Kiedy zatrudnia się pracownika, powstaje obowiązek założenia i prowadzenia jego dokumentacji pracowniczej. W jej skład wchodzą akta osobowe pracowników oraz dokumentacja związana ze stosunkiem pracy. Jak powinno prowadzić się taką dokumentację? Czy potrzebne są zakładki do akt osobowych?
Zakładki do akt osobowych – wzór do wydruku
Zmiany w aktach osobowych – nowa piąta część
Nowe rozporządzenie określa, że akta osobowe mają się składać z pięciu części. Zmiana ta obowiązuje od 20. marca 2023 roku. Wcześniej składały się one z trzech, a później z czterech części. Nowe akta powinny więc zawierać części: A, B,C, D i E. Każda z nich ma obejmować określony katalog dokumentów:
A – oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich;
B – dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika;
C – oświadczenia lub dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy;
D – odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu;
E – dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu.
Zakładka do części A akt osobowych – co się w niej wpisuje?
W części A akt osobowych przechowuje się:
oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie;
skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich (art. 229 § 1 pkt 1, § 11 i 12 Kodeksu pracy).
Część A akt osobowych powinna zawierać wykaz znajdujących się w niej oświadczeń lub dokumentów. Dokumenty znajdujące się w tej części numeruje się i opisuje w wykazie.
Zakładka do części B akt osobowych
Część B zwykle jest najbardziej obszerna, ponieważ znajdują się tu dokumenty związane z przebiegiem zatrudnienia w firmie, m.in.:
umowa o pracę;
oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych gromadzone w związku z nawiązaniem stosunku pracy;
zakres czynności (obowiązków);
potwierdzenia zapoznania się m.in. z regulaminem pracy, otrzymaniem informacji o warunkach zatrudnienia;
dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się;
dokumenty związane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych;
potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z treścią regulaminu pracy, z przepisami BHP;
oświadczenia dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie;
dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem przez pracownika z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego lub urlopu wychowawczego;
dokumenty związane z udzielaniem urlopu bezpłatnego;
skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące badań lekarskich wstępnych, okresowych i kontrolnych.
Od 2023 roku nowymi dokumentami są tu:
potwierdzenie poinformowania pracownika o kontroli trzeźwości pracowników lub na obecność w ich organizmach środków działających podobnie do alkoholu, grupie lub grupach pracowników objętych taką kontrolą i sposobie jej przeprowadzania;
dokumenty o wykonywaniu pracy w formie zdalnej.
Oświadczenia lub dokumenty znajdujące się w tej części przechowuje się w porządku chronologicznym i numeruje. Opis dokumentu i jego numer powinien zawierać się na wykazie – zakładce do akt.
Zakładka do części C akt osobowych
Część C uzupełniana jest w związku z ustaniem zatrudnienia. Znajdują się tu:
oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę;
wnioski dotyczące wydania, sprostowania lub uzupełnienia świadectwa pracy;
dokumenty dotyczące niewypłacenia pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy;
kopia wydanego świadectwa pracy;
potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym;
umowa o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę;
skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie związane z okresowymi badaniami lekarskimi w związku z wykonywaniem pracy w warunkach narażenia na działanie substancji i czynników rakotwórczych lub pyłów zwłókniających.
W tej części także powinno numerować się dokumenty i wpisywać do wykazu znajdującego się w stosownej zakładce.
Zakładka do części D akt osobowych
Część D akt często pozostaje pusta. Dzieje się tak, ponieważ przechowuje się tu odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu.
Dokumenty znajdujące się w tej części najłatwiej przechowywać w wydzielonych częściach dotyczących danej kary, gdzie przyporządkowuje się odpowiednio numery D1, D2 i kolejne. W każdej z tych części dokumenty przechowuje się w porządku chronologicznym, ponumerowane i tworzy ich wykaz dotyczący każdej z nich. Gdy informacja o karze powinna zostać usunięta z akt osobowych, wówczas usuwa się całą wydzieloną część dotyczącą danej kary, a pozostałym przyporządkowuje się następujące po sobie numery.
Nowa zakładka do części E akt osobowych
Część E pojawiła się w 2023 roku w związku z koniecznością gromadzenia nowych dokumentów w aktach osobowych pracowników, które nie były sklasyfikowane w żadnej obowiązującej dotąd części tych akt – dokumentacji dotyczącej kontroli trzeźwości. W tej części będą znajdowały się m.in.:
- informacje dotyczące kontroli trzeźwości pracownika przeprowadzonej przez pracodawcę;
- informacje dotyczące badania stanu trzeźwości pracownika przeprowadzonego przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego;
- informacje dotyczące kontroli pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu;
- informacje dotyczące badania pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu przeprowadzonego przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego.
Dokumenty w części E akt osobowych pracownika mogą być przechowywane w podobny sposób, co w części D – wydzielonych częściach dotyczących danej kontroli (E1, E2 itd.). Porządek chronologiczny, numerowanie oraz tworzenie wykazu dokumentów będzie dotyczyć każdej z tych wydzielonych części. Usunięcie informacji o badaniu ma polegać na usunięciu całej wydzielonej części dotyczącej tej informacji, a pozostałym są przyporządkowywane następujące po sobie numery.
W systemie wFirma łatwo przechowasz e-akta osobowe
Do prowadzenia akt osobowych pracownika w formie elektronicznej warto wykorzystać systemy, które spełniają wymagania wskazane w rozporządzeniu. Od 1. stycznia 2019 roku system wFirma służący do prowadzenia księgowości i kadr online jest już przystosowany do prowadzenia akt pracowników w nowej formie – pięciu omawianych części oraz mniejszych części tematycznych. W zakładce u każdego pracownika dodanego do systemu znajduje się folder DOKUMENTY, gdzie przechowywana jest dokumentacja pracownicza.
W folderze Dokumenty znajdują się dwie grupy dokumentacji: akta osobowe oraz dokumenty pracownicze. System wFirma spełnia wszystkie warunki dotyczące prowadzenia e-akt. Umożliwia on umieszczanie dokumentów w poszczególnych katalogach oraz opatrywanie ich kwalifikowanym podpisem. Ta możliwość jest jednym z najważniejszych wymogów przy prowadzeniu dokumentów w formie elektronicznej. Ponadto system jest bardzo ergonomiczny i pozwala na łatwe wyszukiwanie danych w katalogach. Użytkownik ma możliwość weryfikacji, jakie działania zostały dokonane na wybranym dokumencie, a także kto je wykonał (system logów). Dzięki tym funkcjom zarówno pracodawcy, jak i pracownicy mają pewność, że ich dane przechowywane są w bezpieczny sposób i zgodnie z wszystkimi wymogami prawnymi.
