Akta osobowe pracowników - jak należy je prowadzić

Słyszałem, że w 2019 roku zmianie uległy przepisy dotyczące tego, jak prawidłowo prowadzić akta osobowe pracowników. Zatrudniamy wiele osób na podstawie umowy o pracę i chciałbym się dowiedzieć, co się zmieniło oraz czy mogę prowadzić akta tylko w formie elektronicznej? Czy program do akt musi być jakoś specjalnie dostosowany? 

Edward, Stare Juchy

Akta osobowe pracownika – zmiany 

Od 1 stycznia 2019 r. obowiązuje nowe Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej. Ten akt prawny wprowadził liczne zmiany zarówno w sposobie, jak i zakresie prowadzenia akt pracowników.  Bardzo ważną reformą było wprowadzenie e-akt. Jak wiemy, do 2018 roku pracodawcy mieli obowiązek prowadzenia akt – ale tylko w formie papierowej. W starym rozporządzeniu z 28 maja 1996 roku nie było wzmianki na temat elektronicznego prowadzenia akt osobowych.

Do tej pory niewielu pracodawców decydowało się na choćby poboczne prowadzenie dokumentacji w formie elektronicznej. Rok 2019 to zatem przełom – od tej chwili pracodawcy mogą prowadzić akta osobowe w wersji elektronicznej i co ważne – dokumentacja pracownicza prowadzona wyłącznie w e-formie jest równoważna z dotychczas obowiązującą wersją papierową akt.

4 części akt osobowych 

Nowe rozporządzenie określa, że akta osobowe mają się składać z 4 części. Wcześniej  składały się one z 3 części. Nowe akta powinny więc zawierać część A, B,C i D. Każda z nich ma obejmować określony katalog dokumentów:

• A – oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich,
• B – dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika,
• C – oświadczenia lub dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy,
• D – odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu.

Szczególne wymogi systemowe

Dokumentacja pracownicza w postaci elektronicznej powinna być prowadzona i przechowywana w systemie teleinformatycznym zapewniającym:

• zabezpieczenie jej przed uszkodzeniem, utratą oraz nieuprawnionym dostępem,
• integralność treści dokumentacji i metadanych polegającą na zabezpieczeniu przed wprowadzaniem zmian, z wyjątkiem zmian wprowadzanych w ramach ustalonych i udokumentowanych procedur,
• stały dostęp do dokumentacji osobom do tego upoważnionym,
• identyfikację osób mających dostęp do dokumentacji oraz rejestrowanie dokonywanych przez te osoby zmian w dokumentacji i metadanych,
• skuteczne wyszukiwanie dokumentacji na podstawie metadanych,
• wydawanie (w tym przez eksport w postaci elektronicznej) dokumentacji albo części dokumentacji,
• funkcjonalność wydruku dokumentacji.

Jak widać, wymagania są dokładnie sprecyzowane i jest ich dużo. Co więcej, w rozporządzeniu możemy przeczytać, że dokumentację uważa się za zabezpieczoną tylko wówczas, jeśli jest zapewniona jej dostępność wyłącznie osobom upoważnionym, jest chroniona przed przypadkowym lub nieuprawnionym zniszczeniem, a ponadto jej prowadzenie i przechowywanie odbywa się z zastosowaniem metod i środków ochrony dokumentacji, których skuteczność w czasie ich zastosowania jest powszechnie uznawana. 

Pracodawca powinien dodatkowo dokonywać systematycznej analizy zagrożeń, opracowywać procedury zabezpieczenia dokumentacji i systemów przetwarzania, w tym procedur dostępu tworzenia kopii zapasowych oraz przechowywania. Ponadto przedsiębiorca prowadzący e-teczki powinien na bieżąco kontrolować wszystkie organizacyjne i techniczno-informatyczne sposoby zabezpieczenia, a także okresowym dokonywaniu oceny skuteczności tych sposobów. Co więcej, co najważniejsze, powinien on odświeżać nośniki danych, jeżeli tego wymaga zapewnienie ciągłości dostępu do dokumentacji.

W systemie wFirma łatwo przechowasz dokumenty 

Do prowadzenia akt osobowych pracownika w formie elektronicznej warto wykorzystać systemy, które spełniają wymagania wskazane w rozporządzeniu. Od 1 stycznia 2019 r. system wFirma.pl służący do prowadzenia księgowości i kadr onilne jest już przystosowany do prowadzenia akt pracowników w nowej formie – 4 omawianych części oraz mniejszych części tematycznych. W zakładce u każdego pracownika dodanego do systemu znajduje się folder DOKUMENTY, gdzie przechowywana jest dokumentacja pracownicza.

W folderze Dokumenty znajdują się dwie grupy dokumentacji: akta osobowe oraz dokumenty pracownicze. Po kliknięciu w podfolder akta osobowe pojawią się pliki dotyczące poszczególnych części akt osobowych – część A, część B, część C oraz część D.

System wFirma.pl spełnia wszystkie warunki dotyczące prowadzenia e-akt. Umożliwia on umieszczanie dokumentów w poszczególnych katalogach oraz opatrywanie ich kwalifikowanym podpisem. Ta możliwość jest jednym z najważniejszych wymogów przy prowadzeniu dokumentów w formie elektronicznej. Ponadto system jest bardzo ergonomiczny i pozwala na łatwe wyszukiwanie danych w katalogach. Użytkownik ma możliwość weryfikacji, jakie działania zostały dokonane na wybranym dokumencie, a także kto je wykonał (system logów). Dzięki tym funkcjom zarówno pracodawcy, jak i pracownicy  mają pewność, że ich dane przechowywane są w bezpieczny sposób i zgodnie z wszystkimi wymogami prawnymi.