Rozwój firmy w większości przypadków nieodłącznie wiąże się z koniecznością poszerzania grona pracowników. Przedsiębiorca decydujący się na zatrudnienie pracownika powinien się do tego odpowiednio przygotować, bowiem wiąże się to dla niego z licznymi obowiązkami, których niedopełnienie może oznaczać bolesne konsekwencje. Jakie dokumenty powinny znaleźć się w aktach osobowych? Co musi zawierać dokumentacja dla nowego pracownika? Odpowiedzi na powyższe pytania wraz ze wzorami dokumentów znajdziesz w naszym artykule.
Dokumentacja dla nowego pracownika – od czego zacząć?
Skompletowanie wszystkich dokumentów związanych z ubieganiem się o pracę i późniejszym zatrudnieniem danej osoby może być czasochłonne, a także stanowić nie lada wyzwanie. Dlatego dokumentacja dla nowego pracownika powinna opierać się na dobrych wzorach, zgodnych z obecnie obowiązującymi przepisami prawa. Jest ona bowiem podstawą do stworzenia akt osobowych.
Pobierz darmowe wzory dokumentów dla nowego pracownika w wersji DOCX i PDF:
Kwestionariusz osobowy dla kandydata ubiegającego się o pracę
Zanim dana osoba zostanie pracownikiem w przedsiębiorstwie, czyli zanim podpisze umowę o pracę, nawiązując w ten sposób stosunek pracy, pozostaje kandydatem na dane stanowisko. Od osoby takiej przyszły jeszcze pracodawca nie może żądać podania wszystkich, w tym tych wrażliwych, danych osobowych. Nie chcąc złamać przepisów dotyczących RODO, pracodawca powinien skorzystać ze sprawdzonego wzoru kwestionariusza osobowego dla kandydata ubiegającego się o pracę.
Skierowanie na badania
Zanim dana osoba zostanie dopuszczona do świadczenia pracy w firmie, powinna przejść pozytywnie wstępne badania lekarskie. Przyszły pracownik może udać się do placówki medycyny pracy po otrzymaniu od pracodawcy skierowania na badania. Lekarz ustala, czy pracownik jest zdolny do wykonywania zadań na danym stanowisku i w określonych warunkach. Potwierdzeniem odbytych badań jest wystawienie orzeczenia lekarskiego, które wraz ze skierowaniem na badania powinny znaleźć się w aktach osobowych. Więcej informacji: Skierowanie na badania lekarskie - wzór z omówieniem.
Umowa o pracę
Podstawą nawiązania współpracy pomiędzy pracownikiem a pracodawcą jest podpisanie między stronami umowy o pracę. Posiadając dane osobowe kandydata, uzyskane na podstawie kwestionariusza osobowego, pracodawca może przygotować umowę, którą obie strony stosunku pracy powinny podpisać.
Umowa o pracę może zostać zawarta na:
- okres próbny,
- czas określony,
- czas nieokreślony.
Darmowy wzór umowy o pracę można znaleźć w artykule: Wzór umowy o pracę z szerokim omówieniem.
Kwestionariusz osobowy dla pracownika
Dane osobowe, o jakie może poprosić kandydata przyszły pracodawca, nie są wystarczające do kontynuacji procesu zatrudnienia nowego pracownika. Dokumentacja dla nowego pracownika powinna zostać uzupełniona o kwestionariusz osobowy dla pracownika. Dane zawarte w tym kwestionariuszu umożliwią pracodawcy dokonanie np. zgłoszenia do ubezpieczeń w ZUS-ie.
Informacja o równym traktowaniu
Przepisy prawa jasno określają, że pracownicy mają równe prawa z tytułu jednakowego wypełniania tego samego typu obowiązków. Zapisy te mają za zadanie w głównej mierze zapobiegać dyskryminacji m.in. ze względu na płeć, wiek czy rasę. Pracodawca na piśmie potwierdza, że jest świadom tych obowiązków i że zapoznał swojego pracownika z tymi zapisami. Wzór informacji jest aktualny w stosunku do zmian przepisów z kwietnia 2023r.
Klauzula do przetwarzania danych
Dokumentacja dla nowego pracownika powinna również zawierać klauzulę do przetwarzania danych osobowych, ponieważ pracodawca od momentu pobrania od pracownika kwestionariusza osobowego staje się jednocześnie jego administratorem danych osobowych.
Oświadczenie o korzystaniu z uprawnień rodzicielskich
Pracownikowi wychowującemu przynajmniej jedno dziecko w wieku do 14 lat przysługuje urlop na opiekę nad dzieckiem w wymiarze 16 godzin albo 2 dni na dany rok kalendarzowy, z zachowaniem prawa do wynagrodzenia. Podany wymiar przysługuje w sumie na oboje rodziców. Oświadczenie o korzystaniu z uprawnień rodzicielskich pozwala na zebranie zgód na:
- pracę powyżej 8 godzin na dobę (dotyczy systemu równoważnego czasu pracy, systemu skróconego tygodnia pracy, systemu pracy weekendowej);
- pracę w godzinach nadliczbowych;
- pracę w porze nocnej;
- pracę w systemie przerywanego czasu pracy;
- delegowanie pracownika poza stałe miejsce pracy
oraz oświadczenia o korzystaniu – bądź nie – z czasu wolnego na opiekę nad dzieckiem w jednym dokumencie.
Wniosek o zgłoszenie członków rodziny do ubezpieczeń
Każdy pracownik zatrudniony na podstawie umowy o pracę jest obowiązkowo zgłoszony do ubezpieczeń w ZUS-ie. Ubezpieczony ma prawo zgłosić również swoich członków rodziny, którzy nie posiadają tytułu do objęcia ich tym ubezpieczeniem. Zgodnie z art. 5 ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych za członka rodziny uważa się:
- dziecko własne, małżonka, przysposobione, wnuka albo dziecko obce, dla którego ustanowiono opiekę, dziecko obce w ramach rodziny zastępczej lub rodzinnego domu dziecka, do ukończenia przez nie 18 lat, a jeżeli uczy się dalej w szkole lub zakładzie kształcenia nauczycieli, lub odbywa kształcenie w uczelni, lub szkole doktorskiej – do ukończenia 26 lat, natomiast jeżeli posiada orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności lub inne traktowane na równi – bez ograniczenia wieku;
- małżonka;
- wstępnych pozostających z ubezpieczonym we wspólnym gospodarstwie domowym.
Dokumentacja płacowa PIT-2
Poza aktami osobowymi pracodawca zobowiązany jest osobno do przechowywania dokumentacji płacowej pracownika. W jej skład wchodzą m.in. PIT-2.
PIT-2 to oświadczenie pracownika dla celów obliczania miesięcznych zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych. Oświadczenie to składa się u pracodawcy. Szczegółowe informacje na ten temat: Nowy wzór PIT-2 (9) do pobrania z instrukcją wypełnienia.
Dokumentacja dla nowego pracownika w systemie wFirma.pl
Użytkownik modułu Kadry w systemie wFirma.pl ma możliwość generować dokumentację dla nowego pracownika w szybki i prosty sposób. Wystarczy, że w zakładce KADRY » PRACOWNICY zaznaczy się wprowadzonego do programu pracownika, a następnie kliknie w opcję DRUKUJ » DOKUMENTY DO ZATRUDNIENIA.
Po otwarciu się okna należy przejść do pod zakładki UMOWA O PRACĘ bądź UMOWA CYWILNOPRAWNA, w zależności od rodzaju zawartej umowy. Z dostępnej listy wzorów dokumentów trzeba wskazać te planowane do wydruku.
System wFirma.pl gwarantuje, że dokumentacja dla nowego pracownika będzie zgodna z obowiązującymi przepisami prawa.
