Świadectwo pracy - jego terminowe i prawidłowe wydanie, jest obowiązkiem pracodawcy i nie może być uzależnione od uprzedniego rozliczenia się pracownika z przedsiębiorcą. Niewywiązanie się z tego obowiązku przez zatrudniającego jest traktowane jak wykroczenie przeciwko prawom pracownika i podlega karze grzywny od 1 000 zł do 30 000 zł.
Przepisy wyraźnie wskazują, jakie dane obowiązkowo powinny się znaleźć w świadectwie pracy, a jakie można zamieścić na żądanie pracownika. Pracodawca nie musi korzystać ze wzoru świadectwa pracy załączonego do rozporządzenia w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy. Może używać wzoru opracowanego przez siebie, jednak zawierającego wszystkie postanowienia określone przepisami.
Świadectwo pracy - wzór pobrania w PDF i DOCX
Świadectwo pracy - wypełnienie krok po kroku
Zgodnie z art. 97 § 2 KP świadectwo pracy powinno w szczególności zawierać informacje dotyczące:
- okresu i rodzaju wykonywanej pracy,
- zajmowanych stanowisk,
- trybu rozwiązania albo okoliczności wygaśnięcia stosunku pracy,
- inne informacje niezbędne do ustalenia uprawnień pracowniczych i uprawnień z ubezpieczenia społecznego.
Świadectwo pracy - okres i rodzaj wykonywanej pracy
Świadectwo pracy powinno wskazywać dokładne daty zatrudnienia, dzięki czemu kolejny pracodawca będzie mógł ustalić staż urlopowy niezbędny do określenia przysługującego pracownikowi wymiaru urlopu wypoczynkowego. Powinno się określić początkową oraz końcową datę trwania stosunku pracy. Wykazuje się poprzednie okresy zatrudnienia u tego samego pracodawcy, jeśli świadectwo pracy nie zostało wydane. Jeżeli w danym zakładzie pracy pracownik był zatrudniony w różnych wymiarach czasu pracy, należy podać je wszystkie wraz z okresami, w których wykonywał pracę w poszczególnych wymiarach etatu.
Świadectwo pracy a zajmowane stanowiska
W ust. 3 świadectwa pracy pracodawca jest zobowiązany wskazać, jaką pracę wykonywał pracownik. W tym miejscu świadectwo pracy zawiera zatem wszystkie stanowiska, które zajmował zatrudniony u przedsiębiorcy wystawiającego świadectwo pracy oraz jakie pełnił funkcje.
Nie wynika to wprost z przepisów, ale poszczególne stanowiska lub funkcje należy podać w porządku chronologicznym. Przepisy nie wymagają, aby pracodawca, wymieniając poszczególne stanowiska pracy, wskazywał okres, w którym pracownik świadczył pracę na danym stanowisku, ale można to dopisać ze względu na bardziej przejrzysty zapis w świadectwie pracy.
Świadectwo pracy - tryb i podstawa prawna rozwiązania stosunku pracy
Wygaśnięcie umowy skutkuje zakończeniem stosunku pracy w wyniku, np. śmierci pracownika lub pracodawcy czy tymczasowym aresztowaniem, przekraczającym 3 miesiące. Rozwiązanie umowy wynika natomiast z czynności podejmowanych przez strony stosunku pracy. W świadectwie pracy bardzo istotne jest podanie sposobu, w którym została rozwiązana umowa o pracę np. za porozumieniem stron, za wypowiedzeniem przez pracownika czy pracodawcę. Formę rozwiązania umowy wskazuje się poprzez podanie dokładnego artykułu Kodeksu pracy, pozwalającego na rozwiązanie umowy. Ponadto można określić szczególne przypadki zakończenia stosunku pracy.
Pracodawca, w przypadku rozwiązania stosunku pracy, nie może zamieszczać w świadectwie pracy przyczyny rozwiązania stosunku pracy. Świadectwo pracy wskazuje natomiast stronę, która dokonała wypowiedzenia.
Informacje o skróconym okresie wypowiedzenia umowy o pracę
Należy w tym miejscu wskazać okres, w którym pracownik powinien być na wypowiedzeniu, jednak z powody jego skrócenia, stosunek pracy został zakończony szybciej. Skrócony okres wypowiedzenia można zastosować w sytuacji wypowiedzenia umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony przez pracodawcę, znajdującego się w stanie upadłości bądź likwidacji lub też z innych przyczyn, niedotyczących pracownika. Trzymiesięczny okres wypowiedzenia można skrócić maksymalnie do jednego miesiąca, wypłacając odszkodowanie za pozostałą część okresu wypowiedzenia.
Świadectwo pracy - informacje o okresie zatrudnienia
W dalszej części świadectwo pracy wskazuje inne informacje, które związane są z zatrudnieniem pracownika w firmie. Pracodawca obowiązkowo powinien wpisać pozostałe informacje w tym dokumencie.
Nowość w świadectwie pracy - zwolnienie z powodu siły wyższej
W świadectwie wprowadza się informacje dotycząca zwolnienia od pracy przewidzianego w art. 1481 § 1 kp, - z powodu działania siły wyższej w pilnych sprawach rodzinnych spowodowanych chorobą lub wypadkiem, jeżeli jest niezbędna natychmiastowa obecność pracownika, wykorzystanego w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy.
Świadectwo pracy - informacje o urlopie wypoczynkowym
Świadectwo pracy powinno określać liczbę dni urlopu, które pracownik wykorzystał za bieżący rok. Informacja ta jest niezbędna dla przyszłego pracodawcy, u którego pracownik zechce podjąć pracę w tym samym roku. W świadectwie pracy wskazuje się wyłącznie liczbę dni i godzin urlopu wypoczynkowego przysługującego w roku kalendarzowym, w którym ustaje stosunek pracy, wykorzystanego w naturze lub za który należy się ekwiwalent pieniężny.
Świadectwo pracy nie zawiera informacji o wymiarze zaległego urlopu wypoczynkowego. Nie należy także wykazywać wykorzystanego urlopu wypoczynkowego innego niż za rok bieżący, w którym następuje ustanie stosunku pracy.
Oznacza to tyle, że pracodawca wskazuje liczbę dni i godzin urlopu wypoczynkowego wykorzystanego w naturze lub za który wypłacono ekwiwalent za urlop. Dodatkowo odrębnie należy wskazać wykorzystany urlop na żądanie.
Nowość w świadectwie pracy - bezpłatny urlop opiekuńczy
Pkt 6 ust. 3 to miejsce na wpisanie informacji o wykorzystaniu bezpłatnego urlopu opiekuńczego wykorzystanego w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy.
Świadectwo pracy - informacja dotycząca urlopu bezpłatnego
W pkt 6 ust. 4 należy wprowadzić okres trwania urlopu bezpłatnego i podstawę prawną jego udzielenia (np. art. 174 § 1 lub art. 1741 § 1 k.p). W tym miejscu wpisuje się termin udzielonego urlop bezpłatnego za cały okres zatrudnienia, a nie tylko za rok kalendarzowy, w którym ustał stosunek pracy.
Świadectwo pracy - informacja dotycząca urlopu ojcowskiego, rodzicielskiego i wychowawczego
Dane na temat wykorzystania urlopu ojcowskiego wpisuje się w ust. 6 pkt 5, natomiast na temat urlopu rodzicielskiego w 6 pkt 6. Informację o wykorzystaniu urlopu wychowawczego należy zamieścić tylko w ust. 6 pkt 7 świadectwa pracy.
Z uwagi na fakt, że okresy urlopu wychowawczego przypadające przed 1 stycznia 1999 r. są okresami nieskładkowymi, analizując zapis ust. 6 pkt 13 zamieszczony we wzorze świadectwa pracy „okresy nieskładkowe przypadające w okresie zatrudnienia”, przyjmuje się, że okres wykorzystanego urlopu wychowawczego przed 1 stycznia 1999 r. powinien być odnotowany również w tym punkcie.
Ochrona stosunku pracy
W w ust. 6 pkt 8 wpisuje się okresy ochrony wynikająca z art. 186[8] kp czyli ochronny wynikającej mi. z obniżenia wymiaru czasu pracy do wymiaru nie niższego niż połowa pełnego wymiaru czasu pracy, maksymalnie na okres 4 lat, a więc na okres, w którym mógłby korzystać z urlopu wychowawczego.
Informacja dotycząca zwolnienia od pracy na podstawie art. 188 Kodeksu pracy
Pracownicy, wychowujący dziecko do lat 14, mają prawo w każdym roku kalendarzowym do wykorzystania 2 dni urlopu opiekuńczego na dziecko. Ponieważ jest to limit roczny, informacja o wykorzystanym urlopie opiekuńczym musi zawierać świadectwo pracy, aby kolejny pracodawca posiadał wiedzę na temat stanu wykorzystanego urlopu w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy.
Nowość w świadectwie pracy - okazjonalna praca zdalna
W pkt 6 ust.10 wpisuje się informacje o wykorzystanej liczbie dni pracy zdalnej przewidzianej w art. 6733 § 1 kp, wykonywanej w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy.
Świadectwo pracy - informacje o okresach niezdolności do pracy
W pkt 6 ust. 11 pracodawca wykazuje okresy niezdolności do pracy pracownika, za które zachował prawo do wynagrodzenia chorobowego (chodzi tu o okresy, za które pracodawca wypłacił wynagrodzenie chorobowe zatrudnionemu zgodnie z obowiązującymi przepisami), czyli maksymalnie 14/33 dni. W miejscu tym należy wyszczególnić dni, za które pracownik pobierał wynagrodzenie chorobowe. Informacja ta ma posłużyć kolejnemu pracodawcy do ustalenia prawa do wynagrodzenia bądź zasiłku chorobowego.
Świadectwo pracy a okres odbytej służby wojskowej
Formy odbywania służby wojskowej zostały określone w Ustawie o powszechnym obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej.
Informacje o wykonywaniu przez pracownika pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnych charakterze
Dane te są szczególnie istotne dla pracowników, którzy chcą starać się o przejście na wcześniejszą emeryturę z tytułu wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze.
Informacje o wykorzystanym dodatkowym urlopie lub innych świadczeniach przewidzianych przepisami prawa pracy
Jest to miejsce, w którym można wpisać informacje, mające wpływ na uprawnienia pracownicze u kolejnego pracodawcy - np. czy pracownikowi została wypłacona odprawa emerytalna lub rentowa, czy zatrudniony, posiadający określony stopień niepełnosprawności, wykorzystał dodatkowy, przysługujący mu urlop wypoczynkowy lub też liczbę przepracowanych godzin nadliczbowych, które należy rozliczyć w ramach rocznego limitu, a także informacje o urlopie ojcowskim.
Okresy nieskładkowe przypadające w trakcie trwania stosunku pracy uwzględniane przy ustalaniu prawa do emerytury lub renty
Do okresów nieskładkowych zaliczamy: niezdolność do pracy spowodowaną chorobą, za które pracownik otrzymuje wynagrodzenie chorobowe i zasiłek chorobowy (również z funduszu wypadkowego), okres pobierania świadczenia rehabilitacyjnego (również z funduszu wypadkowego) oraz zasiłku opiekuńczego. W tym miejscu świadectwo pracy nie zawiera okresów dotyczących nieobecności nieusprawiedliwionych i usprawiedliwionych niepłatnych, udzielonych urlopów bezpłatnych, urlopów wychowawczych oraz pobierania zasiłków macierzyńskich.
Świadectwo pracy - informacje o zajęciu wynagrodzenia
W przypadku, gdy dany pracownik posiada zajęcie komornicze, należy wskazać komornika, numer sprawy egzekucyjnej oraz wysokość potrąconych dotychczas kwot tak, aby nowy pracodawca, zatrudniający daną osobę, mógł na podstawie informacji z świadectwa pracy skontaktować się z komornikiem i dokonywać potrąceń z wynagrodzenia pracownika.
Świadectwo pracy - informacje uzupełniające
Pracodawca dodatkowo na prośbę pracownika w informacjach uzupełniających uwzględnia takie dane, jak: wysokość oraz składniki wynagrodzenia, zdobyte kwalifikacje w trakcie trwania stosunku pracy.
