Środki trwałe w firmie - istotne informacje

Środki trwałe - definicja

Zarówno w prawie bilansowym, jak i podatkowym, zdefiniowane zostało pojęcie środków trwałych. Regulowane jest przez trzy ustawy. Zgodnie z art. 22a ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych amortyzacji podlegają środki trwałe stanowiące własność lub współwłasność podatnika, wytworzone lub nabyte we własnym zakresie, zdatne do użytkowania i kompletne:

  • budowle, budynki oraz lokale będące odrębną własnością,

  • maszyny, urządzenia i środki transportu,

  • inne przedmioty.

Przewidywalny okres używania powinien być dłuższy niż rok, poza tym muszą być wykorzystywane przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą albo oddane do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub umowy określonej w art. 23a pkt 1 ustawy o PIT.

Środki trwałe - klasyfikacja

Klasyfikacja środków trwałych (KŚT) jest miejscem usystematyzowania obiektów zaliczanych do majątku trwałego, która służy do ustalania stawek amortyzacyjnych, badań statystycznych oraz do celów ewidencyjnych. Środki trwałe można podzielić na 10 grup:

  1. Grupa 0 – Grunty,

  2. Grupa 1 – Budynki i lokale, spółdzielcze prawo do lokalu niemieszkalnego,

  3. Grupa 2 – Obiekty inżynierii lądowej i wodnej,

  4. Grupa 3 – Kotły i maszyny energetyczne,

  5. Grupa 4 – Maszyny, urządzenia i aparaty ogólnego zastosowania,

  6. Grupa 5 – Specjalistyczne maszyny, urządzenia i aparaty,

  7. Grupa 6 – Urządzenia techniczne,

  8. Grupa 7 – Środki transportu,

  9. Grupa 8 – Narzędzia, przyrządy, ruchomości i wyposażenie,

  10. Grupa 9 – Inwentarz żywy.

Kwalifikacja dziesięciogrupowa została podzielona na podgrupy, które są oznaczane symbolami dwucyfrowymi oraz trzecią podgrupę oznaczaną symbolami trzycyfrowymi.

Środek trwały - podstawowe zasady ustalania wartości początkowej

Środki trwałe ujmowane są w ewidencji środków trwałych w wysokości wartości początkowej. Stanowi ona podstawę do ustalenia i dokonywania odpisów amortyzacyjnych. W zależności od sposobu pozyskania środka trwałego jego wartość początkowa będzie się różnie kształtować.

Środki trwałe wycenia się według:

  • ceny nabycia w przypadku ich odpłatnego nabycia,

  • kosztu wytworzenia w przypadku wytworzenia we własnym zakresie,

  • wartości rynkowej w przypadku nieodpłatnego nabycia, spadku czy darowizny,

  • wartości wynikającej z wyceny, jednak nie wyższej niż cena rynkowa, dla środków trwałych otrzymanych w formie aportu, a także dla darowizny, jeżeli cena rynkowa nie jest możliwa do ustalenia lub jest nieadekwatna (zawyżona) w stosunku do rzeczywistej wartości środka trwałego.

Do kosztów wytworzenia środka trwałego zalicza się koszty, które w sposób bezpośredni związane są z jego wytworzeniem:

  • wartość zużytych materiałów (w cenie zakupu),

  • usług obcych,

  • wynagrodzeń pracowników bezpośrednio związanych z wytworzeniem składnika,

  • koszty delegacji,

  • koszty montażu,

  • remontów,

  • przeglądów,

  • ulepszeń, które zostały poniesione przed przekazaniem środka trwałego do użytku.

Na wartość początkową wpływ będą miały również:

  • koszty obsługi zaciągniętych zobowiązań w celu ich sfinansowania,

  • różnice kursowe, przypadające na okres od rozpoczęcia budowy do dnia jego oddania do użytkowania.

Wartość początkowa środka trwałego powinna być ustalona raz, a zmiana jego wartości może być spowodowana tylko na skutek jego ulepszenia, a także w przypadku, gdy wartość początkowa środka trwałego została ustalona niezgodnie z przepisami lub w przypadku przeprowadzenia aktualizacji wyceny środków trwałych.

Przyjęcie środka trwałego do użytkowania

Przyjęcie środka trwałego wiąże się z wystawieniem dokumentu księgowego OT (przyjęcie środka trwałego). Dokument ten powinien zawierać:

  • numer kolejny OT,

  • nazwę oraz adres jednostki wystawiającej dokument przyjęcia środka trwałego,

  • datę wystawienia,

  • nazwę środka trwałego,

  • charakterystykę środka trwałego,

  • miejsce użytkowania,

  • datę oraz numer dowodu dostawy,

  • wartość środka trwałego,

  • stawkę amortyzacji,

  • symbol Klasyfikacji Środków Trwałych,

  • numer inwentarzowy

  • podpisy zespołu przyjmującego środek trwały.

Metody amortyzacji

Amortyzacja liniowa

Jest podstawową metodą amortyzacji środków trwałych. W celu rozpoczęcia amortyzacji tą metodą podmiot musi ustalić wartość początkową składnika, określić rodzaj środka zgodnie z Klasyfikacją Środków Trwałych. Na podstawie wybranej grupy należy ustalić stawkę amortyzacyjną oraz kwotę amortyzacji, a wartość ustalonego rocznego odpisu jest kwotą stałą przez cały okres amortyzacji. Zakończenie amortyzacji następuje w momencie zrównania wartości odpisów z wartością początkową środka lub jeśli składnik zostanie zlikwidowany. Podatnik ma obowiązek wpisać środek do ewidencji środków trwałych najpóźniej w miesiącu przyjęcia go do użytkowania.

Amortyzacja przyśpieszona

Amortyzacja przyśpieszona jest odmianą amortyzacji liniowej. W przypadku gdy środki trwałe używane są w złych warunkach lub bardziej intensywnie w stosunku do warunków przeciętnych, jest możliwość podwyższenia stawki amortyzacji. Wówczas mnoży się ją przez zawarty w wykazie stawek współczynnik.

W odniesieniu do używanych lub ulepszanych środków trwałych po raz pierwszy wprowadzanych do ewidencji, podatnicy sami mogą ustalić stawki amortyzacyjne. Okres amortyzacji nie może być krótszy niż określony w przepisach. Amortyzacja indywidualna może być stosowana w odniesieniu do:

  • środków trwałych zaliczanych do 3-6 i 8 grupy KŚT,
  • środków transportu w tym samochodów osobowych,
  • budynków i budowli.

Wyboru metody amortyzacji dokonuje się tylko raz i nie ma możliwości jej zmiany. Wyjątek stanowi przejście z amortyzacji liniowej na przyspieszoną, dopuszczalne jest również dokonanie zmiany w drugą stronę z przyśpieszonej na liniową. Moment dokonania zmiany jest ściśle określony przez ustawodawcę.

Amortyzacja degresywna

Amortyzacja degresywna pozwala na zastosowanie podwyższonego współczynnika nie wyższego niż 2,0, co powoduje skrócenie okresu amortyzacji środka trwałego. Polecana jest dla podmiotów, które w krótkim czasie potrzebują wysokich kosztów.  

Metoda ta polega na ustaleniu wartości początkowej składnika majątku oraz zastosowaniu stawki amortyzacyjnej podanej w Wykazie Stawek Amortyzacyjnych powiększonej o ustalony współczynnik w pierwszym roku amortyzacji. W roku podatkowym, w którym określona roczna kwota amortyzacji miałaby być niższa od rocznej kwoty amortyzacji obliczonej przy zastosowaniu metody liniowej, podatnicy zobowiązani są dokonywać dalszych odpisów amortyzacyjnych według metody liniowej (art. 22k ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych).

Amortyzacja jednorazowa

Amortyzacji tą metodą podlegają środki trwałe zaliczane do 3-8 grupy KŚT z wyłączeniem samochodów osobowych. Skorzystać z niej mogą podmioty, które spełniają warunki małego podatnika. Są to podmioty których przychody ze sprzedaży brutto nie przekroczyły w roku poprzednim 1 200 000 euro, jak również podmioty, które rozpoczęły działalność w trakcie trwania roku podatkowego. Limit amortyzacji jednorazowej wynosi 50 000 euro.

Amortyzacja jednorazowa dokonywana jest w ramach pomocy de minimis. W ciągu 3 lat łączna kwota pomocy de minimis nie może przekroczyć 200 000 euro, w odniesieniu do firm transportowych limit ten zmniejszono do 100 000 euro.

Środki trwałe - likwidacja

Likwidacja środka trwałego wiąże się z:

  • decyzją o likwidacji środka trwałego,

  • faktyczną likwidacją środka.

Postanowienie o likwidacji środka trwałego wiąże się z wygenerowanie dokumentu LT - likwidacja środka trwałego, który zawiera następujące dane:

  • nazwę jednostki, w której wystawia się dowód LT i jej dokładny adres,

  • numer kolejny dowodu,

  • datę wystawienia,

  • nazwę środka trwałego,

  • numer inwentarzowy środka trwałego,

  • orzeczenie komisji likwidacyjnej podające przyczynę oraz sposób likwidacji środka trwałego,

  • podpisy członków komisji likwidacyjnej,

  • podpis pracownika odpowiedzialnego za gospodarkę środkami trwałymi w jednostce,

  • podpis upoważnionego pracownika księgowości,

  • podpis kierownika jednostki,

  • uwagi dotyczące likwidowanego środka trwałego.

Należy pamiętać o sporządzeniu protokołu likwidacji środka trwałego.