Używanie w pracy prywatnych telefonów komórkowych jest zjawiskiem częstym, niebudzącym zazwyczaj zastrzeżeń, jeżeli dotyczy incydentalnych rozmów dotyczących sfery życia osobistego pracowników. Istnieją jednak sytuacje, w których korzystanie z tych urządzeń stoi w sprzeczności z wykonywaniem obowiązków pracowniczych. Wtedy pracodawca może rozważyć, czy i na jakich zasadach wprowadzić zakaz używania telefonów w pracy, aby skutecznie limitować swobodę personelu w tym zakresie.
Granice podporządkowania pracowniczego
Cechą charakterystyczną stosunku pracy, najwyraźniej odróżniającą go od stosunków cywilnoprawnych, jest podporządkowanie jednej ze stron (pracownika) drugiej stronie tego stosunku (pracodawcy). Jak stanowi art. 22 § 1 Kodeksu pracy, przez nawiązanie stosunku pracy pracownik zobowiązuje się do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę, a pracodawca – do zatrudniania pracownika za wynagrodzeniem.
Obowiązki pracownika wynikające ze stosunku pracy uszczegółowiono w art. 100 kp, w którego myśl pracownik jest obowiązany wykonywać pracę sumiennie i starannie oraz stosować się do poleceń przełożonych, które dotyczą pracy, jeżeli nie są one sprzeczne z przepisami prawa lub umową o pracę. Pracownik jest obowiązany w szczególności:
- przestrzegać czasu pracy ustalonego w zakładzie pracy;
- przestrzegać regulaminu pracy i ustalonego w zakładzie pracy porządku;
- przestrzegać przepisów oraz zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, a także przepisów przeciwpożarowych;
- dbać o dobro zakładu pracy, chronić jego mienie oraz zachować w tajemnicy informacje, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę;
- przestrzegać tajemnicy określonej w odrębnych przepisach;
- przestrzegać w zakładzie pracy zasad współżycia społecznego.
Aktem wewnątrzzakładowym, w którym pracodawca określa prawa i obowiązki swoje oraz pracowników związane z porządkiem w zakładzie pracy, jest regulamin pracy. Należy w nim ustalić m.in. organizację pracy, obowiązki dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej (art. 1041 § 1 pkt 1 i 8 kp).
W wyroku Sądu Najwyższego z 23 czerwca 2025 roku (III PSKP 12/24) wskazano, że zobowiązanie się pracownika nawiązującego stosunek pracy do wykonywania pracy podporządkowanej oznacza poddanie się przez niego kierownictwu pracodawcy w granicach wyznaczonych umówionym rodzajem pracy. Istotą kierownictwa pracodawcy jest prawo wydawania pracownikowi poleceń. Natomiast jednym z podstawowych obowiązków pracowniczych – poza sumiennym i starannym wykonywaniem pracy – jest, jak wskazano wyżej, stosowanie się do poleceń przełożonych, które dotyczą umówionej pracy i nie są sprzeczne z prawem. Prawo wydawania przez pracodawcę poleceń jest koniecznym elementem treści stosunku pracy, wchodzi bowiem w skład przyjętej konstrukcji przedmiotu zobowiązania pracowniczego. W ten sposób w ramach wyznaczonych określonym rodzajem pracy pracownik oddaje się do dyspozycji pracodawcy. Ten zaś dzięki temu uzyskuje prawo do konkretyzowania ogólnie ujętego przedmiotu zobowiązania pracowniczego, a instrumentem tej konkretyzacji są właśnie polecenia.
Tak więc na pytanie o granice podporządkowania pracowniczego udzielić można odpowiedzi, że pracownik jest zobowiązany do wykonywania tylko takich poleceń pracodawcy, które:
- dotyczą pracy,
- nie są sprzeczne z przepisami prawa,
- umową o pracę,
- z zasadami współżycia społecznego.
Używanie telefonu sprzeczne z obowiązkami a zakaz używania telefonów w pracy
Niekiedy występują sytuacje, w których używanie prywatnego telefonu (ze względu na postęp technologiczny coraz częściej są to telefony komórkowe, a coraz rzadziej stacjonarne) może odbywać się kosztem wywiązywania się z obowiązków pracowniczych. Taki przypadek rozpatrywał Sąd Rejonowy w Bydgoszczy, w sprawie z powództwa pracownicy o uznanie za bezskuteczne wypowiedzenia umowy o pracę, zakończonej wyrokiem z 11 października 2018 roku (VII P 200/18), którym powództwo oddalono.
Z ustaleń sądu wynikało, że pracownica w trakcie pracy „często odchodziła […] ze swojego stanowiska pracy i przeprowadzała długie, nawet dwugodzinne, rozmowy przez telefon – na korytarzu albo na dziedzińcu. Zwracali na to uwagę nie tylko pracownicy, ale także pacjenci, zgłaszając to do Zarządu. Powódka tłumaczyła się, że […] są to rozmowy służbowe, jednak faktycznie nie istniała jakakolwiek konieczność odbywania tak długich i częstych rozmów służbowych, zwłaszcza z prywatnego telefonu, a do kontaktów tych, zgodnie z poleceniami przełożonych, miał być wykorzystywany służbowy telefon stacjonarny”. Opuszczanie przez pracownicę stanowiska pracy oraz długotrwałe rozmowy przez telefon dezorganizowały pracę w pracowni RTG, w której pracownica była zatrudniona, gdyż pozostali pracownicy nagle zostawali bez jednej osoby, której zadania (obowiązki pracownicze) musiały być wykonywane przez te osoby.
W opisanym, dość skrajnym przypadku, doszło do istotnych uchybień w wywiązywaniu się z obowiązków pracowniczych, w bezpośrednim związku z używaniem telefonu do celów prywatnych w czasie pracy, co stanowiło jedną z przyczyn rozwiązania z pracownicą umowy o pracę. W tego typu sytuacjach do wyciągnięcia wobec pracownika konsekwencji w postaci zakończenia stosunku pracy czy też w postaci zastosowania wobec niego środków odpowiedzialności porządkowej nie jest konieczne uprzednie wprowadzenie przez pracodawcę sformalizowanego zakazu używania w zakładzie pracy telefonów w celach prywatnych; naruszenie obowiązków pracowniczych polega bowiem wówczas na nieprzestrzeganiu czasu pracy ustalonego w zakładzie pracy, co jest niezgodne z art. 100 § 2 pkt 1 kp.
Powstaje zatem pytanie, czy i kiedy celowe i prawnie dopuszczalne jest wprowadzenie przez pracodawcę zakazu używania w zakładzie pracy prywatnych telefonów komórkowych.
Uzasadnione przypadki gdy można wprowadzić zakaz używania telefonów w pracy
Jak wyjaśniła Państwowa Inspekcja Pracy, przepisy prawa pracy wprost nie regulują kwestii używania telefonów komórkowych w zakładzie pracy. Mimo to wprowadzenie bezwzględnego zakazu korzystania z telefonu komórkowego w miejscu pracy budzi wątpliwości prawne. Najczęściej wskazuje się w tym kontekście, że zgodnie z art. 49 Konstytucji RP każdej osobie zapewnia się wolność i ochronę tajemnicy komunikowania się, a ograniczenie tych wolności i praw osobistych może nastąpić jedynie w przypadkach określonych w ustawie i w sposób w niej wskazany. Dlatego też właściwszym rozwiązaniem wydaje się ewentualne wprowadzenie zasad ograniczających korzystanie z telefonu komórkowego, a nie ustanawianie całkowitego zakazu jego używania.
Zasady korzystania z prywatnego telefonu w pracy pracodawca może uregulować w aktach wewnątrzzakładowych obowiązujących w zakładzie pracy, np. w regulaminie pracy. Wówczas pracownik ma obowiązek podporządkować się takim postanowieniom.
Ograniczenie możliwości korzystania z telefonu komórkowego jest co do zasady dopuszczalne, zwłaszcza gdy jego podstawą jest zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy. Należy pamiętać, że nieuwaga spowodowana jednoczesnym korzystaniem z telefonu i wykonywaniem obowiązków służbowych, np. obsługą maszyny, może przyczynić się do powstania wypadku przy pracy lub stworzenia zagrożenia dla życia i zdrowia także innych osób obecnych w miejscu pracy. Dlatego w odniesieniu do niektórych stanowisk wymagających szczególnej koncentracji – np. przy obsłudze maszyn, prowadzeniu pojazdów czy wykonywaniu zawodów, w których chwilowa dekoncentracja może spowodować poważne skutki – dopuszczalne jest wprowadzenie ścisłego zakazu korzystania z telefonów. Zakaz ten nie powinien jednak obejmować czasu przerwy przysługującej pracownikowi zgodnie z art. 134 kp ani dodatkowych przerw przewidzianych dla pracowników z niepełnosprawnościami.
Należy również pamiętać o podstawowych obowiązkach pracownika określonych w art. 100 kp, zgodnie z którym pracownik jest zobowiązany do sumiennego i starannego wykonywania pracy oraz stosowania się do poleceń przełożonych dotyczących pracy, w tym do przestrzegania regulaminu pracy i ustalonego porządku organizacyjnego. Z drugiej strony ustawodawca nakłada na pracodawcę obowiązek poszanowania godności oraz innych dóbr osobistych pracownika (art. 111 kp).
W związku z tym przyjmowane regulacje powinny uwzględniać także sytuacje życiowe uzasadniające konieczność skorzystania z telefonu w sprawach prywatnych w czasie pracy, zwłaszcza gdy pracownik sprawuje opiekę nad dziećmi lub osobami wymagającymi wsparcia ze względu na wiek albo stan zdrowia.
Tak więc zakaz używania w zakładzie pracy, w czasie pracy, prywatnych telefonów komórkowych może mieścić się w granicach podporządkowania pracowniczego, jeżeli przemawiają za tym dostateczne powody, a zakres tego zakazu nie jest nadmierny. Zakaz taki będzie wówczas dotyczył pracy, będzie zgodny z przepisami prawa i umową o pracę oraz nie będzie sprzeczny z zasadami współżycia społecznego.
