Question 1

Rozwiązałem z pracownikiem umowę o pracę w terminie 6 lutego 2024 r., jednak dokument wyrejestrowania ZUS ZWUA przesłałem do ubezpieczyciela 14 lutego 2024 r. Czy przekroczyłem 7-dniowy termin na przekazanie dokumentów zgłoszeniowych do ZUS?

Accepted Answer

Zakład Ubezpieczeń Społecznych dzieli rodzaje deklaracji na dwie grupy: zgłoszeniowe oraz rozliczeniowe.

Deklaracje zgłoszeniowe osoby ubezpieczonej

Wśród formularzy służących do zgłoszenia do ubezpieczeń w ZUS pracowników, zleceniobiorców czy przedsiębiorców wyróżnia się:

ZUS ZUA – deklaracja służąca do dokonania zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego bądź do zgłoszenia zmiany danych osoby ubezpieczonej. Należy złożyć ją w celu zgłoszenia osoby nowo zatrudnionej (na podstawie umowy o pracę lub umów cywilnoprawnych) do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego. Służy ona również do zmiany bądź korekty danych dotyczących osoby ubezpieczonej (z wyjątkiem danych identyfikacyjnych),
ZUS ZZA deklaracja służąca do dokonania zgłoszenia do ubezpieczenia zdrowotnego bądź do zgłoszenia zmiany danych. Składa się ją w celu zgłoszenia do ubezpieczenia zdrowotnego osoby zatrudnionej, podlegającej wyłącznie obowiązkowi ubezpieczeniowemu zdrowotnemu. Deklaracja ta służy również do zmiany lub korekty danych osoby ubezpieczonej (z wyjątkiem danych identyfikacyjnych),
ZUS ZIUA formularz zgłoszeniowy zmiany danych identyfikacyjnych osoby ubezpieczonej. Należy go uzupełnić w przypadku, gdy uległy zmianie lub wymagają korekty dane identyfikacyjne osób zgłoszonych na formularzach ZUS ZUA, lub ZUS ZZA,
ZUS ZCNA zgłoszenie danych o członkach rodzin, których adres zamieszkania nie jest zgodny z adresem zamieszkania ubezpieczonego, dla celów ubezpieczenia zdrowotnego,
ZUS ZWUA deklaracja służąca do wyrejestrowania osoby z ubezpieczeń. Formularz uzupełnia się w momencie wyrejestrowania ubezpieczonego z ubezpieczeń społecznych i/lub zdrowotnego. Służy on również do korekty danych o wyrejestrowaniu ubezpieczonego.

Przekazanie dokumentów zgłoszeniowych do ZUS – terminy

Obowiązkiem każdego płatnika składek jest poinformowanie ZUS o zmianach dotyczących obowiązków ubezpieczeniowych osób ubezpieczonych maksymalnie w ciągu 7 dni od momentu zaistnienia zmian.

[alert-info]Art. 36. Ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych
„1. Każda osoba objęta obowiązkowo ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi podlega zgłoszeniu do ubezpieczeń społecznych. [...]
4. Zgłoszeń, o których mowa w ust. 2 i 3, dokonuje się w terminie 7 dni od daty powstania obowiązku ubezpieczenia, z zastrzeżeniem ust. 4a, 5, 5a i 9a”.[/alert-info]

Przekazanie dokumentów zgłoszeniowych do ZUS może się odbyć drogą elektroniczną z wykorzystaniem systemów kadrowych, drogą pocztową lub poprzez ich osobiste dostarczenie do siedziby Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.#zobacztez#

W momencie rozwiązania umowy z pracownikiem na płatniku składek ciąży obowiązek wyrejestrowania z ubezpieczeń wcześniej zgłoszonego ubezpieczonego. W przypadku osoby zatrudnionej na podstawie umowy o pracę, tytuł do ubezpieczenia ustaje z dniem rozwiązania umowy o pracę. Jak zostało wspomniane wcześniej, płatnik powinien tego dokonać w ciągu 7 dni od momentu ustania ubezpieczenia już byłego pracownika. Do wyrejestrowania z ubezpieczeń służy deklaracja ZUS ZWUA. W deklaracji ZUS ZWUA jako datę wyrejestrowania pracodawca podaje dzień kolejny po dniu, w którym została rozwiązana umowa o pracę.

Przykład 1.

Rozwiązanie umowy z pracownikiem nastąpiło 6 lutego 2024 r. Na druku ZUS ZWUA jako datę wyrejestrowania (ustania obowiązku ubezpieczenia) należy podać 7 lutego 2024 r.

Przy obliczaniu 7-dniowego terminu przekazania dokumentów zgłoszeniowych do ZUS należy uwzględnić przepisy Kodeksu postępowania administracyjnego i wliczyć również dni wolne od pracy.

Przykład 2.

W sytuacji przedstawionej we wcześniejszym przykładzie 7-dniowy termin na przekazanie deklaracji ZUS ZWUA do ZUS należy liczyć od dnia następującego po dniu rozwiązania umowy o pracę, czyli od 7 lutego 2024 r. W tym przypadku ostateczny termin złożenia deklaracji wyrejestrowania z ubezpieczeń upływa w 14 lutego 2024 r. i do tego dnia powinna była zostać przesłana do ZUS deklaracja ZUS ZWUA.

#banner-168739#

Deklaracje rozliczeniowe

Pracodawca ma obowiązek sporządzania również deklaracji rozliczeniowych, na których wykazane są składki za osoby zgłoszone do ubezpieczeń. Komplety rozliczeniowe zawierające formularz DRA oraz raporty imienne RCA, RSA, czy RPA płatnik powinien dostarczać do ZUS w określonych z góry terminach:

do 5. dnia następnego miesiąca – dla jednostek i zakładów budżetowych;
do 15. dnia następnego miesiąca – dla płatników posiadających osobowość prawną, dotyczy to m.in. spółek akcyjnych, spółek z o.o., spółdzielni, stowarzyszeń i fundacji;
do 20. dnia następnego miesiąca – dla pozostałych płatników składek, chodzi tu o przedsiębiorców opłacających wyłącznie składki na własne ubezpieczenia, przedsiębiorców i inne podmioty nieposiadające osobowości prawnej zatrudniające innych ubezpieczonych, w tym spółki osobowe (spółka: cywilna, jawna, partnerska, komandytowa, komandytowo-akcyjna, wspólnik jednoosobowej spółki z o.o.).

Sporządzanie i wysyłka deklaracji z systemu wFirma.pl

W systemie wFirma.pl użytkownicy mają możliwość generowania deklaracji rozliczeniowych DRA oraz deklaracje zgłoszeniowe. Są dostępne są z trzech poziomów:

START » ZUS » DEKLARACJE ZGŁOSZENIOWE » DODAJ lub
KADRY » PRACOWNICY » SZCZEGÓŁY PRACOWNIKA » DEKLARACJE lub
KADRY » DEKLARACJE » DODAJ.

Przekazanie dokumentów zgłoszeniowych do ZUS - generowanie deklaracji

Użytkownicy systemu wFirma.pl mają również możliwość wysyłania wygenerowanych deklaracji bezpośrednio z systemu do ZUS.

Wysyłka elektronicznych deklaracji ZUS dostępna jest z poziomu START » ZUS » DEKLARACJE ROZLICZENIOWE / DEKLARACJE ZGŁOSZENIOWE. Po zaznaczeniu jednej bądź wielu deklaracji należy wybrać opcję WYŚLIJ/EKSPORTUJ » WYŚLIJ DO ZUS.

Wysłana deklaracja zostaje oznaczona symbolem koperty - zielony kolor oznacza potwierdzenie przyjęcia deklaracji przez ZUS.#polecamy#

#banner-168742#

Question 2

Pracownica podjęła pracę na podstawie umowy o pracę na pełen etat od 26 sierpnia 2024 roku i zrezygnowała z niej 31 sierpnia 2024 roku. Czy przysługuje jej urlop wypoczynkowy za niepełny miesiąc pracy? Wspomnę, że nie jest to pierwsza praca tej osoby i ma ona ponad dziesięcioletni staż pracy.

Accepted Answer

W przypadku gdy zatrudnienie zostaje nawiązane lub ustaje w trakcie roku kalendarzowego, wymiar urlopu kolejnego ustalany jest proporcjonalnie do okresu zatrudnienia.

Urlop wypoczynkowy naliczony proporcjonalnie

Każda osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę ma prawo do urlopu wypoczynkowego. Wymiar urlopu rocznego pracownika jest stały i wynosi 20 lub 26 dni w zależności od długości stażu pracy, jaki posiada. Co istotne, limit urlopu wypoczynkowego u obecnego pracodawcy powinien zostać przeliczony proporcjonalnie do okresu zatrudnienia, jeżeli stosunek pracy ulega rozwiązaniu w trakcie roku. Zasada ta ma zastosowanie, pod warunkiem że pracownik nie wykorzystał do zakończenia umowy urlopu w wyższym wymiarze.

Zgodnie z art. 155^2a § 1 i § 2 Kodeksu pracy podczas ustalania wymiaru urlopu proporcjonalnego jeden miesiąc pracy odpowiada 1/12 wymiaru urlopu przysługującego pracownikowi. Przy czym niepełny kalendarzowy miesiąc pracy zaokrągla się w górę do pełnego miesiąca.

Przykład 1.

Pan Roman złożył wypowiedzenie u dotychczasowego pracodawcy i jego umowa ulegnie zakończeniu 13 października. Pracownik posiada 10-letni staż pracy, co oznacza, że jego roczny wymiar urlopu wynosi 26 dni. W związku z zakończeniem umowy w trakcie miesiąca miesiąc ten zaokrągla się do góry. To znaczy, że urlop należy naliczyć za 10 miesięcy pracy, czyli pracownikowi przysługuje 22 dni urlopu (26 dni / 12 x 10 miesięcy).

[alert-info]W przypadku obliczania urlopu proporcjonalnego niepełny dzień urlopu zawsze ulega zaokrągleniu w górę.[/alert-info]

#zobacztez#

Urlop wypoczynkowy za niepełny miesiąc w razie zmiany pracodawcy w trakcie roku

Zmiana pracodawcy w trakcie roku również powoduje konieczność proporcjonalnego obliczenia wymiaru urlopu wypoczynkowego. Mogą tu wystąpić dwie sytuacje:

Gdy pracownik zostaje zatrudniony do końca roku kalendarzowego – urlop nalicza się w wymiarze proporcjonalnym do okresu pozostałego do końca danego roku kalendarzowego.
Gdy pracownik zostaje zatrudniony na okres krótszy niż do końca roku kalendarzowego – urlop nalicza się w wymiarze proporcjonalnym do okresu zatrudnienia w danym roku kalendarzowym.

Przykład 2.
Pani Julia została zatrudniona na czas określony od 1 września 2023 roku do 31 października 2024 roku. Przysługuje jej urlop w niższym, 20-dniowym wymiarze. Za cztery miesiące 2023 roku uzyska prawo do 7 dni urlopu.

Warto zwrócić uwagę, że w przypadku zmiany pracodawcy w trakcie miesiąca urlop wypoczynkowy za niepełny miesiąc pracy powinien naliczyć pracownikowi obecny pracodawca. Wskazuje na to art. 155(2a) § 3 Kodeksu pracy.

[alert-info]Art. 155^2a § 3 Kodeksu pracy
„Jeżeli ustanie stosunku pracy u dotychczasowego pracodawcy i nawiązanie takiego stosunku u kolejnego pracodawcy następuje w tym samym miesiącu kalendarzowym, zaokrąglenia do pełnego miesiąca dokonuje dotychczasowy pracodawca”.[/alert-info]

Pracownik nie może zatem nabyć urlopu u obu pracodawców w razie zmiany pracy w trakcie miesiąca.

Przykład 3.

Pani Natalia zakończyła umowę o pracę 8 września. U nowego pracodawcy została zatrudniona na okres próbny od 11 września do 30 listopada. Posiada ponad 10-letni staż pracy. Dotychczasowy pracodawca powinien ustalić jej urlop za okres od stycznia do września, czyli 20 dni. U nowego pracodawcy może wykorzystać pozostałe 6 dni urlopu.

Kilkukrotna zmiana zakładu pracy w trakcie roku nie spowoduje przyznania pracownikowi urlopu wyższego niż wynika to z limitu określonego w kodeksie. Łączny wymiar urlopu nie może przekroczyć 20 lub 26 dni. Pracodawca powinien sprawdzić świadectwa pracy pracownika z danego roku kalendarzowego w celu ustalenia przysługującego mu wymiaru.

Przykład 4.

Pani Karolina w 2024 roku zmieniała pracę dwukrotnie. Przysługuje jej 20-dniowy wymiar urlopu. U pierwszego pracodawcy wykorzystała 15 dni urlopu, u kolejnego pracodawcy 5 dni urlopu. Oznacza to, że w trzeciej firmie nie będzie jej przysługiwał urlop wypoczynkowy bez względu na to, przez jaki okres będzie tam pracowała.

Powyższe zasady stosuje się również w przypadku, gdy pracownik przepracował w firmie zaledwie kilka dni. Jeżeli pracownik został zatrudniony na podstawie umowy o pracę od 26 sierpnia i zrezygnował z niej 31 sierpnia, to urlop wypoczynkowy za niepełny miesiąc pracy przysługuje mu wymiarze proporcjonalnym, tj. 1/12 × 26 dni = 2,16, po zaokrągleniu – 3 dni urlopu. Jeżeli zatrudniony nie wykorzysta urlopu w naturze, pracodawca musi wypłacić mu ekwiwalent za urlop. Rozwiązanie to nie znajdzie zastosowania, w sytuacji gdy w sierpniu pracownik był zatrudniony w innej firmie i poprzedni pracodawca udzielił mu urlopu wypoczynkowego za ten miesiąc bądź wypłacił ekwiwalent.

#banner-168019#

Pierwsza praca na innych zasadach

W pierwszym roku pracy prawo do urlopu wypoczynkowego pracownik nabywa na innych zasadach. Kwestię tę reguluje art. 153 Kodeksu pracy. W myśl wspomnianego przepisu osoby podejmujące pracę pierwszy raz w życiu nabywają prawo do urlopu wraz z upływem każdego miesiąca kalendarzowego w wysokości 1/12 wymiaru urlopu przysługującego mu po przepracowaniu roku. Co ważne, pracodawca nie ma obowiązku zaokrąglania niepełnego dnia urlopu w górę.

Przy ustalaniu upływu miesiąca należy zastosować potoczne zasady liczenia terminów – miesięczny okres zatrudnienia w przypadku zawarcia umowy:

od pierwszego dnia miesiąca upływa ostatniego dnia miesiąca – np. przy zatrudnieniu od 1 października okres miesięczny upływa 31 października;
w trakcie miesiąca upływa w kolejnym miesiącu w dniu poprzedzającym dzień zawarcia umowy – np. przy zatrudnieniu od 15 września okres miesięczny upłynie 14 października.

Przykład 5.

Romek podjął swoją pierwszą pracę 2 września 2024 roku. Jest zatrudniony do końca roku. W tej sytuacji nabędzie urlop jedynie za 3 pełne miesiące pracy. Odbędzie się to w dniach:

1 października – 1,67 dnia,
1 listopada – 1,67 dnia,
1 grudnia – 1,67 dnia.

W roku 2024 Romek może wykorzystać 5 dni urlopu.

Jeśli pracownik podejmujący zatrudnienie po raz pierwszy nie przepracuje całego miesiąca, wówczas nie nabywa prawa do urlopu.

Przykład 6.

Marta zatrudniła się po raz pierwszy na stoisku z kosmetykami. Rozpoczęła pracę 15 sierpnia, jednak ze względów zdrowotnych złożyła wypowiedzenie i umowa została rozwiązana 4 września. Pracownica nie nabyła prawa do urlopu wypoczynkowego.

Prawo do urlopu kolejnego pracownicy podejmujący pierwszą pracę nabywają z każdym następnym rokiem kalendarzowym.

Zmniejszenie limitu urlopu wypoczynkowego za czas nieobecności

Ważne jest również, że prawo do urlopu wypoczynkowego przysługuje często pracownikom, którzy są przez dłuższy czas nieobecni w zakładzie pracy. Dotyczy to przypadków takich jak choroba przez kilka miesięcy czy urlop macierzyński lub urlop rodzicielski. Za ten czas pracownik nabywa uprawnienia urlopowe tak, jakby pracował. Jednakże, są też przypadki, kiedy limit urlopu wypoczynkowego ulega skróceniu i dotyczy to takich nieobecności, jak:

urlop bezpłatny,
urlop wychowawczy,
odbywanie zasadniczej służby wojskowej lub jej form zastępczych, okresowej służby wojskowej, przeszkolenia wojskowego albo ćwiczeń wojskowych,
tymczasowe aresztowanie,
odbywanie kary pozbawienia wolności,
nieusprawiedliwiona nieobecność w pracy.

Aby limit został proporcjonalnie obniżony nieobecność ta musi trać co najmniej przez miesiąc.

Urlop wypoczynkowy za niepełny miesiąc pracy – podsumowanie

Jeśli pracownik posiada prawo do urlopu kolejnego, wówczas przysługuje mu ono, nawet gdy stosunek pracy trwa tylko przez kilka dni w miesiącu. Należy naliczyć takiej osobie urlop wypoczynkowy za niepełny miesiąc pracy, nawet w sytuacji, kiedy przepracował tylko jeden dzień.

#polecamy#

#banner-168022#

Question 3

Kiedy zatrudnia się pracownika, powstaje obowiązek założenia i prowadzenia jego dokumentacji pracowniczej. W jej skład wchodzą akta osobowe pracowników oraz dokumentacja związana ze stosunkiem pracy. Jak powinno prowadzić się taką dokumentację? Czy potrzebne są zakładki do akt osobowych?

Accepted Answer

[alert-info]Od 2019 roku pracodawcy mogą prowadzić akta w wersji papierowej i elektronicznej.[/alert-info]

Zakładki do akt osobowych – wzór do wydruku

#dopobrania#

#zobacztez#

Zmiany w aktach osobowych – nowa piąta część

Nowe rozporządzenie określa, że akta osobowe mają się składać z pięciu części. Zmiana ta obowiązuje od 20. marca 2023 roku. Wcześniej składały się one z trzech, a później z czterech części. Nowe akta powinny więc zawierać części: A, B,C, D i E. Każda z nich ma obejmować określony katalog dokumentów:

A – oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich;
B – dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika;
C – oświadczenia lub dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy;
D – odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu;
E – dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu.

Zakładka do części A akt osobowych – co się w niej wpisuje?

W części A akt osobowych przechowuje się:

oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie;
skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich (art. 229 § 1 pkt 1, § 1¹ i 1² Kodeksu pracy).

Część A akt osobowych powinna zawierać wykaz znajdujących się w niej oświadczeń lub dokumentów. Dokumenty znajdujące się w tej części numeruje się i opisuje w wykazie.

Zakładka do części B akt osobowych

Część B zwykle jest najbardziej obszerna, ponieważ znajdują się tu dokumenty związane z przebiegiem zatrudnienia w firmie, m.in.:

umowa o pracę;
oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych gromadzone w związku z nawiązaniem stosunku pracy;
zakres czynności (obowiązków);
potwierdzenia zapoznania się m.in. z regulaminem pracy, otrzymaniem informacji o warunkach zatrudnienia;
dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się;
dokumenty związane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych;
potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z treścią regulaminu pracy, z przepisami BHP;
oświadczenia dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie;
dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem przez pracownika z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego lub urlopu wychowawczego;
dokumenty związane z udzielaniem urlopu bezpłatnego;
skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące badań lekarskich wstępnych, okresowych i kontrolnych.

Od 2023 roku nowymi dokumentami są tu:

potwierdzenie poinformowania pracownika o kontroli trzeźwości pracowników lub na obecność w ich organizmach środków działających podobnie do alkoholu, grupie lub grupach pracowników objętych taką kontrolą i sposobie jej przeprowadzania;
dokumenty o wykonywaniu pracy w formie zdalnej.

Oświadczenia lub dokumenty znajdujące się w tej części przechowuje się w porządku chronologicznym i numeruje. Opis dokumentu i jego numer powinien zawierać się na wykazie – zakładce do akt.

Zakładka do części C akt osobowych

Część C uzupełniana jest w związku z ustaniem zatrudnienia. Znajdują się tu:

oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę;
wnioski dotyczące wydania, sprostowania lub uzupełnienia świadectwa pracy;
dokumenty dotyczące niewypłacenia pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy;
kopia wydanego świadectwa pracy;
potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym;
umowa o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę;
skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie związane z okresowymi badaniami lekarskimi w związku z wykonywaniem pracy w warunkach narażenia na działanie substancji i czynników rakotwórczych lub pyłów zwłókniających.

W tej części także powinno numerować się dokumenty i wpisywać do wykazu znajdującego się w stosownej zakładce.

#banner-167989#

Zakładka do części D akt osobowych

Część D akt często pozostaje pusta. Dzieje się tak, ponieważ przechowuje się tu odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu.

Dokumenty znajdujące się w tej części najłatwiej przechowywać w wydzielonych częściach dotyczących danej kary, gdzie przyporządkowuje się odpowiednio numery D1, D2 i kolejne. W każdej z tych części dokumenty przechowuje się w porządku chronologicznym, ponumerowane i tworzy ich wykaz dotyczący każdej z nich. Gdy informacja o karze powinna zostać usunięta z akt osobowych, wówczas usuwa się całą wydzieloną część dotyczącą danej kary, a pozostałym przyporządkowuje się następujące po sobie numery.

Nowa zakładka do części E akt osobowych

Część E pojawiła się w 2023 roku w związku z koniecznością gromadzenia nowych dokumentów w aktach osobowych pracowników, które nie były sklasyfikowane w żadnej obowiązującej dotąd części tych akt – dokumentacji dotyczącej kontroli trzeźwości. W tej części będą znajdowały się m.in.:

informacje dotyczące kontroli trzeźwości pracownika przeprowadzonej przez pracodawcę;
informacje dotyczące badania stanu trzeźwości pracownika przeprowadzonego przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego;
informacje dotyczące kontroli pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu;
informacje dotyczące badania pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu przeprowadzonego przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego.

Dokumenty w części E akt osobowych pracownika mogą być przechowywane w podobny sposób, co w części D – wydzielonych częściach dotyczących danej kontroli (E1, E2 itd.). Porządek chronologiczny, numerowanie oraz tworzenie wykazu dokumentów będzie dotyczyć każdej z tych wydzielonych części. Usunięcie informacji o badaniu ma polegać na usunięciu całej wydzielonej części dotyczącej tej informacji, a pozostałym są przyporządkowywane następujące po sobie numery.

[alert-info]Dokumenty w części D oraz E są usuwane z akt po upływie okresu wskazanego w przepisach.[/alert-info]

W systemie wFirma łatwo przechowasz e-akta osobowe

Do prowadzenia akt osobowych pracownika w formie elektronicznej warto wykorzystać systemy, które spełniają wymagania wskazane w rozporządzeniu. Od 1. stycznia 2019 roku system wFirma służący do prowadzenia księgowości i kadr online jest już przystosowany do prowadzenia akt pracowników w nowej formie – pięciu omawianych części oraz mniejszych części tematycznych. W zakładce u każdego pracownika dodanego do systemu znajduje się folder DOKUMENTY, gdzie przechowywana jest dokumentacja pracownicza.

Zakładki do akt osobowych - e-akta w wfirma

W folderze Dokumenty znajdują się dwie grupy dokumentacji: akta osobowe oraz dokumenty pracownicze. System wFirma spełnia wszystkie warunki dotyczące prowadzenia e-akt. Umożliwia on umieszczanie dokumentów w poszczególnych katalogach oraz opatrywanie ich kwalifikowanym podpisem. Ta możliwość jest jednym z najważniejszych wymogów przy prowadzeniu dokumentów w formie elektronicznej. Ponadto system jest bardzo ergonomiczny i pozwala na łatwe wyszukiwanie danych w katalogach. Użytkownik ma możliwość weryfikacji, jakie działania zostały dokonane na wybranym dokumencie, a także kto je wykonał (system logów). Dzięki tym funkcjom zarówno pracodawcy, jak i pracownicy mają pewność, że ich dane przechowywane są w bezpieczny sposób i zgodnie z wszystkimi wymogami prawnymi.

#polecamy#

#banner-167992#

Question 4

W trakcie choroby pracownik złożył wypowiedzenie. Przez okres wypowiedzenia oraz po nim kontynuował zwolnienie lekarskie. Poinformowałam tę osobę, że rozliczę jej nieobecność z powodu choroby. Nie jestem jednak pewna, czy wypowiedzenie jest ważne i czy po powrocie z chorobowego jego bieg nie będzie liczył się od nowa. Czy zwolnienie lekarskie w trakcie wypowiedzenia coś zmienia? Proszę o poradę.

Accepted Answer

Często zdarza się, że pracownicy po otrzymaniu wypowiedzenia umowy idą na L4. Panuje przekonanie, że zwolnienie lekarskie w trakcie wypowiedzenia przedłuża okres wypowiedzenia i tym samym okres pobierania świadczeń. Czy wygląda to inaczej, w sytuacji gdy to pracownik składa wypowiedzenie w czasie przebywania na zwolnieniu lekarskim? Odpowiedź na te i inne pytania znajduje się w poniższym artykule.

Wypowiedzenie umowy a zwolnienie lekarskie

Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy pracownik przebywający na zwolnieniu lekarskim podlega ochronie i nie może zostać zwolniony przez pracodawcę. Co do zasady nie można zwolnić pracownika, który jest nieobecny w pracy, na co wskazuje art. 41 Kodeksu pracy.

[alert-info]Art. 41 Kodeksu pracy
„Pracodawca nie może wypowiedzieć umowy o pracę w czasie urlopu pracownika, a także w czasie innej usprawiedliwionej nieobecności pracownika w pracy, jeżeli nie upłynął jeszcze okres uprawniający do rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia”.[/alert-info]

Od przepisu tego istnieją jednak wyjątki, które zostały wymienione głównie w art. 53 Kodeksu pracy. Zgodnie z nim pracodawca może rozwiązać umowę o pracę bez wypowiedzenia:

jeżeli niezdolność do pracy spowodowana chorobą trwa dłużej niż:

3 miesiące – pod warunkiem, że pracownik był zatrudniony u danego pracodawcy krócej niż 6 miesięcy;
łączny okres pobierania z tego tytułu wynagrodzenia i zasiłku oraz pobierania świadczenia rehabilitacyjnego przez pierwsze 3 miesiące – o ile pracownik pracował w danej firmie co najmniej 6 miesięcy lub jeżeli niezdolność do pracy nastąpiła z powodu wypadku przy pracy bądź choroby zawodowej;

w razie usprawiedliwionej nieobecności pracownika w pracy z innej przyczyny niż wyżej wymienione, która trwa ponad miesiąc.

#zobacztez#

Przykład 1.

Pani Daria przebywa na zwolnieniu lekarskim od 31. stycznia 2024 roku. W związku z długą chorobą pracownicy pracodawca postanowił, że złoży jej wypowiedzenie. Może to jednak zrobić dopiero po upływie 182. dni pobierania zasiłku chorobowego oraz 3. miesięcy świadczenia rehabilitacyjnego, czyli najwcześniej 1. listopada 2024 roku.

Co ważne, rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia nie może nastąpić w razie nieobecności pracownika w pracy z powodu sprawowania opieki nad dzieckiem – w okresie pobierania z tego tytułu zasiłku, oraz w razie odosobnienia pracownika ze względu na chorobę zakaźną – w okresie pobierania z tego tytułu wynagrodzenia i zasiłku.

Jednak w sytuacji odwrotnej, czyli kiedy to pracownik chce wypowiedzieć umowę w czasie choroby, takich przeciwwskazań już nie ma. Oznacza to, że zatrudniony przebywający na zwolnieniu lekarskim może złożyć wypowiedzenie z pracy. Ważne, aby było ono skuteczne – czyli że pracodawca musi mieć możliwość zapoznania się z nim.

Forma wypowiedzenia umowy w czasie zwolnienia

Jak wspomniano wcześniej, wypowiedzenie umowy przez pracownika powinno zostać przekazane w taki sposób, aby pracodawca miał możliwość zapoznania się z nim. Zgodnie z art. 30 Kodeksu pracy wypowiedzenie umowy o pracę powinno mieć formę pisemną. Oznacza to, że należy je sporządzić na papierze, a następnie własnoręcznie podpisać. W przypadku gdy pracownik jest niezdolny do pracy, z reguły nie ma możliwości dostarczenia takiego dokumentu osobiście. W takiej sytuacji może dokonać tego poprzez wysłanie wypowiedzenia pocztą tradycyjną lub e-mailem. Ważne, aby przy przesyłce listowej mieć potwierdzenie odbioru przesyłki, a jeśli pracownik jej nie odbierze, to potwierdzenie próby dostarczenia takiego dokumentu. Wysyłka e-mailem natomiast jest zgodna z art. 78¹ § 2 Kodeksu cywilnego: ,,Oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej". Jednak decydując się na taką drogę konieczne jest posiadanie bezpiecznego podpisu kwalifikowanego, którym można potwierdzić dokument. Wypowiedzenie wysłane e-mailem bez certyfikowanego podpisu będzie wadliwe, ale skuteczne. Oznacza to, że dokument wywołuje skutki prawne i okres wypowiedzenia zaczyna swój bieg, jednak może to zostać zakwestionowane przed sądem.

#banner-167725#

Okres wypowiedzenia umowy

Ani zwolnienie lekarskie w trakcie wypowiedzenia, ani jego kontynuacja nie stanowią podstawy do wydłużenia okresu wypowiedzenia. Jeśli wynosi on 2 tygodnie, to jest liczony tak samo jak w przypadku osoby będącej w pracy. Pracodawca nie ma prawa przedłużyć okresu wypowiedzenia, uzasadniając to kolejnym zwolnieniem lekarskim.

Przykład 2.

9. lutego pani Agnieszka złożyła wypowiedzenie pracodawcy mailem. Okres wypowiedzenia wynosi 2 tygodnie. Na zwolnieniu lekarskim przebywa do 29. lutego 2024 roku, natomiast umowa ulegnie rozwiązaniu 24. lutego 2024 roku, mimo że zwolnienie trwa dłużej.

Zwolnienie lekarskie w trakcie wypowiedzenia - czy pracownik ma prawo do świadczeń?

Pracownik, który złożył wypowiedzenie w trakcie przebywania na zwolnieniu lekarskim, podlega takim samym prawom jak pracownik będący w pracy – zachowuje prawo do wynagrodzenia chorobowego lub zasiłku do momentu trwania okresu wypowiedzenia.

Za czas przebywania na zwolnieniu lekarskim pracownikowi należy się wynagrodzenie chorobowe – do 33. dni choroby, a następnie zasiłek chorobowy. Zwolnienie lekarskie w trakcie wypowiedzenia należy rozliczyć w identyczny sposób.

#banner-167728#

Rozwiązanie umowy a zasiłek chorobowy

Pracownik zachowuje prawo do zasiłku chorobowego również po ustaniu stosunku pracy. Wypłata świadczeń z ubezpieczenia chorobowego będzie możliwa wyłącznie wtedy, jeżeli niezdolność do pracy trwała przez co najmniej 30 dni (bez ani jednego dnia przerwy) i powstała:

nie później niż 14 dni od ustania tytułu do ubezpieczenia chorobowego;
nie później niż 3 miesiące od ustania tytułu do ubezpieczenia w przypadku choroby zakaźnej (oznaczonej w zaświadczeniu lekarskim kodem literowym „E”).

Co ważne, pracownik może pobierać zasiłek chorobowy po ustaniu zatrudnienia jedynie przez 91 dni.

Przykład 3.

Pani Agnieszka przebywa na zwolnieniu lekarskim od 8. stycznia do 29. lutego, przy czym stosunek pracy został rozwiązany 26. lutego. W związku z tym, że choroba pracownicy trwała bez przerwy przez 30 dni, to uzyska ona prawo do zasiłku także po zakończeniu umowy.

Aby pracownik otrzymał świadczenie po ustaniu zatrudnienia, powinien wysłać do ZUS-u formularz Z-10. Ten obowiązek leży już po stronie ubezpieczonego. Płatnik składek dostarcza w tym przypadku jedynie zaświadczenie Z-3.

Wypowiedzenie umowy przez pracownika w czasie niezdolności do pracy jest możliwe. Zwolnienie lekarskie w trakcie wypowiedzenia pracodawca rozlicza na takich samych zasadach, jak w czasie pozostałego okresu zatrudnienia. Po ustaniu zatrudnienia wypłatę zasiłku przejmuje ZUS. Dlatego też po zakończeniu okresu wypowiedzenia wszystkie dokumenty związane ze zwolnieniem lekarskim należy przekazać do swojego oddziału ZUS.

#polecamy#

#banner-167734#

Question 5

Jestem zatrudniona w firmie na podstawie umowy o pracę na czas określony. Miesiąc temu dowiedziałam się, że jestem w ciąży. Umowa o pracę kończy się przed terminem porodu. Czy rozwiązanie umowy w trakcie ciąży jest możliwe?

Accepted Answer

W sytuacji kiedy pracownica dowiaduje się, że jest w ciąży, a zatrudniona jest na podstawie umowy o pracę na czas określony, ma wiele wątpliwości. Kobieta spodziewajaca się dziecka jest jednak chroniona przepisami Kodeksu pracy, w związku z czym pracodawca musi ją traktować w sposób szczególny, zgodnie z przyjętym prawem.

Koniec umowy w trakcie ciąży

Pracownica, która w trakcie ciąży zatrudniona jest na podstawie umowy o pracę na czas określony, powinna być traktowana w wyjątkowy sposób. Pracodawca nie ma prawa wypowiedzieć takiej osobie stosunku pracy, a w przypadku gdy umowa kończy się przed terminem planowanego rozwiązania ciąży, ulega przedłużeniu do dnia porodu. Sytuacja taka ma miejsce w dwóch przypadkach:

pod warunkiem że rozwiązanie umowy miałoby miejsce po 3. miesiącu trwania ciąży.#zobacztez#

Umowa w takim przypadku przedłuża się z mocy prawa, a pracodawca nie musi dokonywać jakichkolwiek czynności prawnych. Tak przedłużona umowa rozwiązuje się z dniem urodzenie dziecka.

[alert-info]Przedłużenie terminowej umowy o pracę do dnia porodu dzieje się z mocy prawa, pracodawca nie musi dokonywać jakichkolwiek czynności prawnych. Rozwiązuje się ona z dniem narodzin dziecka.[/alert-info]

Z omówionego wyżej prawa nie mogą niestety skorzystać pracownice, które są zatrudnione na podstawie:

umowy na okres próbny poniżej jednego miesiąca,
umowy o pracę w celu zastępstwa innego pracownika, w czasie jego nieobecności.

[alert-info]W projekcie ustawy o zmianie ustawy Kodeks pracy oraz innych ustaw w związku ze wdrożeniem w życie dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1158 z dnia 20 czerwca 2019 r. w sprawie równowagi między życiem zawodowym a prywatnym rodziców i opiekunówzlikwidowany ma zostać przepis dotyczący braku ochrony dla kobiety w ciąży, z którą zawarto umowę o pracę na okres próbny nieprzekraczający jednego miesiąca.[/alert-info]

Umowa o pracę w czasie ciąży może także wygasnąć:

z dniem śmierci pracownicy,
z dniem śmierci pracodawcy (gdy nie doszło do przejęcia zakładu pracy),
z upływem 3 miesięcy nieobecności pracownika w pracy z powodu tymczasowego aresztowania, chyba że pracodawca rozwiązał wcześniej bez wypowiedzenia umowę o pracę z winy pracownika.

#banner-165577#

Rozwiązanie umowy w trakcie ciąży jest możliwe

Pracodawca nie może wypowiedzieć ani rozwiązać umowy o pracę w okresie ciąży pracowniczki, a także w okresie jej urlopu macierzyńskiego. Kodeks pracy przewiduje jednak sytuacje, kiedy pracodawca ma prawo zwolnić kobietę w ciąży.

Pierwszy przypadek ma miejsce wtedy, kiedy firma ogłasza upadłość lub likwidację. W tej sytuacji nie ma znaczenia, na podstawie jakiej umowy zatrudniona jest pracownica i czy aktualnie jest w ciąży.

Drugim przypadkiem jest sytuacja, kiedy pracownica:

dopuściła się ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków pracowniczych

lub

popełniła w czasie trwania umowy o pracę przestępstwo, które uniemożliwiło dalsze jej zatrudnianie na zajmowanym stanowisku, jeżeli przestępstwo jest oczywiste lub zostało stwierdzone prawomocnym wyrokiem;
utraciła uprawnienia konieczne do wykonywania pracy na zajmowanym stanowisku (ze swojej winy).

W tym drugim przypadku na zwolnienie pracownicy muszą jednak wyrazić zgodę związki zawodowe, o ile takowe funkcjonują w firmie, a pracownica do nich należała. Dopuszczalne jest rozwiązanie umowy z kobietą w ciąży za porozumieniem stron. Jest to częsta alternatywa dla zwolnienia dyscyplinarnego.

Nieświadomość ciąży a złożenie wypowiedzenia

Może również zdarzyć się, że pracodawca wręczył pracownicy wypowiedzenie umowy o pracę, a pracownica przyjęła je. Po jakimś czasie okazało się, że jest ona w ciąży, o której nie wiedziała, podpisując dokument. Jeśli w dniu rozwiązania umowy pracownica była w ciąży powyżej 3. miesiąca, pracodawca po otrzymaniu zaświadczenia lekarskiego potwierdzającego ciążę pracownicy ma obowiązek przywrócić ją pracy.

Podobna sytuacja ma miejsce, w przypadku gdy to sama pracownica składa wypowiedzenie w miejscu pracy, nie wiedząc o tym, że jest w ciąży. Należy wówczas złożyć do pracodawcy pisemne oświadczenie o odstąpieniu od wypowiedzenia, uzasadniając to ciążą oraz dołączając zaświadczenie lekarskie.

Rozwiązanie umowy przez pracownicę

Kobieta spodziewająca się dziecka ma prawo rozwiązać stosunek pracy – może to zrobić zarówno za wypowiedzeniem, jak i bez wypowiedzenia, jeśli uprawniają ją do tego przepisy. Byłaby to jednak sytuacja wyjątkowa, ponieważ w ten sposób może stracić prawo do zasiłku.

Cofnięcie wypowiedzenia przez pracownicę będącą w ciąży

Zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego dopuszcza się możliwość uchylenia się od oświadczenia woli złożonego przez pracownicę, która w chwili zawierania porozumienia o rozwiązaniu umowy o pracę nie wiedziała, że jest w ciąży. Takie oświadczenie uważane jest za złożone pod wpływem błędu (PKN 156/01). Wynika z tego, że pracownica może wycofać wypowiedzenie umowy o pracę jedynie pod warunkiem, że w momencie jego składania nie wiedziała o swoim stanie lub o przysługujących jej z tego tytułu uprawnieniach, takich jak: urlop macierzyński, ochrona stosunku pracy. Natomiast pracownica na cofnięcie wypowiedzenia ma siedem dni od dnia, w którym dowiedziała się o ciąży. Oświadczenie o cofnięciu wypowiedzenia powinno zostać złożone na piśmie i z uzasadnieniem. Pracodawca powinien je zaakceptować. W takiej sytuacji wypowiedzenie złożone przez pracownicę uznaje się za niezłożone.

W sytuacji gdy pracownica – wiedząc, że jest w ciąży – złożyła wypowiedzenie umowy o pracę lub wyraziła zgodę na rozwiązanie jej za porozumieniem stron, nie przysługuje jej możliwość cofnięcia wypowiedzenia. Natomiast gdy pracownica zaszła w ciążę po zawarciu porozumienia rozwiązującego umowę o pracę, a przed upływem terminu rozwiązania umowy, wtedy nie ma podstawy do uchylenia się od skutków prawnych złożonego oświadczenia woli – czyli cofnięcie wypowiedzenia nie jest możliwe.

Przepisy polskiego prawa pracy zapewniają szczególną ochronę kobiet w ciąży, która polega głównie na zakazie rozwiązywania z nimi umowy o pracę. Należy jednak pamiętać, że w niektórych przypadkach rozwiązanie umowy w trakcie ciąży jest możliwe.

#polecamy#

#banner-165580#

Question 6

Jestem zatrudniona na umowę o pracę na czas określony. Moja umowa kończy się w przyszłym tygodniu. Ze względu na to, że jestem w ciąży, pracodawca zapowiedział, że umowa zostanie przedłużona do dnia porodu. Czy w takim przypadku będę mogła otrzymywać zasiłek macierzyński?

Accepted Answer

Obowiązkiem pracodawcy jest przedłużenie umowy do dnia porodu, z pracownicą, która jest w ciąży, z tym że obowiązek ten dotyczy jedynie umów o pracę na czas określony oraz umów o pracę na okres próbny przekraczający jeden miesiąc, która uległaby rozwiązaniu po upływie 3. miesiąca ciąży.

Kto wypłaca zasiłek macierzyński?

Umowa o pracę przedłużona do dnia porodu rozwiązuje się wraz z dniem urodzenia dziecka. Jednocześnie jest to pierwszy dzień urlopu macierzyńskiego. Zasiłek macierzyński przysługuje każdej kobiecie, która urodziła dziecko w okresie podlegania ubezpieczeniu chorobowemu. Za pierwszy dzień urlopu zasiłek macierzyński opłaca pracodawca, potem obowiązek ten przejmuje ZUS.

W celu wypłaty zasiłku macierzyńskiego pracodawca musi przedłożyć w ZUS-ie właściwym dla miejsca zamieszkania pracownicy:#zobacztez#

skrócony odpis aktu urodzenia dziecka lub jego kopię potwierdzoną za zgodność z przedłożonym dokumentem,
zaświadczenie ZUS Z-3,
kopię wniosku pracownicy potwierdzonego za zgodność z przedłożonym dokumentem oraz
kopię świadectwa pracy lub innego pisma potwierdzającego rozwiązanie stosunku pracy – potwierdzonego za zgodność z oryginałem.

ZUS na wypłatę świadczenia ma 30 dni od otrzymania wszystkich niezbędnych dokumentów.

Jak długo można otrzymywać zasiłek?

Długość pobierania zasiłku macierzyńskiego zależy od liczby urodzonych dzieci:

20 tygodni w przypadku urodzenia jednego dziecka,
31 tygodni w przypadku bliźniąt,
33 tygodnie w przypadku trojaczków,
35 tygodni w przypadku czwórki dzieci,
37 tygodni w przypadku piątki dzieci.

Okres pobierania zasiłku macierzyńskiego może rozpocząć się przed porodem, lecz nie wcześniej niż 6 tygodni przed spodziewaną jego datą. Po porodzie należy wykorzystać pozostałą przysługującą część zasiłku. Podstawowy urlop macierzyński nie musi zostać w całości wykorzystany przez matkę dziecka. Kobieta ma obowiązek wykorzystania przynajmniej 14 tygodni, pozostałe 6 tygodni może wykorzystać ojciec dziecka.#banner-166426#

Wysokość zasiłku macierzyńskiego

Zasiłek macierzyński przysługuje w wysokości 100% podstawy zasiłku. Podstawę stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc nabycia uprawnień do urlopu macierzyńskiego. Jeżeli u danego pracodawcy pracujemy mniej niż 12 miesięcy, to podstawę stanowi średnie miesięczne wynagrodzenie za okres pełnych miesięcy kalendarzowych. Jednakże jeśli przed porodem korzystano ze zwolnienia lekarskiego, podstawę do wyliczenia zasiłku macierzyńskiego stanowi podstawa ostatnio wypłaconego świadczenia.

Urlop rodzicielski

Po wykorzystaniu zasiłku macierzyńskiego kobieta może jeszcze skorzystać z urlopu rodzicielskiego. Aktualnie urlop rodzicielski może zostać udzielony bezpośrednio po wykorzystaniu urlopu macierzyńskiego. Czas jego trwania uzależniony jest od liczby dzieci urodzonych przy jednym porodzie. Przysługuje on w wymiarze 41 tygodni przy urodzeniu jednego dziecka bądź 43 tygodni, jeśli przy jednym porodzie urodzonych zostanie dwoje lub więcej dzieci.

Urlop rodzicielski powinien zostać wykorzystany nie później niż do zakończenia roku kalendarzowego, w którym dziecko skończy 6 lat.

W pewnych szczególnych sytuacjach prawo do urlopu rodzicielskiego przysługuje nie tylko matce dziecka, ale również innym członkom najbliższej rodziny.

Obowiązki pracodawcy względem pracownicy, której umowa ulega rozwiązaniu w dniu porodu są praktycznie takie same jak w przypadku standardowego korzystania przez pracownika z zasiłku macierzyńskiego. Warto jednak zwrócić uwagę na przesłanie do ZUS odpowiedniej dokumentacji na cele wypłaty świadczenia.

#polecamy#

#banner-166432#

Question 7

Moi pracownicy czasami oddają krew. W tej sytuacji powinni otrzymać cały dzień wolny w dniu oddawania krwi, czy tylko jego część przypadającą na wszystkie procedury? Czy pracownik powinien mnie poinformować o swojej nieobecności wcześniej? Za zwolnienie od pracy pracownika oddającego krew mam mu naliczyć wynagrodzenie?

Accepted Answer

Patryk, Kłodzko

Okres zwolnienia od pracy jest uzależniony od zaświadczenia, jakie zostanie wydane pracownikowi przez stację krwiodawstwa.

Usprawiedliwienie nieobecności w pracy w przepisach

Zgodnie z Kodeksem pracy pracownik jest zobowiązany do wykonywania pracy w czasie i miejscu wyznaczonym przez pracodawcę. Oznacza to, że osoba zatrudniona powinna potwierdzać swoją obecność w pracy. Oczywiście niekiedy mają miejsce wydarzenia, które nie pozwalają na wykonywanie w danym dniu obowiązków służbowych. Zgodnie z § 1. rozporządzenia w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy przyczynami usprawiedliwiającymi nieobecność pracownika w pracy są:

zdarzenia i okoliczności określone przepisami prawa pracy, które uniemożliwiają stawienie się pracownika do pracy i jej świadczenie;
inne przypadki niemożności wykonywania pracy wskazane przez pracownika i uznane przez pracodawcę za usprawiedliwiające nieobecność w pracy.

[alert-info]Nieusprawiedliwiona nieobecność w pracy powoduje nie tylko utratę wynagrodzenia za czas nieprzepracowany, ale w niektórych przypadkach uprawnia pracodawcę do wypowiedzenia pracownikowi umowy w trybie dyscyplinarnym.[/alert-info]

#zobacztez#

W jakim terminie pracownik powinien poinformować pracodawcę o nieobecności?

Zgodnie ze wspomnianym rozporządzeniem w sytuacji gdy pracownik jest w stanie z góry określić termin swojej nieobecności, wówczas zobowiązany jest do poinformowania o tym fakcie pracodawcy wcześniej. Chodzi tu nie tylko o okres absencji, ale także o jej przyczynę. Zgłoszenie nieobecności w późniejszym terminie jest uzasadnione tylko w razie wystąpienia szczególnych okoliczności. Wśród nich wymienia się obłożną chorobę połączoną z brakiem lub nieobecnością domowników albo inne zdarzenia losowe.

Z kolei jeśli zdarzenie, którym spowodowana jest nieobecność pracownika, jest nagłe, wówczas zatrudniony zobligowany jest do powiadomienia pracodawcy o tym fakcie niezwłocznie, jednak nie później niż w drugim dniu absencji. W tym przypadku niedotrzymanie terminu również będzie usprawiedliwione w sytuacji, gdy zaistniały powody uniemożliwiające przekazanie informacji w ustalonym przepisami czasie. Co ważne, od razu po ustaniu przyczyn uniemożliwiających powiadomienie pracodawcy o zdarzeniu pracownik powinien jak najszybciej skontaktować się z przełożonym.

[alert-info]Termin oraz sposób informowania o nieobecności w pracy powinien zostać określony w regulaminie pracy. Jeżeli pracodawca nie ma jednak obowiązku sporządzania takiego aktu w zakładzie, informację powinien przekazać pracownikowi w formie pisemnej, nie później niż 7 dni od dnia nawiązania stosunku pracy. Wskazuje na to art. 29 § 3 Kodeksu pracy.[/alert-info]

Sposób informowania pracodawcy o nieobecności

Zgodnie z powyższym oddawanie krwi nie należy do zdarzeń nagłych, dlatego pracownik powinien poinformować pracodawcę o swojej absencji z tej przyczyny z odpowiednim wyprzedzeniem. Zatrudniony może zawiadomić o nieobecności:

osobiście;
przez inną osobę;
telefonicznie;
za pośrednictwem innego środka łączności;
drogą pocztową, przy czym za datę zawiadomienia uważa się wtedy datę stempla pocztowego

– pod warunkiem, że w zakładzie pracy nie określono konkretnej formy przekazywania takiej informacji.

#banner-165796#

Zwolnienie od pracy pracownika oddającego krew – jak należy udokumentować?

Kwestię zwolnienia od pracy z tytułu oddawania krwi reguluje szczegółowo § 12 rozporządzenia: „Pracodawca jest obowiązany zwolnić od pracy pracownika będącego krwiodawcą na czas oznaczony przez stację krwiodawstwa w celu oddania krwi. Pracodawca jest również obowiązany zwolnić od pracy pracownika będącego krwiodawcą na czas niezbędny do przeprowadzenia zaleconych przez stację krwiodawstwa okresowych badań lekarskich, jeżeli nie mogą one być wykonane w czasie wolnym od pracy”.

Zwolnienie od pracy pracownika oddającego krew przysługuje wyłącznie, gdy zdarzenie to zostanie odpowiednio udokumentowane. Jest to niezbędne na cele ustalenia, czy zatrudniony zachowuje za czas nieobecności prawo do pensji. Dowodem potwierdzającym oddanie przez daną osobę krwi jest zaświadczenie wydane przez stację krwiodawstwa – należy je przekazać pracodawcy.

To stacja krwiodawstwa decyduje o tym, czy pracownik zostanie zwolniony. Ilość czasu wolnego potwierdzona jest w oświadczeniu, które krwiodawca potrzebuje, aby przedłożyć swojemu pracodawcy. Może zdarzyć się również sytuacja, kiedy to stan zdrowia pracownika nie pozwala mu na oddanie krwi. Wtedy stacja krwiodawstwa również powinna wystawić zaświadczenie, w którym wskaże czas spędzony przez pracownika w tym miejscu. Taki dokument jest podstawą do usprawiedliwienia absencji.

#banner-165793#

Zwolnienie od pracy pracownika oddającego krew a wynagrodzenie

Za czas zwolnienia określonego w zaświadczeniu pracownikowi przysługuje prawo do wynagrodzenia tak jak przy ustalaniu wynagrodzenia za czas urlopu, z tą różnicą, że składniki wynagrodzenia ustalane w wysokości przeciętnej oblicza się z miesiąca, w którym przypada dzień oddawania krwi.

Przykład 1.

Stała pensja pana Zygmunta wynosi 5000 zł. Dodatkowo otrzymuje zmienną premię regulaminową. Pracownik poinformował przełożonego o fakcie oddawania krwi 15 lutego, co potwierdził zaświadczeniem ze stacji krwiodawstwa. Zwolnienie od pracy pracownika oddającego krew zostało udzielone na cały dzień, co oznacza, że przepracował 8 godzin mniej niż było to przewidziane w harmonogramie. W lutym do przepracowania było 160 godzin. Premia regulaminowa została przyznana w wysokości 950 zł (pomniejszoną za 1 dzień absencji). W związku z tym panu Zygmuntowi przysługuje wynagrodzenie zasadnicze w pełnej wysokości + premia 950 zł oraz 50 zł (uzupełnienie) wyliczone w następujący sposób:

950 zł / 152 h (160 h – 8 h) = 6,25 zł/h

6,25 zł/h x 8 h (godziny nieprzepracowane) = 50 zł

W sumie za luty powinien otrzymać wynagrodzenie w wysokości 6000 zł.

Zwolnienie od pracy pracownika oddającego krew jest jasno opisane w przepisach. Ważne jest, aby pracownik udowodnił fakt poddania się odpowiedniemu zabiegowi w stacji krwiodawstwa, dzięki czemu zachowa prawo do wynagrodzenia za czas nieprzepracowany. #polecamy#

#banner-165799#

Question 8

Zatrudniam pracownika, który od jakiegoś czasu przebywa na zwolnieniu lekarskim. L4 wystawione jest także na okres obejmujący dni wolne od pracy. Czy ustalając 33 dni, za które to pracodawca wypłaca wynagrodzenie chorobowe, trzeba je uwzględniać? Jak liczyć dni zwolnienia lekarskiego? Czy okresy choroby się sumują?

Accepted Answer

Pracownik powinien otrzymać wynagrodzenie chorobowe lub zasiłek za każdy dzień niezdolności do pracy. Bez znaczenia pozostaje, czy choroba przypada w okresie, w którym pracownik powinien wykonywać pracę, czy też w dniach wolnych od pracy. Pracodawca musi wiedzieć, przez jaki czas wypłaca pracownikowi poszczególne świadczenia.

Jak liczyć dni zwolnienia lekarskiego – kiedy wypłacić wynagrodzenie chorobowe, a kiedy zasiłek?

Okres, przez który pracownikowi przysługuje wynagrodzenie chorobowe, zależny jest od wieku pracownika. Osobom, które nie ukończyły 50. roku życia wspomniane świadczenie przysługuje przez okres 33 dni, natomiast dla pracowników powyżej 50 lat wynagrodzenie chorobowe przysługuje przez 14 dni.

[alert-info]Art. 92 § 4 Kodeksu pracy
Za czas niezdolności do pracy, o której mowa w § 1, trwającej łącznie dłużej niż 33 dni w ciągu roku kalendarzowego, a w przypadku pracownika, który ukończył 50. rok życia, trwającej łącznie dłużej niż 14 dni w ciągu roku kalendarzowego, pracownikowi przysługuje zasiłek chorobowy na zasadach określonych w odrębnych przepisach.[/alert-info]

#zobacztez#

Warto również doprecyzować, że w roku, w którym pracownik kończy 50 lat, wynagrodzenie chorobowe przysługuje mu przez 33 dni. Dopiero od początku następnego roku pracodawca będzie wypłacał to świadczenie przez 14 dni. Zostało to wyjaśnione w art. 92 § 5 Kodeksu pracy.

Przykład 1.

Pan Ryszard urodził się 13 września 1973 roku. Pierwsze zwolnienie lekarskie otrzymał od 25 sierpnia do 30 września 2023 roku. Pomimo ukończenia przez pracownika w dniu 13 września 50. roku życia pracodawca powinien wypłacić wynagrodzenie chorobowe za okres 33 dni. Dopiero od 2024 roku świadczenie będzie należne jedynie przez 14 dni.

Co ważne, pula 33 dni lub 14 dni dotyczy całego roku kalendarzowego. Pracownik nie musi chorować przez ciągły okres. Od 34. lub 15. dnia choroby otrzymuje już świadczenie w postaci zasiłku chorobowego z ZUS-u. Zasiłek chorobowy wypłacany jest zwykle przez okres 182 dni, a w przypadku gdy niezdolność do pracy powstaje w okresie ciąży lub została spowodowana gruźlicą – przez 270 dni.

Przykład 2.

Z powodu przewlekłej choroby pani Leokadia często otrzymuje zwolnienia lekarskie. W 2024 roku była niezdolna do pracy w okresie:

17.01 – 25.01 – 9 dni
10.03 – 12.03 – 3 dni
29.05 – 9.06 – 12 dni
20.07 – 24.07 – 5 dni
1.10 – 8.10 – 8 dni

Nie ukończyła 50. roku życia, więc wynagrodzenie chorobowe będzie jej przysługiwało przez 33 dni. Limit ten mija w trakcie L4 otrzymanego w październiku. Oznacza to, że za okres od 1 do 3 października otrzyma wynagrodzenie chorobowe, a od 4. do 8. będzie przysługiwał jej zasiłek chorobowy.

#banner-165700#

Przykład 3.

Pan Miłosz od stycznia do końca maja 2024 roku pracował w firmie X. W tym okresie przebywał na zwolnieniu lekarskim przez 12 dni. Od połowy czerwca podjął pracę w firmie Z. W 2024 roku pan Miłosz może otrzymać wynagrodzenie chorobowe u nowego pracodawcy przez 21 dni. Po tym czasie będzie przysługiwał mu zasiłek.

Jakie nieobecności uwzględnia się w puli 33 i 14 dni?

Przepisy ściśle określają, za jakiego rodzaju niezdolności do pracy przysługuje wynagrodzenie czy zasiłek chorobowy. Zalicza się do nich:

chorobę pracownika, w tym chorobę w czasie ciąży;
przebywanie na kwarantannie bądź izolacji;
pobyt w szpitalu;
wypadek w drodze do lub z pracy;
poddanie się niezbędnym badaniom lekarskim przewidzianym dla kandydatów na dawców komórek, tkanek i narządów oraz poddania się zabiegowi pobrania komórek, tkanek i narządów.

W razie wypadku podczas wykonywania pracy pracownik również otrzymuje L4. Jednakże jeżeli zdarzenie zostanie uznane za wypadek w pracy, to zatrudnionemu będzie przysługiwał zasiłek chorobowy z ubezpieczenia wypadkowego. W związku z tym dni zwolnienia lekarskiego nie wlicza się do limitów dotyczących wynagrodzenia chorobowego.

Zwolnienie lekarskie na opiekę nad dzieckiem lub innym członkiem rodziny również nie powinno zostać uwzględniane w puli 33/14 dni. Za okres sprawowania opieki ubezpieczonemu od pierwszego dnia przysługuje zasiłek opiekuńczy.

Niezdolność do pracy na przełomie roku

Wiemy już, jak liczyć dni zwolnienia lekarskiego podlegające wliczeniu do limitów dotyczących wynagrodzenia chorobowego. Warto przypomnieć, że wspomniane pule odnoszą się do jednego roku kalendarzowego. Oznacza to, że w kolejnym roku pracownik ponownie będzie otrzymywał od pracodawcy świadczenie przez 33 lub 14 dni. Problematyczna może być sytuacja, gdy niezdolność do pracy występuje na przełomie roku. Wtedy istotny jest rodzaj świadczenia przysługujący 31 grudnia. Jeżeli tego dnia pracownik miał prawo do:

wynagrodzenia chorobowego, wówczas od 1 stycznia ponownie przysługuje mu wynagrodzenie chorobowe przez okres 33 lub 14 dni. Zasada ta obowiązuje także wtedy, gdy 31 grudnia był 33. dniem (lub 14. dniem) niezdolności do pracy;
zasiłku chorobowego, to od 1 stycznia w dalszym ciągu będzie przysługiwał mu zasiłek chorobowy za cały okres nieprzerwanej niezdolności do pracy. Gdyby pomiędzy zwolnieniami wystąpił chociażby jeden dzień przerwy, to za okres po przerwie pracownik uzyskuje prawo do wynagrodzenia chorobowego przez 33/14 dni. Nie ma znaczenia, czy taka przerwa wystąpi w dzień roboczy, czy dzień wolny od pracy.

Przykład 4.

Pan Franciszek otrzymał zwolnienie lekarskie na okres od 14 grudnia do 12 stycznia. W dniu 31 grudnia przysługiwało mu wynagrodzenie chorobowe. Od 1 stycznia będzie miał zatem w dalszym ciągu prawo do wynagrodzenia chorobowego przez okres 33 dni.

#banner-165706#

Przykład 5.

Pani Irena jest niezdolna do pracy od 15 października 2023 roku do 29 stycznia 2024 roku. 31 grudnia miała prawo do zasiłku chorobowego, więc od 1 do 29 stycznia będzie przysługiwał jej zasiłek chorobowy. Kolejne zwolnienie lekarz wystawił 1 lutego 2024 roku. W związku z przerwą pomiędzy kolejnymi zwolnieniami lekarskimi od 1 lutego pracownicy będzie przysługiwał wynagrodzenie chorobowe.

Jakie dokumenty powinien sporządzić pracodawca od 34. lub 15. dnia?

Dowiedzieliśmy się, jak liczyć dni zwolnienia lekarskiego. Teraz należy wspomnieć o tym, jakie formalności ciążą na pracodawcy po upływie okresu, za jaki należne jest wynagrodzenie chorobowe. Jeśli niezdolność do pracy przekracza 33 lub 14 dni w ciągu roku, to pracodawca niebędący płatnikiem zasiłków zobowiązany jest przekazać do ZUS-u zaświadczenie płatnika składek ZUS Z-3. Na podstawie tego druku zatrudnionemu zostanie wypłacony zasiłek chorobowy.

Wprowadzanie niezdolności do pracy w systemie wFirma.pl

System wFirma.pl umożliwia rozliczanie nieobecności chorobowych pracowników oraz wystawianie stosownych zaświadczeń, które należy przekazać do ZUS-u. Aby wprowadzić chorobę pracownika, trzeba przejść do zakładki KADRY » PRACOWNICY » Szczegóły pracownika » CZAS PRACY » NIEOBECNOŚCI » DODAJ.

jak liczyć dni zwolnienia lekarskiego - dodawanie choroby

Po pojawieniu się okna w polu Rodzaj wprowadza się chorobę i poniżej wybiera właściwy kod świadczenia przerwy.

Co ważne, w sytuacji gdy program wykryje, że wprowadzona nieobecność wykroczy poza okres 33 lub 14 dni, wówczas automatycznie poinformuje użytkownika o podziale okresu odpowiednio na kod 331 oraz 313.

jak liczyć dni zwolnienia lekarskiego - komunikat

Jeżeli pracodawca nie jest płatnikiem zasiłków, to po zapisaniu choroby może zaznaczyć wpis i wybrać opcję DRUKUJ » ZUS Z-3. Wówczas pojawi się wypełniony formularz, który po zapisaniu można pobrać na dysk:

w formacie PDF, a następnie wydrukować i wysłać listem do ZUS-u lub
w formacie XML, a następnie zaimportować plik na PUE i przekazać go do ZUS-u elektronicznie.

Ponadto podczas wyliczania list płac wynagrodzenie chorobowe bądź zasiłek zostaną naliczone automatycznie.

Aby wiedzieć, jak liczyć dni zwolnienia lekarskiego pracownika, należy pamiętać nie tylko o zasadzie dotyczącej wieku, ale także mieć świadomość, jaki rodzaj nieobecności uwzględniać w puli 33 lub 14 dni. Pomocne w tym pozostają systemy kadrowe, w których przedsiębiorca otrzymuje podpowiedzi o prawidłowym rozliczeniu takich absencji.

#polecamy##banner-165703#

Question 9

1 grudnia 2023 roku założyłam działalność i wybrałam ryczałt jako formę opodatkowania. Czy mogę od razu opłacać składkę od wyższego pułapu przychodu, jeśli w poprzednim roku działalność nie była prowadzona przez cały rok? Dzięki temu wyjdzie mi składka zdrowotna bez dopłaty na koniec roku.

Accepted Answer

Podatnicy opodatkowani ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych opłacają składkę zdrowotną na podstawie uzyskanego przychodu. Niektórzy z nich mogą korzystać z przywileju uiszczania składki liczonej w sposób uproszczony. Aby było to możliwe, należy spełnić podstawowy warunek, jakim jest prowadzenie działalności w roku poprzednim.

Uproszczona składka zdrowotna na ryczałcie – warunki konieczne

Zgodnie z art. 81 ust. 2h ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych podatnik, który spełni trzy warunki:

w bieżącym roku przychody z działalności rozlicza na zasadach ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych,
przez cały poprzedni rok kalendarzowy prowadził działalność gospodarczą,
przez cały poprzedni rok kalendarzowy uzyskiwał przychody opodatkowane skalą podatkową, podatkiem liniowym (w tym również gdy korzystał z IP BOX) lub ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych

– może opłacać uproszczoną składkę zdrowotną, czyli ustaloną na podstawie przychodów uzyskanych w poprzednim roku.[alert-info]Warunkiem koniecznym przy wyliczeniu składki zdrowotnej na podstawie przychodów z poprzedniego roku jest prowadzenie działalności właśnie przez ten cały poprzedni rok. Podatnicy, którzy we wcześniejszym roku założyli firmę w jego trakcie, opłacają składkę zdrowotną na zasadach ogólnych, czyli na podstawie bieżącego przychodu, o czym więcej w artykule: Jak wygląda wyliczenie składki zdrowotnej u ryczałtowca?[/alert-info]

Przykład 1.

Pani Anna otworzyła działalność 5 stycznia 2023 roku. Czy może skorzystać z przywileju opłacania składki zdrowotnej na zasadach uproszczonych w 2024 roku?

Nie, ponieważ nie został spełniony podstawowy warunek, jakim jest prowadzenie działalności przez cały poprzedni rok kalendarzowy.

#zobacztez#

Składka zdrowotna bez dopłaty na ryczałcie

Decydując się na rozliczenie składki zdrowotnej w oparciu o metodę uproszczoną, pułap przychodu, od którego uzależniona jest wysokość składki zdrowotnej, ustala się na podstawie przychodów uzyskanych w poprzednim roku kalendarzowym, pomniejszonych o sumę zapłaconych w tym poprzednim roku składek na ubezpieczenie społeczne (pod warunkiem, że nie były one ujęte w kosztach uzyskania przychodów).

Przykład 2.

Pani Kinga przez cały 2023 rok prowadziła działalność opodatkowaną skalą podatkową. W 2024 roku zmieniła formę opodatkowania na ryczałt od przychodów ewidencjonowanych i zdecydowała się uiszczać składkę zdrowotną na zasadach uproszczonych. W 2023 roku uzyskała przychód z działalności w kwocie 70 000 zł i zapłaciła składki społeczne w wysokości 15 000 zł, które ujmowała jako koszt w KPiR. W jakiej wysokości pani Kinga opłaca składkę zdrowotną w 2024 roku?

Stosując metodę uproszczoną, podstawą ustalenia wysokości składki zdrowotnej jest przychód z roku poprzedniego. W związku z tym, że składki społeczne stanowiły koszt uzyskania przychodu, nie uwzględnia się ich przy ustalaniu progu składki na rok 2024. Dlatego też pani Kinga reguluje składkę zdrowotną z drugiego progu, ponieważ przychody przekroczyły kwotę 60 000 zł.

[alert-info]W przypadku ryczałtu wyróżniamy trzy progi przychodów, od których zależna jest wysokość składki. W 2024 roku składka zdrowotna na ryczałcie wynosi dla przychodu:

do 60 000 zł: 419,46 zł,
powyżej 60 000 zł, ale poniżej 300 000 zł: 699,11 zł,
powyżej 300 000 zł: 1 258,39 zł.[/alert-info]

Jeżeli przedsiębiorca opłaca składkę zdrowotną uproszczoną i przychody uzyskane w bieżącym roku mieszczą się w tym samym progu przychodu co w roku poprzednim, to w ostatecznym rozliczeniu rocznym wyjdzie składka zdrowotna bez dopłaty na koniec roku. Ma to związek z faktem, że roczna składka zdrowotna ustalana jest w oparciu o próg, w którym znajduje się łączny przychód na ostatni dzień roku kalendarzowego.

Przykład 3.

Pan Łukasz opłaca w 2024 roku składkę zdrowotną uproszczoną na ryczałcie w kwocie 699,11 zł co miesiąc. Czy możliwa jest w jego przypadku składka zdrowotna bez dopłaty w ujęciu rocznym?

Tak, jeżeli pan Łukasz nie uzyska w 2024 roku przychodów w wysokości wyższej niż 300 000 zł, to nie będzie dopłacał składki zdrowotnej w kalkulacji rocznej składki zdrowotnej za 2024 rok.

Przykład 4.

Pan Piotr opłaca w 2024 roku składkę zdrowotną uproszczoną na ryczałcie w kwocie 419,46 zł. W październiku 2024 roku suma przychodów od początku roku wyniosła 320 000 zł. Czy pan Piotr od października ma obowiązek opłacać składkę zdrowotną z wyższego progu?

Nie, pan Piotr przez cały 2024 rok opłaca składkę zdrowotną w stałej wysokości bez względu na to, jaka jest wartość przychodu uzyskana w trakcie roku. Jeżeli w ujęciu rocznym przekroczył przychód z kolejnego progu, czyli 300 000 zł, to w kalkulacji rocznej składki zdrowotnej będzie musiał dokonać jej dopłaty za cały rok.

Jeżeli po zakończonym roku okaże się, że przedsiębiorca nadpłacał składkę zdrowotną, ponieważ przychody w bieżącym roku były niższe niż w roku poprzednim i ostatecznie nie przekroczyły progu, z którego składka była opłacana przez cały rok, to ZUS zwróci podatnikowi nadpłaconą wartość składek. Przy czym automatycznie nadpłata będzie widniała na koncie jako możliwa do wykorzystania przy płatności składek za kolejne miesiące lub na poczet pokrycia zaległości. Natomiast zwrot na konto bankowe płatnika nastąpi jedynie na jego wniosek.[alert-info]Uproszczoną składkę zdrowotną opłaca się na podstawie weryfikacji przychodu za poprzedni rok. Podatnik nie może wobec tego dobrowolnie opłacać wyższej składki zdrowotnej z progu przychodu wyższego niż ten za rok ubiegły.[/alert-info]

Przykład 5.

Pani Paulina w 2023 roku uzyskała przychód w kwocie 50 000 zł. W 2024 roku chce opłacać składkę zdrowotną z drugiego progu, czyli dla przychodów przekraczających 60 000 zł. Czy pani Paulina może dobrowolnie nadpłacać składkę zdrowotną w trakcie 2024 roku?

Nie, pani Paulina może ustalać wysokość składki zdrowotnej na podstawie bieżącego przychodu lub na podstawie przychodu za zeszły rok. Jeżeli zdecyduje się na drugą metodę, to przez cały 2024 rok opłaca składkę zdrowotną w kwocie 419,46 zł co miesiąc bez względu na to, jaką wartość przychodu uzyska w trakcie roku. Dopłata składki zdrowotnej będzie miała miejsce po zakończonym roku w ramach kalkulacji rocznej składki zdrowotnej.

[alert-info]Co do zasady przedsiębiorca powinien w comiesięcznym formularzu rozliczeniowym przekazywanym do ZUS-u wskazywać faktyczną wartość przychodu zgodnie ze stosowaną metodą ustalania wysokości składki zdrowotnej. Natomiast fakt dokonywania dobrowolnych nadpłat składki leży w gestii przedsiębiorcy.[/alert-info]

Podsumowując, składka zdrowotna bez dopłaty na koniec roku jest możliwa, jeżeli podatnik w bieżącym roku uzyska przychody na podobnym poziomie co w roku poprzednim. Dodatkowo z przywileju opłacania uproszczonej składki zdrowotnej mogą korzystać podatnicy, którzy w poprzednim roku prowadzili działalność przez pełny rok kalendarzowy, czyli od 1 stycznia.

#banner-164929#

Składka zdrowotna uproszczona w systemie wFirma.pl

W celu wyliczenia składki zdrowotnej w systemie wFirma.pl należy przejść do zakładki: START » ZUS » DEKLARACJE ROZLICZENIOWE » DODAJ DEKLARACJĘ gdzie w zakładce ZAAWANSOWANE możliwy jest wybór metody rozliczania składki zdrowotnej jako Uproszczony – na podstawie przychodu z ubiegłego roku.

składka zdrowotna bez dopłaty

#banner-164926#

#polecamy#

#banner-164932#

Question 10

Chcę zawrzeć umowę zlecenie z osobą z ustalonym prawem do emerytury z wynagrodzeniem w ujęciu miesięcznym 3 500,00 zł brutto. Wiem już, że umowa zlecenie podpisana z emerytem jest podstawą do naliczania składek za ubezpieczenie społeczne, zdrowotne oraz wypadkowe. Co natomiast z FP i FGŚP? Czy składka chorobowa jest dobrowolna?

Accepted Answer

Umowa zlecenie, nazywana inaczej umową starannego działania jest jedną z form zatrudnienia, w której przyjmujący zlecenie zobowiązuje się do dokonania określonej czynności prawnej dla zleceniodawcy. Jakie składki należy opłacać za emeryta zatrudnionego w ramach umowy zlecenie?

Forma oraz treść - umowa zlecenie

Kodeks cywilny nie reguluje kwestii związanych z formą zawarcia umowy zlecenie. Oznacza to, że umowa zlecenie może zostać zawarta zarówno na piśmie, jak i w formie ustnej, która jest tak samo wiążąca dla obu stron, jak forma pisemna. Wybierając formę zawarcia umowy zlecenie warto mieć jednak na uwadze, że umowa taka zawarta w formie ustnej może okazać się niewystarczającym dowodem w przypadku dochodzenia roszczeń z tytułu tej umowy przed sądem.

Umowa zlecenie powinna zawierać następujące elementy:

oznaczenie stron umowy – dane zleceniodawcy oraz zleceniobiorcy,
przedmiot zlecenia – opis świadczonych czynności na rzecz zleceniodawcy,
datę rozpoczęcia oraz zakończenia umowy,
wysokość wynagrodzenia,
dodatkowe ustalenia np. możliwość wykonania zlecenia przez osoby trzecie, okres wypowiedzenia umowy,
podpisy obu stron umowy.

[alert-info]W 2023 roku minimalna stawka godzinowa dla umów zlecenie wynosi od stycznia do czerwca 22,80 zł/godz., a od lipca do grudnia wyniesie 23,50 zł/godz. brutto.[/alert-info]#zobacztez#

Oskładkowanie umowy zlecenie z emerytem 2024

Zgodnie z ustawą o systemie ubezpieczeń społecznych osoby wykonujące pracę na podstawie umowy zlecenie mające ustalone prawo do emerytury lub renty, podlegają obowiązkowo ubezpieczeniom społecznym oraz ubezpieczeniu zdrowotnemu. Ubezpieczenie chorobowe jest dobrowolne dla zleceniobiorcy i następuje na jego wniosek.

W tabeli poniżej zostały przedstawione obowiązkowe ubezpieczenia społeczne zleceniobiorcy wraz ze stopami procentowymi składek i źródłem ich finansowania.

Rodzaj ubezpieczenia	Zleceniobiorca	Zleceniodawca
emerytalne	9,76%	9,76%
rentowe	1,5%	6,5%
wypadkowe	-	1,67%*

* standardowa wysokość składki na ubezpieczenie wypadkowe obejmująca płatników składek, którzy zgłaszają do ubezpieczenia wypadkowego nie więcej niż 9 ubezpieczonych.

Oprócz wymienionych wyżej składek na ubezpieczenia społeczne zleceniodawca ma obowiązek opłacać za pracownika zatrudnionego w ramach umowy zlecenie składki na Fundusz Pracy w wymiarze 2,45% oraz składki na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych w wymiarze 0,10%. Co istotne, składek na FP oraz FGŚP nie opłaca się w przypadku, gdy zleceniobiorca ukończył 55 lat w przypadku kobiety lub 60 lat w przypadku mężczyzny.

Przykład 1.

65-letni pracownik, który ma prawo do emerytury, jest zatrudniony w ramach umowy zlecenie, z którego osiąga miesięczne wynagrodzenie w kwocie 3 010,00 zł brutto. Pracownik nie zadeklarował chęci do objęcia go dobrowolnym ubezpieczeniem chorobowym. Jakie składki należy opłacić za zleceniobiorcę i w jakiej wysokości?

Składki finansowane przez pracownika:

składka na ubezpieczenie emerytalne: 3 500,00 zł x 9,76% = 341,60 zł,
składka na ubezpieczenie rentowe: 3 500,00 zł x 1,5% = 52,50 zł,
składka na ubezpieczenie zdrowotne: 3 105,90 x 9% = 279,53 zł.

Suma składek finansowanych przez pracownika: 673,63 zł.

Składki finansowane przez pracodawcę:

składka na ubezpieczenie emerytalne: 3 500,00 zł x 9,76% = 341,60 zł,
składka na ubezpieczenie rentowe: 3 500,00 zł x 6,5% = 227,50 zł,
składka na ubezpieczenie wypadkowe: 3 500,00 zł x = 58,45 zł.

Suma składek finansowanych przez pracodawcę: 627,55 zł.

Za zleceniobiorcę należy opłacić składki na ubezpieczenie emerytalne, rentowe, wypadkowe oraz zdrowotne. W związku z tym, że pracownik ukończył 60 lat, nie należy opłacać za niego składek na FP i FGŚP.

#banner-164284#

Zgłoszenie zleceniobiorcy do ubezpieczeń

Zleceniodawca ma obowiązek zgłosić zleceniobiorcę-emeryta zatrudnionego w ramach umowy zlecenie do ubezpieczeń społecznych oraz ubezpieczenia zdrowotnego w ZUS. Zgłoszenia należy dokonać na druku ZUS ZUA z kodem tytułu ubezpieczenia 04 11 1X. Jako datę objęcia ubezpieczeniem należy podać pierwszy dzień obowiązywania umowy. Co istotne, zgłoszenie należy przekazać do ZUS w ciągu 7 dni od daty powstania obowiązku ubezpieczeniowego, czyli rozpoczęcia umowy zlecenie.

Przykład 2.

Pan Artur podjął prace na podstawie umowy zlecenie w dniu 11 stycznia 2024 roku. Posiada prawo do emerytury i nie ma innego tytułu do objęcia ubezpieczeniami. Jak dokonać zgłoszenia w ZUS?

W tej sytuacji zleceniodawca powinien zgłosić go do ZUS na formularzu ZUS ZUA, gdzie jako datę powstania ubezpieczeń wskazuje się 11 stycznia 2024 roku, natomiast jako kod tytułu ubezpieczenia wskazać należy 04 11 10. ZUA należy wysłać do ZUS maksymalnie do 18 stycznia 2024 roku.

Dodawanie umowy zlecenie w systemie wFirma.pl

System wFirma.pl umożliwia proste generowanie umów cywilnoprawnych, w tym umowy zlecenie. W pierwszej kolejności należy wprowadzić zleceniobiorcę do systemu poprzez KADRY » PRACOWNICY » DODAJ.

Umowa zlecenie z emerytem a składki za ubezpieczenia ZUS - dodawanie pracownika

Następnie w celu wygenerowania umowy zlecenie należy przejść do zakładki KADRY » UMOWY » DODAJ » UMOWA ZLECENIE.

Umowa zlecenie z emerytem a składki za ubezpieczenia ZUS - dodawanie umowy zlecenie

W oknie dodawania umowy należy uzupełnić wymagane informacje tj. datę rozpoczęcia i zakończenia umowy czy wysokość wynagrodzenia, a następnie zapisać wprowadzone dane. Wygenerowaną umowę można wydrukować poprzez jej zaznaczenie i wybór z górnego paska zadań DRUKUJ » UMOWĘ. Dzięki temu zostanie wygenerowana umowa zawierające dane wprowadzone do systemu. #polecamy#

#banner-164293#

Question 11

Pracownik był na zwolnieniu chorobowym powyżej 60 dni i po powrocie do pracy musi przejść kontrolne badania lekarskie w placówce medycyny pracy. Ale placówka medycyny pracy zażądała, by pracownik przedstawił zaświadczenie od swojego lekarza o zakończeniu leczenia - czy lekarz medycyny pracy ma takie prawo? Czy zaświadczenie o zdolności do pracy zawsze jest wymagane?

Accepted Answer

Kazimierz, Warszawa

Zgodnie z artykułem 229 § 2 Kodeksu pracy pracownik podlega badaniom kontrolnym po niezdolności do pracy trwającej dłużej niż 30 dni. W praktyce oznacza to, że pracownik, który w wyniku choroby był niezdolny do pracy dłużej niż 30 dni, musi zostać skierowany na kontrolne badania lekarskie.Pracownik skierowany na badania zobowiązany jest się im poddać. Nie zastosowanie się do polecenia służbowego pracodawcy w tym przypadku może skutkować nałożeniem kary upomnienia lub nagany lub nawet karą pieniężną, co stanowi art. 108 kp.

Badania kontrolne przeprowadzane są na koszt pracodawcy.

[alert-info]Art. 229 § 2 Kodeks pracy

Pracownik podlega okresowym badaniom lekarskim. W przypadku niezdolności do pracy trwającej dłużej niż 30 dni, spowodowanej chorobą, pracownik podlega ponadto kontrolnym badaniom lekarskim w celu ustalenia zdolności do wykonywania pracy na dotychczasowym stanowisk.[/alert-info]

Problem pojawia się w momencie, gdy lekarz medycyny pracy nie chce nam wystawić zaświadczenia o zdolności do pracy. Bez zaświadczenia o zakończeniu leczenia, które wystawił lekarz POZ (podstawowej opieki zdrowotnej) lub inny lekarz prowadzący, możemy nawet nie mieć możliwości zarejestrowania się u lekarza medycyny pracy. Jednakże lekarz POZ nie może wystawić zaświadczenia o zdolności do pracy, bo nie posiada takich uprawnień.

#zobacztez#

Co zrobić w przypadku braku zaświadczenia o zdolności do pracy?

Art. 7 ust. 1 ustawy o służbie medycyny pracy wskazuje, że: „Służba medycyny pracy, wykonując swoje zadania, współdziała z:
1) pracodawcami i ich organizacjami;
2) pracownikami i ich przedstawicielami, a zwłaszcza ze związkami zawodowymi;
3) lekarzami udzielającymi pracującym świadczeń z zakresu podstawowej opieki zdrowotnej;
4) Zakładem Ubezpieczeń Społecznych, Kasą Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego i Pełnomocnikiem Rządu do Spraw Osób Niepełnosprawnych, zespołami do spraw orzekania o niepełnosprawności oraz Narodowym Funduszem Zdrowia;
5) Państwową Inspekcją Pracy, Państwową Inspekcją Sanitarną oraz innymi organami nadzoru i kontroli warunków pracy;
6) jednostkami badawczo-rozwojowymi*), szkołami wyższymi oraz innymi organizacjami i instytucjami, których działalność służy ochronie zdrowia pracujących.″

#banner-163231#

Z ustawy wynika więc wprost, że lekarze medycyny pracy mają obowiązek współpracowania z lekarzami POZ. Współpraca ta powinna polegać przede wszystkim na wymianie informacji o stanie zdrowia pracujących objętych ich opieką, zwłaszcza o stanach chorobowych mogących mieć związek z zagrożeniami zawodowymi lub sposobem wykonywania pracy.

Lekarz POZ jest źródłem wiedzy na temat schorzeń, które spowodowały niezdolność do pracy, przebiegu choroby, leczeniu, rokowaniach i ewentualnym zakończeniu leczenia. Samo zaświadczenie wystawione więc przez lekarza POZ o zakończeniu leczenia, czy zdolności do pracy, nie jest wystarczające dla lekarza medycyny pracy. Powinien on dokładnie zbadać przebieg choroby we własnym zakresie.

W przypadku leczenia poza strukturami POZ z tytułu np. ubezpieczenia prywatnego, pracownik nadal może żądać dostarczenia lekarzowi medycyny pracy potrzebnych informacji do wystawienia zaświadczenia potwierdzającego naszą zdolność do pracy.

Zaświadczenie o zdolności do pracy a dostęp do dokumentacji medycznej

Sami pacjenci mają dostęp do informacji na temat swojego leczenia. Zgodnie z art. 9 u.1 ustawy i prawach pacjenta i rzecznika praw pacjenta, ma on prawo do informacji o swoim stanie zdrowia. Art. 23 u.1 tego samego aktu prawnego mówi, że pacjent ma prawo do dostępu do dokumentacji medycznej dotyczącej jego stanu zdrowia oraz udzielonych mu świadczeń zdrowotnych. Obejmuje również możliwość:

wglądu do dokumentów,
sporządzenie wyciągu, odpisów lub kopii,
wydania oryginału za pokwitowaniem odbioru z zastrzeżeniem zwrotu.

Dzięki tym przepisom w przypadku, gdy lekarz medycyny pracy nie chce nam wydać zaświadczenia o zdolności do pracy, możemy do niego wrócić z pełną dokumentacją oraz ewentualnym zaświadczeniem od lekarza POZ o zakończeniu leczenia. Będzie to wystarczającą podstawą do tego, by wystawiono nam zaświadczenie o zdolności do pracy.

Po 30 dniach zwolnienia chorobowego pracodawca ma obowiązek skierować pracownika na badania kontrolne do lekarza medycyny pracy, aby ponownie stwierdził on czy pracownik może pracować. Lekarz medycyny po przeprowadzaniu badania wystawia zaświadczenie o zdolności do pracy.

System wFirma - skierowanie na badanie

W systemie wFirma istnieje możliwość wystawienia skierowań na badania dla wielu pracowników jednocześnie

W celu wydrukowania dla pracownika skierowania na badania lekarskie należy przejść do zakładki KADRY » PRACOWNICY, zaznaczyć pracownika, dla którego ma zostać wygenerowane skierowanie i z górnego paska wybrać opcję WYSTAW » SKIEROWANIE NA BADANIE.

zaświadczenie o zdolności do pracy

Jeżeli w oknie ustawienia drukowania zaznaczymy “zapisz w dokumentach” to po ostatecznym zatwierdzeniu (kliknięciu “Drukuj” w oknie ustawienia drukowania) skierowanie zostanie zapisane na dysku w formie *.pdf, a także w zakładce “Dokumenty” pracownika, dla którego skierowanie na badania lekarskie zostało stworzone. Skierowanie ma zawsze aktualne dane i podstawę prawną do jego wystawienia.

#faq#

#polecamy#

#banner-163234#

Question 12

Pracownik wypowiedział umowę o pracę na czas nieokreślony. Czy w związku z tym musi on podawać przyczynę wypowiedzenia umowy? Jaką podstawę prawną wpisać w wystawianym dla niego świadectwie pracy? Czy wypowiedzenie umowy o pracę na czas nieokreślony jest możliwe w każdym dowolnym momencie?

Accepted Answer

Rozwiązanie stosunku pracy jest regulowane przez kodeks pracy. Zgodnie z art. 30. § 1 kp umowa o pracę może zostać rozwiązana na mocy porozumienia stron, przez: oświadczenie jednej ze stron z zachowaniem okresu wypowiedzenia lub przez oświadczenie jednej ze stron bez zachowania okresu wypowiedzenia, lub z upływem czasu, na jaki była zawarta.

Wypowiedzenie umowy o pracę

Umowa o pracę na czas nieokreślony może zostać rozwiązana za wypowiedzeniem przez każdą ze stron, zarówno przez pracownika, jak i pracodawcę. Wypowiedzenie umowy powinno zostać sporządzone na piśmie i zawierać następujące elementy:

miejscowość oraz datę,
dane pracodawcy i pracownika,
informację o wypowiedzeniu umowy wraz z datą jej zawarcia oraz oznaczeniem stron umowy,
informację o zachowaniu okresu wypowiedzenia,
podpisy obu stron umowy.

[alert-info]W przypadku, gdy stroną wypowiadającą umowę jest pracodawca, w wypowiedzeniu umowy o pracę powinna się znaleźć dodatkowo adnotacja o możliwości odwołania się przez pracownika do sądu pracy.[/alert-info]

#zobacztez#

Wypowiedzenie umowy o pracę na czas nieokreślony - okres wypowiedzenia

Długość okresu wypowiedzenia jest uzależniona od okresu, na jaki została zawarta umowa oraz od stażu pracy pracownika u danego pracodawcy. Zgodnie z art. 36. § 1. kp okres wypowiedzenia umowy o pracę na czas określony i nieokreślony jest taki sam i wynosi 2 tygodnie, jeśli pracownik był zatrudniony krócej niż 6 miesięcy, miesiąc w przypadku gdy pracownik jest zatrudniony co najmniej 6 miesięcy lub 3 miesiące dla pracowników zatrudnionych co najmniej 3 lata.

Momentem rozpoczęcia biegu wypowiedzenia jest:

pierwszy dzień kalendarzowy miesiąca następującego, po miesiącu, w którym wypowiedzenie umowy zostało złożone dla wypowiedzenia liczonego w wymiarze miesięcznym,
pierwsza niedziela po dniu złożenia wypowiedzenia umowy dla wypowiedzenia liczonego w wymiarze tygodniowym.

Przykład 1.

Pracownik posiadający staż pracy w wysokości 5 lat u danego pracodawcy złożył wypowiedzenie umowy o pracę na czas nieokreślony 18 stycznia 2024 r. Momentem rozpoczęcia biegu wypowiedzenia będzie 1 luty 2024 r.

Przykład 2.

Pracownik zatrudniony u danego pracodawcy przez okres 4 miesięcy złożył wypowiedzenie umowy o pracę na czas nieokreślony 21 lutego 2024 r. Momentem rozpoczęcia biegu wypowiedzenia będzie 24 luty 2024 r.

Przykład 3.

Pracownik zatrudniony u danego pracodawcy przez okres 2 lat złożył wypowiedzenie umowy o pracę na czas nieokreślony 22 lutego 2024 r. Momentem rozpoczęcia biegu wypowiedzenia będzie 1 marca 2024 r.

#banner-102708#

Obowiązek podania przyczyny wypowiedzenia umowy

Pracownik nie jest zobligowany do poinformowania pracodawcy o powodach wypowiedzenia umowy. Natomiast pracodawca, który wypowiada pracownikowi umowę o pracę na czas nieokreślony, ma obowiązek zamieścić w oświadczeniu przyczynę tego wypowiedzenia, przy czym przyczyna ta powinna być prawdziwa i konkretna.

[alert-info]Obowiązek uzasadniania wypowiedzenia nie dotyczy pracownika.[/alert-info]

#banner-163555#

Rozwiązanie umowy o pracę za wypowiedzeniem w świadectwie pracy

W przypadku zakończenia umowy z pracownikiem pracodawca powinien niezwłocznie, w ostatnim dniu pracy wydać pracownikowi świadectwo pracy podsumowujące jego okres zatrudnienia w danej firmie. Na świadectwie pracy, oprócz informacji dotyczących stanowiska, okresu i rodzaju wykonywanej pracy, oraz informacji niezbędnych do ustalenia uprawnień pracowniczych i uprawnień z ubezpieczenia społecznego, powinna znaleźć się informacja dotycząca trybu, oraz podstawy prawnej rozwiązania stosunku pracy, którą należy umieścić w punkcie 4 świadectwa pracy.

Umowę o pracę rozwiązuje się na podstawie:

art. 30 § 1 pkt 1 – jeżeli umowa została rozwiązana na mocy porozumienia stron,
art. 30 § 1 pkt 2 – w przypadku, gdy umowa uległa rozwiązaniu za wypowiedzeniem przez pracownika lub pracodawcę,
art. 30 § 1 pkt 3 – jeżeli umowa została rozwiązana przez pracownika lub pracodawcę bez zachowania okresu wypowiedzenia,
art. 30 § 1 pkt 4 – w sytuacji, gdy umowa została rozwiązana z upływem czasu, na jaki była zawarta,
art. 30 § 1 pkt 3 w związku z art. 52 § 1 pkt 2 – przy rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia z powodu popełnienia przez pracownika w czasie trwania umowy o pracę przestępstwa, które uniemożliwia dalsze zatrudnianie go na zajmowanym stanowisku, jeżeli przestępstwo jest oczywiste lub zostało stwierdzone prawomocnym wyrokiem.

[alert-info]Przeczytaj więcej na temat wypowiedzenia umowy o pracę:
Wypowiedzenie umowy o pracę na czas określony
Kiedy i w jakiej formie złożyć wypowiedzenie umowy o pracę?
Rozwiązanie umowy za wypowiedzeniem art. 30 § 1 pkt 2 kp[/alert-info]

Ponadto, poza wymienionymi wyżej, wyróżniamy również podstawy prawne szczególnego ustania zatrudnienia, które dotyczą między innymi rozwiązania umowy na skutek śmierci pracownika lub pracodawcy, przejścia zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę, z powodu tymczasowego aresztowania pracownika itp.

Podsumowując, wypowiedzenie umowy o pracę na czas nieokreślony może zostać złożone zarówno przez pracodawcę, jak i pracownika, natomiast obowiązek związany z uzasadnieniem przyczyny wypowiedzenia ciąży jedynie na pracodawcy. Jeśli umowa na czas nieokreślony została rozwiązana za wypowiedzeniem przez pracownika, wówczas na świadectwie pracy w ust. 4 należy wskazać jako podstawę prawną rozwiązania umowy art. 30 § 1 pkt 2 i zaznaczyć, że umowę wypowiedział pracownik.

Wypowiedzenie umowy na czas nieokreślony w systemie wfirma.pl

W systemie wfirma.pl istnieje możliwość zakończenia umowy z pracownikiem. Funkcja ta jest dostępna w pakiecie Kadry i płace.

Aby rozwiązać umowę z pracownikiem należy przejść do zakładki KADRY » UMOWY, zaznaczyć daną umowę oraz wybrać z górnego Menu opcję DODAJ » ZAKOŃCZENIE.

wypowiedzenie umowy o pracę na czas nieokreślony - zakończenie umowy

W kolejnym kroku w oknie dodawania zakończenia umowy o pracę należy wybrać podstawę rozwiązania umowy oraz uzupełnić okres wypowiedzenia.

wypowiedzenie umowy o pracę na czas nieokreślony - podstawa rozwiązania umowy

Szczegóły dotyczące rozwiązywania umowy z pracownikiem w systemie wfirma.pl znajdują się w artykule pomocy: Jak rozwiązać umowę o pracę z pracownikiem?#polecamy##banner-163558#

Question 13

W mojej firmie wszyscy pracują w biurze, ale zdarzają się sytuacje, w których pracownik z jakiegoś powodu chce pracować z domu. Czy nowe przepisy będą umożliwiały takie rozwiązanie, czy będzie tu miała zastosowanie okazjonalna praca zdalna?

Accepted Answer

W związku z wieloma postulatami pracodawców w Kodeksie pracy znalazła się regulacja dotycząca „okazjonalnej pracy zdalnej”. Jak podkreśla ustawodawca, ma to być forma pracy zdalnej wykonywanej częściowo, która ma szczególny charakter – tj. incydentalność jej wykonywania, fakt jej wykonywania wyłącznie ze względu na potrzeby pracownika – dlatego została unormowana w sposób odmienny.

#zobacztez#

Okazjonalna praca zdalna 2024 r. – jej szczególny charakter

Praca zdalna może być wykonywana okazjonalnie na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym.

[alert-info]Wymiar okazjonalnej pracy zdalnej w ciągu roku kalendarzowego nie będzie mógł przekraczać 24 dni.[/alert-info]

Okazjonalna praca zdalna ma być incydentalna i zastosowana wyłącznie ze względu na potrzeby pracownika. Z inicjatywą takiej formy pracy zdalnej będzie mógł wystąpić wyłącznie pracownik. W tym celu powinien sporządzić stosowny wniosek i przekazać go pracodawcy w postaci papierowej lub elektronicznej.

W uzasadnieniu do projektu znalazł się przykład wykorzystania okazjonalnej pracy zdalnej i może to być:

Przykład 1.

Pan Jan w związku z uroczystością rodzinną, która odbędzie się kilkadziesiąt kilometrów od jego miejsca zamieszkania we wtorek, wystąpił do pracodawcy o pracę zdalną w poniedziałek. Czy może tu być zastosowana okazjonalna praca zdalna?

Tak, z wnioskiem występuje pracownik i zostanie ona zastosowana wyłącznie ze względu na potrzeby pracownika.

[alert-info]Okazjonalna praca zdalna może być zastosowana w okolicznościach incydentalnych i szczególnych, uzasadnionych wyłącznie interesem pracownika.[/alert-info]

Wniosek o okazjonalną pracę zdalną można znaleźć w artykule: Wniosek o okazjonalną pracę zdalną – wzór z omówieniem.

#banner-163396#

Czy stosuje się przepisy o pracy zdalnej?

Niezależnie od charakteru okazjonalnej pracy zdalnej pracodawca będzie miał obowiązek zapewnienia pracownikowi w jej trakcie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy. Jednak z uwagi na szczególną formę okazjonalnej pracy zdalnej w projekcie zaproponowano, że w tym przypadku nie będą więc stosowane przepisy regulujące pracę zdalną dotyczące m.in.:

ustalenia zasad wykonywania okazjonalnej pracy zdalnej w porozumieniu zawartym ze związkami zawodowymi lub regulaminie;
przekazania przez pracodawcę dodatkowej informacji o warunkach zatrudnienia pracownika;
możliwości efektywnego wycofania się przez każdą ze stron z wykonywania pracy zdalnej;
obowiązku zapewnienia przez pracodawcę pracownikowi materiałów i narzędzi pracy niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, pokrycia wymienionych w projekcie kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, a także zapewnienia pracownikowi wykonującemu pracę zdalną pomocy technicznej i niezbędnych szkoleń w zakresie obsługi narzędzi pracy;
wyłączenia obowiązku przeprowadzania szkoleń okresowych pracowników zatrudnionych na stanowiskach administracyjno-biurowych, niezależnie od rodzaju przeważającej działalności pracodawcy.

Natomiast istotne jest, że nie wyłączono zastosowania projektowanego art. 67²⁵ kp. Dzięki temu jeżeli pracodawca dobrowolnie postanowi zwrócić pracownikowi wykonującemu okazjonalną pracę zdalną koszty bezpośrednio z nią związane (pomimo braku ustawowego obowiązku), wówczas nie będą one stanowiły przychodu w rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych – to znaczy nie będą opodatkowane.

Kontrola okazjonalnej pracy zdalnej 2024

Możliwa jest kontrola pracownika korzystającego z takiej formy pracy zdalnej. Zgodnie z projektowanymi zmianami kontrola wykonywania okazjonalnej pracy zdalnej, w tym w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy oraz przestrzegania procedur ochrony danych osobowych, odbywać się będzie zgodnie z warunkami ustalonymi z pracownikiem. Rozwiązanie takie zostało wprowadzone, ponieważ zasady wykonywania okazjonalnej pracy zdalnej nie będą określone w aktach wewnątrzzakładowych.

Okazjonalna praca w systemach kadrowych

Obecnie pojawił się projekt nowego świadectwa pracy, w którym będzie zawarta informacja o wykorzystaniu okazjonalnej pracy zdalnej. System wFirma.pl po opublikowaniu rozporządzenia będzie dostosowany do tych zmian: Świadectwo pracy pracownika w systemie wFirma.pl.

Nowe przepisy zakładają, że praca zdalna może być realizowana okazjonalnie na wniosek pracownika w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym. Przy takim rozwiązaniu nie będzie konieczne stosowanie wszystkich przepisów dotyczących pracy zdalnej – z pewnością sprawi to, że będzie on popularna.#polecamy##banner-163399#

Question 14

1 lipca zawiesiłem działalność opodatkowaną skalą podatkową i nie wznowiłem jej do końca roku, w związku z czym nie płaciłem składki zdrowotnej od dochodu z czerwca. Czy w okresie zawieszenia powinienem wysyłać formularze ZUS DRA i opłacić składkę zdrowotną? Co w sytuacji, gdy wznowię działalność w styczniu lub lutym kolejnego roku? Jak powinna być wyliczona roczna składka zdrowotna w zawieszonej działalności?

Accepted Answer

Za pełne miesiące zawieszenia działalności przedsiębiorca nie przekazuje do urzędu i ZUS deklaracji oraz formularzy rozliczeniowych. Ostatnie rozliczenie ma miejsce za okres sprzed zawieszenia działalności. W opisanym przypadku należy wysłać ZUS DRA za czerwiec w terminie do 20 lipca (pomimo tego, że termin ten przypada już w okresie zawieszenia działalności).

Roczna składka zdrowotna w zawieszonej działalności

W przypadku opodatkowania skalą podatkową lub podatkiem liniowym, podstawą składki zdrowotnej jest dochód uzyskany w miesiącu poprzednim. Oznacza to, że zawieszając działalność gospodarczą np. w lipcu przedsiębiorca opłaca ostatnią składkę zdrowotną za czerwiec na podstawie dochodu z maja.[alert-info]Ostateczne rozliczenie składki zdrowotnej (w ujęciu rocznym), ma miejsce w ZUS DRA za kwiecień następnego roku. W wyliczeniu rocznej składki zdrowotnej uwzględnia się przychody i koszty za cały poprzedni rok.[/alert-info]

W związku z powyższym, jeżeli działalność nie zostanie wznowiona przed końcem okresu składkowego, to z rozliczenia rocznej składki zdrowotnej powstanie niedopłata składki, którą należy uregulować do 20 maja. Niedopłata składek wystąpi na skutek braku miesięcznego wyliczenia składki zdrowotnej na podstawie dochodu z miesiąca przed zawieszeniem działalności.[alert-info]Zgodnie z art. 81 ust. 2 ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych, w przypadku opodatkowania skalą podatkową lub podatkiem liniowym, okres składkowy trwa od 1 lutego do 31 stycznia następnego roku. W przypadku opodatkowania ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych okres składkowy trwa od 1 stycznia do 31 grudnia.[/alert-info]

#zobacztez#

W sytuacji gdy działalność zawieszona była przez cały okres składkowy to przedsiębiorca nie składa rocznego rozliczenia składki zdrowotnej. W tym przypadku jeżeli działalność jest aktywna w kwietniu to za ten miesiąc składa się tylko miesięczne rozliczenie ZUS DRA/RCA.

Przykład 1.

Pani Zuzanna prowadzi działalność opodatkowaną skalą podatkową. Przez cały 2023 rok miała zawieszoną działalność i nie zamierza wznawiać jej w 2024 roku. Czy w takim przypadku pani Zuzanna ma obowiązek rozliczenia rocznej składki zdrowotnej za 2023 rok która będzie zerowa?

Nie, w przypadku gdy działalność była zawieszona przez cały okres składkowy, pani Zuzanna nie wysyła zerowej deklaracji ZUS DRA za kwiecień 2024 roku.

Wznowienie działalności w styczniu a składka zdrowotna w ramach kontynuacji formy opodatkowania

Jeżeli działalność zostanie wznowiona przed 31 stycznia kolejnego roku a więc przed końcem okresu składkowego, to podstawą wyliczenia składki zdrowotnej jest:

dochód z miesiąca przed zawieszeniem działalności – jeżeli działalność została zawieszona wraz z pierwszym dniem miesiąca, lub
dochód z miesiąca w którym nastąpiło zawieszenie działalności – jeżeli działalność została zawieszona w trakcie miesiąca.

[alert-info]Szczegółowe omówienie schematu wyliczania składki zdrowotnej w różnych formach opodatkowania znajduje się w artykule: Składka zdrowotna wspólnika spółki – kiedy jest obowiązkowa?[/alert-info]

Wyjątkiem jest opodatkowanie ryczałtem. Jeżeli bowiem przedsiębiorca wznowi działalność w styczniu i będzie kontynuował opodatkowanie ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych to nie obowiązuje go roczne rozliczenie składki zdrowotnej za rok w którym działalność była zawieszona (przez cały rok).[alert-info]Taką odpowiedź uzyskała również redakcja naszego Poradnika Przedsiębiorcy na zapytanie skierowane do ZUS: "Jeżeli przedsiębiorca miał zawieszoną działalność przez cały 2022 rok i wznawia jej prowadzenie w styczniu 2023 r. (przy założeniu, że w 2022 r. i 2023 r. właściwą formą opodatkowania jest ryczał), to nie rozlicza rocznej składki zdrowotnej za 2022 r." Analogicznie należy zatem postąpić w przypadku rocznego rozliczenia składki zdrowotnej za 2023 rok.[/alert-info]

Przykład 2.

Pan Łukasz prowadzi działalność opodatkowaną ryczałtem. Cały 2023 rok działalność była zawieszona i została wznowiona od stycznia 2024 roku. Czy w takim przypadku pan Łukasz ma obowiązek sporządzenia rocznego rozliczenia składki zdrowotnej?

Nie, w takiej sytuacji pan Łukasz sporządza tylko miesięczne rozliczenie składki zdrowotnej w ramach ZUS DRA za kwiecień 2024 ponieważ przez cały okres składkowy za 2023 rok działalność była zawieszona.

#banner-162301#

Wznowienie działalności w styczniu a składka zdrowotna przy zmianie formy opodatkowania

Wraz z nowym rokiem podatkowym przedsiębiorca ma prawo zmienić formę opodatkowania. Czas na podjęcie decyzji o zmianie formy opodatkowania ma do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym został uzyskany pierwszy przychód w nowym roku. Natomiast mimo to, nowa forma opodatkowania obowiązuje za cały rok a więc od 1 stycznia.[alert-info]Zmieniając formę opodatkowania w nowym roku, przedsiębiorca generując ZUS DRA za styczeń stosuje zasady obowiązujące dla nowej formy opodatkowania.[/alert-info]

Przykład 3.

Pan Michał w 2023 roku prowadził działalność opodatkowaną skalą podatkową. Zawiesił ją 1 września 2023 roku i wznowił w styczniu 2024 roku. Zdecydował się na zmianę formy opodatkowania w 2024 roku i 1 lutego zaktualizował formularz CEIDG-1 wybierając opodatkowanie podatkiem liniowym. Jak pan Michał powinien ustalić podstawę wyliczenia składki zdrowotnej za styczeń 2024 roku?

W związku ze zmianą formy opodatkowania w 2024 roku podstawą wyliczenia składki zdrowotnej jest dochód uzyskany w ostatnim miesiącu przed zawieszeniem działalności, który opodatkowany był wg formy opodatkowania z 2024 roku czyli na podatku liniowym. Jeżeli pan Michał uzyskiwał w 2023 roku dochody wyłącznie opodatkowane skalą podatkową to za styczeń 2024 opłaci minimalną składkę zdrowotną ponieważ w 2023 nie ma dochodu, który mógłby być podstawą wyliczenia. Składka zdrowotna za styczeń 2024 wynosi 314,10 zł (3 490 zł x 9%).

[alert-info]Minimalna składka zdrowotna za 2024 rok wynosi 381,78 zł. Przy czym w związku z tym, że podstawą wyliczenia składki zdrowotnej za styczeń 2024 są dochody z 2023 roku to w sytuacji gdy konieczne jest opłacenie minimalnej składki zdrowotnej, opłacana jest według minimalnego wynagrodzenia obowiązującego w 2023 roku czyli wynosi 314,10 zł.[/alert-info]

Wznowienie działalności w lutym a składka zdrowotna

W przypadku gdy działalność zostanie wznowiona w pierwszym miesiącu okresu składkowego, podstawą wyliczenia składki zdrowotnej jest wyłącznie dochód ze stycznia. Wynika to z art. 81 ust. 2c ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych zgodnie z którym za każdy miesiąc podlegania ubezpieczeniu, przedsiębiorca wpłaca składkę na ubezpieczenie zdrowotne od miesięcznej podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne, która za pierwszy miesiąc podlegania ubezpieczeniu w roku składkowym ustalana jest jako różnica między osiągniętymi przychodami, a poniesionymi kosztami uzyskania tych przychodów.[alert-info]Wznawiając działalność w lutym następnego roku, z rocznego wyliczenia składki zdrowotnej może wynikać niedopłata składki ze względu na to, że podatnik nie zapłacił składki zdrowotnej ustalanej na podstawie dochodu z ostatniego okresu sprzed zawieszenia firmy.[/alert-info]

Podsumowując, roczna składka zdrowotna w zawieszonej działalności wyliczana jest bez względu na to czy działalność została wznowiona czy nie. Jest to postępowanie analogiczne do rozliczenia rocznego na gruncie podatku dochodowego w ramach którego każdy podatnik zobowiązany jest do złożenia w urzędzie zeznania rocznego za dany rok bez względu na to czy działalność została wznowiona.

#banner-162307#

Zawieszona działalność a składka zdrowotna w systemie wFirma.pl

Przedsiębiorcy, którzy mają obowiązek sporządzenia rocznego rozliczenia składki zdrowotnej mogą skorzystać z automatycznego wyliczenia składki w systemie wFirma.pl. W tym celu należy przejść do zakładki: START » ZUS » DEKLARACJE ROZLICZENIOWE » DODAJ DEKLARACJĘ. Po wybraniu jako Miesiąc opcji KWIECIEŃ pojawią się w oknie dodatkowe checkbox’y:

Deklaracja ZUS DRA,
Roczne rozliczenie składki zdrowotnej.

Jeżeli przedsiębiorca ma obowiązek sporządzanie rocznego rozliczenia składki zdrowotnej i wznowił działalność to pozostawia zaznaczone obie opcje. Jeżeli działalność została zawieszona na cały okres składkowy ale wznowiona przed kwietniem to należy pozostawić zaznaczony tylko checkbox dotyczący deklaracji ZUS DRA.

roczna składka zdrowotna w zawieszonej działalności

#banner-162304#

#polecamy#

#faq#

Question 15

Założyłem działalność w połowie roku. Czy minimalna roczna składka zdrowotna wyliczana powinna być proporcjonalnie do liczby miesięcy, w których prowadziłem działalność, czy z uwzględnieniem 12 miesięcy?

Accepted Answer

Rozliczenie rocznej składki zdrowotnej ma miejsce po zakończonym roku na formularzu ZUS składanym za kwiecień do 20 maja. W przypadku rocznej składki zdrowotnej za 2023 rok rozliczenie następuje do 20 maja 2024 roku.

Minimalna roczna składka zdrowotna – jak ustalić podstawę?

Zgodnie z art. 81 ust. 2b ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych, w sytuacji gdy podstawa wymiaru składki zdrowotnej jest niższa niż iloczyn liczby miesięcy podlegania ubezpieczeniu zdrowotnemu w roku kalendarzowym i minimalnego wynagrodzenia obowiązującego w pierwszym dniu roku składkowego, to podstawę wymiaru składki zdrowotnej stanowi ta wartość.[alert-info]Minimalna podstawa rocznej składki zdrowotnej = liczba miesięcy, w których działalność była prowadzona × minimalne wynagrodzenie w pierwszym dniu roku składkowego.

Zgodnie z powyższym wzorem minimalna podstawa składki zdrowotnej za 2023 rok u podatników prowadzących działalność przez cały rok wynosiła 41 880 zł, czyli 12 miesięcy × 3 490 zł.

W 2024 roku minimalna wartość rocznej składki zdrowotnej wynosi 50 904 zł, czyli 12 miesięcy x 4 242 zł.[/alert-info] Oznacza to, że zakładając działalność w trakcie roku należy uwzględnić w wyliczeniu minimalnej składki zdrowotnej ilość miesięcy prowadzenia działalności w danym roku.

#zobacztez#

Minimalna roczna składka zdrowotna – jak ustalić jej wysokość?

Wysokość minimalnej rocznej składki zdrowotnej ustalana jest jako 9% podstawy wymiaru składki minimalnej, co wynika z art. 79a ust. 1 ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych.[alert-info]W 2023 roku minimalna roczna składka zdrowotna u podatników prowadzących działalność gospodarczą przez cały rok nie mogła być niższa niż 3 769,20 zł (314,10 zł × 12) a w 2024 roku nie może być niższa niż 4 581,36 zł (381,78 zł x 12).[/alert-info]

Przykład 1.

Pan Paweł prowadził w 2023 roku działalność gospodarczą opodatkowaną podatkiem liniowym i uzyskał dochód w wysokości 60 000 zł. Jaka będzie podstawa minimalnej składki zdrowotnej?

Wysokość składki zdrowotnej na podstawie uzyskanego dochodu to 60 000 zł × 4,9%, czyli 2 940 zł. Roczna składka zdrowotna obliczona na podstawie faktycznego dochodu jest niższa niż minimalna wartość składki zdrowotnej (która wynosiła 3 769,20 zł). Oznacza to, że pan Paweł w ramach rozliczenia rocznej składki zdrowotnej powinien wykazać składkę w wysokości 3 769,20 zł.

Jeżeli przedsiębiorca otworzył działalność w trakcie roku, to minimalna roczna składka zdrowotna nie może być niższa niż minimalna składka miesięczna za miesiące prowadzenia działalności.

Przykład 2.

Pan Sebastian otworzył działalność w sierpniu 2023 roku opodatkowaną skalą podatkową. W trakcie 2023 roku uzyskał dochód w kwocie 25 000 zł. Ile wynosi minimalna składka zdrowotna za 2023 rok?

Pan Sebastian prowadził działalność przez 5 miesięcy 2023 roku. Oznacza to, że minimalna składka zdrowotna, jaką powinien opłacić, wynosi 1 570,50 zł, czyli 5 miesięcy × 314,10 zł. Uzyskując dochód w kwocie 25 000 zł, pan Sebastian zapłacił składkę zdrowotną za 2023 rok w wysokości 2 250 zł, czyli 25 000 zł × 9%. Oznacza to, że nie wystąpi niedopłata składki zdrowotnej w rozliczeniu rocznym.

[alert-info]Minimalna roczna składka zdrowotna obliczana jest proporcjonalnie do okresu prowadzenia działalności w danym roku.[/alert-info]

Jeżeli w danym roku podatnik zawiesił działalność, to ma obowiązek zapłaty składki zdrowotnej za okres prowadzenia działalności, a więc z wyłączeniem pełnych okresów, w których działalność była zawieszona.

#banner-162292#

Przykład 3.

Pan Michał prowadzi działalność opodatkowaną skalą podatkową. W dniu 15 marca 2023 roku zawiesił ją i wznowił 1 września 2023 roku. Jak powinien obliczyć minimalną składkę zdrowotną polegającą zapłacie za 2023 rok?

Pan Michał zawiesił prowadzenie działalności na 5 pełnych miesięcy. Oznacza to, że minimalna roczna składka zdrowotna obliczana jest na podstawie 7 miesięcy w 2023 roku i wynosi 2 198,70 zł, czyli 7 miesięcy × 314,10 zł.

[alert-info]W przypadku opodatkowania ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych nie występuje pojęcie minimalnej rocznej składki zdrowotnej. Podatnicy muszą zwrócić uwagę na próg przychodu w ramach danego roku, w którym się znajdują w grudniu tego roku. Natomiast przy rozpoczęciu działalności w trakcie roku miesiące, za które opłacana jest składka zdrowotna, to miesiące prowadzenia działalności (z wyłączeniem miesięcy, w których działalność została zawieszona).[/alert-info]

Podsumowując, minimalną roczną składkę zdrowotną należy wyliczać proporcjonalnie do liczby miesięcy, w których działalność była prowadzona, z wyłączeniem pełnych miesięcy ewentualnego zawieszenia działalności.

Minimalna roczna składka zdrowotna w rozliczeniu rocznym

W celu wygenerowania rocznego rozliczenia składki zdrowotnej w systemie wFirma.pl należy przejść do zakładki: START » ZUS » DEKLARACJE ROZLICZENIOWE » DODAJ DEKLARACJĘ. Po wybraniu jako Miesiąc opcji KWIECIEŃ pojawią się w oknie dodatkowe checkbox’y:

Deklaracja ZUS DRA,
Roczne rozliczenie składki zdrowotnej.

minimalna roczna składka zdrowotna

W oknie generatora rocznej składki zdrowotnej należy wybrać formę opodatkowania za rozliczany rok i ilość miesięcy podlegania ubezpieczeniom zdrowotnym (zazwyczaj ilość miesięcy prowadzonej działalności w których nie była zawieszona). Dzięki temu w podzakładce ZAAWANSOWANE jeżeli składka zdrowotna wyliczona na podstawie danych z rozliczanego roku będzie niższa niż minimalna roczna składka zdrowotna wtedy system do wyliczeń przyjmie wartości minimalne automatycznie.

#banner-162295#

#polecamy#

#banner-162298#

Zdaniem eksperta

Jaki jest termin na przekazanie dokumentów zgłoszeniowych do ZUS?

Czy przysługuje urlop wypoczynkowy za niepełny miesiąc pracy?

Zakładki do akt osobowych - wzory do wydruku

Zwolnienie lekarskie w trakcie wypowiedzenia - czy przerywa jego bieg?

Rozwiązanie umowy w trakcie ciąży a prawa pracownicy

Zasiłek macierzyński a przedłużenie umowy o pracę do dnia porodu

Zwolnienie od pracy pracownika oddającego krew

Jak liczyć dni zwolnienia lekarskiego w razie choroby pracownika?

Składka zdrowotna bez dopłaty na ryczałcie ewidencjonowanym

Umowa zlecenie emeryta a składki ZUS 2024

Zaświadczenie o zdolności do pracy - kiedy jest wymagane?

Wypowiedzenie umowy o pracę na czas nieokreślony a podanie przyczyny

Okazjonalna praca zdalna w 2024 r. – zasady jej udzielania

Roczna składka zdrowotna w zawieszonej działalności

Minimalna roczna składka zdrowotna a założenie firmy w trakcie roku

Artykuły

Wzory