirma.pl – system online do prowadzenia księgowości. W systemie tym wystarczy przejść do zakładki USTAWIENIA » PODATKI » ZUS i wybrać odpowiedni schemat opłacanych składek.

Opłacanie składek ZUS - terminy i zasady opłacania schematy zus

 

Na podstawie wybranego schematu składek system podczas generowania deklaracji ZUS DRA w zakładce START » ZUS » DEKLARACJE ROZLICZENIOWE » DODAJ wyliczy odpowiednie składki za przedsiębiorcę. Jeśli zostaną uzupełnione dodatkowe dane, takie jak osoba współpracująca, system w wyliczeniach uwzględni również tę informację.

Opłacanie składek ZUS deklaracje

 

Należy również pamiętać, że każda zmiana w wysokości opłacania składek powinna być zgłoszona w ZUS-ie na deklaracjach zgłoszeniowych takich jak ZUS ZUA (zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego) lub ZUS ZZA (zgłoszenie tylko do ubezpieczenia zdrowotnego). Z kolei wyrejestrowania z ubezpieczeń dokonuje się na deklaracji ZUS ZWUA.