Wypowiedzenie umowy o pracę na czas nieokreślony a podanie przyczyny

Pracownik wypowiedział umowę o pracę na czas nieokreślony. Czy w związku z tym musi on podawać przyczynę wypowiedzenia umowy? Jaką podstawę prawną wpisać w wystawianym dla niego świadectwie pracy? Czy wypowiedzenie umowy o pracę na czas nieokreślony jest możliwe w każdym dowolnym momencie?

Marta, Nowa Wola

Rozwiązanie stosunku pracy jest regulowane przez kodeks pracy. Zgodnie z art. 30. § 1 kp umowa o pracę może zostać rozwiązana na mocy porozumienia stron, przez: oświadczenie jednej ze stron z zachowaniem okresu wypowiedzenia lub przez oświadczenie jednej ze stron bez zachowania okresu wypowiedzenia, lub z upływem czasu, na jaki była zawarta.

Wypowiedzenie umowy o pracę

Umowa o pracę na czas nieokreślony może zostać rozwiązana za wypowiedzeniem przez każdą ze stron, zarówno przez pracownika, jak i pracodawcę. Wypowiedzenie umowy powinno zostać sporządzone na piśmie i zawierać następujące elementy: 

• miejscowość oraz datę,
• dane pracodawcy i pracownika,
• informację o wypowiedzeniu umowy wraz z datą jej zawarcia oraz oznaczeniem stron umowy,
• informację o zachowaniu okresu wypowiedzenia,
• podpis strony składającej oświadczenie o wypowiedzeniu.

Wypowiedzenie umowy o pracę na czas nieokreślony - okres wypowiedzenia

Długość okresu wypowiedzenia jest uzależniona od okresu, na jaki została zawarta umowa oraz od stażu pracy pracownika u danego pracodawcy. Zgodnie z art. 36. § 1. kp okres wypowiedzenia umowy o pracę na czas określony i nieokreślony jest taki sam i wynosi 2 tygodnie, jeśli pracownik był zatrudniony krócej niż 6 miesięcy, miesiąc w przypadku gdy pracownik jest zatrudniony co najmniej 6 miesięcy lub 3 miesiące dla pracowników zatrudnionych co najmniej 3 lata.

Momentem rozpoczęcia biegu wypowiedzenia jest:

• pierwszy dzień kalendarzowy miesiąca następującego, po miesiącu, w którym wypowiedzenie umowy zostało złożone dla wypowiedzenia liczonego w wymiarze miesięcznym,
• pierwsza niedziela po dniu złożenia wypowiedzenia umowy dla wypowiedzenia liczonego w wymiarze tygodniowym.

Przykład 1.

Pracownik posiadający staż pracy w wysokości 5 lat u danego pracodawcy złożył wypowiedzenie umowy o pracę na czas nieokreślony w dniu 15 stycznia 2026 r. Momentem rozpoczęcia biegu wypowiedzenia będzie 1 lutego 2026 r., a umowa zakończy się 30 kwietnia 2026 roku.

Przykład 2.

Pracownik zatrudniony u danego pracodawcy przez okres 4 miesięcy złożył wypowiedzenie umowy o pracę na czas nieokreślony 19 lutego 2026 r. Momentem rozpoczęcia biegu wypowiedzenia będzie 22 lutego 2026 r., a umowa zakończ się 7 marca 2026 r. 

Przykład 3.

Pracownik zatrudniony u danego pracodawcy przez okres 2 lat złożył wypowiedzenie umowy o pracę na czas nieokreślony 23 lutego 2026 r. Pracownika obowiązuje miesięczny okres wypowiedzenia. Rozpocznie on bieg 1 marca 2026 r., a stosunek pracy zakończy się w ostatnim dniu miesiąca, czyli 31 marca 2026 r.

Obowiązek podania przyczyny wypowiedzenia umowy

Pracownik nie jest zobligowany do poinformowania pracodawcy o powodach wypowiedzenia umowy. Natomiast pracodawca, który wypowiada pracownikowi umowę o pracę na czas nieokreślony, ma obowiązek zamieścić w oświadczeniu przyczynę tego wypowiedzenia, przy czym przyczyna ta powinna być prawdziwa i konkretna.

Rozwiązanie umowy o pracę za wypowiedzeniem w świadectwie pracy

W przypadku zakończenia umowy z pracownikiem pracodawca powinien niezwłocznie, w ostatnim dniu pracy wydać pracownikowi świadectwo pracy podsumowujące jego okres zatrudnienia w danej firmie. Na świadectwie pracy, oprócz informacji dotyczących stanowiska, okresu i rodzaju wykonywanej pracy, oraz informacji niezbędnych do ustalenia uprawnień pracowniczych i uprawnień z ubezpieczenia społecznego, powinna znaleźć się informacja dotycząca trybu, oraz podstawy prawnej rozwiązania stosunku pracy, którą należy umieścić w punkcie 4 świadectwa pracy.

Umowę o pracę rozwiązuje się na podstawie:

• art. 30 § 1 pkt 1 – jeżeli umowa została rozwiązana na mocy porozumienia stron,
• art. 30 § 1 pkt 2 – w przypadku, gdy umowa uległa rozwiązaniu za wypowiedzeniem przez pracownika lub pracodawcę,
• art. 30 § 1 pkt 3 – jeżeli umowa została rozwiązana przez pracownika lub pracodawcę bez zachowania okresu wypowiedzenia,
• art. 30 § 1 pkt 4 – w sytuacji, gdy umowa została rozwiązana z upływem czasu, na jaki była zawarta,
• art. 30 § 1 pkt 3 w związku z art. 52 § 1 pkt 2 – przy rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia z powodu popełnienia przez pracownika w czasie trwania umowy o pracę przestępstwa, które uniemożliwia dalsze zatrudnianie go na zajmowanym stanowisku, jeżeli przestępstwo jest oczywiste lub zostało stwierdzone prawomocnym wyrokiem.

Ponadto, poza wymienionymi wyżej trybami rozwiązania umowy, Kodeks pracy wyróżnia także sytuacje powodujące wygaśnięcie stosunku pracy (gdy umowa przestaje obowiązywać z mocy prawa). Dzieje się tak m.in.:

• na skutek śmierci pracownika (art. 63¹ kp),
• na skutek śmierci pracodawcy (art. 63² kp) – z pewnymi wyjątkami związanymi z sukcesją prawną,
• z powodu tymczasowego aresztowania pracownika, jeśli trwa ono dłużej niż 3 miesiące (art. 66 kp).

Podsumowując, wypowiedzenie umowy o pracę na czas nieokreślony może zostać złożone zarówno przez pracodawcę, jak i pracownika, natomiast obowiązek związany z uzasadnieniem przyczyny wypowiedzenia ciąży jedynie na pracodawcy. Jeśli umowa na czas nieokreślony została rozwiązana za wypowiedzeniem przez pracownika, wówczas na świadectwie pracy w ust. 4 należy wskazać jako podstawę prawną rozwiązania umowy art. 30 § 1 pkt 2 i zaznaczyć, że umowę wypowiedział pracownik.

Wypowiedzenie umowy na czas nieokreślony w systemie wFirma

W systemie wfirma.pl istnieje możliwość zakończenia umowy z pracownikiem. Funkcja ta jest dostępna w pakiecie Kadry i płace.

Aby rozwiązać umowę z pracownikiem należy przejść do zakładki KADRY » PRACOWNICY kliknąć na imię i nazwisko pracownika i po otwarciu się okna dialogowego przejść do zakładki UMOWY , zaznaczyć daną umowę oraz wybrać z górnego Menu opcję DODAJ » ZAKOŃCZENIE.

W kolejnym kroku w oknie dodawania zakończenia umowy o pracę należy wybrać podstawę rozwiązania umowy oraz uzupełnić okres wypowiedzenia.

Szczegóły dotyczące rozwiązywania umowy z pracownikiem w systemie wfirma.pl znajdują się w artykule pomocy: Jak rozwiązać umowę o pracę z pracownikiem?