Program do fakturowania to narzędzie, z którego przedsiębiorcy korzystają na co dzień. Profesjonalne oprogramowanie pozwala jednak na znacznie więcej niż tylko generowanie faktur. Wybierając rozbudowany, ale prosty w obsłudze program, można liczyć na usprawnienie działania firmy nie tylko w obszarze rozliczeń z kontrahentami, ale również w codziennym funkcjonowaniu.
Zautomatyzuj wystawianie faktur, nie popełniaj błędów
Wystawianie faktur to obowiązek każdego przedsiębiorcy. Gdy lista dokumentów, które trzeba wygenerować jest bardzo długa, to wypełniając kolejne pola, łatwo jest popełnić błąd. Z tego względu dobre oprogramowanie powinno umożliwiać użytkownikowi automatyzację części czynności. Spełniający te założenia profesjonalny program do fakturowania:
Jest połączony z bazą GUS
Baza GUS zawiera pulę informacji o przedsiębiorcach. Gdy program do wystawiania faktur online jest z nią połączony, użytkownik musi jedynie podać numer NIP klienta. Prawidłowy numer gwarantuje pobranie z bazy pozostałych danych, czyli nazwy firmy i jej adresu. To nie tylko oszczędność czasu (zwłaszcza przy generowaniu dziesiątek faktur dziennie), ale także możliwość wyeliminowania przypadkowych błędów, które następnie trzeba korygować;
Pozwala stworzyć bazę kontrahentów, towarów i usług
Z miesiąca na miesiąc firmom przybywa klientów. W zależności od profilu prowadzonej działalności może ona wprowadzać do oferty kolejne produkty czy usługi. Bazy danych ułatwiają wystawianie faktur – wystarczy rozwinąć listę np. towarów, a następnie wybrać z niej wybrany produkt. Gdy dokumentów do wystawienia jest dużo, przedsiębiorca ma szansę w pełni docenić tę funkcję oprogramowania. Baza towarów pozwala też na bieżąco kontrolować liczbę poszczególnych produktów;
Sprawdza, czy kontrahenci są czynnymi podatnikami VAT
Przedsiębiorcy mają różne obowiązki, a jednym z najnowszych jest konieczność weryfikowania, czy kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT. Zadanie to może być czasochłonne w przypadku współpracy z wieloma podmiotami gospodarczymi. To kolejna funkcja, która wyróżnia profesjonalne oprogramowanie do wystawiania faktur w chmurze. Dzięki zautomatyzowaniu tej czynności użytkownik po raz kolejny oszczędza czas i jednocześnie nie naraża swojej firmy na koszty.
Faktura dla każdego kontrahenta
W czasie prowadzenia działalności gospodarczej przedsiębiorca może wystawiać również inne dokumenty niż faktury zwyczajne VAT. Program do fakturowania powinien być wyposażony w moduły pozwalające generować różne rodzaje faktur – zaliczkowe, końcowe, pro forma czy dla kontrahentów zagranicznych. Firmy prowadzące sprzedaż detaliczną z pewnością zainteresuje możliwość wystawiania paragonów fiskalnych lub niefiskalnych.
Firmy współpracujące z zagranicznymi podmiotami powinny zwrócić szczególną uwagę na to, czy mogą wystawić faktury w różnych wersjach językowych. Równie istotne są możliwość generowania dokumentów w walutach obcych przewidzianych przez NBP, automatyczne przeliczanie walut obcych na polskie złote i ustalanie różnic kursowych.
Faktury wystawione zgodnie z polskim prawem i spersonalizowane
Osoby prowadzące biznes najczęściej otaczają się specjalistami – księgowymi, doradcami podatkowymi czy prawnikami. Wszystko po to, by móc w pełni skoncentrować się na rozwijaniu firmy. Korzystając z programu do fakturowania w chmurze, przedsiębiorca może mieć pewność, że w każdym momencie wystawia faktury zgodne z obowiązującymi przepisami. Dostawca oprogramowania powinien na bieżąco śledzić zmiany w prawie podatkowym i w razie wejścia w życie nowych przepisów, dostosować oferowany system.
Wystawianie faktur w oparciu o aktualne przepisy nie jest tak oczywiste w przypadku wersji pudełkowych. By zapewnić sobie dostęp do najnowszej wersji programu (i móc np. generować plik JPK_FA), przedsiębiorca musi kupić kolejny produkt lub aktualizację. To wydatek i zbędny kłopot – programy do fakturowania online są aktualizowane bez opóźnień. Profesjonalni dostawcy oprogramowania w chmurze nie wymagają przy tym dopłat.
Mimo że faktura służy przede wszystkim dokumentowaniu sprzedaży towarów i usług, to może ona zawierać elementy graficzne, dzięki którym będzie natychmiast rozpoznawalna i kojarzona z przedsiębiorcą. wFirma.pl daje użytkownikom możliwość wgrania logo, które będzie pojawiać się na różnych materiałach – fakturach, dokumentach magazynowych i kopertach.
Wysyłka faktur bezpośrednio z programu
To kolejna funkcja, na którą warto zwrócić uwagę. Poczta mailowa, z której korzystają przedsiębiorcy nie zawsze gwarantuje bezpieczną wysyłkę dokumentów. Inaczej jest w przypadku programu do fakturowania, który jest wyposażony w taką opcję i zapewnia szyfrowanie danych. wFirma.pl pozwala użytkownikom wysyłać dokumenty, a także linki do bezpośredniej płatności.
Po wysłaniu faktur użytkownik programu do fakturowania najczęściej musi jeszcze ręcznie wpisać datę zaksięgowania środków na jego rachunku bankowym. Niektóre programy do faktur w chmurze, jak np. wFirma.pl, są zintegrowane z bankowością online. To z kolei pozwala na szybkie importowanie informacji o zaksięgowanych wpłatach. Przedsiębiorca nie tylko oszczędza czas, ale ma też pełną kontrolę nad finansami swojej firmy.
Program do fakturowania w chmurze a RODO
Wejście w życie przepisów RODO oznacza dla przedsiębiorców m.in. konieczność zabezpieczenia danych osobowych klientów i kontrahentów przed zniszczeniem i osobami trzecimi. Właściciele firmy, którzy nie będą przestrzegać przepisów w tym zakresie, narażają się na poważne kłopoty – kary pieniężne są bardzo wysokie. W tym kontekście dobrą wiadomością jest, że przedsiębiorców korzystających z programów do fakturowania online nie interesuje zabezpieczanie danych – za to odpowiada dostawca oprogramowania.
Wybrany program do fakturowania powinien jednak umożliwić użytkownikowi wygenerowanie raportu związanego z realizacją RODO. System wFirma.pl jest wyposażony w narzędzia, dzięki którym możliwe jest raportowanie m.in. kto i kiedy wprowadził dane osobowe oraz kto, kiedy i na jakiej podstawie udostępnił dane osobom trzecim.
Finanse firmy pod kontrolą – jak ustrzec się przed niewypłacalnymi klientami?
Nie każda firma docenia potencjał wywiadu gospodarczego. Tymczasem sprawdzenie kontrahenta przed rozpoczęciem współpracy to prostu sposób, by uniknąć poważnych kłopotów finansowych. Dotyczy to zwłaszcza sytuacji, gdy klient chce skorzystać z kredytu kupieckiego. Mimo że głównym celem programu do fakturowania jest usprawnienie dokumentowania sprzedaży towarów i usług, to może on też ustrzec przedsiębiorcę przed ryzykowną współpracą. W jaki sposób?
Oprogramowanie do faktur online wFirma.pl umożliwia użytkownikom weryfikowanie kontrahentów w wywiadowniach gospodarczych. To pozwala na szybkie wychwycenie nierzetelnych klientów i umożliwia przedsiębiorcy reakcję jeszcze przed nawiązaniem współpracy.
Co w sytuacji, gdy firma nie otrzyma płatności za dostarczony towar lub wykonaną usługę. Wówczas z pomocą przychodzi funkcja umożliwiająca wysyłkę przypomnień o zapłacie. Powiadomienia mogą zostać wysłane zarówno mailowo, jak i SMS-em. Jeżeli to nie zdyscyplinuje kontrahenta, pozostaje wygenerować i dostarczyć mu za pośrednictwem operatora pocztowego wezwanie do zapłaty.
Wystawianie faktur w dowolnym momencie i z każdego urządzenia
Atutem oprogramowania do wystawiania faktur jest możliwość generowania dokumentów w dowolnym momencie i z każdego urządzenia, również tabletu czy smartfona. To duża przewaga nad tradycyjnymi, czyli pudełkowymi programami do faktur, w przypadku których możliwość wystawiania dokumentów jest ograniczona do jednego lub dwóch komputerów.
Przedsiębiorca korzystający z programu do faktur online w razie awarii sprzętu nie pozostanie bez dostępu do bazy kontrahentów czy swoich notatek – wystarczy, że sięgnie po smartfona czy inne urządzenie mobilne. Chociaż z oprogramowania do fakturowania online może korzystać każda firma, to z naturalnych względów jest ono w szczególności dedykowane przedsiębiorcom pracującym poza siedzibą.
Usprawnij działanie swojej firmy – generowanie raportów i planowanie zadań
By zdobyć pozycję lidera w branży, firmy muszą nieustannie analizować sprzedaż i wydatki. Te drugie są kluczowe – im bardziej zostaną zmniejszone, tym więcej pieniędzy pozostanie w firmowej kasie i tym większą kwotę będzie można przeznaczyć na rozwój firmy. wFirma.pl posiada taką opcję – użytkownik może w dowolnym momencie wygenerować analizy, np. przepływów pieniężnych.
Z początkiem roku wielu przedsiębiorców wyznacza sobie cele na kolejny rok. Jak je systematycznie realizować? W tym pomoże planowanie zadań i ich rozdzielanie poszczególnym pracownikom. Pomocny jest w tym rozbudowany CRM działający w ramach programu do fakturowania w chmurze. CRM udostępniany przez wFirma.pl pozwala dodawać notatki, zapisywać terminy spotkań, ustalać priorytety oraz terminy wykonania poszczególnych zadań.
