Zarządzanie czasem - jak robić to skutecznie?

Efektywne zarządzanie czasem w dużej mierze polega na optymalnym wykorzystaniu go w konsekwentnym dążeniu do celu. Celem tym może być wykonanie konkretnego zadania, długofalowe działania lub solidny odpoczynek. Jak pokazują ostatnie badania, Polacy są jednymi z  najmniej wydajnych pracowników na świecie, przy czym tygodniowy czas pracy w naszym kraju należy do najdłuższych w Europie. Zatem statystyczny polski pracownik pracuje długo, ale nieefektywnie. Jaka może być tego przyczyna? Źródła problemu należy szukać w niewłaściwym planowaniu i gospodarowaniu czasem. Sztuka dobrego zarządzania terminowym wykonywaniem zadań nie jest darem, z którym człowiek się rodzi lub nie, jest umiejętnością, którą można wypracować. Poznaj metody na skuteczne zarządzanie czasem!

Proces taki składa się z następujących elementów:

  1. Analiza wykorzystania czasu;
  2. Wyznaczanie celu;
  3. Planowanie;
  4. Podejmowanie decyzji (priorytety);
  5. Realizacja i organizacja;
  6. Kontrola.

Zarządzanie czasem - analiza

Punktem, od którego należy rozpocząć zarządzanie czasu względem pracy, jest analiza. Dokładne zbadanie zalet, słabości i błędów, które wydłużają pracę można wykonać za pomocą analizy SWOT. Sporządzona w ten sposób tabela czynników ułatwia podjęcie najkorzystniejszych decyzji odnośnie przyszłych działań:

  • Czynniki zewnętrze:
    • Szanse – są na zewnątrz osoby, nie są jej własnością. Są to wydarzenia, zjawiska, po których jednostka nie spodziewa się, że mogą pomóc w rozwoju.
    • Zagrożenia – są na zewnątrz osoby, nie są jej własnością.  Są to te wydarzenia, zjawiska, po których jednostka spodziewa się, że mogą jej przeszkodzić w trenerskim rozwoju zawodowym.
  • Czynniki wewnętrzne:
    • Silne strony – cechy, zdolności, umiejętności, które posiada dana osoba. Przynoszą jednostce pożytek. Silne strony to także takie cechy, które nie są akceptowane przez daną osobę, choć inni je podziwiają.
    • Słabe strony – zachowania, nawyki, przyzwyczajenia, które utrudniają skuteczne działanie i mają wpływ na jednostkę. Ważne, aby nie pomijać tu także informacji zwrotnych otrzymywanych od innych.

Po sporządzeniu analizy czynników, które wpływają na czas i jakość pracy, należy przebadać wykorzystywany czas. Istnieją dwa sposoby, które pozwalają dokonać rzeczowej oceny eksploatacji czasu:

  • budżet czasu - polega na zapisywaniu co 15 min przez kilka dni co w danym czasie jest robione, a następnie analizie zanotowanych działań Jest to dość pracochłonna metoda i wymaga dużej wytrwałości i samodyscypliny. Dzięki opracowaniu budżetu czasu można ”przejrzeć na własne oczy” co się dzieje z czasem, jak jest wykorzystywany.
  • analiza „złodziei czasu” - polega na stworzeniu listy czynników zewnętrznych i wewnętrznych, które obniżają efektywność i wydłużają czas wykonania powierzonych zadań. Warto pamiętać, że często przyczyna marnowania czasu leży w samym człowieku, a nie poza nim. Dlatego podczas sporządzania takiej listy wskazana jest również ocena swoich zachowań.

Do najczęstszych pożeraczy czasu należą:

  • Niewłaściwy system segregowania dokumentów;
  • Odwracanie uwagi, hałas;
  • Niezapowiedziani goście;
  • Brak motywacji, obojętny stosunek do pracy;
  • Nieprecyzyjna komunikacja lub jej brak;
  • Próba wykonania wszystkiego na raz;
  • Przerwy na nieplanowane rozmowy telefoniczne;
  • Zbyt rozbudowana komunikacja;
  • Niedostateczna koordynacja pracy zespołu;
  • Brak priorytetów;
  • Za mało delegowania zadań;
  • Brak samodyscypliny;
  • Osobista dezorganizacja – „zawalone biurko”;
  • Czas oczekiwania (np. umówione spotkania, terminy);
  • Nieumiejętność mówienia “nie”;
  • Niewłaściwa kontrola delegowanych zadań;
  • Niepełne, spóźnione informacje;
  • Niedoprowadzanie spraw do końca;
  • Przedłużające się posiedzenia;
  • Prywatne pogawędki;
  • Odkładanie pracy na później;
  • Chęć posiadania informacji o wszystkim;
  • Pośpiech, zniecierpliwienie;
  • Przesiadywanie na Facebooku i innych serwisach społecznościowych.

Wytyczanie celów i priorytetów

Sposobem na wyeliminowanie czynników, które dekoncentrują i obniżają wydajność jest wyznaczenie wyraźnego celu i określenie priorytetów w dążeniu do niego. Na początek można zrobić coś prostego i przyjemnego, dzięki temu satysfakcja z pierwszego osiągniętego sukcesu zmotywuje do realizacji następnych, trudniejszych celów.

Pamiętaj! Sporządzaj listy czynności, które należy wykonać - na kartce lub w kalendarzu online.