Źródłowe dokumenty księgowe musisz przechowywać przez 6 lat

Przedsiębiorcy doskonale zdają sobie sprawę z obowiązku starannego przechowywania w swojej firmie dokumentacji księgowej. Na jej podstawie można udowodnić wszystkie zaszłości, a także obliczyć zobowiązania podatkowe. Przeczytaj artykuł i dowiedz się, jakie są źródłowe dokumenty księgowe

Źródłowe dokumenty księgowe

Za źródłowe dokumenty księgowe uznaje się dokumenty przychodowe i kosztowe - czyli oryginały i kopie faktur, rachunków, ewidencje sprzedaży bezrachunkowej czy dowody wewnętrzne, a także wszelkiego rodzaju ewidencje - księgę przychodów i rozchodów, ewidencję przychodów, rejestry zakupu i sprzedaży VAT itp.

Zgodnie z art. 86 par. 1 Ordynacji podatkowej przedsiębiorca jest zobowiązany do przechowywania dokumentacji księgowej do momentu, w którym upływa okres przedawnienia podatkowego - czyli 5 lat od zakończenia roku podatkowego, w którym upłynął termin płatności związanego z nimi podatku.

Zgodnie z powyższym może wydawać się, że dokumenty księgowe należy przechowywać przez okres pięciu lat. Jednakże w praktyce może okazać się, że archiwizacja danych z konkretnego roku podatkowego będzie trwała nawet sześć lat. Wynika to z faktu, że termin pięciu lat liczony jest od zakończenia roku podatkowego, w którym należało zapłacić podatek wynikający z danych dokumentów. Zatem, jeśli faktura została otrzymana np. w styczniu 2013, to zakończenie roku podatkowego, w którym stworzyła ona obowiązek podatkowy, przypadnie na grudzień 2013 r. Pięć lat od tego momentu upłynie natomiast dopiero w grudniu 2018 roku.

Uwaga! Deklaracja roczna, jako że jest składana w roku podatkowym następującym po roku, którego dotyczy, musi być przechowywana dłużej niż reszta dokumentów księgowych z danego okresu, bo do 5 lat od zakończenia roku, w którym została złożona. Zatem deklaracja PIT za 2013 rok, składana w 2014 r. będzie archiwizowana do zakończenia roku 2019.

Warto zwrócić uwagę, że takie działanie w praktyce ułatwia firmom prawidłową archiwizację dokumentów - dzięki ujednoliceniu terminów przechowywania podatnik nie musi kontrolować dat poszczególnych dokumentów, a jedynie dopasować je do odpowiedniego roku podatkowego.