W kwietniu zdecydowałam się zatrudnić pracownika, aby pomógł mi w pracach biurowych. Chciałabym ustalić, ile urlopu może jeszcze wykorzystać w bieżącym roku. Niestety nie wiem, jak ustalić wymiar urlopu. Proszę o podpowiedź, co ma wpływ na staż urlopowy pracownika?
Marlena, Żywiec
Osobie zatrudnionej na podstawie umowy o pracę należy naliczyć urlop w odpowiedniej wysokości. Jego wymiar zależy od tego, jaki staż urlopowy dany pracownik posiada.
Staż urlopowy
Staż urlopowy jest to suma okresów zatrudnienia na podstawie stosunku pracy oraz innych okresów, które zgodnie z przepisami wlicza się do stażu pracy (od 2026 r. także m.in. umów zlecenia i działalności gospodarczej), a także okresów nauki. W przypadku gdy staż urlopowy wynosi:
- mniej niż 10 lat – wówczas pracownikowi przysługuje 20 dni urlopu wypoczynkowego w ciągu roku,
- co najmniej 10 lat – wtedy pracownik może liczyć na 26 dni urlopu w ciągu roku.
W drodze ustalania stażu urlopowego pracodawca powinien uwzględnić wszelkie okresy zatrudnienia danej osoby – zarówno na podstawie stosunku pracy, jak i te, które wliczają się do stażu pracowniczego na podstawie odrębnych przepisów.
Przy ustalaniu stażu pracowniczego należy wziąć pod uwagę m.in.
- okres zatrudnienia u dotychczasowego pracodawcy,
- poprzednie zatrudnienie, bez względu na przerwy w zatrudnieniu oraz sposób ustania stosunku pracy,
- okres pobierania zasiłku dla bezrobotnych,
- odbytą czynną służbę wojskową,
- zawodową służbę wojskową,
- pełnienie służby w charakterze policjanta lub funkcjonariusza,
- prowadzenie gospodarstwa rolnego lub wykonywanie pracy w gospodarstwie współmałżonka,
- przypadający przed 1 stycznia 1983 r. okres pracy po ukończeniu 16. roku życia w gospodarstwie rodziców lub teściów, poprzedzający objęcie tego gospodarstwa,
- urlop bezpłatny, udzielony na czas wykonywania pracy u innego pracodawcy, a także urlop bezpłatny udzielony na pełnienie z wyboru funkcji w organizacji związkowej poza zakładem pracy,
- zatrudnienie u pracodawców zagranicznych,
- wykonywanie pracy nakładczej,
- okres, za który pracownik otrzymał odszkodowanie z tytułu skrócenia mu okresu wypowiedzenia umowy o pracę,
- okres, za który pracownikowi przyznano wynagrodzenie w związku z orzeczeniem sądu przywracającym pracownika do pracy albo odszkodowanie z powodu bezprawnego rozwiązania umowy o pracę przez pracodawcę.
Pracodawca wylicza staż urlopowy na podstawie przedłożonych mu przez pracownika świadectw pracy, zaświadczeń z ZUS oraz innych dokumentów potwierdzających realizację pracy w danym okresie. W przypadku gdy pracownik nie dostarczy w.w. dokumentów, pracodawca dokonuje wyliczeń stażu na podstawie danych, które posiada. Dlatego też w interesie pracownika jest dostarczenie odpowiedniej dokumentacji najszybciej jak to możliwe.
Umowa zlecenie, działalność gospodarcza i inne okresy – nowe zasady od 2026 roku
Od 1 stycznia 2026 r. obowiązuje nowelizacja Kodeksu pracy (nowy art. 302¹), która rozszerzyła katalog okresów wliczanych do stażu pracy, a więc także do stażu urlopowego. Pracodawcy spoza sektora finansów publicznych stosują nowe przepisy od 1 maja 2026 r.
Do stażu wlicza się obecnie również okresy:
wykonywania umowy zlecenia, umowy o świadczenie usług lub umowy agencyjnej,
współpracy przy wykonywaniu takich umów,
prowadzenia pozarolniczej działalności gospodarczej oraz współpracy przy jej prowadzeniu, także w okresie korzystania z ulgi na start,
zawieszenia działalności gospodarczej w celu sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem,
członkostwa w rolniczej spółdzielni produkcyjnej,
wykonywania pracy zarobkowej za granicą na innej podstawie niż stosunek pracy.
Co do zasady liczą się tylko te okresy, w których dana osoba podlegała ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym (w przypadku działalności gospodarczej – za które opłacono składki emerytalne, rentowe lub wypadkowe). Okresy pokrywające się w czasie wlicza się tylko raz.
Jak pracownik dokumentuje te okresy? Podstawowym dokumentem jest zaświadczenie z ZUS, o które pracownik występuje samodzielnie – elektronicznie, przez eZUS (wniosek USP). Okresy, których ZUS nie potwierdzi (np. pracę za granicą albo zlecenie niepodlegające ubezpieczeniom na podstawie odrębnych przepisów), pracownik może wykazać innymi wiarygodnymi dokumentami: umową, wpisem w CEIDG, dokumentami podatkowymi lub zaświadczeniem zagranicznego pracodawcy.
Staż urlopowy – okresy nauki
Do stażu urlopowego należy również wliczyć okresy związane z nauką, potwierdzone dostarczonymi:
- dyplomami ukończenia szkoły,
- innymi dokumentami potwierdzającymi okresy nauki.
Okresy nauki określa się następująco, z tytułu ukończenia:
- zasadniczej lub innej równorzędnej szkoły zawodowej (obecnie branżowej szkoły I stopnia)– przewidziany programem nauczania czas trwania nauki, nie więcej jednak niż 3 lata;
- średniej szkoły zawodowej – przewidziany programem nauczania czas trwania nauki, nie więcej jednak niż 5 lat;
- średniej szkoły zawodowej dla absolwentów zasadniczych (i równorzędnych) szkół zawodowych – 5 lat;
- średniej szkoły ogólnokształcącej – 4 lata;
- szkoły policealnej – 6 lat;
- szkoły wyższej – 8 lat (niezależnie od tego, czy ukończono szkołę z tytułem inżyniera, licencjata czy magistra).
Okresów nauki nie można sumować.
Przykład 1.
Anna jest absolwentką średniej szkoły ogólnokształcącej oraz studiów magisterskich i właśnie podpisała umowę o pracę z firmą z branży spożywczej. Anna była przekonana, że mając ukończone liceum ogólnokształcące oraz obronionego magistra – jej staż urlopowy wyniesie w sumie 12 lat (4 lata za liceum a 8 lat za studia).
Nie jest to jednak prawdą, ponieważ okresy nauki się nie sumują. Przedsiębiorca, ustalając staż urlopowy, wlicza do niego okres nauki, który jest dla pracownika korzystniejszy, tzn. w tym przypadku staż Anny wyniesie 8 lat.
W przypadku, gdy pracownik równocześnie studiował oraz pozostawał w stosunku pracy, ustalając staż urlopowy, należy uwzględnić okres korzystniejszy dla pracownika. Tak samo, gdy pracownik miał jednocześnie dwie umowy o pracę – nie można sumować ich okresów.
Jeśli zatrudniony nie złoży dokumentów potwierdzających okresy nauki (wystarczy przedłożyć dokumenty ukończenia szkoły zapewniającej najwyższy staż urlopowy), przełożony nie ma obowiązku przyznania mu wyższego wymiaru urlopu. Ma to zastosowanie nawet, jeśli oczywistym jest, że pracownik posiada już co najmniej 10-letni staż pracy.
Staż urlopowy a wymiar urlopu
Staż urlopowy to suma okresów zatrudnienia i innych okresów zaliczanych na podstawie przepisów. To przekłada się w sposób bezpośredni na liczbę dni urlopu, jaka przysługiwać będzie pracownikowi w ciągu danego roku kalendarzowego.
Pula dni urlopu do wykorzystania (wymiar urlopu) przez pracownika na dany rok zależy od tego, jak długo pozostaje w zatrudnieniu oraz w jakim wymiarze czasu pracy pracuje.
Przy ustalaniu urlopu proporcjonalnego:
niepełny kalendarzowy miesiąc pracy zaokrągla się w górę do pełnego miesiąca (art. 155²a § 2 Kodeksu pracy),
niepełny dzień urlopu zaokrągla się w górę do pełnego dnia (art. 155³ § 1 Kodeksu pracy),
jeśli pracownik w tym samym roku pracował już u innego pracodawcy, łączny wymiar urlopu u obu pracodawców nie może przekroczyć wymiaru rocznego, czyli 20 lub 26 dni.
Przykład 2.
Pan Janusz mający za sobą ponad 20 lat pracy w zawodzie, na podstawie umowy o pracę, posiada prawo do 26 dni urlopowych w ciągu roku kalendarzowego. Jednakże ze względu na stan zdrowia, postanowił on ograniczyć liczbę godzin swojej pracy. Po negocjacjach z pracodawcą, została podjęta decyzja o obniżeniu jego wymiaru czasu pracy od 1 stycznia 2026 roku – do ½ etatu. Oznaczać to będzie, że w roku 2026 pan Janusz będzie miał prawo wykorzystać urlop w wymiarze: 26 dni x (½ etatu) = 13 dni.
Wymiar urlopu – wyjątek od zasady
Wyjątkową sytuacją dla pracownika jest podjęcie się pierwszej pracy zarobkowej na podstawie umowy o pracę.
Osoba podejmująca pracę po raz pierwszy w życiu otrzymuje prawo do urlopu w roku kalendarzowym, w którym podjęła pracę, z upływem każdego miesiąca pracy, w wymiarze 1/12 wymiaru urlopu jej przysługującego. W praktyce oznacza to, że pracownik uzyskuje prawo do części swojego wymiaru urlopu z upływem każdego kolejnego miesiąca pracy w pierwszym roku kalendarzowym obowiązywania umowy o pracę. Wymiar ten jest obliczany w.w. proporcją.
Prawo do kolejnego, już pełnego urlopu pracownik nabywa 1 stycznia następnego roku kalendarzowego, niezależnie od tego, czy nadal pracuje u pierwszego pracodawcy. Jeśli w pierwszym roku kalendarzowym pracy zmieni pracodawcę, u nowego nadal nabywa urlop po 1/12 wymiaru za każdy przepracowany miesiąc. W przeciwieństwie do urlopu proporcjonalnego urlopu pierwszego nie zaokrągla się w górę do pełnego dnia.
W odniesieniu do zapytania naszej czytelniczki, przy zatrudnianiu pracownika na podstawie umowy o pracę w trakcie roku kalendarzowego, w celu określenia wymiaru urlopu należy:
poprawnie określić staż urlopowy, z uwzględnieniem okresów pracy jak i okresów nauki,
a następnie obliczyć, z wykorzystaniem proporcji, ilość dni urlopu wypoczynkowego.
Przykład 3.
Pani Monika zatrudniła pracownika od 1 kwietnia 2026 r. na pełen etat. Z dostarczonych świadectw pracy i dyplomu wynika staż urlopowy powyżej 10 lat, a więc wymiar 26 dni. Pracownik nie pracował w 2026 r. u innego pracodawcy. Urlop za 2026 r. wyniesie: 9/12 × 26 dni = 19,5 dnia, po zaokrągleniu w górę – 20 dni. Gdyby staż był krótszy niż 10 lat: 9/12 × 20 dni = 15 dni. Jeśli pracownik dostarczy później zaświadczenie z ZUS potwierdzające np. okres zlecenia, który podniesie jego staż do 10 lat, pracodawca uzupełni mu wymiar urlopu od dnia dostarczenia dokumentu.
Osobie podejmującej pracę należy naliczyć urlop w odpowiedniej wysokości. Dlatego warto znać przepisy w tym zakresie.
Limit urlopowy wyliczony automatycznie na podstawie stażu w systemie wFirma
Po uzupełnieniu danych dotyczących system automatycznie ustali staż urlopowy i wyliczy limit urlopowy KADRY » PRACOWNICY » w oknie Szczegóły pracownika » CZAS PRACY » MENU » NIEOBECNOŚCI.
Funkcję wyliczania limitu urlopowego przedstawiono Automatyczne wyliczenie wymiaru urlopu na dany rok
