Question 1

Chcę zawrzeć umowę zlecenie z osobą z ustalonym prawem do emerytury z wynagrodzeniem w ujęciu miesięcznym 3 500,00 zł brutto. Wiem już, że umowa zlecenie podpisana z emerytem jest podstawą do naliczania składek za ubezpieczenie społeczne, zdrowotne oraz wypadkowe. Co natomiast z FP i FGŚP? Czy składka chorobowa jest dobrowolna?

Accepted Answer

Umowa zlecenie, nazywana inaczej umową starannego działania jest jedną z form zatrudnienia, w której przyjmujący zlecenie zobowiązuje się do dokonania określonej czynności prawnej dla zleceniodawcy. Jakie składki należy opłacać za emeryta zatrudnionego w ramach umowy zlecenie?

Forma oraz treść - umowa zlecenie

Kodeks cywilny nie reguluje kwestii związanych z formą zawarcia umowy zlecenie. Oznacza to, że umowa zlecenie może zostać zawarta zarówno na piśmie, jak i w formie ustnej, która jest tak samo wiążąca dla obu stron, jak forma pisemna. Wybierając formę zawarcia umowy zlecenie warto mieć jednak na uwadze, że umowa taka zawarta w formie ustnej może okazać się niewystarczającym dowodem w przypadku dochodzenia roszczeń z tytułu tej umowy przed sądem.

Umowa zlecenie powinna zawierać następujące elementy:

oznaczenie stron umowy – dane zleceniodawcy oraz zleceniobiorcy,
przedmiot zlecenia – opis świadczonych czynności na rzecz zleceniodawcy,
datę rozpoczęcia oraz zakończenia umowy,
wysokość wynagrodzenia,
dodatkowe ustalenia np. możliwość wykonania zlecenia przez osoby trzecie, okres wypowiedzenia umowy,
podpisy obu stron umowy.

[alert-info]W 2025 roku minimalna stawka godzinowa dla umów zlecenie wynosi 30,50 zł.[/alert-info]

#zobacztez#

Oskładkowanie umowy zlecenie z emerytem 2025

Zgodnie z ustawą o systemie ubezpieczeń społecznych osoby wykonujące pracę na podstawie umowy zlecenie mające ustalone prawo do emerytury lub renty, podlegają obowiązkowo ubezpieczeniom społecznym oraz ubezpieczeniu zdrowotnemu. Ubezpieczenie chorobowe jest dobrowolne dla zleceniobiorcy i następuje na jego wniosek.

W tabeli poniżej zostały przedstawione obowiązkowe ubezpieczenia społeczne zleceniobiorcy wraz ze stopami procentowymi składek i źródłem ich finansowania.

Rodzaj ubezpieczenia	Zleceniobiorca	Zleceniodawca
emerytalne	9,76%	9,76%
rentowe	1,5%	6,5%
wypadkowe	-	1,67%*

* standardowa wysokość składki na ubezpieczenie wypadkowe obejmująca płatników składek, którzy zgłaszają do ubezpieczenia wypadkowego nie więcej niż 9 ubezpieczonych.

Oprócz wymienionych wyżej składek na ubezpieczenia społeczne zleceniodawca ma obowiązek opłacać za pracownika zatrudnionego w ramach umowy zlecenie składki na Fundusz Pracy w wymiarze 2,45% oraz składki na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych w wymiarze 0,10%. Co istotne, składek na FP oraz FGŚP nie opłaca się w przypadku, gdy zleceniobiorca ukończył 55 lat w przypadku kobiety lub 60 lat w przypadku mężczyzny.

Przykład 1.

65-letni pracownik, który ma prawo do emerytury, jest zatrudniony w ramach umowy zlecenie, z którego osiąga miesięczne wynagrodzenie w kwocie 3 500,00 zł brutto. Pracownik nie zadeklarował chęci do objęcia go dobrowolnym ubezpieczeniem chorobowym. Jakie składki należy opłacić za zleceniobiorcę i w jakiej wysokości?

Składki finansowane przez pracownika:

składka na ubezpieczenie emerytalne: 3 500,00 zł x 9,76% = 341,60 zł,
składka na ubezpieczenie rentowe: 3 500,00 zł x 1,5% = 52,50 zł,
składka na ubezpieczenie zdrowotne: 3 105,90 x 9% = 279,53 zł.

Suma składek finansowanych przez pracownika: 673,63 zł.

Składki finansowane przez pracodawcę:

składka na ubezpieczenie emerytalne: 3 500,00 zł x 9,76% = 341,60 zł,
składka na ubezpieczenie rentowe: 3 500,00 zł x 6,5% = 227,50 zł,
składka na ubezpieczenie wypadkowe: 3 500,00 zł x = 58,45 zł.

Suma składek finansowanych przez pracodawcę: 627,55 zł.

Za zleceniobiorcę należy opłacić składki na ubezpieczenie emerytalne, rentowe, wypadkowe oraz zdrowotne. W związku z tym, że pracownik ukończył 60 lat, nie należy opłacać za niego składek na FP i FGŚP.

#banner-203146#

Zgłoszenie zleceniobiorcy do ubezpieczeń

Zleceniodawca ma obowiązek zgłosić zleceniobiorcę-emeryta zatrudnionego w ramach umowy zlecenie do ubezpieczeń społecznych oraz ubezpieczenia zdrowotnego w ZUS. Zgłoszenia należy dokonać na druku ZUS ZUA z kodem tytułu ubezpieczenia 04 11 1X. Jako datę objęcia ubezpieczeniem należy podać pierwszy dzień obowiązywania umowy. Co istotne, zgłoszenie należy przekazać do ZUS w ciągu 7 dni od daty powstania obowiązku ubezpieczeniowego, czyli rozpoczęcia umowy zlecenie.

Przykład 2.

Pan Artur podjął prace na podstawie umowy zlecenie w dniu 11 października 2025 roku. Posiada prawo do emerytury i nie ma innego tytułu do objęcia ubezpieczeniami. Jak dokonać zgłoszenia w ZUS?

W tej sytuacji zleceniodawca powinien zgłosić go do ZUS na formularzu ZUS ZUA, gdzie jako datę powstania ubezpieczeń wskazuje się 11 października 2025 roku, natomiast jako kod tytułu ubezpieczenia wskazać należy 04 11 10. ZUA należy wysłać do ZUS maksymalnie do 18 października 2025 roku.

Dodawanie umowy zlecenie w systemie wFirma.pl

System wFirma.pl umożliwia proste generowanie umów cywilnoprawnych, w tym umowy zlecenie. W pierwszej kolejności należy wprowadzić zleceniobiorcę do systemu poprzez KADRY » PRACOWNICY » DODAJ.

Umowa zlecenie z emerytem a składki za ubezpieczenia ZUS - dodawanie pracownika

Następnie w celu wygenerowania umowy zlecenie należy przejść do zakładki KADRY » UMOWY » DODAJ » UMOWA ZLECENIE.

Umowa zlecenie z emerytem a składki za ubezpieczenia ZUS - dodawanie pracownika

W oknie dodawania umowy należy uzupełnić wymagane informacje tj. datę rozpoczęcia i zakończenia umowy czy wysokość wynagrodzenia, a następnie zapisać wprowadzone dane. Wygenerowaną umowę można wydrukować poprzez jej zaznaczenie i wybór z górnego paska zadań DRUKUJ » UMOWĘ. Dzięki temu zostanie wygenerowana umowa zawierające dane wprowadzone do systemu.

#polecamy#

#banner-203149#

Question 2

Od kwietnia zatrudniam pracownika na podstawie umowy o pracę. Myślałam, że w związku z tym, że poniosłam stratę, nie będę musiała opłacać podatku dochodowego od wynagrodzenia wypłaconego tej osobie. Proszę o pomoc – czy faktycznie pomimo straty muszę zapłacić zaliczkę na PIT-4R? Jeśli tak, to w jakim terminie należy zrobić przelew?

Accepted Answer

Pracodawca ma obowiązek opłacać za swojego pracownika zaliczki na podatek pobrane z wynagrodzenia. Nie ma tu znaczenia, czy zakład pracy poniósł w danym miesiącu stratę, czy osiągnął dochód. Zaliczka na PIT-4R zależna jest bowiem od dochodów uzyskanych przez osobę zatrudnioną. Co ważne, taki podatek należy opłacać co miesiąc.

Obowiązek poboru podatku z wynagrodzenia pracownika 2025

Zgodnie z art. 31 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej updof) pracodawca zobligowany jest do obliczenia i pobrania zaliczki na podatek dochodowy od dochodu osiągniętego przez pracownika.

[alert-info]Art. 31 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych
Osoby fizyczne, osoby prawne oraz jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, zwane dalej „zakładami pracy”, są obowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej lub spółdzielczego stosunku pracy, zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakłady pracy, a w spółdzielniach pracy – wypłaty z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej.[/alert-info]

Zaliczka na PIT-4R pobierana jest nie tylko od wynagrodzenia osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, ale także od wynagrodzeń tych osób, z którymi podpisano:

umowę o dzieło,
umowę-zlecenie,
kontrakt menadżerski,
umowę o naukę zawodu/przyuczenie do zawodu,
praktyki absolwenckie.

#zobacztez#

Ponadto podatek taki pobiera się od wypłat tzw. organów zarządzających – chodzi o wynagrodzenia wspólników spółki. Tu dodatkowo warto zwrócić uwagę, że wyliczenie podatku na zasadach ogólnych nie obejmuje:

umów cywilnoprawnych zawartych na kwotę do 200 zł brutto, od której pobiera się zryczałtowany podatek w wysokości 12% lub 32%. Tu wyłącza się umowy z wynagrodzeniem określonym wg stawki za wykonaną jednostkę – w tym przypadku niezależnie od ostatecznej kwoty konieczne jest pobranie zaliczki na PIT-4R;
umów cywilnoprawnych zawartych z cudzoziemcami nieposiadającymi certyfikatu rezydencji (niezależnie od kwoty wynagrodzenia) – tu wylicza się podatek zryczałtowany w wysokości 20%.

W powyższych przypadkach zaliczka na zryczałtowany podatek wykazywana jest w deklaracji PIT-8AR.

Jak wyliczyć zaliczkę na PIT-4R od wynagrodzenia pracownika w 2025 roku?

Aby obliczyć zaliczkę na podatek PIT-4R, konieczna jest znajomość stawek skali podatkowej. Są one określone w art. 32 ust. 2 updof.

[alert-info]Art. 32 ust. 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych
Zaliczki za miesiące od stycznia do grudnia wynoszą:
1) za miesiące, w których dochód podatnika uzyskany od początku roku w tym zakładzie pracy nie przekroczył kwoty stanowiącej górną granicę pierwszego przedziału skali – 12% dochodu uzyskanego w danym miesiącu;
2) za miesiąc, w którym dochód podatnika uzyskany od początku roku w tym zakładzie pracy przekroczył kwotę stanowiącą górną granicę pierwszego przedziału skali – 12% od tej części dochodu uzyskanego w tym miesiącu, która nie przekroczyła tej kwoty, i 32% od nadwyżki ponad kwotę stanowiącą górną granicę pierwszego przedziału skali;
3) za miesiące następujące po miesiącu, o którym mowa w pkt 2 – 32% dochodu uzyskanego w danym miesiącu.[/alert-info]

Wyliczenie zaliczki na podatek dochodowy pracownika zatrudnionego na podstawie umowy o pracę można rozpisać w dwóch krokach:

ustala się podstawę opodatkowania – przychód brutto pomniejszony o składki społeczne oraz koszty uzyskania przychodu w wysokości 250 zł lub 300 zł. Wynik zaokrągla się do pełnych złotych;
podstawę opodatkowania mnoży się przez odpowiednią stawkę podatku, a następnie odejmuje się od niej kwotę zmniejszającą podatek w wysokości 300 zł.

#banner-203140#

Przykład 1.

Pan Marek otrzymuje stałe wynagrodzenie w wysokości 5 000,00 zł. Jego miejsce zamieszkania znajduje się w innej miejscowości niż zakład pracy. Ile wyniesie zaliczka na podatek od wynagrodzenia pana Marka wyliczona wg stawki 12%?

Dane do wyliczenia:

składki społeczne: 5 000,00 zł × 13,71% = 685,50 zł;
koszty uzyskania przychodu: 300 zł;
ulga podatkowa od lipca 2022 roku: 300 zł

Wyliczenie zaliczki na PIT-4R:
5 000,00 zł − 685,50 zł − 300,00 zł = 4014,50 zł ~ 4 015,00 zł;
4 015,00 zł × 12% − 300,00 zł = 181,80 zł ~ 182,00 zł.

Gdzie i w jakim terminie wpłacić zaliczkę na PIT-4R za pracownika?

Obecnie każdy podatnik dokonuje wpłaty podatków na indywidualny mikrorachunek podatkowy. Tu należy jednak zaznaczyć, że zaliczki od wynagrodzeń pracowników podlegają wpłacie na mikrorachunek pracodawcy. Jest to ten sam rachunek, na jaki przelewane są środki należne za podatek dochodowy wyliczony z działalności czy podatek VAT. Pracownik może dokonać wpłat na swój indywidualny mikrorachunek podatkowy np. wtedy, gdy wyjdzie mu niedopłata podatku w jego zeznaniu rocznym.

Ważne jest terminowe regulowanie zobowiązań wobec fiskusa. W przypadku podatku za pracownika termin płatności zaliczek przypada na 20. dzień miesiąca następującego po miesiącu, w którym podatek został pobrany. Jeżeli 20. dzień miesiąca przypada na dzień wolny od pracy (sobota, niedziela, święto), wówczas termin przesuwa się na kolejny (następujący po tej dacie) dzień roboczy. Nie ma tu możliwości wybrania opłacania zaliczek na PIT-4R kwartalnie, tak jak w przypadku podatku dochodowego z działalności.

Przykład 2.

Pracodawca wypłaca wynagrodzenia z przesunięciem, czyli na 10. dzień miesiąca następujący po miesiącu, za jaki wynagrodzenie jest należne. Wynagrodzenie pracownika za marzec zostało wypłacone 10 kwietnia. Podatek od wynagrodzenia zostanie pobrany w maju, zatem jego wpłaty należy dokonać do 22 maja (20 maja przypada w sobotę).

Podatek dochodowy wykazywany w rocznej deklaracji PIT-4R opłaca pracodawca jako płatnik, za swojego pracownika (podatnika). Należy go obliczyć i pobrać z pensji pracownika. Wyliczony podatek jest częścią składową kwoty brutto wynagrodzenia pracownika. Stanowi ona w pełni koszt uzyskania przychodu w firmie.

Nieterminowa wpłata zaliczki na podatek za pracownika może spowodować konieczność naliczenia odsetek, które będą wymagane, jeśli ich kwota przekroczy 8,70 zł.

Wykazanie zaliczek okresowych w deklaracji PIT-4R

Płatnicy (pracodawcy) nie mają obowiązku okresowego wykazywania zaliczek w okresowych deklaracjach podatkowych. Pobrany od wynagrodzeń podatek wykazuje się w deklaracji rocznej PIT-4R, którą należy sporządzić i wysłać do urzędu skarbowego właściwego ze względu na siedzibę firmy. Zeznanie to należy złożyć maksymalnie do 31 stycznia za rok poprzedni.

Wyliczenie zaliczki na PIT-4R w systemie płacowym

Ustalenie wysokości podatku za pracownika jest proste, gdy używa się specjalnego oprogramowania do rozliczania płac. Takie rozwiązanie oferuje system wFirma.pl. Zaliczkę na PIT-4R można obliczyć w dwóch kliknięciach. Po sporządzeniu list płac za pracowników wyliczenia podatku dokonuje się w zakładce START » PODATKI » PODATEK ZA PRACOWNIKA, gdzie wybrać należy opcję WYLICZ PODATEK.

Następnie pojawi się okno z wyborem miesiąca, za który wyliczona ma zostać zaliczka. Po wyborze odpowiedniego okresu pojawi się wpis z wyliczonym podatkiem.

pit-4r

Wszystkie wyliczone w powyższy sposób zaliczki zostaną automatycznie wykazane w deklaracji PIT-4R, którą następnie można wysłać bezpośrednio do urzędu skarbowego dzięki integracji systemu wFirma.pl z bramką Ministerstwa Finansów.

Podsumowując pracodawca ma obowiązek opłacać za swojego pracownika zaliczki na podatek pobrane z wynagrodzenia. Obecnie każdy podatnik dokonuje wpłaty podatków na indywidualny mikrorachunek podatkowy. Tu należy jednak zaznaczyć, że zaliczki od wynagrodzeń pracowników podlegają wpłacie na mikrorachunek pracodawcy. #polecamy##banner-203143#

Question 3

Pracownica zatrudniona na podstawie umowy o pracę wyszła za mąż i zgłosiła, że zmieniła nazwisko. Dodatkowo zmieniła też miejsce zamieszkania i zameldowania. Jej dzieci, które były zgłoszone do ubezpieczenia zdrowotnego, także zmieniły adres zamieszkania i zameldowania. Kiedy powinna być zgłoszona zmiana danych w ZUS-ie i jakie dokumenty należy złożyć w tym celu?

Accepted Answer

Zmiana danych w ZUS-ie powinna być zgłoszona w terminie 7 dni od daty zaistnienia tych zmian lub stwierdzenia nieprawidłowości. Płatnik składek – pracodawca – musi zgłosić zmianę danych zawartych w zgłoszeniach ZUS ZUA/ZZA bezpośrednio na tych drukach lub też poprzez wyrejestrowanie ubezpieczonego i ponowne zgłoszenie.

[alert-info]7-dniowy okres, w jakim płatnik powinien poinformować ZUS o zmianach, oblicza się od dnia następującego po dniu wystąpienia danej okoliczności. Dodatkowo okres ten należy rozumieć jako 7 następujących po sobie dni kalendarzowych – czyli uwzględnia się przy ustalaniu daty wysyłki również soboty, niedziele i święta.[/alert-info]

Zmiana danych w ZUS-ie – dane identyfikacyjne

W przypadku zmiany danych identyfikacyjnych takich jak:

pierwsze imię,
nazwisko,
PESEL,
data urodzenia,
seria i numeru dowodu osobistego lub paszportu

– jeszcze do niedawna należało złożyć w trybie zmiany druk ZUS ZIUA, czyli zgłoszenie zmiany danych identyfikacyjnych osoby ubezpieczonej. Od momentu wdrożenia Interaktywnego Płatnika Plus (IPP) część danych jest przekazywana do ZUS-u z rejestru urzędowego PESEL. W przypadku zmiany nazwiska pracownika nie przekazuje się tej informacji na formularzu ZUS ZIUA. Dane zmienią się automatycznie.#zobacztez#

Ważne jest również prawidłowe wykazanie nowych danych w deklaracjach rozliczeniowych. Przy składaniu deklaracji DRA pracownik powinien mieć określone w raporcie imiennym takie dane, jakie są dla niego właściwe w miesiącu wysyłania deklaracji. W innym przypadku mogą pojawić się problemy z wysyłką deklaracji.

Przykład 1.

Pani Renata zmieniła nazwisko 12 marca 2025 roku. Wynagrodzenie za luty pracodawca naliczył na liście płac, posługując się jej poprzednimi danymi. Podczas wysyłki deklaracji pojawił się błąd związany z różnicą w nazwisku. Czy można zmienić nazwisko na deklaracji?

Pracodawca musi zaktualizować nazwisko pracownika w raporcie imiennym na obecne, mimo że w lutym, czyli w miesiącu, za jaki składana jest deklaracja, pracownica miała inne dane.

Zmiana danych w ZUS-ie – dane ewidencyjne i adresowe

Zmiany danych ewidencyjnych, takich jak drugie imię, nazwisko rodowe, obywatelstwo, płeć lub adres zamieszkania, zameldowania czy korespondencji, należy dokonać poprzez złożenie druku ZUS ZUA/ZUS ZZA w trybie zmiany, podając aktualne dane. W deklaracji ZUS ZUA/ZZA w bloku I Dane organizacyjne wpisujemy odpowiednią cyfrę „1” oznaczającą zmianę deklaracji pierwotnej.

Natomiast, jeśli doszło do pomyłki, wówczas składa się deklarację zgłoszeniową w trybie korekty wpisując cyfrę „2”.

Przykład 2.

Podczas wypełniania deklaracji zgłoszeniowej ZUS ZUA pracownika pracodawca popełnił błąd w adresie zamieszkania. Jak poprawić dane?

Nieprawidłowe dane adresowe pracownika powinien poprawić na ZUA w trybie korekty.

Zmiana danych w ZUS-ie – wyrejestrowanie i ponowna rejestracja

Zgłoszenie zmiany dotyczy także innych informacji niż dane identyfikacyjne pracownika. Zmiana danych w ZUS-ie może odnosić się również do podlegania ubezpieczeniom w ZUS-ie, kodu tytułu ubezpieczenia czy daty objęcia ubezpieczeniami. W takiej sytuacji korekty nie można zwykle dokonać bezpośrednio na dokumencie zgłoszeniowym – konieczne jest wyrejestrowanie osoby ubezpieczonej z ZUS-u, a następnie ponowne jej zgłoszenie z poprawnymi danymi.

Przykład 3.

Pan Marek jest zatrudniony na podstawie umowy o pracę z wynagrodzeniem powyżej minimalnego. Dodatkowo podpisał umowę zlecenie, z której jest zgłoszony wyłącznie do ubezpieczenia zdrowotnego. Z dniem 30 czerwca zakończył zatrudnienie na etat. W związku z tym jedynym tytułem do objęcia ubezpieczeniami stała się umowa zlecenie. Jakie deklaracje złożyć?

W takiej sytuacji w firmie, w której pracuje jako zleceniobiorca, pan Marek powinien zostać:

wyrejestrowany z ubezpieczenia zdrowotnego na druku ZWUA z datą ustalenia ubezpieczenia 1 lipca, kod przyczyny wyrejestrowania 600;
zgłoszony do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych na ZUA (ewentualnie dobrowolnego chorobowego) i zdrowotnego z datą 1 lipca.

Obie deklaracje należy przekazać do ZUS-u maksymalnie 8 lipca.

Przykład 4.

Pan Karol uzyskał orzeczenie o lekkim stopniu niepełnosprawności od 16 lipca. Dotychczas zgłoszony był do ubezpieczenia zdrowotnego z kodem 05 10 00. Powinien dokonać przerejestrowania z dniem uzyskania statusu osoby niepełnosprawnej na drukach:

ZWUA z kodem tytułu ubezpieczenia 05 10 00 z dniem wyrejestrowania 16 lipca, kod przyczyny wyrejestrowania 600;
ZZA z kodem tytułu ubezpieczenia 05 10 01, zgłoszenie z dniem 16 lipca.

Termin złożenia deklaracji zgłoszeniowych w ZUS-ie minie 23 lipca.

#banner-202555#

Przykład 5.

Pani Marta podpisała umowę o pracę 30 kwietnia, jednak rozpoczęcie pracy miało nastąpić 4 maja. Pracodawca zgłosił pracownicę na ZUA ze złą datą powstania tytułu ubezpieczenia – z 1 maja zamiast z 4 maja. Jakie deklaracje złożyć?

W takiej sytuacji powinien wysłać do ZUS-u deklaracje:

wyrejestrowanie ZWUA z dniem 1 maja, kod przyczyny wyrejestrowania 600;
zgłoszenie ZUA z dniem 4 maja.

Powyższe deklaracje należy przekazać maksymalnie do 11 maja.

Warto również pamiętać, że od 16 maja płatnicy zobowiązani są do podania w zgłoszeniu również kodu zawodu wykonywanego przez ubezpieczonego. W razie podania niepoprawnego kodu konieczne jest wysłanie do ZUS-u deklaracji ZUA/ZZA w trybie zmiany.

Przykład 6.

Pan Robert został zgłoszony do ZUS-u na deklaracji ZUA z kodem wykonywania zawodu 251401. Natomiast powinien zostać zgłoszony z kodem 251402. Czy należy złożyć korektę?

W takiej sytuacji pracodawca musi wykonać ZUS ZUA w trybie zmiany, gdzie w bloku I Dane organizacyjne należy podać cyfrę „1”, a następnie powinien wpisać poprawny kod wykonywanego zawodu. Pozostałe dane powinny pozostać bez zmian.

Zmiana danych w ZUS-ie może się również odnosić do sekcji dotyczącej rozwiązania stosunku pracy, gdzie płatnik powinien podać tryb, podstawę prawną, datę oraz osobę inicjującą zakończenie umowy.

Przykład 7.

Pracodawca rozwiązał umowę z pracownikiem za porozumieniem stron. W deklaracji wyrejestrowującej podał jako kod wygaśnięcia/ kod trybu rozwiązania stosunku pracy 23R zamiast 22R. Czy należy złożyć korektę?

W takiej sytuacji powinien sporządzić ZWUA w trybie korekty, gdzie należy wskazać prawidłowy kod wygaśnięcia/ trybu rozwiązania umowy.

Zmiana w ZUS-ie adresu członka rodziny

Dane członka rodziny osoby ubezpieczonej zmienia się na druku ZUS ZCNA. W przypadku zmiany adresu czy innych danych identyfikacyjnych należy:

złożyć wyrejestrowanie członka rodziny na ZCNA;
złożyć ZCNA z nowymi danymi.

W omawianym przypadku zmiana nazwiska pracownicy zostanie dokonana w ZUS-ie automatycznie. Modyfikację adresu należy zrobić na druku ZUS ZUA w trybie zmiany. Adresy członków rodziny natomiast zmienia się, składając wyrejestrowanie ZUS ZCNA i rejestrując dzieci ponownie, z aktualnymi danymi. Deklaracje te trzeba złożyć w terminie 7 dni od oświadczenia pracownicy o zmianie lub przedłożenia dokumentu poświadczającego zmianę.#polecamy#

#banner-202558#

Question 4

Kiedy zatrudnia się pracownika, powstaje obowiązek założenia i prowadzenia jego dokumentacji pracowniczej. W jej skład wchodzą akta osobowe pracowników oraz dokumentacja związana ze stosunkiem pracy. Jak powinno prowadzić się taką dokumentację? Czy potrzebne są zakładki do akt osobowych?

Accepted Answer

[alert-info]Od 2019 roku pracodawcy mogą prowadzić akta w wersji papierowej i elektronicznej.[/alert-info]

Zakładki do akt osobowych – wzór do wydruku

#dopobrania#

#zobacztez#

Zmiany w aktach osobowych – nowa piąta część

Nowe rozporządzenie określa, że akta osobowe mają się składać z pięciu części. Zmiana ta obowiązuje od 20. marca 2023 roku. Wcześniej składały się one z trzech, a później z czterech części. Nowe akta powinny więc zawierać części: A, B,C, D i E. Każda z nich ma obejmować określony katalog dokumentów:

A – oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich;
B – dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika;
C – oświadczenia lub dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy;
D – odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu;
E – dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu.

Zakładka do części A akt osobowych – co się w niej wpisuje?

W części A akt osobowych przechowuje się:

oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie;
skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich (art. 229 § 1 pkt 1, § 1¹ i 1² Kodeksu pracy).

Część A akt osobowych powinna zawierać wykaz znajdujących się w niej oświadczeń lub dokumentów. Dokumenty znajdujące się w tej części numeruje się i opisuje w wykazie.

#banner-202156#

Zakładka do części B akt osobowych

Część B zwykle jest najbardziej obszerna, ponieważ znajdują się tu dokumenty związane z przebiegiem zatrudnienia w firmie, m.in.:

umowa o pracę;
oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych gromadzone w związku z nawiązaniem stosunku pracy;
zakres czynności (obowiązków);
potwierdzenia zapoznania się m.in. z regulaminem pracy, otrzymaniem informacji o warunkach zatrudnienia;
dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się;
dokumenty związane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych;
potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z treścią regulaminu pracy, z przepisami BHP;
oświadczenia dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie;
dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem przez pracownika z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego lub urlopu wychowawczego;
dokumenty związane z udzielaniem urlopu bezpłatnego;
skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące badań lekarskich wstępnych, okresowych i kontrolnych.

Od 2023 roku nowymi dokumentami są tu:

potwierdzenie poinformowania pracownika o kontroli trzeźwości pracowników lub na obecność w ich organizmach środków działających podobnie do alkoholu, grupie lub grupach pracowników objętych taką kontrolą i sposobie jej przeprowadzania;
dokumenty o wykonywaniu pracy w formie zdalnej.

Oświadczenia lub dokumenty znajdujące się w tej części przechowuje się w porządku chronologicznym i numeruje. Opis dokumentu i jego numer powinien zawierać się na wykazie – zakładce do akt.

Zakładka do części C akt osobowych

Część C uzupełniana jest w związku z ustaniem zatrudnienia. Znajdują się tu:

oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę;
wnioski dotyczące wydania, sprostowania lub uzupełnienia świadectwa pracy;
dokumenty dotyczące niewypłacenia pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy;
kopia wydanego świadectwa pracy;
potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym;
umowa o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę;
skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie związane z okresowymi badaniami lekarskimi w związku z wykonywaniem pracy w warunkach narażenia na działanie substancji i czynników rakotwórczych lub pyłów zwłókniających.

W tej części także powinno numerować się dokumenty i wpisywać do wykazu znajdującego się w stosownej zakładce.

#banner-202153#

Zakładka do części D akt osobowych

Część D akt często pozostaje pusta. Dzieje się tak, ponieważ przechowuje się tu odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu.

Dokumenty znajdujące się w tej części najłatwiej przechowywać w wydzielonych częściach dotyczących danej kary, gdzie przyporządkowuje się odpowiednio numery D1, D2 i kolejne. W każdej z tych części dokumenty przechowuje się w porządku chronologicznym, ponumerowane i tworzy ich wykaz dotyczący każdej z nich. Gdy informacja o karze powinna zostać usunięta z akt osobowych, wówczas usuwa się całą wydzieloną część dotyczącą danej kary, a pozostałym przyporządkowuje się następujące po sobie numery.

Nowa zakładka do części E akt osobowych

Część E pojawiła się w 2023 roku w związku z koniecznością gromadzenia nowych dokumentów w aktach osobowych pracowników, które nie były sklasyfikowane w żadnej obowiązującej dotąd części tych akt – dokumentacji dotyczącej kontroli trzeźwości. W tej części będą znajdowały się m.in.:

informacje dotyczące kontroli trzeźwości pracownika przeprowadzonej przez pracodawcę;
informacje dotyczące badania stanu trzeźwości pracownika przeprowadzonego przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego;
informacje dotyczące kontroli pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu;
informacje dotyczące badania pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu przeprowadzonego przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego.

Dokumenty w części E akt osobowych pracownika mogą być przechowywane w podobny sposób, co w części D – wydzielonych częściach dotyczących danej kontroli (E1, E2 itd.). Porządek chronologiczny, numerowanie oraz tworzenie wykazu dokumentów będzie dotyczyć każdej z tych wydzielonych części. Usunięcie informacji o badaniu ma polegać na usunięciu całej wydzielonej części dotyczącej tej informacji, a pozostałym są przyporządkowywane następujące po sobie numery.

[alert-info]Dokumenty w części D oraz E są usuwane z akt po upływie okresu wskazanego w przepisach.[/alert-info]

W systemie wFirma łatwo przechowasz e-akta osobowe

Do prowadzenia akt osobowych pracownika w formie elektronicznej warto wykorzystać systemy, które spełniają wymagania wskazane w rozporządzeniu. Od 1. stycznia 2019 roku system wFirma służący do prowadzenia księgowości i kadr online jest już przystosowany do prowadzenia akt pracowników w nowej formie – pięciu omawianych części oraz mniejszych części tematycznych. W zakładce u każdego pracownika dodanego do systemu znajduje się folder E-AKTA, gdzie przechowywana jest dokumentacja pracownicza.

Zakładki do akt osobowych - e-akta w wfirma

W folderze Dokumenty znajdują się dwie grupy dokumentacji: akta osobowe oraz dokumenty pracownicze. System wFirma spełnia wszystkie warunki dotyczące prowadzenia e-akt. Umożliwia on umieszczanie dokumentów w poszczególnych katalogach oraz opatrywanie ich kwalifikowanym podpisem. Ta możliwość jest jednym z najważniejszych wymogów przy prowadzeniu dokumentów w formie elektronicznej. Ponadto system jest bardzo ergonomiczny i pozwala na łatwe wyszukiwanie danych w katalogach. Użytkownik ma możliwość weryfikacji, jakie działania zostały dokonane na wybranym dokumencie, a także kto je wykonał (system logów). Dzięki tym funkcjom zarówno pracodawcy, jak i pracownicy mają pewność, że ich dane przechowywane są w bezpieczny sposób i zgodnie z wszystkimi wymogami prawnymi.

#polecamy#

#banner-202159#

Question 5

Od kilku miesięcy zatrudniam dwie osoby na umowy zlecenia ze stałym wynagrodzeniem miesięcznym. Pierwszy ze zleceniobiorców przystąpił do ubezpieczenia chorobowego, drugi zleceniobiorca nie podlega ubezpieczeniu chorobowemu. W styczniu obaj przebywali 5 dni na zwolnieniach lekarskich, które są dostępne na PUE. Jak w tej sytuacji należy obliczyć wynagrodzenie za niepełny miesiąc umowy? Jak pomniejszać wynagrodzenie zleceniobiorcy w przypadku choroby?

Accepted Answer

Zdarza się, że osoba zatrudniona na podstawie umowy zlecenia zachoruje i wtedy należy rozważyć, czy i w jaki sposób pomniejszać wynagrodzenie zleceniobiorcy. Czy należy wypłacić mu wynagrodzenie za czas, w jakim nie pracował? Odpowiedź poniżej.

Czym jest umowa zlecenie?

Umowa zlecenie jest umową cywilnoprawną i jedną z najpopularniejszych form zatrudnienia. Oznacza to, że przy jej zawieraniu, wykonywaniu, rozwiązywaniu czy rozstrzyganiu wszelkich sporów zastosowanie mają przepisy Kodeksu cywilnego, a nie Kodeksu pracy. Umowa zlecenie to zobowiązanie zleceniobiorcy do wykonania określonej czynności dla innego podmiotu – zleceniodawcy, na warunkach które zostały określone w umowie.

Zatrudniając zleceniobiorcę, powinno się pamiętać, iż w przypadku takiej umowy istnieje obowiązek naliczania i odprowadzania składek na ubezpieczenia społeczne do ZUS-u, jedynie składka zdrowotna jest tu dobrowolna. Zleceniodawca zwolniony jest z odprowadzania składek społecznych za zleceniobiorcę, gdy zleceniobiorca posiada inne tytuły do ubezpieczenia, których kwota jest równa lub wyższa niż minimalna krajowa.[alert-info]W przypadku umowy zlecenia ubezpieczenie chorobowe jest dobrowolne.[/alert-info]#zobacztez#

Wynagrodzenie zleceniobiorcy w przypadku choroby

Umowy zlecenia nie podlegają regulacjom Kodeksu pracy, czyli w stosunku do osób zatrudnionych na podstawie umowy zlecenia nie ma zastosowania rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy. Przepisy prawa nie regulują wprost sposobu zmniejszenia wynagrodzenia zleceniobiorców. Strony stosunku cywilnoprawnego mają pełną swobodę w kształtowaniu związanych z tym zagadnieniem postanowień. Dlatego informacja, jak pomniejszać wynagrodzenie zleceniobiorcy w przypadku choroby, powinna zostać uregulowana w samej treści umowy.

W przypadku gdy w treści umowy zlecenia nie ma zapisów, które określałyby, jak pomniejszać wynagrodzenie zleceniobiorcy w razie choroby, wówczas przyjmuje się, że wynagrodzenie może być zredukowane tylko wtedy, gdy zatrudniona osoba nie wykonała w pełni zleconych prac z powodu nieobecności chorobowej. Zatem jeśli mimo choroby zleceniobiorca zrealizował zlecenie w całości, brak jest podstaw do redukowania zapłaty za pracę, czyli otrzymuje on wynagrodzenie w pełnej wysokości.

Jeżeli zlecenie nie zostało wykonane w całości, wówczas – z uwagi na fakt braku przepisów prawnych określających metodę zmniejszenia wynagrodzenia za dni chorobowe w przypadku umów ze stałą miesięczną kwotą – pozostaje to w decyzji zleceniodawcy.[alert-info]Jeżeli mimo choroby zleceniobiorca zrealizował zlecenie w całości, nie należy obniżać mu zapłaty.[/alert-info]

Natomiast zgłoszenie do ubezpieczenia chorobowego zleceniobiorcy nie powinno mieć wpływu na takie wyliczenie. Zleceniodawca może przykładowo:

podzielić kwotę wynagrodzenia przez liczbę dni kalendarzowych w danym miesiącu i pomnożyć otrzymany wynik przez liczbę dni, w których wykonywane było zlecenie w tym miesiącu;
podzielić kwotę miesięcznego wynagrodzenia przez liczbę godzin, w jakich miało być wykonywane zlecenie, i pomnożyć otrzymany wynik przez liczbę godzin wykonywania zlecenia w danym miesiącu;
ustalić procent realizacji zlecenia w danym miesiącu i przemnożyć wyznaczoną stawkę procentową przez wynagrodzenie miesięczne.

Podczas tych wyliczeń należy pamiętać, że w przypadku umów zleceń obowiązuje minimalna stawka godzinowa dla zleceniobiorców, która w 2025 roku od lipca wynosi 30,50 zł. Zapłata za pracę po podzieleniu przez liczbę wypracowanych w miesiącu godzin nie może być niższa od 30,50 zł. W przeciwnym wypadku należy wypłacić wyrównanie do tej kwoty.

#banner-201982#

Przykład 1.

Pan Mateusz zatrudniony jest na umowę zlecenie gwarantującą stałe miesięczne wynagrodzenie w wysokości 5000 zł brutto. W sierpniu wskutek choroby zrealizował w czasie 100 godzin 90% przewidzianych na ten miesiąc prac i przebywał 5 dni na zwolnieniu chorobowym. A zatem jego wynagrodzenie powinno wynieść 4500 zł brutto (5000 zł x 90%). Uzyskana kwota w przeliczeniu na godzinę jest wyższa od godzinowej stawki minimalnej obowiązującej w 2025 roku, tj. 4500 zł : 100 godzin = 45 zł; (45 zł > 30,50 zł.)

Przykład 2.

Pan Karol pracuje na podstawie umowy zlecenia ze stawką miesięczną wynoszącą 2000 zł. Zgodnie z umową w sierpniu miał do przepracowania 60 godzin, jednak w związku z 5-dniowym zwolnieniem lekarskim przepracował jedynie 50 godzin. Zleceniodawca wyliczył jego wynagrodzenie w następujący sposób:

2 000 zł : 60 godzin = 33,33 zł

33,33 zł x 5 godzin = 1666,67 zł.

Godzinowa kwota w tym przypadku jest wyższa od minimalnej stawki godzinowej.

Przykład 3.

Pan Jan ma zawartą umowę zlecenie przewidującą wynagrodzenie określone w stałej miesięcznej kwocie na poziomie 3 000 zł brutto. W sierpniu:

przepracował w sumie 26 dni (60 godzin);
chorował przez 5 dni.

Zleceniodawca postanowił zmniejszyć wynagrodzenie zleceniobiorcy w przypadku choroby w następujący sposób:

3 000 zł : 31 dni = 96,77 zł;

96,77 zł x 26 dni = 2 516,02 zł.

Kwota ta w przeliczeniu na godzinę jest wyższa od godzinowej stawki minimalnej obowiązującej w 2023 roku: 2516,02 zł : 60 godzin = 41,96 zł (41,93 zł > 30,50 zł).

Zleceniobiorcy przebywający na zwolnieniu lekarskim, którzy są zgłoszeni do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego, otrzymają za ten czas zasiłek chorobowy. Może się jednak zdarzyć, że zleceniobiorca nie przystąpił dobrowolnie do ubezpieczenia chorobowego albo stał się niezdolny do pracy w tzw. okresie wyczekiwania. W takiej sytuacji może on uzyskać zaświadczenie lekarskie na druku ZUS ZLA i przedstawić je płatnikowi składek, ale za ten okres nie nabędzie prawa do zasiłku chorobowego.

Decyzja, jak pomniejszać wynagrodzenie zleceniobiorcy w przypadku choroby, w większości sytuacji należy do zleceniodawcy. Trzeba jednak pamiętać, że konieczne jest, aby zapłata za pracę po podzieleniu przez liczbę wypracowanych w miesiącu godzin nie była niższa od minimalnej stawki godzinowej obowiązującej w danym roku.#polecamy##banner-201988#

Question 6

Nie przekazałam w terminie do urzędu skarbowego deklaracji PIT-11 za pracowników. Czy urząd skarbowy może nałożyć na mnie jakąś karę? Co mogę zrobić w tej sytuacji, aby uniknąć ewentualnych konsekwencji?

Accepted Answer

Informacja o dochodach oraz pobranych zaliczkach na podatek dochodowy (PIT-11) jest formularzem, w którym pracodawca podaje, w jakiej wysokości wyliczył i odprowadził zaliczki na podatek dochodowy za zatrudnionych:

pracowników,
zleceniobiorców,
wykonawców dzieł,
menedżerów zatrudnionych na kontrakcie itd.

W PIT-11 wykazywane są co do zasady, dochody opodatkowane wg skali podatkowej określonej zapisami ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

I próg podatkowy (limit wynoszący 120 000 zł) – 12% podatek,
II próg podatkowy (dochód powyżej 120 000 zł) – 32% podatku.

Kto jeszcze jest zobowiązany wystawiać PIT-11?

Na podstawie art. 35 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, określa się, że podmiotami obowiązanymi do poboru zaliczek na rzecz PIT (a przez to wystawiania PIT-11) są również:#zobacztez#

spółdzielnie od oprocentowania wkładów pieniężnych członków spółdzielni zaliczonego w ciężar kosztów spółdzielni,
osoby prawne oraz jednostki organizacyjne, które dokonują wypłaty emerytur i rent z zagranicy,
uczelnie oraz placówki naukowe, jak i zakłady pracy, oraz inne jednostki organizacyjne – od wypłacanych przez nie stypendiów (świadczeń niezwolnionych z opodatkowania),
wojewódzkie urzędy pracy – od świadczeń wypłacanych z FGŚP,
organy zatrudnienia (gdzie osoba zatrudniona dostaje wynagrodzenie finansowane ze środków Funduszu Pracy),
areszty śledcze i zakłady karne od wynagrodzeń za pracę przypadającą więźniom oraz osobom tymczasowo aresztowanym,
oddziały Agencji Mienia Wojskowego – za wypłacane żołnierzom świadczenia pieniężne,
centrum integracji społecznej od wypłacanych świadczeń,
podmiot przyjmujący na praktykę absolwencką – od świadczeń pieniężnych wypłacanych z tytułu odbywania praktyk absolwenckich.

Przykład 1.

Pani Julia jest polską rezydentką podatkową, której miejscem zamieszkania jest Jelenia Góra. Posiada ona podwójne obywatelstwo polsko-francuskie. Pani Julia jest emerytką, której świadczenie wypłacane jest z zagranicy.

Według zapisów umowy międzynarodowej, wszelkie świadczenia z tytułów emerytur, rent i innych pokrewnych wynagrodzeń, których podstawą nadania była praca wykonywana przez daną osobę na terenie państwa Francji, zostaną objęte obowiązkiem podatkowym polskim. Potrzebne jest do tego posiadanie obywatelstwa polskiego oraz miejsca zamieszkania na terenie naszego kraju.

W takim przypadku, mimo że źródło finansowania świadczenia znajduje się za granicą, to bank jako pośrednik zobowiązany jest wystawić formularz PIT-11.

Dodatkowo na podstawie art. 42e ustawy o PIT komornik sądowy albo podmiot niebędący następcą prawnym zakładu pracy, przejmujący jego zobowiązania wynikające ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej, a ponadto spółdzielczego stosunku pracy i obliczający, pobierający i wpłacający te zobowiązania zobowiązany jest do wystawienia PIT-11.

#banner-201142#

Przekazanie PIT do US i pracowników

Płatnik podatku generujący PIT-11 obowiązany jest przekazać ten dokument do Urzędu Skarbowego w terminie do końca stycznia danego roku za rok poprzedni. Jedyną dopuszczalną formą przekazania PIT-11 do US jest droga elektroniczna.

Pracodawca zobowiązany jest również przekazać PIT-11 do pracownika, którego dany dokument dotyczy. Deklarację należy przekazać najpóźniej do ostatniego dnia lutego w danym roku kalendarzowym za rok poprzedni. Forma przekazania tego dokumentu jest dowolna. Dopuszcza się przekazanie PIT-11 pracownikom poprzez wysyłkę dokumentu w formie elektronicznej, wysyłkę listowną bądź formę bezpośrednią (osobistą).

[alert-info]Art. 42g ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych1.
1. Płatnicy oraz podmioty, o których mowa w art. 42a, przesyłają roczne obliczenie podatku, o którym mowa w art. 34 ust. 7, oraz informacje, o których mowa w art. 34 ust. 8, art. 35 ust. 6, art. 39 ust. 1 i 3, art. 42 ust. 2 pkt 1, art. 42a ust. 1 oraz art. 42e ust. 6:
1) urzędowi skarbowemu - w terminie do końca stycznia roku następującego po roku podatkowym;
2) podatnikowi - w terminie do końca lutego roku następującego po roku podatkowym.
2. W przypadku zaprzestania prowadzenia działalności przed upływem terminów, o których mowa w ust. 1, obowiązek przesłania rocznego obliczenia podatku oraz informacji, o których mowa w ust. 1, jest wykonywany nie później niż w dniu zaprzestania prowadzenia działalności.[/alert-info]

W sytuacji, gdy przedsiębiorca zaprzestanie prowadzić działalność gospodarczą przed upływem terminów, o których mowa w ust. 1 art. 42g wyżej wymienionej ustawy, wówczas obowiązek przesłania rocznego obliczenia podatku oraz informacji, przypada najpóźniej na dzień zaprzestania prowadzenia działalności.

Złożenie deklaracji PIT-11 po terminie

Złożenie deklaracji PIT-11 po terminie jest wykroczeniem skarbowym. Grozi za nie grzywna, którą orzeka sąd lub uprawniony urzędnik skarbowy w postępowaniu mandatowym. Sąd może wymierzyć karę grzywny w wysokości do 180 stawek dziennych. To sąd decyduje przy wymierzeniu kary, ile wyniesie wysokość jednej stawki dziennej oraz ile stawek dziennych obciąży płatnika.

W sytuacji, gdy deklaracja PIT-11 nie została przekazana do urzędu skarbowego w wyznaczonym terminie, należy tego dokonać niezwłocznie, a do deklaracji PIT-11 dołączyć czynny żal.

Czynny żal będzie skuteczny jedynie w przypadku, gdy dopełniono czynności będącej czynem karalnym, a także, gdy w chwili złożenia wniosku organ skarbowy nie mógł być świadomy popełnionego czynu. Można zatem założyć, że wysyłanie deklaracji 1-2 dni po terminie razem z wnioskiem o zastosowanie czynnego żalu uchroni podatnika przed negatywnymi skutkami.

Podsumowanie

Pracodawca jest zobowiązany do terminowego przesyłania deklaracji podatkowych za pracownika do urzędu skarbowego jak i do samego zatrudnionego. W sytuacji uchybienia terminu złożenia zeznań podatkowych do US na przedsiębiorcę może zostać nałożona kara pieniężna. Aby jej uniknąć należy wraz z deklaracją złożyć tzw. czynny żal, który może pomóc w uniknięciu kary.

#polecamy#

#banner-201292#

Question 7

Czy jeżeli rozliczam się na jednym formularzu rocznym PIT-36 za 2024 rok zarówno z tytułu dochodów uzyskanych z prowadzonej działalności gospodarczej, jak i ze stosunku pracy w pełni podlegającego opodatkowaniu, to mogę ująć na deklaracji również składki ZUS (społeczne i zdrowotne) z PIT-11 otrzymanego od pracodawcy? Wspomnę, że składki społeczne opłacam wyłącznie w ramach stosunku pracy.

Accepted Answer

W przypadku przychodów opodatkowanych skalą podatkową nie ma możliwości odliczenia składek opłaconych na ubezpieczenie zdrowotne. Składek na ubezpieczenie zdrowotnej zarówno z działalności jak i ze stosunku pracy nie wykazuje się zatem w zeznaniu rocznym PIT-36 składanym za 2024 rok.

Natomiast, w przypadku składek na ubezpieczenie społeczne z tytułu umowy o pracę przysługuje ich odliczenie w zeznaniu rocznym, pod warunkiem że zgodnie z art. 26 ust. 1 lit. b) ustawy o PIT dochód w ramach stosunku pracy, który stanowił podstawę ich obliczenia nie korzystał ze zwolnienia z podatku.

Składki społeczne, które wykazane zostały w otrzymanym PIT-11 w poz. 95 lub 96 należy wprowadzić w zeznaniu rocznym PIT-36 w części F. w poz. 200 (jeśli występuje się w zeznaniu jako podatnik) lub w poz. 201 (jeśli występuje się w zeznaniu jako małżonek).

Jak wygenerować zeznanie roczne PIT-36 w systemie wFirma.pl?

W celu przygotowania zeznania rocznego z działalności gospodarczej należy przejść do zakładki START » PODATKI » DEKLARACJE ROCZNE » DODAJ DEKLARACJĘ a następnie wybrać formularz: Roczna deklaracja podatku dochodowego na zasadach ogólnych (PIT 36).

W olejnym kroku należy wskazać rok i cel złożenia zeznania: ZŁOŻENIE DEKLARACJI.

Wspomnienie składki społeczne z otrzymanego PIT-11 wykazuje się w poz. 200 lub 201 (w zależności od tego czy w zeznaniu występuje się jako podatnik czy małżonek).

#polecamy#

Question 8

Prowadzę działalność gospodarczą i mam zamiar zatrudnić od przyszłego miesiąca małżonkę. Rozważam zatrudnienie na podstawie umowy o pracę na ⅓ etatu lub umowę zlecenie za wynagrodzeniem miesięcznym wynoszącym 1 000,00 zł. Małżonka nie jest dodatkowo nigdzie zatrudniona. W którym przypadku poniosę mniejsze koszty związane z zatrudnieniem? Ile wyniosą mnie składki ZUS należne do opłacenia za małżonkę w przypadku zatrudnienia jej na umowę o pracę oraz umowę zlecenie? Z jakim kodem tytułu ubezpieczenia powinna zostać zgłoszona do ZUS-u osoba współpracująca?

Accepted Answer

W myśl ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych za osobę współpracującą jest uważany małżonek, dzieci własne, dzieci drugiego małżonka lub dzieci przysposobione, a także rodzice oraz macocha i ojczym, jeżeli prowadzą z przedsiębiorcą wspólne gospodarstwo domowe i pomagają przy prowadzeniu działalności. Osoba współpracująca może świadczyć pomoc w prowadzeniu działalności na podstawie umowy zlecenie, umowy o pracę, umowy o dzieło lub bezumownie. Osobę współpracującą zatrudnioną na podstawie umowy o pracę lub świadczącą pracę bezumownie należy zgłosić do ZUS-u z kodem 05 11. Wyjątek stanowi zatrudnienie osoby współpracującej w ramach umowy o zlecenie, wówczas przedsiębiorca powinien dokonać zgłoszenia takiej osoby z kodem 04 11. Co istotne, zasady opłacania składek ZUS zależą od rodzaju zatrudnienia i różnią się dla osoby współpracującej świadczącej pomoc w prowadzeniu działalności na podstawie umowy o pracę oraz umowy zlecenie.

#zobacztez#

Osoba współpracująca - zatrudnienie w 2025

Osoba współpracująca zatrudniona w ramach umowy o pracę

Zatrudnienie osoby współpracującej w ramach umowy o pracę wiąże się z obowiązkiem opłacania za nią składek ZUS w wysokości jak za przedsiębiorcę od podstawy wynoszącej 5 203,80 zł w 2025 roku. Oznacza to, że zatrudniając małżonkę na umowę o pracę z wynagrodzeniem wynoszącym 1000 zł, należy za nią opłacać składki ZUS wynoszące:

składka na ubezpieczenie emerytalne: 19,52% × 5 203,80 zł = 1 015,78 zł,
składka na ubezpieczenie rentowe: 8% × 5 203,80 zł = 416,30 zł,
składka na ubezpieczenie wypadkowe: 1,67% × 5 203,80 zł = 86,90 zł.

Oprócz wymienionych wyżej składek ZUS przedsiębiorca ma obowiązek opłacać za osobę współpracującą:

składkę na Fundusz Pracy w wymiarze 2,45% × 5 203,80 zł = 127,49 zł,
składkę na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych wynoszącą 0,1% ×5 203,80 zł = 5,20 zł,
składkę na ubezpieczenie zdrowotne 9% × 6 411,89 zł = 577,07 zł

[alert-info]W myśl art. 81 ust. 2ya ustawy zdrowotnej podstawę stanowi kwota odpowiadająca 75% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw w czwartym kwartale roku poprzedniego, włącznie z wypłatami z zysku, ogłaszanego przez GUS. [/alert-info]

Istnieje również możliwość zgłoszenia małżonki do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego, wówczas suma należnych do opłacenia składek wzrośnie o kwotę wynoszącą 2,45% podstawy składek: 2,45% × 5 203,80 zł = 127,49 zł

Z powyższych obliczeń wynika, że w przypadku zatrudnienia małżonki na podstawie umowy o pracę przedsiębiorca powinien opłacać za nią składki miesięczne w wysokości 2 228,74 zł lub w przypadku podlegania dodatkowo pod dobrowolne ubezpieczenie chorobowe – 2 356,23 zł.

#banner-199090#

Osoba współpracująca zatrudniona na podstawie umowy zlecenie

W przypadku zatrudnienia małżonki w ramach umowy zlecenie składki ZUS naliczane są od wynagrodzenia, tak jak w przypadku innych pracowników. Zawierając z małżonką umowę zlecenie na kwotę 1000 zł miesięcznie, przedsiębiorca opłaca za nią składki w wysokości:

składka na ubezpieczenie emerytalne: 9,76% × 1 000,00 zł = 97,60 zł,
składka na ubezpieczenie rentowe: 6,5% × 1 000,00 zł = 65,00 zł,
składka na ubezpieczenie wypadkowe: 1,67% × 1 000,00 zł = 16,70 zł,
składka na FGŚP: 0,1% × 1 000,00 zł = 1,00 zł.

W związku z tym, że wynagrodzenie małżonki będzie wynosiło mniej niż kwota minimalna – przedsiębiorca nie jest zobowiązany opłacać za nią składki na Fundusz Pracy.

Pozostała część składek na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne oraz dobrowolne ubezpieczenie chorobowe jest finansowana z wynagrodzenia małżonki i nie stanowi dodatkowych kosztów dla przedsiębiorcy.

Oznacza to, że za małżonkę zatrudnioną na umowę zlecenie za wynagrodzeniem wynoszącym 1 000,00 zł brutto przedsiębiorca ma obowiązek opłacać składki w wysokości równej 180,30 zł miesięcznie.

Podsumowując, w przypadku zatrudnienia małżonki na umowę o pracę za wynagrodzeniem równym 1 000,00 zł brutto przedsiębiorca powinien opłacać za nią składki w wysokości 2 228,74 zł lub 2 356,23 zł ze składką na dobrowolne ubezpieczenie chorobowe, natomiast na podstawie umowy zlecenie – za tę samą kwotę wynagrodzenia składki w wysokości 180,30 zł.

Jak wynika z powyższych obliczeń, różnica w składkach należnych do opłacenia jest spora i korzystniejszym rozwiązaniem jest zdecydowanie zatrudnienie małżonki na umowę zlecenie.#polecamy#

#banner-199093#

Question 9

Dodatkowy urlop wypoczynkowy dla osób niepełnosprawnych jest ważnym przywilejem, który ma na celu wsparcie ich zdrowia i dobrego samopoczucia. Zgodnie z przepisami osoby posiadające umiarkowany lub znaczny stopień niepełnosprawności mają prawo do dodatkowego urlopu wypoczynkowego. Pracodawca powinien wiedzieć, na jakich zasadach jest przyznawany, a w przypadku zakończenia umowy ma obowiązek wykazać w świadectwie pracy wymiar wykorzystanego urlopu. Jak to zrobić  prawidłowo? Wyjaśniamy w poniższym artykule.#zobacztez#

Accepted Answer

Prawo do dodatkowego urlopu

Osoby niepełnosprawne z umiarkowanym lub znacznym stopniem niepełnosprawności mają prawo do dodatkowego urlopu wypoczynkowego w wymiarze 10 dni roboczych na rok kalendarzowy. Ten dodatkowy urlop wypoczynkowy przysługuje po przepracowaniu pełnego roku od dnia uzyskania orzeczenia o niepełnosprawności. Urlop ten nie jest naliczany proporcjonalnie do okresu zatrudnienia w pierwszym roku, co oznacza, że pracownik nabywa prawo do pełnych 10 dni urlopu po przepracowaniu 12 miesięcy.

Przykład 1.

Pani Anna otrzymała orzeczenie o niepełnosprawności 1 sierpnia 2024 roku. Oznacza to, że 1 sierpnia 2025 roku nabędzie prawo do 10 dni urlopu dodatkowego.

[alert-info]Dowiedz się więcej na temat urlopu wypoczynkowego osoby niepełnosprawnej z artykułu [/alert-info]

Dodatkowy urlop wypoczynkowy osoby niepełnosprawnej w świadectwie pracy

Pracodawca ma obowiązek uwzględnić informację o wykorzystanym dodatkowym urlopie wypoczynkowym w świadectwie pracy. Zgodnie z rozporządzeniem w świadectwie należy oddzielnie wykazywać wykorzystanie urlopu wypoczynkowego i dodatkowego urlopu. Taki zapis pozwala nowemu pracodawcy na prawidłowe naliczenie uprawnień urlopowych nowego pracownika.

W celu prawidłowego wykazania urlopu wypoczynkowego w świadectwie pracy należy więc wykazać go osobno:

w punkcie 6.2 – należy wykazać wymiar urlopu wypoczynkowego, który pracownik wykorzystał w danym roku kalendarzowym do momentu zakończenia umowy o pracę. Warto pamiętać, że wymiar urlopu należy wykazać bez względu na to, czy pracownik wykorzystał go w naturze, czy został mu wypłacony ekwiwalent za niewykorzystany urlop;
w punkcie 6.12 – należy wykazać wymiar urlop dodatkowego, który – tak, jak w przypadku urlopu wypoczynkowego – należy wykazać bez względu na to, czy pracownik wykorzystał go w naturze, czy został mu wypłacony ekwiwalent.

[alert-info]W świadectwie pracy należy wykazać wymiar urlopu wypoczynkowego w dniach i godzinach. Ta sama zasada dotyczy wykazania urlopu dodatkowego.[/alert info]

Jednak jeśli wymiar urlopu wypoczynkowego osoby niepełnosprawnej należy wykazać w świadectwie pracy w dwóch pozycjach, a wymiar urlopu jest ustalony dla sumy urlop wypoczynkowego i dodatkowego, to często rodzi się pytanie, jak prawidłowo ustalić wymiar tego urlopu.

#banner-196699#

Ustalenie wymiaru urlopu dodatkowego w sytuacji zakończenia umowy o pracę w trakcie roku

Gdy umowa o pracę kończy się w trakcie roku, konieczne jest obliczenie proporcjonalnego wymiaru urlopu. Dotyczy to zarówno urlopu wypoczynkowego, jak i dodatkowego, jednak pojawia się pytanie, czy wymiary te należy ustalać osobno, czy łącznie.

Niestety, przepisy nie są precyzyjne w tej kwestii, a Państwowa Inspekcja Pracy (PIP) i Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej (MRPiPS) prezentują różne stanowiska. PIP opowiada się za odrębnym ustalaniem wymiaru każdego urlopu, co jest obecnie uzasadnione odrębnym wykazywaniem urlopu dodatkowego w świadectwie pracy. Z kolei MRPiPS sugeruje, że wymiar urlopu powinien być ustalany od łącznej sumy wymiarów obu urlopów.

Przykład 2.

Pan Tadeusz jest zatrudniona na cały etat i ma prawo do 26 dni urlopu wypoczynkowego oraz 10 dni urlopu dodatkowego. Z końcem września umowa o pracę zostaje rozwiązana. Ile wynosi jego wymiar urlopu?

według stanowiska PIP:

26 dni / 12 miesięcy × 9 miesięcy = 19,5 dnia ≈ 20 dni; 20 dni × 7 godz. = 140 godz.

10 dni / 12 miesięcy × 9 miesięcy = 7,5 dnia ≈ 8 dni; 8 dni × 7 godz. = 56 godz.

Łącznie 28 dni, czyli 196 godz.

według MPiPS:

26 dni + 10 dni = 36 dni

36 dni / 12 miesięcy × 9 miesięcy = 27 dni

27 dni × 7 godz. = 189 godz.

Jak widać, w zależności od przyjętej metody obliczania wymiaru urlopu otrzymywany jest inny wynik. Jednak powszechną praktyką jest przyjmowanie wyliczeń zawsze na korzyść pracownika. Obliczanie wymiaru osobno dla urlopu wypoczynkowego i urlopu dodatkowego ma również swoje uzasadnienie, właśnie z koniecznością wykazania tych urlopów w osobnych punktach świadectwa pracy.

Wymiar urlopu wypoczynkowego i dodatkowego urlopu dla osoby niepełnosprawnej a zatrudnienie na część etatu

W celu ustalenia wymiaru urlopu dodatkowego w przypadku osoby niepełnosprawnej zatrudnionej na część etatu również stosuje się takie same zasady jak przy ustalaniu urlopu wypoczynkowego.

Przykład 3.

Ile wynosi wymiar urlopu dodatkowego dla pracownika zatrudnionego na ¾ etatu, któremu przysługuje 20 dni urlopu wypoczynkowego?

20 dni × ¾ = 15 dni

15 dni × 7 godz. = 105 godz.

10 dni × ¾ = 7,5 dni ≈ 8 dni

8 dni × 7 godz. = 56 godz.

Pracownikowi zatrudnionemu na ¾ etatu przysługuje 105 godz. urlopu wypoczynkowego i 56 godz. dodatkowego urlopu wypoczynkowego.

#banner-196702#

Sumowanie okresów zatrudnienia

W przypadku zmiany pracodawcy okresy zatrudnienia są sumowane w celu ustalenia rocznego stażu pracy. Nie wymaga się ciągłości zatrudnienia, co oznacza, że przerwy między zatrudnieniem u różnych pracodawców nie wpływają na prawo do dodatkowego urlopu, o ile suma okresów zatrudnienia wynosi co najmniej 365 dni w roku. Pracownik, który przepracował 10 miesięcy u jednego pracodawcy i zmienił pracę, uzyska prawo do dodatkowego urlopu po przepracowaniu kolejnych 2 miesięcy u nowego pracodawcy.

W związku z powyższym, jeśli pracownik posiada orzeczenie o niepełnosprawności, ale przed zakończeniem umowy o pracę nie nabył prawa do urlopu dodatkowego, to informacji tej nie umieszcza się w świadectwie pracy.

Przykład 4.

Pracownikowi przyznano orzeczenie niepełnosprawności 15 stycznia 2024 roku, natomiast jego umowa wygasła 31 grudnia 2024 roku, czyli po okresie, na który została zawarta. Pracownik nabyłby prawo do dodatkowego urlopu 15 stycznia 2025 roku. Tym samym pracodawca nie wykazuje żadnej informacji o dodatkowym urlopie w świadectwie pracy.

Świadectwo pracy w systemie wFirma

Prawidłowe wypełnienie świadectwa pracy to bezwzględny obowiązek pracodawcy, a za błędnie wykazane dane mogą grozić spore konsekwencje. Dlatego też warto korzystać ze sprawdzonych i bezpiecznych narzędzi, które pomogą uniknąć błędów w wypełnianiu dokumentów. Takim systemem jest wFirma, która umożliwia łatwy sposób wystawienie świadectwa pracy. Wystarczy przejść do zakładki KADRY » UMOWY » zaznaczyć zakończoną umowę » DRUKUJ » ŚWIADECTWO PRACY. W trybie edycji można uzupełnić informacje o urlopie dodatkowym, dzięki czemu będzie on wykazany w prawidłowy sposób w dwóch pozycjach.

Dodatkowy urlop wypoczynkowy osoby niepełnosprawnej a świadectwo pracy - system wFirma

Podsumowanie

Zmiany w przepisach dotyczących dodatkowego urlopu dla osób niepełnosprawnych mają na celu zapewnienie lepszych warunków pracy i wsparcia dla tych pracowników. Dodatkowy urlop wypoczynkowy w wymiarze 10 dni, z możliwością wydłużenia do 21 dni w określonych sytuacjach, jest ważnym elementem tego wsparcia. Pracodawcy powinni pamiętać o obowiązku uwzględnienia tego urlopu w świadectwie pracy, aby nowi pracodawcy mogli prawidłowo naliczać uprawnienia urlopowe nowych pracowników.

#polecamy#

#banner-196696#

Question 10

Prowadzę jednoosobową działalność gospodarczą. Chciałbym zatrudnić pracownika, który będzie pracował jedynie 5 godzin w tygodniu. W jakiej wysokości będę musiał opłacać ZUS? Jakie jeszcze obowiązki niesie za sobą zatrudnienie pracownika na ⅛ etatu?

Accepted Answer

Zatrudnienie pracownika zawsze rodzi dla pracodawcy pewne obowiązki. Nie różnią się one jednak znacznie w zależności od wymiaru czasu pracy danej osoby.

Szkolenie BHP i badania lekarskie

Przed przyjęciem do pracy pracownika należy skierować na badania wstępne w celu ustalenia, czy nie ma przeciwwskazań, aby pracował na danym stanowisku. W przypadku gdy osoba posiada aktualne badania lekarskie z poprzedniego zakładu pracy i warunki pracy pokrywają się z tymi, w jakich pracę będzie wykonywać obecnie, pracodawca nie musi kierować podwładnego do placówki medycyny pracy, pod warunkiem że przerwa między kolejnymi zatrudnieniami była krótsza niż 30 dni.

Pracownik powinien też przejść szkolenie BHP do pracy na określonym stanowisku, które musi być udokumentowane odpowiednim zaświadczeniem. Istotne jest też, aby przeprowadzony został instruktaż stanowiskowy.

#zobacztez#

Jakie dane zawrzeć w umowie na 1/8 etatu?

Umowa o pracę powinna zostać podpisana przez obie strony przed dopuszczeniem pracownika do pracy. Wynika to z art. 29 § 2 Kodeksu pracy, w którym wskazano, że osoba rozpoczynająca zatrudnienie przed podjęciem pracy musi posiadać albo pisemną umowę o pracę, albo pisemne potwierdzenie podstawowych ustaleń związanych z zawarciem umowy o pracę w formie innej niż pisemna. Niewywiązanie się z tego obowiązku grozi nałożeniem na pracodawcę kary grzywny w wysokości od 10 000 do 30 000 zł.

Oprócz standardowych ustaleń w umowie z osobą zatrudnioną na część etatu warto zawrzeć również informację o dopuszczalnej liczbie godzin pracy, które nie powodują powstania pracy w godzinach nadliczbowych, a co za tym idzie – odpowiedniego dodatku do wynagrodzenia.

[alert-info]Art. 151 § 5 Kodeksu pracy

Strony ustalają w umowie o pracę dopuszczalną liczbę godzin pracy ponad określony w umowie wymiar czasu pracy pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy, których przekroczenie uprawnia pracownika, oprócz normalnego wynagrodzenia, do dodatku do wynagrodzenia, o którym mowa w art. 151¹ § 1.[/alert-info]

Wynagrodzenie pracownika w 2025 roku

Zgodnie z przepisami pracownik powinien mieć zagwarantowane wynagrodzenie w kwocie nie niższej niż ustalona na dany rok stawka minimalna. Minimalne wynagrodzenie za pracę brutto w 2025 roku wynosi 4 666,00 zł. W przypadku pracowników zatrudnionych na część etatu wynagrodzenie to oblicza się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy. Zatem przy zatrudnieniu w wymiarze 1/8 etatu wynagrodzenie pracownika brutto nie może być niższe niż 583.20 zł.

[alert-info]W celu obliczenia całkowitego kosztu zatrudnienia pracownika można skorzystać z kalkulatora wynagrodzeń.[/alert-info]

#banner-196498#

Zgłoszenie pracownika do ZUS-u i opłacanie za niego składek

Zatrudnienie pracownika wiąże się z obowiązkiem zgłoszenia go do ZUS-u na formularzu ZUS ZUA w terminie do 7 dni od daty powstania obowiązku ubezpieczeń – dnia nawiązania stosunku pracy.

Przykład 1.

Pani Anna została zatrudniona w zakładzie pracy od 1 sierpnia, a rozpoczęcie pracy nastąpiło od poniedziałku 2 sierpnia. Z jakim dniem pracodawca powinien zgłosić panią Annę do ZUS-u?

Mimo że pracownik rozpoczyna pracę 2 sierpnia, to dniem rozpoczęcia stosunku pracy jest 1 sierpnia, dlatego zgłoszenia pracownika należy dokonać właśnie z tym dniem. Deklarację ZUA należy wysłać do ZUS-u maksymalnie 8 września.

Za zatrudnionego pracownika należy opłacać składki na:

ubezpieczenia społeczne (emerytalne, rentowe, chorobowe i wypadkowe);
ubezpieczenie zdrowotne;
Fundusz Pracy;
Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych.

[alert-info]Za pracowników, których przychód podlegający oskładkowaniu w ciągu miesiąca nie przekracza kwoty pensji minimalnej (odpowiedniej dla całego etatu, nie trzeba opłacać składek na Fundusz Pracy.[/alert-info]

Część z nich finansowana jest przez pracodawcę, a część potrącana bezpośrednio z wynagrodzenie pracownika. Stopy procentowe składek określone są odgórnie, a ich wysokość podana jest w poniższej tabeli.

Ubezpieczenie/Fundusz	Finansuje pracownik	Finansuje pracodawca
Emerytalne	9,76%	9,76%
Rentowe	1,5%	6,5%
Chorobowe	2,45%	–
Wypadkowe	–	1,67%*
Zdrowotne	9%	–
Fundusz Pracy	–	2,45%
FGŚP	–	0,1%
Razem	22,71%	20,48%

*stawka składki na ubezpieczenie wypadkowe jest ustalana co roku na okres od 1 kwietnia do 31 marca roku kolejnego. Aktualnie standardowa wysokość tej stawki wynosi 1,67%

Składki naliczane przez pracodawcę powinny być wykazywane w raporcie RCA, który należy dołączyć do deklaracji górnej DRA. Deklaracje rozliczeniowe trzeba wysłać do ZUS-u w terminie do:

15. dnia miesiąca za miesiąc poprzedni w przypadku płatników niebędących osobami fizycznymi,
20. dnia miesiąca za miesiąc poprzedni w przypadku płatników będących osobami fizycznymi.

Do tego dnia pracodawca zobowiązany jest opłacić składki. Natomiast po zakończeniu roku w terminie do końca lutego musi on przekazać pracownikowi informację o składkach pobranych od wynagrodzenia w poprzednim roku oraz wypłaconych świadczeniach chorobowych.

#banner-196495#

Przystąpienie przez pracownika do PPK

Po przepracowaniu 3 miesięcy pracownik w wieku 18–55 lat podlega automatycznemu zgłoszeniu do PPK. Jeśli pracownik przed upływem 3 miesięcy pracy nie złoży u swojego przełożonego deklaracji o rezygnacji z uczestnictwa w programie, wówczas pracodawca powinien podpisać z jedną z zajmujących się tym instytucji finansowych umowę o zarządzanie PPK, a następnie umowę o prowadzenie konta dla tej osoby.

Wpłaty na rachunek uczestnika PPK finansowane są zarówno ze środków pracownika, jak i pracodawcy. Wpłat można dokonywać w stawce podstawowej, ale obie strony mogą zdecydować się także na naliczanie do wynagrodzenia wpłat dodatkowych. Wysokość wpłat przedstawia poniższa tabela.

	Obowiązkowe	Dobrowolne	Razem
Pracownik	2%	maks. 2%	maks. 4%
Pracodawca	1,5%	maks. 2,5%	maks. 4%

Maksymalna wartość wpłat na PPK będzie wynosiła 8% wynagrodzenia stanowiącego podstawę naliczania składek emerytalno-rentowych. Co ważne, osoby, których wynagrodzenie nie przekracza 1,2-krotności minimalnego wynagrodzenia, mają możliwość obniżenia wpłaty podstawowej do 0,5% wynagrodzenia.

Istotne jest to, że uprawnienie do obniżenia wpłaty do PPK finansowanej przez uczestnika zależy od wysokości osiąganego wynagrodzenia. Osoby pracujące w niepełnym wymiarze czasu pracy mogą złożyć deklarację o obniżeniu wpłaty podstawowej, jeżeli ich wynagrodzenie nie przekracza kwoty 1,2-krotności minimalnego wynagrodzenia. Oznacza to, że nie przeliczamy wynagrodzenia takiej osoby do pełnego etatu.

Za pracowników zgłoszonych do PPK co miesiąc należy tworzyć deklarację rozliczeniową, w której wykazana jest wysokość naliczonych opłat. Obowiązek wysyłki tej deklaracji i dokonania wpłat mija 15. dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni.

Zaliczki na podatek i zeznania roczne

Obowiązkiem pracodawcy jest także comiesięczne naliczanie i odprowadzanie podatku od dochodów pracownika (PIT-4) w terminie do 20. dnia miesiąca za miesiąc poprzedni.

[alert-info]Osoby, które nie ukończyły 26. roku życia i są zatrudnione na podstawie umowy o pracę, są zwolnione z opłacania zaliczek na podatek dochodowy, chyba że złożą u pracodawcy oświadczenie, że chcą takich wpłat dokonywać.[/alert-info]

Po zakończeniu roku należy złożyć deklaracje podatkowe za pracownika do urzędu skarbowego w terminie do 31 stycznia. Są to:

PIT-11 – informacja o dochodach i pobranych zaliczkach. Konieczne jest wysłanie jej także za pracownika, za którego nie były pobierane zaliczki na PIT;
PIT-4R – zbiorcza informacja o pobranych za pracowników zaliczkach;

Deklarację PIT-11 należy przekazać także pracownikowi w terminie do końca lutego.

Dokumentacja pracownicza i akta osobowe

Zatrudnienie pracownika na 1/8 etatu rodzi także obowiązek prowadzenia akt osobowych oraz dokumentacji pracowniczej. Akta osobowe i dokumentację pracowniczą można przechowywać w wersji papierowej lub elektronicznej. Okres archiwizacji tych dokumentów wynosi 10 lat.

[alert-info]Podstawowe dokumenty, jakie pracodawca powinien przechowywać w aktach osobowych czy dokumentacji pracowniczej, można pobrać tu.[/alert-info]

Dokumentacja pracownicza obejmuje przede wszystkim:

dokumenty związane z ewidencjonowaniem czasu pracy;
wnioski o udzielenie urlopu wypoczynkowego;
listę wypłaconych wynagrodzeń i innych świadczeń ze stosunku pracy wraz z wnioskiem pracownika o wypłatę pensji do rąk własnych;
kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także ewidencję wypłat ekwiwalentu za używanie własnego obuwia i odzieży, ich pranie i konserwację.

Zatrudnienie pracownika na ⅛ etatu – podsumowanie

Decydując się na podpisanie umowy o pracę z pracownikiem, pracodawca musi być świadomy obowiązków, jakie na nim ciążą. Wymiar etatu nie zmniejsza ich w żadnym wypadku – wtedy nawet jest ich więcej, bowiem pracodawca musi pamiętać o pewnych sprawach związanych z zatrudnianiem pracowników w niepełnym wymiarze czasu pracy. Atrakcyjne jest jednak to, że tego typu zatrudnienie niesie ze sobą niskie koszty wynagrodzenia.

Pracodawca i w tym przypadku powinien korzystać z oprogramowania, które pozwoli mu na dopełnienie wszystkich obowiązków związanych z zatrudnieniem pracownika. Jednym z takich narzędzi jest system wFirma.pl służący do samodzielnych rozliczeń pracowników przy pomocy asystentów, którzy czuwają nad poprawnością sporządzanych dokumentów i deklaracji.

#polecamy#

#banner-196501#

Question 11

Planuję otworzyć nową działalność w połowie stycznia 2025 roku. Nie przysługuje mi prawo do ulgi na start. Czy powinnam opłacić pełne, czy częściowe składki ZUS? Jak to obliczyć? Jaką należy wziąć podstawę do wyliczeń? Czy pomniejszeniu podlegają wszystkie składki ZUS? Czy są jeszcze inne sytuacje, które mogą skutkować prawem do opłacania częściowych składek ZUS?

Accepted Answer

Przedsiębiorca, który rozpoczął prowadzenie działalności gospodarczej w trakcie miesiąca, ma możliwość pomniejszenia składek proporcjonalnie, za dni, w które faktycznie prowadził działalność. Co ważne pomniejszeniu podlegają jedynie składki społeczne, czyli:

emerytalne (19,52%),
rentowe (8%),
dobrowolne chorobowe (2,45%),
wypadkowe (1,67%),
FP (o ile składki opłacana są od standardowej podstawy – 2,45%).

[alert-info]Pomniejszeniu mogą ulegać tylko składki na ubezpieczenie społeczne. Składka zdrowotna jest niepodzielna – przedsiębiorca zawsze jest zobowiązany opłacić ją w pełnej wysokości.[/alert-info]

Częściowe składki ZUS od preferencji

Przedsiębiorca, który rozpoczął prowadzenie działalności gospodarczej, bądź któremu skończył się okres obowiązywania ulgi na start, najczęściej ma prawo do opłacania składek na preferencyjnych warunkach. Preferencyjne składki ZUS umożliwiają przedsiębiorcom opłacanie pomniejszonych składek za ubezpieczenia społeczne przez okres pełnych 24 miesięcy.#zobacztez#

Przykład 1.

Pan Krystian rozpoczynający prowadzenie działalności w terminie 20 maja 2025 roku, nie chce korzystać z ulgi na start tylko od razu korzystać z 2-letniej ulgi dla nowych firm, dokonał rejestracji w ZUS za pomocą odpowiednich deklaracji zgłoszeniowych (ZUS ZUA – zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnej lub ZZA – zgłoszenie tylko do ubezpieczenia zdrowotnego) w ciągu 7 dni kalendarzowych od dnia powstania obowiązku ubezpieczeniowego. Pan Krystian ma prawo korzystać z preferencyjnych składek ZUS przez okres 24 miesięcy, w związku z czym, ulga obowiązywać go będzie do dnia 31 maja 2027 roku włącznie.

Podstawę wymiaru preferencyjnych składek opłacanych przez przedsiębiorców ZUS stanowi 30% minimalnego wynagrodzenia brutto za pracę. W roku 2025 podstawa ta wyniesie od stycznia 1 399,80 zł (30% z minimalnego wynagrodzenia za pracę).

Częściowa zapłata składek ZUS w trakcie trwania okresu preferencji często związana jest z rozpoczęciem przez przedsiębiorcę prowadzenia działalności w trakcie miesiąca. Nie jest to jednak jedyna podstawa do obliczenia częściowych składek ZUS.

[alert-info]Podstawą do wyliczenia częściowych składek ZUS mogą być np.:

okresy zawieszenia działalności,
likwidacja działalności w trakcie miesiąca czy
okresy objęte zwolnieniem chorobowym przedsiębiorcy.[/alert-info]

Częściowe składki społeczne liczy się poprzez określenie pomniejszonej podstawy na ubezpieczenie społeczne oraz fundusz pracy. Standardową podstawę na ubezpieczenia należy podzielić przez ilość dni występujących w danym miesiącu. Następnie uzyskaną podstawę dzienną należy pomnożyć przez ilość dni, w których prowadzona była działalność gospodarcza z uwzględnieniem dni wolnych oraz świąt.

Po wyliczeniu nowej podstawy składek za dany miesiąc będzie można wyliczyć częściowe składki ZUS.

Przykład 2.

Rozpoczęcie działalności gospodarczej 13 stycznia 2025 r. z prawem do opłacania preferencyjnych składek ZUS.

1 399,80 zł : 31 dni (ilość dni w styczniu) = 45,1548 zł – dzienny wymiar podstawy składek społecznych.

45,1548 zł x 19 dni (ilość dni prowadzonej działalności) = 857,94 zł – podstawa wymiaru składek za styczeń.

Częściowe składki ZUS od standardowej podstawy

Może zdarzyć się tak, że przedsiębiorca rozpoczyna działalność gospodarczą, a mimo to nie ma prawa do skorzystania z preferencyjnych składek ZUS. W takim przypadku podstawę do naliczenia standardowych składek ZUS stanowi prognozowane przeciętne miesięczne wynagrodzenie za pracę (w 2025 r. – 8 673 zł), a dokładnie 60% tego wynagrodzenia. W roku 2025 podstawa ta wyniesie 5 203,80 zł (8 673 x 60% = 5 203,80 zł).

Przykład 3.

Zawieszenie działalności gospodarczej 19 stycznia 2025 r. przy opłacaniu składek ZUS od standardowej podstawy.

5 203,80 zł : 31 dni = 167,8645 zł – dzienny wymiar podstawy składek społecznych (bez zaokrąglenia)

167,8645 zł x 19 dni = 3 189,43 zł – podstawa wymiaru składek za styczeń.#banner-194971#

Częściowe składki ZUS od ulgi mały ZUS plus

Na ten moment przedsiębiorcy spełniający określone warunki mają możliwość korzystać z małego ZUS plus – składek od dochodu. Do małego ZUS plus przedsiębiorca może zgłosić się do 31 stycznia danego roku, gdy zachowuje ciągłość prowadzenia działalności gospodarczej. Przystąpić do małego ZUS plus może również osoba, której przywilej korzystania z 2-letniej ulgi dla nowych firm dobiegł końca, niezależnie od tego, kiedy doszło do zakończenia okresu preferencji. Prawo do małego ZUS plus mają również przedsiębiorcy, którzy w roku poprzednim zawiesili lub zamknęli działalność gospodarczą, po czym w roku bieżącym decydują się na wznowienia funkcjonowania firmy. Warunek dodatkowy, jaki muszą w tej sytuacji spełnić przedsiębiorcy, to obowiązek prowadzenia działalności gospodarczej w roku poprzednim przez co najmniej okres 60 dni.

Przykład 4.

Przedsiębiorca w roku 2024 prowadził swoją działalność gospodarczą przez okres 9 pełnych miesięcy, po czym zdecydował się ją zawiesić. Dnia 10 stycznia 2025 r. przedsiębiorca planuje wznowić swoją działalność. Jego dochód za rok 2024 wyniósł w sumie 20 000 zł. W związku z tym spełnia warunki do przystąpienia do ulgi mały ZUS plus, a podstawa składek za pełne miesiące będzie najniższa podstawą i wyniesie 1 399,80 zł.

1 399,80 zł : 31 dni (ilość dni w styczniu) = 45,1548 zł – dzienny wymiar podstawy składek społecznych (bez zaokrąglenia)

45,1548 zł x 21 dni = 948,25 zł – podstawa wymiaru składek za styczeń.

Składka zdrowotna

Składka zdrowotna jako jedyna płacona jest w całości i bez względu na to, czy przedsiębiorca ma prawo do składek preferencyjnych, czy nie. Składka na ubezpieczenie zdrowotne od 2022 roku zależy od formy opodatkowania. Więcej na jej temat składki zdrowotnej można znaleźć w artykule: Składka zdrowotna osób prowadzących działalność

System pomoże wyliczyć składki

System wFirma.pl dzięki opcji "częściowe składki", widoczna przy dodawaniu deklaracji ZUS DRA START » ZUS » DEKLARACJE ROZLICZENIOWE » DODAJ DEKLARACJĘ obliczy automatycznie częściowe składki.

Przedsiębiorca rozpoczynający prowadzenie działalności w trakcie miesiąca ma prawo do obniżenia wysokości opłacanych składek za ubezpieczenia społeczne. W zależności od tego, jakie składki ZUS przedsiębiorca jest zobowiązany opłacać (zwykły ZUS, preferencyjne składki lub składki od dochodu), tyle proporcjonalnie wyniosą go częściowe składki ZUS.

#polecamy##banner-194974#

Question 12

Zatrudniam 30 osób, z czego większość to obcokrajowcy. Obowiązek przekazania za nich PIT-11 za 2024 rok do urzędu skarbowego mija 31 stycznia, zatem chciałabym sporządzić deklaracje odpowiednio wcześnie. Czy to prawda, że obecnie PIT-11 za cudzoziemca-rezydenta można wysłać tylko z numerem PESEL?

Accepted Answer

Cudzoziemiec zamieszkujący i podejmujący pracę na terenie Polski, powinien wystąpić w gminie właściwej ze względu na miejsce zamieszkania czy zameldowania na pobyt stały lub czasowy, o wydanie numeru PESEL.

#zobacztez#

Identyfikator podatkowy na PIT-11

Obecnie jedynym właściwym identyfikatorem podatkowym, dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej przybywających na terytorium kraju w celu wykonywania pracy, jest numer PESEL.

Wyjątek stanowi sytuacja, gdy obcokrajowiec prowadzi tu działalność gospodarczą i ma nadany NIP, wówczas ten identyfikator co do zasady może być wystarczający do rozliczenia. Stanowi o tym ustawa z 13 października 1995 roku o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników.

[alert-info]Art. 3. ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników
1. Identyfikatorem podatkowym jest:
1) numer PESEL – w przypadku podatników będących osobami fizycznymi objętymi rejestrem PESEL nieprowadzących działalności gospodarczej lub niebędących zarejestrowanymi podatnikami podatku od towarów i usług;
2) NIP – w przypadku pozostałych podmiotów podlegających obowiązkowi ewidencyjnemu, o którym mowa w art. 2.[/alert-info]

#banner-196318#

PIT-11 za cudzoziemca bez numeru PESEL

Kilka lat temu PIT-11 za cudzoziemca, który nie ma nadanego żadnego identyfikatora przez polski urząd, można było rozliczyć podając serię i numer paszportu. W polu dotyczącym NIP wpisywało się wtedy “9999999999”.

Jednak już od kilku lat obcokrajowiec, który do tej pory posługiwał się NIP lub Paszportem dla celów podatkowych, zobowiązany jest posiadać PESEL. W celu otrzymania numeru PESEL dla celów podatkowych, obcokrajowiec powinien zgłosić się do urzędu gminy, w której zamieszkuje. Tym samym, nie jest już możliwe składanie zeznań podatkowych za podatnika z błędnymi numerami identyfikatorów podatkowych. Jedynym prawidłowym identyfikatorem będzie PESEL.

[alert-info]Ministerstwo Finansów nie daje możliwości składania informacji o przychodach z innych źródeł oraz o dochodach i pobranych zaliczkach na podatek dochodowy z wykazaniem samych dziewiątek. Brak numeru PESEL uniemożliwia rozliczenie pracownika![/alert-info]

Instrukcję jak uzyskać nadanie numeru PESEL można znaleźć na stronie gov.pl

Wysyłka PIT-11 tylko elektronicznie

Wszyscy pracodawcy muszą złożyć to zeznanie np. za 2024 rok do 31 stycznia 2025 roku – przepisy zezwalają na wysyłkę deklaracji wyłącznie za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Czyli wyeliminowana została możliwość składania zeznania w formie papierowej. Ilość zatrudnianych pracowników nie ma tu żadnego znaczenia.

#polecamy#

#banner-196321#

Question 13

Pracownik wypowiedział umowę o pracę na czas nieokreślony. Czy w związku z tym musi on podawać przyczynę wypowiedzenia umowy? Jaką podstawę prawną wpisać w wystawianym dla niego świadectwie pracy? Czy wypowiedzenie umowy o pracę na czas nieokreślony jest możliwe w każdym dowolnym momencie?

Accepted Answer

Rozwiązanie stosunku pracy jest regulowane przez kodeks pracy. Zgodnie z art. 30. § 1 kp umowa o pracę może zostać rozwiązana na mocy porozumienia stron, przez: oświadczenie jednej ze stron z zachowaniem okresu wypowiedzenia lub przez oświadczenie jednej ze stron bez zachowania okresu wypowiedzenia, lub z upływem czasu, na jaki była zawarta.

Wypowiedzenie umowy o pracę

Umowa o pracę na czas nieokreślony może zostać rozwiązana za wypowiedzeniem przez każdą ze stron, zarówno przez pracownika, jak i pracodawcę. Wypowiedzenie umowy powinno zostać sporządzone na piśmie i zawierać następujące elementy:

miejscowość oraz datę,
dane pracodawcy i pracownika,
informację o wypowiedzeniu umowy wraz z datą jej zawarcia oraz oznaczeniem stron umowy,
informację o zachowaniu okresu wypowiedzenia,
podpisy obu stron umowy.

[alert-info]W przypadku, gdy stroną wypowiadającą umowę jest pracodawca, w wypowiedzeniu umowy o pracę powinna się znaleźć dodatkowo adnotacja o możliwości odwołania się przez pracownika do sądu pracy.[/alert-info]

#zobacztez#

Wypowiedzenie umowy o pracę na czas nieokreślony - okres wypowiedzenia

Długość okresu wypowiedzenia jest uzależniona od okresu, na jaki została zawarta umowa oraz od stażu pracy pracownika u danego pracodawcy. Zgodnie z art. 36. § 1. kp okres wypowiedzenia umowy o pracę na czas określony i nieokreślony jest taki sam i wynosi 2 tygodnie, jeśli pracownik był zatrudniony krócej niż 6 miesięcy, miesiąc w przypadku gdy pracownik jest zatrudniony co najmniej 6 miesięcy lub 3 miesiące dla pracowników zatrudnionych co najmniej 3 lata.

Momentem rozpoczęcia biegu wypowiedzenia jest:

pierwszy dzień kalendarzowy miesiąca następującego, po miesiącu, w którym wypowiedzenie umowy zostało złożone dla wypowiedzenia liczonego w wymiarze miesięcznym,
pierwsza niedziela po dniu złożenia wypowiedzenia umowy dla wypowiedzenia liczonego w wymiarze tygodniowym.

Przykład 1.

Pracownik posiadający staż pracy w wysokości 5 lat u danego pracodawcy złożył wypowiedzenie umowy o pracę na czas nieokreślony 15 stycznia 2025 r. Momentem rozpoczęcia biegu wypowiedzenia będzie 1 luty 2025 r.

Przykład 2.

Pracownik zatrudniony u danego pracodawcy przez okres 4 miesięcy złożył wypowiedzenie umowy o pracę na czas nieokreślony 21 lutego 2025 r. Momentem rozpoczęcia biegu wypowiedzenia będzie 23 luty 2025 r.

Przykład 3.

Pracownik zatrudniony u danego pracodawcy przez okres 2 lat złożył wypowiedzenie umowy o pracę na czas nieokreślony 22 lutego 2025 r. Momentem rozpoczęcia biegu wypowiedzenia będzie 1 marca 2025 r.

#banner-195091#

Obowiązek podania przyczyny wypowiedzenia umowy

Pracownik nie jest zobligowany do poinformowania pracodawcy o powodach wypowiedzenia umowy. Natomiast pracodawca, który wypowiada pracownikowi umowę o pracę na czas nieokreślony, ma obowiązek zamieścić w oświadczeniu przyczynę tego wypowiedzenia, przy czym przyczyna ta powinna być prawdziwa i konkretna.

[alert-info]Obowiązek uzasadniania wypowiedzenia nie dotyczy pracownika.[/alert-info]

#banner-195088#

Rozwiązanie umowy o pracę za wypowiedzeniem w świadectwie pracy

W przypadku zakończenia umowy z pracownikiem pracodawca powinien niezwłocznie, w ostatnim dniu pracy wydać pracownikowi świadectwo pracy podsumowujące jego okres zatrudnienia w danej firmie. Na świadectwie pracy, oprócz informacji dotyczących stanowiska, okresu i rodzaju wykonywanej pracy, oraz informacji niezbędnych do ustalenia uprawnień pracowniczych i uprawnień z ubezpieczenia społecznego, powinna znaleźć się informacja dotycząca trybu, oraz podstawy prawnej rozwiązania stosunku pracy, którą należy umieścić w punkcie 4 świadectwa pracy.

Umowę o pracę rozwiązuje się na podstawie:

art. 30 § 1 pkt 1 – jeżeli umowa została rozwiązana na mocy porozumienia stron,
art. 30 § 1 pkt 2 – w przypadku, gdy umowa uległa rozwiązaniu za wypowiedzeniem przez pracownika lub pracodawcę,
art. 30 § 1 pkt 3 – jeżeli umowa została rozwiązana przez pracownika lub pracodawcę bez zachowania okresu wypowiedzenia,
art. 30 § 1 pkt 4 – w sytuacji, gdy umowa została rozwiązana z upływem czasu, na jaki była zawarta,
art. 30 § 1 pkt 3 w związku z art. 52 § 1 pkt 2 – przy rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia z powodu popełnienia przez pracownika w czasie trwania umowy o pracę przestępstwa, które uniemożliwia dalsze zatrudnianie go na zajmowanym stanowisku, jeżeli przestępstwo jest oczywiste lub zostało stwierdzone prawomocnym wyrokiem.

[alert-info]Przeczytaj więcej na temat wypowiedzenia umowy o pracę:
Wypowiedzenie umowy o pracę na czas określony
Rozwiązanie umowy za wypowiedzeniem art. 30 § 1 pkt 2 kp[/alert-info]

Ponadto, poza wymienionymi wyżej, wyróżniamy również podstawy prawne szczególnego ustania zatrudnienia, które dotyczą między innymi rozwiązania umowy na skutek śmierci pracownika lub pracodawcy, przejścia zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę, z powodu tymczasowego aresztowania pracownika itp.

Podsumowując, wypowiedzenie umowy o pracę na czas nieokreślony może zostać złożone zarówno przez pracodawcę, jak i pracownika, natomiast obowiązek związany z uzasadnieniem przyczyny wypowiedzenia ciąży jedynie na pracodawcy. Jeśli umowa na czas nieokreślony została rozwiązana za wypowiedzeniem przez pracownika, wówczas na świadectwie pracy w ust. 4 należy wskazać jako podstawę prawną rozwiązania umowy art. 30 § 1 pkt 2 i zaznaczyć, że umowę wypowiedział pracownik.

Wypowiedzenie umowy na czas nieokreślony w systemie wfirma.pl

W systemie wfirma.pl istnieje możliwość zakończenia umowy z pracownikiem. Funkcja ta jest dostępna w pakiecie Kadry i płace.

Aby rozwiązać umowę z pracownikiem należy przejść do zakładki KADRY » PRACOWNICY kliknąć na imię i nazwisko pracownika i po otwarciu się okna dialogowego przejść do zakładki UMOWY , zaznaczyć daną umowę oraz wybrać z górnego Menu opcję DODAJ » ZAKOŃCZENIE.

wypowiedzenie umowy o pracę na czas nieokreślony - zakończenie umowy

W kolejnym kroku w oknie dodawania zakończenia umowy o pracę należy wybrać podstawę rozwiązania umowy oraz uzupełnić okres wypowiedzenia.

wypowiedzenie umowy o pracę na czas nieokreślony - podstawa rozwiązania umowy

Szczegóły dotyczące rozwiązywania umowy z pracownikiem w systemie wfirma.pl znajdują się w artykule pomocy: Jak rozwiązać umowę o pracę z pracownikiem?

#polecamy#

#banner-195094#

Question 14

Czy składki ZUS 2025, które jako przedsiębiorca opłacam do 20. dnia każdego kolejnego miesiąca, w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej bez zatrudnionych pracowników są zawsze takie same? Czy wysokość tej składki uzależniona jest od liczby dni w miesiącu? Jaki jest jej wymiar? Czy mogę skorzystać z jakichś ulg na składki?

Accepted Answer

Składki ZUS 2025 r. – schematy

Polscy przedsiębiorcy mają możliwości wyboru schematu opłacanych składek ZUS zależne od tego, na jakim są etapie prowadzenia swojej działalności. To, który schemat jest dostępny dla danego przedsiębiorcy, jest zależne m.in. od tego, czy:

dopiero zaczyna on prowadzenie swojej działalności gospodarczej,
wznawia swoją działalność gospodarczą – a jeżeli tak, to ile minęło czasu od jej zawieszenia,
skończył właśnie okres ulgi na start lub preferencji,
osiąga wysokie przychody i czy korzysta ze składek od przychodu,
dochodzi u niego do zbiegu tytułów ubezpieczeń,
ma status emeryta itp.

#zobacztez#

Ulga na start

Przedsiębiorcy korzystający z ulgi na start nie są objęci standardowym obowiązkiem ubezpieczeniowym społeczno-zdrowotnym. W tym przypadku rozliczają oni składki ZUS w ograniczonej formie poprzez opłacanie jedynie składki za ubezpieczenie zdrowotne. Przez okres 6. miesięcy od dnia podjęcia działalności gospodarczej osoba prowadząca działalność jest zwolniona z podlegania ubezpieczeniom społecznym.

Sposób wyliczania składki na ubezpieczenie zdrowotne, a co za tym idzie również jej wysokość od 2022 roku zależna jest w głównej mierze od wysokości przychodu/dochodu oraz od formy opodatkowania. Szczegółowe informacje na temat jej ustalania można znaleźć w artykule: Składka zdrowotna osób prowadzących działalność.

Z ulgi na start mogą skorzystać nowi przedsiębiorcy, którzy po raz pierwszy podejmują się prowadzenia działalności gospodarczej, albo osoby wznawiające działalność po upływie co najmniej 60. miesięcy od dnia jej ostatniego zawieszenia. Ulga ta ma charakter dobrowolny, co oznacza, że przedsiębiorca, który chce być objęty ubezpieczeniami społecznymi, ma prawo do niej nie przystąpić.[alert-info]Po rezygnacji z ulgi na start, co do zasady, nie ma możliwości ponownego do niej przystąpienia.[/alert-info]

Preferencyjne składki ZUS

Nowi przedsiębiorcy bądź osoby, które zakończyły okres trwania ulgi na start, mają możliwość przystąpienia do tzw. dwuletniej ulgi w opłacaniu składek. W ciągu 24. miesięcy korzystania z preferencji przedsiębiorcy mogą opłacać pomniejszone składki za ubezpieczenia społeczne. Podstawa do wyliczeń preferencyjnych składek ZUS wynosi minimum 30% kwoty minimalnego wynagrodzenia za pracę.

Co ważne, preferencja dotyczy wyłącznie składek na ubezpieczenia społeczne. Składkę zdrowotną opłaca się zawsze w jednakowej wysokości, bez względu na to, z jakim kodem tytułu ubezpieczenia nastąpiło zgłoszenie do ZUS.

#banner-190618#

Mały ZUS plus

Przedsiębiorcy, których przychód w 2024 roku nie przekroczył kwoty 120 000,00 zł przy prowadzeniu działalności przez 365 dni roku, od stycznia 2025 roku mają możliwość korzystania z kolejnego rodzaju ulgi – tzw. małego ZUS plus.

Składki od dochodu może opłacać przedsiębiorca, który:

w poprzednim roku prowadził działalność gospodarczą przez minimum 60 dni,
nie korzysta z ulgi na start lub preferencyjnych składek ZUS,
nie wykonuje w ramach prowadzonej działalności prac na rzecz byłego pracodawcy,
nie korzysta z opodatkowania w formie karty podatkowej i jest jednocześnie zwolniony z VAT na podstawie art. 113 ust. 1 i 9 ustawy o podatku od towarów i usług.

Zgłoszenia do składek od dochodu przedsiębiorcy mogli dokonać do końca stycznia 2025 roku. Wyjątkiem od tej zasady jest przypadek, w którym kończy się okres trwania:

dwuletniej ulgi dla nowych firm (preferencyjny ZUS) lub
odwiesza działalność.

W takich przypadkach przedsiębiorca może przystać do składek od dochodu bezpośrednio po zakończeniu ww. okresów. Przerejestrowania powinien on dokonać maksymalnie w ciągu 7. dni od momentu powstania bądź zmiany obowiązku ubezpieczeniowego.

Ulga ta obowiązuje przez okres maksymalnie 36. miesięcy. Po tym okresie przedsiębiorca zobligowany jest przejść na zwykłe składki ZUS. Prawo do ponownego skorzystania z tej ulgi zostanie nadane przedsiębiorcy po upływie kolejnych 2. lat.

[alert-info]W 2023 roku ustawą z dnia 26 maja 2023 r. o świadczeniu wspierającym ulga Mały ZUS Plus została wydłużona o 12 miesięcy. Oznacza to, że przedsiębiorcy, którzy w 2023 roku korzystali z ulgi Mały ZUS Plus, mogli z niej skorzystać o 12 miesięcy dłużej, czyli przez 48 miesięcy. Wydłużenie ulgi dotyczyło tylko przedsiębiorców, którzy w 2023 roku korzystali z ulgi Mały ZUS Plus.[/alert-info]

Składki ZUS 2024 przedsiębiorcy - schematy

Zwykłe składki, czyli tzw. duży ZUS

Podstawa standardowych składek ZUS wynosi 60% prognozowanego przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia za pracę. Przedsiębiorcy korzystający z tego schematu opłacania składek objęci są obowiązkiem ubezpieczeniowym społecznym oraz zdrowotnym.

Wysokość składki zdrowotnej jest obliczana na tych samych zasadach, jak przy preferencyjnych składkach ZUS i jest ona niepodzielna tzn. że nie można jej zmniejszać np. za okresy przebywania na zasiłku.

Termin zapłaty składek ZUS

Aktualnie terminy opłacania składek oraz wysyłania deklaracji DRA co miesiąc do ZUS to:

15. dnia miesiąca za miesiąc poprzedni w przypadku płatników posiadających osobowość prawną, tj.: spółek akcyjnych, spółek z o.o., spółdzielni, stowarzyszeń i fundacji;
20. dnia miesiąca za miesiąc poprzedni w przypadku płatników opłacających składki wyłącznie za siebie, przedsiębiorców i inne podmioty nieposiadające osobowości prawnej zatrudniające innych ubezpieczonych (w tym spółki: cywilna, jawna, partnerska, komandytowa, komandytowo-akcyjna oraz wspólników tych spółek a także wspólnika jednoosobowej spółki z o.o. oraz prostej spółki akcyjnej).

ZUS, co do zasady, rozlicza płatników na podstawie daty zaksięgowania wpłaty na ich indywidualnych kontach. Jednakże, jeżeli składki opłacane są drogą elektroniczną, to wpłata może zostać uznana za terminową, w przypadku, gdy w nieprzekraczalnym terminie zapłaty (określonym przepisami ustaw) dojdzie do obciążenia rachunku bankowego płatnika.

Rozliczenia składek ZUS za przedsiębiorcę

Przepisy ustalają, jakie są minimalne składki ZUS opłacone przez przedsiębiorcę w danym roku podatkowym. Podstawa wymiaru minimalnych składek społecznych przy:

preferencji – stanowi 30% kwoty minimalnego wynagrodzenia,
małym ZUS plus – jest ustalona według podanego w przepisach wzoru, w którym kluczowym parametrem jest dochód z działalności,
dużym ZUS – stanowi 60% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego przyjętego do ustalenia kwoty ograniczenia rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Składki należy natomiast opłacać co miesiąc w tej samej wysokości bez względu na liczbę dni kalendarzowych w danym miesiącu. Ich zmiana następuje dopiero gdy zmieniają się parametry określające podstawę wymiaru (zwykle na przełomie lat) bądź gdy przedsiębiorca otrzymuje w danym miesiącu zasiłki z ZUS, zawiesza lub wznawia działalność gospodarczą, rozpoczyna zatrudnienie na podstawie umowy o pracę.

Nie zabrania się natomiast przedsiębiorcy ustalić wyższej podstawy naliczania składek niż minimalna. Wówczas jej wysokość zależy od samego przedsiębiorcy, z pewnymi jednak ograniczeniami (np. przy składkach dobrowolnych chorobowych podstawa wymiaru nie może przekroczyć 250% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia - w 2025 roku jest to kwota 21 682,50 zł).

Co istotne, roczna podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe nie może w danym roku przekroczyć 30-krotności prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej na dany rok kalendarzowy. Po przekroczeniu tej kwoty nie odprowadza się składek za ww. ubezpieczenia.

W przypadku składki zdrowotnej niezależnie od tego, do jakich ubezpieczeń został zgłoszony przedsiębiorca, a od formy opodatkowania i tak w przypadku:

opodatkowania wg skali podstawę stanowi dochód, a składka jest naliczana wg stawki 9% (nie mniej niż 381,78 zł w styczniu 2025 r., a od lutego 2025 r. do stycznia 2026 r. nie mniej niż 314,96 zł);
opodatkowania podatkiem liniowym — podstawę stanowi dochód, a składka jest naliczana wg stawki 4,9% nie mniej niż 381,78 zł w styczniu 2025 r., a od lutego 2025 r. do stycznia 2026 r. nie mniej niż 314,96 zł);

[alert-info]Osoby, które jako formę opodatkowania wybrały ryczałt od przychodów ewidencjonowanych, muszą opłacać składki zależne od wysokości przychodu osiągniętego w danym roku kalendarzowym. Podstawę wymiaru składki zdrowotnej stanowi w tym przypadku odpowiednia stawka procentowa przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw w czwartym kwartale roku poprzedniego (włącznie z wypłatami z zysku). Stawka procentowa uzależniona jest od wysokości osiągniętego przychodu. Sama składka wynosi 9% tej podstawy. Przeciętne miesięczne wynagrodzenie za czwarty kwartał 2024 roku zostanie ogłoszone około 20 stycznia 2025 roku.[/alert-info]

ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych składka jest naliczana w wysokości 9%, a podstawa zależy od osiągniętego przychodu w 2024 roku:

do 60 tys. zł podstawą jest 60% przeciętnego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw w IV kwartale roku ubiegłego 4 660,71 zł (7 767,85 zł × 60%), a sama składka wynosi 419,46 zł,
powyżej 60 tys. zł do 300 tys. zł podstawą jest 100% przeciętnego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw w IV kwartale roku ubiegłego 7 767,85 zł (7 767,85 zł × 100%), a sama składka wynosi 699,11 zł,
powyżej 300 tys. zł podstawą jest 180% przeciętnego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw w IV kwartale roku ubiegłego 13 982,13 zł (13 982,13 zł × 180%), a sama składka wynosi 1 258,39 zł;

karty podatkowej — podstawą będzie minimalne wynagrodzenie, a składka będzie naliczana wg stawki 9%.

Co ważne składka zdrowotna jest niepodzielna i powinna być zawsze opłacana w stałej miesięcznej wysokości. Nie ma znaczenia ile dni prowadzona jest działalność lub czy przedsiębiorca przebywał np. na zwolnieniu lekarskim.

Przedsiębiorca, w zależności od różnych czynników, może opłacać składki ZUS w różnej wysokości. Wpływ na wysokość składek ma głównie zgłoszony w ZUS kod tytułu ubezpieczenia, określający obowiązek ubezpieczeniowy. Jednakże nie jest on jedynym czynnikiem rzutującym na składki. Dlatego właśnie podstawowa znajomość zagadnień związanych z ubezpieczeniami ZUS gwarantuje przedsiębiorcy możliwość realnego zaoszczędzenia na nich.

Składki w ZUS w systemie wFirma

System wFirma samodzielnie naliczy w deklaracji ZUS DRA odpowiednią wysokość składek, na podstawie wybranego schematu składek.

Składki ZUS 2024 r. przedsiębiorcy prowadzącego jednoosobową działalność gospodarczą

W systemie wFirma można również w bardzo łatwy sposób rozliczyć roczną składkę zdrowotną przedsiębiorcy. Co więcej, przygotowaną deklarację DRA można wysłać bezpośrednio do ZUS.

#faq#

#polecamy#

#banner-190621#

Question 15

W grudniu 2024 r. zatrudniłem pracownika. Datę wypłaty wynagrodzenia ustaliliśmy na 10. dzień kolejnego miesiąca, czyli pierwsza pensja została przekazana 10 stycznia. Kiedy generuję PIT-11 za 2024 rok dla tej osoby, wychodzą mi w nim same zera. Czy jest to prawidłowe? Czy mam przekazać do urzędu skarbowego zerowy PIT-11?

Accepted Answer

Roczna deklaracja podatkowa PIT-11

PIT-11 jest to dokument o charakterze informacyjnym, zawiera on w sobie dane o przychodach, dochodach, kosztach oraz o pobranych przez pracodawcę zaliczkach na podatek dochodowy od osób fizycznych. Zobowiązanym do wystawienia tego dokumentu jest płatnik – czyli pracodawca, który w trakcie roku rozliczeniowego pobierał i wpłacał do US zaliczki na podatek dochodowy.

Formularz PIT-11, mimo że jest deklaracją podatkową, tzn. wykazuje się w nim dane dotyczące przychodów, dochodów, kosztów oraz pobranych zaliczek na podatek, to również należy zawrzeć w nim informacje o pobranych składkach ZUS. W ramach składek ZUS opisuje się zarówno kwoty pobranych składek na ubezpieczenia społeczne, jak i zdrowotne.

W deklaracji PIT-11 za rok 2024 powinny zostać wykazane przychody opodatkowane stawką podatkową 12% oraz 32%.

#zobacztez#

W rocznej deklaracji podatkowej PIT-11 płatnicy zawierają dane o wynagrodzeniach wypłaconych z tytułu:

umów o pracę,
umów zlecenie,
umów aktywizacyjnych,
umów o dzieło i innych.

W jakim celu wystawia się PIT-11?

PIT-11 wystawia się ze względu na obowiązek informacyjny, jaki występuje względem US. Oprócz tego płatnicy, czyli pracodawcy, wystawiają deklaracje PIT-11 w celu dostarczenia ich swoim pracownikom i innym zatrudnionym osobom.

Deklaracja ta obowiązkowo musi zostać dostarczona osobom wykonującym pracę na rzecz danego przedsiębiorcy, ponieważ na jej podstawie osoby te wypełniają zeznania roczne PIT-37 lub PIT-36.

Istotne jest zarówno z perspektywy US, jak i samego pracodawcy, żeby wystawione PIT-11 były poprawne nie tylko z perspektywy obliczeniowej, lecz także merytorycznej.

[alert-info]W roku 2024 aktualny jest formularz PIT-11 w wersji 29.[/alert-info]

#banner-120441#

Terminy wysyłki PIT-11

Roczne deklaracje podatkowe za rok 2024, w tym PIT-11, PIT-4R oraz PIT-8AR, należy dostarczyć do US w terminie do końca stycznia 2025 roku. Jedyna dopuszczalna forma dostarczenia dokumentów to forma elektroniczna.

Natomiast PIT-11 pracownikom i innym zatrudnionym osobom należy dostarczyć w terminie do końca lutego 2025 roku. W tym przypadku forma dostarczenia dokumentacji jest dowolna – istotne jedynie jest otrzymanie potwierdzenie odbioru PIT-11.

Które wypłaty wynagrodzeń należy ująć w PIT-11?

W deklaracji PIT-11 dochody i pobrane zaliczki na podatek dochodowy wykazywane są zgodnie z datą wypłaty wynagrodzenia, a nie zgodnie z miesiącem, za który pensja była należna. W przypadku, gdy pracownik nie osiągnął żadnego dochodu podlegającego opodatkowaniu, to zerowy PIT-11 jest prawidłowy.

[alert-info]Art. 32 ust. 2 Ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych
Za dochód, o którym mowa w ust. 1 i 1a, uważa się uzyskane w ciągu miesiąca przychody w rozumieniu art. 12 oraz zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez płatnika.[/alert-info]

#banner-192331#

Zerowy PIT-11

Pracodawca, który w danym roku podatkowym nie pobierał zaliczek na podatek dochodowy za pracownika, co do zasady nie jest zobowiązany wystawić zerowego PIT-11. Jednakże wysłany do urzędu skarbowego zerowy PIT-11 dla pracownika nie jest traktowany jako wykroczenie skarbowe i nie podlega żadnej karze.

Płatnicy często decydują się wystawić zerowy PIT-11 i dostarczyć go do US na cele dowodowe. Jest to sposób dodatkowego zabezpieczenia się pracodawców w razie jakichkolwiek kontroli.

Warto mieć jednak na uwadze, że w niektórych sytuacjach konieczne jest sporządzenie zerowej deklaracji – tzn. bez wykazania kwoty dochodu bądź pobranej zaliczki. Dotyczy to głównie następujących przypadków:

wypłacono wynagrodzenie, ale nie pobrano zaliczki na podatek (np. z winy własnej lub pomyłki pracownika);
wypłacono tak niską pensję, że należna od niej zaliczka wyszła zerowa;
wypłacono wynagrodzenie niższe od kwoty wolnej od podatku;
nie wypłacono wynagrodzenia ze względu na kompensatę z wzajemną wierzytelnością i należało pobrać zaliczki od takiego wynagrodzenia.

[alert-info]PIT-11 nie wystawia się w przypadku zatrudnienia pracownika na umowę zlecenie lub umowę o dzieło w przypadku, gdy wartość wynagrodzenia wynikająca z umowy nie przekracza kwoty 200 zł. W sytuacji umowy o pracę na wartość poniżej 200 zł deklarację PIT-11 należy obowiązkowo wygenerować i przekazać do urzędu skarbowego.[/alert-info]W związku z niepobieraniem zaliczek na podatek dochodowy od wynagrodzeń osób zatrudnionych pracodawca ma prawo wystawić tzw. zerowy PIT-11. To, czy jest to konieczne z perspektywy prawnej, zależy od okoliczności dodatkowych dotyczących rozliczeń za danego pracownika.

Deklaracje PIT-11 w systemie wFirma.pl

Oprogramowanie kadrowo-płacowe wFirma.pl gwarantuje możliwość szybkiego generowania rocznych deklaracji podatkowych. Automatycznie uzupełniane formularze zaciągają dane wprowadzone ówcześnie do systemu. W tym celu należy przejść do zakładki START » PODATKI » DEKLARACJE ROCZNE PRACOWNIKÓW » DODAJ DEKLARACJĘ » DEKLARACJA DOCHODÓW PRACOWNIKA (PIT 11).

Zerowy PIT-11 - dodawanie do systemu

System wFirma.pl umożliwia również bezpośrednią wysyłkę deklaracji PIT-11 do US. Po zaznaczeniu wygenerowanego dokumentu należy wybrać opcję WYŚLIJ/EKSPORTUJ » WYŚLIJ DO US ALBO ZUS.

Po wysłaniu deklaracji i otrzymaniu potwierdzenia jej odbioru można pobrać UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru). Dokument ten można przechowywać w dokumentacji firmowej dla celów dowodowych.#polecamy#

#banner-192334#

Zdaniem eksperta

Umowa zlecenie emeryta a składki ZUS 2025

Obowiązek opłacania zaliczek na PIT-4R za zatrudnionego pracownika w 2025 roku

Zmiana danych w ZUS - kiedy powinna być zgłoszona?

Zakładki do akt osobowych - wzory do wydruku

Jak wyliczyć wynagrodzenie zleceniobiorcy w przypadku choroby?

Nieterminowe złożenie deklaracji PIT-11 - konsekwencje

Rozliczenie roczne dochodu uzyskanego z etatu i działalności a składki ZUS

Osoba współpracująca a składki ZUS – jak korzystniej zatrudnić małżonka w 2025?

Dodatkowy urlop wypoczynkowy osoby niepełnosprawnej a świadectwo pracy

Obowiązki związane z zatrudnieniem pracownika na 1/8 etatu w 2025 roku

Częściowe składki ZUS a rozpoczęcie działalności gospodarczej w trakcie miesiąca

PIT-11 za cudzoziemca a identyfikator podatkowy

Wypowiedzenie umowy o pracę na czas nieokreślony a podanie przyczyny

Składki ZUS 2025 dla jednoosobowej działalności gospodarczej — sprawdź koszty prowadzenia JDG

Zerowy PIT-11 dla pracownika - jak powinien się zachować pracodawca?

Artykuły

Wzory