AI w małej i średniej firmie – jak skutecznie ją wykorzystać?

Sztuczna inteligencja odgrywa coraz większą rolę w życiu każdego człowieka. Oprócz zabawy AI oferuje szereg praktycznych rozwiązań, na czele z ekspresowym wyszukiwaniem informacji w sieci. Wdrożenie AI w małej i średniej firmie staje się sposobem na automatyzację zadań, optymalizację kosztów i zdobycie przewagi konkurencyjnej, wspomagając przedsiębiorców na każdym etapie prowadzenia działalności.

Praktyczne funkcje AI w działalności gospodarczej

Nie od dziś wiadomo, że automatyzacja przyspiesza proces produkcji i świadczenia usług, a co za tym idzie, może zwiększyć dochodowość firmy. Wiele branż z powodzeniem przeniosło swoje biznesy do sieci, gdzie mogą zdobywać nowych klientów i nowe rynki zbytu swoich towarów. Sztuczna inteligencja oferuje w tym zakresie kilka istotnych narzędzi, m.in.:

• automatyzację powtarzalnych zadań – uwalnia w ten sposób czas pracowników, który mogą poświęcić na bardziej strategiczne działania firmowe;
• optymalizuje procesy, a więc zwiększa wydajność i redukuje niepotrzebne koszty działalności;
• personalizuje oferty dla konkretnych klientów, a przez to poprawia doświadczenia kupujących i zwiększa ich lojalność wobec danej marki;
• analizuje dane i umożliwia podejmowanie lepszych decyzji opartych na zebranych informacjach;
• zwiększa konkurencyjność danego przedsiębiorstwa na rynku – posługiwanie się AI pozwala wyróżnić się wśród innych firm i przyciągnąć nowych klientów.

Doskonałym przykładem zastosowania sztucznej inteligencji w małej i średniej firmie są chatboty – specjalne programy, które odpowiadają na pytania przyszłych lub obecnych klientów. Narzędzie to odciąża pracowników call center i pozwala im włączać się do rozmów tylko, gdy problem jest zbyt złożony dla programu komputerowego. Zamiast zatrudniać duży zespół obsługi klienta, przedsiębiorca powinien rozważyć wdrożenie chatbota AI, który odpowie na najczęściej zadawane pytania, przekieruje klientów do odpowiednich działów, a nawet pomoże w procesie zakupowym.

Przykład 1.

Pani Marlena prowadzi internetowy sklep z ubraniami. Z miesiąca na miesiąc ma coraz większą liczbę klientów, którzy zadają jej ogromną liczbę pytań na temat dostępności i cech interesujących ich towarów. Czy AI może usprawnić pracę pani Marleny? Tak, dobrym pomysłem będzie wykorzystanie chatbota, który będzie odpowiadał na pytania dotyczące rozmiarów, dostępności produktów, statusu zamówień czy polityki zwrotów, odciążając w ten sposób pracowników i samą właścicielkę sklepu.

Oprócz bieżącej obsługi klientów AI może analizować historię zakupów i preferencje, aby proponować spersonalizowane produkty lub usługi, zwiększając tym samym wartość koszyka i sprzedaż.

Przykład 2.

Księgarnia internetowa może sugerować klientom książki na podstawie ich wcześniejszych zakupów i przeglądanych pozycji, znacząco zwiększając szanse na dodatkową sprzedaż.

Sztuczna inteligencja pozwala również na tzw. analizę sentymentu. AI może monitorować opinie klientów w mediach społecznościowych i recenzjach, identyfikując pozytywne i negatywne nastroje. Pozwala to przedsiębiorcom szybko reagować na problemy i budować lepsze relacje z klientami.

Marketing i komunikacja dzięki AI w małych i średnich firmach

Sztuczna inteligencja oferuje potężne narzędzia do tworzenia bardziej skutecznych kampanii marketingowych i personalizacji komunikacji. AI może generować spersonalizowane e-maile, posty w mediach społecznościowych czy reklamy, które są dostosowane do indywidualnych preferencji i zachowań każdego klienta. Narzędzia AI mogą także automatyzować wysyłkę e-maili, publikację postów w mediach społecznościowych i zarządzanie kampaniami reklamowymi, oszczędzając czas i zasoby. Sztuczna inteligencja może analizować duże zbiory danych z kampanii marketingowych, identyfikując trendy, skuteczność poszczególnych działań i obszary do poprawy.

Co ciekawe, AI może zoptymalizować wewnętrzne procesy, zwiększyć efektywność i poprawić zarządzanie finansami. Specjalnie stworzone programy komputerowe prognozują popyt, optymalizują stany magazynowe i planują logistykę, minimalizując przy tym koszty i ryzyko braku towaru.

Przykład 3.

Pan Karol prowadzi lokalną piekarnię, jednak ma trudności z ustaleniem dokładnej liczby pieczywa oraz pozostałych wypieków, które może sprzedawać. Wskutek tego bardzo często piekarnia albo nie ma wystarczająco dużo towarów, albo produkuje ich zbyt dużo. W ten sposób dochody pana Karola są bardzo niejednolite. Czy AI może w jakiś sposób pomóc przedsiębiorcy w poprawie tej sytuacji? Tak, piekarnia może używać odpowiednio dobranego AI do prognozowania dziennego zapotrzebowania na pieczywo, aby minimalizować straty wynikające z nadprodukcji i niedoborów.

AI może automatyzować wprowadzanie faktur, uzgadnianie transakcji bankowych i generowanie raportów finansowych, zmniejszając ryzyko błędów i oszczędzając czas, może również identyfikować nietypowe wzorce w danych finansowych, pomagając w wykrywaniu potencjalnych oszustw i zagrożeń.

Wiele małych i średnich firm zatrudnia pracowników. Przedsiębiorcy nie zawsze mają jednak czas na to, aby szukać odpowiedniej kadry lub nadzorować tę już obecną. AI może wspierać procesy rekrutacyjne i rozwój pracowników. W zakresie rekrutacji sztuczna inteligencja może przesiewać CV, identyfikować najbardziej pasujących kandydatów na podstawie słów kluczowych i nawet przeprowadzać wstępne rozmowy kwalifikacyjne za pomocą chatbotów. AI może rekomendować spersonalizowane ścieżki szkoleniowe dla pracowników na podstawie ich umiejętności, potrzeb i celów zawodowych.

Jak wdrożyć AI w firmie?

Dla wielu małych i średnich przedsiębiorców sztuczna inteligencja może wydawać się skomplikowana. W praktyce można rozpocząć przygodę z AI od drobnych narzędzi. Aby zacząć przygodę ze sztuczną inteligencją, należy przejść przez kilka prostych etapów:

1. Zidentyfikuj problem – zamiast szukać zastosowań AI dla samej AI, skup się na konkretnych problemach lub obszarach, które chcesz usprawnić w swojej firmie. Gdzie tracisz najwięcej czasu? Gdzie występują największe błędy?
2. Zacznij od małych projektów – nie próbuj od razu wdrażać kompleksowych systemów AI. Zacznij od jednego małego projektu, który pozwoli Ci poznać technologię i zobaczyć jej realne korzyści.
3. Wykorzystaj dostępne narzędzia – wiele narzędzi AI jest dostępnych w formie usług chmurowych (SaaS), co oznacza, że nie musisz inwestować w drogą infrastrukturę. Często oferują one darmowe okresy próbne.
4. Szkol i angażuj pracowników – kluczem do sukcesu jest akceptacja AI przez zespół. Zapewnij szkolenia i pokaż pracownikom, jak AI może ułatwić ich pracę, a nie ją zastąpić.
5. Mierz i analizuj wyniki – po wdrożeniu AI monitoruj jej skuteczność. Czy rzeczywiście przynosi oczekiwane korzyści? Gdzie można ją jeszcze poprawić?

Przedsiębiorca nie musi być ekspertem od kodowania, aby wdrożyć AI. Istnieje wiele gotowych narzędzi i platform „no-code” lub „low-code”, które pozwalają na budowanie rozwiązań AI bez pisania kodu lub z minimalnym kodowaniem. Część programów obsługujących sztuczną inteligencję jest darmowa, choć wówczas ma ograniczone możliwości działania. Jest to tzw. wersja podstawowa, która przy skomplikowanych problemach może sobie nie poradzić. Bardziej zaawansowane AI będą oferowane użytkownikom odpłatnie. W zależności od potrzeb klienta sztuczna inteligencja będzie oferowała różnorodne narzędzia. W przypadku gdy przedsiębiorca chce skorzystać z AI, lecz nie wie, z którego programu powinien skorzystać, warto, aby rozważył konsultację z firmą specjalizującą się we wdrożeniach AI dla małych i średnich przedsiębiorstw.

W tym miejscu warto wskazać kilka popularnych narzędzi AI, które mogą być wykorzystane przez polskich przedsiębiorców:

• Tidio – bardzo popularny chatbot, często używany w e-commerce, oferuje zarówno chat na żywo, jak i funkcje chatbota AI do automatyzacji odpowiedzi. Łatwo integruje się z popularnymi platformami.
• Drift – platforma do „rozmów sprzedażowych”, która łączy chat na żywo z chatbotami AI, aby kwalifikować leady i angażować klientów na stronie internetowej.
• LiveChat (z funkcjami AI) – chociaż LiveChat jest znany z czatu na żywo, oferuje również narzędzia AI, które pomagają agentom w szybkim odpowiadaniu i automatyzacji części rozmów.
• KODA – oferuje kompleksowe rozwiązania do Conversational AI, w tym chatboty i voiceboty, zintegrowane z różnymi kanałami komunikacji i modelami językowymi (GPT, Gemini, Claude). Mają doświadczenie we wdrożeniach dla dużych firm, ale ich skalowalność może być pomocna dla MŚP, które chcą rosnąć.
• AI4msp.pl – to polski portal stworzony we współpracy z rządem, który ma na celu łączenie MŚP z dostawcami rozwiązań AI. Możesz tam znaleźć zweryfikowanych dostawców chatbotów i innych rozwiązań.
• ChatGPT (OpenAI) – najpopularniejsze narzędzie do generowania tekstu, pomysłów, pisania e-maili, postów na social media, a nawet prostych opisów produktów. Dostępne są plany biznesowe.
• Jasper AI – asystent pisania AI, który specjalizuje się w tworzeniu treści marketingowych, blogów, reklam i opisów produktów. Ma wiele szablonów i jest ceniony za jakość generowanego tekstu.
• Copy.ai – podobny do Jasper AI, również służy do generowania różnych rodzajów tekstów marketingowych, z naciskiem na szybkość i różnorodność.
• Canva AI – znane narzędzie do projektowania graficznego, które coraz bardziej integruje funkcje AI do tworzenia grafik, usuwania tła, generowania obrazów na podstawie tekstu, co jest świetne dla małych firm bez grafika.
• Flick AI – pomaga w zarządzaniu kontami w social mediach, generowaniu hashtagów, pisaniu postów i analizie konta na Instagramie.
• Landingi (z funkcjami AI) – polska firma oferująca kreatory landing page'ów, które wykorzystują AI do optymalizacji kampanii marketingowych i tworzenia angażujących treści na stronach docelowych.
• HubSpot (AI Email Writer) – choć to większa platforma CRM, HubSpot integruje narzędzia AI do pisania e-maili i personalizacji kampanii marketingowych.
• Hootsuite (OwlyWriter AI) – narzędzie do zarządzania mediami społecznościowymi z asystentem AI do generowania treści.
• Grammarly – nietypowe narzędzie AI do generowania od podstaw, ale wykorzystuje AI do sprawdzania gramatyki, pisowni i stylu, co jest nieocenione przy tworzeniu wszelkiego rodzaju tekstów.

AI w małej i średniej firmie - podsumowanie

Sztuczna inteligencja to potężne narzędzie, które może przynieść znaczące korzyści małym i średnim firmom. Od usprawnienia obsługi klienta i marketingu aż po optymalizację operacji i zarządzanie zasobami ludzkimi – możliwości są niemal nieograniczone. Kluczem jest jednak rozpoczęcie od małych kroków, strategiczne podejście i ciągłe doskonalenie.