Zapewne każdy przedsiębiorca prędzej czy później spotkał się ze spóźnialskim kontrahentem. W takich sytuacjach należy się z nim skontaktować telefonicznie lub mailowo i przypomnieć o uregulowaniu należności. Jeżeli takie upomnienia nie skutkują, można skierować sprawę do sądu i tam dochodzić swoich należności. Jednak zanim wierzyciel wejdzie na drogę sądową, powinien wysłać dłużnikowi wezwanie do zapłaty. Może się okazać, że taka forma przypomnienia kontrahentowi o długu zakończy się powodzeniem. Jakie elementy powinno mieć wezwanie, czy można przesłać wezwanie do zapłaty online? Odpowiadamy!
Wezwanie do zapłaty - elementy obowiązkowe
Prawidłowo sporządzone wezwanie do zapłaty powinno zawierać następujące elementy:
- datę oraz miejsce sporządzenia dokumentu,
- określenie wierzyciela i dłużnika,
- dokładną kwotę zaległości wraz z numerem faktury (lub innego dokumentu potwierdzającego należność) oraz datę wymagalności płatności,
- termin, w którym dłużnik powinien uregulować zaległość oraz formę płatności np. gotówka w kasie firmy, przelew bankowy na wskazany numer konta,
- podpis osoby wysyłającej pismo wraz z imieniem, nazwiskiem, stanowiskiem pełnionym w firmie, telefonem lub e-mailem kontaktowym,
- informacje o konsekwencjach jakie podejmie wierzyciel, jeśli dłużnik w określonym terminie nie ureguluje zaległości (tu jednak należy pamiętać, iż ostrzeżenia o konsekwencjach nie mogą być sprzeczne z obowiązującym prawem i przejaskrawiane).
Wezwanie do zapłaty - elementy dodatkowe
W przypadku naliczenia odsetek za opóźnienie w spłacie, wierzyciel może dodatkowo zawrzeć informację o ich wysokości na wezwaniu do zapłaty.
Aby mieć pewność oraz dowód (w przypadku dojścia do sprawy sądowej), że dłużnik odebrał wezwanie do zapłaty, należy wysłać je listem poleconym za potwierdzeniem odbioru.
W praktyce, w sprawach dotyczących ubiegania się o uregulowanie należności, przyjmowana jest zasada “do trzech razy sztuka”. Co za tym idzie, jeżeli po trzecim wezwaniu dłużnik w dalszym ciągu nie poczuwa się do obowiązku uregulowania długu, sprawę należy skierować na drogę sądową. Czynny podatnik może skorzystać w takiej sytuacji z tzw. ulgi na złe długi.
Czy można przekazać wezwanie do zapłaty online?
Wierzyciel może mieć wątpliwości, czy może przekazać dłużnikowi wezwanie do zapłaty online. Można wysłać wezwanie do zapłaty online, istnieje wiele serwisów internetowych, które oferują możliwość stworzenia i wysłania wezwania do zapłaty online. Po wypełnieniu formularza wezwanie do zapłaty można wysłać do dłużnika e-mailem lub listem poleconym.
Warto wspomnieć, że wysyłanie wezwania do zapłaty online jest wygodnym i szybkim sposobem na rozpoczęcie postępowania windykacyjnego. Jest to również dobry sposób na uzyskanie potwierdzenia, że dłużnik otrzymał wezwanie.
Jak wygenerować wezwanie do zapłaty?
W systemie wFirma.pl w szybki sposób można wygenerować wezwanie do zapłaty poprzez zakładkę: PRZYCHODY » WINDYKACJA » WIERZYTELNOŚCI gdzie po zaznaczeniu faktury na liście należy z górnego menu wybrać opcję GENERUJ »
- WEZWANIE DO ZAPŁATY (aby wygenerować zwykłe wezwanie do zapłaty),
- WEZWANIE DO ZAPŁATY Z NALICZENIEM ODSETEK (system automatycznie naliczy przysługujące odsetki z tytułu zwłoki w zapłacie) lub
- OSTATECZNE WEZWANIE DO ZAPŁATY.
