Przechowywanie i ochrona dokumentacji księgowej to zadanie każdego przedsiębiorcy – konieczne jest zadbanie o to, aby dowody były zabezpieczone jak najlepiej aż do zakończenia obowiązkowego okresu ich przechowywania. Jednocześnie nie da się przewidzieć i zapobiec wszystkim zdarzeniom losowym – jak pożar czy powódź – które mogą doprowadzić do nieodwracalnej utraty dokumentacji księgowej. Co robić w takiej sytuacji?
Dla przypomnienia – przechowywanie dokumentacji
Zgodnie z przepisami Ordynacji podatkowej przedsiębiorca powinien przechowywać dokumentację księgową swojej firmy aż do terminu, w którym upływa przedawnienie zobowiązania, którego dokumentacja dotyczy. W praktyce jest to zazwyczaj, pięć lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Co ważne, w praktyce ten okres może wynosić nawet siedem lat.
Należy podkreślić, że okres przedawnienia jest zależny również od rodzaju podatku.
Utrata dokumentacji - co należy zrobić?
W sytuacji kiedy przedsiębiorca utraci dokumentację księgową swojej firmy, powinien podjąć wszelkie możliwe kroki do jej odtworzenia. Należy zatem ponownie wystawić własne dowody księgowe oraz zwrócić się do kontrahentów o wydanie duplikatów. Możliwe jest także zwrócenie się do banku w celu uzyskania zestawienia operacji na koncie, które pomogą ustalić przychody i wydatki.
Warto także zgłosić się do właściwego urzędu skarbowego w celu poinformowania o zaistniałej sytuacji. Tym samym przedsiębiorca uzyskuje pewną ochronę w przypadku ewentualnej kontroli, jeśli nie uda mu się do tego czasu ponownie skompletować dokumentacji księgowej.
Co powinno znaleźć się w zgłoszeniu do urzędu skarbowego? W piśmie należy uwzględnić:
- datę i miejsce sporządzenia,
- dane podatnika,
- dane urzędu skarbowego, wskazanie podstawy prawnej,
- opis stanu faktycznego ze wskazaniem, jakiego typu dokumenty zostały utracone i za jaki okres,
- argumenty potwierdzone dowodami, np. kopia zaświadczenia od policji w przypadku kradzieży akt lub pismo z ze straży pożarnej w razie pożaru,
- podpis podatnika lub jego pełnomocnika (wraz z pełnomocnictwem).
Przedsiębiorca ma także możliwość skorzystania z odroczenia terminu złożenia deklaracji podatkowych. Taką opcję daje mu art. 48 par. 1 Ordynacji. Istotne, aby wniosek został złożony do urzędu jeszcze przed terminem złożenia deklaracji.
W takim wniosku przedsiębiorca powinien uwzględnić:
- datę i miejsce sporządzenia pisma,
- dane podatnika,
- dane urzędu skarbowego,
- wskazanie podstawy prawnej,
- sprecyzowanie, o jaką deklarację chodzi, oraz podanie propozycji dogodnego dla siebie terminu złożenia deklaracji,
- argumenty potwierdzone dowodami, np. kopia zaświadczenia od policji w przypadku kradzieży akt lub pismo ze straży pożarnej w razie spalenia itp.,
- podpis podatnika lub jego pełnomocnika (+ pełnomocnictwo).
Warto pamiętać, że wraz z przesunięciem terminu złożenia deklaracji automatycznie przesunięty zostanie termin płatności podatku.
