Przetwarzanie danych osobowych jest możliwe wyłącznie z zachowaniem przepisów o ochronie danych osobowych. Wśród można znaleźć pięć przesłanek, które dopuszczają możliwość legalnego przetwarzania danych. Wystarczy jedna z nich - zgoda na przetwarzanie danych osobowych.
5 przesłanek legalności przetwarzania danych
Przepisy o ochronie danych osobowych określają wprost, kiedy przetwarzanie danych jest dopuszczalne (inaczej mówiąc legalne), a mianowicie gdy:
- osoba, której dane dotyczą, wyrazi na to zgodę, chyba że chodzi o usunięcie dotyczących jej danych;
- jest to niezbędne dla zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa;
- jest to co konieczne do realizacji umowy, gdy osoba, której dane dotyczą, jest jej stroną lub gdy jest to niezbędne do podjęcia działań przed zawarciem umowy na żądanie osoby, której dane dotyczą;
- jest niezbędne do wykonania określonych prawem zadań realizowanych dla dobra publicznego;
- jest to niezbędne dla wypełnienia prawnie usprawiedliwionych celów realizowanych przez administratorów danych albo odbiorców danych, a przetwarzanie nie narusza praw i wolności osoby, której dane dotyczą.
Pobierz darmowy wzór zgody na przetwarzanie danych osobowych w formacie pdf i docx!
Czym jest zgoda na przetwarzanie danych osobowych
Jedną z wymienionych w ustawie przesłanek, na podstawie której przetwarzanie danych jest dopuszczalne, stanowi zgoda osoby, której te dane dotyczą. Zgoda na przetwarzanie danych osobowych osoby, której dane dotyczą, to inaczej okazanie woli w formie oświadczenia lub wyraźnego działania potwierdzającego , którego treścią jest zgoda na przetwarzanie danych osobowych tego, kto składa oświadczenie.
Warunkiem uznania zgody za poprawną na gruncie prawa jest jej wyraźny charakter i jasno określony cel, znany w momencie jej wyrażania.
Jak powinna wyglądać zgoda na przetwarzanie danych osobowych?
Nie ma jednego słusznego wzorca zgody na przetwarzanie. Treść zgody zależy od wielu czynników - każda firma powinna dostosować ją pod swoje elementy. Jednak każda zgoda, powinnna obowiązkowo zawierać:
- jasno przedstawiony cel przetwarzania danych, np. w celu marketingowym, dla wysyłania informacji handlowych, dla wysyłania newslettera,
- wskazanie zakresu przetwarzania danych, np. imię, nazwisko
- nazwę oraz adres firmy, czyli informacje o administratorze danych osobowych
- informację o możliwości cofnięcia zgody
Zgoda na przetwarzanie danych osobowych - najczęściej popełniane błędy
Niejednokrotnie w praktyce zdarza się, iż zgody dotyczące różnego charakteru zagadnień łączone są w jedną zbitą klauzulę. Na przykład gdy w formularzu rejestracyjnym jeden checkbox dotyczy zgody na przetwarzanie danych osobowych w celu przystąpienia do danego serwisu, skorzystania z newslettera i przesyłania informacji marketingowej drogą elektroniczną, to taka zgoda jest niepoprawna i może być podważona w razie sporu. Zabrano bowiem możliwość swobodnego wyboru. Zgoda na przetwarzanie danych osobowych nie może być łączona ze zgodami innej treści!
Decyzja wyrażenia zgody na przetwarzanie danych osobowych w jasno określonym celu musi być podjęta swobodnie i powinna mieć charakter samodzielny. Nie można zatem wymusić udzielenia zgody. Stąd, w ocenie sądów i organów reprezentujących stanowisko GIODO, zgoda na przetwarzanie danych osobowych nie powinna być łączona w celach marketingowych ze zgodą na przesyłanie informacji handlowych drogą elektroniczną. Zgoda na przetwarzanie danych osobowych nie może być wymuszona!
Ponadto należy mieć na uwadze, że zgoda musi być udzielona w sposób wyraźny i jednoznaczny. Jeżeli zatem forma udzielenia zgód realizowana jest na podstawie checkboxów (czyli okienek do zaznaczenia), to checkbox nie może być domyślnie zaznaczony. Zgoda na otrzymywanie informacji marketingowych nie może warunkować dokonania zakupu!
Kiedy zgoda na przetwarzanie danych osobowych nie jest konieczna?
Wymuszanie zgód i warunkowanie udzieleniem zgody realizacji umowy jest niedopuszczalne. Nie można zatem w treści umowy wpleść zgód na przetwarzanie danych w celach innych niż bezpośrednio warunkujące wykonanie umowy, a należy tu pamiętać, że na samo wykonanie umowy nie wymaga się otrzymania zgody. W jakich zatem sytuacjach zgoda na przetwarzanie danych osobowych jest zbędna?
a) przetwarzanie danych jest konieczne do realizacji umowy, gdy osoba, której dane dotyczą, jest jej stroną lub gdy jest to niezbędne do podjęcia działań przed zawarciem umowy na żądanie osoby, której dane dotyczą,
b) przetwarzanie danych jest dopuszczalne na podstawie odrębnych przepisów prawa.
Czy zgody zebrane przed wejściem w życie RODO są aktualne?
Firmy, które zbierały zgody, zgodnie z wymaganiami ustawy o ochronie danych osobowych nie muszą zbierać nowych zgód - jeżeli cel przetwarzania się nie zmienił ani nie rozszerzył. Natomiast, jeśli cel przetwarzania danych się zmienił lub rozszerzył, konieczna jest nowa zgoda na przetwarzanie danych osobowych - zgodnie z nowymi celami.
Czy można wycofać zgodę na przetwarzanie danych osobowych?
Zwykle zgodę na przetwarzanie danych osobowych można wycofać poprzez złożenie odpowiedniego pisma. Zwykle podmiot, który przetwarza dane przekazuje drogą listowną bądź elektroniczną informacje na ten temat.
„Osoba, której dane dotyczą, ma prawo w dowolnym momencie wycofać zgodę. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem. Osoba, której dane dotyczą, jest o tym informowana, zanim wyrazi zgodę. Wycofanie zgody musi być równie łatwe jak jej wyrażenie”.
Administrator danych zobowiązany jest do uwzględnienia takiego pisma.
