Przedsiębiorca może przekazać prowadzenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów podmiotowi zewnętrznemu, jakim jest biuro rachunkowe. Problemem, z którym często mierzą się przedsiębiorcy, są faktury przekazane do biura rachunkowego po rozliczeniu miesiąca. Taka sytuacja rodzi pytania o prawidłowy sposób ich ewidencji. Wyjaśniamy, jak postępować z opóźnionymi dokumentami przychodowymi i kosztowymi.
Faktury przekazane do biura rachunkowego po rozliczeniu miesiąca - przychody
W pierwszej kolejności zajmiemy się przypadkiem, w którym przedsiębiorca po zamknięciu rozliczenia przekazuje do biura rachunkowego faktury dokumentujące sprzedaży, czyli tzw. faktury przychodowe.
Zgodnie z art. 14 ust. 1 ustawy o PIT za przychód z działalności gospodarczej uważa się kwoty należne, choćby nie zostały faktycznie otrzymane, po wyłączeniu wartości zwróconych towarów, udzielonych bonifikat i skont. U podatników dokonujących sprzedaży towarów i usług opodatkowanych podatkiem od towarów i usług za przychód z tej sprzedaży uważa się przychód pomniejszony o należny podatek od towarów i usług.
Zgodnie natomiast z art. 14 ust. 1c ustawy za datę powstania przychodu, o którym mowa w ust. 1, uważa się, z zastrzeżeniem ust. 1e, 1h-1j i 1n-1p, dzień wydania rzeczy, zbycia prawa majątkowego lub wykonania usługi, albo częściowego wykonania usługi, nie później niż dzień:
- wystawienia faktury, albo
- uregulowania należności.
Warto również sięgnąć do odpowiednich zapisów znajdujących się w rozporządzeniu w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Zgodnie z par. 18 rozporządzenia zapisy w księdze dotyczące przychodów ze sprzedaży wyrobów, towarów handlowych i usług są dokonywane na podstawie wystawionych faktur, a w przypadku sprzedaży nieudokumentowanej fakturami – na podstawie wystawionego na koniec dnia dowodu wewnętrznego, w którym w jednej kwocie wykazana jest wysokość tych przychodów za dany dzień, o ile nie jest prowadzona ewidencja sprzedaży lub ewidencja przy zastosowaniu kas rejestrujących.
Zapisów dokonuje się raz dziennie po zakończeniu dnia, nie później niż przed rozpoczęciem działalności w dniu następnym. Jeżeli w danym dniu podatnik wystawia wiele faktur, zapisów w księdze można dokonywać jedną sumą wynikającą z dziennego zestawienia tych faktur, zwanego „zestawieniem sprzedaży”.
Zgodnie zaś z par. 22 rozporządzenia zapisy w księdze dotyczące pozostałych przychodów są dokonywane na podstawie dowodów potwierdzających te przychody.
Zarówno obowiązujące przepisy ustawy o PIT, jak i przepisy wykonawcze nie pozwalają na przesunięcie momentu powstania przychodu. Oznacza to, że jeżeli faktura przychodowa została dostarczona do biura rachunkowego po zakończeniu miesiąca, należy dokonać korekty i taką fakturę wprowadzić do miesiąca powstania przychodu, a przyczynę opóźnienia odnotować w kolumnie 17 „Uwagi”.
Przykład 1.
Pan Kamil prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą. Obowiązek prowadzenia KPiR przekazał do biura rachunkowego. 30 maja sprzedał towar i tego samego dnia wystawił dla kontrahenta fakturę. Fakturę tę przekazał do biura rachunkowego dopiero 1 lipca. W jaki sposób powinno postąpić biuro rachunkowe z tak otrzymaną fakturą?
Faktura powinna zostać zaksięgowana w maju. W ostatniej pozycji rozliczenia za maj biuro rachunkowe powinno wpisać wartość przychodu wynikającego z faktury, natomiast w kolumnie „Uwagi” należy wskazać datę otrzymania faktury przez biuro rachunkowe.
Faktury przekazane do biura rachunkowego po rozliczeniu miesiąca - koszty
W przypadku podatników prowadzących KPiR dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodu określa art. 22 ust. 6b ustawy o PIT. Zgodnie z tym przepisem za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów w przypadku podatników prowadzących KPiR uważa się dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu.
W myśl § 16 rozporządzenia zakup materiałów podstawowych oraz towarów handlowych jest wpisywany do księgi niezwłocznie po ich otrzymaniu, najpóźniej przed przekazaniem do magazynu, przerobu lub sprzedaży. Zapisów dotyczących pozostałych wydatków dokonuje się raz dziennie, po zakończeniu dnia, nie później niż przed rozpoczęciem działalności w dniu następnym, z uwzględnieniem zasad określonych w art. 22 ustawy o PIT.
W kwestii zbyt późnego przekazywania do biura rachunkowego dowodów stanowiących podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu została wydana przez Ministra Finansów interpretacja ogólna z 23 lutego 2023 roku (nr DD2.8202.3.2022).
W piśmie tym wskazano, że przepis art. 22 ust. 4 ustawy o PIT stanowi, że koszty uzyskania przychodów są potrącane w tym roku podatkowym, w którym zostały poniesione. Podobnie przepisy art. 22 ust. 5-5c ustawy o PIT wskazują na potrącalność kosztów uzyskania przychodów w określonym roku podatkowym. Przepisy te nie wskazują na inny okres rozliczeniowy niż rok podatkowy, czyli np. miesiąc albo kwartał.
Natomiast przepis art. 22 ust. 6b ustawy o PIT precyzuje dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodu przez podatników prowadzących PKPiR, co pozwala na rozliczenie tego kosztu przy obliczaniu dochodu (straty) w konkretnym roku podatkowym.
Powyższy przepis nie oznacza więc, że tylko w dniu wystawienia dowodu stanowiącego podstawę zaksięgowania (ujęcia) w PKPiR podatnik ma prawo do potrącenia tego kosztu.
Reasumując, dowód stanowiący podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu uzyskania przychodu otrzymany przez podatnika lub przekazany do biura rachunkowego w późniejszym terminie może być zaksięgowany (ujęty) w PKPiR w miesiącu, w którym został otrzymany przez podatnika bądź przekazany do biura rachunkowego. Powinno to nastąpić do końca roku podatkowego, w którym zgodnie z art. 22 ust. 4 albo ust. 5-5c ustawy o PIT koszt ten może być potrącony.
Księgując (ujmując) ten dowód w PKPiR, w kolumnie 2 podatnicy wpisują datę zdarzenia gospodarczego. Zgodnie z objaśnieniami do PKPiR jest to dzień miesiąca wynikający z dokumentu stanowiącego podstawę dokonywania wpisu (datę poniesienia wydatku, otrzymania towaru lub uzyskania przychodu albo datę zestawienia sprzedaży). Zatem późniejsze wpisanie danego kosztu nie powoduje zmiany daty jego poniesienia, o której mowa w art. 22 ust. 6b ustawy o PIT.
Jednocześnie w przypadku dowodu otrzymanego przez podatnika lub przekazanego do biura rachunkowego w późniejszym terminie i wykazania go w PKPiR w miesiącu, w którym został otrzymany bądź przekazany do biura rachunkowego, w kolumnie „Uwagi” można opisać przyczyny późniejszego zaksięgowania (ujęcia) danego kosztu w prowadzonej księdze.
Przykład 2.
Pan Kamil prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą. Obowiązek prowadzenia KPiR przekazał do biura rachunkowego. 30 sierpnia zakupił towar i tego samego dnia otrzymał fakturę od sprzedawcy. Fakturę zakupową do biura rachunkowego przekazał dopiero 1 października. W jaki sposób biuro rachunkowe powinno rozliczyć fakturę zakupową dostarczoną z opóźnieniem?
Biorąc pod uwagę wskazaną interpretację ogólną, biuro rachunkowe może fakturę rozliczyć w październiku. W kolumnie 2 KPiR jako datę zdarzenia gospodarczego należy wpisać dzień miesiąca wynikający z faktury, tj. 30 sierpnia, a przyczyny późniejszego zaksięgowania kosztu w prowadzonej księdze można opisać w kolumnie 17 „Uwagi”.
Mając powyższe na uwadze, należy wskazać, że w przypadku faktur przekazanych do biura rachunkowego po rozliczeniu miesiąca istotne znaczenie ma to, z jakim rodzajem faktury mamy do czynienia, ponieważ inne zasady będą dotyczyć faktur przychodowych, a inne faktur kosztowych.
