Często podejmując pracę, pracownik jako narzędzie pracy otrzymuje telefon służbowy. Niektórzy pracodawcy mają jednak inną praktykę i decydują o tym, że będą zwracać pracownikom koszty za używanie przez nich do celów służbowych prywatnych telefonów. Jak w takim przypadku przedstawiają się kwestie opodatkowania tych środków gdy występuje korzystanie z prywatnego telefonu przez pracownika w zakresie podatku dochodowego, postaramy się wyjaśnić w treści tego artykułu.
Korzystanie z prywatnego telefonu przez pracownika a PIT - wzór
Wady i zalety korzystania z telefonu prywatnego do celów służbowych
Korzystanie przez pracownika z jednego urządzenia do prowadzenia kontaktów telefonicznych do celów prywatnych i służbowych może mieć zarówno zalety, jak i wady.
- obniżenie kosztów pracodawcy;
- jedno urządzenie, które pracownik musi obsługiwać;
- ograniczenie zakupu niepotrzebnych urządzeń i akcesoriów.
Jako wady takiego rozwiązania wymienić można:
- zaburzenia równowagi między życiem zawodowym a prywatnym;
- możliwe naruszenia prywatności pracownika;
- obawy o bezpieczeństwo danych służbowych na prywatnym urządzeniu;
- wywołanie u pracownika poczucia nieustannej dostępności;
- problemy z zachowaniem porządku danych prywatnych i służbowych.
Wyrażenie zgody na korzystanie z telefonu prywatnego pracownika do celów służbowych
Pracodawca, który chce, aby jego pracownik korzystał ze swojego prywatnego telefonu do celów służbowych, powinien uzyskać na to jego zgodę. Brak zgody pozbawia pracodawcę takiej możliwości. Nie może on zmusić pracownika, aby ten zgodził się używać do celów służbowych swojego telefonu.
Pracodawca ponadto musi się liczyć z obowiązkiem zwrotu pracownikowi kosztów używania telefonu prywatnego do celów służbowych. Gdy pracownik wyrazi zgodę na korzystanie z prywatnego telefonu do pracy, wymagane jest zawarcie umowy o używanie telefonu prywatnego do celów służbowych.
Umowa taka zawierana jest pomiędzy pracodawcą a pracownikiem. W umowie strony powinny uregulować zasady zwrotu poniesionych kosztów np. na podstawie billingów przeprowadzonych rozmów służbowych. Pracownik musi udokumentować używanie prywatnego telefonu do pracy oraz wysokość poniesionych w związku z tym kosztów. Dlatego też powinien udostępnić pracodawcy fakturę oraz udostępnić wydruk rozmów telefonicznych przeprowadzonych z danego numeru.
Przykład 1.
Pani Karolina prowadzi firmę. Podstawowym narzędziem pracy jej pracowników są telefony i komputery. Przedsiębiorczyni chce zatrudnić panią Katarzynę i żąda od niej, aby do pracy używała prywatnego telefonu. Czy pracownica ma obowiązek spełnić żądanie pracodawczyni?
Pracodawca musi uzyskać zgodę pracownika na używanie telefonu prywatnego do celów służbowych. Pani Katarzyna nie ma obowiązku godzić się na używanie telefonu prywatnego do celów służbowych, a pani Karolina jako pracodawca nie ma narzędzi, aby ją do tego zmusić.
Przykład 2.
Pan Ryszard, zatrudniając w swojej firmie pana Władysława, ustalił z nim, że ten będzie do celów służbowych korzystał z prywatnego telefonu. Umowa ta nie została sformalizowana na piśmie. Kiedy przyszło do rozliczenia, pracodawca odmówił zwrotu kosztów, jakie poniósł na rozmowy służbowe pan Władysław. Co można zrobić w takiej sytuacji?
Pan Władysław powinien zaniechać korzystania z telefonu prywatnego do czasu uregulowania zasad dotyczących rozliczeń kosztów tych rozmów w umowie na piśmie zawartej pomiędzy nim pracodawca. Powinien też wezwać pracodawcę do zapłaty zwrotu kosztów, jakie poniósł on na rozmowy telefoniczne wykonywane w związku z pracą.
Dochód podlegający opodatkowaniu
Regulacje zawarte w Ustawie z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych uznają za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności:
- wynagrodzenia zasadnicze;
- wynagrodzenia za godziny nadliczbowe;
- różnego rodzaju dodatki;
- nagrody;
- ekwiwalenty za niewykorzystany urlop;
- wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona;
- świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika;
- wartość innych nieodpłatnych świadczeń;
- świadczenia częściowo odpłatne.
Zwrot kosztów używania telefonu prywatnego do celów służbowych
Pracodawca, który zdecydował się na wykorzystywanie do celów służbowych telefonów swoich pracowników, powinien zwracać im związane z tym koszty. Zwrot kosztów służbowych rozmów telefonicznych prowadzonych z prywatnych telefonów pracowników stanowi przychód w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Jak wskazano w wyroku Sądu Apelacyjnego w Łodzi z 11 lutego 2016 roku (sygn. III AUa 259/15): „Ekwiwalent z definicji językowej to rzecz równa innej wartości, równoważnik, zatem zwolnienie z oskładkowania dotyczyć może kwoty pieniężnej odpowiadającej wartości używania przez pracownika swojego sprzętu do wykonywania pracy. W celu oszacowania tej wartości pracodawca musi ustalić szereg elementów składających się na określenie kwoty ekwiwalentu np. ilość roboczogodzin, wartość jednej takiej godziny używania sprzętu, normy zużycia itp. Świadczenie to nie może być bowiem traktowane jako ryczałt, bez żadnej kalkulacji, skoro u.o.p.d.o.f. rozróżnia pojęcie ekwiwalentu pieniężnego od pojęcia ryczałtu”.
W orzeczeniu tym podkreślono także, że pracodawca jako płatnik zobowiązany jest do właściwej oceny przesłanek ustalenia wysokości zaliczki na podatek. Musi dysponować dowodami pozwalającymi uznać, że dane świadczenie będzie korzystało ze zwolnienia z podatku dochodowego. Ciężar dowodu w tym zakresie spoczywa na pracodawcy jako płatniku. W razie sporu płatnik składek każdorazowo powinien wykazać za pomocą stosownych dowodów, że istniały podstawy do wypłaty ekwiwalentu i że wypłacone świadczenie ma właśnie taki charakter.
Przykład 3.
Pracodawca wypłaca pani Emilii ekwiwalent na podstawie umowy o korzystanie z telefonu prywatnego do celów służbowych. W jaki sposób powinien zabezpieczyć się na wypadek prowadzenia u niego jako płatnika podatku kontroli co do zasadności zwolnienia ekwiwalentu z podatku dowodowego?
Pracodawca poza oświadczeniem pracownicy zawartym w umowie o korzystanie z telefonu prywatnego do celów służbowych powinien zobowiązać ją do udokumentowania, że telefon rzeczywiście stanowi jej własność.
Podsumowanie
Podsumowując, korzystanie z prywatnego telefonu przy wykonywaniu zadań służbowych i otrzymywanie z tego tytułu zwrotu kosztów od pracodawcy jest zwolnione z podatku dochodowego. Pracodawca powinien jednak w toku kontroli wykazać za pomocą stosownych dowodów, że istniały podstawy do wypłaty ekwiwalentu i że wypłacone świadczenie ma właśnie taki charakter.
