Przechowywanie dokumentów księgowych - czy wiesz, jak to robić?

Prowadzenie firmy nakłada na przedsiębiorcę wiele obowiązków. Należą do nich między innymi fakturowanie, rozliczenia podatkowe oraz przechowywanie dokumentów księgowych. W dalszym ciągu większość właścicieli firm zleca prace księgowe biurom rachunkowym, które zajmują się kompleksową obsługą działalności. Jednak wśród podatników znajdą się i tacy, którzy rozliczają się samodzielnie. Wbrew pozorom nie każdy wie, że dokumentację księgową należy odpowiednio przechowywać w oparciu o obowiązujące normy. Jakie? Dowiesz się z naszego artykułu.

Jakie dokumenty księgowe należy przechowywać?

Wśród dokumentów, które należy przechowywać obowiązkowo powinny znajdować się:

  • podatkowa księga przychodów i rozchodów (PKPiR),
  • ewidencje sprzedaży,
  • rejestry VAT sprzedaży i zakupów,
  • deklaracje,
  • dowody księgowe (potwierdzenia sprzedaży, zakupów, pozostałych wydatków związanych z działalnością gospodarczą),
  • dokumenty inwentaryzacyjne (spis z natury),
  • kopia rocznego zeznania podatkowego.

Dokumentacja księgowa prowadzona jest dla celów podatkowych. Stanowi główny dowód podczas kontroli urzędu skarbowego, dlatego powinna być prowadzona rzetelnie. Właśnie dlatego nie należy wyrzucać żadnych dowodów potwierdzających dokonanie transakcji, w tym faktur korygujących czy duplikatów.

Jak przechowywać dokumenty księgowe?

Właściwe przechowywanie dokumentów księgowych stanowi bardzo ważny aspekt. Przede wszystkim, zarówno dokumenty kosztowe, jak i sprzedażowe powinny być ułożone i ponumerowane zgodnie z PKPiR, a także starannie zabezpieczone przed ewentualnym zgubieniem lub  zniszczeniem. Przedsiębiorca powinien przyłożyć wagę do odpowiedniego podziału dokumentów na okresy rozliczeniowe.

Głównym założeniem przechowywania dokumentów księgowych jest swobodny dostęp do nich dla organów podatkowych. Dlatego też przedsiębiorca powinien wyznaczyć miejsce przechowywania dokumentacji księgowej. O tym fakcie należy również poinformować urząd skarbowy. Właściciel firmy może przechowywać dokumenty samodzielnie lub zlecić to jednostce obsługującej, np. biuru rachunkowemu.

Przechowywanie dokumentów księgowych w formie elektronicznej

Przechowywanie dokumentów księgowych może być również prowadzone w formie elektronicznej. Chociaż przepisy ustawy o rachunkowości nakazują dostępność dokumentów księgowych w oryginale, to dozwolona jest opcja elektronicznego przechowywania pod warunkiem, że zostaną odpowiednio zabezpieczone przed:

  • możliwością dokonania ewentualnej zmiany,
  • nieupoważnionym rozpowszechnianiem,
  • uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Ponadto właściciel odpowiada za przygotowanie kopii zapasowej dokumentacji elektronicznej. Dostęp do nośników cyfrowych nie powinien być ograniczony - przedsiębiorca powinien posiadać urządzenia umożliwiające odczyt lub wydruk danych zawartych na nośnikach.

Co ważne, w przypadku jednoosobowych działalności gospodarczych nie znajdują zastosowania regulacje ustawy o rachunkowości. W związku z tym niektóre z e-dokumentów mimo wszystko należy wydrukować.

Jak długo należy przechowywać dokumenty księgowe?

Dokumenty księgowe dla celów podatkowych należy przechowywać przez okres 5 lat licząc od końca roku, w którym minął termin zapłaty podatku. W przypadku podatku dochodowego ważny jest termin złożenia zeznania rocznego i zapłaty podatku dochodowego, gdyż upływa on 30 kwietnia roku następującego po rozliczanym roku podatkowym. Zatem okres przechowywania dokumentów księgowych należałoby liczyć od końca roku, w którym rzeczywiście uregulowano podatek.

Przechowywanie dokumentów księgowych nie musi być problematyczne, wystarczy przestrzegać powyższych zasad. Po upływie obowiązkowego okresu archiwizowania dokumentów można jest zniszczyć. Przepisy nie regulują bowiem kwestii, co należy z nimi zrobić po upływie obowiązkowej archiwizacji. Warto jednak zaznaczyć, że dla bezpieczeństwa przedsiębiorca powinien sporządzić szczegółowy protokół zniszczonych papierów.