Wejście w życie KSeF to moment, w którym dotychczasowe niedoskonałości współpracy z klientami stają się wyraźnie widoczne i co istotniejsze, zaczynają bezpośrednio przekładać się na utratę czasu oraz zwiększone koszty obsługi.
W praktyce wiele biur rachunkowych nadal funkcjonuje w kilku różnych modelach współpracy jednocześnie, często wynikających z przyzwyczajeń. W takim układzie samo wdrożenie KSeF nie przynosi oczekiwanych efektów, a wręcz przeciwnie – traktowany wyłącznie jako obowiązek technologiczny nie usprawnia pracy, a jedynie przenosi dotychczasowe schematy do nowego środowiska.
Dopiero biura, które świadomie uporządkują sposób współpracy i dostosują go do realiów KSeF, zaczynają w pełni wykorzystywać jego potencjał i realnie usprawniać swoje zadania. Dlatego warto zatrzymać się na chwilę i odpowiedzieć sobie na jedno pytanie – jak chcemy pracować z klientami, żeby było to najwygodniejsze i najbardziej efektywne dla obu stron?
KSeF zmienia zasady współpracy z klientami
Biura rachunkowe pracują dziś na różne sposoby. W wielu przypadkach niewiele się zmienia, szczególnie wtedy, gdy klient nie nadaje dostępu do KSeF dla biura i nadal przekazuje dokumenty w formie drukowanej lub PDF.
Po wejściu KSeF w życie zmienia się jednak bardzo dużo w samym procesie księgowania. Faktury są dostępne w systemie, ale biuro nie ma pewności, czy widzi wszystkie dokumenty klienta. Trudniej jednoznacznie określić moment, w którym można rozpocząć rozliczenie miesiąca, bo część faktur może być jeszcze poza obiegiem.
Pojawia się też problem z kontekstem dokumentów – księgowy widzi fakturę w KSeF, ale nadal nie ma informacji, czego dotyczy wydatek. To oznacza konieczność dodatkowego kontaktu z klientem i wydłużenie procesu księgowania. Dodatkowo dochodzi jeszcze ryzyko podwójnej pracy, ponieważ dokument może być już w KSeF, ale klient przesyła go osobno, co wymaga weryfikacji, czy nie został ujęty już dwa razy.
Realna zmiana pojawia się dopiero wtedy, gdy biuro ma dostęp do danych i może pracować na nich na bieżąco. Najlepiej sprawdza się model, w którym klient i biuro działają w jednym systemie – klient wystawia faktury w narzędziu zintegrowanym z KSeF i ma dostęp do swoich dokumentów, a biuro od razu pracuje na tych samych, aktualnych danych.
Dla biura oznacza to przede wszystkim mniej pracy „organizacyjnej”, czyli mniej pilnowania, przypominania i zbierania dokumentów. Zamiast tego można skupić się na ich weryfikacji i rozliczeniu.
To nie KSeF jest wyzwaniem, tylko sposób współpracy z klientem
Samo to, że faktury trafiają do KSeF i są dostępne automatycznie, nie oznacza jeszcze, że praca biura stanie się prostsza. Wiele biur szybko zauważa, że mimo dostępu do dokumentów nadal trzeba wykonać dużą część pracy ręcznie. KSeF zapewnia dostęp do faktur, ale nie rozwiązuje największych bolączek biur.
Dopiero połączenie KSeF z systemem, który automatyzuje obieg dokumentów, zaczyna to realnie zmieniać. Gdy faktury są automatycznie pobierane do systemu, klient widzi je na bieżąco – zarówno te z KSeF, jak i dodane np. poprzez OCR i może od razu je opisać, a biuro pracuje na danych, które są już kompletne i gotowe do weryfikacji.
Z perspektywy biura oznacza to pełną kontrolę nad tym, co dzieje się u klientów. Księgowy widzi, ile dokumentów czeka na weryfikację u każdej firmy, które wydatki są jeszcze w wersji roboczej, a które zostały już zaakceptowane przez klienta. W przypadku wątpliwości biuro może odesłać konkretny dokument do klienta z prośbą o wyjaśnienie, a klient dostaje powiadomienie i wraca dokładnie do tego wydatku, którego dotyczy pytanie.
Dzięki temu współpraca przestaje polegać na wymianie maili i przypominaniu o brakach, a zaczyna być bieżącą pracą na dokumentach. Informacje są przypisane do konkretnych wydatków, a nie rozproszone w różnych kanałach komunikacji.
Dla biura oznacza to mniej przypominania klientom, mniej wracania do dokumentów sprzed kilku tygodni i możliwość komfortowego rozłożenia pracy w czasie. Zamiast organizowania dokumentów można skupić się na ich sprawdzeniu i rozliczeniu.
Wtedy KSeF przestaje być tylko miejscem, gdzie są faktury, a zaczyna realnie odciążać biuro w codziennej pracy.
Zmiana roli biura rachunkowego
Należy pamiętać, jak ważną rolę obecnie w czasie obowiązkowego KSeF odgrywają biura rachunkowe. Przestają one być wyłącznie wykonawcą czynności księgowych, a zaczynają pełnić funkcję organizatora procesu.
W praktyce oznacza to konieczność:
- określenia, kto i kiedy wykonuje konkretne działania;
- egzekwowania zasad współpracy;
- zarządzania jakością danych już na etapie ich wprowadzania.
To przesunięcie roli jest bardzo istotne. Biuro, które nadal próbuje „ratować” proces na końcu, będzie pracować coraz więcej. Biuro, które ustawia zasady na początku, ogranicza liczbę problemów, zanim się pojawią.
Co realnie usprawnia współpracę z klientem?
Największą zmianę w pracy biura rachunkowego przynosi przejście na model, w którym klient i biuro działają w jednym, wspólnym środowisku. To właśnie w takim układzie możliwe jest uporządkowanie zasad współpracy i wyeliminowanie wielu czynności, które do tej pory były wykonywane ręcznie lub przekładane „na później”.
W praktyce oznacza to przede wszystkim zmianę podejścia do odpowiedzialności za dokumenty. Klient nie tylko wystawia faktury, ale ma też bieżący dostęp do dokumentów. Faktury zakupowe są automatycznie pobierane z KSeF do systemu, dzięki czemu klient od razu je widzi i może uzupełnić o potrzebne informacje czy dodać opis. Może też potwierdzić moment przekazania kompletu dokumentów za dany miesiąc. Dzięki temu biuro pracuje na dokumentach, które są już kompletne i nie musi dopytywać ani domyślać się, czy wszystko zostało uwzględnione.
Równie istotna jest kwestia opisów wydatków. W modelu pracy w jednym systemie informacja o tym, czego dotyczy koszt, powstaje w momencie dodania dokumentu – po stronie klienta. Księgowy pracuje więc na bieżących danych, które od razu mają kontekst, zamiast uzupełniać go po czasie.
Naturalnie porządkuje się także komunikacja. Jeżeli odbywa się ona bezpośrednio w systemie i jest powiązana z konkretnymi dokumentami, znika problem szukania informacji w różnych miejscach. Każda decyzja, wyjaśnienie czy komentarz zostają przypisane do konkretnego wydatku lub zdarzenia.
Zmienia się również organizacja pracy w czasie. Dostęp do dokumentów w czasie rzeczywistym sprawia, że biuro może pracować na bieżąco, a nie dopiero na koniec miesiąca. W efekcie proces rozliczenia jest bardziej przewidywalny, a ewentualne nieścisłości są wychwytywane na wcześniejszym etapie.
Jak narzędzia wspierają codzienną współpracę z klientem?
Dopiero przy tak uporządkowanej współpracy narzędzia zaczynają w pełni wspierać codzienną pracę biura rachunkowego. W systemie wFirma dla Biur Rachunkowych oznacza to przede wszystkim możliwość pracy w jednym środowisku, w którym biuro i klient działają na swoich zakresach danych, ale w ramach jednego spójnego procesu.
Klient korzysta z systemu do fakturowania zintegrowanego z KSeF, a dokumenty zarówno sprzedażowe, jak i zakupowe trafiają automatycznie do systemu. Biuro ma do nich dostęp na bieżąco, bez konieczności ich zbierania. Klient może je przeglądać, akceptować i uzupełniać o potrzebne informacje, a cały proces komunikacji odbywa się bezpośrednio w systemie.
Z perspektywy biura oznacza to nie tylko automatyzację, ale przede wszystkim uporządkowanie pracy. Możliwość oznaczenia przez klienta zamknięcia miesiąca, szybkie wyjaśnianie wątpliwości czy publikowanie zobowiązań podatkowych w jednym miejscu sprawiają, że cały proces staje się spójny i łatwiejszy do kontrolowania.
Jak sprawnie współpracować z klientami w dobie KSeF - podsumowanie
Wprowadzenie KSeF to dobry moment, żeby w końcu poukładać współpracę z klientami na własnych zasadach. W wielu biurach dotychczasowy model był efektem przyzwyczajeń klientów – jedni przesyłali dokumenty mailem, dopiero pod koniec miesiąca, a jeszcze inni wtedy, kiedy sobie o nich przypomnieli. Dało się w ten sposób pracować, ale zwykle wiązało się to z ciągłym pilnowaniem, przypominaniem i wracaniem do tych samych spraw.
Dziś te elementy stają się po prostu bardziej widoczne, dlatego łatwiej zauważyć, co tak naprawdę utrudnia codzienną pracę. To też dobry moment, żeby świadomie zmienić podejście i ustalić zasady współpracy tak, żeby były wygodne nie tylko dla klienta, ale też dla biura.
W praktyce oznacza to najczęściej przejście na model pracy w jednym systemie i uporządkowanie całego obiegu dokumentów. Kiedy klient i biuro działają w jednym miejscu, wiele rzeczy przestaje wymagać dodatkowych działań, nie trzeba dopytywać o dokumenty, szukać informacji w wiadomościach ani wracać do spraw sprzed kilku tygodni.
Efekt widać bardzo szybko w codziennej pracy – mniej przerywania, mniej tematów odkładanych „na później” i dużo większa przewidywalność tego, co dzieje się w danym miesiącu. I to jest realna wartość, jaką można dziś wyciągnąć z KSeF.
Polecamy:
