Każdy przedsiębiorca ma obowiązek zgłosić zmianę danych dotyczących firmy. W celu powiadomienia o zmianach przedsiębiorcy prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą oraz wspólnicy spółek cywilnych wypełniają formularz CEIDG-1. W artykule przedstawiamy, jakie dane przedsiębiorca ma możliwość aktualizować za pośrednictwem wniosku CEIDG-1.
CEIDG zmiana danych a aktualizacja wniosku
Przedsiębiorca, u którego zmieniają się dane związane z prowadzoną działalnością, ma obowiązek je zaktualizować, składając w tym celu wniosek CEIDG-1.
- zmiana nazwy firmy (może być spowodowana np. zmianą nazwiska przedsiębiorcy);
- zmiana adresu zamieszkania osoby prowadzącej działalność;
- zmiana lub utworzenie nowego, dodatkowego miejsca wykonywania działalności;
- rozszerzenie lub zmiana przedmiotu działalności (PKD);
- zmiana podmiotu prowadzącego księgowość;
- zmiana miejsca przechowywania dokumentacji księgowej;
- zmiana numeru rachunku bankowego.
Na podstawie złożonego formularza o aktualizacji danych dotyczących firmy zostaną automatycznie powiadomione urzędy skarbowe, Główny Urząd Statystyczny oraz Zakład Ubezpieczeń Społecznych.
Pobierz darmowy wzór formularza CEIDG-1 w formacie PDF!
CEIDG zmiana danych krok po kroku
Wielu przedsiębiorców może mieć wątpliwości, jak wygląda w CEIDG zmiana danych. Samo zgłoszenie zmian nie jest skomplikowane, wymaga jednak dopełnienia formalności przez przedsiębiorcę.
1. Aktualizacja wniosku CEIDG-1
W pierwszej kolejności aby możliwa była do zgłoszenia w CEIDG zmiana danych, przedsiębiorca zobowiązany jest złożyć aktualizację wniosku CEIDG-1. Złożenie wniosku możliwe jest za pośrednictwem aż trzech kanałów:
- online poprzez rządową stronę https://www.biznes.gov.pl/pl
Jeśli przedsiębiorca zdecyduje się, że w CEIDG zmiana danych zostanie zgłoszone w formie online za pośrednictwem rządowej strony, to ta forma złożenia aktualizacji wniosku jest możliwa przy autoryzacji danych za pośrednictwem profilu zaufanego lub e-dowodu.
W przypadku wniosków online, możliwe jest skorzystanie z pełnomocnika do dokonania zmian w imieniu przedsiębiorcy. Pełnomocnictwo powinno obejmować zmianę informacji we wpisie CEIDG. Nie ma potrzeby płacenia opłaty skarbowej za to pełnomocnictwo, o ile aktualizacji dokonuje pełnomocnik zgłoszony w CEIDG, wówczas to pełnomocnictwo jest dostępne w publicznym rejestrze i nie wymaga dodatkowego potwierdzenia dokumentem.
- bezpośrednio w dowolnym urzędzie miasta i/lub gminy
Z kolei, jeśli przedsiębiorca zdecyduje się na złożenie wniosku bezpośrednio w urzędzie miasta i/ lub gminy, to ma on możliwość udania się do dowolnego urzędu. Sam wniosek można wypełnić przed wizytą w urzędzie na formularzu, który do pobrania jest na stronie rządowej lub w naszym artykule. Wniosek można również wypełnić podczas bezpośredniej wizyty w urzędzie. Przyjęcie wniosku zostanie potwierdzone przez pracownika urzędu, a wprowadzenie danych z wniosku do systemu CEIDG nastąpi najpóźniej w ciągu kolejnego dnia. Aby urzędnik jednak mógł potwierdzić wniosek należy przedłożyć dokument tożsamości: dowód osobisty, paszport lub mDowód (dowód osobisty w wersji mobilnej w aplikacji mObywatel).
W tym przypadku również pełnomocnik ustanowiony na zasadach ogólnych ma możliwość aktualizacji danych w imieniu przedsiębiorcy. Udzielone pełnomocnictwo musi jednak w swoim zakresie wskazywać, że możliwa jest w CEIDG zmiana danych. W zakresie udzielenia pełnomocnictwa, nie musi być ono na piśmie, jeśli jest to pełnomocnik zgłoszony w CEIDG, dodatkowo w przypadku zgłoszonego pełnomocnika nie ma obowiązku płacenia opłaty skarbowej za złożenie pełnomocnictwo. Jeśli jednak zastosowanie będzie mieć pełnomocnictwo udzielone w formie pisemnej, konieczne będzie wniesienie opłaty skarbowej w kwocie 17 zł (opłata ta nie dotyczy pełnomocnictwa udzielonego najbliższym członkom rodziny).
- korespondencyjnie pocztą
Natomiast w przypadku, w którym w CEIDG zmiana danych ma miejsce za pośrednictwem wniosku przekazanego pocztą, należy mieć na uwadze, że wniosek musi być popisany własnoręcznie przez wnioskodawcę a sam podpis wnioskodawcy musi być potwierdzony notarialnie.
2. Po złożeniu wniosku w formie elektronicznej w CEIDG widnieć będzie informacja o jego statusie czy jest on złożony prawidłowo, czy też nie. Natomiast jeśli wniosek zostanie złożony osobiście w urzędzie lub pocztą wówczas, to do ewentualnego skorygowania/ uzupełnienia danych urząd przekazuje wezwanie, na które należy odpowiedzieć w terminie 7 dni roboczych.
3. Po prawidłowym złożeniu wniosku w CEIDG zmiana danych będzie widoczna.
Wymagane pola przy aktualizacji danych we wniosku CEIDG-1
Wypełniając formularz CEIDG-1 dotyczący aktualizacji danych, nie ma potrzeby uzupełniania wszystkich rubryk.
W każdym wniosku o zmianę danych należy uzupełnić co najmniej następujące części:
- część 1. Rodzaj wniosku;
- część 2. Dane wnioskodawcy;
- część 3. Adres zamieszkania wnioskodawcy;
- część 5. Dane firmy;
- część 9. Podlegam obowiązkowemu ubezpieczeniu, zaznaczając właściwe pole:
- Zakład Ubezpieczeń Społecznych,
- Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego,
- Jestem ubezpieczony za granicą;
- część 10. Oświadczenie;
- część 14. Urząd skarbowy.
– a następnie przejść do pola, w którym dokonywana będzie zmiana i przy każdym z tych pól należy postawić znak X w kwadrat przy danej części.
W celu zgłoszenia zmian we wpisie w CEIDG trzeba w części 1. „Rodzaj wniosku” wybrać pozycję „Wniosek o zmianę wpisu w CEIDG”, podając datę powstania zmiany.
Zmiana danych w CEIDG
Poniżej przedstawiamy, jak wypełnić poszczególne pola, które mogą podlegać zmianie danych.
Zmiana adresu zamieszkania
Jeśli zmianie ulega adres zamieszkania przedsiębiorcy, należy w części 3. wprowadzić aktualne dane.
Zmiana danych do kontaktu
Jeśli zmianie ulegną dane do kontaktu, przedsiębiorca wskazuje aktualne dane w części 4.
Zmiana nazwy firmy
Jeśli zmianie ulega nazwa firmy, należy uzupełnić część 5. „Dane firmy”, w której trzeba wprowadzić poprawną, nową nazwę przedsiębiorstwa, pamiętając o tym, że nazwa firmy obowiązkowo musi zawierać imię i nazwisko przedsiębiorcy w formie nieodmienionej, przykładowo „Usługi księgowe Anna Nowak”.
Następnie należy wprowadzić także nazwę skróconą firmy. W tym zakresie przedsiębiorca nie ma obowiązku wskazywać w niej imienia i nazwiska. Niemniej jednak, jeśli przedsiębiorstwo nie posiada nazwy skróconej, trzeba podać imię i nazwisko przedsiębiorcy.
Rozszerzenie przedmiotu działalności
Zmiany w zakresie rodzajów wykonywanej działalności gospodarczej (klasyfikacja PKD) należy wskazać w części 5.1. „Rodzaje działalności gospodarczej wg PKD”.
Jeśli zmianie ulega przeważający rodzaj działalności gospodarczej, zaznacza się kwadrat przy opcji „Przeważający kod PKD”, podając właściwy.
Z kolei jeśli zmianie ulegają pozostałe kody PKD, można je wpisać lub wykreślić. Przedsiębiorca może zmienić kod, wpisując jego numer, a w przypadku wykreślenia danego kodu PKD należy wpisać jego kod i zaznaczyć przy tej pozycji kwadrat „Wykreślenie” – wówczas takie PKD zostanie wykreślone z wpisu.
Adres do doręczeń
W przypadku zmiany adresu do doręczeń należy wskazać aktualny adres w części 6.
Zmiana stałego adresu prowadzenia działalności gospodarczej
Jeśli zmianie ulegnie adres stałego miejsca prowadzenia działalności, nowy adres siedziby firmy trzeba wskazać w części 7.
W tym miejscu przedsiębiorca również wskazuje zmianę, w wyniku której działalność gospodarcza nie będzie posiadała stałego adresu prowadzenia działalności – w tym celu zaznacza się opcję „Brak stałego miejsca wykonywania działalności gospodarczej”.
Dodatkowe miejsce wykonywania działalności
W celu zgłoszenia dodatkowego miejsca, w którym stale prowadzona jest działalność (oddział, punkt sprzedaży, punkt przyjmowania zleceń, punkty świadczenia usługi), należy uzupełnić część 8.
Jeżeli dodatkowych miejsc jest więcej niż jedno, dodatkowo uzupełnia się załącznik CEIDG-MW.
Zmiana formy opodatkowania
Formę opodatkowania można zmienić raz w roku w terminie do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym uzyskano pierwszy przychód w danym roku podatkowym. W celu zmiany formy opodatkowania zaznacza się właściwą opcję w części 15.
Zmiana podmiotu prowadzącego księgowość
W celu zmiany podmiotu prowadzącego księgowość należy zaznaczyć kwadrat w części 17., a następnie w pola wprowadzić nazwę nowego podmiotu prowadzącego księgowość oraz jego NIP.
Jeśli księgowość dotychczas była prowadzona przez biuro rachunkowe, a obecnie przedsiębiorca decyduje się robić to samodzielnie, należy zaznaczyć opcję „Samodzielnie”, wskazując dodatkowo dane biura i zaznaczając przy tym opcję „Rozwiązanie umowy”.
Zmiana miejsca przechowywania dokumentacji księgowej
Zmiana miejsca przechowywania dokumentacji księgowej zgłaszana jest poprzez zaznaczenie kwadratu przy części 19., a następnie podanie adresu miejsca przechowywania dokumentacji.
Zmiana rachunku bankowego
Nowy numer rachunku bankowego należy zgłosić, uzupełniając część 21.
Informacje w zakresie wspólności małżeńskiej
Jeśli w danym roku przedsiębiorca zawarł związek małżeński, należy wskazać w części 23., czy posiada wraz z małżonkiem wspólność majątkową.
W tym miejscu wskazuje się także datę, jeśli ustrój wspólności małżeńskiej zakończył się.
Zgłoszenie pełnomocnika
W celu zgłoszenia pełnomocnika dla prowadzonej działalności należy podać jego dane, adres do doręczeń oraz zakres pełnomocnictwa, czyli informacje, jakie obejmuje część 26.
