Question 1

Pracownik wypowiedział umowę o pracę na czas nieokreślony. Czy w związku z tym musi on podawać przyczynę wypowiedzenia umowy? Jaką podstawę prawną wpisać w wystawianym dla niego świadectwie pracy? Czy wypowiedzenie umowy o pracę na czas nieokreślony jest możliwe w każdym dowolnym momencie?

Accepted Answer

Rozwiązanie stosunku pracy jest regulowane przez kodeks pracy. Zgodnie z art. 30. § 1 kp umowa o pracę może zostać rozwiązana na mocy porozumienia stron, przez: oświadczenie jednej ze stron z zachowaniem okresu wypowiedzenia lub przez oświadczenie jednej ze stron bez zachowania okresu wypowiedzenia, lub z upływem czasu, na jaki była zawarta.

Wypowiedzenie umowy o pracę

Umowa o pracę na czas nieokreślony może zostać rozwiązana za wypowiedzeniem przez każdą ze stron, zarówno przez pracownika, jak i pracodawcę. Wypowiedzenie umowy powinno zostać sporządzone na piśmie i zawierać następujące elementy:

miejscowość oraz datę,
dane pracodawcy i pracownika,
informację o wypowiedzeniu umowy wraz z datą jej zawarcia oraz oznaczeniem stron umowy,
informację o zachowaniu okresu wypowiedzenia,
podpisy obu stron umowy.

[alert-info]W przypadku, gdy stroną wypowiadającą umowę jest pracodawca, w wypowiedzeniu umowy o pracę powinna się znaleźć dodatkowo adnotacja o możliwości odwołania się przez pracownika do sądu pracy.[/alert-info]

#zobacztez#

Wypowiedzenie umowy o pracę na czas nieokreślony - okres wypowiedzenia

Długość okresu wypowiedzenia jest uzależniona od okresu, na jaki została zawarta umowa oraz od stażu pracy pracownika u danego pracodawcy. Zgodnie z art. 36. § 1. kp okres wypowiedzenia umowy o pracę na czas określony i nieokreślony jest taki sam i wynosi 2 tygodnie, jeśli pracownik był zatrudniony krócej niż 6 miesięcy, miesiąc w przypadku gdy pracownik jest zatrudniony co najmniej 6 miesięcy lub 3 miesiące dla pracowników zatrudnionych co najmniej 3 lata.

Momentem rozpoczęcia biegu wypowiedzenia jest:

pierwszy dzień kalendarzowy miesiąca następującego, po miesiącu, w którym wypowiedzenie umowy zostało złożone dla wypowiedzenia liczonego w wymiarze miesięcznym,
pierwsza niedziela po dniu złożenia wypowiedzenia umowy dla wypowiedzenia liczonego w wymiarze tygodniowym.

Przykład 1.

Pracownik posiadający staż pracy w wysokości 5 lat u danego pracodawcy złożył wypowiedzenie umowy o pracę na czas nieokreślony 15 stycznia 2025 r. Momentem rozpoczęcia biegu wypowiedzenia będzie 1 luty 2025 r.

Przykład 2.

Pracownik zatrudniony u danego pracodawcy przez okres 4 miesięcy złożył wypowiedzenie umowy o pracę na czas nieokreślony 21 lutego 2025 r. Momentem rozpoczęcia biegu wypowiedzenia będzie 23 luty 2025 r.

Przykład 3.

Pracownik zatrudniony u danego pracodawcy przez okres 2 lat złożył wypowiedzenie umowy o pracę na czas nieokreślony 22 lutego 2025 r. Momentem rozpoczęcia biegu wypowiedzenia będzie 1 marca 2025 r.

#banner-217727#

Obowiązek podania przyczyny wypowiedzenia umowy

Pracownik nie jest zobligowany do poinformowania pracodawcy o powodach wypowiedzenia umowy. Natomiast pracodawca, który wypowiada pracownikowi umowę o pracę na czas nieokreślony, ma obowiązek zamieścić w oświadczeniu przyczynę tego wypowiedzenia, przy czym przyczyna ta powinna być prawdziwa i konkretna.

[alert-info]Obowiązek uzasadniania wypowiedzenia nie dotyczy pracownika.[/alert-info]

#banner-217724#

Rozwiązanie umowy o pracę za wypowiedzeniem w świadectwie pracy

W przypadku zakończenia umowy z pracownikiem pracodawca powinien niezwłocznie, w ostatnim dniu pracy wydać pracownikowi świadectwo pracy podsumowujące jego okres zatrudnienia w danej firmie. Na świadectwie pracy, oprócz informacji dotyczących stanowiska, okresu i rodzaju wykonywanej pracy, oraz informacji niezbędnych do ustalenia uprawnień pracowniczych i uprawnień z ubezpieczenia społecznego, powinna znaleźć się informacja dotycząca trybu, oraz podstawy prawnej rozwiązania stosunku pracy, którą należy umieścić w punkcie 4 świadectwa pracy.

Umowę o pracę rozwiązuje się na podstawie:

art. 30 § 1 pkt 1 – jeżeli umowa została rozwiązana na mocy porozumienia stron,
art. 30 § 1 pkt 2 – w przypadku, gdy umowa uległa rozwiązaniu za wypowiedzeniem przez pracownika lub pracodawcę,
art. 30 § 1 pkt 3 – jeżeli umowa została rozwiązana przez pracownika lub pracodawcę bez zachowania okresu wypowiedzenia,
art. 30 § 1 pkt 4 – w sytuacji, gdy umowa została rozwiązana z upływem czasu, na jaki była zawarta,
art. 30 § 1 pkt 3 w związku z art. 52 § 1 pkt 2 – przy rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia z powodu popełnienia przez pracownika w czasie trwania umowy o pracę przestępstwa, które uniemożliwia dalsze zatrudnianie go na zajmowanym stanowisku, jeżeli przestępstwo jest oczywiste lub zostało stwierdzone prawomocnym wyrokiem.

[alert-info]Przeczytaj więcej na temat wypowiedzenia umowy o pracę:
Wypowiedzenie umowy o pracę na czas określony
Rozwiązanie umowy za wypowiedzeniem art. 30 § 1 pkt 2 kp[/alert-info]

Ponadto, poza wymienionymi wyżej, wyróżniamy również podstawy prawne szczególnego ustania zatrudnienia, które dotyczą między innymi rozwiązania umowy na skutek śmierci pracownika lub pracodawcy, przejścia zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę, z powodu tymczasowego aresztowania pracownika itp.

Podsumowując, wypowiedzenie umowy o pracę na czas nieokreślony może zostać złożone zarówno przez pracodawcę, jak i pracownika, natomiast obowiązek związany z uzasadnieniem przyczyny wypowiedzenia ciąży jedynie na pracodawcy. Jeśli umowa na czas nieokreślony została rozwiązana za wypowiedzeniem przez pracownika, wówczas na świadectwie pracy w ust. 4 należy wskazać jako podstawę prawną rozwiązania umowy art. 30 § 1 pkt 2 i zaznaczyć, że umowę wypowiedział pracownik.

Wypowiedzenie umowy na czas nieokreślony w systemie wfirma.pl

W systemie wfirma.pl istnieje możliwość zakończenia umowy z pracownikiem. Funkcja ta jest dostępna w pakiecie Kadry i płace.

Aby rozwiązać umowę z pracownikiem należy przejść do zakładki KADRY » PRACOWNICY kliknąć na imię i nazwisko pracownika i po otwarciu się okna dialogowego przejść do zakładki UMOWY , zaznaczyć daną umowę oraz wybrać z górnego Menu opcję DODAJ » ZAKOŃCZENIE.

wypowiedzenie umowy o pracę na czas nieokreślony - zakończenie umowy

W kolejnym kroku w oknie dodawania zakończenia umowy o pracę należy wybrać podstawę rozwiązania umowy oraz uzupełnić okres wypowiedzenia.

wypowiedzenie umowy o pracę na czas nieokreślony - podstawa rozwiązania umowy

Szczegóły dotyczące rozwiązywania umowy z pracownikiem w systemie wfirma.pl znajdują się w artykule pomocy: Jak rozwiązać umowę o pracę z pracownikiem?

#polecamy#

#banner-217730#

Question 2

Pracownica podjęła pracę na podstawie umowy o pracę na pełen etat od 26 sierpnia 2025 roku i zrezygnowała z niej 31 sierpnia 2025 roku. Czy przysługuje jej urlop wypoczynkowy za niepełny miesiąc pracy? Wspomnę, że nie jest to pierwsza praca tej osoby i ma ona ponad dziesięcioletni staż pracy.

Accepted Answer

W przypadku gdy zatrudnienie zostaje nawiązane lub ustaje w trakcie roku kalendarzowego, wymiar urlopu kolejnego ustalany jest proporcjonalnie do okresu zatrudnienia.

Urlop wypoczynkowy naliczony proporcjonalnie

Każda osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę ma prawo do urlopu wypoczynkowego. Wymiar urlopu rocznego pracownika jest stały i wynosi 20 lub 26 dni w zależności od długości stażu pracy, jaki posiada. Co istotne, limit urlopu wypoczynkowego u obecnego pracodawcy powinien zostać przeliczony proporcjonalnie do okresu zatrudnienia, jeżeli stosunek pracy ulega rozwiązaniu w trakcie roku. Zasada ta ma zastosowanie, pod warunkiem że pracownik nie wykorzystał do zakończenia umowy urlopu w wyższym wymiarze.

Zgodnie z art. 155^2a § 1 i § 2 Kodeksu pracy podczas ustalania wymiaru urlopu proporcjonalnego jeden miesiąc pracy odpowiada 1/12 wymiaru urlopu przysługującego pracownikowi. Przy czym niepełny kalendarzowy miesiąc pracy zaokrągla się w górę do pełnego miesiąca.

Przykład 1.

Pan Roman złożył wypowiedzenie u dotychczasowego pracodawcy i jego umowa ulegnie zakończeniu 13 października. Pracownik posiada 10-letni staż pracy, co oznacza, że jego roczny wymiar urlopu wynosi 26 dni. W związku z zakończeniem umowy w trakcie miesiąca miesiąc ten zaokrągla się do góry. To znaczy, że urlop należy naliczyć za 10 miesięcy pracy, czyli pracownikowi przysługuje 22 dni urlopu (26 dni / 12 x 10 miesięcy).

[alert-info]W przypadku obliczania urlopu proporcjonalnego niepełny dzień urlopu zawsze ulega zaokrągleniu w górę.[/alert-info]

#zobacztez#

Urlop wypoczynkowy za niepełny miesiąc w razie zmiany pracodawcy w trakcie roku

Zmiana pracodawcy w trakcie roku również powoduje konieczność proporcjonalnego obliczenia wymiaru urlopu wypoczynkowego. Mogą tu wystąpić dwie sytuacje:

Gdy pracownik zostaje zatrudniony do końca roku kalendarzowego – urlop nalicza się w wymiarze proporcjonalnym do okresu pozostałego do końca danego roku kalendarzowego.
Gdy pracownik zostaje zatrudniony na okres krótszy niż do końca roku kalendarzowego – urlop nalicza się w wymiarze proporcjonalnym do okresu zatrudnienia w danym roku kalendarzowym.

Przykład 2.
Pani Julia została zatrudniona na czas określony od 1 września 2024 roku do 31 października 2025 roku. Przysługuje jej urlop w niższym, 20-dniowym wymiarze. Za cztery miesiące 2024 roku uzyska prawo do 7 dni urlopu.

Warto zwrócić uwagę, że w przypadku zmiany pracodawcy w trakcie miesiąca urlop wypoczynkowy za niepełny miesiąc pracy powinien naliczyć pracownikowi obecny pracodawca. Wskazuje na to art. 155(2a) § 3 Kodeksu pracy.

[alert-info]Art. 155^2a § 3 Kodeksu pracy
„Jeżeli ustanie stosunku pracy u dotychczasowego pracodawcy i nawiązanie takiego stosunku u kolejnego pracodawcy następuje w tym samym miesiącu kalendarzowym, zaokrąglenia do pełnego miesiąca dokonuje dotychczasowy pracodawca”.[/alert-info]

Pracownik nie może zatem nabyć urlopu u obu pracodawców w razie zmiany pracy w trakcie miesiąca.

Przykład 3.

Pani Natalia zakończyła umowę o pracę 8 września. U nowego pracodawcy została zatrudniona na okres próbny od 11 września do 30 listopada. Posiada ponad 10-letni staż pracy. Dotychczasowy pracodawca powinien ustalić jej urlop za okres od stycznia do września, czyli 20 dni. U nowego pracodawcy może wykorzystać pozostałe 6 dni urlopu.

Kilkukrotna zmiana zakładu pracy w trakcie roku nie spowoduje przyznania pracownikowi urlopu wyższego niż wynika to z limitu określonego w kodeksie. Łączny wymiar urlopu nie może przekroczyć 20 lub 26 dni. Pracodawca powinien sprawdzić świadectwa pracy pracownika z danego roku kalendarzowego w celu ustalenia przysługującego mu wymiaru.

#banner-214436#

Przykład 4.

Pani Karolina w 2024 roku zmieniała pracę dwukrotnie. Przysługuje jej 20-dniowy wymiar urlopu. U pierwszego pracodawcy wykorzystała 15 dni urlopu, u kolejnego pracodawcy 5 dni urlopu. Oznacza to, że w trzeciej firmie nie będzie jej przysługiwał urlop wypoczynkowy bez względu na to, przez jaki okres będzie tam pracowała.

Powyższe zasady stosuje się również w przypadku, gdy pracownik przepracował w firmie zaledwie kilka dni. Jeżeli pracownik został zatrudniony na podstawie umowy o pracę od 26 sierpnia i zrezygnował z niej 31 sierpnia, to urlop wypoczynkowy za niepełny miesiąc pracy przysługuje mu wymiarze proporcjonalnym, tj. 1/12 × 26 dni = 2,16, po zaokrągleniu – 3 dni urlopu. Jeżeli zatrudniony nie wykorzysta urlopu w naturze, pracodawca musi wypłacić mu ekwiwalent za urlop. Rozwiązanie to nie znajdzie zastosowania, w sytuacji gdy w sierpniu pracownik był zatrudniony w innej firmie i poprzedni pracodawca udzielił mu urlopu wypoczynkowego za ten miesiąc bądź wypłacił ekwiwalent.

#banner-214433#

Pierwsza praca na innych zasadach

W pierwszym roku pracy prawo do urlopu wypoczynkowego pracownik nabywa na innych zasadach. Kwestię tę reguluje art. 153 Kodeksu pracy. W myśl wspomnianego przepisu osoby podejmujące pracę pierwszy raz w życiu nabywają prawo do urlopu wraz z upływem każdego miesiąca kalendarzowego w wysokości 1/12 wymiaru urlopu przysługującego mu po przepracowaniu roku. Co ważne, pracodawca nie ma obowiązku zaokrąglania niepełnego dnia urlopu w górę.

Przy ustalaniu upływu miesiąca należy zastosować potoczne zasady liczenia terminów – miesięczny okres zatrudnienia w przypadku zawarcia umowy:

od pierwszego dnia miesiąca upływa ostatniego dnia miesiąca – np. przy zatrudnieniu od 1 października okres miesięczny upływa 31 października;
w trakcie miesiąca upływa w kolejnym miesiącu w dniu poprzedzającym dzień zawarcia umowy – np. przy zatrudnieniu od 15 września okres miesięczny upłynie 14 października.

Przykład 5.

Romek podjął swoją pierwszą pracę 2 września 2025 roku. Jest zatrudniony do końca roku. W tej sytuacji nabędzie urlop jedynie za 3 pełne miesiące pracy. Odbędzie się to w dniach:

1 października – 1,67 dnia,
1 listopada – 1,67 dnia,
1 grudnia – 1,67 dnia.

W roku 2025 Romek może wykorzystać 5 dni urlopu.

Jeśli pracownik podejmujący zatrudnienie po raz pierwszy nie przepracuje całego miesiąca, wówczas nie nabywa prawa do urlopu.

Przykład 6.

Marta zatrudniła się po raz pierwszy na stoisku z kosmetykami. Rozpoczęła pracę 15 sierpnia, jednak ze względów zdrowotnych złożyła wypowiedzenie i umowa została rozwiązana 4 września. Pracownica nie nabyła prawa do urlopu wypoczynkowego.

Prawo do urlopu kolejnego pracownicy podejmujący pierwszą pracę nabywają z każdym następnym rokiem kalendarzowym.

Zmniejszenie limitu urlopu wypoczynkowego za czas nieobecności

Ważne jest również, że prawo do urlopu wypoczynkowego przysługuje często pracownikom, którzy są przez dłuższy czas nieobecni w zakładzie pracy. Dotyczy to przypadków takich jak choroba przez kilka miesięcy czy urlop macierzyński lub urlop rodzicielski. Za ten czas pracownik nabywa uprawnienia urlopowe tak, jakby pracował. Jednakże, są też przypadki, kiedy limit urlopu wypoczynkowego ulega skróceniu i dotyczy to takich nieobecności, jak:

urlop bezpłatny,
urlop wychowawczy,
odbywanie zasadniczej służby wojskowej lub jej form zastępczych, okresowej służby wojskowej, przeszkolenia wojskowego albo ćwiczeń wojskowych,
tymczasowe aresztowanie,
odbywanie kary pozbawienia wolności,
nieusprawiedliwiona nieobecność w pracy.

Aby limit został proporcjonalnie obniżony nieobecność ta musi trać co najmniej przez miesiąc.

Urlop wypoczynkowy za niepełny miesiąc pracy – podsumowanie

Jeśli pracownik posiada prawo do urlopu kolejnego, wówczas przysługuje mu ono, nawet gdy stosunek pracy trwa tylko przez kilka dni w miesiącu. Należy naliczyć takiej osobie urlop wypoczynkowy za niepełny miesiąc pracy, nawet w sytuacji, kiedy przepracował tylko jeden dzień.

#polecamy#

#banner-214439#

Question 3

Od roku przebywam na urlopie wychowawczym w pełnym wymiarze z tytułu umowy o pracę. Ostatnio dostałam propozycję zatrudnienia u innego pracodawcy. Czy praca podczas urlopu wychowawczego jest dozwolona?

Accepted Answer

Pracownik przebywający na urlopie wychowawczym ma prawo w tym czasie podjąć pracę na etacie lub inną działalność zarobkową. Nie może to jednak kolidować ze sprawowaniem osobistej opieki nad dzieckiem.

Kto może skorzystać z urlopu wychowawczego?

Urlop wychowawczy przysługuje osobie mającej co najmniej 6-miesięczny staż pracy. Co ważne, nie dotyczy to jedynie okresu zatrudnienia u pracodawcy, u którego pracownik chce skorzystać z tego przywileju, ale ogólnego stażu pracy na podstawie umowy o pracę.

Głównym założeniem urlopu wychowawczego jest przedłużenie sprawowania opieki nad dzieckiem. Rodzice mogą korzystać z niego w tym samym czasie.#zobacztez#

Ile trwa urlop wychowawczy?

Maksymalny okres urlopu wychowawczego to 36 miesięcy. Jednakże jeden z rodziców może wykorzystać maksymalnie 35 miesięcy – jeden miesiąc przeznaczony jest dla drugiego z nich. Zgodnie z art. 186 § 2 kodeksu pracy wychowawczy udzielany jest na okres nie dłuższy niż do zakończenia roku kalendarzowego, w którym dziecko kończy 6 lat.

Kodeks pracy pozwala na podzielenie tego urlopu na 5 części. Nie jest jednak określony maksymalny i minimalny okres trwania każdej z tych części. Liczbę części określa się na podstawie złożonych wniosków. Prośbę o urlop należy złożyć w formie pisemnej na 21 dni przed rozpoczęciem korzystania z tego urlopu.

#banner-215807#

Praca podczas urlopu wychowawczego

Za czas urlopu wychowawczego pracownik nie otrzymuje wynagrodzenia czy zasiłku, jest to urlop całkowicie bezpłatny. Przepisy prawa dopuszczają podjęcie pracy zarobkowej w tym okresie. Nie powinno mieć to jednak wpływu na sprawowanie opieki nad dzieckiem.

[alert-info]Art. 186²§ 1. Kodeksu pracy
„W czasie urlopu wychowawczego pracownik ma prawo podjąć pracę zarobkową u dotychczasowego lub innego pracodawcy albo inną działalność, a także naukę lub szkolenie, jeżeli nie wyłącza to możliwości sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem”.[/alert-info]

Podjęcie pracy u obecnego pracodawcy

Pracownik może podjąć pracę u obecnego pracodawcy podczas korzystania z urlopu wychowawczego.

Powrót do pracy powinien nastąpić:

w dowolnym czasie, jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę,
po uprzednim zawiadomieniu pracodawcy – co najmniej 30 dni przed planowanym podjęciem pracy.

Wiąże się to jednak ze złożeniem wniosku o obniżenie etatu do wymiaru nie niższego niż połowa pełnego wymiaru czasu pracy. Dokument taki należy złożyć 21 dni przed powrotem do pracy. Pracodawca powinien nie tylko uwzględnić wniosek pracownika, ale i pamiętać o tym, że od tej pory jest on chroniony przed zwolnieniem. Okres ochronny może trwać nawet do 12 miesięcy.

Podpisanie umowy z innym zakładem pracy

W czasie trwania urlopu wychowawczego pracownik może podjąć pracę u innego pracodawcy. Warto jednak pamiętać, że praca podczas urlopu wychowawczego w wymiarze wyższym niż ½ etatu może zostać potraktowana jako uniemożliwiająca sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem.

Zatrudnienie na podstawie umowy zlecenie na urlopie wychowawczym również jest możliwe. Tu nie ma jednak wyznaczonego wymiaru czasu pracy, w jakim sprawujący opiekę będzie wykonywał czynności określone umową. Co do zasady należałoby się kierować regułą podobną, jak w przypadku stosunku pracy – praca powyżej 4 godzin mogłaby zostać uznana za przeszkadzającą w sprawowaniu opieki nad dzieckiem.

Gdyby stwierdzono, że wykonywanie pracy nie pozwala na sprawowanie osobistej opieki nad dzieckiem, pracodawca powinien wezwać pracownika do stawienia się do pracy w ciągu 30 dni od otrzymania takiej informacji. Przy tym nie może to być termin wcześniejszy niż 3 dni liczone od powzięcia takiej wiadomości. Mówi o tym art. 186² § 2 Kodeksu pracy.

W sytuacji, gdy zawarcie umowy z innym podmiotem spowoduje, że pracownik będzie podlegał pod ubezpieczenia społeczne, to jest on zobligowany do poinformowania pracodawcy udzielającego urlopu podjęciu dodatkowego zatrudnienia. Jeśli pracownik ma inny tytuł do objęcia ubezpieczeniem społecznym, to budżet państwa zaprzestaje finansowania składek emerytalno-rentowych za pracownika.

Podsumowanie

Praca podczas urlopu wychowawczego jest możliwa zarówno u obecnego, jak i innego pracodawcy. Nie ma tu również wymagań co do formy zatrudnienia – może to być zarówno umowa o pracę, jak i zlecenie. Najważniejsze jest jednak to, aby podjęcie pracy nie kolidowało z głównym celem, jaki niesie za sobą korzystanie z urlopu, czyli sprawowaniem opieki nad dzieckiem.#polecamy#

#banner-215810#

Question 4

W mojej firmie wszyscy pracują w biurze, ale zdarzają się sytuacje, w których pracownik z jakiegoś powodu chce pracować z domu. Czy nowe przepisy będą umożliwiały takie rozwiązanie, czy będzie tu miała zastosowanie okazjonalna praca zdalna?

Accepted Answer

W związku z wieloma postulatami pracodawców w Kodeksie pracy znalazła się regulacja dotycząca „okazjonalnej pracy zdalnej”. Jak podkreśla ustawodawca, ma to być forma pracy zdalnej wykonywanej częściowo, która ma szczególny charakter – tj. incydentalność jej wykonywania, fakt jej wykonywania wyłącznie ze względu na potrzeby pracownika – dlatego została unormowana w sposób odmienny.

#zobacztez#

Okazjonalna praca zdalna 2025 r. – jej szczególny charakter

Praca zdalna może być wykonywana okazjonalnie na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym.

[alert-info]Wymiar okazjonalnej pracy zdalnej w ciągu roku kalendarzowego nie będzie mógł przekraczać 24 dni.[/alert-info]

Okazjonalna praca zdalna ma być incydentalna i zastosowana wyłącznie ze względu na potrzeby pracownika. Z inicjatywą takiej formy pracy zdalnej będzie mógł wystąpić wyłącznie pracownik. W tym celu powinien sporządzić stosowny wniosek i przekazać go pracodawcy w postaci papierowej lub elektronicznej.

W uzasadnieniu do projektu znalazł się przykład wykorzystania okazjonalnej pracy zdalnej i może to być:

konieczność opieki nad potrzebującym doraźnego wsparcia członkiem rodziny;
potrzeba wyjazdu do innej miejscowości (poza stałe miejscem wykonywania pracy) w celu załatwienia spraw osobistych (pracownik będzie mógł wykonywać pracę zdalną).

#banner-211147#

Przykład 1.

Pan Jan w związku z uroczystością rodzinną, która odbędzie się kilkadziesiąt kilometrów od jego miejsca zamieszkania we wtorek, wystąpił do pracodawcy o pracę zdalną w poniedziałek. Czy może tu być zastosowana okazjonalna praca zdalna?

Tak, z wnioskiem występuje pracownik i zostanie ona zastosowana wyłącznie ze względu na potrzeby pracownika.

[alert-info]Okazjonalna praca zdalna może być zastosowana w okolicznościach incydentalnych i szczególnych, uzasadnionych wyłącznie interesem pracownika.[/alert-info]

Wniosek o okazjonalną pracę zdalną można znaleźć w artykule: Wniosek o okazjonalną pracę zdalną – wzór z omówieniem.

#banner-211144#

Czy stosuje się przepisy o pracy zdalnej?

Niezależnie od charakteru okazjonalnej pracy zdalnej pracodawca będzie miał obowiązek zapewnienia pracownikowi w jej trakcie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy. Jednak z uwagi na szczególną formę okazjonalnej pracy zdalnej w projekcie zaproponowano, że w tym przypadku nie będą więc stosowane przepisy regulujące pracę zdalną dotyczące m.in.:

ustalenia zasad wykonywania okazjonalnej pracy zdalnej w porozumieniu zawartym ze związkami zawodowymi lub regulaminie;
przekazania przez pracodawcę dodatkowej informacji o warunkach zatrudnienia pracownika;
możliwości efektywnego wycofania się przez każdą ze stron z wykonywania pracy zdalnej;
obowiązku zapewnienia przez pracodawcę pracownikowi materiałów i narzędzi pracy niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, pokrycia wymienionych w projekcie kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, a także zapewnienia pracownikowi wykonującemu pracę zdalną pomocy technicznej i niezbędnych szkoleń w zakresie obsługi narzędzi pracy;
wyłączenia obowiązku przeprowadzania szkoleń okresowych pracowników zatrudnionych na stanowiskach administracyjno-biurowych, niezależnie od rodzaju przeważającej działalności pracodawcy.

Natomiast istotne jest, że nie wyłączono zastosowania projektowanego art. 67²⁵ kp. Dzięki temu jeżeli pracodawca dobrowolnie postanowi zwrócić pracownikowi wykonującemu okazjonalną pracę zdalną koszty bezpośrednio z nią związane (pomimo braku ustawowego obowiązku), wówczas nie będą one stanowiły przychodu w rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych – to znaczy nie będą opodatkowane.

Kontrola okazjonalnej pracy zdalnej 2025

Możliwa jest kontrola pracownika korzystającego z takiej formy pracy zdalnej. Zgodnie z projektowanymi zmianami kontrola wykonywania okazjonalnej pracy zdalnej, w tym w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy oraz przestrzegania procedur ochrony danych osobowych, odbywać się będzie zgodnie z warunkami ustalonymi z pracownikiem. Rozwiązanie takie zostało wprowadzone, ponieważ zasady wykonywania okazjonalnej pracy zdalnej nie będą określone w aktach wewnątrzzakładowych.

Okazjonalna praca w systemach kadrowych

Obecnie pojawił się projekt nowego świadectwa pracy, w którym będzie zawarta informacja o wykorzystaniu okazjonalnej pracy zdalnej. System wFirma.pl po opublikowaniu rozporządzenia będzie dostosowany do tych zmian: Świadectwo pracy pracownika w systemie wFirma.pl.

Nowe przepisy zakładają, że praca zdalna może być realizowana okazjonalnie na wniosek pracownika w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym. Przy takim rozwiązaniu nie będzie konieczne stosowanie wszystkich przepisów dotyczących pracy zdalnej – z pewnością sprawi to, że będzie on popularna.#polecamy#

#banner-211150#

Question 5

Planuję otworzyć nową działalność w połowie stycznia 2025 roku. Nie przysługuje mi prawo do ulgi na start. Czy powinnam opłacić pełne, czy częściowe składki ZUS? Jak to obliczyć? Jaką należy wziąć podstawę do wyliczeń? Czy pomniejszeniu podlegają wszystkie składki ZUS? Czy są jeszcze inne sytuacje, które mogą skutkować prawem do opłacania częściowych składek ZUS?

Accepted Answer

Przedsiębiorca, który rozpoczął prowadzenie działalności gospodarczej w trakcie miesiąca, ma możliwość pomniejszenia składek proporcjonalnie, za dni, w które faktycznie prowadził działalność. Co ważne pomniejszeniu podlegają jedynie składki społeczne, czyli:

emerytalne (19,52%),
rentowe (8%),
dobrowolne chorobowe (2,45%),
wypadkowe (1,67%),
FP (o ile składki opłacana są od standardowej podstawy – 2,45%).

[alert-info]Pomniejszeniu mogą ulegać tylko składki na ubezpieczenie społeczne. Składka zdrowotna jest niepodzielna – przedsiębiorca zawsze jest zobowiązany opłacić ją w pełnej wysokości.[/alert-info]

Częściowe składki ZUS od preferencji

Przedsiębiorca, który rozpoczął prowadzenie działalności gospodarczej, bądź któremu skończył się okres obowiązywania ulgi na start, najczęściej ma prawo do opłacania składek na preferencyjnych warunkach. Preferencyjne składki ZUS umożliwiają przedsiębiorcom opłacanie pomniejszonych składek za ubezpieczenia społeczne przez okres pełnych 24 miesięcy.#zobacztez#

Przykład 1.

Pan Krystian rozpoczynający prowadzenie działalności w terminie 20 maja 2025 roku, nie chce korzystać z ulgi na start tylko od razu korzystać z 2-letniej ulgi dla nowych firm, dokonał rejestracji w ZUS za pomocą odpowiednich deklaracji zgłoszeniowych (ZUS ZUA – zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnej lub ZZA – zgłoszenie tylko do ubezpieczenia zdrowotnego) w ciągu 7 dni kalendarzowych od dnia powstania obowiązku ubezpieczeniowego. Pan Krystian ma prawo korzystać z preferencyjnych składek ZUS przez okres 24 miesięcy, w związku z czym, ulga obowiązywać go będzie do dnia 31 maja 2027 roku włącznie.

Podstawę wymiaru preferencyjnych składek opłacanych przez przedsiębiorców ZUS stanowi 30% minimalnego wynagrodzenia brutto za pracę. W roku 2025 podstawa ta wyniesie od stycznia 1 399,80 zł (30% z minimalnego wynagrodzenia za pracę).

Częściowa zapłata składek ZUS w trakcie trwania okresu preferencji często związana jest z rozpoczęciem przez przedsiębiorcę prowadzenia działalności w trakcie miesiąca. Nie jest to jednak jedyna podstawa do obliczenia częściowych składek ZUS.

[alert-info]Podstawą do wyliczenia częściowych składek ZUS mogą być np.:

okresy zawieszenia działalności,
likwidacja działalności w trakcie miesiąca czy
okresy objęte zwolnieniem chorobowym przedsiębiorcy.[/alert-info]

Częściowe składki społeczne liczy się poprzez określenie pomniejszonej podstawy na ubezpieczenie społeczne oraz fundusz pracy. Standardową podstawę na ubezpieczenia należy podzielić przez ilość dni występujących w danym miesiącu. Następnie uzyskaną podstawę dzienną należy pomnożyć przez ilość dni, w których prowadzona była działalność gospodarcza z uwzględnieniem dni wolnych oraz świąt.

Po wyliczeniu nowej podstawy składek za dany miesiąc będzie można wyliczyć częściowe składki ZUS.

Przykład 2.

Rozpoczęcie działalności gospodarczej 13 stycznia 2025 r. z prawem do opłacania preferencyjnych składek ZUS.

1 399,80 zł : 31 dni (ilość dni w styczniu) = 45,1548 zł – dzienny wymiar podstawy składek społecznych.

45,1548 zł x 19 dni (ilość dni prowadzonej działalności) = 857,94 zł – podstawa wymiaru składek za styczeń.

Częściowe składki ZUS od standardowej podstawy

Może zdarzyć się tak, że przedsiębiorca rozpoczyna działalność gospodarczą, a mimo to nie ma prawa do skorzystania z preferencyjnych składek ZUS. W takim przypadku podstawę do naliczenia standardowych składek ZUS stanowi prognozowane przeciętne miesięczne wynagrodzenie za pracę (w 2025 r. – 8 673 zł), a dokładnie 60% tego wynagrodzenia. W roku 2025 podstawa ta wyniesie 5 203,80 zł (8 673 x 60% = 5 203,80 zł).

Przykład 3.

Zawieszenie działalności gospodarczej 19 stycznia 2025 r. przy opłacaniu składek ZUS od standardowej podstawy.

5 203,80 zł : 31 dni = 167,8645 zł – dzienny wymiar podstawy składek społecznych (bez zaokrąglenia)

167,8645 zł x 19 dni = 3 189,43 zł – podstawa wymiaru składek za styczeń.#banner-211630#

Częściowe składki ZUS od ulgi mały ZUS plus

Na ten moment przedsiębiorcy spełniający określone warunki mają możliwość korzystać z małego ZUS plus – składek od dochodu. Do małego ZUS plus przedsiębiorca może zgłosić się do 31 stycznia danego roku, gdy zachowuje ciągłość prowadzenia działalności gospodarczej. Przystąpić do małego ZUS plus może również osoba, której przywilej korzystania z 2-letniej ulgi dla nowych firm dobiegł końca, niezależnie od tego, kiedy doszło do zakończenia okresu preferencji. Prawo do małego ZUS plus mają również przedsiębiorcy, którzy w roku poprzednim zawiesili lub zamknęli działalność gospodarczą, po czym w roku bieżącym decydują się na wznowienia funkcjonowania firmy. Warunek dodatkowy, jaki muszą w tej sytuacji spełnić przedsiębiorcy, to obowiązek prowadzenia działalności gospodarczej w roku poprzednim przez co najmniej okres 60 dni.

Przykład 4.

Przedsiębiorca w roku 2024 prowadził swoją działalność gospodarczą przez okres 9 pełnych miesięcy, po czym zdecydował się ją zawiesić. Dnia 10 stycznia 2025 r. przedsiębiorca planuje wznowić swoją działalność. Jego dochód za rok 2024 wyniósł w sumie 20 000 zł. W związku z tym spełnia warunki do przystąpienia do ulgi mały ZUS plus, a podstawa składek za pełne miesiące będzie najniższa podstawą i wyniesie 1 399,80 zł.

1 399,80 zł : 31 dni (ilość dni w styczniu) = 45,1548 zł – dzienny wymiar podstawy składek społecznych (bez zaokrąglenia)

45,1548 zł x 21 dni = 948,25 zł – podstawa wymiaru składek za styczeń.

Składka zdrowotna

Składka zdrowotna jako jedyna płacona jest w całości i bez względu na to, czy przedsiębiorca ma prawo do składek preferencyjnych, czy nie. Składka na ubezpieczenie zdrowotne od 2022 roku zależy od formy opodatkowania. Więcej na jej temat składki zdrowotnej można znaleźć w artykule: Składka zdrowotna osób prowadzących działalność

System pomoże wyliczyć składki

System wFirma dzięki opcji "częściowe składki", widoczna przy dodawaniu deklaracji ZUS DRA START » ZUS » DEKLARACJE ROZLICZENIOWE » DODAJ DEKLARACJĘ obliczy automatycznie częściowe składki.

Przedsiębiorca rozpoczynający prowadzenie działalności w trakcie miesiąca ma prawo do obniżenia wysokości opłacanych składek za ubezpieczenia społeczne. W zależności od tego, jakie składki ZUS przedsiębiorca jest zobowiązany opłacać (zwykły ZUS, preferencyjne składki lub składki od dochodu), tyle proporcjonalnie wyniosą go częściowe składki ZUS.

#polecamy##banner-211633#

Question 6

Kiedy zatrudnia się pracownika, powstaje obowiązek założenia i prowadzenia jego dokumentacji pracowniczej. W jej skład wchodzą akta osobowe pracowników oraz dokumentacja związana ze stosunkiem pracy. Jak powinno prowadzić się taką dokumentację? Czy potrzebne są zakładki do akt osobowych?

Accepted Answer

[alert-info]Od 2019 roku pracodawcy mogą prowadzić akta w wersji papierowej i elektronicznej.[/alert-info]

Zakładki do akt osobowych – wzór do wydruku

#dopobrania#

#zobacztez#

Zmiany w aktach osobowych – nowa piąta część

Nowe rozporządzenie określa, że akta osobowe mają się składać z pięciu części. Zmiana ta obowiązuje od 20. marca 2023 roku. Wcześniej składały się one z trzech, a później z czterech części. Nowe akta powinny więc zawierać części: A, B,C, D i E. Każda z nich ma obejmować określony katalog dokumentów:

A – oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich;
B – dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika;
C – oświadczenia lub dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy;
D – odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu;
E – dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu.

Zakładka do części A akt osobowych – co się w niej wpisuje?

W części A akt osobowych przechowuje się:

oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie;
skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich (art. 229 § 1 pkt 1, § 1¹ i 1² Kodeksu pracy).

Część A akt osobowych powinna zawierać wykaz znajdujących się w niej oświadczeń lub dokumentów. Dokumenty znajdujące się w tej części numeruje się i opisuje w wykazie.

#banner-210832#

Zakładka do części B akt osobowych

Część B zwykle jest najbardziej obszerna, ponieważ znajdują się tu dokumenty związane z przebiegiem zatrudnienia w firmie, m.in.:

umowa o pracę;
oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych gromadzone w związku z nawiązaniem stosunku pracy;
zakres czynności (obowiązków);
potwierdzenia zapoznania się m.in. z regulaminem pracy, otrzymaniem informacji o warunkach zatrudnienia;
dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się;
dokumenty związane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych;
potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z treścią regulaminu pracy, z przepisami BHP;
oświadczenia dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie;
dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem przez pracownika z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego lub urlopu wychowawczego;
dokumenty związane z udzielaniem urlopu bezpłatnego;
skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące badań lekarskich wstępnych, okresowych i kontrolnych.

Od 2023 roku nowymi dokumentami są tu:

potwierdzenie poinformowania pracownika o kontroli trzeźwości pracowników lub na obecność w ich organizmach środków działających podobnie do alkoholu, grupie lub grupach pracowników objętych taką kontrolą i sposobie jej przeprowadzania;
dokumenty o wykonywaniu pracy w formie zdalnej.

Oświadczenia lub dokumenty znajdujące się w tej części przechowuje się w porządku chronologicznym i numeruje. Opis dokumentu i jego numer powinien zawierać się na wykazie – zakładce do akt.

Zakładka do części C akt osobowych

Część C uzupełniana jest w związku z ustaniem zatrudnienia. Znajdują się tu:

oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę;
wnioski dotyczące wydania, sprostowania lub uzupełnienia świadectwa pracy;
dokumenty dotyczące niewypłacenia pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy;
kopia wydanego świadectwa pracy;
potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym;
umowa o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę;
skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie związane z okresowymi badaniami lekarskimi w związku z wykonywaniem pracy w warunkach narażenia na działanie substancji i czynników rakotwórczych lub pyłów zwłókniających.

W tej części także powinno numerować się dokumenty i wpisywać do wykazu znajdującego się w stosownej zakładce.

#banner-210829#

Zakładka do części D akt osobowych

Część D akt często pozostaje pusta. Dzieje się tak, ponieważ przechowuje się tu odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu.

Dokumenty znajdujące się w tej części najłatwiej przechowywać w wydzielonych częściach dotyczących danej kary, gdzie przyporządkowuje się odpowiednio numery D1, D2 i kolejne. W każdej z tych części dokumenty przechowuje się w porządku chronologicznym, ponumerowane i tworzy ich wykaz dotyczący każdej z nich. Gdy informacja o karze powinna zostać usunięta z akt osobowych, wówczas usuwa się całą wydzieloną część dotyczącą danej kary, a pozostałym przyporządkowuje się następujące po sobie numery.

Nowa zakładka do części E akt osobowych

Część E pojawiła się w 2023 roku w związku z koniecznością gromadzenia nowych dokumentów w aktach osobowych pracowników, które nie były sklasyfikowane w żadnej obowiązującej dotąd części tych akt – dokumentacji dotyczącej kontroli trzeźwości. W tej części będą znajdowały się m.in.:

informacje dotyczące kontroli trzeźwości pracownika przeprowadzonej przez pracodawcę;
informacje dotyczące badania stanu trzeźwości pracownika przeprowadzonego przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego;
informacje dotyczące kontroli pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu;
informacje dotyczące badania pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu przeprowadzonego przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego.

Dokumenty w części E akt osobowych pracownika mogą być przechowywane w podobny sposób, co w części D – wydzielonych częściach dotyczących danej kontroli (E1, E2 itd.). Porządek chronologiczny, numerowanie oraz tworzenie wykazu dokumentów będzie dotyczyć każdej z tych wydzielonych części. Usunięcie informacji o badaniu ma polegać na usunięciu całej wydzielonej części dotyczącej tej informacji, a pozostałym są przyporządkowywane następujące po sobie numery.

[alert-info]Dokumenty w części D oraz E są usuwane z akt po upływie okresu wskazanego w przepisach.[/alert-info]

W systemie wFirma łatwo przechowasz e-akta osobowe

Do prowadzenia akt osobowych pracownika w formie elektronicznej warto wykorzystać systemy, które spełniają wymagania wskazane w rozporządzeniu. Od 1. stycznia 2019 roku system wFirma służący do prowadzenia księgowości i kadr online jest już przystosowany do prowadzenia akt pracowników w nowej formie – pięciu omawianych części oraz mniejszych części tematycznych. W zakładce u każdego pracownika dodanego do systemu znajduje się folder E-AKTA, gdzie przechowywana jest dokumentacja pracownicza.

Zakładki do akt osobowych - e-akta w wfirma

W folderze Dokumenty znajdują się dwie grupy dokumentacji: akta osobowe oraz dokumenty pracownicze. System wFirma spełnia wszystkie warunki dotyczące prowadzenia e-akt. Umożliwia on umieszczanie dokumentów w poszczególnych katalogach oraz opatrywanie ich kwalifikowanym podpisem. Ta możliwość jest jednym z najważniejszych wymogów przy prowadzeniu dokumentów w formie elektronicznej. Ponadto system jest bardzo ergonomiczny i pozwala na łatwe wyszukiwanie danych w katalogach. Użytkownik ma możliwość weryfikacji, jakie działania zostały dokonane na wybranym dokumencie, a także kto je wykonał (system logów). Dzięki tym funkcjom zarówno pracodawcy, jak i pracownicy mają pewność, że ich dane przechowywane są w bezpieczny sposób i zgodnie z wszystkimi wymogami prawnymi.

#polecamy#

#banner-210835#

Question 7

15 stycznia 2025 roku mój pracownik otrzymał aneks ze zmianą wymiaru czasu pracy z połowy etatu na pełny. 24 stycznia 2025 roku pracownik dostarczył mi zwolnienie lekarskie. Jak kształtuje się podstawa wynagrodzenia chorobowego po zmianie etatu?

Accepted Answer

Podstawa wynagrodzenia chorobowego oraz zasiłku chorobowego z ubezpieczenia społecznego to przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone pracownikowi za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy. Jednakże od tej zasady istnieje kilka wyjątków.

Jak ustalić podstawę wynagrodzenia chorobowego?

Jak już wspomniano wyżej, podstawą wymiaru świadczeń chorobowych jest przeciętne miesięczne wynagrodzenie za okres 12 miesięcy poprzedzających miesiąc choroby pracownika. Od tej kwoty konieczne jest odjęcie składek społecznych pobieranych z pensji przez ubezpieczonego w wysokości 13,71% (emerytalne 9,76%, rentowe 1,5%, chorobowe 2,45%). Osoby zatrudnione w danej firmie krócej niż rok również mogą otrzymać wynagrodzenie chorobowe czy zasiłek. Wtedy do wyliczenia podstawy przyjmuje się przychód osiągnięty za pełne miesiące kalendarzowe poprzedzające miesiąc wystąpienia niezdolności do pracy. Co ważne, jeśli pracę rozpoczęto w trakcie miesiąca, wówczas miesiąc ten się pomija.#zobacztez#

Przykład 1.

Pan Robert jest zatrudniony u danego pracodawcy od 7 marca 2024 roku. Otrzymuje wynagrodzenie w wysokości 5 000 zł oraz od czerwca dodatek za dyżur w wysokości 500 zł. Od 7 do 19 stycznia 2025 roku przebywał na zwolnieniu lekarskim. Jak ustalić wynagrodzenie chorobowe?

Do ustalenia podstawy wymiaru wynagrodzenia chorobowego przyjąć należy miesiące od kwietnia do maja według stawki 5 000,00 zł (marzec pomijamy, gdyż pracę rozpoczęto w trakcie tego miesiąca), a także od czerwca do grudnia według stawki 5 500,00 zł.

5 000 zł × 3 miesiące + 5500 zł × 7 miesięcy = 53 500 zł

53 500 zł / 10 miesięcy = 5 350 zł

5 350 zł − (13,71% × 5 350) = 4 616,52 zł

Wynagrodzenie chorobowe za 13 dni zwolnienia lekarskiego obliczamy następująco:

4 616,52 zł / 30 dni × 80% = 153,88 zł

153,88 zł × 13 dni = 2 000,44 zł.

Pan Robert otrzymał wynagrodzenie chorobowe za styczeń w wysokości 2 000,44 zł.

Co ważne, za pełny miesiąc kalendarzowy uważa się miesiąc, w którym:

nie wystąpiły nieobecności lub wystąpiły takie nieobecności, które są traktowane na równi z dniami pracy, czyli: inne niż urlopy wypoczynkowe, okolicznościowe, nieobecność usprawiedliwiona płatna, dni wolne na poszukiwanie pracy czy dni wolne przysługujące z tytułu opieki nad dzieckiem (art. 188 Kodeksu pracy);
wystąpiły nieobecności inne niż wyżej wymienione, ale pracownik przepracował więcej niż połowę czasu pracy, jaki miał do przepracowania w danym okresie kalendarzowym.

W sytuacji gdy pracownik przepracuje mniej niż połowę miesiąca z innego powodu niż podane powyżej, wówczas miesiąc ten powinien zostać wyłączony z wyliczeń. Natomiast jeśli dana osoba będzie świadczyła pracę przez co najmniej połowę miesiąca, wtedy wynagrodzenie przyjmowane do ustalenia podstawy chorobowego podlega wyrównaniu do takiej wysokości, jaką pracownik otrzymałby, pracując przez cały miesiąc. Istnieje jeden wyjątek od tej reguły – jeśli nieprzepracowanie pełnego miesiąca było spowodowane nieobecnością nieusprawidliwioną, to do wyliczenia przyjmuje się przychód faktycznie osiągnięty (nie stosuje się wyrównania).

Przykład 2.

W lutym 2025 roku pani Adela otrzymała zwolnienie na 19 dni oraz kontynuowała je w marcu przez 13 dni. Ponownie zachorowała we wrześniu 2025 roku Do ustalenia podstawy wymiaru zasiłku chorobowego nie zostanie przyjęty luty z powodu przepracowania mniej niż 50% czasu pracy, a wynagrodzenie za marzec zostanie uwzględnione w wyliczeniach w wysokości takiej, jaką pracownik osiągnąłby w przypadku przepracowania całego miesiąca.

Warto tu również wspomnieć o jeszcze jednej zasadzie. Jeżeli pomiędzy kolejnymi nieobecnościami, za które przysługuje wynagrodzenie chorobowe lub zasiłek, nie wystąpiła co najmniej jednomiesięczna przerwa, podstawy wymiaru świadczenia nie ustala się na nowo – przyjmuje się wysokość taką, jaką obliczono przy poprzedniej nieobecności. Co istotne, chodzi tu o trzy pełne miesiące kalendarzowe.

Przykład 3.

Pani Zofia od 5 do 20 grudnia 2024 roku sprawowała opiekę nad chorym synem (otrzymała zasiłek opiekuńczy). 24 stycznia 2025 roku rozchorowała się i otrzymała zwolnienie lekarskie do końca miesiąca. Podstawa nie została ustalona na nowo, a przyjęta była z poprzedniej nieobecności zasiłkowej, bowiem przepracowaniu niepełnego miesiąca pracownica ponownie otrzymała L4. Podstawa była taka sama jak przy sprawowaniu opieki w grudniu 2024 roku.

#banner-211270#

Podstawa wynagrodzenia chorobowego po zmianie etatu

W razie zmiany wymiaru czasu pracy należy kierować się innymi zasadami. Wtedy bowiem nie znajduje zastosowania metoda ustalania przeciętnego wynagrodzenia z miesięcy poprzedzających miesiąc choroby. Podstawa wynagrodzenia chorobowego po zmianie etatu zawsze ustalana jest na nowo, tj. według nowej stawki wynagrodzenia.

Przykład 4.

Pan Przemysław pracuje na ½ etatu w zakładzie mechanicznym. W związku z dużym popytem na usługi tej firmy pracodawca 1 kwietnia wręczył mu aneks, w którym zaproponował pełny wymiar czasu pracy, co wiązało się również z podwyżką wynagrodzenia do 5 000 zł. W maju pracownik zachorował. Podstawa wynagrodzenia chorobowego po zmianie etatu to 5 000 zł – 13,71% = 4 314,50 zł.

Nie ma tu znaczenia, czy zwiększono wymiar czasu pracy, czy też go obniżono. Istotny jest sam fakt zmiany etatu.

Zmiana wysokości pensji pracownika

Sama podwyżka lub obniżenie wynagrodzenia nie mają wpływu na ustalanie podstawy wymiaru świadczeń chorobowych. Wtedy wyliczenia dokonuje się na zasadach ogólnych. Wyłącznie w przypadku, gdyby ze zmianą wysokości pensji szła zmiana wymiaru czasu pracy, stosuje się zasady opisane w poprzednim akapicie.

Oznacza to, że w razie choroby pracownika w miesiącu otrzymania podwyżki podstawa wynagrodzenia chorobowego czy zasiłku nie będzie wyższa. Przy zmianie wynagrodzenia w trakcie miesiąca w podstawie należy uwzględnić pensję, jaką zatrudniony otrzymał za ten miesiąc.

Przykład 5.

Pan Zbigniew podpisał umowę na okres próbny od 2 maja do 31 lipca 2025 roku za wynagrodzeniem 4 700 zł. Od 1 sierpnia pracownik otrzymał podwyżkę i od tej pory jego pensja wynosiła 5 000 zł. Od 11 do 28 sierpnia pan Zbigniew przebywał w szpitalu. Przy wyliczaniu podstawy należy ująć czerwiec i lipiec. Przeciętne wynagrodzenie z dwóch miesięcy wynosi 4 700 zł. Po pomniejszeniu go o 13,71% składek społecznych otrzymamy podstawę w wysokości 4 055,63 zł.

Podstawa wynagrodzenia chorobowego po zmianie etatu – podsumowanie

Obliczenie wymiaru świadczeń chorobowych nie jest prostym zadaniem – należy tu mieć na uwadze wiele zmiennych czynników. Warto jednak pamiętać, że podstawa wynagrodzenia chorobowego po zmianie etatu zawsze będzie ustalana na nowo według nowej stawki wynagrodzenia.#polecamy#

#banner-211273#

Question 8

Jestem zatrudniona w firmie na podstawie umowy o pracę na czas określony. Miesiąc temu dowiedziałam się, że jestem w ciąży. Umowa o pracę kończy się przed terminem porodu. Czy rozwiązanie umowy w trakcie ciąży jest możliwe?

Accepted Answer

W sytuacji kiedy pracownica dowiaduje się, że jest w ciąży, a zatrudniona jest na podstawie umowy o pracę na czas określony, ma wiele wątpliwości. Kobieta spodziewająca się dziecka jest jednak chroniona przepisami Kodeksu pracy, w związku z czym pracodawca musi ją traktować w sposób szczególny, zgodnie z przyjętym prawem.

Koniec umowy w trakcie ciąży

Pracownica, która w trakcie ciąży zatrudniona jest na podstawie umowy o pracę na czas określony, powinna być traktowana w wyjątkowy sposób. Pracodawca nie ma prawa wypowiedzieć takiej osobie stosunku pracy, a w przypadku gdy umowa kończy się przed terminem planowanego rozwiązania ciąży, ulega przedłużeniu do dnia porodu. Sytuacja taka ma miejsce w dwóch przypadkach:

pod warunkiem że rozwiązanie umowy miałoby miejsce po 3. miesiącu trwania ciąży.#zobacztez#

Umowa w takim przypadku przedłuża się z mocy prawa, a pracodawca nie musi dokonywać jakichkolwiek czynności prawnych. Tak przedłużona umowa rozwiązuje się z dniem urodzenie dziecka.

[alert-info]Przedłużenie terminowej umowy o pracę do dnia porodu dzieje się z mocy prawa, pracodawca nie musi dokonywać jakichkolwiek czynności prawnych. Rozwiązuje się ona z dniem narodzin dziecka.[/alert-info]

Z omówionego wyżej prawa nie mogą niestety skorzystać pracownice, które są zatrudnione na podstawie:

umowy na okres próbny poniżej jednego miesiąca,
umowy o pracę w celu zastępstwa innego pracownika, w czasie jego nieobecności.

[alert-info]W projekcie ustawy o zmianie ustawy Kodeks pracy oraz innych ustaw w związku ze wdrożeniem w życie dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1158 z dnia 20 czerwca 2019 r. w sprawie równowagi między życiem zawodowym a prywatnym rodziców i opiekunów zlikwidowany ma zostać przepis dotyczący braku ochrony dla kobiety w ciąży, z którą zawarto umowę o pracę na okres próbny nieprzekraczający jednego miesiąca.[/alert-info]

Umowa o pracę w czasie ciąży może także wygasnąć:

z dniem śmierci pracownicy,
z dniem śmierci pracodawcy (gdy nie doszło do przejęcia zakładu pracy),
z upływem 3 miesięcy nieobecności pracownika w pracy z powodu tymczasowego aresztowania, chyba że pracodawca rozwiązał wcześniej bez wypowiedzenia umowę o pracę z winy pracownika.

#banner-210625#

Rozwiązanie umowy w trakcie ciąży jest możliwe

Pracodawca nie może wypowiedzieć ani rozwiązać umowy o pracę w okresie ciąży pracowniczki, a także w okresie jej urlopu macierzyńskiego. Kodeks pracy przewiduje jednak sytuacje, kiedy pracodawca ma prawo zwolnić kobietę w ciąży.

Pierwszy przypadek ma miejsce wtedy, kiedy firma ogłasza upadłość lub likwidację. W tej sytuacji nie ma znaczenia, na podstawie jakiej umowy zatrudniona jest pracownica i czy aktualnie jest w ciąży.

Drugim przypadkiem jest sytuacja, kiedy pracownica:

dopuściła się ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków pracowniczych

lub

popełniła w czasie trwania umowy o pracę przestępstwo, które uniemożliwiło dalsze jej zatrudnianie na zajmowanym stanowisku, jeżeli przestępstwo jest oczywiste lub zostało stwierdzone prawomocnym wyrokiem;
utraciła uprawnienia konieczne do wykonywania pracy na zajmowanym stanowisku (ze swojej winy).

W tym drugim przypadku na zwolnienie pracownicy muszą jednak wyrazić zgodę związki zawodowe, o ile takowe funkcjonują w firmie, a pracownica do nich należała. Dopuszczalne jest rozwiązanie umowy z kobietą w ciąży za porozumieniem stron. Jest to częsta alternatywa dla zwolnienia dyscyplinarnego.

Nieświadomość ciąży a złożenie wypowiedzenia

Może również zdarzyć się, że pracodawca wręczył pracownicy wypowiedzenie umowy o pracę, a pracownica przyjęła je. Po jakimś czasie okazało się, że jest ona w ciąży, o której nie wiedziała, podpisując dokument. Jeśli w dniu rozwiązania umowy pracownica była w ciąży powyżej 3. miesiąca, pracodawca po otrzymaniu zaświadczenia lekarskiego potwierdzającego ciążę pracownicy ma obowiązek przywrócić ją pracy.

Podobna sytuacja ma miejsce, w przypadku gdy to sama pracownica składa wypowiedzenie w miejscu pracy, nie wiedząc o tym, że jest w ciąży. Należy wówczas złożyć do pracodawcy pisemne oświadczenie o odstąpieniu od wypowiedzenia, uzasadniając to ciążą oraz dołączając zaświadczenie lekarskie.

Rozwiązanie umowy przez pracownicę

Kobieta spodziewająca się dziecka ma prawo rozwiązać stosunek pracy – może to zrobić zarówno za wypowiedzeniem, jak i bez wypowiedzenia, jeśli uprawniają ją do tego przepisy. Byłaby to jednak sytuacja wyjątkowa, ponieważ w ten sposób może stracić prawo do zasiłku.

Cofnięcie wypowiedzenia przez pracownicę będącą w ciąży

Zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego dopuszcza się możliwość uchylenia się od oświadczenia woli złożonego przez pracownicę, która w chwili zawierania porozumienia o rozwiązaniu umowy o pracę nie wiedziała, że jest w ciąży. Takie oświadczenie uważane jest za złożone pod wpływem błędu (PKN 156/01). Wynika z tego, że pracownica może wycofać wypowiedzenie umowy o pracę jedynie pod warunkiem, że w momencie jego składania nie wiedziała o swoim stanie lub o przysługujących jej z tego tytułu uprawnieniach, takich jak: urlop macierzyński, ochrona stosunku pracy. Natomiast pracownica na cofnięcie wypowiedzenia ma siedem dni od dnia, w którym dowiedziała się o ciąży. Oświadczenie o cofnięciu wypowiedzenia powinno zostać złożone na piśmie i z uzasadnieniem. Pracodawca powinien je zaakceptować. W takiej sytuacji wypowiedzenie złożone przez pracownicę uznaje się za niezłożone.

W sytuacji gdy pracownica – wiedząc, że jest w ciąży – złożyła wypowiedzenie umowy o pracę lub wyraziła zgodę na rozwiązanie jej za porozumieniem stron, nie przysługuje jej możliwość cofnięcia wypowiedzenia. Natomiast gdy pracownica zaszła w ciążę po zawarciu porozumienia rozwiązującego umowę o pracę, a przed upływem terminu rozwiązania umowy, wtedy nie ma podstawy do uchylenia się od skutków prawnych złożonego oświadczenia woli – czyli cofnięcie wypowiedzenia nie jest możliwe.

Przepisy polskiego prawa pracy zapewniają szczególną ochronę kobiet w ciąży, która polega głównie na zakazie rozwiązywania z nimi umowy o pracę. Należy jednak pamiętać, że w niektórych przypadkach rozwiązanie umowy w trakcie ciąży jest możliwe.

#polecamy#

#banner-210628#

Question 9

1 kwietnia 2025 roku założyłam działalność i wybrałam ryczałt jako formę opodatkowania. Czy mogę od razu opłacać składkę od wyższego pułapu przychodu, jeśli w poprzednim roku działalność nie była prowadzona przez cały rok? Dzięki temu wyjdzie mi składka zdrowotna bez dopłaty na koniec roku.

Accepted Answer

Podatnicy opodatkowani ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych opłacają składkę zdrowotną na podstawie uzyskanego przychodu. Niektórzy z nich mogą korzystać z przywileju uiszczania składki liczonej w sposób uproszczony. Aby było to możliwe, należy spełnić podstawowy warunek, jakim jest prowadzenie działalności w roku poprzednim.

#zobacztez#

Uproszczona składka zdrowotna na ryczałcie – warunki konieczne

Zgodnie z art. 81 ust. 2h ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych podatnik, który spełni trzy warunki:

w bieżącym roku przychody z działalności rozlicza na zasadach ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych,
przez cały poprzedni rok kalendarzowy prowadził działalność gospodarczą,
przez cały poprzedni rok kalendarzowy uzyskiwał przychody opodatkowane skalą podatkową, podatkiem liniowym (w tym również gdy korzystał z IP BOX) lub ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych

– może opłacać uproszczoną składkę zdrowotną, czyli ustaloną na podstawie przychodów uzyskanych w poprzednim roku.[alert-info]Warunkiem koniecznym przy wyliczeniu składki zdrowotnej na podstawie przychodów z poprzedniego roku jest prowadzenie działalności właśnie przez ten cały poprzedni rok. Podatnicy, którzy we wcześniejszym roku założyli firmę w jego trakcie, opłacają składkę zdrowotną na zasadach ogólnych, czyli na podstawie bieżącego przychodu, o czym więcej w artykule: Jak wygląda wyliczenie składki zdrowotnej u ryczałtowca?[/alert-info]

Przykład 1.

Pani Anna otworzyła działalność 5 stycznia 2025 roku. Czy będzie mogła skorzystać z przywileju opłacania składki zdrowotnej na zasadach uproszczonych w 2026 roku?

Nie, ponieważ nie został spełniony podstawowy warunek, jakim jest prowadzenie działalności przez cały poprzedni rok kalendarzowy.

#banner-210541#

Składka zdrowotna bez dopłaty na ryczałcie

Decydując się na rozliczenie składki zdrowotnej w oparciu o metodę uproszczoną, pułap przychodu, od którego uzależniona jest wysokość składki zdrowotnej, ustala się na podstawie przychodów uzyskanych w poprzednim roku kalendarzowym, pomniejszonych o sumę zapłaconych w tym poprzednim roku składek na ubezpieczenie społeczne (pod warunkiem, że nie były one ujęte w kosztach uzyskania przychodów).

Przykład 2.

Pani Kinga przez cały 2024 rok prowadziła działalność opodatkowaną skalą podatkową. W 2025 roku zmieniła formę opodatkowania na ryczałt od przychodów ewidencjonowanych i zdecydowała się uiszczać składkę zdrowotną na zasadach uproszczonych. W 2024 roku uzyskała przychód z działalności w kwocie 70 000 zł i zapłaciła składki społeczne w wysokości 15 000 zł, które ujmowała jako koszt w KPiR. W jakiej wysokości pani Kinga opłaca składkę zdrowotną w 2025 roku?

Stosując metodę uproszczoną, podstawą ustalenia wysokości składki zdrowotnej jest przychód z roku poprzedniego. W związku z tym, że składki społeczne stanowiły koszt uzyskania przychodu, nie uwzględnia się ich przy ustalaniu progu składki na rok 2025. Dlatego też pani Kinga reguluje składkę zdrowotną z drugiego progu, ponieważ przychody przekroczyły kwotę 60 000 zł.

[alert-info]W przypadku ryczałtu wyróżniamy trzy progi przychodów, od których zależna jest wysokość składki. W 2024 roku składka zdrowotna na ryczałcie wynosi dla przychodu:

do 60 000 zł: 461,66 zł,
powyżej 60 000 zł, ale poniżej 300 000 zł: 769,43 zł,
powyżej 300 000 zł: 1 384,97 zł.[/alert-info]

Jeżeli przedsiębiorca opłaca składkę zdrowotną uproszczoną i przychody uzyskane w bieżącym roku mieszczą się w tym samym progu przychodu co w roku poprzednim, to w ostatecznym rozliczeniu rocznym wyjdzie składka zdrowotna bez dopłaty na koniec roku. Ma to związek z faktem, że roczna składka zdrowotna ustalana jest w oparciu o próg, w którym znajduje się łączny przychód na ostatni dzień roku kalendarzowego.

Przykład 3.

Pan Łukasz opłaca w 2025 roku składkę zdrowotną uproszczoną na ryczałcie w kwocie 769,43 zł co miesiąc. Czy możliwa jest w jego przypadku składka zdrowotna bez dopłaty w ujęciu rocznym?

Tak, jeżeli pan Łukasz nie uzyska w 2025 roku przychodów w wysokości wyższej niż 300 000 zł, to nie będzie dopłacał składki zdrowotnej w kalkulacji rocznej składki zdrowotnej za 2025 rok.

Przykład 4.

Pan Piotr opłaca w 2025 roku składkę zdrowotną uproszczoną na ryczałcie w kwocie 461,66 zł. W październiku 2025 roku suma przychodów od początku roku wyniosła 320 000 zł. Czy pan Piotr od października ma obowiązek opłacać składkę zdrowotną z wyższego progu?

Nie, pan Piotr przez cały 2025 rok opłaca składkę zdrowotną w stałej wysokości bez względu na to, jaka jest wartość przychodu uzyskana w trakcie roku. Jeżeli w ujęciu rocznym przekroczył przychód z kolejnego progu, czyli 300 000 zł, to w kalkulacji rocznej składki zdrowotnej będzie musiał dokonać jej dopłaty za cały rok.

#banner-210538#

Jeżeli po zakończonym roku okaże się, że przedsiębiorca nadpłacał składkę zdrowotną, ponieważ przychody w bieżącym roku były niższe niż w roku poprzednim i ostatecznie nie przekroczyły progu, z którego składka była opłacana przez cały rok, to ZUS zwróci podatnikowi nadpłaconą wartość składek. Przy czym automatycznie nadpłata będzie widniała na koncie jako możliwa do wykorzystania przy płatności składek za kolejne miesiące lub na poczet pokrycia zaległości. Natomiast zwrot na konto bankowe płatnika nastąpi jedynie na jego wniosek.[alert-info]Uproszczoną składkę zdrowotną opłaca się na podstawie weryfikacji przychodu za poprzedni rok. Podatnik nie może wobec tego dobrowolnie opłacać wyższej składki zdrowotnej z progu przychodu wyższego niż ten za rok ubiegły.[/alert-info]

Przykład 5.

Pani Paulina w 2025 roku uzyskała przychód w kwocie 50 000 zł. W 2026 roku chce opłacać składkę zdrowotną z drugiego progu, czyli dla przychodów przekraczających 60 000 zł. Czy pani Paulina może dobrowolnie nadpłacać składkę zdrowotną w trakcie 2025 roku?

Nie, pani Paulina może ustalać wysokość składki zdrowotnej na podstawie bieżącego przychodu lub na podstawie przychodu za zeszły rok. Jeżeli zdecyduje się na drugą metodę, to przez cały 2025 rok opłaca składkę zdrowotną w kwocie 461,66 zł co miesiąc bez względu na to, jaką wartość przychodu uzyska w trakcie roku. Dopłata składki zdrowotnej będzie miała miejsce po zakończonym roku w ramach kalkulacji rocznej składki zdrowotnej.

[alert-info]Co do zasady przedsiębiorca powinien w comiesięcznym formularzu rozliczeniowym przekazywanym do ZUS-u wskazywać faktyczną wartość przychodu zgodnie ze stosowaną metodą ustalania wysokości składki zdrowotnej. Natomiast fakt dokonywania dobrowolnych nadpłat składki leży w gestii przedsiębiorcy.[/alert-info]

Podsumowując, składka zdrowotna bez dopłaty na koniec roku jest możliwa, jeżeli podatnik w bieżącym roku uzyska przychody na podobnym poziomie co w roku poprzednim. Dodatkowo z przywileju opłacania uproszczonej składki zdrowotnej mogą korzystać podatnicy, którzy w poprzednim roku prowadzili działalność przez pełny rok kalendarzowy, czyli od 1 stycznia.

#banner-210538#

Składka zdrowotna uproszczona w systemie wFirma.pl

W celu wyliczenia składki zdrowotnej w systemie wFirma.pl należy przejść do zakładki: START » ZUS » DEKLARACJE ROZLICZENIOWE » DODAJ DEKLARACJĘ gdzie w zakładce ZAAWANSOWANE możliwy jest wybór metody rozliczania składki zdrowotnej jako Uproszczony – na podstawie przychodu z ubiegłego roku.

Składka zdrowotna bez dopłaty - jak ustawić parametry w wFirma

Po zapisaniu zmian w deklaracjach za kolejne miesiące automatycznie będzie zastosowana taka metoda rozliczenia składki zdrowotnej.

#polecamy#

#banner-210544#

Question 10

W kwietniu zdecydowałam się zatrudnić pracownika, aby pomógł mi w pracach biurowych. Chciałabym ustalić, ile urlopu może jeszcze wykorzystać w bieżącym roku. Niestety nie wiem, jak ustalić wymiar urlopu. Proszę o podpowiedź, co ma wpływ na staż urlopowy pracownika?

Accepted Answer

Osobie zatrudnionej na podstawie umowy o pracę należy naliczyć urlop w odpowiedniej wysokości. Jego wymiar zależy od tego, jaki staż urlopowy dany pracownik posiada.

Staż urlopowy

Staż urlopowy jest to suma okresów pozostawania w zatrudnieniu o charakterze pracowniczym. W przypadku gdy staż urlopowy wynosi:

mniej niż 10 lat – wówczas pracownikowi przysługuje 20 dni urlopu wypoczynkowego w ciągu roku,
co najmniej 10 lat – wtedy pracownik może liczyć na 26 dni urlopu w ciągu roku.

W drodze ustalania stażu urlopowego pracodawca powinien uwzględnić wszelkie okresy zatrudnienia danej osoby – zarówno na podstawie stosunku pracy, jak i te, które wliczają się do stażu pracowniczego na podstawie odrębnych przepisów.#zobacztez#

Przy ustalaniu stażu pracowniczego należy wziąć pod uwagę m.in.

okres zatrudnienia u dotychczasowego pracodawcy,
poprzednie zatrudnienie, bez względu na przerwy w zatrudnieniu oraz sposób ustania stosunku pracy,
okres pobierania zasiłku dla bezrobotnych,
odbytą czynną służbę wojskową,
zawodową służbę wojskową,
pełnienie służby w charakterze policjanta lub funkcjonariusza,
prowadzenie gospodarstwa rolnego lub wykonywanie pracy w gospodarstwie współmałżonka,
przypadający przed 1 stycznia 1983 r. okres pracy po ukończeniu 16. roku życia w gospodarstwie rodziców lub teściów, poprzedzający objęcie tego gospodarstwa,
urlop bezpłatny, udzielony na czas wykonywania pracy u innego pracodawcy,
bezpłatny urlop szkoleniowy, udzielony pracownikowi, który bez skierowania pracodawcy podnosi kwalifikacje zawodowe,
urlop bezpłatny,
zatrudnienie u pracodawców zagranicznych,
wykonywanie pracy nakładczej,
okres, za który pracownik otrzymał odszkodowanie z tytułu skrócenia mu okresu wypowiedzenia umowy o pracę,
okres, za który pracownikowi przyznano wynagrodzenie w związku z orzeczeniem sądu przywracającym pracownika do pracy albo odszkodowanie z powodu bezprawnego rozwiązania umowy o pracę przez pracodawcę.

[alert-info]Do stażu urlopowego nie zalicza się okresów zatrudnienia na podstawie umów cywilnoprawnych.[/alert-info]Pracodawca wylicza staż urlopowy na podstawie przedłożonych mu przez pracownika świadectw pracy oraz innych dokumentów potwierdzających realizację pracy w danym okresie. W przypadku gdy pracownik nie dostarczy w.w. dokumentów, pracodawca dokonuje wyliczeń stażu na podstawie danych, które posiada. Dlatego też w interesie pracownika jest dostarczenie odpowiedniej dokumentacji najszybciej jak to możliwe.

Staż urlopowy – okresy nauki

Do stażu urlopowego należy również wliczyć okresy związane z nauką, potwierdzone dostarczonymi:

dyplomami ukończenia szkoły,
innymi dokumentami potwierdzającymi okresy nauki.

Okresy nauki określa się następująco, z tytułu ukończenia:

zasadniczej lub innej równorzędnej szkoły zawodowej – przewidziany programem nauczania czas trwania nauki, nie więcej jednak niż 3 lata;
średniej szkoły zawodowej – przewidziany programem nauczania czas trwania nauki, nie więcej jednak niż 5 lat;
średniej szkoły zawodowej dla absolwentów zasadniczych (i równorzędnych) szkół zawodowych – 5 lat;
średniej szkoły ogólnokształcącej – 4 lata;
szkoły policealnej – 6 lat;
szkoły wyższej – 8 lat (niezależnie od tego, czy ukończono szkołę z tytułem inżyniera, licencjata czy magistra).

Okresów nauki nie można sumować.

Przykład 1.

Anna jest absolwentką średniej szkoły ogólnokształcącej w Świdnicy oraz Uniwersytetu Ekonomicznego, kierunek Zarządzanie. Anna ukończyła studia ze stopniem magistra i właśnie podpisała umowę o pracę z firmą z branży spożywczej. Absolwentka UE była przekonana, że mając ukończone liceum ogólnokształcące oraz obronionego magistra – jej staż urlopowy wyniesie w sumie 12 lat (4 lata za liceum a 8 lat za studia).

Nie jest to jednak prawdą, ponieważ okresy nauki się nie sumują. Przedsiębiorca, ustalając staż urlopowy, wlicza do niego okres nauki, który jest dla pracownika korzystniejszy, tzn. w tym przypadku staż Anny wyniesie 8 lat.

W przypadku, gdy pracownik równocześnie studiował oraz pozostawał w stosunku pracy, ustalając staż urlopowy, należy uwzględnić okres korzystniejszy dla pracownika. Tak samo, gdy pracownik miał jednocześnie dwie umowy o pracę – nie można sumować ich okresów.

Jeśli zatrudniony nie złoży dokumentów potwierdzających okresy nauki (wystarczy przedłożyć dokumenty ukończenia szkoły zapewniającej najwyższy staż urlopowy), przełożony nie ma obowiązku przyznania mu wyższego wymiaru urlopu. Ma to zastosowanie nawet, jeśli oczywistym jest, że pracownik posiada już co najmniej 10-letni staż pracy.

#banner-208630#

Staż urlopowy a wymiar urlopu

Mianem stażu urlopowego mianuje się sumę okresów pozostawania w zatrudnieniu. To przekłada się w sposób bezpośredni na liczbę dni urlopu, jaka przysługiwać będzie pracownikowi w ciągu danego roku kalendarzowego.

Pula dni urlopu do wykorzystania (wymiar urlopu) przez pracownika na dany rok jest podzielna w zależności od tego ile czasu pozostawał w zatrudnieniu oraz w jakim wymiarze czasu pracy pracował.[alert-info]W przypadku zatrudnienia w ciągu roku wymiar urlopu należy ustalić proporcjonalnie do okresu zatrudnienia u obecnego pracodawcy.

[/alert-info]Zasada proporcjonalności odnosi się również do osób zatrudnionych na część etatu. Pracownik ma prawo do urlopu w wymiarze proporcjonalnym do wymiaru czasu pracy.

Przykład 2.

Pan Janusz mający za sobą ponad 20 lat pracy w zawodzie, na podstawie umowy o pracę, posiada prawo do 26 dni urlopowych w ciągu roku kalendarzowego. Jednakże ze względu na stan zdrowia, postanowił on ograniczyć liczbę godzin swojej pracy. Po negocjacjach z pracodawcą, została podjęta decyzja o obniżeniu jego wymiaru czasu pracy od 1 stycznia 2025 roku – do ½ etatu. Oznaczać to będzie, że w roku 2025 pan Janusz będzie miał prawo wykorzystać urlop w wymiarze: 26 dni x (½ etatu) = 13 dni.

Wymiar urlopu – wyjątek od zasady

Wyjątkową sytuacją dla pracownika jest podjęcie się pierwszej pracy zarobkowej na podstawie umowy o pracę.

Osoba podejmująca pracę po raz pierwszy w życiu otrzymuje prawo do urlopu w roku kalendarzowym, w którym podjęła pracę, z upływem każdego miesiąca pracy, w wymiarze 1/12 wymiaru urlopu jej przysługującego. W praktyce oznacza to, że pracownik uzyskuje prawo do części swojego wymiaru urlopu z upływem każdego kolejnego miesiąca pracy w pierwszym roku kalendarzowym obowiązywania umowy o pracę. Wymiar ten jest obliczany w.w. proporcją.

Po zakończeniu okresu trwania pierwszej pracy u danego pracodawcy lub po rozpoczęciu się 2 roku kalendarzowego pracy, młody pracownik otrzymuje odgórnie prawo do pełnego, przysługującego mu wymiaru czasu pracy.

W odniesieniu do zapytania naszej czytelniczki, przy zatrudnianiu pracownika na podstawie umowy o pracę w trakcie roku kalendarzowego, w celu określenia wymiaru urlopu należy:

poprawnie określić staż urlopowy, z uwzględnieniem okresów pracy jak i okresów nauki,
a następnie obliczyć, z wykorzystaniem proporcji, ilość dni urlopu wypoczynkowego.

Osobie podejmującej pracę należy naliczyć urlop w odpowiedniej wysokości. Dlatego warto znać przepisy w tym zakresie.

Limit urlopowy wyliczony automatycznie na podstawie stażu w systemie wFirma

Po uzupełnieniu danych dotyczących system automatycznie ustali staż urlopowy i wyliczy limit urlopowy KADRY » PRACOWNICY » w oknie Szczegóły pracownika » CZAS PRACY » MENU » NIEOBECNOŚCI.

Staż urlopowy w systemie wFirma

Funkcję wyliczania limitu urlopowego przedstawiono Automatyczne wyliczenie wymiaru urlopu na dany rok

#polecamy#

#banner-208633#

Question 11

W trakcie choroby pracownik złożył wypowiedzenie. Przez okres wypowiedzenia oraz po nim kontynuował zwolnienie lekarskie. Poinformowałam tę osobę, że rozliczę jej nieobecność z powodu choroby. Nie jestem jednak pewna, czy wypowiedzenie jest ważne i czy po powrocie z chorobowego jego bieg nie będzie liczył się od nowa. Czy zwolnienie lekarskie w trakcie wypowiedzenia coś zmienia? Proszę o poradę.

Accepted Answer

Często zdarza się, że pracownicy po otrzymaniu wypowiedzenia umowy idą na L4. Panuje przekonanie, że zwolnienie lekarskie w trakcie wypowiedzenia przedłuża okres wypowiedzenia i tym samym okres pobierania świadczeń. Czy wygląda to inaczej, w sytuacji gdy to pracownik składa wypowiedzenie w czasie przebywania na zwolnieniu lekarskim? Odpowiedź na te i inne pytania znajduje się w poniższym artykule.

Wypowiedzenie umowy a zwolnienie lekarskie

Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy pracownik przebywający na zwolnieniu lekarskim podlega ochronie i nie może zostać zwolniony przez pracodawcę. Co do zasady nie można zwolnić pracownika, który jest nieobecny w pracy, na co wskazuje art. 41 Kodeksu pracy.

[alert-info]Art. 41 Kodeksu pracy
„Pracodawca nie może wypowiedzieć umowy o pracę w czasie urlopu pracownika, a także w czasie innej usprawiedliwionej nieobecności pracownika w pracy, jeżeli nie upłynął jeszcze okres uprawniający do rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia”.[/alert-info]

Od przepisu tego istnieją jednak wyjątki, które zostały wymienione głównie w art. 53 Kodeksu pracy. Zgodnie z nim pracodawca może rozwiązać umowę o pracę bez wypowiedzenia:

jeżeli niezdolność do pracy spowodowana chorobą trwa dłużej niż:

w razie usprawiedliwionej nieobecności pracownika w pracy z innej przyczyny niż wyżej wymienione, która trwa ponad miesiąc.

#zobacztez#

Przykład 1.

Pani Daria przebywa na zwolnieniu lekarskim od 31 stycznia 2025 roku. W związku z długą chorobą pracownicy pracodawca postanowił, że złoży jej wypowiedzenie. Może to jednak zrobić dopiero po upływie 182. dni pobierania zasiłku chorobowego oraz 3. miesięcy świadczenia rehabilitacyjnego, czyli najwcześniej 1 listopada 2025 roku.

Co ważne, rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia nie może nastąpić w razie nieobecności pracownika w pracy z powodu sprawowania opieki nad dzieckiem – w okresie pobierania z tego tytułu zasiłku, oraz w razie odosobnienia pracownika ze względu na chorobę zakaźną – w okresie pobierania z tego tytułu wynagrodzenia i zasiłku.

Jednak w sytuacji odwrotnej, czyli kiedy to pracownik chce wypowiedzieć umowę w czasie choroby, takich przeciwwskazań już nie ma. Oznacza to, że zatrudniony przebywający na zwolnieniu lekarskim może złożyć wypowiedzenie z pracy. Ważne, aby było ono skuteczne – czyli że pracodawca musi mieć możliwość zapoznania się z nim.

Forma wypowiedzenia umowy w czasie zwolnienia

Jak wspomniano wcześniej, wypowiedzenie umowy przez pracownika powinno zostać przekazane w taki sposób, aby pracodawca miał możliwość zapoznania się z nim. Zgodnie z art. 30 Kodeksu pracy wypowiedzenie umowy o pracę powinno mieć formę pisemną. Oznacza to, że należy je sporządzić na papierze, a następnie własnoręcznie podpisać. W przypadku gdy pracownik jest niezdolny do pracy, z reguły nie ma możliwości dostarczenia takiego dokumentu osobiście. W takiej sytuacji może dokonać tego poprzez wysłanie wypowiedzenia pocztą tradycyjną lub e-mailem. Ważne, aby przy przesyłce listowej mieć potwierdzenie odbioru przesyłki, a jeśli pracownik jej nie odbierze, to potwierdzenie próby dostarczenia takiego dokumentu. Wysyłka e-mailem natomiast jest zgodna z art. 78¹ § 2 Kodeksu cywilnego: ,,Oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej". Jednak decydując się na taką drogę konieczne jest posiadanie bezpiecznego podpisu kwalifikowanego, którym można potwierdzić dokument. Wypowiedzenie wysłane e-mailem bez certyfikowanego podpisu będzie wadliwe, ale skuteczne. Oznacza to, że dokument wywołuje skutki prawne i okres wypowiedzenia zaczyna swój bieg, jednak może to zostać zakwestionowane przed sądem.

#banner-207967#

Okres wypowiedzenia umowy

Ani zwolnienie lekarskie w trakcie wypowiedzenia, ani jego kontynuacja nie stanowią podstawy do wydłużenia okresu wypowiedzenia. Jeśli wynosi on 2 tygodnie, to jest liczony tak samo jak w przypadku osoby będącej w pracy. Pracodawca nie ma prawa przedłużyć okresu wypowiedzenia, uzasadniając to kolejnym zwolnieniem lekarskim.

Przykład 2.

6 lutego pani Agnieszka złożyła wypowiedzenie pracodawcy mailem. Okres wypowiedzenia wynosi 2 tygodnie. Na zwolnieniu lekarskim przebywa do 28 lutego 2025 roku, natomiast umowa ulegnie rozwiązaniu 22 lutego 2025 roku, mimo że zwolnienie trwa dłużej.

Zwolnienie lekarskie w trakcie wypowiedzenia - czy pracownik ma prawo do świadczeń?

Pracownik, który złożył wypowiedzenie w trakcie przebywania na zwolnieniu lekarskim, podlega takim samym prawom jak pracownik będący w pracy – zachowuje prawo do wynagrodzenia chorobowego lub zasiłku do momentu trwania okresu wypowiedzenia.

Za czas przebywania na zwolnieniu lekarskim pracownikowi należy się wynagrodzenie chorobowe – do 33. dni choroby, a następnie zasiłek chorobowy. Zwolnienie lekarskie w trakcie wypowiedzenia należy rozliczyć w identyczny sposób.

#banner-207964#

Rozwiązanie umowy a zasiłek chorobowy

Pracownik zachowuje prawo do zasiłku chorobowego również po ustaniu stosunku pracy. Wypłata świadczeń z ubezpieczenia chorobowego będzie możliwa wyłącznie wtedy, jeżeli niezdolność do pracy trwała przez co najmniej 30 dni (bez ani jednego dnia przerwy) i powstała:

nie później niż 14 dni od ustania tytułu do ubezpieczenia chorobowego;
nie później niż 3 miesiące od ustania tytułu do ubezpieczenia w przypadku choroby zakaźnej (oznaczonej w zaświadczeniu lekarskim kodem literowym „E”).

Co ważne, pracownik może pobierać zasiłek chorobowy po ustaniu zatrudnienia jedynie przez 91 dni.

Przykład 3.

Pani Agnieszka przebywa na zwolnieniu lekarskim od 8 stycznia do 28 lutego, przy czym stosunek pracy został rozwiązany 22 lutego. W związku z tym, że choroba pracownicy trwała bez przerwy przez 30 dni, to uzyska ona prawo do zasiłku także po zakończeniu umowy.

Aby pracownik otrzymał świadczenie po ustaniu zatrudnienia, powinien wysłać do ZUS-u formularz Z-10. Ten obowiązek leży już po stronie ubezpieczonego. Płatnik składek dostarcza w tym przypadku jedynie zaświadczenie Z-3.

Wypowiedzenie umowy przez pracownika w czasie niezdolności do pracy jest możliwe. Zwolnienie lekarskie w trakcie wypowiedzenia pracodawca rozlicza na takich samych zasadach, jak w czasie pozostałego okresu zatrudnienia. Po ustaniu zatrudnienia wypłatę zasiłku przejmuje ZUS. Dlatego też po zakończeniu okresu wypowiedzenia wszystkie dokumenty związane ze zwolnieniem lekarskim należy przekazać do swojego oddziału ZUS.

#polecamy#

#banner-207970#

Question 12

Zatrudniłem pracownika od 2 maja 2025 roku. Wynagrodzenie wypłacę na początku czerwca (10. dnia miesiąca). Kiedy naliczyć składki ZUS za zatrudnionego pracownika? Czy składki od tego wynagrodzenia powinienem naliczyć w deklaracji za maj czy za czerwiec?

Accepted Answer

Składki naliczane od wynagrodzenia pracownika wykazuje się na raporcie RCA w miesiącu, w którym nastąpiła wypłata wynagrodzenia. Problemy związane z ustaleniem, w jaki sposób wykazać składki, występują najczęściej w przypadku wypłaty wynagrodzeń z przesunięciem, czyli do 10. dnia miesiąca za miesiąc poprzedni.

Ogólna zasada naliczania składek za pracowników

Każdy przedsiębiorca zatrudniający osoby na podstawie umowy o pracę zobowiązany jest do naliczania, pobierania i odprowadzania do ZUS-u składek od wynagrodzenia tych pracowników. Jak już wspomniano, składki wykazywane są na imiennych raportach za osoby ubezpieczone tworzonych w miesiącu osiągnięcia przychodu stanowiącego podstawę ich wymiaru.

Warto pamiętać, że termin sporządzenia deklaracji DRA w przypadku podmiotów zatrudniających to:

15. dzień miesiąca za miesiąc poprzedni – dla płatników posiadających osobowość prawną, dotyczy to m.in. spółek akcyjnych, spółek z o.o., spółdzielni, stowarzyszeń i fundacji;
20. dzień miesiąca za miesiąc poprzedni – dla pozostałych płatników składek, chodzi tu o przedsiębiorców i inne podmioty nieposiadające osobowości prawnej zatrudniające innych ubezpieczonych, w tym spółki osobowe.

#zobacztez#W tym samym czasie należy również wpłacić wynikające z deklaracji składki na indywidualny numer składkowy.

Przykład 1.

Pan Rafał otrzymuje wynagrodzenie na ostatni dzień miesiąca. Za sierpień 2025 roku pracodawca będący osobą fizyczną (jednoosobowa działalność gospodarcza) wypłacił mu pensję 30 sierpnia 2025 roku. W deklaracji, za który miesiąc zostaną wykazane składki od tego wynagrodzenia?

Składki od wynagrodzenia za sierpień wypłaconego w sierpniu będą wykazane w DRA 01 08 2025 i należy je wpłacić do ZUS-u do 20 września.

Przykład 2.

Pan Jarosław otrzymuje wynagrodzenie do 10. dnia miesiąca za miesiąc poprzedni. Za maj otrzymał pensję 7 czerwca 2025 roku. W deklaracji za który miesiąc zostaną wykazane składki od tego wynagrodzenia?

Składki od wynagrodzenia za maj wypłaconego w czerwcu będą wykazane w DRA 01 06 2025 i należy je wpłacić do ZUS-u do 20 lipca.

Pierwszy miesiąc zatrudnienia i wynagrodzenie wypłacone z przesunięciem

Wielu pracodawców ma wątpliwości co do wykazania pracownika w deklaracji DRA za pierwszy miesiąc jego pracy, w sytuacji gdy nie zostało mu wypłacone wynagrodzenie. Wtedy konieczne jest sporządzenie za pracownika zerowego raportu RCA. Dla ZUS-u oznacza to, że osoba taka została zgłoszona do ubezpieczeń, ale w danym miesiącu nie osiągnęła dochodu, od którego można naliczyć składki.

Przykład 3.

Pani Dagmara została zatrudniona od 11 lipca 2025 roku. Pracodawca wypłaca wynagrodzenia z przesunięciem, pierwszą pensję pracownica otrzymała więc 10 sierpnia. Jak powinna zostać wykazana na deklaracji rozliczeniowej za lipiec i sierpień?

W RCA za lipiec pani Dagmara zostanie wykazana z zerowymi kwotami składek, bowiem nie osiągnęła wówczas przychodu, który byłby podstawą do ich naliczenia. Natomiast w RCA za sierpień będą naliczone składki od wynagrodzenia wypłaconego 10 sierpnia.

#banner-207904#

Zmiana daty wypłaty wynagrodzenia

Niekiedy pracodawcy decydują się na zmianę terminu wypłaty wynagrodzeń pracownikom. Jeśli wypłata zostanie przesunięta z ostatniego dnia miesiąca na dziesiąty dzień kolejnego, to dojdzie wówczas do sytuacji, kiedy w jednym z miesięcy pracownik będzie wykazany z zerowymi składkami w RCA. W odwrotnym przypadku nie będzie zerowego raportu, ale pojawi się taki, gdzie składki naliczone są podwójnie.

Przykład 4.

Pracodawca zdecydował, że od czerwca zmieni datę wypłaty wynagrodzenia z 10. dnia miesiąca na dzień ostatni. W związku z tym, że pracownicy otrzymali wynagrodzenie za maj 10 czerwca, a wynagrodzenie za czerwiec 30 czerwca, to w RCA za czerwiec pracownicy będą wykazani ze składkami naliczonymi w podwójnej wysokości.

Przykład 5.

Pracodawca zdecydował, że od czerwca zmieni datę wypłaty wynagrodzenia z ostatniego dnia miesiąca na dzień 10. W związku z tym, że pracownicy otrzymali wynagrodzenie za maj 31 maja, a wynagrodzenie za czerwiec 10 lipca, to w RCA:

za czerwiec pracownicy będą wykazani z zerowymi składkami;
za lipiec pracownicy będą wykazani z wypłatą z czerwca.

Wypłata wynagrodzenia po zakończeniu wynagrodzenia a składki ZUS

Często zdarza się również, że pracownicy otrzymują wynagrodzenie po ustaniu zatrudnienia. Zwykle występuje to w sytuacji, gdy data wypłaty ustalona jest na 10. dzień miesiąca lub pracownikowi przysługują składniki, które są rozliczane po zakończeniu umowy. Wtedy konieczne jest wykazanie osób wyrejestrowanych z ZUS-u z odpowiednim kodem na raportach RCA, tj. 30 00 – osoba, za którą należy rozliczyć i opłacić składki lub należne świadczenia w dokumentach rozliczeniowych składanych nie wcześniej niż za następny miesiąc, po ustaniu tytułu do ubezpieczeń.

Przykład 6.

Wynagrodzenie w zakładzie pracy wypłacane jest na 10. dzień miesiąca. Pani Magdalena wypowiedziała umowę i pracowała do 31 sierpnia, a 1 września została wyrejestrowana z ZUS-u. Ostatnie wynagrodzenie otrzymała 10 września. W związku z tym, że nastąpiło to po ustaniu zatrudnienia, pracodawca powinien wykazać je na raporcie RCA z naliczeniem składek od tej pensji z kodem 30 00, a nie jak dotychczas z kodem 01 10.

Kiedy naliczyć składki ZUS za zatrudnionego pracownika – podsumowanie

Składki za pracownika należy wykazać w DRA i raportach imiennych RCA zgodnie z datą wypłaty wynagrodzenia. Pracodawca powinien zwrócić na to szczególną uwagę, jeśli zdecydował się na wypłaty z przesunięciem.#polecamy#

#banner-207907#

Question 13

Zatrudniam kilku pracowników na umowę o pracę z minimalnym wynagrodzeniem. W bieżącym roku płaca minimalna ma wzrosnąć, w związku z tym mam pytanie. Czy zmiana płacy minimalnej zobowiązuje pracodawcę do sporządzenia aneksów dla pracowników?

Accepted Answer

Wynagrodzenie minimalne jest to odgórnie określone najniższe dopuszczalne wynagrodzenie pieniężne należne za pracę na podstawie umowy o pracę. Płaca minimalna może być ustalona w postaci:

stawki godzinowej lub
stałej stawki miesięcznej.

Płaca minimalna ustalana jest przez państwo - w 2025 roku ustalona jest na poziomie 4666 zł. Najniższa krajowa jest niezależna od poziomu kompetencji danej osoby. Każdy pracownik powinien mieć więc zagwarantowane minimalne wynagrodzenie za pełny przepracowany miesiąc, bez względu na staż pracy, wiek czy posiadane umiejętności.

[alert-info]Art. 2 ust. 1 ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę
„Wysokość minimalnego wynagrodzenia za pracę, zwanego dalej »minimalnym wynagrodzeniem«, jest corocznie przedmiotem negocjacji w ramach Rady Dialogu Społecznego”.[/alert-info]

Wynagrodzenie minimalne – co wchodzi w jego skład?

Płaca minimalna nie jest odpowiednikiem płacy zasadniczej. W praktyce oznacza to, że na płacę minimalną składa się suma wypłacanego miesięcznie wynagrodzenia. Na sumę wypłacanego wynagrodzenia przypadają więc:

składniki wynagrodzenia i
inne świadczenia wynikające ze stosunku pracy.

#zobacztez#Składniki wynagrodzenia składające się na płacę minimalną:

wynagrodzenie zasadnicze,
dodatki do wynagrodzenia zasadniczego np. dodatek funkcyjny lub dodatki specjalne np. za pełnione funkcje,
nagrody i premie przyznawane zgodnie z zapisami regulaminu (tylko wypłacane jako składnik wynagrodzenia – nie wyróżnienia),
wypłata za urlop wypoczynkowy,
dodatek wyrównawczy (wypłacany za obniżenie wynagrodzenia z powodu wypadku w pracy lub choroby zawodowej),
wypłata za czas niezdolności do pracy (choroba, czas przestoju niezawinionego przez pracownika, urlop szkoleniowy),
ekwiwalent pieniężny za dni niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego,
świadczenia odszkodowawcze.,

Przykład 1.

Pani Małgorzata zatrudniona na podstawie umowy o pracę na pełen etat otrzymuje wynagrodzenie zasadnicze w wysokości 4000 zł. Dodatkowo otrzymała w styczniu premię w wysokości 250 zł, a co miesiąc pracodawca nalicza jej dodatek funkcyjny w wysokości 450 zł. Zatem jej wynagrodzenie za pracę wyniesie w styczniu w sumie 4700 zł – czyli niewiele więcej od minimalnego wynagrodzenia obowiązującego w 2025 roku.

Przykład 2.

Pani Samanta pracuje na takim samym stanowisku co Pani Małgorzata z przykładu 1. Pani Samanta w styczniu otrzymała w ramach płacy:

3800 zł wynagrodzenia zasadniczego oraz
200 zł w ramach dodatku funkcyjnego.

Ze względu na brak wypłaconej premii, suma jej wynagrodzenia nie osiągnęła poziomu płacy minimalnej W związku z powyższym pracodawca pani Małgorzaty zobowiązany jest wyrównać jej wynagrodzenie do najniższej krajowej.

[alert-info]Od 1 stycznia 2024 r. katalog składników wyłączonych z minimalnego wynagrodzenia został rozszerzony. Dodano do niego dodatek za szczególne warunki pracy.[/alert-info]

#banner-209398#

Najniższa krajowa – wysokość płacy minimalnej

Wynagrodzenie pracownicze musi spełniać normy dotyczące płacy minimalnej. Przepisy te zostały zawarte w ustawie o minimalnym wynagrodzeniu za pracę.

[alert-info]Zgodnie z art. 6. ust 1. ustawy o minimalnym wynagrodzeniu „Wysokość wynagrodzenia pracownika zatrudnionego w pełnym miesięcznym wymiarze czasu pracy nie może być niższa od wysokości minimalnego wynagrodzenia ustalonego w trybie art. 2 i art. 4”.[/alert-info]

Płaca minimalna z roku na rok ma tendencję zwyżkową.

Rok	Płaca minimalna (brutto)
2025	4 666,00 zł
2024	od stycznia: 4 242,00 zł od lipca: 4 300,00 zł
2023	od stycznia: 3 490,00 zł od lipca: 3 600,00 zł
2022	3 010,00 zł
2021	2 800,00 zł
2020	2 600,00 zł

Płaca minimalna co do zasady odnosi się do pracowników, czyli osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę.

W przypadku umowy zlecenia i świadczenia usług w ramach samozatrudnienia – od 2017 r. wprowadzono minimalną stawkę godzinową.

Rok	Minimalna stawka godzinowa (brutto)
2025	30,50 zł
2024	od stycznia: 27,70 zł od lipca: 28,10 zł
2023	od stycznia: 22,80 zł od lipca: 23,50 zł
2022	19,70 zł
2021	18,30 zł
2020	17,00 zł

Płaca minimalna a aneks

Zmiana płacy minimalnej nie zawsze powoduje konieczności sporządzania aneksów dla pracowników, którzy osiągają minimalne wynagrodzenie.

Jeżeli w umowach pracowników zapis o wynagrodzeniu za pracę podano kwotowo, wówczas pracodawca powinien poinformować swoich podwładnych o zmianie płacy minimalnej poprzez sporządzenie aneksu do umowy.

Natomiast w przypadku, gdy wynagrodzenie nie zostało określone poprzez podanie konkretnej kwoty i w umowie widnieje zapis o tym, że pracownik otrzymuje minimalne wynagrodzenie, pracodawca nie musi sporządzać aneksów dla swoich pracowników. Zawieranie takiego zapisu jest prawidłowe i mniej uciążliwe dla pracodawcy, ze względu na możliwość zrezygnowania z aneksowania umów w razie odgórnej zmiany płacy minimalnej.

Minimalne wynagrodzenie w systemie wFirma.pl

Wprowadzając umowę w systemie wFirma.pl, użytkownik ma możliwość ustawić poziom wynagrodzenia na poziomie płacy minimalnej. Dzięki temu system automatycznie wylicza wynagrodzenie pracownika na poziomie ustawowo określonego wynagrodzenia minimalnego.

Płaca minimalna - czy należy dać aneks pracownikowi gdy się zmienia jej wartość?

Tak wprowadzone wynagrodzenie do umowy zostaje również odpowiednio zdefiniowanie bezpośrednio w treści umowy generowanej przez wFirma.pl Dzięki temu rozwiązaniu, nie ma potrzeby dodawania pracownikom aneksu w razie zmiany wynagrodzenia minimalnego. #polecamy#

#banner-209401#

Question 14

Pracownik otrzymał wezwanie do sądu w charakterze świadka. Czy mam obowiązek zwalniać go z pracy? Jak potraktować ewentualną absencję pracownika? Czy jest to usprawiedliwiona nieobecność w pracy, za którą powinienem zapłacić pracownikowi? Jak w takim przypadku rozliczyć wezwanie do sądu a usprawiedliwiona nieobecność w pracy?

Accepted Answer

Stawiennictwo na wezwanie do sądu jest obowiązkowe. Jedynie w przypadkach wymienionych w przepisach prawa osoba wezwana przez sąd może nie brać udziału w rozprawie, usprawiedliwiając jednak swoją nieobecność. Dlatego pracodawca jest obowiązany zwolnić pracownika od pracy na czas niezbędny do stawienia się na wezwanie sądu. Wezwanie do sądu a usprawiedliwiona nieobecność w pracy czyli czy wizyta w sądzie jest płatna? Wyjaśniamy poniżej w tym artykule.

#zobacztez#

Usprawiedliwiona nieobecność w przypadku wezwania do sądu

Z § 6 Rozporządzenia MPiPS z 15 maja 1996 roku w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy wynika, że pracodawca ma obowiązek zwolnić pracownika od pracy na czas niezbędny do stawienia się na wezwanie organu administracji rządowej lub samorządu terytorialnego, sądu, prokuratury, policji albo organu prowadzącego postępowanie w sprawach o wykroczenia. Jeśli pracownik otrzymał wezwanie do sądu w charakterze świadka, pracodawca zwalnia go z pracy na czas niezbędny na rozprawę, ale także dojazd do i z sądu. Taki dzień uznawany jest za usprawiedliwioną nieobecność niepłatną, czyli pracownik nie otrzymuje wynagrodzenia.

#banner-208711#

Przykład 1.

Pani Anastazja jest zatrudniona na podstawie umowy o pracę w pełnym wymiarze czasu pracy. Otrzymuje stałe wynagrodzenie w wysokości 5000 zł. Pracownica została wezwana do sądu w charakterze świadka w dniu 11.04.2025 r., przez co była nieobecna w pracy przez cały dzień (8 godzin). W sierpniu nominalny wymiar czasu pracy wynosi 168 godzin. Wynagrodzenie zostanie odpowiednio pomniejszone za czas nieobecności, a wyliczenie wygląda następująco:

1) obliczenie wynagrodzenia za 1 godz. pracy: 6 000,00 zł / 168 godz. = 35,71 zł

2) Obliczenie wynagrodzenia za czas nieprzepracowany: 35,71 zł x 8 godz. = 285,68zł

3) Obliczenie wynagrodzenia do wypłaty: 6 000,00 zł - 227,28 zł = 5 714,32 zł

Pracownica otrzyma 5 714,32 zł od pracodawcy.

Aby usprawiedliwić nieobecność, pracownik jednak musi dokonać kilku obowiązków formalnych. Powinien on przedstawić pracodawcy pisemne wezwanie sądu, na którym jest adnotacja, że stawił się on we wskazanym terminie. Na pierwsze posiedzenie strony otrzymują pisemne wezwanie do sądu, ale często już tak się nie dzieje w przypadku kolejnych rozprawy (osoby otrzymują ustną informację). W takim przypadku, zgodnie z § 3 pkt 4 rozporządzenia, pracownik powinien poprosić o wysłanie mu pisemnego wezwania, gdyż bez niego nie będzie w stanie zwolnić się z pracy. Po potwierdzenie o stawieniu się na wezwanie sądu pracownik udaje się po zakończeniu posiedzenia do sekretariatu sądu.

Wezwanie do sądu a usprawiedliwiona nieobecność w pracy

Zgodnie z przepisami, za czas zwolnienia od pracy niezbędny do stawienia się na wezwanie do sądu lub prokuratury – pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia. Jednak według art. 85 ust. 1 ustawy z 28 lipca 2005 roku o kosztach sądowych w sprawach cywilnych, świadek może otrzymać zwrot kosztów podróży oraz noclegu, a także utraconych zarobków lub dochodów, powiązanych ze stawiennictwem w sądzie. Zwrot utraconego wynagrodzenia otrzymuje się na podstawie wniosku. Utracony zarobek przyznaje się świadkowi w wysokości jego przeciętnego dziennego dochodu. Zostaje to obliczone na podstawie wystawionego przez pracodawcę zaświadczenia określającego wysokość utraconego wynagrodzenia. W przypadku zatrudnionego na podstawie umowy o pracę, przeciętny dzienny utracony zarobek oblicza się według zasad obowiązujących przy ustalaniu ekwiwalentu pieniężnego za urlop.

#polecamy#

#banner-208708#

Question 15

Moi pracownicy czasami oddają krew. W tej sytuacji powinni otrzymać cały dzień wolny w dniu oddawania krwi, czy tylko jego część przypadającą na wszystkie procedury? Czy pracownik powinien mnie poinformować o swojej nieobecności wcześniej? Za zwolnienie od pracy pracownika oddającego krew mam mu naliczyć wynagrodzenie?

Accepted Answer

Patryk, Kłodzko

Okres zwolnienia od pracy jest uzależniony od zaświadczenia, jakie zostanie wydane pracownikowi przez stację krwiodawstwa.

Usprawiedliwienie nieobecności w pracy w przepisach

Zgodnie z Kodeksem pracy pracownik jest zobowiązany do wykonywania pracy w czasie i miejscu wyznaczonym przez pracodawcę. Oznacza to, że osoba zatrudniona powinna potwierdzać swoją obecność w pracy. Oczywiście niekiedy mają miejsce wydarzenia, które nie pozwalają na wykonywanie w danym dniu obowiązków służbowych. Zgodnie z § 1. rozporządzenia w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy przyczynami usprawiedliwiającymi nieobecność pracownika w pracy są:

zdarzenia i okoliczności określone przepisami prawa pracy, które uniemożliwiają stawienie się pracownika do pracy i jej świadczenie;
inne przypadki niemożności wykonywania pracy wskazane przez pracownika i uznane przez pracodawcę za usprawiedliwiające nieobecność w pracy.

[alert-info]Nieusprawiedliwiona nieobecność w pracy powoduje nie tylko utratę wynagrodzenia za czas nieprzepracowany, ale w niektórych przypadkach uprawnia pracodawcę do wypowiedzenia pracownikowi umowy w trybie dyscyplinarnym.[/alert-info]

#zobacztez#

W jakim terminie pracownik powinien poinformować pracodawcę o nieobecności?

Zgodnie ze wspomnianym rozporządzeniem w sytuacji gdy pracownik jest w stanie z góry określić termin swojej nieobecności, wówczas zobowiązany jest do poinformowania o tym fakcie pracodawcy wcześniej. Chodzi tu nie tylko o okres absencji, ale także o jej przyczynę. Zgłoszenie nieobecności w późniejszym terminie jest uzasadnione tylko w razie wystąpienia szczególnych okoliczności. Wśród nich wymienia się obłożną chorobę połączoną z brakiem lub nieobecnością domowników albo inne zdarzenia losowe.

Z kolei jeśli zdarzenie, którym spowodowana jest nieobecność pracownika, jest nagłe, wówczas zatrudniony zobligowany jest do powiadomienia pracodawcy o tym fakcie niezwłocznie, jednak nie później niż w drugim dniu absencji. W tym przypadku niedotrzymanie terminu również będzie usprawiedliwione w sytuacji, gdy zaistniały powody uniemożliwiające przekazanie informacji w ustalonym przepisami czasie. Co ważne, od razu po ustaniu przyczyn uniemożliwiających powiadomienie pracodawcy o zdarzeniu pracownik powinien jak najszybciej skontaktować się z przełożonym.

[alert-info]Termin oraz sposób informowania o nieobecności w pracy powinien zostać określony w regulaminie pracy. Jeżeli pracodawca nie ma jednak obowiązku sporządzania takiego aktu w zakładzie, informację powinien przekazać pracownikowi w formie pisemnej, nie później niż 7 dni od dnia nawiązania stosunku pracy. Wskazuje na to art. 29 § 3 Kodeksu pracy.[/alert-info]

#banner-209257#

Sposób informowania pracodawcy o nieobecności

Zgodnie z powyższym oddawanie krwi nie należy do zdarzeń nagłych, dlatego pracownik powinien poinformować pracodawcę o swojej absencji z tej przyczyny z odpowiednim wyprzedzeniem. Zatrudniony może zawiadomić o nieobecności:

osobiście;
przez inną osobę;
telefonicznie;
za pośrednictwem innego środka łączności;
drogą pocztową, przy czym za datę zawiadomienia uważa się wtedy datę stempla pocztowego

– pod warunkiem, że w zakładzie pracy nie określono konkretnej formy przekazywania takiej informacji.

Zwolnienie od pracy pracownika oddającego krew – jak należy udokumentować?

Kwestię zwolnienia od pracy z tytułu oddawania krwi reguluje szczegółowo § 12 rozporządzenia: „Pracodawca jest obowiązany zwolnić od pracy pracownika będącego krwiodawcą na czas oznaczony przez stację krwiodawstwa w celu oddania krwi. Pracodawca jest również obowiązany zwolnić od pracy pracownika będącego krwiodawcą na czas niezbędny do przeprowadzenia zaleconych przez stację krwiodawstwa okresowych badań lekarskich, jeżeli nie mogą one być wykonane w czasie wolnym od pracy”.

[alert-info]Honorowym dawcom krwi przysługują dwa dni wolne za każdą donację – jeden w dniu oddania krwi, a drugi w dniu kolejnym.[/alert-info]

Zwolnienie od pracy pracownika oddającego krew przysługuje wyłącznie, gdy zdarzenie to zostanie odpowiednio udokumentowane. Jest to niezbędne na cele ustalenia, czy zatrudniony zachowuje za czas nieobecności prawo do pensji. Dowodem potwierdzającym oddanie przez daną osobę krwi jest zaświadczenie wydane przez stację krwiodawstwa – należy je przekazać pracodawcy.

To stacja krwiodawstwa decyduje o tym, czy pracownik zostanie zwolniony. Ilość czasu wolnego potwierdzona jest w oświadczeniu, które krwiodawca potrzebuje, aby przedłożyć swojemu pracodawcy. Może zdarzyć się również sytuacja, kiedy to stan zdrowia pracownika nie pozwala mu na oddanie krwi. Wtedy stacja krwiodawstwa również powinna wystawić zaświadczenie, w którym wskaże czas spędzony przez pracownika w tym miejscu. Taki dokument jest podstawą do usprawiedliwienia absencji.

#banner-209254#

Zwolnienie od pracy pracownika oddającego krew a wynagrodzenie

Za czas zwolnienia określonego w zaświadczeniu pracownikowi przysługuje prawo do wynagrodzenia tak jak przy ustalaniu wynagrodzenia za czas urlopu, z tą różnicą, że składniki wynagrodzenia ustalane w wysokości przeciętnej oblicza się z miesiąca, w którym przypada dzień oddawania krwi.

Przykład 1.

Stała pensja pana Zygmunta wynosi 5000 zł. Dodatkowo otrzymuje zmienną premię regulaminową. Pracownik poinformował przełożonego o fakcie oddawania krwi 15 lutego, co potwierdził zaświadczeniem ze stacji krwiodawstwa. Zwolnienie od pracy pracownika oddającego krew zostało udzielone na cały dzień, co oznacza, że przepracował 8 godzin mniej niż było to przewidziane w harmonogramie. W lutym do przepracowania było 160 godzin. Premia regulaminowa została przyznana w wysokości 950 zł (pomniejszoną za 1 dzień absencji). W związku z tym panu Zygmuntowi przysługuje wynagrodzenie zasadnicze w pełnej wysokości + premia 950 zł oraz 50 zł (uzupełnienie) wyliczone w następujący sposób:

950 zł / 152 h (160 h – 8 h) = 6,25 zł/h

6,25 zł/h x 8 h (godziny nieprzepracowane) = 50 zł

W sumie za luty powinien otrzymać wynagrodzenie w wysokości 6000 zł.

Zwolnienie od pracy pracownika oddającego krew jest jasno opisane w przepisach. Ważne jest, aby pracownik udowodnił fakt poddania się odpowiedniemu zabiegowi w stacji krwiodawstwa, dzięki czemu zachowa prawo do wynagrodzenia za czas nieprzepracowany. #polecamy#

#banner-209260#

Zdaniem eksperta

Wypowiedzenie umowy o pracę na czas nieokreślony a podanie przyczyny

Czy przysługuje urlop wypoczynkowy za niepełny miesiąc pracy?

Praca podczas urlopu wychowawczego - czy jest możliwa?

Okazjonalna praca zdalna w 2025 r. – zasady jej udzielania

Częściowe składki ZUS a rozpoczęcie działalności gospodarczej w trakcie miesiąca

Zakładki do akt osobowych - wzory do wydruku

Podstawa wynagrodzenia chorobowego po zmianie etatu

Rozwiązanie umowy w trakcie ciąży a prawa pracownicy

Składka zdrowotna bez dopłaty na ryczałcie ewidencjonowanym

Staż urlopowy - jak go ustalić dla pracownika?

Zwolnienie lekarskie w trakcie wypowiedzenia - czy przerywa jego bieg?

Kiedy naliczyć składki ZUS za zatrudnionego pracownika?

Płaca minimalna 2025 - zmiana stawek a aneksy dla pracowników

Wezwanie do sądu a usprawiedliwiona nieobecność w pracy - jak to rozliczyć?

Zwolnienie od pracy pracownika oddającego krew

Artykuły

Wzory