Zapłata z prywatnych środków w firmie osoby fizycznej – jak to ująć?

W jednoosobowej działalności gospodarczej często dochodzi do sytuacji, gdy konieczna jest zapłata z prywatnych środków w firmie osoby fizycznej. Przedsiębiorcy nierzadko pokrywają wydatki firmowe z osobistego konta czy gotówki. Wyjaśniamy, jak prawidłowo ująć takie operacje w księgach rachunkowych.

Zapłata z prywatnych środków w firmie osoby fizycznej a księgi rachunkowe

Należy podkreślić, że w przedsiębiorstwie osoby fizycznej właściciel może w dowolnym momencie dokonywać opłat oraz regulować wszelkie zobowiązania ze swoich środków prywatnych bez ograniczeń. Dotyczy to przedsiębiorców prowadzących zarówno podatkową księgę przychodów i rozchodów (uproszczoną księgowość), jak i księgi rachunkowe (pełną księgowość). W przypadku uproszczonej księgowości nie są potrzebne żadne dodatkowe kroki. Natomiast przy pełnej księgowości płatności dokonane z prywatnych środków właściciela płatności powinny zostać odpowiednio ujęte w ewidencji.

Przypomnijmy, że przedsiębiorcy prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą co do zasady rozliczają się za pomocą podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych powstaje dopiero po przekroczeniu odpowiednich progów przychodów.

Obowiązkowe i dobrowolne prowadzenie ksiąg rachunkowych przez osoby fizyczne prowadzące jednoosobowe działalności gospodarcze

Osoby fizyczne prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą mają obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych (pełnej księgowości), jeżeli ich przychody netto ze sprzedaży towarów i usług za poprzedni rok obrotowy osiągnęły co najmniej równowartość 2 500 000 euro w polskiej walucie. Oznacza to, że w 2026 roku obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych będzie dotyczyć osób fizycznych, których przychody za 2025 rok wyniosły co najmniej równowartość 2 500 000 euro w złotówkach. Limit ten przelicza się na złote, stosując średni kurs ogłoszony przez NBP na pierwszy dzień roboczy października roku poprzedzającego rok obrotowy. Średni kurs NBP na 1 października 2025 roku (pierwszy dzień roboczy w tym miesiącu) wynosił 4,2586 zł/euro (tabela nr 190/A/NBP/2025). Tym samym limit przychodów za 2025 rok, decydujący o obowiązku prowadzenia ksiąg rachunkowych w 2026 roku, wynosi:

2 500 000 euro × 4,2586 zł/euro = 10 646 500 zł

Księgi rachunkowe w firmie osoby fizycznej mogą być także prowadzone dobrowolnie. Osoby fizyczne mogą bowiem stosować zasady rachunkowości określone w Ustawie z 29 września 1994 roku o rachunkowości (ustawa o rachunkowości) również od początku następnego roku obrotowego. Warunkiem jest, aby ich przychody netto ze sprzedaży towarów i usług za poprzedni rok obrotowy były niższe niż równowartość 2 500 000 euro w złotych.

Księgi rachunkowe w firmie osoby fizycznej

Zgodnie z art. 10 ust. 1 ustawy o rachunkowości: jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, a w szczególności dotyczące:

1. określenia roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych;
2. metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego;
3. sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej:
4. zakładowego planu kont, ustalającego wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej,
5. wykazu ksiąg rachunkowych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera – wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na informatycznych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych,
6. opisu systemu przetwarzania danych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera opisu systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji;
7. systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów.

Kierownik jednostki, czyli właściciel w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej, ustala dokumentację w formie pisemnej i regularnie ją aktualizuje. Odpowiada on także za decyzje dotyczące stosowanych zasad rachunkowości (w zakresie, w jakim ustawa o rachunkowości pozostawia jednostce możliwość wyboru). Przy tym przyjmuje zasady (politykę) rachunkowości, która powinna zawierać m.in. informacje o stosowanych uproszczeniach i wybranych rozwiązaniach ewidencyjnych w zakresie dopuszczonym przez ustawę o rachunkowości.

Jak ewidencjonować rozrachunki, gdy nastąpi zapłata z prywatnych środków w firmie osoby fizycznej?

Osoba fizyczna prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą może swobodnie dysponować środkami pieniężnymi zgromadzonymi na rachunku firmowym lub gotówką w kasie. Sposób ewidencji w księgach rachunkowych należności i zobowiązań pomiędzy właścicielem a firmą powinien być określony w zasadach (polityce) rachunkowości. 

Zaleca się, aby wszystkie wpłaty i wypłaty realizowane przez przedsiębiorcę ujmować na koncie rozrachunkowym właściciela, czyli na koncie 240 „Pozostałe rozrachunki” (w analityce: Rozrachunki z właścicielem). W ramach tego konta można prowadzić szczegółową analitykę z podziałem na poszczególne tytuły rozliczeń, co pozwala na bieżącą kontrolę należności i zobowiązań między właścicielem a firmą.

Zapłata z prywatnych środków w firmie osoby fizycznej

Jeżeli przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą rozliczaną na podstawie ksiąg rachunkowych zapłaci z prywatnych środków za zobowiązania firmy, np. ureguluje fakturę za zakup usług u kontrahenta, to taka operacja powinna zostać właściwie ujęta w ewidencji. Można wówczas dokonać następujących zapisów:

1. Faktura za zakup usługi:
1. Wn konto 402 „Zakup usług”,
• Wn konto 222 „VAT naliczony i jego rozliczenie”,
• Ma konto 210 „Rozrachunki z dostawcami”.
2. Opłacenie przez przedsiębiorcę faktury za zakup usługi z jego prywatnych środków:
• Wn konto 210 „Rozrachunki z dostawcami”,
• Ma konto 240 „Pozostałe rozrachunki” (w analityce: Rozrachunki z właścicielem).
3. Zwrot środków pieniężnych z rachunku firmowego na rachunek prywatny przedsiębiorcy:
• Wn konto 240 „Pozostałe rozrachunki” (w analityce: Rozrachunki z właścicielem),
• Ma konto 130 „Rachunek bieżący”.

Ustawa o rachunkowości dopuszcza w ramach przyjętej polityki rachunkowości stosowanie różnych uproszczeń, pod warunkiem że nie wpłyną one bardzo negatywnie na obowiązek rzetelnego i przejrzystego przedstawienia sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego. Gdy właściciel jednoosobowej działalności gospodarczej opłaca faktury zakupowe z prywatnych środków, można je ewidencjonować w księgach rachunkowych bezpośrednio na koncie rozrachunkowym z właścicielem 240 „Pozostałe rozrachunki” (w analityce: Rozrachunki z właścicielem). W takim przypadku pomija się konto rozrachunkowe z kontrahentem będącym dostawcą towarów lub usług. 

Ewidencja w księgach rachunkowych przebiega wówczas następująco:

1. 1. Faktura za zakup usługi:
• Wn konto 402 „Usługi obce”,
• Wn konto 221 „VAT naliczony i jego rozliczenie”,
• Ma konto 240 „Pozostałe rozrachunki” (w analityce: Rozrachunki z właścicielem).
2. 2. Zwrot środków pieniężnych z rachunku firmowego na rachunek prywatny przedsiębiorcy:
• Wn konto 240 „Pozostałe rozrachunki” (w analityce: Rozrachunki z właścicielem),
• Ma konto 130 „Rachunek bieżący”.

Przykład 1.

W październiku 2025 roku właściciel jednoosobowej działalności gospodarczej StudioGraf, zajmującej się projektowaniem materiałów reklamowych, zlecił firmie PromoShot Sp. z o.o. wykonanie sesji zdjęciowej produktów do kampanii reklamowej. Faktura za wykonaną usługę została wystawiona 14 października 2025 roku na kwotę 2460 zł brutto (w tym 460 zł podatku VAT). Właściciel opłacił ją z prywatnych pieniędzy, ponieważ na koncie firmowym brakowało środków. 20 października 2025 roku przelał z powrotem tę kwotę z konta firmowego na osobiste.

Zgodnie z przyjętą polityką rachunkowości faktury uregulowane przez właściciela z prywatnych środków ewidencjonowane są bezpośrednio na koncie 240 „Pozostałe rozrachunki” (w analityce: Rozrachunki z właścicielem). W takim przypadku ewidencja w księgach rachunkowych przebiega następująco:

1. Faktura za usługę fotograficzną:
• Wn konto 402 „Usługi obce”,
• Wn konto 221 „VAT naliczony i jego rozliczenie”,
• Ma konto 240 „Pozostałe rozrachunki” (w analityce: Rozrachunki z właścicielem).
2. Zwrot środków pieniężnych z rachunku firmowego na rachunek prywatny przedsiębiorcy:
• Wn konto 240 „Pozostałe rozrachunki” (w analityce: Rozrachunki z właścicielem),
• Ma konto 130 „Rachunek bieżący”.

W firmie osoby fizycznej właściciel ma możliwość regulowania zobowiązań firmowych z prywatnych środków. W przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych sposób ewidencji takich operacji powinien zostać określony w przyjętych zasadach (polityce) rachunkowości. W praktyce rozrachunki z właścicielem ujmuje się na koncie 240 „Pozostałe rozrachunki” (w analityce: Rozrachunki z właścicielem), z wyodrębnieniem odpowiedniej analityki. Takie rozwiązanie zapewnia prawidłowe ujęcie operacji gospodarczych, przejrzystość przepływów pieniężnych oraz bieżącą kontrolę należności i zobowiązań pomiędzy właścicielem a firmą.