Czy trzeba drukować e-faktury w KSeF do PKPiR? Wyjaśniamy

Współczesna księgowość opiera się na cyfryzacji, a e-faktury w KSeF stały się standardem dla wielu przedsiębiorców. W związku z tym pojawia się istotne pytanie dla właścicieli firm oraz biur rachunkowych: czy po wystawieniu e-faktury w KSeF istnieje prawny obowiązek ich drukowania do celów archiwizacji i prowadzenia PKPiR?

Zasady wystawiania oraz przechowywania e-faktury w KSeF

W pierwszej kolejności wskażmy, że zgodnie z art. 2 pkt 32a ustawy VAT przez fakturę ustrukturyzowaną (potocznie nazywaną e-fakturą) rozumie się fakturę wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie. Jak wynika z treści art. 106na ust. 1 ustawy VAT, fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur. Z kolei w myśl art. 106na ust. 3 ustawy VAT faktura ustrukturyzowana jest uznana za otrzymaną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę.

Tytułowa e-faktura jest zatem dokumentem w wersji elektronicznej, posiadającym strukturę logiczną XML. Z technicznego punktu widzenia możliwe jest wydrukowanie takiej faktury w postaci jej wizualizacji, jednak należy podkreślić, że wizualizacja nie jest fakturą w rozumieniu art. 2 pkt 32a ustawy VAT.

Dalej przejdźmy do kwestii związanych z przechowywaniem faktur. Po pierwsze, w myśl art. 112 ustawy VAT podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Jak wynika z art. 112a ww. ustawy, podatnicy przechowują:

1. wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
2. otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

- w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju. Podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w postaci elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Osobna regulacja dotyczy natomiast przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Otóż w myśl art. 112aa ust. 1 ustawy VAT faktury ustrukturyzowane oraz faktury, o których mowa w art. 106nda ust. 1, art. 106nf ust. 1 i art. 106nh ust. 1, po przesłaniu ich do Krajowego Systemu e-Faktur, są przechowywane w Krajowym Systemie e-Faktur przez okres 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione. Przepisów art. 112 i art. 112a nie stosuje się. Chodzi tu także o faktury wystawione poza systemem w trybie offline oraz w okresie awarii lub niedostępności Krajowego Systemu e-Faktur, które po przesłaniu do systemu są w nim przechowywane na tych samych zasadach co faktury ustrukturyzowane.

Jeżeli okres przechowywania e-faktur upłynie przed upływem terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, podatnik przechowuje e-faktury poza Krajowym Systemem e-Faktur do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Z art. 112 i art. 112a ustawy VAT wynika, że w przypadku faktur innych niż ustrukturyzowane istnieje możliwość przechowywania faktur wystawionych i otrzymanych w formie elektronicznej lub papierowej, w dowolny sposób. Jednakże sposób ten ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Ponadto podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Inaczej natomiast wygląda kwestia w przypadku przechowywania e-faktur. Przypomnijmy, że zgodnie z art. 106nd ust. 2 pkt 7 ustawy VAT Krajowy System e-Faktur jest systemem teleinformatycznym służącym do przechowywania faktur ustrukturyzowanych. To zatem oznacza, że podatnik nie ma obowiązku odrębnego archiwizowania e-faktur. W art. 112aa ustawy VAT wprost wskazano, że ww. obowiązki nie mają zastosowania do e-faktur.

Dlaczego e-faktury w KSeF nie muszą być archiwizowane w wersji papierowej

Zgodnie z art. 106m ust. 1 ustawy VAT Krajowy System e-Faktur zapewnia autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury ustrukturyzowanej. Ponadto w myśl art. 106nd ust. 2 ustawy VAT Krajowy System e-Faktur umożliwia:

• dostęp do faktur ustrukturyzowanych (pkt 5);
• analizę i kontrolę prawidłowości danych z faktur ustrukturyzowanych (pkt 9).

Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Natomiast przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Ww. art. 106m ust. 1 ustawy wskazuje jednoznacznie, że autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury ustrukturyzowanej zapewnia Krajowy System e-Faktur. Natomiast w przypadku faktury innej niż faktura ustrukturyzowana, to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności tej faktury.

Odnosząc się do kwestii związanych z podatkową księgą przychodów i rozchodów, należy wskazać, że zgodnie z § 4 ust. 1 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, podatnik jest obowiązany prowadzić księgę rzetelnie i w sposób niewadliwy. Za niewadliwą uznaje się księgę prowadzoną zgodnie z przepisami rozporządzenia, według ustalonego wzoru księgi i zgodnie z objaśnieniami do wzoru księgi. Księgę uznaje się za rzetelną, jeżeli dokonywane w niej zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty.

Na mocy zaś § 6 ust. 3 pkt 1 analizowanego rozporządzenia podstawą dokonywania zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami. Dowód księgowy jest sporządzany w języku polskim. Treść dowodu powinna być pełna i zrozumiała; dopuszczalne jest używanie skrótów ogólnie przyjętych.

W rezultacie dowodem księgowym stosowanym na potrzeby PKPiR jest faktura, w tym także faktura ustrukturyzowana w swojej pierwotnej postaci, tj. pliku XML o określonej strukturze logicznej. Przepisy rozporządzenia nie wymagają, aby e-faktura przybrała postać wydrukowanej wizualizacji.

Zgodnie z przepisami ustawy o podatku od towarów i usług system KSeF został skonstruowany w taki sposób, że zapewnia nie tylko możliwość wystawiania i odbierania e-faktur, ale również i ich przechowywania. To oznacza, że archiwizacja takich dowodów księgowych odbywa się poprzez KSeF i nie ma konieczności prowadzenia odrębnej archiwizacji.