Każdy przedsiębiorca ma obowiązek ewidencjonować sprzedaż. Wystawianie faktur nie musi być jednak zajęciem mozolnym. Wystarczy mieć dostęp do programu do fakturowania online. Wówczas dokumenty można wygenerować w dosłownie kilka minut. Prezentujemy najważniejsze zalety fakturowania online.
Czym jest faktura elektroniczna?
Faktura elektroniczna, czyli e-faktura, nie jest już nowością – nowelizacja przepisów w sprawie zrównania dokumentów elektronicznych z papierowymi miała miejsce w 2013 r. Czym jest zatem faktura elektroniczna? To po prostu faktura wysyłana klientowi w formie elektronicznej, np. w pliku PDF za pośrednictwem poczty elektronicznej.
Dzięki temu, że przedsiębiorcy mogą generować e-faktury, skraca się czas ich dostarczenia do klienta. Co więcej, na dostarczanie faktur w formie elektronicznej nie trzeba mieć zgody kontrahenta. Przedsiębiorca powinien przyjąć, że jeżeli klient nie zaprotestował po otrzymaniu takiego dokumentu, to wyraził on zgodę na jego otrzymanie.
Fakturowanie online – oszczędność czasu i pieniędzy
Aby rozwijać biznes, przedsiębiorca potrzebuje czasu. Fakturowanie online ma tę zaletę, że pozwala wystawić e-fakturę w kilka minut. Nowoczesne programy do fakturowania czy księgowania są zintegrowane z GUS i CEIDG. W efekcie wystarczy tylko wpisać numer NIP klienta, by system pobrał pozostałe dane. Każdy przedsiębiorca może też tworzyć własne bazy kontrahentów, dzięki czemu kolejne faktury będzie wystawiał jeszcze szybciej.
Oszczędność czasu to nie wszystko. Ważne są również kwestie finansowe. Fakturowanie online eliminuj konieczność drukowania faktur i wysyłania ich listami poleconymi. Przedsiębiorca oszczędza na papierze, kopertach czy znaczkach. W przypadku dużych firm oszczędności mogą być liczone nawet w tysiącach złotych rocznie.
Oprogramowanie do fakturowania online oferowane jest w modelu SaaS (Software as a Service). Co to oznacza dla użytkownika? Płaci on za dostęp do modułu umożliwiającego wystawienie faktur tylko wtedy, gdy z niego korzysta. W razie zawieszenia czy zamknięcia działalności nie pozostaje z niepotrzebnym mu już programem desktopowym.
Szybkie dostarczenie e-faktury do klienta
Fakturowanie online pozwala szybko wystawić fakturę elektroniczną i równie szybko dostarczyć ją kontrahentowi. Wysyłka dokumentów może odbywać się z poziomu programu do fakturowania. Takie rozwiązanie eliminuje konieczność pobrania dokumentu na pulpit. Dodatkowo najlepsze programy do faktur pozwalają także wysyłać klientom przypomnienia o płatności (zarówno SMS-em, jak i e-mailem).
Im szybciej klient otrzyma fakturę za otrzymane produkty czy wykonaną usługę, tym lepiej – będzie on mógł uregulować płatność od ręki. Niewątpliwą zaletą fakturowania online jest też możliwość wysłania dokumentu klientowi w dowolnym momencie – wystarczy tylko urządzenie z dostępem do internetu. Przedsiębiorcy pracujący w terenie mogą wystawiać faktury zaraz po zakończeniu prac.
Fakturowanie online jest bezpieczne
To na dostawcy oprogramowania do wystawiania faktur ciąży obowiązek zabezpieczenia danych. Przedsiębiorca nie musi się martwić, że wygenerowane przez niego dokumenty dostaną się w niepowołane ręce.
Kwestie bezpieczeństwa można też rozpatrywać w kontekście ekologii. Brak konieczności gromadzenia faktur w formie papierowej oznacza, że w skali roku można uniknąć wycinki ok. 250 000 drzew i zanieczyszczenia milionów litrów wody. Każda firma wysyłająca e-faktury przyczynia się do ochrony środowiska naturalnego i tym samym może być postrzegana jako proekologiczna.
Wygodne przechowywanie e-faktur
Przechowywanie faktur na własnym komputerze nie zawsze jest najlepszym pomysłem. Dotyczy to szczególnie sytuacji, gdy przedsiębiorca nie wykonuje kopii zapasowych. Warto też pamiętać, że przepisy zobowiązują każdego właściciela firmy do przechowywania faktur przez okres 5 lat. I w tej kwestii fakturowanie online jest bardzo korzystne.
Wszystkie wystawione faktury są przechowywane w chmurze przez wymagany przepisami okres. Korzystając z intuicyjnej w obsłudze wyszukiwarki, przedsiębiorca może w dowolnym momencie dotrzeć do potrzebnej mu e-faktury. Oznacza to brak w siedzibie firmy dziesiątek czy nawet setek segregatorów wypełnionych po brzegi dokumentami.
