Question 1

Do końca 2022 roku muszę założyć profil na PUE ZUS. Czy założenie profilu informacyjnego ZUS wymaga udania się osobiście do jednostki ZUS czy taki profil mogę założyć przez Internet? Czy oznacza to, że wszystkie deklaracje będę zobowiązany wysyłać przez PUE nawet jeśli posiadam program księgowy zintegrowany z ZUS?

Accepted Answer

Czym jest PUE ZUS?

PUE ZUS, czyli inaczej Platforma Usług Elektronicznych ZUS, to system internetowy, dostępny z poziomu przeglądarki internetowej, udostępniany przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych. System ma na celu umożliwienie interesantom załatwiania spraw związanych z ZUS drogą online, bez konieczności wychodzenia z domu. Profil na PUE ZUS zakładany jest zawsze dla osoby fizycznej. Aby zarejestrować i potwierdzić profil, trzeba mieć skończone 13 lat. Mogą być więc dwie sytuacje: kiedy płatnik składek ma osobowość prawną np. jest spółką lub też tej osobowości nie posiada. W przypadku płatnika składek który jest:

osobą fizyczną - osoba ta może założyć profil dla siebie lub udzielić pełnomocnictwa innej osobie (np. księgowej lub pracownikowi biura rachunkowego). Przedsiębiorcom, którzy prowadzą działalność jako osoba fizyczna, system automatycznie przypisze rolę płatnik do konta PUE ZUS, gdy dane w zakładanym profilu będą takie same jak te, które były podane w zgłoszeniu płatnika składek (np. NIP, PESEL).
osobą prawną lub jednostką organizacyjną niemającą osobowości prawnej - wówczas to podmiot musi działać przez ustawowych lub statutowych przedstawicieli, ewentualnie udzielić pełnomocnictwa osobie fizycznej, np. swojemu pracownikowi lub pracownikowi biura rachunkowego.

Platforma jest dostępna dla:

przedsiębiorców będących płatnikami składek,
ubezpieczonych – pracowników, zleceniobiorców itd.,
świadczeniobiorców – emerytów, rencistów, itd.

[alert-info]Od 1 stycznia 2023 roku każdy przedsiębiorca będzie miał obowiązek posiadać konto na PUE ZUS, bez względu na to czy zatrudnia pracowników czy nie. Jeśli przedsiębiorca nie założy samodzielnie profilu na PUE ZUS, to w terminie do 31 stycznia 2023 roku ZUS dokona tego samodzielnie, za przedsiębiorcę.[/alert-info]

#zobacztez#

Kto jest zwolniony z obowiązku zakładania konta na PUE ZUS?

Od 1 stycznia 2023 roku wszyscy płatnicy składek, będą mieli obowiązek posiadać konto na PUE ZUS. Nie będzie to już uzależnione od liczby zatrudnianych pracowników. Do końca 2022 roku obowiązek posiadania profilu na PUE ZUS mieli płatnicy rozliczający składki za więcej niż 5 osób. Po zmianach obowiązek ten dotyczy wszystkich przedsiębiorców – także właścicieli małych firm, czyli zatrudniających do 5 pracowników oraz tych, którzy płacą składki tylko za siebie.

Założenie profilu informacyjnego ZUS

Osoby, które zdecydują się na założenie konta na portalu PUE ZUS, nie zawsze są zobowiązane do osobistej wizyty w ZUS. Z tego obowiązku będą zwolnione osoby, które mają profil zaufany ePUAP lub bezpieczny podpis elektroniczny.

Możliwe są następujące sposoby rejestracji na portalu informacyjnym. Wymieniamy je poniżej.

Założenie profilu przez Elektroniczną Platformę Usług Administracji Publicznej (ePUAP)

Jednym ze sposobów założenia i zaufania profilu PUE jest wykorzystanie do tego celu login.gov.pl, w którym można użyć np. profilu zaufanego, e-dowodu. Ten sposób rejestracji na portalu informacyjnym został przeznaczony dla osób posiadających aktywny profil zaufany na portalu ePUAP. Nie wymaga on dodatkowej wizyty w ZUS.

Warto dodać, że profil zaufany (PZ) umożliwia załatwianie spraw urzędowych online i można go uzyskać bez wychodzenia z domu poprzez stronę www.gov.pl

#banner-119289#

Z wykorzystaniem bezpiecznego podpisu elektronicznego, weryfikowanego za pomocą kwalifikowanego certyfikatu

Ten typ rejestracji został przeznaczony dla osób dysponujących podpisem elektronicznym. Założenie profilu informacyjnego w taki sposób również odbywa się drogą elektroniczną i nie wymaga dodatkowej wizyty w ZUS.

Z wykorzystaniem bankowości internetowej

Sposób rejestracji przeznaczony dla użytkowników bankowości elektronicznej. Co istotne, nie każdy bank umożliwia tego typu rejestrację. Na ten moment rejestracji za pośrednictwem konta bankowego mogą dokonać klienci:

PKO Banku Polskiego (iPKO, Inteligo),
BOŚ Banku,
Millennium,
Citi handlowego,
ING Banku Śląskiego.

W przypadku bankowości elektronicznej również nie jest konieczne wychodzenie z domu aby założyć z powodzeniem profil PUE ZUS. Aktualnie ZUS zawarł porozumienie w zakresie wykorzystywania serwisów transakcyjnych banku w procesie zakładania profilu na PUE ZUS tylko z wybranymi bankami. W przypadku braku możliwości rejestracji przy użyciu bankowości elektronicznej użytkownik jest informowany odpowiednim komunikatem. Treść komunikatu wskazuje na przyczynę błędu.

Przez założenie profilu niezaufanego

Ostatnią metodą jest założenie profilu niezaufanego. Rejestracja przez profil niezaufany wiąże się z ograniczonym dostępem do portalu i brakiem możliwości zalogowania się do swojego konta. Korzystanie ze wszystkich funkcji wymaga bowiem posiadania profilu zaufanego. Dlatego po utworzeniu profilu płatnik (jako osoba fizyczna) powinien w ciągu 7 dni udać się z dokumentem tożsamości do placówki ZUS w celu potwierdzenia swojej tożsamości okazując dowód lub paszport. Pracownik ZUS na podstawie okazanego dokumentu tożsamości potwierdzi autentyczność wprowadzonych danych (zaufa profil), wyszuka role i przypisze je do profilu.

Co ważne aby uzyskać dostęp do funkcjonalności portalu przeznaczonych dla płatnika składek, należy do jednostki ZUS dostarczyć pisemne pełnomocnictwo wydane przez płatnika. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy osoba zakładająca profil jest jednocześnie płatnikiem tzn. prowadzi własną działalność pozarolniczą, wtedy pracownik ZUS na podstawie numeru NIP przypisze rolę płatnika do profilu.

Niedopełnienie tej formalności spowoduje usunięcie założonego profilu i procedurę trzeba będzie przejść ponownie.

Co PUE ZUS oferuje przedsiębiorcom?

Dzięki profilowi informacyjnemu ZUS założonemu na portalu PUE ZUS przedsiębiorca:

przede wszystkim zyskuje wgląd w e-ZLA (elektroniczne zwolnienia lekarskie) swoich pracowników;
może weryfikować stan salda należności względem ZUS;
może sprawdzać należne składki ZUS oraz dokonywać płatności;
zyskuje dostęp do osób ubezpieczonych zgłoszonych przez płatnika i podgląd wszystkich danych osoby ubezpieczonej;
ma możliwość korzystać z programu e-PŁATNIK;
zyskuje możliwość generowania i wysyłania do ZUS różnego rodzaju wniosków oraz deklaracji ZUS DRA;
może komunikować się z ZUS online oraz zyskuje wgląd w otrzymane pisma od ZUS.
może zgłosić lub wprowadzić korektę dokumentu RUD za pomocą kreatora, który ułatwia wypełnienie i umożliwia import listy wykonawców oraz umów.

Aby móc wysyłać przez PUE wnioski, pisma i dokumenty (w tym dokumenty ubezpieczeniowe) należy mieć profil zaufany ePUAP bądź podpis elektroniczny (potwierdzony certyfikatem kwalifikowanym).

Przy zakładaniu profilu na PUE i w razie wątpliwości dotyczących e-ZLA można skorzystać z pomocy pracowników ZUS, a także z informacji w broszurze udostępnionej przez ZUS zawierającą instrukcję zakładania profilu informacyjnego.

System Wfirma a Profil PUE ZUS

Coraz więcej przedsiębiorców decyduje się na użytkowanie nowoczesnych programów do księgowości i kadr. Jednym z takich systemów jest wFirma.pl, który jako jeden z nielicznych programów na rynku, jest w pełni zintegrowany z ZUS. System ten umożliwia wysyłkę deklaracji zgłoszeniowych i rozliczeniowych bezpośrednio do ZUS bez potrzeby posiadania dodatkowych programów.

Wysyłka deklaracji z systemu wFirma odbywa się w dwóch prostych krokach. Wystarczy z poziomu zakładki START » ZUS » DEKLARACJE ROZLICZENIOWE zaznaczyć wybraną deklaracje » WYŚLIJ/EKSPORTUJ » WYŚLIJ DO ZUS.

Od kiedy profil na PUE ZUS będzie obowiązkowy dla wszystkich?

[alert-info]PUE ZUS od 2023 roku będzie obowiązkowe ale nie ma to wpływu na to w jaki sposób będą wysyłane deklaracje do ZUS. Jeśli płatnik składek korzysta z programu zintegrowanego z ZUS np. z wFirma to w zakresie wysyłki DRA nic się dla niego nie zmienia![/alert-info]

Choć posiadanie profilu PUE ZUS od 2023 roku jest obowiązkowe to w kwestii samej wysyłki deklaracji ZUS nic się nie zmienia. Nadal płatnicy użytkujący programy typu wFirma mogą wysyłać deklaracje bezpośrednio z systemu. Nie zwalnia ich to jednak z obowiązku założenia profilu na PUE ZUS.

#polecamy#

Question 2

Chciałabym zawrzeć z absolwentem umowę o praktyki absolwenckie na okres 6 miesięcy. Czy praktyka absolwencka może trwać dłużej niż 3 miesiące?

Accepted Answer

Absolwenci mają możliwość zdobycia doświadczenia oraz niezbędnych umiejętności praktycznych w ramach umowy o praktykę absolwencką. Jakie elementy powinna zawierać umowa o praktykę absolwencką i na jaki okres można ją zawrzeć? Odpowiadamy poniżej.

Praktyka absolwencka - z kim można zawrzeć umowę?

Umowa o praktykę absolwencką może zostać zawarta z osobą, która ukończyła co najmniej gimnazjum lub ośmioletnią szkołę podstawową, a także z osobą posiadającą zagraniczne świadectwo ukończenia szkoły uznanej za równorzędną polskiemu gimnazjum lub ośmioletniej szkoły podstawowej. Istotnym obostrzeniem jest wiek przyjmowanego na praktyki absolwenta. Zgodnie z art. 2. 1. ustawy z dnia 17 lipca 2009 r. o praktykach absolwenckich praktykant w dniu rozpoczęcia umowy nie może mieć ukończonego 30. roku życia. Oznacza to, że umowa o praktykę absolwencką może zostać zawarta wyłącznie z osobą poniżej 30. roku życia.

Wynagrodzenie a praktyka absolwencka

Umowa o praktykę absolwencką może mieć charakter odpłatny lub nieodpłatny, przy czym miesięczne wynagrodzenie z tytułu praktyk nie może przekraczać dwukrotności płacy minimalnej w danym roku kalendarzowym. Oznacza to, że wynagrodzenie z tytułu umowy o praktykę absolwencką nie może być wyższe niż 6020 zł brutto w 2022 r.#zobacztez#

Co powinna zawierać umowa o praktykę absolwencką?

Umowa o praktykę absolwencką powinna mieć formę pisemną i określać w szczególności:

rodzaj pracy, w ramach której praktykant ma uzyskać doświadczenie i umiejętności praktyczne;
okres odbywania praktyki;
tygodniowy wymiar czasu pracy w ramach praktyk;
wysokość wynagrodzenia, jeśli umowa ma charakter odpłatny.

W umowie o praktyki należy zawrzeć przede wszystkim dane osoby przyjmowanej oraz dane firmy przyjmującej na praktyki. Powinna ona zawierać informacje o miejscu i dacie zawarcia umowy oraz podpisy zarówno praktykanta, jak i pracodawcy.

Zawarta umowa o praktykę absolwencką może ulec rozwiązaniu przed datą jej planowanego zakończenia. Powinno się to odbyć na piśmie. W przypadku umów nieodpłatnych rozwiązanie może nastąpić w dowolnym momencie, natomiast dla umów odpłatnych rozwiązanie następuje z zachowaniem siedmiodniowego terminu wypowiedzenia. Po zakończeniu umowy, na wniosek praktykanta podmiot przyjmujący na praktykę ma obowiązek wydania zaświadczenia o rodzaju wykonywanej pracy oraz umiejętnościach zdobytych w trakcie odbywania praktyk.#banner-117708#

Okres odbywania praktyki absolwenckiej

Okres, na jaki może zostać zawarta umowa o praktykę absolwencką u jednego pracodawcy, wynosi maksymalnie 3 miesiące. Umowa ta może zostać podzielona, ale łączny okres jej trwania nie powinien przekroczyć ustawowego limitu 3 miesięcy. Natomiast sam absolwent może podejmować wiele takich umów z różnymi pracodawcami, jak również pracodawca ma możliwość zawierania wielu takich umów z różnymi absolwentami.[alert-info]Umowa o praktykę absolwencką u jednego pracodawcy wynosi maksymalnie 3 miesiące.[/alert-info]

Oskładkowanie i opodatkowanie umowy o praktykę absolwencką

Umowa z praktykantem jest zwolniona z oskładkowania. W związku z tym podmiot przyjmujący na praktykę nie ma obowiązku zgłaszania praktykanta do ubezpieczeń w ZUS.[alert-info]Umowa o praktykę absolwencką jest zwolniona z oskładkowania.[/alert-info]

Wynagrodzenie z tytułu umowy o praktykę absolwencką podlega natomiast opodatkowaniu podatkiem dochodowym. Przy wyliczeniu zaliczki na podatek dochodowy nie uwzględnia się kosztów uzyskania przychodu oraz kwoty zmniejszającej podatek, w związku z czym zaliczka na podatek dochodowy z tytułu praktyki absolwenckiej wynosi 12% przychodu z tytułu tej umowy.[alert-info]Do umów o praktykę absolwencką nie ma zastosowania zwolnienie z PIT dla młodych do 26. roku życia.[/alert-info]

Przykład 1.

Z tytułu umowy o praktykę absolwencką pan Adam otrzymuje miesięczne wynagrodzenie w kwocie 2500 zł brutto. Ile wynosi wynagrodzenie netto pana Adama?

2 500,00 zł x 12% = 300,00 zł

2 500,00 zł - 300,00 zł = 2 200,00zł

Pan Adam z tytułu umowy o praktykę absolwencką otrzyma 2 200,00 zł netto miesięcznie.

Urząd pracy a praktyka absolwencka

Praktyka absolwencka nie wyklucza posiadania statusu osoby bezrobotnej. Należy jednak pamiętać, że pracownik powinien poinformować o tym urząd pracy. Dzięki zarejestrowaniu się jako bezrobotny może on uzyskać prawo do ubezpieczenia zdrowotnego oraz otrzymywać zasiłek dla bezrobotnych. Jednak aby nie utracić zasiłku, dochód z praktyk nie może przekraczać połowy wynagrodzenia minimalnego.

Praktyka absolwencka jest dobrym rozwiązaniem dla absolwentów poszukujących doświadczenia i zdobycia umiejętności praktycznych. Należy jednak pamiętać, że może ona zostać zawarta z jednym podmiotem przyjmującym na praktyki na okres nie dłuższy niż 3 miesiące.#polecamy#

Question 3

Prowadzę kancelarię prawną, jednemu z prawników wypowiedziałem umowę o pracę. Ma on trzymiesięczny okres wypowiedzenia. Nie chciałbym, by w okresie wypowiedzenia przychodził do pracy z uwagi na poufność informacji i obawy przed ich wyciekiem. Czy w takiej sytuacji wypłacone wynagrodzenie pracownika, który na wypowiedzeniu nie świadczy pracy, może stanowić koszt?

Accepted Answer

Kosztami uzyskania przychodu są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą. Z oceny związku z prowadzoną działalnością winno wynikać, iż poniesiony wydatek obiektywnie może przyczynić się do osiągnięcia przychodów z danego źródła.[alert-info]Art. § 22 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych(dalej updof)
„Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23”.[/alert-info]#zobacztez#

Aby zatem wydatek mógł być uznany za koszt uzyskania przychodu, winien w myśl powołanego przepisu spełniać łącznie następujące warunki:

pozostawać w związku przyczynowo-skutkowym z przychodem lub źródłem przychodu i być poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu;
nie znajdować się na liście kosztów nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów;
być właściwie udokumentowany.

Art. 23 updof określa wprost, które z poniesionych wydatków nie mogą być zaliczane do kosztów uzyskania przychodów. W kontekście zatrudnianych pracowników należą do nich:

składki na ubezpieczenia ZUS (społeczne oraz FP), Fundusz Solidarnościowy i inne fundusze celowe – od nagród i premii wypłaconych pracownikom w gotówce lub papierach wartościowych z dochodu po opodatkowaniu podatkiem dochodowym;
nieopłacone w ZUS ww. składki z zastrzeżeniem art. 22 ust. 6bb, w części finansowanej przez płatnika składek;
wpłaty dokonywane na poczet PPK (pracowniczych planów kapitałowych) od nagród i premii wypłaconych pracownikowi z dochodu po opodatkowaniu podatkiem dochodowym;
niedokonane wpłaty na poczet PPK w części finansowanej przez podmiot zatrudniający z zastrzeżeniem ww. punktu;
wydatki poniesione przez pracodawcę na poczet działalności socjalnej, o której mowa w przepisach o ZFŚS, jednak kosztem uzyskania przychodów są już świadczenia urlopowe wypłacone zgodnie z regulaminem ZFŚS oraz koszty zawarte w art. 22 updof;
koszty utrzymania zakładowych obiektów socjalnych, w części opłaconej z puli środków ZFŚS;
diety pracownicze z tytułu odbytych podróży służbowych w części przekraczającej wysokość diet ustalonych odrębnymi przepisami wydanymi przez właściwego ministra;
niewypłacone, niedokonane lub niepostawione do dyspozycji wpłaty, świadczenia oraz inne należności z tytułów:

określonych w art. 12, 13 i 18 updof,
odbywania praktyk absolwenckich,
odbywania stażu uczniowskiego

zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakład pracy z zastrzeżeniem art. 22;
należne, wypłacone, dokonane lub postawione do dyspozycji wypłaty, świadczenia oraz inne należności z tytułów określonych art. 12 oraz 13 (pkt. 2, 5, 7, 8, 9) cudzoziemcowi, który w okresie pracy lub wykonywania osobiście działalności na terytorium naszego kraju nie posiadał ważnego dokumentu uprawniającego do pobytu na terenie Rzeczypospolitej Polskiej; sytuacja ta odnosi się również do opłacanych składek oraz zasiłków z ubezpieczenia społecznego wypłacanych oraz finansowanych temu cudzoziemcowi przez zakład pracy;
składki opłacane przez pracodawcę z tytułu podpisania/odnowienia umów ubezpieczenia na rzecz pracowników. Wyjątek stanowią te dotyczące ryzyka, o których mowa w ustawie o działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej, jeżeli uprawnionym do otrzymywania świadczeń nie jest pracodawca i umowa ubezpieczenia w okresie 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym ją zawarto/odnowiono, wyklucza:

wypłatę sumy będącej wartością odstąpienia od umowy,
opcję zaciągania zobowiązań pod zastaw praw wynikających z umowy,
wypłaty z tytułu dożycia do wieku określonego w zapisach umowy.

#banner-117312#

Zwolnienie ze świadczenia usług w trakcie okresu wypowiedzenia

Zgodnie z zapisami Kodeksu pracy w związku z wypowiedzeniem umowy o pracę pracodawca może zwolnić pracownika z obowiązku świadczenia pracy do upływu okresu wypowiedzenia. [alert-info]Art. 36² Kodeksu pracy
„W związku z wypowiedzeniem umowy o pracę pracodawca może zwolnić pracownika z obowiązku świadczenia pracy do upływu okresu wypowiedzenia. W okresie tego zwolnienia pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia”.[/alert-info]

Zwolnienie pracownika z obowiązku świadczenia pracy wiąże się z przyznaniem mu wynagrodzenia za ten czas. Pensja za okres zwolnienia ustalana jest jak za urlop wypoczynkowy.

Koszty uzyskania przychodu - wynagrodzenie pracownika, który na wypowiedzeniu nie świadczy pracy

Osoba korzystająca ze zwolnienia z wykonywania pracy w świetle obowiązujących przepisów nadal pozostaje pracownikiem. W opisanej w pytaniu sytuacji zwolnienie pracownika ze świadczenia pracy stosowane jest z uwagi na ochronę informacji i z obawy przed wyciekiem danych. Wydatki służące zabezpieczeniu i zachowaniu źródła przychodu w tym przypadku jak najbardziej mogą stanowić koszt podatkowy.

Również organy podatkowe potwierdzają, iż w takiej sytuacji można zaliczyć do kosztów wydatki związane z wypłatą wynagrodzenia pracownika, który w okresie wypowiedzenia nie świadczy pracy. Potwierdził to m.in. Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie, w interpretacji indywidualnej z 28 czerwca 2013 roku, IPPB5/423-254/13-2/AS, w której można przeczytać:
„[…] przedmiotowe wydatki Spółki na wynagrodzenia wypłacane w okresie wypowiedzenia umowy o pracę w sytuacji, gdy pracownik jest w tym okresie zwolniony z obowiązku świadczenia pracy co do zasady nie zostały wyłączone z kosztów na podstawie art. 16 ust. 1, a przywołane powyżej przepisy determinują moment zaliczenia wynagrodzenia do kosztów uzyskania przychodów."

Biorąc pod uwagę opisany we wniosku stan faktyczny i przywołane powyżej przepisy prawa, należy zatem stwierdzić, że wypłacone wynagrodzenie pracownika lub pozostawione do dyspozycji pracownika, za okres wypowiedzenia umowy o pracę, w sytuacji gdy pracownik jest w tym okresie zwolniony z obowiązku świadczenia pracy, można uznać za koszt uzyskania przychodu w myśl ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Przykład 1.

Pracownik w okresie 3-miesięcznego wypowiedzenia został zwolniony ze świadczenia pracy. Za wyżej wymieniony okres pracownik otrzymuje wynagrodzenie zasadnicze scharakteryzowane zapisami w umowie o pracę. Dodatkowo pracownikowi została wypłacona premia w formie gotówkowej z dochodu po opodatkowaniu podatkiem dochodowym. W tym wypadku pracodawca ma prawo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu wynagrodzenie pracownika wraz z premią.

Podsumowując nie ma przeszkód, by wynagrodzenie pracownika, który na wypowiedzeniu nie świadczy pracy, mogło stanowić koszt podatkowy. Wydatek taki jest bowiem związany z prowadzeniem działalności i służy zachowaniu oraz zabezpieczeniu przychodów. #polecamy#

#banner-117315#

Question 4

Nasz pracownik we wrześniu przebywał na dwutygodniowym zwolnieniu lekarskim. W trakcie tego zwolnienia doszło do przekroczenia limitu 33 dni wynagrodzenia chorobowego, w związku z czym za drugi tydzień nieobecności zasiłek chorobowy wypłaca ZUS. Pod koniec drugiego tygodnia nieobecności pracownika na ZUS PUE wpłynęło kolejne zwolnienie lekarskie, tym razem była to opieka nad dzieckiem, ponieważ w tym czasie żona pracownika przebywała w szpitalu w związku z porodem drugiego dziecka. Jak rozliczyć taką sytuację?

Accepted Answer

Każda osoba ubezpieczona, która podlega ubezpieczeniu chorobowemu (dobrowolnie lub obowiązkowo), ma prawo do świadczeń za czas niezdolności do pracy udokumentowanych zwolnieniem lekarskim. Przypomnijmy, że pracownik zatrudniony na podstawie umowy o pracę ma prawo do wynagrodzenia chorobowego wypłacanego przez pracodawcę przez pierwsze 33 dni choroby w trakcie roku lub 14, jeśli jest powyżej 55. roku życia. Po przekroczeniu tego limitu za okres niezdolności do pracy pracownik ma prawo do zasiłku chorobowego wypłacanego przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych.

Komu przysługuje zasiłek opiekuńczy?

Podstawę prawną wypłacania zasiłku opiekuńczego stanowi rozdział 7. ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa, czyli tzw. ustawa zasiłkowa. Zasiłek opiekuńczy to świadczenie finansowane przez ZUS w sytuacjach konieczności sprawowania opieki nad dzieckiem lub innym członkiem rodziny, który wymaga opieki.

[alert-info]Zasiłek opiekuńczy nie zostanie przyznany, jeśli są inni członkowie rodziny, którzy mogą sprawować opiekę nad dzieckiem lub innym członkiem rodziny.[/alert-info]

Zasiłek opiekuńczy przysługuje w przypadku, kiedy osoba ubezpieczona musi sprawować opiekę nad:

#zobacztez#

zdrowym dzieckiem, które ma mniej niż 8 lat, ponieważ:

niespodziewanie zamknięto żłobek, klub dziecięcy, przedszkole albo szkołę dziecka (na przykład z powodu awarii);
zachorowała niania, która podpisała umowę uaktywniającą, albo zachorował dzienny opiekun dziecka;
inspektor sanitarny podejrzewa, że dziecko jest nosicielem choroby zakaźnej i wydał decyzję o izolacji dziecka;
małżonek lub rodzic dziecka, który do tej pory zajmował się dzieckiem, jest chory lub przebywa w szpitalu;
matka z powodu porodu nie może opiekować się dzieckiem;

dzieckiem niepełnosprawnym*, które ma mniej niż 18 lat, ponieważ:

małżonek lub rodzic dziecka, który do tej pory zajmował się dzieckiem, jest chory lub przebywa w szpitalu;
matka z powodu porodu nie może opiekować się dzieckiem.

*Dziecko niepełnosprawne to dziecko, które posiada:

orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności
albo orzeczenie o niepełnosprawności łącznie z poniższymi wskazaniami:

konieczności stałej lub długotrwałej opieki bądź pomocy innej osoby w związku ze znacznie ograniczoną możliwością samodzielnej egzystencji;
konieczności stałego współudziału na co dzień opiekuna dziecka w jego leczeniu, rehabilitacji i edukacji.

Zasiłek opiekuńczy przysługuje również w sytuacji, kiedy potrzebna jest opieka nad:

chorym dzieckiem niepełnosprawnym, które nie ukończyło 18 lat;
chorym dzieckiem;
innym niż dziecko chorym członkiem rodziny.

#banner-117048#

Zasady wypłacania zasiłku opiekuńczego

Zasiłek opiekuńczy w przeciwieństwo do zasiłku chorobowego przysługuje osobom ubezpieczonym bez okresu wyczekiwania, czyli od pierwszego dnia podlegania ubezpieczeniu chorobowemu i pierwszego dnia wskazanego w zwolnieniu lekarskiem.

Świadczenie to również jest ograniczone czasowo, a limit dni zasiłkowych w przypadku zasiłku opiekuńczego wynosi:

Nie dłużej niż 60 dni w roku kalendarzowym – jeśli opiekujesz się dzieckiem w wieku do 8 lat.
Nie dłużej niż 30 dni w roku kalendarzowym – jeśli opiekujesz się dzieckiem niepełnosprawnym w wieku od 8 do 18 lat.

[alert-info]Limit dni zasiłku opiekuńczego nie wchodzi od limitu zasiłku chorobowego![/alert-info]

Opieka nad dzieckiem podczas zasiłku chorobowego – czy to możliwe?

Przepisy regulujące przyznawanie i wypłacanie zasiłków nie przewidują sytuacji zbiegu zasiłków. Co jednak w sytuacji, kiedy – tak jak w przypadku czytelnika – zwolnienia lekarskie i tym samym okresy zasiłku nachodzą na siebie? W takim przypadku zwolnienie lekarskie dotyczące zasiłku chorobowego pracownika powinno zostać rozliczone w całości za cały okres jego trwania. Po pierwsze dlatego, że tak wynika z przepisów prawa, a drugim z powodów takiego stanu rzeczy jest założenie, że podczas przebywania na zwolnieniu chorobowym osoba powinna poddać się rekonwalescencji i realizować zwolnienie lekarskie zgodnie z jego przeznaczeniem, czyli mieć czas na odpoczynek i powrót do zdrowia. Jest to sprzeczne z tym, aby w tym samym czasie opiekować się dzieckiem. Jeśli osoba chora może opiekować się dzieckiem i chce z tego tytułu pobierać zasiłek opiekuńczy, to musiałaby skrócić okres zwolnienia lekarskiego. Jednak aby tego dokonać, należałoby udać się ponownie do lekarza, który może stwierdzić skrócenie tego zwolnienia.

Przykład 1.

Pracownik przebywa na zwolnieniu lekarskim w okresie od 20.09.2022 do 1.10.2022 roku. Od 27.09.2022 pracownik nabywa prawo do zasiłku chorobowego (po wykorzystaniu limitu wynagrodzenia chorobowego w trakcie całego roku). Z kolei 29.09.2022 roku pracownik otrzymuje kolejne zwolnienie lekarskie na okres tygodnia (29.09.2022 – 05.10.2022) na opiekę nad dzieckiem. W takiej sytuacji pracodawca powinien rozliczyć nieobecność pracownika jako zasiłek chorobowy z końca trwania zwolnienia lekarskiego, tzn. do 1.10.2022, natomiast od 2.10.2022 powinien zostać naliczony zasiłek opiekuńczy.

[alert-info]Jeśli podczas kontroli pracownika na zwolnieniu lekarskim stwierdzono by, że osoba w tym czasie samodzielnie opiekuje się dzieckiem (działanie zaplanowane i zamierzone), to świadczenie chorobowe może zostać zakwestionowane.[/alert-info]

Podsumowując, dopiero po zakończeniu zwolnienia lekarskiego pracownik może przejść na zasiłek opiekuńczy związany z opieką nad dzieckiem. Wynika to z faktu, że przepisy zasiłkowe nie przewidują możliwości zbiegu prawa do jakichkolwiek świadczeń chorobowych #polecamy#

Question 5

Od dwóch lat zatrudniam narzeczonego w swojej firmie na podstawie stosunku pracy. Czy po ślubie będę mogła dalej zatrudniać go na tych samych warunkach? Czy składki ZUS za osobę współpracującą różnią się wysokością od składek ZUS opłacanych z tytułu umowy o pracę? Czy w związku z zawarciem związku małżeńskiego powinnam dokonać jakichś formalności w ZUS-ie?

Accepted Answer

Zgodnie z art. 6 ust. 11 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych „za osobę współpracującą z osobami prowadzącymi pozarolniczą działalność uważa się małżonka, dzieci własne, dzieci drugiego małżonka i dzieci przysposobione, rodziców, macochę i ojczyma oraz osoby przysposabiające, jeżeli pozostają z nimi we wspólnym gospodarstwie domowym i współpracują przy prowadzeniu tej działalności”.

Oznacza to, że w efekcie zawarcia związku małżeńskiego z pracodawcą i prowadzenia z nim wspólnego gospodarstwa domowego zatrudniony zyskuje miano osoby współpracującej i nie podlega dłużej ubezpieczeniom jako pracownik, lecz jako wspomniana osoba współpracująca.#zobacztez#

Osoba współpracują zatrudniona w ramach stosunku pracy a ZUS

Kwota składek ZUS dla osoby współpracującej zatrudnionej w ramach stosunku pracy nie jest uzależniona od wysokości wynagrodzenia za pracę. W tym przypadku powinna być opłacana w wymiarze jak za przedsiębiorcę. Oznacza to, że składki ZUS za osobę współpracującą należy opłacać w standardowej wysokości od podstawy wynoszącej 3553,20 zł w 2022 roku. Ubezpieczenie chorobowe dla osób współpracujących jest dobrowolne, nie ma więc konieczności opłacania na nie składki tak jak w przypadku pracowników etatowych.

Należy zaznaczyć, że osoba współpracująca nie posiada takich samych praw jak przedsiębiorca, w związku z czym nie może korzystać z ulg w opłacaniu składek, takich jak:

6-miesięczna ulga na start,
2-letnia preferencja składek ZUS,
mały ZUS plus.

Osoba współpracująca opłaca składki społeczne zawsze od standardowej podstawy stanowiącej 60% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia za pracę na dany rok. Składka zdrowotna zawsze będzie opłacana w takim wymiarze jak za przedsiębiorcę. W sytuacji gdy członek rodziny zatrudniony w firmie ma również etat u innego pracodawcy, wówczas taka osoba podlega wyłącznie ubezpieczeniu zdrowotnemu.[alert-info]Składki na ubezpieczenia osoby współpracującej są finansowane w całości ze środków pracodawcy.[/alert-info]

Wynagrodzenie osoby współpracującej zatrudnionej na umowie o pracę

Pracownikowi, który staje się osobą współpracującą i pozostaje zatrudniony na podstawie umowy o pracę, wynagrodzenie rozliczać należy inaczej niż dotychczas. Jak już wspomniano, od wynagrodzenia osoby współpracującej nie pobiera się składek. W tym wypadku potrącona zostaje jedynie zaliczka na podatek dochodowy. Oznacza to, że po zakończeniu roku należy wystawić PIT-11 na standardowych zasadach.

#banner-116982#

Naliczanie wynagrodzenia za pracownika, który w trakcie miesiąca stał się osobą współpracującą, jest dość skomplikowane. Tu bowiem należałoby ustalić osobno podstawę za okres, kiedy członek rodziny był jeszcze pracownikiem, i osobno za okres, kiedy stał się osobą współpracującą.

Przykład 1.

Właściciel firmy wziął ślub z pracownicą 15 lipca 2022 roku. Od tego dnia pracownik uzyskał status osoby współpracującej. W związku z tym, że małżonka nie posiada innego tytułu do objęcia ubezpieczeniami, należy rozliczyć go jako:

pracownika do 14 lipca i naliczyć mu składki wynikające z wynagrodzenia za pracę (wynagrodzenie zasadnicze wynosi 4000 zł brutto);
osobę współpracującą od 15 lipca, naliczając składki proporcjonalnie od podstawy stanowiącej 60% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia.

Wyliczenie w tym przypadku będzie wyglądało następująco:

Podstawa składek za okres od 1 do 14 lipca:

- wynagrodzenie za 1 godzinę pracy 4000 zł / 168 h = 23,81 zł

- wynagrodzenie za czas przepracowany 23,81 zł x 80 h = 1 904,80 zł

- podstawa naliczania składek społecznych: 1904,80 zł

- składki społeczne pracownika (w uproszczeniu 13,71%): 261,15 zł

- składki finansowane przez pracodawcę (20,48%): 390,10 zł

- podstawa naliczania składki zdrowotnej: 1904,80 zł – 261,14 zł = 1643,66 zł

- składka zdrowotna 9%: 147,93 zł

Podstawa naliczania składek za okres 15–31 lipca:

- podstawa składek społecznych naliczona proporcjonalnie: 3553,20 zł / 31 dni x 17 dni = 1948,53 zł

- składki społeczne (z chorobowym) + FP + FGŚP osoby współpracującej (34,19%): 666,20 zł

- składka zdrowotna za lipiec 419,92 zł (4665,78 x 9%).

Naliczenie wynagrodzenia za miesiąc, w którym pracownik stał się osobą współpracującą:

- podstawa opodatkowania: 4000 zł – 261,15 zł – 250 zł = 3488,85 zł ~ 3489 zł

- zaliczka na podatek: 3489 zł x 12% – 300 zł = 118,86 zł ~ 119 zł

- wynagrodzenie netto: 4000 zł – 261,15 – 147,93 zł – 119 zł = 3471,92 zł

Na łączny koszt wynagrodzenia pracownika, który stał się osobą współpracującą, składają się wynagrodzenie brutto + składki finansowane przez pracodawcę od wynagrodzenia + składki za osobę współpracującą, czyli 4000 zł + 390,10 zł + 666,20 zł + 419,92 zł = 5476,22 zł.

Co ważne, składki ZUS za osobę współpracującą będą odliczane w zaliczce na podatek dochodowy przedsiębiorcy.

#banner-116982#

Jakich formalności należy dokonać w związku ze zmianą statusu z pracownika na osobę współpracującą?

Przedsiębiorca powinien zgłosić w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych zmianę tytułu do ubezpieczeń pracownika, który został osobą współpracującą przy prowadzeniu działalności. W tym celu musi dokonać przerejestrowania małżonka w ZUS-ie z dniem zawarcia związku małżeńskiego poprzez złożenie dwóch deklaracji. Pierwszą z nich jest deklaracja wyrejestrowująca z ubezpieczeń ZUS ZWUA. Tu jako kod tytułu wyrejestrowania należy podać 01 10 XX. Natomiast drugą – deklaracja ZUS ZUA, na której przedsiębiorca dokonuje zgłoszenia do ubezpieczeń małżonka z kodem 05 11 XX przeznaczonym dla osób współpracujących.

Podsumowując, po zawarciu związku małżeńskiego z pracownikiem staje się on dla pracodawcy osobą współpracującą. Przedsiębiorca ma wówczas obowiązek zgłosić go do ubezpieczeń z nowym kodem tytułu ubezpieczenia oraz opłacać składki ZUS od podstawy składek wyznaczonej dla przedsiębiorców. Inaczej zostanie również rozliczone wynagrodzenie takiej osoby. Składki ZUS nie będą od niego naliczane.

Składki ZUS za osobę współpracującą zatrudnioną na podstawie umowy o pracę w systemie wFirma.pl

W systemie wFirma.pl można rozliczyć osobę współpracującą zatrudnioną na podstawie umowy o pracę. Aby tego dokonać, należy przejść do USTAWIENIA » PODATKI » ZUS » OSOBY WSPÓŁPRACUJĄCE » DODAJ.

składki zus za osobę współpracującą

W oknie, które się pojawi, należy uzupełnić dane podstawowe osoby współpracującej.

składki zus za osobę współpracującą

Następnie po zapisaniu ich pojawi się okno, w którym należy wybrać okres współpracy, schemat naliczania składek oraz koniecznie zaznaczyć opcję „zatrudnienie na podstawie umowy o pracę” i zapisać zmiany.

składki zus za osobę współpracującą - dodawanie umowy

Wtedy pojawi się okno z dodawaniem umowy o pracę. Po wpisaniu podstawowych parametrów umowy należy koniecznie sprawdzić, czy w zakładce ZUS jako kod tytułu ubezpieczenia podany jest kod 05 11.

składki zus za osobę współpracującą - kod tytułu ubezpieczenia

Po zapisaniu umowy można dokonać naliczenia listy płac, w której wynagrodzenie powinno zostać pomniejszone wyłącznie o zaliczkę na podatek dochodowy.

składki zus za osobę współpracującą - lista

Składki ZUS natomiast zostaną naliczone bezpośrednio przy sporządzaniu deklaracji DRA w START » ZUS » DEKLARACJE ROZLICZENIOWE » DODAJ DEKLARACJĘ.

składki zus za osobę współpracującą-DRA

Osoba współpracująca zostanie wykazana na deklaracji DRA z naliczeniem składek jak za przedsiębiorcę.

#polecamy#

Question 6

Prowadzę jednoosobową działalność gospodarczą. Od niedawna zatrudniam pracownika, który zamieszkuje inną miejscowość i należy do innego urzędu skarbowego niż ja i moja firma. Na konto którego urzędu skarbowego należy wpłacać zaliczkę na podatek za pracownika?

Accepted Answer

Pracodawca jest zobligowany do naliczania, pobierania i przelewania do urzędu skarbowego zaliczek na podatek należny od wynagrodzenia swoich pracowników. Jakie konto jest właściwe do rozliczania podatku za zatrudnione osoby i w jakim terminie dokonać wpłaty?#zobacztez#

Obowiązek pobierania podatku od wynagrodzenia

Wynagrodzenia pracowników w zdecydowanej większości podlegają opodatkowaniu. Nieliczne osoby mogą skorzystać z ulg, dzięki którym są zwolnione z PIT. Jak już wspomniano, pracodawca jako płatnik jest zobowiązany do pobierania podatków za pracowników, co wskazane jest wprost w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych.

[alert-info]Art. 31. Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych

Osoby fizyczne, osoby prawne oraz jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, zwane dalej „zakładami pracy”, są obowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej lub spółdzielczego stosunku pracy, zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakłady pracy, a w spółdzielniach pracy – wypłaty z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej.[/alert-info]

Takie same zasady dotyczą również pobierania podatku z tytułu:

umowy zlecenia;
umowy o dzieło;
kontraktu menedżerskiego;
pełnienia funkcji w zarządzie.

Podmiot zatrudniający zwykle pobiera dwa rodzaje podatków:

PIT-4R – jeśli przychody opodatkowane są według skali podatkowej;
PIT-8AR – gdy przychód podlega podatkowi zryczałtowanemu.

W jakim terminie dokonać wpłaty podatku do US?

Zakład pracy powinien dokonywać wpłat podatku za pracowników do 20. dnia miesiąca za miesiąc poprzedni. W sytuacji gdy data ta przypada na sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy, to zgodnie z art. 12 § 5 Ordynacji podatkowej za ostatni dzień terminu uważa się następny dzień po dniu lub dniach wolnych od pracy.

Przykład 1.

W sierpniu 20. dzień miesiąca przypada w weekend. Kiedy jest więc ostatni dzień na wpłatę podatku do urzędu?

W związku z tym, że 20 sierpnia wypada w sobotę, to ostatnim dniem do zapłaty podatku jest 22 sierpnia.

Warto jednak zwrócić uwagę na fakt, że do właściwego ustalenia miesiąca, w którym trzeba dokonać wpłaty, kluczowa jest informacja, kiedy pensję pozostawiono do dyspozycji pracownika. Zaliczki można bowiem pobrać dopiero w momencie, gdy podatnik osiągnie dochód, czyli innymi słowy wtedy, kiedy faktycznie dostanie wynagrodzenie.

Przykład 2.

Pani Adrianna otrzymuje wynagrodzenie z przesunięciem, czyli 10. dnia miesiąca za miesiąc poprzedni. Wynagrodzenie za sierpień otrzyma zatem 10 września. W jakim terminie pracodawca powinien odprowadzić do US podatek od tej pensji?

Jeżeli wynagrodzenie zostało wypłacone we wrześniu, to podatek należy naliczyć za wrzesień i wpłacić do 20 października.

#banner-116235#

Na jakie konto wpłacać podatek za pracownika?

Obecnie wszyscy płatnicy posiadają indywidualne numery kont do wpłat podatków, zwane mikrorachunkami podatkowymi. Pracodawcy będący osobami fizycznymi prowadzącymi jednoosobową działalność gospodarczą muszą opłacać zaliczki na podatek na własne mikrorachunki podatkowe, wprowadzając odpowiedni symbol formularza (np. PIT-4R, PIT-8AR). Nie powinni wpłacać podatków na mikrorachunki pracowników.

Z kolei jeśli firma prowadzona jest w formie spółki, to podatek za pracownika podlega wpłacie na mikrorachunek spółki, a nie poszczególnych wspólników.

[alert-info]Przy dokonywaniu wpłaty koniecznie trzeba wybrać jako symbol formularza PIT-4R lub PIT-8AR.[/alert-info]

Do jakiego urzędu wysłać zeznania

Pracodawcy mają często problemy z ustaleniem, do jakiego urzędu skarbowego wysłać zeznania roczne dotyczące pobranych podatków. Właściwość urzędu skarbowego będzie inna w zależności od tego, o jaką deklarację chodzi. Jest to uregulowane w rozporządzeniu ministra finansów w sprawie właściwości organów podatkowych.

Właściwość urzędu skarbowego do wysyłki PIT-4R i PIT-8AR

W przypadku zbiorczych deklaracji dotyczących pobranych podatków urzędem odpowiednim do złożenia zeznań PIT-4R lub PIT-8AR będzie urząd skarbowy właściwy ze względu na:

miejsce zamieszkania przedsiębiorcy – jeżeli działalność prowadzona jest w formie jednoosobowej działalności gospodarczej;
miejsce siedziby firmy – jeżeli działalność prowadzona jest w formie spółki.

Właściwość urzędu skarbowego do wysyłki PIT-11

Inaczej wygląda to natomiast w przypadku zeznań PIT-11. Te zawsze powinny zostać wysłane do urzędu skarbowego właściwego ze względu na miejsce zamieszkania osoby, dla której deklarację tę wystawiono.

Pracodawca musi wiedzieć, w jaki sposób rozliczać podatek za pracownika. Ustalenie właściwości urzędu skarbowego do wysłania deklaracji rocznych czy numery kont, na które tę daninę należy wpłacić, nie są oczywiste.#polecamy#

Question 7

Zatrudniłem pracownika od 2 maja 2022 roku. Wynagrodzenie wypłacę na początku czerwca (10. dnia miesiąca). Kiedy naliczyć składki ZUS za zatrudnionego pracownika? Czy składki od tego wynagrodzenia powinienem naliczyć w deklaracji za maj czy za czerwiec?

Accepted Answer

Składki naliczane od wynagrodzenia pracownika wykazuje się na raporcie RCA w miesiącu, w którym nastąpiła wypłata wynagrodzenia. Problemy związane z ustaleniem, w jaki sposób wykazać składki, występują najczęściej w przypadku wypłaty wynagrodzeń z przesunięciem, czyli do 10. dnia miesiąca za miesiąc poprzedni.

Ogólna zasada naliczania składek za pracowników

Każdy przedsiębiorca zatrudniający osoby na podstawie umowy o pracę zobowiązany jest do naliczania, pobierania i odprowadzania do ZUS-u składek od wynagrodzenia tych pracowników. Jak już wspomniano, składki wykazywane są na imiennych raportach za osoby ubezpieczone tworzonych w miesiącu osiągnięcia przychodu stanowiącego podstawę ich wymiaru.

Warto pamiętać, że termin sporządzenia deklaracji DRA w przypadku podmiotów zatrudniających to:

15. dzień miesiąca za miesiąc poprzedni – dla płatników posiadających osobowość prawną, dotyczy to m.in. spółek akcyjnych, spółek z o.o., spółdzielni, stowarzyszeń i fundacji;
20. dzień miesiąca za miesiąc poprzedni – dla pozostałych płatników składek, chodzi tu o przedsiębiorców i inne podmioty nieposiadające osobowości prawnej zatrudniające innych ubezpieczonych, w tym spółki osobowe.#zobacztez#

W tym samym czasie należy również wpłacić wynikające z deklaracji składki na indywidualny numer składkowy.

Przykład 1.

Pan Rafał otrzymuje wynagrodzenie na ostatni dzień miesiąca. Za sierpień 2022 roku pracodawca będący osobą fizyczną (jednoosobowa działalność gospodarcza) wypłacił mu pensję 30 sierpnia 2022 roku. W deklaracji za który miesiąc zostaną wykazane składki od tego wynagrodzenia?

Składki od wynagrodzenia za sierpień wypłaconego w sierpniu będą wykazane w DRA 01 08 2022 i należy je wpłacić do ZUS-u do 20 września.

Przykład 2.

Pan Jarosław otrzymuje wynagrodzenie do 10. dnia miesiąca za miesiąc poprzedni. Za maj otrzymał pensję 7 czerwca 2022 roku. W deklaracji za który miesiąc zostaną wykazane składki od tego wynagrodzenia?

Składki od wynagrodzenia za maj wypłaconego w czerwcu będą wykazane w DRA 01 06 2022 i należy je wpłacić do ZUS-u do 20 lipca.

Pierwszy miesiąc zatrudnienia i wynagrodzenie wypłacone z przesunięciem

Wielu pracodawców ma wątpliwości co do wykazania pracownika w deklaracji DRA za pierwszy miesiąc jego pracy, w sytuacji gdy nie zostało mu wypłacone wynagrodzenie. Wtedy konieczne jest sporządzenie za pracownika zerowego raportu RCA. Dla ZUS-u oznacza to, że osoba taka została zgłoszona do ubezpieczeń, ale w danym miesiącu nie osiągnęła dochodu, od którego można naliczyć składki.

Przykład 3.

Pani Dagmara została zatrudniona od 11 lipca 2022 roku. Pracodawca wypłaca wynagrodzenia z przesunięciem, pierwszą pensję pracownica otrzymała więc 10 sierpnia. Jak powinna zostać wykazana na deklaracji rozliczeniowej za lipiec i sierpień?

W RCA za lipiec pani Dagmara zostanie wykazana z zerowymi kwotami składek, bowiem nie osiągnęła wówczas przychodu, który byłby podstawą do ich naliczenia. Natomiast w RCA za sierpień będą naliczone składki od wynagrodzenia wypłaconego 10 sierpnia.

Zmiana daty wypłaty wynagrodzenia

Niekiedy pracodawcy decydują się na zmianę terminu wypłaty wynagrodzeń pracownikom. Jeśli wypłata zostanie przesunięta z ostatniego dnia miesiąca na dziesiąty dzień kolejnego, to dojdzie wówczas do sytuacji, kiedy w jednym z miesięcy pracownik będzie wykazany z zerowymi składkami w RCA. W odwrotnym przypadku nie będzie zerowego raportu, ale pojawi się taki, gdzie składki naliczone są podwójnie.

Przykład 4.

Pracodawca zdecydował, że od czerwca zmieni datę wypłaty wynagrodzenia z 10. dnia miesiąca na dzień ostatni. W związku z tym, że pracownicy otrzymali wynagrodzenie za maj 10 czerwca, a wynagrodzenie za czerwiec 30 czerwca, to w RCA za czerwiec pracownicy będą wykazani ze składkami naliczonymi w podwójnej wysokości.

Przykład 5.

Pracodawca zdecydował, że od czerwca zmieni datę wypłaty wynagrodzenia z ostatniego dnia miesiąca na dzień 10. W związku z tym, że pracownicy otrzymali wynagrodzenie za maj 31 maja, a wynagrodzenie za czerwiec 10 lipca, to w RCA:

za czerwiec pracownicy będą wykazani z zerowymi składkami;
za lipiec pracownicy będą wykazani z wypłatą z czerwca.

Wypłata wynagrodzenia po zakończeniu wynagrodzenia a składki ZUS

Często zdarza się również, że pracownicy otrzymują wynagrodzenie po ustaniu zatrudnienia. Zwykle występuje to w sytuacji, gdy data wypłaty ustalona jest na 10. dzień miesiąca lub pracownikowi przysługują składniki, które są rozliczane po zakończeniu umowy. Wtedy konieczne jest wykazanie osób wyrejestrowanych z ZUS-u z odpowiednim kodem na raportach RCA, tj. 30 00 – osoba, za którą należy rozliczyć i opłacić składki lub należne świadczenia w dokumentach rozliczeniowych składanych nie wcześniej niż za następny miesiąc, po ustaniu tytułu do ubezpieczeń.

Przykład 6.

Wynagrodzenie w zakładzie pracy wypłacane jest na 10. dzień miesiąca. Pani Magdalena wypowiedziała umowę i pracowała do 31 sierpnia, a 1 września została wyrejestrowana z ZUS-u. Ostatnie wynagrodzenie otrzymała 10 września. W związku z tym, że nastąpiło to po ustaniu zatrudnienia, pracodawca powinien wykazać je na raporcie RCA z naliczeniem składek od tej pensji z kodem 30 00, a nie jak dotychczas z kodem 01 10.

Kiedy naliczyć składki ZUS za zatrudnionego pracownika – podsumowanie

Składki za pracownika należy wykazać w DRA i raportach imiennych RCA zgodnie z datą wypłaty wynagrodzenia. Pracodawca powinien zwrócić na to szczególną uwagę, jeśli zdecydował się na wypłaty z przesunięciem.#polecamy#

Question 8

Aktualnie przysługuje mi 24-miesięczna preferencja w opłacaniu składek (do 31 sierpnia 2022 roku). Od 1 marca 2022 roku podpisuję umowę o pracę. Wiem, że gdybym opłacał składki od standardowej podstawy, to z działalności musiałbym odprowadzać jedynie składkę zdrowotną. A jak wygląda kwestia ubezpieczeń w przypadku, gdy przedsiębiorca opłaca preferencyjne składki ZUS?

Accepted Answer

Samo zawarcie umowy o pracę nie zwalnia przedsiębiorcy z opłacania składek ZUS. W przypadku gdy przedsiębiorca posiadający prawo do korzystania z preferencji jest jednocześnie zatrudniony na podstawie stosunku pracy, ważny staje się tu przychód, jaki z tego tytułu otrzymuje.

Podjęcie zatrudnienia podczas prowadzenia działalności na preferencyjnym ZUS-ie

Przedsiębiorca może podjąć zatrudnienie i w dalszym ciągu prowadzić własny biznes. To, jakim ubezpieczeniom będzie podlegał obowiązkowo z tytułu prowadzenia działalności gospodarczej, zależy wyłącznie od wynagrodzenia, jakie otrzymuje z etatu. Jeśli jego pensja jest:

co najmniej równa minimalnej krajowej, wówczas może opłacać wyłącznie składkę na ubezpieczenie zdrowotne;
mniejsza od minimalnej krajowej, wtedy powinien podlegać również ubezpieczeniom społecznym: emerytalnemu, rentowemu i wypadkowemu.

[alert-info]Minimalne wynagrodzenie w przypadku osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę w 2022 roku wynosi 3 010 zł brutto. W 2023 roku stawka ta zmieni się dwa razy - od stycznia 3 490 zł, a od 1 lipca 3 600 zł.[/alert-info]

Przez minimalne wynagrodzenie nie należy rozumieć pensji proporcjonalnej do wymiaru czasu pracy. Tylko uzyskanie konkretnej kwoty uprawnia do opłacania wyłącznie składki zdrowotnej.#zobacztez#

Przykład 1.

Pan Marian prowadzi działalność gospodarczą i jest jednocześnie zatrudniony na podstawie umowy o pracę w wymiarze ½ etatu. Z tego tytułu otrzymuje 1505 zł miesięcznie. W takiej sytuacji jako przedsiębiorca jest zobowiązany odprowadzać zarówno składkę zdrowotną, jak i składki na ubezpieczenia społeczne.

Przykład 2.

Pani Krystyna opłaca z działalności preferencyjne składki ZUS. Podjęła pracę w wymiarze ¾ etatu za wynagrodzeniem 4000 zł. W takiej sytuacji jest ona zwolniona z podlegania ubezpieczeniom społecznym jako przedsiębiorca, a do ZUS-u powinna odprowadzać wyłącznie składkę zdrowotną.

Należy tu również rozważyć obowiązek naliczania składki na Fundusz Pracy (dalej FP). Przedsiębiorcy opłacający preferencyjne składki ZUS są zwolnieni z odprowadzania składki na FP, bowiem podstawa wymiaru składek społecznych jest niższa od minimalnego wynagrodzenia. Jednakże w razie połączenia działalności z etatem opłacanie tej składki może okazać się konieczne, jeśli łączna podstawa składek na ubezpieczenia społeczne będzie co najmniej równa pensji minimalnej.[alert-info]Najniższa podstawa naliczania składek w okresie preferencji to 30% minimalnego wynagrodzenia za pracę obowiązującego w danym roku kalendarzowym. W 2022 roku jest to 903 zł (3010 zł x 30%).[/alert-info]

Przykład 3.

Pan Edward korzysta z 2-letniej preferencji w opłacaniu składek. Podjął również zatrudnienie na podstawie umowy o pracę w niepełnym wymiarze czasu pracy za wynagrodzeniem 3000 zł. W związku z tym, że łączna podstawa składek na ubezpieczenia społeczne wynosi 3840 zł, to przedsiębiorca powinien naliczać składkę na FP z tytułu działalności.

Formalności w ZUS-ie związane z podjęciem etatu

Jeżeli przedsiębiorca nie osiąga z umowy o pracę zarobków na poziomie najniższej pensji, wówczas nie musi podejmować żadnych działań, bowiem w dalszym ciągu będzie podlegał ubezpieczeniom społecznym. Z kolei jeśli wynagrodzenie jest równe minimalnemu, wtedy powinien dokonać przerejestrowania w ZUS-e, składając deklarację:

ZUS ZWUA, czyli wyrejestrowanie z obecnych ubezpieczeń, gdzie jako kod przyczyny wyrejestrowania powinien podać 600, kod tytułu ubezpieczenia 05 70 xx, a data ustania ubezpieczeń to pierwszy dzień umowy o pracę;
ZUS ZZA, czyli zgłoszenie do ubezpieczenia zdrowotnego, gdzie jako dzień przystąpienia do ubezpieczeń również należy wskazać pierwszy dzień umowy o pracę.

Oba formularze należy przekazać do ZUS-u w ciągu 7 dni od dnia powstania zmiany.

Przykład 4.

Pani Dagmara podjęła zatrudnienie 1 marca. Od tego momentu będzie opłacała z działalności wyłącznie składkę zdrowotną. W takiej sytuacji powinna przekazać do ZUS-u formularze ZWUA i ZZA maksymalnie 8 marca, aby dochować ustawowego terminu.

#banner-115365#

Rozpoczęcie pracy w trakcie miesiąca

Jeżeli przedsiębiorca opłacający preferencyjne składki ZUS rozpocznie pracę na etacie w trakcie miesiąca oraz jego wynagrodzenie to kwota co najmniej równa pensji minimalnej, wówczas powinien złożyć ZUS DRA z naliczeniem proporcjonalnych składek na ubezpieczenia społeczne. Aby tego dokonać, należy miesięczną podstawę wymiaru składek podzielić na liczbę dni kalendarzowych w danym miesiącu, a następnie przemnożyć przez liczbę dni kalendarzowych podlegania ubezpieczeniom społecznym.

Przykład 5.

Pan Franciszek podjął zatrudnienie od 15 marca. Jego wynagrodzenie przekracza minimalną krajową. W takiej sytuacji przy sporządzaniu ZUS DRA należy naliczyć proporcjonalne składki w następujący sposób:
podstawa składek społecznych w kwietniu: 903 zł / 31 dni x 14 dni = 407,81 zł
407,81 zł x 19,52% = 79,60 zł
407,81 zł x 8% = 32,62 zł
407,81 zł x 1,67% = 6,81 zł
Razem składki społeczne wyniosą 119,03 zł.

Preferencyjne składki ZUS po podjęciu zatrudnienia w ramach stosunku pracy mogą kształtować się w różny sposób. Ważne jest przede wszystkim, aby przedsiębiorca w sposób właściwy określił, jakim ubezpieczeniom powinien podlegać podczas takiego zbiegu tytułów ubezpieczeń.

Preferencyjne składki ZUS i etat – dopełnienie formalności przez wFirma.pl

W systemie wFirma.pl można dopełnić wszelkich formalnosci związanych z podjęciem przez przedsiębiorcę pracy na etacie. Aby sporządzić deklaracje ZUS ZWUA i ZUS ZZA, należy przejść do START » ZUS » DEKLARACJE ZGŁOSZENIOWE » DODAJ DEKLARACJĘ i tam wybrać odpowiedni rodzaj deklaracji.

preferencyjne składki zus - zgłoszenie

Jeśli zatrudnienie zostało podjęte w trakcie miesiąca, wówczas podczas sporządzania deklaracji DRA za ten miesiąc w START » ZUS » DEKLARACJE ROZLICZENIOWE » DODAJ DEKLARACJĘ wystarczy po otwarciu się okna w zakładce Zaawansowane zaznaczyć opcję „Częściowe składki” i w polu, które się pojawi, podać liczbę dni kalendarzowych podlegania ubezpieczeniom społecznym w danym miesiącu. Wtedy składki zostaną naliczone proporcjonalnie.

preferencyjne składki zus - częściowe składki

Wszystkie wymienione deklaracje można wysłać z systemu bezpośrednio do ZUS-u. Po sporządzeniu ostatniej deklaracji z naliczeniem składek społecznych konieczna jest zmiana schematu w USTAWIENIA » PODATKI » ZUS » OGÓLNE na zgodny ze zgłoszeniem (powinien zawierać dopisek „tylko zdrowotne”).

preferencyjne składki zus - schemat

Dzięki temu przy sporządzaniu deklaracji DRA będzie naliczana jedynie składka na ubezpieczenie zdrowotne.#polecamy#

Question 9

W kwietniu zdecydowałam się zatrudnić pracownika, aby pomógł mi w pracach biurowych. Chciałabym ustalić, ile urlopu może jeszcze wykorzystać w bieżącym roku. Niestety nie wiem, jak ustalić wymiar urlopu. Proszę o podpowiedź, co ma wpływ na staż urlopowy pracownika?

Accepted Answer

Osobie zatrudnionej na podstawie umowy o pracę należy naliczyć urlop w odpowiedniej wysokości. Jego wymiar zależy od tego, jaki staż urlopowy dany pracownik posiada.

Staż urlopowy

Staż urlopowy jest to suma okresów pozostawania w zatrudnieniu o charakterze pracowniczym. W przypadku gdy staż urlopowy wynosi:

mniej niż 10 lat – wówczas pracownikowi przysługuje 20 dni urlopu wypoczynkowego w ciągu roku,
co najmniej 10 lat – wtedy pracownik może liczyć na 26 dni urlopu w ciągu roku.

W drodze ustalania stażu urlopowego pracodawca powinien uwzględnić wszelkie okresy zatrudnienia danej osoby – zarówno na podstawie stosunku pracy, jak i te, które wliczają się do stażu pracowniczego na podstawie odrębnych przepisów.#zobacztez#

Przy ustalaniu stażu pracowniczego należy wziąć pod uwagę m.in.

okres zatrudnienia u dotychczasowego pracodawcy,
poprzednie zatrudnienie, bez względu na przerwy w zatrudnieniu oraz sposób ustania stosunku pracy,
okres pobierania zasiłku dla bezrobotnych,
odbytą czynną służbę wojskową,
zawodową służbę wojskową,
pełnienie służby w charakterze policjanta lub funkcjonariusza,
prowadzenie gospodarstwa rolnego lub wykonywanie pracy w gospodarstwie współmałżonka,
przypadający przed 1 stycznia 1983 r. okres pracy po ukończeniu 16. roku życia w gospodarstwie rodziców lub teściów, poprzedzający objęcie tego gospodarstwa,
urlop bezpłatny, udzielony na czas wykonywania pracy u innego pracodawcy,
bezpłatny urlop szkoleniowy, udzielony pracownikowi, który bez skierowania pracodawcy podnosi kwalifikacje zawodowe,
urlop bezpłatny,
zatrudnienie u pracodawców zagranicznych,
wykonywanie pracy nakładczej,
okres, za który pracownik otrzymał odszkodowanie z tytułu skrócenia mu okresu wypowiedzenia umowy o pracę,
okres, za który pracownikowi przyznano wynagrodzenie w związku z orzeczeniem sądu przywracającym pracownika do pracy albo odszkodowanie z powodu bezprawnego rozwiązania umowy o pracę przez pracodawcę.

[alert-info]Do stażu urlopowego nie zalicza się okresów zatrudnienia na podstawie umów cywilnoprawnych.[/alert-info]Pracodawca wylicza staż urlopowy na podstawie przedłożonych mu przez pracownika świadectw pracy oraz innych dokumentów potwierdzających realizację pracy w danym okresie. W przypadku gdy pracownik nie dostarczy w.w. dokumentów, pracodawca dokonuje wyliczeń stażu na podstawie danych, które posiada. Dlatego też w interesie pracownika jest dostarczenie odpowiedniej dokumentacji najszybciej jak to możliwe.

Staż urlopowy – okresy nauki

Do stażu urlopowego należy również wliczyć okresy związane z nauką, potwierdzone dostarczonymi:

dyplomami ukończenia szkoły,
innymi dokumentami potwierdzającymi okresy nauki.

Okresy nauki określa się następująco, z tytułu ukończenia:

zasadniczej lub innej równorzędnej szkoły zawodowej – przewidziany programem nauczania czas trwania nauki, nie więcej jednak niż 3 lata;
średniej szkoły zawodowej – przewidziany programem nauczania czas trwania nauki, nie więcej jednak niż 5 lat;
średniej szkoły zawodowej dla absolwentów zasadniczych (i równorzędnych) szkół zawodowych – 5 lat;
średniej szkoły ogólnokształcącej – 4 lata;
szkoły policealnej – 6 lat;
szkoły wyższej – 8 lat (niezależnie od tego, czy ukończono szkołę z tytułem inżyniera, licencjata czy magistra).

Okresów nauki nie można sumować.

Przykład 1.

Anna jest absolwentką średniej szkoły ogólnokształcącej w Świdnicy oraz Uniwersytetu Ekonomicznego, kierunek Zarządzanie. Anna ukończyła studia ze stopniem magistra i właśnie podpisała umowę o pracę z firmą z branży spożywczej. Absolwentka UE była przekonana, że mając ukończone liceum ogólnokształcące oraz obronionego magistra – jej staż urlopowy wyniesie w sumie 12 lat (4 lata za liceum a 8 lat za studia).

Nie jest to jednak prawdą, ponieważ okresy nauki się nie sumują. Przedsiębiorca, ustalając staż urlopowy, wlicza do niego okres nauki, który jest dla pracownika korzystniejszy, tzn. w tym przypadku staż Anny wyniesie 8 lat.

W przypadku, gdy pracownik równocześnie studiował oraz pozostawał w stosunku pracy, ustalając staż urlopowy, należy uwzględnić okres korzystniejszy dla pracownika. Tak samo, gdy pracownik miał jednocześnie dwie umowy o pracę – nie można sumować ich okresów.

Jeśli zatrudniony nie złoży dokumentów potwierdzających okresy nauki (wystarczy przedłożyć dokumenty ukończenia szkoły zapewniającej najwyższy staż urlopowy), przełożony nie ma obowiązku przyznania mu wyższego wymiaru urlopu. Ma to zastosowanie nawet, jeśli oczywistym jest, że pracownik posiada już co najmniej 10-letni staż pracy.

#banner-114054#

Staż urlopowy a wymiar urlopu

Mianem stażu urlopowego mianuje się sumę okresów pozostawania w zatrudnieniu. To przekłada się w sposób bezpośredni na liczbę dni urlopu, jaka przysługiwać będzie pracownikowi w ciągu danego roku kalendarzowego.

Pula dni urlopu do wykorzystania (wymiar urlopu) przez pracownika na dany rok jest podzielna w zależności od tego ile czasu pozostawał w zatrudnieniu oraz w jakim wymiarze czasu pracy pracował.[alert-info]W przypadku zatrudnienia w ciągu roku wymiar urlopu należy ustalić proporcjonalnie do okresu zatrudnienia u obecnego pracodawcy.

[/alert-info]Zasada proporcjonalności odnosi się również do osób zatrudnionych na część etatu. Pracownik ma prawo do urlopu w wymiarze proporcjonalnym do wymiaru czasu pracy.

Przykład 2.

Pan Janusz mający za sobą ponad 20 lat pracy w zawodzie, na podstawie umowy o pracę, posiada prawo do 26 dni urlopowych w ciągu roku kalendarzowego. Jednakże ze względu na stan zdrowia, postanowił on ograniczyć liczbę godzin swojej pracy. Po negocjacjach z pracodawcą, została podjęta decyzja o obniżeniu jego wymiaru czasu pracy od 1 stycznia 2022 roku – do ½ etatu. Oznaczać to będzie, że w roku 2022 pan Janusz będzie miał prawo wykorzystać urlop w wymiarze: 26 dni x (½ etatu) = 13 dni.

Wymiar urlopu – wyjątek od zasady

Wyjątkową sytuacją dla pracownika jest podjęcie się pierwszej pracy zarobkowej na podstawie umowy o pracę.

Osoba podejmująca pracę po raz pierwszy w życiu otrzymuje prawo do urlopu w roku kalendarzowym, w którym podjęła pracę, z upływem każdego miesiąca pracy, w wymiarze 1/12 wymiaru urlopu jej przysługującego. W praktyce oznacza to, że pracownik uzyskuje prawo do części swojego wymiaru urlopu z upływem każdego kolejnego miesiąca pracy w pierwszym roku kalendarzowym obowiązywania umowy o pracę. Wymiar ten jest obliczany w.w. proporcją.

Po zakończeniu okresu trwania pierwszej pracy u danego pracodawcy lub po rozpoczęciu się 2 roku kalendarzowego pracy, młody pracownik otrzymuje odgórnie prawo do pełnego, przysługującego mu wymiaru czasu pracy.

W odniesieniu do zapytania naszej czytelniczki, przy zatrudnianiu pracownika na podstawie umowy o pracę w trakcie roku kalendarzowego, w celu określenia wymiaru urlopu należy:

poprawnie określić staż urlopowy, z uwzględnieniem okresów pracy jak i okresów nauki,
a następnie obliczyć, z wykorzystaniem proporcji, ilość dni urlopu wypoczynkowego.

Osobie podejmującej pracę należy naliczyć urlop w odpowiedniej wysokości. Dlatego warto znać przepisy w tym zakresie.#polecamy#

#banner-114060#

Question 10

Prowadzę jednoosobową działalność gospodarczą i chciałbym zgłosić do ubezpieczenia zdrowotnego żonę, która obecnie nie pracuje i nie jest zgłoszona do żadnych ubezpieczeń. Czy przez to moja składka wzrośnie? Jakie dokumenty należałoby złożyć?

Accepted Answer

Ubezpieczeniu zdrowotnemu podlegają członkowie rodziny przedsiębiorcy, jeżeli nie mają własnego tytułu do objęcia tym ubezpieczeniem. Przepisy szczegółowo określają, kogo przedsiębiorca może zgłosić do ubezpieczenia.

Kogo może objąć ubezpieczenie zdrowotne?

Najważniejszą kwestią jest określenie, kogo można uznać w tym przypadku za członka rodziny. Zgodnie z art. 5 pkt 3 ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych za członka rodziny uznaje się:

#zobacztez#

dziecko własne, dziecko małżonka, dziecko przysposobione, wnuka albo dziecko obce, dla którego ustanowiono opiekę, albo dziecko obce w ramach rodziny zastępczej lub rodzinnego domu dziecka, do ukończenia przez nie 18 lat, a jeżeli kształci się dalej – do ukończenia 26 lat, natomiast jeżeli posiada orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności lub inne traktowane na równi – bez ograniczenia wieku;
małżonka;
wstępnych pozostających z ubezpieczonym we wspólnym gospodarstwie domowym.

Co ważne, dziadkowie mogą zgłosić wnuka tylko wtedy, gdy żaden z jego rodziców nie jest:

objęty obowiązkowo ubezpieczeniem zdrowotnym;
uprawnionym do świadczeń na podstawie przepisów o koordynacji z tytułu wykonywania pracy lub pracy na własny rachunek;
objęty dobrowolnym ubezpieczeniem zdrowotnym.

Można więc zgłosić do ubezpieczenia małżonkę, a samo zgłoszenie nie wiąże się z koniecznością opłacania wyższej składki zdrowotnej. Ponadto nie istnieje limit osób, które ubezpieczony ma prawo zarejestrować do ubezpieczenia zdrowotnego. Zgłaszanie kolejnych członków rodziny nie skutkuje zmianą wysokości składki zdrowotnej ani nie jest uzależnione od wysokości podstawy zdrowotnej ubezpieczonego.

[alert-info]Zgłoszenie do ubezpieczenia zdrowotnego członka rodziny nie wiąże się z koniecznością opłacania wyższej składki zdrowotnej.[/alert-info]

Ważne jest to, że zgłoszenie członka rodziny jest obowiązkowe, a za niedopełnienie tego obowiązku przepisy przewidują sankcje.

[alert-info]Art. 193 ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych:

Kto będąc ubezpieczonym, nie informuje podmiotu właściwego do dokonania zgłoszenia do ubezpieczenia zdrowotnego o okolicznościach powodujących konieczność zgłoszenia lub wyrejestrowania członka rodziny podlega karze grzywny.[/alert-info]

Jeśli jednak żona jest zgłoszona w urzędzie pracy jako osoba bezrobotna, to z tego tytułu podlega ubezpieczeniu zdrowotnemu, nawet jeśli nie posiada prawa do zasiłku dla bezrobotnych. W związku z tym zgłoszenie jej do ubezpieczenia zdrowotnego jest niezasadne.

Ubezpieczenie zdrowotne członka rodziny – wymagane dokumenty

W celu zgłoszenia do ubezpieczenia zdrowotnego członka rodziny należy złożyć do ZUS-u deklarację ZCNA. Przedsiębiorca ma na to 7 dni od powstania zaistniałej sytuacji (utraty przez członka rodziny tytułu do ubezpieczenia). Ubezpieczenie zdrowotne zaczyna obowiązywać od dnia zgłoszenia. Należy pamiętać, że zgłoszenie to jest obowiązkiem przedsiębiorcy.

Przy zgłoszeniu członka rodziny w deklaracji ZUS ZCNA w bloku IV.A. „Dane o członku rodziny osoby ubezpieczonej uprawnionym do świadczeń z ubezpieczenia zdrowotnego” w pierwszym polu należy wpisać cyfrę „1” oznaczającą zgłoszenie nowego członka rodziny oraz podać dane osobowe członka rodziny. Jako datę nabycia uprawnień do ubezpieczenia zdrowotnego trzeba podać dzień zdarzenia, w którym członek rodziny nabył prawo do ubezpieczenia zdrowotnego, np. dzień narodzin dziecka. Na deklaracji ZUS ZCNA należy również określić stopień pokrewieństwa, wpisując odpowiedni kod:

01 – małżonek;

11 – dziecko własne, przysposobione lub dziecko małżonka;

21 – wnuk lub dziecko obce, dla którego ustanowiono opiekę, albo dziecko obce w ramach rodziny zastępczej;

30 – matka;

31 – ojciec;

32 – macocha;

33 – ojczym;

40 – babka;

41 – dziadek;

50 – osoby przysposabiające osoby ubezpieczone;

60 – inni wstępni pozostający z ubezpieczonym we wspólnym gospodarstwie domowym.

Istotne jest, żeby oznaczyć, czy zgłaszany członek rodziny pozostaje we wspólnym gospodarstwie domowym.

W zgłoszeniu podaje się informację o niepełnosprawności zgłaszanej osoby. Służą do tego kody:

0 – osoba nieposiadająca orzeczenia o niepełnosprawności lub osoba, która posiada orzeczenie i nie przedłożyła go płatnikowi składek;
1 – osoba, która przedłożyła płatnikowi składek orzeczenie o lekkim stopniu niepełnosprawności;
2 – osoba, która przedłożyła płatnikowi składek orzeczenie o umiarkowanym stopniu niepełnosprawności;
3 – osoba, która przedłożyła płatnikowi składek orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności;
4 – osoba, która przedłożyła płatnikowi orzeczenie o niepełnosprawności wydawane osobom do 16. roku życia.

#banner-113892#

Wsteczne zgłoszenie do ubezpieczenia zdrowotnego

Zgodnie z ustawą o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych jeżeli członek rodziny nie jest zgłoszony do ubezpieczenia zdrowotnego, chociaż ma do tego prawo i skorzystał ze świadczeń opieki zdrowotnej – może zostać do niego zgłoszony wstecznie. Jednak taka możliwość jest ograniczona czasowo.

Członka rodziny można wstecznie zgłosić do ubezpieczenia zdrowotnego:

przez 30 dni od skorzystania ze świadczeń opieki zdrowotnej;
przez 30 dni od momentu, gdy Narodowy Fundusz Zdrowia zawiadomił o wszczęciu postępowania administracyjnego w zakresie obowiązku ponoszenia kosztów świadczeń zdrowotnych.

Jeśli w tym czasie zgłosi się wstecznie członka rodziny do ubezpieczenia, wówczas nie poniesie on kosztów leczenia.

Kiedy wyrejestrować członka rodziny?

Gdy członek rodziny został zgłoszony do ubezpieczenia zdrowotnego, wówczas należy pamiętać, że w niektórych przypadkach należy go wyrejestrować. Dokonuje się tego na druku ZUS ZCNA. Wyrejestrowanie członka rodziny z ubezpieczenia zdrowotnego jest konieczne m.in. wtedy, gdy:

zgłoszono go do tego ubezpieczenia z innego tytułu (m.in. z umowy o pracę, umowy zlecenia, podjął działalność gospodarczą, zarejestrował się w urzędzie pracy jako osoba bezrobotna);
dziecko ukończyło naukę w szkole i ma ukończone 18 lat, a nie ma orzeczenia o znacznym stopniu niepełnosprawności lub równoważnego;
dziecko ukończyło 26 lat, chyba że ma orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności lub równoważne.

Przy wyrejestrowaniu członka rodziny deklaracji ZUS ZCNA wypełnia się w podobny sposób jak zgłoszenie. Jednak są dwie różnice:

w bloku IV.A. „Dane o członku rodziny osoby ubezpieczonej uprawnionym do świadczeń z ubezpieczenia zdrowotnego” w pierwszym polu należy wpisać cyfrę „2” oznaczającą wyrejestrowanie członka rodziny;
należy także wpisać datę utraty uprawnień do ubezpieczenia, czyli podać dzień zdarzenia, w którym członek rodziny utracił prawo do ubezpieczenia zdrowotnego.

Jeśli osoba prowadząca działalność gospodarczą chce zgłosić do ubezpieczenia zdrowotnego członków rodziny, to musi złożyć w ZUS-ie druk ZCNA. Jednak przed jego wypełnienie przedsiębiorca powinien ustalić, czy członek rodziny może zostać zgłoszony do takiego ubezpieczenia.#polecamy#

Question 11

4 stycznia 2019 roku zatrudniłem pracownika na umowę o pracę na 3-miesięczny okres próbny. Czy okres tego zatrudnienia należy zaliczyć jako limit 33 miesięcy dotyczący umów terminowych?

Accepted Answer

Już od ponad 5 lat obowiązują przepisy, które określają limit umów na czas określony. Wszystkie, rzecz jasna, dotyczą umów o pracę. Należy znać najważniejsze zasady w nawiązywaniu kolejnych umów, ponieważ jeśli limit ich liczby lub czasu trwania zostanie przekroczony, to dana umowa, mimo że zawarta na czas określony, z mocy prawa stanie się umową na czas nieokreślony wraz ze wszystkimi konsekwencjami z tym związanymi.

Umowa na okres próbny

Przepisy Kodeksu pracy w art. 25 § 2 wskazują, że umowa na okres próbny może zostać zawarta z pracownikiem „w celu sprawdzenia kwalifikacji pracownika i możliwości jego zatrudnienia w celu wykonywania określonego rodzaju pracy”.

[alert-info]Art. 25 § 3 Kodeksu pracy

Ponowne zawarcie umowy o pracę na okres próbny z tym samym pracownikiem jest możliwe:

jeżeli pracownik ma być zatrudniony w celu wykonywania innego rodzaju pracy;
po upływie co najmniej 3 lat od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniej umowy o pracę, jeżeli pracownik ma być zatrudniony w celu wykonywania tego samego rodzaju pracy; w tym przypadku dopuszczalne jest jednokrotne ponowne zawarcie umowy na okres próbny.[/alert-info]

Co ważne, umowa na okres próbny nie może przekraczać trzech miesięcy. Niemniej jednak może zostać zawarta na okres krótszy.

#zobacztez#

Jeśli umowa na okres próbny miałaby zostać rozwiązana, to stosuje się do niej te same przepisy, co do pozostałych umów. Oznacza to, że okres wypowiedzenia zależy przede wszystkim od długości trwania umowy. I tym samym okres wypowiedzenia umowy na okres próbny wynosi:

3 dni robocze, jeżeli okres próbny nie przekracza 2 tygodni;
1 tydzień, jeżeli okres próbny jest dłuższy niż 2 tygodnie;
2 tygodnie, jeżeli okres próbny wynosi 3 miesiące.

Przykład 1.

Pan Nowak został zatrudniony na podstawie umowy o pracę na okres próbny od 1 stycznia 2022 roku do 28 marca 2022 roku. Jednak nie sprawdził się na tym stanowisku i 26 lutego pracodawca wręczył pracownikowi wypowiedzenie.

W tej sytuacji okres wypowiedzenia wynosi tydzień, ponieważ umowa na okres próbny została zawarta na czas krótszy niż trzy miesiące. Wręczenie wypowiedzenia 26 lutego oznaczało, że rozpoczęło ono swój bieg 27 lutego i zakończyło się 6 marca.

Limity na liczbę zawieranych umów na czas określony oraz okres ich trwania

Jak już zostało wspomniane, w roku 2016, czyli już 5 lat temu, wprowadzono przepisy określające, że pracodawcy nie mogą w nieskończoność podpisywać z pracownikami umów czasowych. Przekroczenie limitu liczby umów czasowych lub okresu, na które zostały zawarte, skutkuje przekształceniem ich w umowy na czas nieokreślony.

#banner-113418#

Limit liczby umów zawartych na czas określony

Nowe przepisy ograniczyły liczbę umów zawieranych na czas określony. Wcześniej możliwe było podpisanie ich kilku, natomiast w obecnym stanie prawnym umowy na czas określony mogą być podpisane maksymalnie trzy. Czwarta umowa na czas określony w świetle prawa automatycznie stanie się umową na czas nieokreślony.

Przykład 2.

Pani Kowalska posiada następującą historię umów o pracę ze swoim aktualnym pracodawcą:

01.02.2020 – 31.07.2020 – 6 miesięcy
01.08.2020 – 31.01.2021 – 6 miesięcy
01.02.2021 – 31.07.2021 – 6 miesięcy
01.08.2021 – 31.01.2022 – 6 miesięcy

Pani Kowalska liczyła, że czwarta umowa będzie już umową na czas nieokreślony, jednak pracodawca wytłumaczył, że kolejna umowa, właśnie czwarta, może być czasowa, ponieważ nie został jeszcze przekroczony limit 33 miesięcy i do tego czasu będą podpisywane umowy na pół roku, bo taka jest polityka firmy.

Czy odpowiedź pracodawcy była zgodna z prawem? Oczywiście nie. Czwarta umowa pani Kowalskiej w świetle prawa była już umową na czas nieokreślony, ponieważ mimo iż suma miesięcy zatrudnienia nie przekroczyła 33 miesięcy, to limit liczby zawartych umów na czas określony został już wykorzystany.

Limit czasu trwania umów

Drugim limitem dotyczącym umów na czas określony jest limit czasu ich trwania. Ustawodawca określił, że suma umów zawartych na czas określony nie może przekroczyć 33 miesięcy. Jeśli nawet limit ten zostanie przekroczony w trakcie trwania trzeciej umowy na czas określony, zostanie ona automatycznie przekształcona w umowę nieterminową.

Przykład 3.

Historia zatrudnienia pani Kwiatkowskiej u jednego pracodawcy wygląda następująco:

01.01.2020 – 31.08.2021 – 20 miesięcy
01.09.2021 – 31.12.2022 – 14 miesięcy

Kadrowa przekazała pani Kwiatkowskiej, że już trzecia umowa będzie na czas nieokreślony. Wprowadziła ona jednak panią Kwiatkowska w błąd, ponieważ 1 grudnia 2022 roku został przekroczony limit 33 miesięcy i tym samym umowa ta, mimo że ustawała z końcem miesiąca, w świetle prawa już była przekształcona na umowę na czas nieokreślony.

Czy umowa na okres próbny wlicza się do limitów?

Na początku należy wyjaśnić, że powyższe przepisy odnoszą się do umów terminowych, czyli do umów zawieranych na czas określony. Natomiast umowa na okres próbny jest innym rodzajem umowy, określanym odmiennymi przepisami. Tym samym powyższe limity należy rozumieć jako limit zawieranych umów „1+3” oraz limit okresu trwania tych umów jako „3+33”. Oznacza to, że umowy zawierane na okres próbny, bez względu na obejmujący ich czas, nie wliczają się do limitu umów czasowych.

Przykład 4.

Pani Anna została zatrudniona 1 września na okres próbny trwający 3 miesiące. Po jego zakończeniu pracodawca zaproponował pani Annie umowę na czas określony na 2 lata. W tym przypadku pracodawca pani Anny po umowie na okres próbny ma do wykorzystania jeszcze trzy umowy i 33 miesiące zatrudnienia na czas określony.

Limity umów czasowych zostały wprowadzone w celu dbania o interes pracownika. Warto znać te przepisy, ponieważ nieświadomość nie uchroni pracodawcy przed konsekwencjami, które będą wiążące dla niego i dla pracownika, jeśli dana umowa zostanie przekształcona w umowę na czas nieokreślony.

#polecamy#

Question 12

Zamierzamy zatrudnić pracownika od 2 sierpnia 2021 roku. Posiada on badania okresowe z poprzedniej firmy, w której pracował do 15 lipca 2021 roku, ważne do lipca 2023 roku. Dotyczą tego samego stanowiska pracy. Czy powinniśmy skierować pracownika na wstępne badania lekarskie?

Accepted Answer

Wstępne badania lekarskie wstępne obowiązek pracodawcy

Pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy wysyła go na wstępne badania lekarskie. Z artykułu 229 § 4 Kodeksu pracy (dalej jako kp) wynika wprost, że pracodawca nie może dopuścić do pracy pracownika bez aktualnego orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku w warunkach pracy opisanych w skierowaniu na badania lekarskie. Zarówno wstępne badania lekarskie, jak i pozostałe, czyli kontrolne i okresowe, powinny być wykonywane na podstawie skierowania na badania wydanego przez pracodawcę. Warto wspomnieć, że wszystkie badania, na które kieruje pracodawca, czyli wstępne, kontrolne i okresowe, powinny być przeprowadzane na jego koszt.#zobacztez#

Badania od poprzedniego pracodawcy czy zwalniają z wstępnych badań?

Zgodnie z przepisami zwolnieniem z badań lekarskich mogą zostać objęte osoby przyjmowane do pracy u nowego pracodawcy w ciągu 30 dni od rozwiązania (wygaśnięcia) poprzedniej umowy – jeżeli przedstawią aktualne orzeczenie lekarskie (uzyskane na podstawie skierowania wydanego przez poprzedniego pracodawcę), stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy w warunkach środowiska pracy odpowiadających warunkom występującym na nowym stanowisku. Przy podejmowaniu decyzji o zwolnieniu z wstępnych badań lekarskich u nowego pracodawcy istotne będzie więc porównanie warunków pracy w nowym i poprzednim miejscu pracy. Nie tylko bowiem samo stanowisko, co do nazwy, powinno być takie samo, lecz także panujące tam warunki.

[alert-info]W przypadku stwierdzenia, że warunki określone w skierowaniu od poprzedniego pracodawcy nie odpowiadają warunkom występującym na aktualnym stanowisku pracy, pracodawca zwraca osobie przyjmowanej do pracy skierowanie oraz orzeczenie lekarskie wydane w wyniku takiego skierowania.[/alert-info]

Warunek dotyczący maksymalnego odstępu czasowego między jednym a drugim zatrudnieniem będzie zachowany. Natomiast druga przesłanka – praca w takich samych warunkach pracy, jak opisane w skierowaniu na badania lekarskie wydanym w poprzedniej firmie – wystąpi, jeżeli w nowej firmie warunki pracy na stanowisku będą odpowiadające tym we wspomnianym skierowaniu.

#banner-112641#

Badania wstępne zleceniobiorcy – czy konieczne?

Wielu pracodawców zatrudniających zleceniobiorców zastanawia się, czy również dla nich, zleceniobiorców, konieczne jest wykonanie badań lekarskich. Warto w tym miejscu podkreślić, że zgodnie z art. 304 kp pracodawca jest obowiązany zapewnić bezpieczne i higieniczne warunki pracy osobom fizycznym wykonującym pracę na innej podstawie niż stosunek pracy w zakładzie pracy lub w miejscu wyznaczonym przez pracodawcę, a także osobom prowadzącym w zakładzie pracy lub w miejscu wyznaczonym przez pracodawcę na własny rachunek działalność gospodarczą. Choć z przepisów nie wynika więc jasno, że badania i szkolenie BHP powinny być wykonywane również dla zleceniobiorców, w tej kwestii decyzję podejmuje sam pracodawca w oparciu o posiadaną wiedzę. Główny Inspektorat Pracy w piśmie, GNP/426/4560-364/07/PE, wyjaśnia: „Jeśli rodzaj wykonywanej pracy, stopień zagrożeń związanych z warunkami pracy lub przebiegiem procesów jest tak znaczny, że wskazane jest, aby nawet do doraźnego wykonywania tych prac lub przebywania w tych warunkach były dopuszczone wyłącznie osoby fizyczne mające odpowiedni stan zdrowia i przeszkolone w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy – pracodawca lub inny podmiot organizujący pracę może wymagać od osoby, z którą zawiera umowę cywilnoprawną, poddania się badaniu lekarskiemu lub szkoleniu w zakresie BHP. Wówczas osoba ta na podstawie art. 211 kp ma obowiązek odbyć szkolenie i poddać się badaniom BHP”.

Badania wstępne w dobie koronawirusa

Epidemia koronawirusa spowodowała, że pracodawcy niejednokrotnie nie mieli możliwości wysyłania swoich pracowników na badania lekarskie z różnych względów. Powstały nowe regulacje i określono, że w przypadku braku dostępu do lekarza uprawnionego do przeprowadzenia badania wstępnego lub kontrolnego (lekarza medycyny pracy), badanie takie może przeprowadzić – i wydać odpowiednie orzeczenie lekarskie – inny lekarz. Co więcej, wprowadzono zapis, że badanie takie może być przeprowadzone za pośrednictwem systemów teleinformatycznych lub systemów łączności. Ustawa określa także terminy dotyczące wydanych orzeczeń lekarskich:

orzeczenia lekarskie wydane w ramach wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich, których ważność upłynęła po 7 marca 2020 roku, zachowują ważność, nie dłużej jednak niż do upływu 60 dni od dnia odwołania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii;
jeżeli odrębne przepisy w zakresie badań lekarskich lub badań psychologicznych wymagają aktualnego orzeczenia lekarskiego albo psychologicznego, a jego ważność upłynęła po 7 marca 2020 roku, orzeczenie to zachowuje ważność, nie dłużej jednak niż przez 60 dni od dnia odwołania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii;
jeżeli odrębne przepisy uzależniają wykonywanie określonych czynności lub uzyskanie określonych uprawnień w celu wykonania czynności zawodowych od posiadania odpowiedniego orzeczenia lekarskiego albo psychologicznego, orzeczenie takie powinno być wydane niezwłocznie, nie później niż do upływu 60. dnia od dnia odwołania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii.

Zawieszenie terminów oraz wprowadzenie możliwości przeprowadzenia badań wstępnych przez innego lekarza miało na celu przede wszystkim usprawnienie procesu zatrudnienia w czasie epidemii.

Ze zwolnienia z przeprowadzenia wstępnych badań lekarskich nie mogą skorzystać osoby przyjmowane przez nowego pracodawcę do wykonywania prac szczególnie niebezpiecznych. Zatrudnienie na umowę o pracę wiąże się z bezwzględną koniecznością kierowania na badania lekarskie. Takiego wymogu nie ma w przypadku umowy zlecenia – decyzję o skierowaniu na badania podejmuje wówczas pracodawca.#polecamy#

#banner-112647#

Question 13

Jestem w czwartym tygodniu ciąży i aktualnie mam umowę o pracę na trzymiesięczny okres próbny, która zakończy się za miesiąc. Czy ciąża w trakcie umowy zawartej na okres próbny powoduje, że pracodawca nie może mnie zwolnić do dnia porodu?

Accepted Answer

Ciąża w trakcie umowy zawartej na okres próbny nie zawsze gwarantuje kontynuację zatrudnienia dla pracownicy – to, czy tego rodzaju umowa zostanie przedłużona pracownicy do dnia porodu, uzależnione jest od kilku czynników.

Umowa o pracę na okres próbny

Umowę o pracę na okres próbny pracodawcy zawierają najczęściej w celu weryfikacji kwalifikacji kandydata do pracy stałej. Chodzi tutaj o sprawdzenie – w praktyce – wiedzy oraz umiejętności nowego pracownika. Na tym etapie istotne mogą okazać się również kwestie związane z zaangażowaniem w wykonywaną pracę oraz umiejętność odnalezienia się w kulturze organizacyjnej panującej w firmie. Również samemu pracownikowi umowa taka ma zagwarantować możliwość przekonania się, czy wybrana przez niego firma będzie dobrym miejscem pracy, dającym poczucie bezpieczeństwa oraz zapewniającym dalszy rozwój zawodowy.

Przepisy prawa znajdujące się w Kodeksie pracy doprecyzowują ramy, w jakich pracodawca może nawiązać współpracę z pracownikiem na podstawie umowy o pracę na okres próbny.

[alert-info]Art. 25 Kodeksu pracy
§ 1. Umowę o pracę zawiera się na okres próbny, na czas nieokreślony albo na czas określony.
§ 2. Umowę o pracę na okres próbny, nieprzekraczający 3 miesięcy, zawiera się w celu sprawdzenia kwalifikacji pracownika i możliwości jego zatrudnienia w celu wykonywania określonego rodzaju pracy.[/alert-info]#zobacztez#

Jak wskazuje na to art. 25 Kodeksu pracy, umowa na okres próbny może zostać zawarta między stronami stosunku pracy maksymalnie na okres 3 miesięcy. Natomiast przepisy nie definiują minimalnego okresu obowiązywania umowy na okres próbny.

Tego rodzaju umowa powinna co do zasady zostać sporządzona na piśmie w przynajmniej 2 jednakowych egzemplarzach (dla pracownika i pracodawcy). W samej umowie powinny zostać określone:

strony umowy;
jej rodzaj;
okres obowiązywania;
data zawarcia oraz warunki pracy i wynagrodzenia.

[alert-info]Umowa o pracę na okres próbny należy do grupy umów terminowych, natomiast nie jest to umowa na czas określony[/alert-info]

Jak wskazują przepisy, umowy na okres próbny pracodawca nie może zawrzeć z pracownikiem, który już wcześniej był zatrudniony w jego firmie. Od powyższej zasady istnieją jednak pewne odstępstwa ujęte przepisami prawa.

Wyjątkowo pracodawca może zawrzeć umowę o pracę na okres próbny z pracownikiem, z którym już kiedyś łączył go stosunek pracy, jeżeli stanowisko i określone zadania z nim związane w rzeczywistości różnią się od tych występujących wcześniej.

#banner-112605#

Dodatkowo pracodawca może podpisać z pracownikiem umowę na okres próbny, jeżeli od zakończenia obowiązywania ostatniego wiążącego ich stosunku pracy minęły co najmniej 3 lata. W tym przypadku dopuszczalne jest wykonywanie przez taką osobę pracy tego samego rodzaju w ramach tego samego stanowiska, co przy poprzednim zatrudnieniu.

[alert-info]Art. 25 Kodeksu pracy
§ 3. Ponowne zawarcie umowy o pracę na okres próbny z tym samym pracownikiem jest możliwe:

jeżeli pracownik ma być zatrudniony w celu wykonywania innego rodzaju pracy;
po upływie co najmniej 3 lat od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniej umowy o pracę, jeżeli pracownik ma być zatrudniony w celu wykonywania tego samego rodzaju pracy; w tym przypadku dopuszczalne jest jednokrotne ponowne zawarcie umowy na okres próbny[/alert-info]

Co istotne, umowy o pracę na okres próbny nie zawiera się z pracownikami młodocianymi. Zatrudnianie młodocianych jest możliwe:

w celu przygotowania zawodowego (nauka zawodu lub przyuczenie do wykonywania określonej pracy)
do wykonywania lekkich prac

– na podstawie umowy o pracę na czas określony.

[alert-info]Więcej na temat zatrudnienia młodocianych można przeczytać w artykule: Zatrudnianie młodocianych - podstawowe informacje.[/alert-info]

Umowa o pracę na okres próbny a okres wypowiedzenia

Co do zasady umowa o pracę na okres próbny rozwiązuje się z upływem czasu jej obowiązywania, jednakże może zostać również rozwiązana za wypowiedzeniem. Okres wypowiedzenia umowy na okres próbny wynosi odpowiednio:

3 dni robocze – jeżeli okres próbny nie przekracza 2 tygodni;
1 tydzień – jeżeli okres próbny jest dłuższy niż 2 tygodnie;
2 tygodnie – jeżeli okres próbny wynosi 3 miesiące.

Ciąża w trakcie umowy zawartej na okres próbny

Kobiety w ciąży zatrudnione na podstawie czy to umowy o pracę na czas nieokreślony, czy na określony lub próbny, podlegają pod ochronę zatrudnienia, której ramy zostały ujęte w zapisach Kodeksu pracy.

[alert-info]Art. 177 Kodeksu pracy
§ 1. Pracodawca nie może wypowiedzieć ani rozwiązać umowy o pracę w okresie ciąży, a także w okresie urlopu macierzyńskiego pracownicy, chyba że zachodzą przyczyny uzasadniające rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia z jej winy i reprezentująca pracownicę zakładowa organizacja związkowa wyraziła zgodę na rozwiązanie umowy.[/alert-info]

Jednakże ciąża w trakcie umowy na okres próbny niekoniecznie musi skutkować kontynuacją współpracy pomiędzy ciężarną a pracodawcą. Powyższa zasada nie jest stosowana w stosunku do umów o pracę na okres próbny nieprzekraczających jednego miesiąca.

[alert-info]Niebawem mają wejść w życie przepisy wynikające z dyrektyw unijnych w sprawie równowagi między życiem zawodowym a prywatnym rodziców i opiekunów, dzięki którym pracownica w ciąży z którą zawarto umowę na okres próbny nieprzekraczający jednego miesiąca również będzie podlegała ochronie przed wypowiedzeniem.[/alert-info]

Natomiast zgodnie z przepisami umowa o pracę zawarta na czas określony lub na okres próbny przekraczający jeden miesiąc, która uległaby rozwiązaniu po upływie trzeciego miesiąca ciąży, zostaje przedłużona do dnia porodu.

W odpowiedzi na pytanie czytelniczki należy wskazać, że gdy w dniu rozwiązania umowy o pracę na okres próbny ciąża nie przekroczy trzeciego miesiąca ciąży, umowa o pracę nie zostanie z mocy prawa przedłużona do dnia porodu. Pracodawca może zawrzeć kolejną umowę o pracę (na czas określony lub nieokreślony), jednak nie jest do tego zobligowany przepisami prawa.#polecamy#

#banner-112608#

Question 14

Jako pracownik jestem odpowiedzialny w firmie za kwestie przygotowania wycen za wykonanie instalacji dla naszych klientów. Jestem jedyną osobą odpowiedzialną za ten obszar w biurze, nikt nie jest w stanie mnie zastąpić. Z powodu przemęczenia wynikającego z nadmiaru pracy oraz jej złych warunków rozchorowałem się i zostałem skierowany przez lekarza na zwolnienie. Mój szef zagroził mi, że mnie zwolni, jeśli nie wykonam swoich obowiązków. Czy ma do tego prawo? Czy brak zastępstwa za pracownika przebywającego na zwolnieniu lekarskim oznacza, że chory nadal zobligowany jest do wykonywania swoich zadań?

Accepted Answer

Zgodnie z przepisami nawiązanie stosunku pracy rodzi – zarówno po stronie pracodawcy, jak i pracownika – pewne prawa i obowiązki. W ramach stosunku pracy pracownik zobowiązuje się do wykonywania pracy określonego rodzaju, a pracodawca za tę pracę zobowiązany jest wypłacić godziwe wynagrodzenie.

Co natomiast dzieje się w przypadku, gdy pracownik nie może świadczyć pracy ze względu na swą nieobecność? Zgodnie z zapisami Kodeksu pracy podczas nieobecności usprawiedliwionej, w tym zwolnienia lekarskiego pracownika, co do zasady wręczenie wypowiedzenia jest czynnością nieskuteczną.

[alert-info]Art. 41 Kodeksu pracy
„Pracodawca nie może wypowiedzieć umowy o pracę w czasie urlopu pracownika, a także w czasie innej usprawiedliwionej nieobecności pracownika w pracy, jeżeli nie upłynął jeszcze okres uprawniający do rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia”.[/alert-info]#zobacztez#

Konsekwencje próby zwolnienia pracownika na zwolnieniu chorobowym

Pracodawca, który niezgodnie z przepisami Kodeksu pracy podejmie się czynności zwolnienia z pracy pracownika przebywającego na zwolnieniu lekarskim, naraża się na karę:

wypłaty odszkodowania,
wypłaty zadośćuczynienia (wynagrodzenie za czas pozostawania bez pracy).

Granice kwot odszkodowania zostały określone w art. 47¹ Kodeksu pracy. Ostateczną decyzję o wysokości odszkodowania podejmuje sąd; może być ona równa wynagrodzeniu za okres od 2 tygodni do 3 miesięcy, jednak nie mniejsza niż wynagrodzenie za okres wypowiedzenia.

Jednakże należy pamiętać, że pracodawca ma prawo zwolnić pracownika po stawieniu się zatrudnionego do pracy. W przypadku gdy pracownik zatrudniony jest na podstawie umowy o pracę na czas określony, pracodawca ma prawo zwolnić go bez konieczności podania przyczyny.

Sprawa ma się natomiast inaczej, w sytuacji gdy pracownik świadczy pracę w ramach umowy o pracę na czas nieokreślony – wtedy pracodawca zobowiązany jest uwzględnić w wypowiedzeniu przyczynę zwolnienia. Co istotne, jeżeli będzie ona niewystarczająca bądź niepoprawna, pracownik będzie miał prawo do odwołania się od takiego wypowiedzenia umowy w sądzie w ciągu 21 dni od momentu otrzymania wypowiedzenia, o czym mówi art. 264 § 1 Kodeksu pracy.[alert-info]Art. 44 Kodeksu pracy
„Pracownik może wnieść odwołanie od wypowiedzenia umowy o pracę do sądu pracy, o którym mowa w dziale dwunastym”.[/alert-info]

#banner-108849#

Brak zastępstwa za pracownika na zwolnieniu lekarskim

Brak zastępstwa za pracownika będącego nieobecnym w pracy z usprawiedliwionych przyczyn nie może być podstawą do zrzucania na niego winy za niewykonaną pracę. To po stronie pracodawcy leży obowiązek zapewnienia płynności pracy w firmie.

W przypadku gdy w zakładzie na stałe nie są zatrudniane dodatkowo osoby o wymiennych zdolnościach i doświadczeniu, pracodawca może na czas nieobecności danego pracownika postawić na skorzystanie z usług firm zewnętrznych bądź na nawiązanie współpracy ze specjalistą na podstawie np. umowy zlecenia w celu uzupełnienia braków w personelu.

Brak zastępstwa za pracownika nie może być powodem do świadczenia pracy przez osobę nieobecną np. w formie zdalnej.[alert-info]Świadczenie pracy przez osobę przebywającą na zwolnieniu lekarskim może skutkować cofnięciem takiemu pracownikowi przez ZUS prawa do zasiłku chorobowego.[/alert-info]

ZUS jest w stanie zweryfikować, czy dana osoba świadczy pracę w okresie usprawiedliwionej nieobecności. Potwierdzeniem świadczenia pracy przez nieobecnego pracownika mogą być:

wykonane połączenia telefoniczne;
wysłane służbowe maile;
podpisane dokumenty firmowe;
obecność w zakładzie pracy itp.

[alert-info]Pracownik przebywający na zwolnieniu lekarskim ma prawo i obowiązek przekazać kody dostępów do programów i systemów, które wymagane są do realizacji zadań z jego obszaru odpowiedzialności.[/alert-info]

Brak zastępstwa za pracownika – podsumowanie

Pracownik nieobecny w pracy z usprawiedliwionych powodów jest objęty ochroną. W tym czasie pracodawca nie ma prawa go zwolnić, nie może mu również nakazać świadczenia pracy np. w formie zdalnej, ponieważ takie zachowanie może skutkować utratą przez pracownika prawa do wypłaty zasiłku chorobowego. Pracownik przebywający na zwolnieniu chorobowym – jak w omawianym przypadku – zobowiązany jest jedynie do przekazania odpowiednich kodów i haseł pracodawcy do systemów potrzebnych do wykonania jego obowiązków. Brak zastępstwa za pracownika nie jest winą samego nieobecnego pracownika – to pracodawca powinien zorganizować wsparcie, które pozwoli na płynne funkcjonowanie firmy.

#polecamy#

#banner-113499#

Question 15

Rozwiązałem z pracownikiem umowę o pracę w terminie 6 lutego 2022 r., jednak dokument wyrejestrowania ZUS ZWUA przesłałem do ubezpieczyciela 15 lutego 2022 r. Czy przekroczyłem 7-dniowy termin na przekazanie dokumentów zgłoszeniowych do ZUS?

Accepted Answer

Zakład Ubezpieczeń Społecznych dzieli rodzaje deklaracji na dwie grupy: zgłoszeniowe oraz rozliczeniowe.

Deklaracje zgłoszeniowe osoby ubezpieczonej

Wśród formularzy służących do zgłoszenia do ubezpieczeń w ZUS pracowników, zleceniobiorców czy przedsiębiorców wyróżnia się:

ZUS ZUA – deklaracja służąca do dokonania zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego bądź do zgłoszenia zmiany danych osoby ubezpieczonej. Należy złożyć ją w celu zgłoszenia osoby nowo zatrudnionej (na podstawie umowy o pracę lub umów cywilnoprawnych) do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego. Służy ona również do zmiany bądź korekty danych dotyczących osoby ubezpieczonej (z wyjątkiem danych identyfikacyjnych),
ZUS ZZA deklaracja służąca do dokonania zgłoszenia do ubezpieczenia zdrowotnego bądź do zgłoszenia zmiany danych. Składa się ją w celu zgłoszenia do ubezpieczenia zdrowotnego osoby zatrudnionej, podlegającej wyłącznie obowiązkowi ubezpieczeniowemu zdrowotnemu. Deklaracja ta służy również do zmiany lub korekty danych osoby ubezpieczonej (z wyjątkiem danych identyfikacyjnych),
ZUS ZIUA formularz zgłoszeniowy zmiany danych identyfikacyjnych osoby ubezpieczonej. Należy go uzupełnić w przypadku, gdy uległy zmianie lub wymagają korekty dane identyfikacyjne osób zgłoszonych na formularzach ZUS ZUA, lub ZUS ZZA,
ZUS ZCNA zgłoszenie danych o członkach rodzin, których adres zamieszkania nie jest zgodny z adresem zamieszkania ubezpieczonego, dla celów ubezpieczenia zdrowotnego,
ZUS ZWUA deklaracja służąca do wyrejestrowania osoby z ubezpieczeń. Formularz uzupełnia się w momencie wyrejestrowania ubezpieczonego z ubezpieczeń społecznych i/lub zdrowotnego. Służy on również do korekty danych o wyrejestrowaniu ubezpieczonego.

Przekazanie dokumentów zgłoszeniowych do ZUS – terminy

Obowiązkiem każdego płatnika składek jest poinformowanie ZUS o zmianach dotyczących obowiązków ubezpieczeniowych osób ubezpieczonych maksymalnie w ciągu 7 dni od momentu zaistnienia zmian.

[alert-info]Art. 36. Ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych
„1. Każda osoba objęta obowiązkowo ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi podlega zgłoszeniu do ubezpieczeń społecznych. [...]
4. Zgłoszeń, o których mowa w ust. 2 i 3, dokonuje się w terminie 7 dni od daty powstania obowiązku ubezpieczenia, z zastrzeżeniem ust. 4a, 5, 5a i 9a”.[/alert-info]

Przekazanie dokumentów zgłoszeniowych do ZUS może się odbyć drogą elektroniczną z wykorzystaniem systemów kadrowych, drogą pocztową lub poprzez ich osobiste dostarczenie do siedziby Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.#zobacztez#

W momencie rozwiązania umowy z pracownikiem na płatniku składek ciąży obowiązek wyrejestrowania z ubezpieczeń wcześniej zgłoszonego ubezpieczonego. W przypadku osoby zatrudnionej na podstawie umowy o pracę, tytuł do ubezpieczenia ustaje z dniem rozwiązania umowy o pracę. Jak zostało wspomniane wcześniej, płatnik powinien tego dokonać w ciągu 7 dni od momentu ustania ubezpieczenia już byłego pracownika. Do wyrejestrowania z ubezpieczeń służy deklaracja ZUS ZWUA. W deklaracji ZUS ZWUA jako datę wyrejestrowania pracodawca podaje dzień kolejny po dniu, w którym została rozwiązana umowa o pracę.

Przykład 1.

Rozwiązanie umowy z pracownikiem nastąpiło 6 lutego 2022 r. Na druku ZUS ZWUA jako datę wyrejestrowania (ustania obowiązku ubezpieczenia) należy podać 7 lutego 2022 r.

Przy obliczaniu 7-dniowego terminu przekazania dokumentów zgłoszeniowych do ZUS należy uwzględnić przepisy Kodeksu postępowania administracyjnego i wliczyć również dni wolne od pracy.

Przykład 2.

W sytuacji przedstawionej we wcześniejszym przykładzie 7-dniowy termin na przekazanie deklaracji ZUS ZWUA do ZUS należy liczyć od dnia następującego po dniu rozwiązania umowy o pracę, czyli od 7 lutego 2022 r. W tym przypadku ostateczny termin złożenia deklaracji wyrejestrowania z ubezpieczeń upływa w 14 lutego 2022 r. i do tego dnia powinna była zostać przesłana do ZUS deklaracja ZUS ZWUA.

#banner-108060#

Deklaracje rozliczeniowe

Pracodawca ma obowiązek sporządzania również deklaracji rozliczeniowych, na których wykazane są składki za osoby zgłoszone do ubezpieczeń. Komplety rozliczeniowe zawierające formularz DRA oraz raporty imienne RCA, RSA, czy RPA płatnik powinien dostarczać do ZUS w określonych z góry terminach:

do 5. dnia następnego miesiąca – dla jednostek i zakładów budżetowych;
do 15. dnia następnego miesiąca – dla płatników posiadających osobowość prawną, dotyczy to m.in. spółek akcyjnych, spółek z o.o., spółdzielni, stowarzyszeń i fundacji;
do 20. dnia następnego miesiąca – dla pozostałych płatników składek, chodzi tu o przedsiębiorców opłacających wyłącznie składki na własne ubezpieczenia, przedsiębiorców i inne podmioty nieposiadające osobowości prawnej zatrudniające innych ubezpieczonych, w tym spółki osobowe (spółka: cywilna, jawna, partnerska, komandytowa, komandytowo-akcyjna, wspólnik jednoosobowej spółki z o.o.).

Sporządzanie i wysyłka deklaracji z systemu wFirma.pl

W systemie wFirma.pl użytkownicy mają możliwość generowania deklaracji rozliczeniowych DRA oraz deklaracje zgłoszeniowe. Są dostępne są z trzech poziomów:

START » ZUS » DEKLARACJE ZGŁOSZENIOWE » DODAJ lub
KADRY » PRACOWNICY » SZCZEGÓŁY PRACOWNIKA » DEKLARACJE lub
KADRY » DEKLARACJE » DODAJ.

Przekazanie dokumentów zgłoszeniowych do ZUS - generowanie deklaracji

Użytkownicy systemu wFirma.pl mają również możliwość wysyłania wygenerowanych deklaracji bezpośrednio z systemu do ZUS.

Wysyłka elektronicznych deklaracji ZUS dostępna jest z poziomu START » ZUS » DEKLARACJE ROZLICZENIOWE / DEKLARACJE ZGŁOSZENIOWE. Po zaznaczeniu jednej bądź wielu deklaracji należy wybrać opcję WYŚLIJ/EKSPORTUJ » WYŚLIJ DO ZUS.

Wysłana deklaracja zostaje oznaczona symbolem koperty - zielony kolor oznacza potwierdzenie przyjęcia deklaracji przez ZUS.#polecamy#

#banner-108063#

Zdaniem eksperta

PUE ZUS - obowiązkowe od 2023 roku!

Praktyka absolwencka - umowa na okres dłuższy niż 3 miesiące

Wynagrodzenie pracownika, który na wypowiedzeniu nie świadczy pracy- czy może stanowić koszt?

Opieka nad dzieckiem w czasie zwolnienia lekarskiego opiekuna

Ślub z pracownikiem – ile wynoszą składki ZUS za osobę współpracującą?

Podatek za pracownika a właściwy urząd skarbowy

Kiedy naliczyć składki ZUS za zatrudnionego pracownika?

Preferencyjne składki ZUS a zatrudnienie na etat

Staż urlopowy - jak go ustalić dla pracownika?

Ubezpieczenie zdrowotne dla rodziny a działalność gospodarcza

Umowa o pracę na okres próbny a limit 33 miesięcy

Wstępne badania lekarskie - obowiązek przeprowadzenia

Ciąża w trakcie umowy zawartej na okres próbny - co warto wiedzieć?

Brak zastępstwa za pracownika na zwolnieniu lekarskim – czy chory ma obowiązek wykonać swoją pracę?

Jaki jest termin na przekazanie dokumentów zgłoszeniowych do ZUS?

Artykuły

Wzory