Prowadzenie działalności gospodarczej w formie spółki z ograniczoną działalnością niejednokrotnie wiąże się z przemieszczaniem i zmianą adresu. Jak powinna wyglądać zmiana adresu spółki, aby spełnić formalne wymogi? Jak wygląda uchwała zarządu o zmianie adresu spółki? Odpowiedzi na te i inne pytania znajdziesz poniżej.
Czym jest adres spółki?
Adres, czyli informacja o tym, gdzie znajduje się konkretny budynek, jest wykorzystywana dla celów określenia podstawowych danych firmy już podczas jej rejestracji. W obecnym stanie prawnym adres jest wymagany już przy rejestracji spółki z o.o. Adres firmy zwykle kojarzony jest z jej siedzibą. Czy słusznie?
Zmiana adresu spółki czy siedziby spółki?
Aby odpowiedzieć na to pytanie, konieczne jest wyjaśnienie pojęć adres i siedziba. Jak się bowiem okazuje, nie są one tożsame i w ujęciu prawnym nie powinno się ich stosować jako synonimów, co niejednokrotnie się zdarza.
Adres to, jak już wyżej wskazano, informacja o tym, gdzie konkretnie mieści się budynek. W praktyce będzie to nazwa ulicy ze wskazaniem numeru domu i lokalu. Natomiast siedziba to jedynie miejscowość, w jakiej położony jest budynek firmowy.
Zmiana adresu spółki bez zmiany siedziby
Znając już różnice między pojęciem adresu i siedziby, można zauważyć, że nie każda zmiana adresu spółki musi wiązać się ze zmianą siedziby. Jeżeli bowiem spółka przeniosła się z jednego końca miasta na drugi, jej siedziba nie uległa zmianie. Wciąż bowiem jest w tej samej miejscowości. Natomiast zmianie uległ adres.
Przykład 1.
Firma A Sp. z o.o. prowadziła działalność w wynajmowanym lokalu przy ul. Traktorowej 10 we Wrocławiu. Obecnie zakupiła nowy lokal przy ulicy Kolejowej 11 również we Wrocławiu. Czy zmieniła się siedziba Spółki?
Nie, zmianie uległ jedynie adres.
Zmiana adresu spółki wraz ze zmianą siedziby
Kiedy zatem dojdzie do sytuacji, w której wraz z adresem zmianie ulegnie siedziba firmy? Z takim zdarzeniem zmierzymy się przenosząc firmę do całkiem innej niż dotychczas miejscowości.
Przykład 2.
Firma Y prowadziła działalność w Konstancinie. Ponieważ szybko się rozwijała, Zarząd spółki podjął decyzję o przeniesieniu firmy do Warszawy. Czy zmieniła się siedziba Spółki?
Tak, zmianie uległa zarówno siedziba spółki, jak i jej adres.
Zmiana adresu spółki z o.o. - jak jej dokonać?
O zmianie adresu spółki z o.o. decyduje zarząd. W celu formalnej akceptacji zmian podejmuje on uchwałę o zmianie adresu spółki, która następnie jest podstawą dokonania zmian w ewidencjach instytucji takich jak KRS, urząd skarbowy czy ZUS.
Uchwała zarządu o zmianie adresu spółki
Uchwała zarządu o zmianie adresu spółki może być sporządzona przez zarząd, a zatem nie muszą być zwoływani wspólnicy spółki. Co ważne, uchwała zarządu o zmianie adresu spółki podejmowana jest w trybie zwykłym - zatem wystarczy protokół sporządzony na zebraniu. Jeżeli zmienia się jedynie adres spółki (czyli ulica, numer domu i lokalu), a nie jej siedziba (czyli miejscowość, w której działa spółka, pozostaje taka sama), nie ma potrzeby sporządzania aktu notarialnego.
Uchwała zarządu o zmianie adresu spółki powinna zawierać:
-
tytuł, numer i dzień podjęcia uchwały;
-
informację, kto podejmuje uchwałę;
-
wskazanie “starego” i “nowego” adresu.
Aktualizacja danych w związku a zmiana adresu spółki
Mimo że zmiana adresu spółki nie wiąże się z koniecznością zmiany umowy spółki (mowa o sytuacji, gdy nie zmienia się siedziba a sam adres), podmiot zmieniający dane jest zobowiązany poinformować o tym odpowiednie instytucje.
Aktualizacja danych w KRS - zmiana adresu spółki
Zmiana adresu spółki powoduje konieczność złożenia stosownego wniosku w sądzie rejestrowym. Wniosek o wpis aktualnego adresu spółki składa się, korzystając z urzędowego formularza, którego wzór jest zależny od rodzaju spółki:
-
KRS-Z3 - spółka z ograniczoną odpowiedzialnością i spółka akcyjna,
-
KRS-Z2 - spółka komandytowo - akcyjna,
-
KRS-Z1 - spółka jawna, spółka komandytowa, spółka partnerska.
Załącznikami do wniosku KRS o zmianę adresu spółki są:
-
oryginał uchwały zarządu o zmianie adresu spółki;
-
dowód uiszczenia opłaty sądowej.
Nie ma natomiast obowiązku załączać do wniosku umowy najmu. Od niedawna nie dołącza się już również wniosków i zgłoszeń przeznaczonych dla urzędów skarbowych, ZUS czy GUS.
Aktualizacja danych w urzędzie skarbowym - zmiana adresu spółki
Zaktualizowana w KRS informacja o nowym adresie automatycznie trafia do urzędów skarbowych. Nie ma zatem potrzeby składania dodatkowych formularzy wraz z wnioskiem KRS, tak jak było to niegdyś wymagane.
Jedynie w przypadku zmiany miejsca prowadzenia działalności konieczne jest dodatkowo bezpośrednie złożenie do urzędu skarbowego wniosku NIP-8 (z urzędu dane wędrują automatycznie do GUS i ZUS).
Aktualizacja danych w ZUS - zmiana adresu spółki
Sąd rejestrowy nowy adres podany w KRS przesyła drogą elektroniczną do Centralnego Rejestru Podmiotów - Krajowej Ewidencji Podatników (w skrócie: CRP KEP), a ten przesyła dane do ZUS.
Aktualizacja danych w GUS - zmiana adresu spółki
Informacja o zmianie adresu spółki automatycznie przesyłana jest do rejestru REGON bez konieczności składania żadnych dodatkowych wniosków oprócz wspomnianego KRS-Z3, KRS-Z2 lub KRS-Z1, w zależności od rodzaju spółki, która zgłasza zmiany.
Zmiana adresu spółki - koszty
Zmiana adresu spółki i aktualizacja danych w KRS wiążą się z koniecznością poniesienia opłat. Opłaty te wynoszą:
-
opłata sądowa: 250 zł,
-
opłata za ogłoszenie w MSiG: 100 zł.
Zatem koszt zmiany adresu spółki wynosi 350 zł. Co ważne, potwierdzenia związane z opłatami trzeba zachować, bowiem należy je załączyć do wniosku składanego w sądzie.
