Nadawanie uprawnień do KSeF dla biura rachunkowego - jak przebiega?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) będący ogólnopolskim systemem teleinformatycznym to kolejny krok na drodze do pełnej cyfryzacji, umożliwiający wystawianie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych. KSeF został udostępniony od 1 stycznia 2022 roku. Aktualnie wystawianie faktur ustrukturyzowanych jest jedną z dopuszczalnych form dokumentowania transakcji obok występujących dotychczas faktur papierowych i elektronicznych. Obowiązkowe posługiwanie się fakturami ustrukruryzowanymi wystawianymi i udostępnianymi za pomocą KSeF będzie obowiązkowe od 1 lipca 2024 roku dla czynnych podatników VAT i od 1 stycznia 2025 roku dla nievatowców. Wprowadzenie obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych oznacza, że przedsiębiorcy nie będą mogli dokumentować już transakcji fakturami papierowymi i elektronicznymi. Ministerstwo Finansów poinformowało, że do wystawiania faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur może zostać uprawnione biuro rachunkowe. Jak nadać uprawnienia do korzystania z KSeF dla biura rachunkowego?

Kto może korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur?

Faktura ustrukturyzowana to faktura, do której wystawienia użyto Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym jej numerem identyfikującym w KSeF. Przyjmuje ona aktualnie format XML zgodny ze strukturą logiczną e-Faktury FA(2) opublikowaną w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE) na platformie ePUAP.

Z Krajowego Systemu e-Faktur mogą korzystać:

• czynni podatnicy VAT;
• przedsiębiorcy korzystający ze zwolnienia z podatku VAT;
• podatnicy zidentyfikowani w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS, posiadający polski identyfikator podatkowy NIP.

Obecnie wystawianie faktur za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur jest dobrowolne. Dla przedsiębiorców, którzy zdecydują się na korzystanie z KSeF, przewidziano dodatkowe preferencje, w szczególności podatnicy ci mogą liczyć na szybki zwrot podatku VAT. Termin zwrotu skróci się dla nich z 60 do 40 dni. Trzeba jednak mieć na uwadze, że samo korzystanie z KSeF nie jest wystarczające, aby móc ubiegać się o zwrot VAT w terminie 40 dni. Aby skorzystać z preferencji zwrotu VAT w terminie 40 dni, konieczne jest bowiem spełnienie szeregu warunków opisanych w art. 87 ust. 5b–5d ustawy o VAT.

Kolejnym uprawnieniem dla przedsiębiorców korzystających z KSeF jest uproszczone rozliczanie faktur korygujących „in minus”, polegające na tym, że podatnik wystawiający faktury korygujące w KSeF nie ma obowiązku posiadania dokumentacji potwierdzającej uzgodnienie/spełnienie warunków obniżenia podstawy opodatkowania VAT, co oznacza, że ma prawo do pomniejszenia podatku należnego w okresie rozliczeniowym, w którym faktura korygująca została wystawiona bez konieczności spełnienia dodatkowych wymogów formalnych.

Faktury za pośrednictwem KSeF są wystawiane według jednego wzorca, co ułatwia i usprawnia proces ich wystawiania oraz księgowania. Dodatkowo, używając Krajowego Systemu e-Faktur, mamy pewność, że trafiły one do kontrahenta. Krajowy System e-Faktur oznacza bezpieczeństwo przechowywania dokumentów, faktury wystawione w KSeF są automatycznie archiwizowane przez okres 10 lat, dokumenty pozostają w bazie danych Ministerstwa Finansów, dzięki czemu nie ulegną zniszczeniu czy zaginięciu, nie ma zatem konieczności wydawania duplikatów faktur wystawionych w KSeF. Korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur to także ograniczenie formalności wobec organów podatkowych, podatnik wystawiający faktury w KSeF nie musi przesyłać na ich żądanie struktury Jednolitego Pliku Kontrolnego dla Faktur (JPK_FA), ponieważ dane te są dostępne dla organów podatkowych w KSeF.

Pobierz darmowy ebook na temat KSeF!

Eksperci Poradnika Przedsiębiorcy przedstawili najważniejsze informacje o Krajowym Systemie e-Faktur, który jest nowoczesnym rozwiązaniem automatyzującym proces wystawiania, wysyłania i przechowywania faktur w Polsce. 

Automatyzacja i nowe technologie w biurze rachunkowym

Uprawnienia Krajowego Systemu e-Faktur

W wielu firmach faktury wystawiane są przez osoby uprawnione. Możliwe jest nadanie uprawnień odpowiednim osobom, np. pracownikom administracji czy księgowym do wystawiania faktur za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur. Rodzaje uprawnień do korzystania z niego oraz sposoby nadawania, zmiany i odbierania tych uprawnień zostały uregulowane w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 27 grudnia 2021 roku w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur.

Na mocy art. 2 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur, uprawnieniami do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur są uprawnienia do:

1. nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur;
2. wystawiania lub dostępu do faktur ustrukturyzowanych;
3. wystawiania faktur, o których mowa w art. 106d ust. 1 Ustawy o podatku od towarów i usług, zwanej dalej ustawą, będących fakturami ustrukturyzowanymi.

Zgodnie z art. 3 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur uprawnienia do wystawiania lub dostępu do faktur ustrukturyzowanych posiada:

1. podatnik;
2. osoba fizyczna wskazana przez podatnika;
3. podmiot wskazany przez podatnika;
4. osoba fizyczna wskazana przez podmiot, który został wskazany przez podatnika;
5. podmioty, o których mowa w art. 106c ustawy;
6. osoba fizyczna wskazana przez podmiot, o którym mowa w art. 106c ustawy.

Nadawanie, zmiana lub odbieranie uprawnień jest możliwe:

• elektronicznie – za pomocą oprogramowania interfejsowego – podatnik lub inny uprawniony podmiot wskazuje wymagany zakres danych w celu nadania, zmiany lub odebrania uprawnień;
• w postaci papierowej przez złożenie do właściwego naczelnika urzędu skarbowego zawiadomienia o nadaniu lub odebraniu uprawnień (ZAW-FA) do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur, przewidziane dla podatników i podmiotów, którzy nie są osobami fizycznymi i nie posiadają możliwości uwierzytelnienia się za pomocą kwalifikowanej pieczęci elektronicznej.

Uprawnienia do korzystania z KSeF dla biura rachunkowego

W szczególności przedsiębiorca może upoważnić biuro rachunkowe lub konkretne osoby fizyczne, np. bezpośrednio pracowników biura rachunkowego, do wystawiania i dostępu do faktur ustrukturyzowanych.

Wątpliwości w zakresie przekazywania uprawnień do wystawiania i dostępu do faktur ustrukturyzowanych dla biura rachunkowego lub konkretnych pracowników biura rachunkowego zostały wyjaśnione w pytaniach i odpowiedziach Ministerstwa Finansów.

1. Czy jeśli moje faktury sprzedażowe wystawia w moim imieniu biuro rachunkowe, to czy będę musiał każdorazowo upoważniać do wystawiania faktur poszczególnych pracowników tego biura rachunkowego?

„W KSeF przewidziana jest możliwość, aby podatnik wskazał podmiot uprawniony do wystawiania faktur np. biuro rachunkowe. W takim przypadku faktury podatnika mogą wystawiać osoby fizyczne uprawnione do wystawiania faktur w imieniu tego podmiotu, czyli pracownicy tego biura”.

2. Czy mogę wskazywać jako osoby uprawnione do wystawiania faktur w moim imieniu osoby spoza mojej firmy, np. bezpośrednio pracowników biura rachunkowego, czy muszę wskazywać to biuro?

„W ramach KSeF podatnik ma wybór czy chce sam bezpośrednio nadawać uprawnienia konkretnym osobom fizycznym, także spoza własnej organizacji, czy wskazać podmiot uprawniony do wystawiania i/lub otrzymywania faktur i umożliwiać pośrednie przekazywanie uprawnień”.

Przykład 1.

Pani Monika prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą i jest zarejestrowana jako podatnik VAT czynny. Ze względu na liczne obowiązki związane z prowadzeniem działalności gospodarczej część prac biurowych zleca firmom zewnętrznym. Biuro rachunkowe zajmujące się prowadzeniem księgowości firmy pani Moniki zgodnie z umową zawartą między nimi jest odpowiedzialne także za wystawianie faktur sprzedaży – na podstawie informacji przekazywanych przez przedsiębiorcę. Pani Monika ze względu na preferencje przewidziane dla podatników chciałaby zacząć korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur. Czy możliwe jest, aby biuro rachunkowe zostało uprawnione do wystawiania faktur ustrukturyzowanych w jej imieniu? Czy pani Monika, przydzielając uprawnienie do korzystania z KSeF, może wskazać konkretnego pracownika biura rachunkowego zajmującego się dotychczas wystawianiem faktur w jej imieniu?

Pani Monika może wskazać podmiot uprawniony do wystawiania faktur w jej imieniu, w szczególności biuro rachunkowe. Wybierając takie rozwiązanie, faktury dla niej będą mogły wystawiać osoby fizyczne uprawnione do wystawiania faktur w imieniu wskazanego przez nią podmiotu, czyli pracownicy danego biura rachunkowego. Pani Monika może także bezpośrednio nadawać uprawnienia konkretnym osobom fizycznym, w szczególności pracownikom danego biura rachunkowego. Możliwe jest zatem wskazanie konkretnego pracownika biura rachunkowego jako osoby uprawnionej do wystawiania faktur w KSeF w imieniu pani Moniki. 

Podatnik może zatem zdecydować, czy woli bezpośrednio nadawać uprawnienia konkretnym osobom fizycznym, także spoza własnej firmy, np. pracownikom biura rachunkowego, czy wskazać podmiot uprawniony do wystawiania i/lub otrzymywania faktur, w szczególności nadać uprawnienia do korzystania z KSeF dla biura rachunkowego i umożliwiać temu podmiotowi pośrednie przekazywanie uprawnień.

Nadawanie uprawnień do KSeF dla biura rachunkowego w systemie wFirma.pl

W systemie wFirma dla biur rachunkowych w celu nadania uprawnień dla biura rachunkowego jako osobie fizycznej przedsiębiorca powinien na koncie swojej firmy podpiętym pod biuro przejść do zakładki: USTAWIENIA » FAKTURY » E-FAKTURY » KRAJOWY SYSTEM E-FAKTUR » NADAWANIE UPRAWNIEŃ, a następnie wskazać nadawane mu uprawnienia.

Właściciel biura rachunkowego, który został upoważniony do dostępu w KSeF, może logować się w systemie wFirma dla biur rachunkowych i autoryzować się na koncie klienta, wykorzystując profil zaufany lub podpis kwalifikowany. Wystarczy, że wybierze zakres uprawnień, jakie nadał mu przedsiębiorca w KSeF.