Każdy pracownik odpowiada za wykonywane obowiązki, jednak odpowiedzialność księgowego za sporządzenie prawidłowego i zgodnego z prawem sprawozdania finansowego ma wymiar szczególny. Czego powinien spodziewać się specjalista, który stworzy wadliwy dokument i czy brak winy w działaniu może być elementem zwalniającym z poważnych konsekwencji prawnych oraz finansowych?
Czy księgowy ma obowiązek sporządzić sprawozdanie finansowe?
Sprawozdanie finansowe jest kluczowym dokumentem każdej jednostki gospodarczej, stanowiącym jej finansową wizytówkę. Jest to tak naprawdę podsumowanie rocznej pracy przedsiębiorstwa, odzwierciedlające jego majątek, sytuację finansową oraz wynik prowadzonej działalności. Obowiązek sporządzania sprawozdania finansowego ciąży na podmiotach, które muszą prowadzić księgi rachunkowe zgodnie z Ustawy z 29 września 1994 roku o rachunkowości (dalej: ustawa o rachunkowości) oraz tych, które samodzielnie wybrały pełne księgi rachunkowe jako sposób ewidencjonowania.
Obowiązek sporządzenia sprawozdania finansowego spoczywa po stronie podmiotów, które muszą przygotować taki dokument. Księgowy lub osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, co prawda uczestniczy w procesie sporządzenia sprawozdania i ma obowiązek jego podpisania, ale odpowiedzialność i obowiązek zapewnienia jego sporządzenia leży po stronie kierownika danej jednostki. Warto wskazać, że chociaż to kierownik jednostki (np. zarząd spółki) ponosi główną, ustawową odpowiedzialność za rachunkowość, w tym za sporządzenie sprawozdania, księgowy lub osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg, odgrywa w tym procesie rolę fundamentalną, z której wynika szereg konkretnych odpowiedzialności.
Odpowiedzialność księgowego a jego rola w procesie przygotowywania sprawozdania finansowego
Księgowy na co dzień dba o to, by księgi rachunkowe były prowadzone rzetelnie, bezbłędnie oraz zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości. To on odpowiada za prawidłowe ujęcie operacji gospodarczych, stosowanie przyjętej polityki rachunkowości, właściwą wycenę aktywów i pasywów oraz za poprawne ustalenie wyniku finansowego. Proces ten bezpośrednio prowadzi do sporządzenia sprawozdania finansowego, składającego się z bilansu, rachunku zysków i strat oraz informacji dodatkowej.
Księgowy musi upewnić się, że zapisy w księgach odzwierciedlają rzeczywisty stan wykonanych transakcji. Nie może przykładowo zaksięgować faktury za usługę, która nigdy nie została wykonana, ani zaniżać stanu magazynowego, aby sztucznie obniżyć podatek dochodowy. Odpowiedzialność księgowego obejmuje także prawidłową wycenę pozycji bilansowych, np. wycenę zapasów według cen nabycia lub kosztów wytworzenia, z uwzględnieniem zasady ostrożności. Chociaż inwentaryzacja należy do obowiązków kierownika, księgowy jest niezbędny do jej prawidłowego rozliczenia i ujęcia różnic inwentaryzacyjnych w księgach.
Zgodnie z przepisami sprawozdanie finansowe musi być podpisane przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych (czyli najczęściej głównego księgowego) oraz przez kierownika jednostki. Podpis księgowego jest formalnym poświadczeniem, że dokument został sporządzony na podstawie prawidłowo prowadzonych ksiąg rachunkowych oraz zgodnie z zasadami i wymogami ustawy o rachunkowości.
Przykład 1.
Karol jest głównym księgowym w firmie X. Jednym z jego obowiązków jest złożenie podpisu na sprawozdaniu finansowym przedsiębiorstwa. Czy podpis na takim dokumencie powoduje powstanie odpowiedzialności po stronie Karola nawet wtedy, gdy sprawozdanie finansowe zostało przygotowane przez innych księgowych zatrudnionych przez firmę X?
Tak, ponieważ podpis głównego księgowego oznacza tutaj jego akceptację, że wszystkie pozycje w bilansie i rachunku zysków i strat (np. wysokość przychodów, koszty działalności, wartość zobowiązań wobec banków) są zgodne z prawdą i wynikają z poprawnej ewidencji. Gdyby Karol np. świadomie zataił znaczące, ale nieujęte w księgach zobowiązanie, jego podpis stałby się deklaracją fałszu, niosącą za sobą konsekwencje prawne.
Rodzaje odpowiedzialności księgowego za sprawozdanie finansowe
Odpowiedzialność księgowego za sprawozdanie finansowe ma charakter wielopłaszczyznowy, co jest związane z rodzajem popełnionego błędu lub naruszenia. Na pierwszy plan wysuwa się przede wszystkim odpowiedzialność o charakterze materialnym. Księgowy, będąc pracownikiem danej jednostki, podlega pod przepisy Ustawy z 26 czerwca 1974 roku – Kodeks pracy. Jeśli wskutek jego winy (umyślnej lub nieumyślnej) w sprawozdaniu pojawią się błędy, które wyrządzą pracodawcy szkodę materialną, może ponieść odpowiedzialność pracowniczą.
Przykład 2.
Paulina jest księgową w znanej firmie odzieżowej. Wskutek jej rażącego zaniedbania nie zauważyła, że jednostka przekroczyła limit uprawniający do zwolnienia z podatku od nieruchomości, co doprowadziło do naliczenia firmie wysokich odsetek karnych i konieczności zapłaty zaległego podatku. Czy Paulina może ponosić odpowiedzialność materialną względem swojego pracodawcy?
Tak, w tej sytuacji pracodawca może domagać się odszkodowania od księgowej, choć zazwyczaj jest ono ograniczone do wysokości trzymiesięcznego wynagrodzenia pracownika (chyba że szkoda została wyrządzona umyślnie).
Księgowy, który sporządzi wadliwe sprawozdanie finansowe, może zostać pociągnięty także do odpowiedzialności cywilnej. Jest ona niezależna od wspomnianej wcześniej odpowiedzialności wynikającej z przepisów prawa pracy. Odpowiedzialność cywilna dotyczy najczęściej sytuacji, gdy księgowość jest prowadzona przez zewnętrzne biuro rachunkowe na podstawie stosownej umowy (np. umowy zlecenia). Biuro, a w konsekwencji jego pracownicy (księgowi), odpowiadają za szkody powstałe w wyniku niewykonania lub nienależytego wykonania umowy.
Przykład 3.
Biuro rachunkowe, przygotowując sprawozdanie, popełnia błąd w klasyfikacji kosztów, co prowadzi do zawrotnego zaniżenia wyniku finansowego i w konsekwencji do utraty szansy na uzyskanie korzystnego kredytu bankowego przez klienta. Czy księgowi zatrudnieni w tym biurze mogą ponosić odpowiedzialność cywilną względem poszkodowanego klienta?
Tak, ponieważ klient może żądać odszkodowania od biura za poniesioną szkodę na zasadach Ustawy z 23 kwietnia 1964 roku – Kodeks cywilny. Biura rachunkowe zazwyczaj chronią się przed takimi zdarzeniami, wykupując ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej (OC). Niezależnie od tego biuro rachunkowe może pociągnąć do odpowiedzialności pracowniczej zatrudnionych przez siebie księgowych, którzy sporządzili błędne sprawozdanie finansowe.
Najsurowszym rodzajem odpowiedzialności księgowego jest jednak odpowiedzialność karna lub karna skarbowa. Pojawia się ona, gdy księgowy działa w sposób umyślny lub wykazuje rażące zaniechanie, a jego poczynania prowadzą do oczywistego naruszenia prawa. Odpowiedzialność ta wynika ze wspomnianej wcześniej ustawy o rachunkowości oraz Ustawy z 10 września 1999 roku – Kodeks karny skarbowy (dalej: kks).
Zgodnie z treścią art. 77 ustawy o rachunkowości: kto wbrew przepisom ustawy dopuszcza do:
- nieprowadzenia ksiąg rachunkowych, prowadzenia ich wbrew przepisom ustawy lub podawania w tych księgach nierzetelnych danych,
- niesporządzenia sprawozdania finansowego, skonsolidowanego sprawozdania finansowego, sprawozdania z działalności, sprawozdania z działalności grupy kapitałowej, sprawozdania z płatności na rzecz administracji publicznej, skonsolidowanego sprawozdania z płatności na rzecz administracji publicznej, sprawozdania o podatku dochodowym, sporządzenia ich niezgodnie z przepisami ustawy lub zawarcia w tych sprawozdaniach nierzetelnych danych
– podlega grzywnie albo karze pozbawienia wolności do lat 2, albo obu tym karom łącznie.
Przykład 4.
Maciej pełni funkcję głównego księgowego. Na polecenie zarządu zataja w sprawozdaniu finansowym informację o znacznych zobowiązaniach warunkowych (np. potencjalnych karach), aby sprawozdanie wyglądało korzystniej. Ujawnienie tych danych mogłoby zrujnować wizerunek firmy przed inwestorami. Czy księgowy ponosi odpowiedzialność za swoje działania?
Tak, w tym przypadku możemy mówić już o odpowiedzialności karnej za świadome zawarcie nierzetelnych danych.
Księgowy, który nierzetelnie prowadzi księgi rachunkowe lub podaje w nich dane niezgodne ze stanem rzeczywistym, co prowadzi do uszczuplenia lub narażenia na uszczuplenie należności publicznoprawnej (np. podatku VAT, CIT), naraża się także na odpowiedzialność karnoskarbową, co wynika m.in. z art. 56 i 61 kks.
Przykład 5.
Patryk jest księgowym w małej firmie obuwniczej. Podczas przygotowywania sprawozdania finansowego postanowił obniżyć podatek CIT i celowo zaniżył wartość sprzedaży na koniec roku, przesuwając moment ujęcia przychodów na kolejny rok obrotowy. W ten sposób Patryk chciał wykazać się przed przełożonymi. Czy księgowy ponosi odpowiedzialność za swoje działanie?
Tak, jest to przykład manipulacji księgowej, która ma bezpośredni wpływ na sprawozdanie finansowe, a także stanowi przestępstwo skarbowe.
Podsumowanie
Odpowiedzialność księgowego za sporządzenie sprawozdania finansowego wynika z profesjonalnego obowiązku dbałości o rzetelność i zgodność z prawem każdego elementu ewidencji, która ma swoje odzwierciedlenie w końcowym raporcie. Podpis księgowego na sprawozdaniu finansowym to nie tylko formalność, ale przede wszystkim deklaracja zawodowej uczciwości i świadomości konsekwencji w przypadku naruszenia przepisów. Księgowy, który sporządzi samodzielnie lub podpisze wadliwe sprawozdanie finansowe, może ponosić nie tylko odpowiedzialność pracowniczą lub cywilną, ale także odpowiedzialność karną lub karną skarbową.
Polecamy:
