Zatrudniając pracowników, chciałbym prowadzić dokumentację pracowniczą w formie elektronicznej. Jak prowadzić e-akta, od kiedy można przechowywać akta osobowe online?
Daniel, Boguszów
Posługiwanie się dokumentacją elektroniczną i przechowanie akt osobowych (e-akta) w formie skanów w 2018 roku jest uznawane jedynie za pomocniczy sposób, który nie może zastąpić papierowych akt osobowych. Jednak niedługo ma to ulec zmianie.
Sposób prowadzenia akt osobowych do tej pory regulowany był przez rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika z 28 maja 1996 r. Od 1 stycznia 2019 roku ma zastąpić je nowy akt, czyli rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej, którego projekt przygotowało Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej. Określa on zasady i sposób prowadzenia przez pracodawców dokumentacji pracowniczej.
Akta osobowe w formie elektronicznej tylko pomocniczo do końca 2018 roku
Obecnie według rozporządzenia MPiPS oraz stanowiska Głównego Inspektoratu Pracy, pracodawcy muszą gromadzić i przechowywać dokumenty związane ze stosunkiem pracy w formie papierowej. Do końca 2018 roku brak jest podstaw do prowadzenia dokumentów pracowniczych tylko w formie elektronicznej. Mogą pełnić one jedynie funkcję pomocniczą.
E-akta - od kiedy można przechowywać akta osobowe w wersji elektronicznej?
W 2019 roku w Kodeksie pracy zostaną wprowadzone bardzo ważne zmiany. Artykuł 94 pkt 9a otrzymuje nowe brzmienie: 9a prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników (dokumentacja pracownicza). Dzięki temu zapisowi od tej pory to pracodawca sam będzie podejmował decyzję, w jakiej formie będzie przechowywać dokumentację w swoim zakładzie pracy. Oznacza to, że od 1 stycznia 2019 roku pracodawca będzie mógł przechowywać dokumentację płacową i wyłącznie w postaci elektronicznej lub może zdecydować, że część dokumentacji będzie posiadał w postaci papierowej, a część w elektronicznej.
Dokumentacja wyłącznie w postaci elektronicznej
Jeżeli pracodawca oraz pracownik posługują się podpisem elektronicznym, dokumenty mogą być tworzone pierwotnie już jako elektroniczne. W takie sytuacji nie będzie potrzeby drukowania dokumentów i wystarczy ich postać elektroniczna. Jednak większość pracowników nie dysponuje podpisami elektronicznymi i dlatego dokumenty będą podpisywać ręcznie. W tej sytuacji podczas tworzenia dokumentacji elektronicznej należy zeskanować dokument papierowy i opatrzyć go kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
Zmiana dotychczasowych dokumentów papierowych na wersję elektroniczną
Jeżeli pracodawca decyduje się zamienić dokumentację pracowniczą z papierowej na elektroniczną, w pierwszej kolejności musi zrobić skany lub w inny sposób sporządzić odwzorowanie cyfrowe. Następnie musi podpisać je kwalifikowanym podpisem elektronicznym, potwierdzając ich zgodność z dokumentem papierowym. Ważne jest, że zmianie na wersję elektroniczną mogą zostać poddane akta zarówno obecnych, jak i byłych pracowników, niezależnie od tego, kiedy rozpoczęli pracę i jaki jest okres przechowywania tych akt.
Podsumowując, od 1 stycznia 2019 roku każdy przedsiębiorca będzie mógł podjąć decyzję, z jakiej formy dokumentacji będzie korzystał. W sprawach urzędowych obie postacie dokumentacji będą równoważne. Pracodawca będzie też miał możliwość, aby wielokrotnie zmieniać postać dokumentacji pracowniczej. Może też prowadzić i przechowywać część dokumentacji pracowniczej w postaci papierowej, a część w postaci elektronicznej w zależności od podjętej decyzji.
