Poradnik Przedsiębiorcy

Hurtowy zakup paliwa - rozliczenie w VAT i podatku dochodowym

Problem prawidłowego rozliczania wydatków związanych z zakupem paliwa od zawsze wzbudzał niepokój wśród podatników. Jeszcze większe wątpliwości może spowodować poprawne rozliczenie hurtowego zakupu paliwa. Zdarzają się bowiem sytuacje, w których podatnicy dokonują zakupu paliwa do własnego zbiornika, z którego następnie tankują firmowe pojazdy. Jak poprawnie księgować hurtowy zakup paliwa? Wyjaśniamy.

Odliczenie VAT od hurtowego zakupu paliwa

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT czynny podatnik VAT ma prawo do odliczenia podatku VAT w takim zakresie, w jakim dane towary czy usługi są wykorzystywane do czynności opodatkowanych.

Odliczenie VAT od wydatków związanych z firmowymi pojazdami

Podatnik może dokonywać 50% lub 100% odliczenia podatku VAT od wydatków związanych z firmowymi samochodami. Prawo do odliczenia 100% podatku VAT przysługuje od wydatków związanych z pojazdami, które wykorzystywane są wyłącznie do celów działalności gospodarczej. Z kolei prawo do odliczenia 50% podatku VAT przysługuje od pojazdów, które wykorzystywane są zarówno w działalności, jak i prywatnie. Przy czym użytkowanie do celów prywatnych pojazdu, który stanowi środek trwały w firmie, musi mieć charakter znikomy.

Jednocześnie ograniczeń w odliczaniu VAT nie stosuje się od wydatków dotyczących pojazdów samochodowych o dopuszczalnej masie całkowitej przekraczającej 3,5 tony, a także do tzw. pojazdów specjalnych, takich jak:

  • agregat elektryczny/spawalniczy,

  • do prac wiertniczych,

  • koparka, koparko-spycharka,

  • ładowarka,

  • podnośnik do prac konserwacyjno-montażowych,

  • żuraw samochodowy

- jeśli z dokumentów wydanych zgodnie z przepisami o ruchu drogowym wynika, że dany pojazd jest pojazdem specjalnym.

Temat odliczenia podatku VAT od pojazdów wykorzystywanych w firmie został szczegółowo omówiony w artykule: Samochód w firmie a prawo do odliczenia VAT.

Hurtowy zakup paliwa a pojazdy z równym odliczeniem VAT

W sytuacji, gdy podatnik dokonuje hurtowego zakupu paliwa, które następnie tankuje do pojazdów wykorzystywanych w firmie, powinien dokonać odliczenia podatku VAT od tego paliwa według ustawowo określonych limitów. W związku z tym jeśli od wydatków związanych z danym pojazdem podatnikowi przysługuje 50% odliczenie VAT, to od paliwa, które zostało wykorzystane do tego pojazdu, należy również odliczyć 50% podatku VAT. Jeśli zaś podatnikowi przysługuje odliczenie 100% VAT, to pełnego odliczenia VAT należy dokonać od takiej ilości paliwa, jaka została zatankowana do pojazdu, od którego przysługuje 100% odliczenia VAT.

Jeśli przedsiębiorca w firmie posiada kilka pojazdów z takim samym odliczeniem VAT, czyli od wszystkich pojazdów odlicza 50% lub 100% VAT, to sytuacja jest prosta. Od faktury za hurtowy zakup paliwa odlicza bowiem VAT zgodnie z przysługującym mu prawem. Jeśli więc od wszystkich pojazdów podatnik odlicza 50% VAT, to tyle też może odliczyć od hurtowego zakupu paliwa. Natomiast drugą połowę VAT co do zasady może ująć w kosztach, powiększając kwotę netto wydatku. Z kolei gdy od wydatków dotyczących pojazdu podatnik odlicza 100% VAT, to również od faktury za hurtowy zakup paliwa może dokonać odliczenia 100% VAT.

Hurtowy zakup paliwa a pojazdy z mieszanym odliczeniem VAT

Sprawa komplikuje się w sytuacji, gdy podatnik wykorzystuje w działalności pojazdy, od których przysługuje mu prawo do odliczania zarówno 50%, jak i 100% podatku VAT. Wówczas dokonując odliczenia VAT od paliwa, podatnik musi dokonać rozliczenia tankowanego paliwa do poszczególnych samochodów. W tym celu powinien prowadzić ewidencję rozchodu paliwa. Jeśli ewidencja rozchodu paliwa generowana jest na koniec miesiąca, wówczas przed złożeniem deklaracji VAT podatnik może zaksięgować fakturę za zakup paliwa zgodnie z jego przeznaczeniem do poszczególnych pojazdów. Zatem możliwe jest dokładne ustalenie, do jakiego pojazdu paliwo zostało przekazane, a to pozwala na ustalenie kwoty przysługującej do odliczenia za dany okres i poprawne wykazanie jej w deklaracji VAT.

Przykład 1.

Przedsiębiorca posiada w działalności dwa pojazdy, od jednego z nich dokonuje odliczenia 50% VAT, a od drugiego 100% VAT. 2 czerwca dokonał hurtowego zakupu paliwa do obu pojazdów. Zakupił 100 litrów paliwa po 5 zł brutto/litr. Na koniec miesiąca wygenerował ewidencję rozchodu paliwa, z której wynika, że do pojazdu ze 100% odliczeniem VAT wykorzystał 75 litrów paliwa, zaś do pojazdu z 50% odliczeniem vat wykorzystał 25 litrów paliwa.

Koszt 1 litra paliwa - 5 zł brutto, tj. 4,07 zł netto, 0,93 zł VAT

  • Pojazd z odliczeniem 100% VAT: 75 litrów * 5 zł = 375 zł brutto (304,88 zł netto 70,12 zł VAT). Wówczas do kosztów podatnik księguje kwotę 304,88 zł, zaś do rejestru VAT zakupu pełną kwotę VAT, czyli 70,12 zł.

  • Pojazd z odliczeniem 50% VAT: 25 litrów * 5 zł = 125 zł brutto (101,63 zł netto 23,37 zł VAT).
    W tym wypadku podatnik może ująć w rejestrze VAT tylko połowę kwoty podatku VAT, czyli 11,69 zł, natomiast druga połowa podatku VAT powiększa kwotę netto i w kosztach ujmuje się kwotę w wysokości 113,31 zł.

Złożenie deklaracji VAT przed faktycznym zużyciem paliwa zakupionego hurtowo

W praktyce może jednak zdarzyć się sytuacja, gdy podatnik dokonuje hurtowego zakupu paliwa na koniec miesiąca lub z innego powodu do czasu złożenia deklaracji VAT nie jest jeszcze znany rozchód paliwa na poszczególne pojazdy. Wówczas co do zasady należałoby dokonać odliczenia VAT na podstawie prognozowanego zużycia i takie wykazać w deklaracji VAT. Po czym po ustaleniu dokładnego rozchodu paliwa na poszczególne pojazdy powinno się zweryfikować dokonane odliczenie. W konsekwencji takie działanie może wiązać się z koniecznością dokonania korekty deklaracji VAT za okres, w którym VAT został rozliczony na podstawie prognozy.

Innym rozwiązaniem takiej sytuacji jest rozliczenie podatku VAT w okresie późniejszym.

Ważne!

Zgodnie z art. 86 ustawy o VAT prawo do odliczenia podatku VAT przysługuje w rozliczeniu za okres, w którym u sprzedawcy powstał obowiązek podatkowy, nie wcześniej jednak niż w rozliczeniu za okres, w którym nabywca otrzymał fakturę lub w jednym z dwóch kolejnych okresów rozliczeniowych.

Wówczas zgodnie z powyższą zasadą podatnik nie musi dokonywać odliczenia VAT na podstawie prognozy zużycia w miesiącu otrzymania faktury, ale w jednym z dwóch kolejnych okresów rozliczeniowych. Pod warunkiem, że w tym okresie podatnik będzie już znał faktyczny rozchód paliwa na poszczególne pojazdy.

Rozliczenie hurtowego zakupu paliwa w podatku dochodowym

Jak stanowi art. 22 ust. 6b ustawy o PIT za dzień poniesienia kosztu uważa się dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania kosztu.

W związku z tym, ustalając moment powstania kosztu w podatku dochodowym i prawo do ujęcia wydatku w KPiR, należy wziąć pod uwagę datę wystawienia faktury. Jeśli więc podatnik dokonał hurtowego zakupu paliwa, to bez względu na to kiedy paliwo zostało zużyte, koszt wykazuje się w dniu wystawienia faktury.

Potwierdzeniem tego jest interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu wydana 23 marca 2016 r., nr ILPB1/4511-1-1719/15-2/KF:

(...) wśród dowodów, które mogą stanowić podstawę zapisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów nie wymieniono wskazanego przez Wnioskodawcę w opisie stanu faktycznego wewnętrznego dowodu sporządzonego na podstawie ewidencji zużycia paliwa.

Biorąc pod uwagę powyższe nie można zgodzić się z twierdzeniem Wnioskodawcy, w myśl którego prawidłowe jest ujmowanie w koszty uzyskania przychodów paliwa w dacie wystawienia wewnętrznego dowodu sporządzonego na koniec miesiąca według faktycznego miesięcznego rozchodu (zużycia) paliwa zgodnie z prowadzoną szczegółową ewidencją tankowań (przyjmowania paliwa do zbiornika) i zużyć paliwa (rozchodów paliwa ze zbiornika). Dniem poniesienia kosztów uzyskania przychodów jest dzień wystawienia faktury.

Podsumowując, hurtowy zakup paliwa należy ujmować odmiennie w podatku VAT i w podatku dochodowym. W podatku VAT przy użytkowaniu pojazdów z różnym odliczeniem VAT istotne jest faktyczne zużycie paliwa dla celów określenia prawa do odliczenia 50% czy 100% VAT. Natomiast w podatku dochodowym istotne znaczenie ma moment wystawienia faktury.