Zatrudniając pracowników, chciałbym prowadzić dokumentację pracowniczą w formie elektronicznej. Jak prowadzić e-akta, od kiedy można przechowywać akta osobowe online?
Daniel, Boguszów
Posługiwanie się dokumentacją elektroniczną w działach kadr i płac nie jest już techniczną nowinką ani „formą pomocniczą”. Od wielkiej reformy cyfryzacyjnej minęło już sporo czasu, a kolejne nowelizacje (w tym te z lat 2023–2025) ugruntowały pozycję e-akt jako pełnoprawnego, bezpiecznego i ekologicznego standardu zarządzania dokumentacją w polskich firmach.
Obecnie zasady prowadzenia i przechowywania tych dokumentów reguluje Kodeks pracy oraz ujednolicone Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej.
Pełna równowartość papieru i cyfry
Zgodnie z art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy, pracodawca ma obowiązek prowadzić i przechowywać dokumentację pracowniczą oraz akta osobowe. Przepisy dają mu jednak całkowitą swobodę wyboru formy: może to robić w postaci papierowej lub elektronicznej.
Obie te formy są w świetle prawa w 100% równoważne. Oznacza to, że firma może całkowicie zrezygnować z papierowych segregatorów, o ile wdroży system teleinformatyczny spełniający rygorystyczne wymogi prawne w zakresie bezpieczeństwa i integralności danych.
Nowa struktura akt osobowych: Podział na 5 części (A–E)
W 2026 roku tradycyjna teczka akt osobowych (zarówno ta papierowa, jak i elektroniczna) nie dzieli się już na 3, lecz na 5 autonomicznych części. Każda z nich musi zawierać chronologicznie ułożony i ponumerowany wykaz dokumentów.
Część A – dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie (etap rekrutacji).
Część B – dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia (m.in. umowy o pracę, zaświadczenia BHP, badania lekarskie, wnioski o elastyczną organizację pracy, a także dokumentacja dotycząca pracy zdalnej oraz uprawnień rodzicielskich, w tym wprowadzonych najnowszych wniosków o uzupełniający urlop macierzyński).
Część C – dokumenty związane z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy (wypowiedzenia, świadectwa pracy).
Część D – dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej (kary upomnienia, nagany). Uwaga: dokumenty z tej części podlegają usunięciu z akt po zatarciu kary.
Część E – (Nowość ostatnich lat) dokumenty związane z przeprowadzoną przez pracodawcę kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą na obecność środków działających podobnie do alkoholu.
Okres przechowywania akt: 10 lat to standard
Przez dekady standardem było przechowywanie akt przez pół wieku. Dziś dla zdecydowanej większości pracowników okres ten jest znacznie krótszy:
Pracownicy zatrudnieni od 1 stycznia 2019 r.: Okres przechowywania dokumentacji wynosi 10 lat, liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy ustał.
Pracownicy zatrudnieni w latach 1999–2018: Okres wynosi 10 lat, pod warunkiem że pracodawca przekazał do ZUS odpowiednie raporty informacyjne (ZUS OSW oraz ZUS RIA). W innym przypadku obowiązuje stary termin 50 lat.
Pracownicy zatrudnieni przed 1 stycznia 1999 r.: Obowiązkowy okres przechowywania dokumentacji to niezmiennie 50 lat.
Jak bezpiecznie przejść z papieru na e-akta?
Proces cyfryzacji dotychczasowych dokumentów papierowych jest ściśle sformalizowany. Nie wystarczy zwykły rzut oka na skaner. Procedura wygląda następująco:
Odwzorowanie cyfrowe: Pracodawca sporządza cyfrową kopię (skan) dokumentu papierowego zgodnie z parametrami technicznymi określonymi w przepisach (odpowiednia rozdzielczość, czytelność tekstów i podpisów).
Uwierzytelnienie: Każdy przygotowany plik musi zostać opatrzony przez pracodawcę (lub osobę upoważnioną) kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną, co potwierdza zgodność cyfrowego dokumentu z jego papierowym oryginałem.
Zwrot papieru pracownikowi: Po zmianie postaci dokumentacji z papierowej na elektroniczną, pracodawca ma obowiązek poinformować o tym pracownika i wyznaczyć mu 30 dni na odbiór dotychczasowej papierowej teczki. Jeśli pracownik jej nie odbierze, dokumenty papierowe można komisyjnie zniszczyć.
Kary za błędy w dokumentacji
Cyfryzacja ułatwia życie, ale nie zwalnia z odpowiedzialności. Zgodnie z art. 281 § 1 pkt 6a Kodeksu pracy, pracodawca, który:
nie prowadzi dokumentacji pracowniczej,
nie przechowuje jej przez wymagany przepisami okres,
pozostawia dokumentację w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem,
podlega karze grzywny od 1 000 zł do 30 000 zł. W przypadku systemów e-akt kontrolerzy Państwowej Inspekcji Pracy (PIP) weryfikują nie tylko sam fakt posiadania plików, ale też zabezpieczenia przed nieuprawnionym dostępem oraz procedury generowania kopii zapasowych.
Podsumowanie
Elektroniczne akta osobowe (e-akta) są w 100% równoważne tradycyjnym, papierowym teczkom. Pracodawca ma pełną swobodę wyboru formy, jednak obowiązuje go zasada spójności – dokumentacja konkretnego pracownika musi być prowadzona jednolicie (w całości papierowo lub w całości cyfrowo). Za brak dokumentacji, błędy w jej przechowywaniu lub niedopatrzenia w procedurach cyberbezpieczeństwa systemów e-akt pracodawcy grozi grzywna od 1 000 zł do 30 000 zł.
