Przychodzenie do pracy z telefonem jest obecnie standardem, jednak pojawiają się pytania, gdzie leży granica uprawnień przełożonego. Wiele osób zastanawia się, czy sprawdzenie telefonu pracownika przez pracodawcę jest dopuszczalne w świetle przepisów, czy może stanowi naruszenie dóbr osobistych. Sprawdź, czy szef ma prawo przeglądać prywatny sprzęt zatrudnionego.
Prywatny telefon w zakładzie pracy
Z punktu widzenia obowiązujących przepisów prawa pracy pracodawca co do zasady nie ma uprawnienia do całkowitego zakazania pracownikowi posiadania przy sobie prywatnego telefonu w czasie wykonywania obowiązków służbowych, chyba że wynikają z tego bardzo konkretne, obiektywne przyczyny techniczne lub zasady BHP. Przykładem takich uzasadnionych ograniczeń może być praca w strefach chronionych, gdzie ze względów bezpieczeństwa (np. ochrona przed promieniowaniem elektromagnetycznym czy ochrona przed szpiegostwem przemysłowym) używanie urządzeń elektronicznych jest prawnie lub technicznie reglamentowane. W takich sytuacjach pracodawca może wprowadzić regulaminowy zakaz wnoszenia urządzeń, jednakże musi on opierać się na przepisach BHP lub regulacjach wewnętrznych dotyczących ochrony informacji niejawnych. W standardowych warunkach biurowych próba całkowitego zakazu posiadania telefonu przez pracownika mogłaby zostać uznana za nadużycie prawa podmiotowego, ograniczające prawo pracownika do kontaktu z rodziną w sytuacjach nagłych, co pozostawałoby w sprzeczności z zasadami współżycia społecznego.
Możliwość przynoszenia telefonu do pracy nie oznacza jednak, że można z niego swobodnie korzystać. Pracownik ma obowiązek skupić się na wykonywanych zadaniach, za które otrzymuje umówione wynagrodzenie. Czy korzystanie z telefonu podczas pracy uzasadnia jednak możliwość sprawdzenia jego zawartości przez przełożonego? Problem dopuszczalności sprawdzania przez pracodawcę prywatnego telefonu pracownika stanowi jedną z najbardziej złożonych kwestii, jeśli chodzi o prawo do prywatności.
Ochrona dóbr osobistych i tajemnica komunikacji
Art. 111 Kodeksu pracy wprost obliguje pracodawcę do szanowania godności i innych dóbr osobistych pracownika. Prawo do prywatności oraz tajemnica komunikacji stanowią dobra osobiste w rozumieniu art. 23 oraz art. 24 Kodeksu cywilnego. Dobra te podlegają ochronie bez względu na charakter relacji zawodowej. Przykładowe żądanie udostępnienia przez pracownika prywatnego telefonu do wglądu, celem np. sprawdzenia historii połączeń, treści wiadomości tekstowych czy zawartości galerii zdjęć, stanowi bezpośrednią i niedopuszczalną ingerencję w te dobra.
Z punktu widzenia prawa karnego bezprawne uzyskanie informacji zawartych w prywatnym urządzeniu może również wypełniać znamiona czynów zabronionych określonych w Kodeksie karnym. W szczególności mowa tu o art. 267, który odnosi się do bezprawnego uzyskania informacji oraz o przepisach chroniących tajemnicę korespondencji. Przełamanie zabezpieczeń elektronicznych telefonu, nawet przy użyciu posiadanych przez pracodawcę narzędzi technicznych, jest działaniem, które może zostać zakwalifikowane jako przestępstwo przeciwko ochronie informacji, polegające na bezprawnym uzyskaniu dostępu do systemu informatycznego. Pracodawca, który chce sprawdzić telefon zatrudnionej przez siebie osoby, przekracza swoje kompetencje, narażając się na odpowiedzialność karną oraz cywilną.
Przykład 1.
Pracodawca, podejrzewając pracownika o przekazywanie tajemnic przedsiębiorstwa podmiotom konkurencyjnym, żąda wydania prywatnego telefonu zatrudnionego w celu wykonania kopii danych. Swoje żądanie argumentuje ochroną interesów firmy oraz naruszeniem obowiązków pracowniczych określonych w art. 100 kp. Pracodawca zastrasza pracownika rozwiązaniem umowy o pracę w trybie dyscyplinarnym, jeśli ten nie odblokuje urządzenia i nie umożliwi skopiowania jego zawartości. Czy pracodawca ma jakiekolwiek uprawnienie do sprawdzenia telefonu pracownika, nawet jeśli chce to zrobić w celu zabezpieczenia dowodów rzekomego naruszenia obowiązków służbowych? Nie, pracodawca nie jest uprawniony do sprawdzania, przeglądania czy kopiowania zawartości prywatnego telefonu pracownika, niezależnie od charakteru podejrzeń czy też istnienia podejrzenia o naruszenie tajemnicy przedsiębiorstwa. Działanie takie stanowiłoby rażące naruszenie przepisów o ochronie danych osobowych, w tym ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO), oraz naruszenie dóbr osobistych pracownika. Pracodawca nie ma uprawnień, które pozwalałyby mu na przejęcie roli organów ścigania. Jeżeli ma dowody na naruszenie interesów firmy, jedyną legalną drogą jest wystąpienie na drogę sądową i złożenie wniosku o zabezpieczenie dowodów, co musi odbyć się pod nadzorem sądu, a nie w drodze samowolnej kontroli.
Czy sprawdzenie telefonu pracownika przez pracodawcę jest zgodne z prawem?
W sytuacji, gdy pracodawca zdecyduje się na bezprawne przejęcie danych z prywatnego telefonu pracownika, musi liczyć się z faktem, że tak uzyskane dowody mogą zostać uznane przez sąd pracy za niedopuszczalne. Orzecznictwo wskazuje, że dowody pozyskane w wyniku naruszenia konstytucyjnych praw i wolności jednostki, w tym prawa do prywatności, podlegają rygorystycznej ocenie sądu. Nawet jeśli pracodawca odkryje naruszenie obowiązków przez pracownika, sposób, w jaki wszedł w posiadanie informacji, może całkowicie zdyskwalifikować go w procesie o przywrócenie do pracy lub odszkodowanie. Co więcej, pracownik ma pełne prawo zawiadomić Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych o naruszeniu przepisów RODO, co może skutkować nałożeniem na pracodawcę dotkliwych kar finansowych.
Często pojawiającym się zagadnieniem jest sytuacja, w której pracodawca finansuje część kosztów prywatnego telefonu pracownika, uznając to za element narzędzi pracy. Nawet w sytuacji, gdy pracodawca współfinansuje abonament prywatnego telefonu pracownika (np. ryczałt za używanie sprzętu do celów służbowych), nie daje mu to prawa do kontroli urządzenia.
Jeżeli pracodawca zwraca pracownikowi koszty korzystania z prywatnego telefonu do celów służbowych, sposób rozliczenia powinien zostać odpowiednio udokumentowany. Zasady zwrotu kosztów korzystania z prywatnego telefonu warto uregulować w umowie o pracę, aneksie lub odrębnych przepisach wewnętrznych. Należy jednak stanowczo podkreślić: niezależnie od przyjętego sposobu rozliczeń i faktu dofinansowania sprzętu nie daje to pracodawcy najmniejszego prawa do przeglądania zawartości prywatnego telefonu ani ingerowania w prywatne dane pracownika.
Sprawdzenie służbowego telefonu pracownika
Odmiennie przedstawia się sytuacja, gdy pracodawca udostępnia pracownikowi telefon służbowy. Wówczas, zgodnie z art. 223 kp, jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi i materiałów, pracodawca może wprowadzić kontrolę poczty elektronicznej lub inne formy monitoringu. Jednakże nawet w przypadku sprzętu służbowego kontrola ta nie jest bezwzględna. Pracodawca ma obowiązek poinformować pracownika o zakresie i sposobie monitoringu w sposób przyjęty u danego pracodawcy, zazwyczaj poprzez odpowiedni zapis w regulaminie pracy lub obwieszczeniu, co najmniej dwa tygodnie przed wprowadzeniem monitoringu w życie.
Nawet przy narzędziach służbowych prawo do prywatności nie wygasa całkowicie. Pracodawca nie może naruszać tajemnicy korespondencji w zakresie wykraczającym poza niezbędne cele służbowe. Wszelkie działania pracodawcy muszą spełniać wymogi zasady proporcjonalności i celowości. Przekroczenie tych granic przez pracodawcę otwiera drogę do roszczeń odszkodowawczych na podstawie art. 415 kc w związku z naruszeniem dóbr osobistych pracownika. Wykorzystywanie przez pracodawcę faktu udostępnienia telefonu służbowego do sprawdzania życia osobistego pracownika, np. poprzez instalowanie oprogramowania szpiegującego bez wiedzy użytkownika, jest działaniem bezprawnym i rodzącym pełną odpowiedzialność odszkodowawczą.
Sprawdzenie telefonu pracownika - podsumowanie
W przypadku gdy pracodawca podejmuje próbę ingerencji w prywatność pracownika poprzez żądanie wglądu w prywatny telefon, pracownik powinien odmówić wydania sprzętu, powołując się na ochronę dóbr osobistych oraz ochronę tajemnicy komunikacji. Nie istnieją bowiem konkretne przepisy, które pozwalałyby pracodawcy wymusić przekazanie prywatnego urządzenia podwładnego. Wszelkie naciski ze strony pracodawcy, takie jak groźba wypowiedzenia umowy o pracę czy nałożenia kary porządkowej za odmowę udostępnienia urządzenia, są bezprawne i mogą stanowić podstawę do odwołania się do sądu pracy. Pracownik, którego dobra osobiste zostały naruszone przez nieuprawnione próby kontroli, ma prawo dochodzić zadośćuczynienia pieniężnego za doznaną krzywdę. W każdym sporze tego rodzaju ciężar dowodu w zakresie ewentualnego naruszenia obowiązków przez pracownika spoczywa na pracodawcy, jednak musi on zostać przeprowadzony wyłącznie z wykorzystaniem metod dopuszczalnych przez prawo, co wyklucza samowolną ingerencję w prywatny sprzęt elektroniczny pracownika.
