Podstawa składek na urlopie wychowawczym – jak ją ustalić w 2025 roku?

Podczas przebywania na urlopie wychowawczym pracownik nie otrzymuje przychodu, od którego należy opłacać składki ZUS. Jednakże w czasie sprawowania opieki nad dzieckiem składki na ubezpieczenie emerytalne, rentowe i zdrowotne finansowane są z budżetu państwa. Pracodawca ma obowiązek wykazać odpowiednio takie należności w raportach za nieobecnego pracownika. Jak powinna zostać ustalona podstawa składek na urlopie wychowawczym w 2025 roku?

Zasady naliczania składek emerytalno-rentowych osób przebywających na urlopie wychowawczym

Podstawa składek na ubezpieczenie społeczne osób przebywających na urlopie wychowawczym powinna być ustalana na zasadach określonych w ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych. Warto jednak mieć na uwadze, że przewidziano tam kilka różnych przypadków, o czym poniżej.

Ogólne zasady ustalania podstawy składek na urlopie wychowawczym

Dla osób, które przebywają na urlopie wychowawczym, podstawę wymiaru składek na te ubezpieczenia stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie należne za 12 miesięcy poprzedzających urlop wychowawczy. Jednocześnie podstawa ta nie może być:

• wyższa niż kwota 60% prognozowanego przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia na dany rok kalendarzowy – w 2025 roku jest to kwota 5 203,80 zł;
• niższa niż 75% kwoty minimalnego wynagrodzenia obowiązującego w danym roku kalendarzowym – w 2025 roku jest to 3 499,50 zł.

Jeśli średnia z 12 miesięcy wyjdzie wyższa od górnego progu lub niższa od podstawy najniższej, wówczas konieczne jest jej przyrównanie odpowiednio do podstawy maksymalnej lub minimalnej.

Przykład 1.

Pani Agnieszka w październiku 2025 roku złożyła u pracodawcy wniosek o urlop wychowawczy. W okresie 12 miesięcy poprzedzających miesiąc urlopu jej wynagrodzenie stanowiące jednocześnie podstawę naliczania składek wynosiło:

• od października do grudnia 2024 roku: 4 300 zł;
• od stycznia do września 2025 roku: 4 666 zł.

Obliczenie podstawy wymiaru składek wygląda w tym przypadku następująco:

• 3 mies. x 4 300 zł + 9 mies. x 4 666 zł = 54 894 zł;
• 54 894 zł / 12 mies. = 4 574,50 zł.

Składki emerytalno-rentowe za pracownicę naliczone będą od podstawy 4 574,50 zł za cały okres przebywania na urlopie wychowawczym, chyba że w którymś z lat podstawa minimalna będzie wyższa od średniej z 12 miesięcy – wówczas konieczne będzie naliczanie składek od podstawy minimalnej obowiązującej w danym okresie.

Podstawa składek przy minimalnym wynagrodzeniu

Jeżeli pracownik zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy z zagwarantowanym minimalnym wynagrodzeniem chce skorzystać z urlopu wychowawczego, wtedy podstawa składek na urlopie wychowawczym nie może być niższa od aktualnie obowiązującego minimalnego wynagrodzenia.

Przykład 2.

Pani Barbara pracuje w pełnym wymiarze czasu pracy za minimalnym wynagrodzeniem. Z urlopu wychowawczego zaczęła korzystać w 2023 roku, a zakończy go w 2025 roku. W takiej sytuacji pracodawca powinien obliczyć składki od podstawy:

• 3490 zł od stycznia do czerwca 2023 roku;
• 3600 zł od lipca do grudnia 2023 roku;
• 4242 zł od stycznia do czerwca 2024 roku;
• 4300 zł od lipca do grudnia 2024 roku;
• 4666 zł za 2025 rok.

Z kolei dla osób pracujących w niepełnym wymiarze czasu pracy, które zarabiają wynagrodzenie minimalne przeliczone proporcjonalnie do wymiaru etatu, podstawę stanowi odpowiednio pomniejszona kwota minimalnej pensji, przy czym nie może być ona niższa od 75% minimalnego wynagrodzenia.

Przykład 3.

Pani Dorota jest zatrudniona na ½ etatu, przysługuje jej wynagrodzenie minimalne naliczone proporcjonalnie w wysokości 2333 zł. Pracodawca nie wypłaca jej innych dodatków. Złożyła wniosek o urlop wychowawczy w sierpniu 2025 roku. W związku z tym, że podstawa naliczania składek w czasie urlopu wychowawczego jest niższa od dolnej granicy, to konieczne jest jej wyrównanie do minimalnej podstawy wynoszącej 3499,50 zł.

Zmiana etatu w trakcie roku

Jeżeli w okresie przyjętym do ustalenia przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia nastąpiła zmiana wymiaru czasu pracy, to nie wpływa to na sposób obliczania podstawy. Nie ma tu zastosowania zasada taka jak przy obliczaniu podstawy wymiaru zasiłku, czyli przyjmowania jedynie wynagrodzenia w wysokości obowiązującej po zmianie. Podstawa składek na urlopie wychowawczym powinna zostać obliczona według pensji należnych zarówno przed, jak i po aneksowaniu umowy.

Uzupełnienie wynagrodzenia

Podobnie jak w przypadku wyliczania podstawy zasiłku i tu konieczne jest uzupełnianie podstawy wynagrodzenia w zależności od tego, ile dni w miesiącu pracownik przepracował. I tak, jeśli wykonywał swoją pracę przez:

• co najmniej połowę obowiązującego go czasu pracy – należy uzupełnić pensję do kwoty, jaką otrzymałby, gdyby przepracował cały miesiąc;
• mniej niż połowę obowiązującego go czasu pracy – te miesiące pomija się.

Co ważne, jeżeli powodem nieprzepracowania co najmniej połowy czasu pracy była nieobecność, za którą pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia, jak np. urlop wypoczynkowy, opieka nad dzieckiem, urlop okolicznościowy, poszukiwanie pracy, nieobecność usprawiedliwiona płatna, wówczas takie miesiące uwzględnia się przy ustalaniu podstawy. Natomiast w przypadku nieobecności nieusprawiedliwionej przyjmuje się wynagrodzenie faktycznie wypłacone za czas przepracowany (uwzględniając oczywiście dni, w których występują nieobecności traktowane na równi z pracą).

Przykład 4.

Pani Genowefa otrzymuje co miesiąc zmienne wynagrodzenie. W jednym z miesięcy przyjętych do podstawy otrzymała pensję 3450 zł za 14 dni pracy z 22 dni, które miała do przepracowania. Przez 1 dzień była nieobecna z przyczyn nieusprawiedliwionych, a przez pozostały okres (8 dni) przebywała na zwolnieniu lekarskim. W związku z tym, że pani Genowefa przepracowała ponad połowę obowiązującego ją czasu pracy, pracodawca zobowiązany jest do uzupełnienia wynagrodzenia do wysokości, jaką pracownica otrzymałaby za cały miesiąc wykonywania pracy. Podstawa ta wynosi 5421,46 zł, a obliczenie tego wynagrodzenia wygląda następująco:

• 3450 zł / 14 dni = 246,43 zł;
• 246,43 zł x 22 dni = 5421,46 zł.

Naliczenie podstawy proporcjonalnie

W razie rozpoczęcia lub zakończenia urlopu wychowawczego w trakcie miesiąca podstawa jest proporcjonalnie pomniejszana do okresu korzystania z tego uprawnienia. Co ważne, uwzględniamy tu każdy dzień kalendarzowy.

Przykład 5.

Pani Weronika miesięczną podstawę wymiaru składek społecznych na urlopie wychowawczym ma ustaloną w wysokości 4961 zł. Urlop wychowawczy rozpoczyna 10 października. Podstawa naliczenia składek na urlopie wychowawczym za październik wyniesie zatem 3520,71 zł, co wynika z wyliczenia: 4961 zł / 31 dni x 22 dni.

Konieczność ustalenia podstawy na nowo

W niektórych przypadkach może być konieczne ustalenie podstawy składek na nowo. Będzie to miało miejsce, jeżeli w trakcie urlopu wychowawczego pracownik powróci do pracy na co najmniej 1 miesiąc kalendarzowy.

Przykład 6.

Pani Małgorzata przebywała na urlopie wychowawczym od 1 stycznia do 30 września 2024 roku. Od 1 stycznia do 31 lipca 2025 roku ponownie skorzystała z tego uprawnienia. Do obliczenia podstawy wychowawczego rozpoczynającego się 1 stycznia 2025 roku należy przyjąć okres od października do grudnia 2024 roku.

Składka na ubezpieczenie zdrowotne

Podczas urlopu wychowawczego pracownik jest objęty ubezpieczeniem zdrowotnym, co wynika z art. 66 ust. 1 pkt 32 ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych. Składka zdrowotna również finansowana jest z budżetu państwa. W przeciwieństwie do podstawy wymiaru składek społecznych podstawa na ubezpieczenie zdrowotne jest ustalona na stałe. Kwota ta odpowiada wysokości specjalnego zasiłku opiekuńczego przysługującego na podstawie przepisów o świadczeniach rodzinnych, czyli aktualnie 620 zł. 

Jak wykazać urlop wychowawczy w raportach RCA i RSA?

Pracownika przebywającego na urlopie wychowawczym pracodawca musi wykazać w raportach ZUS-u. W raporcie RCA trzeba to zrobić z kodem tytułu ubezpieczenia 12 11, gdzie podaje się podstawę składek na ubezpieczenie emerytalno-rentowe oraz kwotę składek, a także podstawę składki zdrowotnej i jej naliczenie. Konieczne jest także sporządzenie za osobę sprawującą opiekę nad dzieckiem raportu RSA, w którym pracownika wykazuje się z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10. Kod świadczenia przerwy zależy natomiast od przepisów Kodeksu pracy, na podstawie których urlop wychowawczy został udzielony, i może to być:

• kod 121 – urlop wychowawczy udzielony na podstawie art. 186 § 2, czyli pracownik może korzystać z niego maksymalnie 36 miesięcy, ale nie dłużej niż do zakończenia roku kalendarzowego, w którym dziecko kończy 6. rok życia;
• kod 122 – urlop wychowawczy udzielony na podstawie art. 186 § 3 dotyczy osób, które korzystają z tego uprawnienia maksymalnie 3 lata, nie dłużej jednak niż do ukończenia przez dziecko 18. roku życia, jeżeli z powodu stanu zdrowia potwierdzonego orzeczeniem o niepełnosprawności lub stopniu niepełnosprawności dziecko wymaga osobistej opieki pracownika.

Podstawa składek na urlopie wychowawczym – podsumowanie

Obliczanie podstawy składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe dla osoby przebywającej na urlopie wychowawczym nie należy do najprostszych. Trzeba tu bowiem pamiętać o wielu zasadach obowiązujących w konkretnych przypadkach. Pracodawca mimo tego, że nie wypłaca pracownikowi wynagrodzenia, musi pamiętać o prawidłowym wykazaniu zatrudnionego na raportach ZUS-u.