Należyta staranność w biurze rachunkowym jest podstawą każdej bezpiecznej i transparentnej współpracy z przedsiębiorcą. Jeśli księgowy poprawnie, terminowo i skrupulatnie wykonuje swoje zadania, to podmioty gospodarcze nie muszą obawiać się żadnych sankcji ze strony organów państwa. Problem pojawia się jednak wtedy, gdy usługi są świadczone nierzetelnie. Czy w takiej sytuacji księgowy może skutecznie wykazać, że zachował odpowiednie procedury i udowodnić swoją staranność?
Czym jest należyta staranność w biurze rachunkowym?
Należyta staranność w kontekście biura rachunkowego to zbiór działań i procedur, które mają na celu zapewnienie, że usługi księgowe i podatkowe są świadczone zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, z najwyższą starannością zawodową i w sposób chroniący interesy klienta przed ryzykiem podatkowym, w szczególności przed zarzutem udziału w oszustwach podatkowych. Jest to nie tylko kwestia poprawności wykonywanych obliczeń, ale przede wszystkim udokumentowania każdego kluczowego kroku w procesie weryfikacji i rozliczenia. Rzetelne biuro rachunkowe umie więc nie tylko dobrze liczyć, ale przede wszystkim zna obowiązujące przepisy, potrafi je poprawnie odczytywać i stosować w praktyce. Udowodnienie należytej staranności jest kluczowe, gdy organy skarbowe kwestionują prawo klienta do odliczenia VAT, zastosowania preferencji podatkowych czy uznania wydatków za koszty uzyskania przychodów.
Pojęcie należytej staranności nie zostało wprost zdefiniowane w przepisach prawa podatkowego, jednak częściowo możemy je odczytać z regulacji zawartych w Kodeksie cywilnym. Zgodnie z art. 355 kc dłużnik obowiązany jest do staranności ogólnie wymaganej w stosunkach danego rodzaju (należyta staranność). Należytą staranność dłużnika w zakresie prowadzonej przez niego działalności gospodarczej określa się przy uwzględnieniu zawodowego charakteru tej działalności.
„Od wykonawcy będącego profesjonalistą wymagana jest szczególna staranność wyrażająca się większą zapobiegliwością, rzetelnością, dokładnością w działaniu itd. W przypadku oceny należytej staranności w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej musi ona uwzględniać, zgodnie z art. 355 § 2 KC, zawodowy charakter tej działalności. Należyta staranność profesjonalisty nakłada więc na wykonawcę, który składa ofertę, dokumenty i oświadczenia we własnym imieniu, aby upewnił się, czy deklarowany w nich stan rzeczy odpowiada rzeczywistości”.
Podstawowym obszarem, w którym biuro rachunkowe musi wykazać się należytą starannością, jest weryfikacja podmiotów, z którymi klient zawiera transakcje. Chodzi o to, aby mieć pewność, że transakcje te rzeczywiście mają charakter gospodarczy, a kontrahenci są legalnie działającymi podmiotami.
Przykład 1.
Biuro rachunkowe otrzymało od swojego klienta zadanie zaksięgowania faktury na kwotę brutto przekraczającą 15 000 zł. Płatność ma w tym przypadku nastąpić przelewem. Jakie kroki powinien podjąć księgowy, aby nie narazić się na zarzut niestarannego działania? Księgowy powinien w tej sytuacji obowiązkowo sprawdzić i wydrukować lub zapisać zrzut ekranu potwierdzający, że rachunek bankowy kontrahenta znajduje się na Białej Liście podatników VAT. W przypadku braku rachunku na liście biuro rachunkowe powinno udokumentować fakt powiadomienia klienta o ryzyku i konieczności zastosowania mechanizmu podzielonej płatności (MPP) lub niemożności zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodu lub odliczenia podatku VAT.
Należyta staranność w biurze rachunkowym powinna przejawiać się w regularnym sprawdzaniu statusu prawnego i reprezentacji każdego kontrahenta. W praktyce sprowadza się to do zapisania aktualnego wydruku lub zrzutu ekranu z rejestru celem potwierdzenia, że osoba podpisująca umowę albo fakturę rzeczywiście była do tego upoważniona. Jeśli transakcja dotyczy branży regulowanej (np. transport, obrót paliwami, alkoholem), biuro powinno mieć kopię lub udokumentowane sprawdzenie ważnych koncesji lub zezwoleń kontrahenta.
Ocena ryzyka gospodarczego
Należyta staranność to jednak nie tylko formalna weryfikacja klienta. Dotyczy ona także oceny faktycznego sensu gospodarczego danej transakcji i ewentualnych czynników wskazujących na możliwość oszustwa (są to tzw. czerwone flagi).
Przykład 2.
Klient nabywa towar po cenie znacznie niższej niż rynkowa bez rozsądnego uzasadnienia ekonomicznego. Biuro rachunkowe, księgując taki zakup, powinno wymagać od klienta pisemnego wyjaśnienia tej różnicy, np. notatki służbowej opisującej tło negocjacji, dużą skalę zakupu, likwidację zapasów u dostawcy.
Przykład 3.
Kontrahent, z którym klient rozliczał się dotychczas przelewami, nagle żąda płatności gotówką powyżej limitu ustawowego lub prosi o przelew na rachunek spoza Białej Listy bez uzasadnienia. Biuro powinno udokumentować ostrzeżenie klienta o ryzyku (np. e-mail z informacją prawną) oraz uzyskać pisemne potwierdzenie, że klient jest świadomy konsekwencji podatkowych i decyduje się na transakcję.
Przykład 4.
Klient kupuje dużą partię np. części elektronicznych od firmy zajmującej się dotychczas wyłącznie usługami cateringowymi. Księgowy powinien poprosić klienta o dowody na istnienie zaplecza logistycznego lub biznesowego u kontrahenta (np. zdjęcia magazynu, uzasadnienie zmiany profilu działalności) i załączyć je do dokumentacji.
Należyta staranność w biurze rachunkowym a wewnętrzne procedury i dokumentacja
Dowodem należytej staranności jest także wewnętrzna organizacja pracy biura rachunkowego, która zapewnia wysoką jakość i zgodność z przepisami.
Przykład 5.
Jeśli klient dokonuje płatności zagranicznych (np. za usługi doradcze lub licencje), biuro rachunkowe musi weryfikować rezydencję podatkową kontrahenta i status rzeczywistego właściciela. Należy opracować i stosować pisemną procedurę WHT, w której jest określone, jakie dokumenty są wymagane (np. certyfikat rezydencji, oświadczenie o statusie beneficial owner), jak są weryfikowane, a następnie archiwizować całą korespondencję i otrzymane dokumenty.
Przykład 6.
Biuro powinno prowadzić ewidencję udziału pracowników w szkoleniach z zakresu zmian w prawie podatkowym (np. VAT, CIT/PIT). Certyfikaty i zaświadczenia o ukończeniu kursów stanowią dowód na to, że pracownicy mają aktualną wiedzę niezbędną do świadczenia usług z należytą starannością.
Przykład 7.
Posiadanie aktualnej polisy ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej w kwocie adekwatnej do skali prowadzonej działalności (obowiązkowej i dobrowolnej) to formalny dowód, że biuro zabezpiecza się finansowo przed ewentualnymi błędami, co jest elementem profesjonalnego podejścia do wykonywanego zawodu.
Należyta staranność biura rachunkowego polega również na działaniu doradczym i informacyjnym – ostrzeganiu klienta przed potencjalnym ryzykiem. Pamiętajmy jednak, że nawet najlepsze procedury i metody są bezużyteczne, jeśli nie ma dowodów na ich stosowanie. Systematyczna archiwizacja jest sercem należytej staranności. Do dokumentacji każdego nowego lub podejrzanego kontrahenta należy utworzyć fizyczną lub elektroniczną teczkę zawierającą: wydruki z Białej Listy, KRS/CEIDG, korespondencję dotyczącą weryfikacji, notatki z wywiadów telefonicznych oraz wszelkie wyjaśnienia klienta dotyczące nietypowej transakcji. W razie kontroli biuro rachunkowe będzie w stanie bardzo szybko wykazać swoją należytą staranność i obroni się przed ewentualnymi zarzutami odszkodowawczymi. Księgowi powinni pomyśleć także o opracowaniu i stosowaniu wewnętrznej checklisty do zamknięcia miesiąca lub kwartału, na której potwierdza się dokonanie kluczowych weryfikacji (np. sprawdzenie kursów walut, poprawności stawek VAT, kontrola dokumentów pod kątem oszustw). Taka lista powinna być oczywiście podpisana po jej wykonaniu.
Podsumowanie
Udowodnienie należytej staranności w biurze rachunkowym wymaga zastosowania zorganizowanych, pisemnych procedur, ich systematycznego dokumentowania w formie wydruków, notatek i korespondencji, a także regularnego podnoszenia kwalifikacji pracowników. W przypadku kontroli to właśnie ta kompletna i spójna dokumentacja pozwoli obronić klienta i samego księgowego.
Polecamy:
