Prawidłowy i sprawny obieg dokumentów księgowych w firmie jest jednym z najważniejszych warunków prowadzenia działalności gospodarczej. Polega on na przepływie dowodów księgowych w firmie, które pozwalają na zebranie informacji niezbędnych do przeprowadzenia operacji księgowych. W związku z czym ma istotny wpływ na organizację całej firmy, przez co przyczynia się do osiągania zysków lub ponoszenia strat przez przedsiębiorstwo.
Na czym polega obieg dokumentów księgowych?
Na właściwy obieg dokumentów w firmie składają się takie procesy jak:
-
rejestrowanie dokumentów,
-
porządkowanie dokumentów,
-
klasyfikacja dokumentów,
-
archiwizacja dokumentów.
Powyższe działania są istotne zarówno dla właściwego obiegu dokumentów przychodzących, jak i wychodzących.
Każda firma powinna wypracować własny system obiegu dokumentów księgowych, bowiem w każdej będzie on wyglądał inaczej. Nie da się więc stworzyć jednego wzorca pasującego do wszystkich jednostek prowadzących działalność. Jednocześnie obieg dokumentów księgowych powinien opierać się na prostych zasadach.
Każdy dokument, który trafia do firmy lub jest przez nią generowany, należy ocenić pod względem przydatności w firmie oraz odpowiednio zakwalifikować i przechowywać we właściwy sposób.
Klasyfikacja dokumentów księgowych
W przedsiębiorstwie mają miejsce różne zdarzenia gospodarcze dlatego też stosuje się dokumenty księgowe, które umożliwiają ich odwzorowanie. Dowody źródłowe dokumentują zaistniałe operacje gospodarcze. Ponadto stanowią podstawę zapisu w księgach. Dowody księgowe dzieli się na:
-
zbiorcze - za ich pomocą ewidencjonuje się łączne zapisy wielu jednorodnych dowodów źródłowych, np. raport kasowy;
-
rozliczeniowe - ujmują wcześniej dokonane zapisy według innych kryteriów klasyfikacji;
-
korygujące - służą do poprawy błędnych zapisów, np. faktury VAT korygujące (korekty), noty księgowe;
-
zastępcze - firma może wystawić taki dokument przed otrzymaniem zewnętrznego dowodu źródłowego, np. od kontrahenta. Przy czym dowodem zastępczym nie należy dokumentować transakcji skupu metali nieżelaznych od osób fizycznych oraz opodatkowanych podatkiem VAT.
Instrukcja obiegu dokumentów księgowych - co powinna zawierać?
Sporządzenie instrukcji obiegu dokumentów księgowych w firmie przyczynia się do lepszej organizacji ich przepływu i usprawnia działanie całego przedsiębiorstwa. Dlatego też warto zadbać o to, by taka instrukcja powstała w firmie i została wcielona w jej funkcjonowanie.
Instrukcja obiegu dokumentów księgowych nie ma określonego wzoru, co oznacza, że nie jest sformalizowanym dokumentem, bowiem powinna ona być dostosowana do funkcjonowania danego przedsiębiorstwa. Ponadto instrukcja powinna być napisana zrozumiałym dla wszystkich językiem, tak by po jej przeczytaniu pracownik wiedział:
-
kto powinien przyjąć/wystawić dany dokument,
-
jak prawidłowo oznaczyć dokument,
-
do jakiego działu bądź osoby oraz w jakim terminie należy zwrócić się z tym dokumentem.
Prawidłowo napisana instrukcja powinna również zawierać osoby, zazwyczaj określone według zajmowanego stanowiska, które uprawnione są do przyjmowania, podpisywania i sporządzania, a także do kontrolowania poszczególnych dokumentów księgowych. W instrukcji można także zawrzeć zapis o odpowiedzialności pracowników, która wynika z ich pracy nad dokumentami.
Warto również uwzględnić w instrukcji obiegu dokumentów księgowych informacje o tym, co powinny zawierać poszczególne dokumenty księgowe. Ponadto powinny się w niej znaleźć uwagi dotyczące rzetelności, jasności oraz kompletności dokumentów księgowych, a także instruktaż dotyczący symboli i skrótów stosowanych w instrukcji.
Dokumenty księgowe w formie elektronicznej
Coraz większa część firm prowadzi swoją rachunkowość komputerowo. Przyczynia się to bowiem do ułatwienia pracy wielu osób bądź też działów w firmie, a także zapobiega zagubieniu dokumentów. W celu zmniejszenia ryzyka niewłaściwego postępowania z dokumentami, firmy stosują elektroniczny obieg dokumentów.
Dlatego też przedsiębiorca, który chce usprawnić obieg dokumentów w firmie, powinien wziąć pod uwagę zakup oprogramowania, które umożliwi sprawny przepływ dokumentów księgowych w firmie.
Ochrona dokumentów księgowych
Dokumenty księgowe należy przechowywać w sposób, który uchroni je przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnieniem, uszkodzeniem bądź zniszczeniem.
W sytuacji, gdy obieg dokumentów w firmie ma postać tradycyjną, wówczas istotnym elementem, który ma zapewnić ich ochronę, jest stosowanie się wszystkich pracowników do zasad zapisanych w instrukcji obiegu dokumentów księgowych.
Natomiast kiedy księgowość prowadzona jest za pomocą komputera, ochrona ta powinna dodatkowo polegać na stosowaniu nośników danych, które są odporne na zagrożenia oraz na stosowaniu właściwych środków ochrony zewnętrznej. Ponadto konieczne jest systematyczne tworzenie i przechowywanie kopii zapasowych.
