Zakaz używania telefonu w pracy - czy można go wprowadzić?

Jeszcze na początku tego wieku tylko nieliczne osoby miały możliwość posiadania telefonu komórkowego. Polacy posiadali najczęściej telefony stacjonarne. Rozwój technologii doprowadził do upowszechnienia posiadania przez każdą osobę telefonu komórkowego, dlatego dziś nie wyobrażamy sobie sytuacji, że nie moglibyśmy z nich korzystać, kiedy tylko zajdzie taka konieczność. Obecnie telefony służą nie tylko do rozmów, ale także do robienia zdjęć, przeglądania internetu czy wysyłania e-maili. Czy pracodawca mógłby wprowadzić zakaz używania telefonu w pracy?

Obowiązki pracownika

Podstawowymi obowiązkami każdego pracownika jest sumienne i staranne wykonywanie pracy oraz stosowanie się do poleceń przełożonych, które dotyczą pracy, jeżeli nie są one sprzeczne z przepisami prawa lub umową o pracę, w tym w szczególności:

przestrzeganiem czasu pracy ustalonego w zakładzie pracy;
przestrzeganiem regulaminu pracy i ustalonego w zakładzie pracy porządku;
przestrzeganiem przepisów oraz zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, a także przepisów przeciwpożarowych;
dbałością o dobro zakładu pracy, ochroną jego mienia oraz zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę;
przestrzeganiem tajemnicy;
przestrzeganiem w zakładzie pracy zasad współżycia społecznego.

Dopuszczalność całkowitego zakazu używania telefonów prywatnych przez pracowników w czasie pracy

Pracownicy posiadają telefony komórkowe, które bardzo często wnoszone są na teren zakładu pracy. Dlatego należy odpowiedzieć na pytanie, czy pracodawca może zgodnie z prawem zakazać pracownikowi używania prywatnego telefonu w czasie pracy?

Z jednej strony trzeba pamiętać, że regulacje konstytucyjne zapewniają wolność i ochronę tajemnicy komunikowania się, a ograniczenie tych wolności może nastąpić jedynie w przypadkach określonych w ustawie i w sposób w niej określony. Jednak z drugiej strony trzeba mieć na uwadze to, że pracownicy w pracy mają wykonywać powierzone im obowiązki, a korzystanie z telefonu prywatnego z pewnością do nich nie należy.

Z uwagi na to brak jest podstaw do wprowadzenia przez pracodawcę bezwzględnego zakazu używania na terenie zakładu pracy prywatnych telefonów.

Przepisy prawa pracy nie regulują kwestii dotyczących korzystania z prywatnego telefonu w czasie pracy przez pracownika. Pracodawca może częściowo ograniczyć korzystanie przez pracowników z prywatnych telefonów w czasie pracy, ponieważ taką możliwość dają mu regulacje Kodeksu pracy.

Pracodawca może określić zasady korzystania z telefonu prywatnego przez pracownika w regulaminie pracy.

Zobacz też:

Regulamin pracy

Regulamin pracy to dokument opracowany przez pracodawcę, zawierający zasady organizacji i porządku w procesie pracy oraz związane z tym prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników.

Obowiązek wprowadzenia regulaminu pracy obciąża pracodawcę zatrudniającego co najmniej 50 pracowników, chyba że w zakresie dotyczącym zasad organizacji i porządku w procesie pracy oraz związanymi z tym prawami i obowiązkami pracodawcy oraz pracowników obowiązują postanowienia układu zbiorowego pracy.

Możliwość fakultatywnego wprowadzenia regulaminu pracy przepisy kp przewidują w wypadku pracodawcy zatrudniającego mniej niż 50 pracowników, chyba że w zakresie dotyczącym zasad organizacji i porządku w procesie pracy oraz związanymi z tym prawami i obowiązkami pracodawcy i pracowników obowiązują postanowienia układu zbiorowego pracy.

Wprowadzenie regulaminu pracy przez pracodawcę zatrudniającego co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników nastąpi w wypadku, gdy zakładowa organizacja związkowa wystąpi z wnioskiem o jego wprowadzenie, chyba że w zakresie dotyczącym zasad organizacji i porządku w procesie pracy oraz związanych z tym praw i obowiązków pracodawcę i pracowników obowiązują postanowienia układu zbiorowego pracy.

Regulamin pracy jako dokument, który w swej treści określa prawa i obowiązki pracodawcy oraz pracowników związane z porządkiem w zakładzie pracy musi w szczególności zawierać następujące elementy:

organizację pracy;
warunki przebywania na terenie zakładu pracy w czasie pracy i po jej zakończeniu;
wyposażenie pracowników w narzędzia i materiały, odzież i obuwie robocze oraz w środki ochrony indywidualnej i higieny osobistej;
systemy i rozkłady czasu pracy oraz przyjęte okresy rozliczeniowe czasu pracy;
porę nocną;
termin, miejsce, czas i częstotliwość wypłaty wynagrodzenia;
wykazy prac wzbronionych pracownikom młodocianym oraz kobietom;
rodzaje prac i wykaz stanowisk pracy dozwolonych pracownikom młodocianym w celu odbywania przygotowania zawodowego;
wykaz lekkich prac dozwolonych pracownikom młodocianym zatrudnionym w innym celu niż przygotowanie zawodowe;
obowiązki dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej, w tym także sposób informowania pracowników o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą;
przyjęty u danego pracodawcy sposób potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy;
informacje o karach porządkowych z tytułu odpowiedzialności porządkowej pracowników.

Wprowadzenie u danego pracodawcy regulaminu pracy odbywa się w ten sposób, że pracodawca ustala treść tego dokumentu w uzgodnieniu z zakładową organizacją związkową.

Gdy u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa lub nie doszło do uzgodnienia treści regulaminu pracy z zakładową organizacją związkową w ustalonym przez strony terminie, wówczas regulamin pracy ustala pracodawca.

Po ustaleniu regulaminu pracy podaje się go do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy.

Po upływie 2 tygodni od dnia podania regulaminu pracy do wiadomości pracowników wchodzi on w życie.

Obowiązkiem pracodawcy przed dopuszczeniem do pracy pracownika jest zapoznanie go z treścią regulaminu pracy.

Uregulowanie zasad używania prywatnych telefonów w regulaminie pracy przez pracodawcę

Dopuszczane jest uregulowanie kwestii użytkowania przez pracowników prywatnych telefonów w czasie pracy w zapisach regulaminu pracy.

Należy wskazać, że uzasadnione jest, aby w regulaminie pracy dopuszczono wyjątki, kiedy pracownik może odebrać telefon lub wykonać połączenie z ważnych powodów np. choroby, sytuacji losowej itp.

Całkowity zakaz używania telefonów komórkowych uzasadniony może być wyłącznie w przypadku, kiedy ich działanie miałoby negatywny wpływ na pracę maszyn i urządzeń, a w konsekwencji mogło stanowić zagrożenie zdrowia i życia pracowników.

Określony w regulaminie pracy zakaz korzystania z prywatnych telefonów komórkowych nie może dotyczyć ustawowych przerw w pracy.

Pracownik ma prawo do przerwy w pracy trwającej co najmniej 15 minut, wliczanej do czasu pracy, jeżeli dobowy wymiar czasu jego pracy wynosi co najmniej 6 godzin. W tym czasie nie można zakazać mu korzystania z telefonu komórkowego w celach prywatnych.

Podobnie jest w przypadku pracowników zatrudnionych u pracodawcy, który wprowadził 1 przerwę w pracy niewliczaną do czasu pracy, w wymiarze nieprzekraczającym 60 minut, przeznaczoną na spożycie posiłku lub załatwienie spraw osobistych wprowadzoną w układzie zbiorowym pracy bądź regulaminie pracy, bądź w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy. Pracownicy w tym czasie mają prawo do nieograniczonego korzystania z prywatnego telefonu komórkowego.

Co zrobić w sytuacji, gdy pracownik nie stosuje się do zakazu używania telefonu?

Pracodawca, który w regulaminie pracy wyprowadził ograniczenia co do korzystania przez pracowników z prywatnych telefonów w czasie pracy, ma prawo egzekwować przestrzeganie tych ograniczeń.

Pracownik jest zobowiązany do przestrzegania zapisów regulaminu pracy, a za niestosowanie się do przepisów tego regulaminu może mu grozić kara dyscyplinarna, a w skrajnych przypadkach jego zachowanie może prowadzić nawet do zwolnienia dyscyplinarnego.

Kary porządkowe i zasady ich wymierzania

Kary porządkowe zgodnie z kp mogą zostać wymierzone za nieprzestrzeganie przez pracownika ustalonej organizacji i porządku w procesie pracy, przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy, przepisów przeciwpożarowych, a także przyjętego sposobu potwierdzania przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy. W tych wypadkach pracodawca może zastosować karę upomnienia lub karę nagany.

Kara pieniężna może zostać zastosowana w wypadku nieprzestrzegania przez pracownika przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy lub przepisów przeciwpożarowych, opuszczenie pracy bez usprawiedliwienia, stawienie się do pracy w stanie nietrzeźwości lub spożywanie alkoholu w czasie pracy. Przy czym kara zarówno za jedno przekroczenie, jak i za każdy dzień nieusprawiedliwionej nieobecności nie mogą przewyższać dziesiątej części wynagrodzenia przypadającego pracownikowi do wypłaty, po dokonaniu potrąceń.

Pracodawca nie może zastosować kary porządkowej po upływie 2 tygodni od powzięcia wiadomości o naruszeniu obowiązku pracowniczego i po upływie 3 miesięcy od dopuszczenia się tego naruszenia.

Przed zastosowaniem kary należy wysłuchać pracownika.

Stosując wobec pracownika karę porządkową, pracodawca ma obowiązek zawiadomić go na piśmie o tym fakcie, wskazując rodzaj naruszenia obowiązków pracowniczych i datę dopuszczenia się przez pracownika tego naruszenia oraz informując go o prawie zgłoszenia sprzeciwu i terminie jego wniesienia. Odpis takiego zawiadomienia składa się do akt osobowych pracownika. Pracownik może wnieść sprzeciw w ciągu 7 dni od dnia zawiadomienia go o ukaraniu. Pracodawca może uwzględnić lub odrzucić sprzeciw po rozpatrzeniu stanowiska reprezentującej pracownika zakładowej organizacji związkowej. Nieodrzucenie sprzeciwu w ciągu 14 dni od dnia jego wniesienia jest równoznaczne z uwzględnieniem sprzeciwu.

Jeżeli sprzeciw został odrzucony, pracownik, który go wniósł, może w terminie 14 dni od dnia zawiadomienia o odrzuceniu tego sprzeciwu wystąpić do sądu pracy o uchylenie zastosowanej wobec niego kary.

Kara porządkowa ulega zatarciu, a odpis zawiadomienia o ukaraniu jest usuwany z akt osobowych pracownika po roku nienagannej pracy. Pracodawca może, z własnej inicjatywy lub na wniosek reprezentującej pracownika zakładowej organizacji związkowej, uznać karę za niebyłą przed upływem tego terminu.

Zwolnienie dyscyplinarne za notoryczne używanie telefonu prywatnego w czasie pracy

W przypadku notorycznego używania telefonu prywatnego przez pracownika w czasie pracy może dojść do rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownia, co potocznie zwane jest zwolnieniem dyscyplinarnym.

Zwolnienie dyscyplinarne w takiej sytuacji nastąpi na podstawie przesłanki naruszenia podstawowych obowiązków pracowniczych, ponieważ z naruszeniem podstawowych obowiązków pracowniczych mamy do czynienia, gdy pracownik w czasie przeznaczonym na pracę notorycznie wykonuje inne czynności, np. korzysta z telefonu prywatnego.

Rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika pracodawca może dokonać nie później niż po upływie 1 miesiąca od uzyskania przez niego wiadomości o okoliczności uzasadniającej rozwiązanie umowy.

Decyzję w sprawie zwolnienia dyscyplinarnego pracodawca podejmuje po zasięgnięciu opinii reprezentującej pracownika zakładowej organizacji związkowej, którą zawiadamia o przyczynie uzasadniającej rozwiązanie umowy. W razie zastrzeżeń co do zasadności rozwiązania umowy zakładowa organizacja związkowa wyraża swoją opinię niezwłocznie, nie później jednak niż w ciągu 3 dni.

Zakaz używania telefonu w pracy - podsumowanie

Z reguły całkowity zakaz używania telefonu w pracy nie będzie mógł zostać wprowadzony, ponieważ w niewielu przypadkach telefon będzie oddziaływał na maszyny czy proces pracy. Dopuszczalne jest ograniczenie używania prywatnego telefonu w pracy do wyjątków, gdy zachodzą ku temu ważne powody.

Polecamy:

Najważniejsze zmiany w wynagrodzeniach i Kodeksie pracy od 2023 r.!