Każdy przedsiębiorca ma obowiązek raz do roku przeprowadzić inwentaryzację. Przy czym potwierdzenie sald jest jedną z podstawowych form inwentaryzacji. Jest ona potrzebna do porównania stanu składników aktywów oraz pasywów wykazanych w księgach rachunkowych ze stanem faktycznym. Jednak w zależności od sytuacji, inwentaryzacja następuje poprzez:
dokonanie spisu z natury,
porównanie stanów w księgach z dokumentami źródłowymi,
potwierdzenie sald.
Pobierz darmowy wzór potwierdzenia sald w formacie pdf i docx!
Inwentaryzacja metodą potwierdzenia sald
Inwentaryzacja metodą potwierdzenia sald obejmuje:
- stan środków na rachunkach bankowych,
- stan udzielonych pożyczek,
- stan należności z tytułu dostaw i usług,
- stan własnych składników aktywów powierzonych kontrahentom.
Potwierdzenie sald jest jedną z form inwentaryzacji, polegająca na wzajemnym uzyskaniu oświadczeń od kontrahentów na temat wzajemnych rozrachunków, które wynikają z prowadzonej księgowości. W przypadku zaistnienia różnic działania muszą się skoncentrować na ich wyjaśnieniu oraz rozliczeniu.
Potwierdzenie sald - czemu służy?
To świetne narzędzie analityczne do badania sytuacji majątkowej oraz finansowej danej jednostki.
Dostarcza istotne informacje na temat rozrachunków w postaci uznanych przez kontrahenta faktur zakupu wraz z naliczonymi do nich notami odsetkowymi.
Jest formą monitu dla niesumiennych dłużników.
Ujawnia nieprawidłowości wewnątrz jednostki.
Forma sporządzenia potwierdzenia sald
Nie wskazano jednej poprawnej formy, w której należy sporządzić potwierdzenie sald, wiadomo jednak, że druk musi być wiarygodny. Dlatego też inwentaryzacja w drodze potwierdzenia sald może odbywać się tradycyjnie - w formie pisemnej lub elektronicznej.
Jednak aby skorzystać z drugiej opcji, należy spełnić kilka warunków:
dokonać wydruku elektronicznego potwierdzenia nadania oraz otrzymania prośby o potwierdzenie salda,
udokumentować, że osoba upoważniona otrzymała wiadomość elektroniczną.
Za inwentaryzację w firmie odpowiedzialność ponosi kierownik jednostki, a zatem potwierdzenie salda powinno być podpisane bezpośrednio przez niego lub osobę upoważnioną do składania oświadczeń woli w imieniu jednostki.
Co zawiera druk potwierdzenia sald?
Szablon może wyglądać różnie, w zależności od przyjętej polityki rachunkowości. Można jednak wyróżnić elementy obowiązkowe i te powtarzające się najczęściej, jak np. wykaz pozycji niezapłaconych należności.
Wyodrębnieniu ulegają także kwoty nieopłaconych faktur lub rachunków wraz z zamieszczeniem dat, numerów oraz kwot. Uwzględnia się także kwoty, które powstały w wyniku wystawienia faktur korygujących, a także należne odsetki czy kary umowne.
Druk najczęściej składa się z dwóch odcinków: A oraz B.
Część A kontrahent zatrzymuje u siebie, natomiast odcinek B wypełnia. Zamieszcza w nim swoje zobowiązania względem jednostki, ewentualnie dodaje adnotację o niezgodnościach. Jeśli rozrachunki są zgodne z tymi przedstawionymi przez kontrahenta, należy zamieścić adnotację o zgodności sald.
Termin przeprowadzenia potwierdzenia sald
Inwentaryzacja (również ta w formie potwierdzenia sald), zgodnie z przepisami, ma zostać przeprowadzona nie wcześniej niż na trzy miesiące przed końcem roku obrotowego. Za końcowy termin uznaje się ten, w którym kontrahent mógłby odpowiedzieć. Oczywiście brane są pod uwagę racjonalne kryteria możliwości odpowiedzi bez zbędnej zwłoki (np. 7 dni na dostarczenie pisma, 14 dni na dokonanie odpowiedzi, kolejne 7 na przesyłkę zwrotną). Ogólnie rzecz biorąc, termin ten nie powinien być późniejszy niż 15. dzień następnego roku obrotowego.
