Prezenty świąteczne dla pracowników i kontrahentów są coraz powszechniejszą formą budowania pozytywnego wizerunku firmy. Jednak nawet drobne darowizny mogą wywoływać określone skutki podatkowe zarówno dla przedsiębiorstwa jak i dla obdarowanych.
Koszty uzyskania przychodów
Zgodnie z generalną zasadą wyrażoną w art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych kosztami uzyskania przychodów są koszty, które:
- pozostają w związku przyczynowo - skutkowym ze źródłem przychodów
- nie zostały wymienione w treści art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych,
- zostały należycie udokumentowane.
Pomimo spełnienia tych przesłanek, niektóre wydatki nie mogą stanowić kosztów działalności, ich katalog zawiera się w art.23 ustawy. Wśród tych wyłączeń znajdują się koszty reprezentacji w szczególności poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych. W przepisie zostały pominięte wydatki poniesione na reklamę, w konsekwencji jeżeli spełniają one kryteria określone w art.22 ustawy to mogą stanowić koszty uzyskania przychodów.
Zasady rozliczania kosztów są uzależnione od prawidłowego zakwalifikowania wydatków. Wydatki na reprezentację to nakłady jakie przedsiębiorca ponosi w celu kształtowania i utrwalania korzystnego wizerunku firmy na zewnątrz, obejmują one kontakty oficjalne z innymi podmiotami gospodarczymi, kojarzą się z okazałością, wyróżniają się na tle innych.
Pod pojęciem reklamy należy rozumieć ogół działań przedsiębiorcy, które zmierzają do rozpowszechniania pochlebnych informacji o firmie, informacji o miejscach i możliwościach nabycia oferowanych towarów i usług. Celem reklamy jest zwiększenie rozpoznawalności firmy, oferowanych usług oraz produktów.
Samo oznaczenie prezentu logiem firmy nie przesądza o tym, że ma on charakter reklamowy. O charakterze prezentu decyduje przede wszystkim to dla kogo jest przeznaczony i jaki cel ma wywołać jego przekazanie. Przykładowo długopisy czy kartki świąteczne wysyłane masowo do kontrahentów firmy, nie mają charakteru reprezentacyjnego. Obecnie są to zachowania tak powszechne, że stały się utrwalonym zwyczajem, postrzeganym jako środek promocji firmy. W przeciwieństwie do bardziej okazałych i wartościowych prezentów wręczanych tylko wyróżnionym kontrahentom firmy w celu propagowania pozytywnego wizerunku firmy. Wydatki nakierowane na zaprezentowanie prestiżu firmy nie mogą stanowić kosztu uzyskania przychodu. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji nr 0111-KDIB2-1.4010. 8.2019. 3.JK. wskazał, że z kosztów podatkowych wyłączone zostały klasyczne darowizny. W przypadku zatem uznania prezentu za darowiznę, przedsiębiorca nie będzie mógł zaliczyć tego wydatku do kosztów podatkowych.
Przykład 1.
Wydatki poniesione przez przedsiębiorcę na zakup wina w opakowaniu z logo firmy i przeznaczone na prezent świąteczny dla kontrahentów nie będą mogły być uznane za koszty uzyskania przychodów.
W opozycji znajdują się drobne upominki i kartki świąteczne pozbawione cech wystawności, przeznaczone dla wszystkich kontrahentów firmy, których koszt po spełnieniu ustawowych kryteriów należy zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Oprócz wydatków związanych z zakupem kartki, będą to także koszty opakowania i wysyłki.
Rozważania te pozostają aktualne również dla osób prawnych, w oparciu art.15 i art. 16 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.
Prezenty świąteczne dla pracowników
Aby było możliwe ujęcie wartości upominków w kosztach działalności, również one powinny spełniać ustawowe kryteria. Związek przyczynowo – skutkowy pomiędzy tymi wydatkami a przychodem przedsiębiorcy będzie wyrażał się poprzez motywacyjny charakter takich świadczeń i w konsekwencji zwiększoną produktywność pracowników. Upominki mają więc pośredni związek z osiąganym przychodem i jako takie mogą stanowić koszty podatkowe. Pracodawca jest uprawniony do zaliczania do kosztów podatkowych odpisów na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych. W przypadku gdy prezenty świąteczne będą finansowane z tego funduszu pracodawca nie będzie mógł ich zaliczyć do kosztów działalności, gdyż już raz podlegają odliczeniu.
Podatek od towarów i usług
Prawo do odliczenia podatku naliczonego przysługuje w zakresie, w jakim nabywane przez podatników towary i usługi wykorzystywane są do wykonywania czynności opodatkowanych. Przedsiębiorca będzie mógł odliczyć podatek m.in. w przypadku nabywania towarów i usług, których celem jest reprezentacja, reklama oraz promocja działalności przedsiębiorcy. Podatnicy mogą odliczać podatek naliczony bez względu na to czy środki pieniężne są przeznaczone na reklamę czy na reprezentację.
Zgodnie z art. 7 ust. 2 ustawy o podatku od towarów i usług opodatkowaniu podlega nieodpłatne przekazanie towarów należących do przedsiębiorstw, jeżeli przy ich nabyciu przysługiwało podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego. Oznacza to, że wszelkie darowizny z majątku przedsiębiorstwa wymagają opłacenia podatku Vat. Wyjątek stanowią próbki oraz prezenty o małej wartości, czyli podarunki nieprzekraczające wartości 100 zł za cały rok podatkowy w przypadku prowadzenia ewidencji tożsamości osób obdarowanych albo prezenty niepodlegające ewidencji w przypadku jednostkowej ceny nabycia lub kosztu wytworzenia nie większej niż 20 zł. Przekazanie kartek świątecznych oraz drobnych upominków kontrahentom nie podlega opodatkowaniu VAT. Jeżeli jednak prezenty nie mają małej wartości, a przy ich nabyciu przysługiwało podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego, przekazywanie upominków kontrahentom będzie podlegać opodatkowaniu VAT.
Zakupy upominków dla pracowników są zakupami towarów pośrednio wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych. Pracodawcy mogą zatem odliczać podatek naliczony przy zakupach upominków przeznaczonych dla pracowników. Jeżeli nie należą one do kategorii prezentów o małej wartości podlegają one opodatkowaniu VAT.
Podatek dochodowy pracowników
Przekazywanie pracownikom prezentów świątecznych może powodować powstanie opodatkowanego podatkiem PIT przychodu ze stosunku pracy. Trybunał Konstytucyjny w wyroku z dnia 8 lipca 2014 r. (K 7/13) wskazał, że za przychód pracownika z tytułu „innych nieodpłatnych świadczeń”, o których mowa w art. 12 ust. 1 i art. 11 ust. 1 ustawy PIT mogą być uznane świadczenia, które zostało spełnione za zgodą pracownika, w jego interesie (a nie w interesie pracodawcy) i przyniosły mu korzyść w postaci powiększenia aktywów lub uniknięcia wydatku, który musiałby ponieść. Ponadto korzyść, którą odniósł jest wymierna i została przypisana dla niego indywidualnie. Wystarczy aby jedna z przesłanek nie została spełniona, wówczas przekazanie upominków nie będzie podlegało opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Jeżeli darowany upominek został przekazany, spełniając powyższe kryteria, pracodawca będzie musiał pobrać zaliczkę na podatek dochodowy, a także opłacić składki na ubezpieczenie społeczne.
Jeżeli nakłady na prezenty dla pracowników zostały sfinansowane ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych oraz są one związane z finansowaniem działalności socjalnej, możliwe jest skorzystanie ze zwolnienia z opodatkowania, jeżeli łączna wartość wszystkich świadczeń na rzecz danego pracownika w roku podatkowym nie przekroczyła kwoty 1000 zł. Zwolnienie nie obejmuje wydatków dla pracownika, mających formę bonu, talonu bądź innych znaków uprawniających do wymiany na towary lub usługi. Zwolnienie nie dotyczy również pracowników zatrudnionych na podstawie umowy cywilnoprawnej.
Odmienna jest również sytuacja emerytów i rencistów, którzy otrzymują świąteczne prezenty od byłych pracodawców. Wolne od podatku są świadczenia otrzymywane przez emerytów lub rencistów w związku z łączącym ich uprzednio z zakładem pracy stosunkiem służbowym, stosunkiem pracy lub spółdzielczym stosunkiem pracy, w tym od związków zawodowych, do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 3 000 zł.
Podatek dochodowy kontrahentów
Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych w art. 21 ust. 1 pkt 68a określa, że wolna od opodatkowania jest wartość nieodpłatnych świadczeń otrzymanych od świadczeniodawcy w związku z jego promocją lub reklamą - jeżeli jednorazowa wartość tych świadczeń nie przekracza kwoty 200 zł. Zwolnienie nie ma zastosowania, jeżeli świadczenie jest dokonywane na rzecz osoby pozostającej ze świadczeniodawcą w stosunku cywilnoprawnym.
Podstawa prawna
- Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2021 r. poz. 1981 t.j.).
- Ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz.U. z 2021 r. poz. 1800 t.j.).
- Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2021 r. poz. 1626 t.j.).
Materiał opracowany przez zespół „Tak Prawnik”.
Właścicielem marki „Tak Prawnik” jest BZ Group Sp. z o.o.
