Poradnik Przedsiębiorcy

Staż urlopowy - jak go ustalić dla pracownika?

W kwietniu zdecydowałam się zatrudnić pracownika, aby pomógł mi w pracach biurowych. Chciałabym ustalić, ile urlopu może jeszcze wykorzystać w bieżącym roku. Niestety nie wiem, jak ustalić wymiar urlopu. Proszę o podpowiedź, co ma wpływ na staż urlopowy pracownika?

Katarzyna, Żywiec

 

Osobie zatrudnionej na podstawie umowy o pracę należy naliczyć urlop w odpowiedniej wysokości. Jego wymiar zależy od tego, jaki staż urlopowy dany pracownik posiada.

Staż urlopowy

Staż urlopowy jest to suma okresów pozostawania w zatrudnieniu o charakterze pracowniczym.

W przypadku gdy staż urlopowy wynosi:

  • mniej niż 10 lat – wówczas pracownikowi przysługuje 20 dni urlopu wypoczynkowego w ciągu roku,

  • co najmniej 10 lat – wtedy pracownik może liczyć na 26 dni urlopu w ciągu roku.

W drodze ustalania stażu urlopowego pracodawca powinien uwzględnić wszelkie okresy zatrudnienia danej osoby – zarówno na podstawie stosunku pracy, jak i te, które wliczają się do stażu pracowniczego na podstawie odrębnych przepisów.

Przy ustalaniu stażu pracowniczego należy wziąć pod uwagę m.in.

  • okres zatrudnienia u dotychczasowego pracodawcy,

  • poprzednie zatrudnienie, bez względu na przerwy w zatrudnieniu oraz sposób ustania stosunku pracy,

  • okres pobierania zasiłku dla bezrobotnych,

  • odbytą czynną służbę wojskową,

  • zawodową służbę wojskową,

  • pełnienie służby w charakterze policjanta lub funkcjonariusza,

  • prowadzenie gospodarstwa rolnego lub wykonywanie pracy w gospodarstwie współmałżonka,

  • przypadający przed 1 stycznia 1983 r. okres pracy po ukończeniu 16. roku życia w gospodarstwie rodziców lub teściów, poprzedzający objęcie tego gospodarstwa,

  • urlop bezpłatny, udzielony na czas wykonywania pracy u innego pracodawcy,

  • bezpłatny urlop szkoleniowy, udzielony pracownikowi, który bez skierowania pracodawcy podnosi kwalifikacje zawodowe,

  • urlop bezpłatny,

  • zatrudnienie u pracodawców zagranicznych,

  • wykonywanie pracy nakładczej,

  • okres, za który pracownik otrzymał odszkodowanie z tytułu skrócenia mu okresu wypowiedzenia umowy o pracę,

  • okres, za który pracownikowi przyznano wynagrodzenie w związku z orzeczeniem sądu przywracającym pracownika do pracy albo odszkodowanie z powodu bezprawnego rozwiązania umowy o pracę przez pracodawcę.

Do stażu urlopowego nie zalicza się okresów zatrudnienia na podstawie umów cywilnoprawnych.Pracodawca wylicza staż urlopowy na podstawie przedłożonych mu przez pracownika świadectw pracy oraz innych dokumentów potwierdzających realizację pracy w danym okresie. W przypadku gdy pracownik nie dostarczy w.w. dokumentów, pracodawca dokonuje wyliczeń stażu na podstawie danych, które posiada. Dlatego też w interesie pracownika jest dostarczenie odpowiedniej dokumentacji najszybciej jak to możliwe.

Staż urlopowy – okresy nauki

Do stażu urlopowego należy również wliczyć okresy związane z nauką, potwierdzone dostarczonymi:

  • dyplomami ukończenia szkoły,

  • innymi dokumentami potwierdzającymi okresy nauki.

Okresy nauki określa się następująco, z tytułu ukończenia:

  • zasadniczej lub innej równorzędnej szkoły zawodowej – przewidziany programem nauczania czas trwania nauki, nie więcej jednak niż 3 lata;

  • średniej szkoły zawodowej – przewidziany programem nauczania czas trwania nauki, nie więcej jednak niż 5 lat;

  • średniej szkoły zawodowej dla absolwentów zasadniczych (i równorzędnych) szkół zawodowych – 5 lat;

  • średniej szkoły ogólnokształcącej – 4 lata;

  • szkoły policealnej – 6 lat;

  • szkoły wyższej – 8 lat (niezależnie od tego, czy ukończono szkołę z tytułem inżyniera, licencjata czy magistra).

Okresów nauki nie można sumować.

Przykład 1.

Anna jest absolwentką średniej szkoły ogólnokształcącej w Świdnicy oraz Uniwersytetu Ekonomicznego, kierunek Zarządzanie. Anna ukończyła studia ze stopniem magistra i właśnie podpisała umowę o pracę z firmą z branży spożywczej. Absolwentka UE była przekonana, że mając ukończone liceum ogólnokształcące oraz obronionego magistra – jej staż urlopowy wyniesie w sumie 12 lat (4 lata za liceum a 8 lat za studia).

Nie jest to jednak prawdą, ponieważ okresy nauki się nie sumują. Przedsiębiorca, ustalając staż urlopowy, wlicza do niego okres nauki, który jest dla pracownika korzystniejszy, tzn. w tym przypadku staż Anny wyniesie 8 lat.

W przypadku, gdy pracownik równocześnie studiował oraz pozostawał w stosunku pracy, ustalając staż urlopowy, należy uwzględnić okres korzystniejszy dla pracownika. Tak samo, gdy pracownik miał jednocześnie dwie umowy o pracę – nie można sumować ich okresów.

Jeśli zatrudniony nie złoży dokumentów potwierdzających okresy nauki (wystarczy przedłożyć dokumenty ukończenia szkoły zapewniającej najwyższy staż urlopowy), przełożony nie ma obowiązku przyznania mu wyższego wymiaru urlopu. Ma to zastosowanie nawet, jeśli oczywistym jest, że pracownik posiada już co najmniej 10-letni staż pracy.

Staż urlopowy a wymiar urlopu

Mianem stażu urlopowego mianuje się sumę okresów pozostawania w zatrudnieniu. To przekłada się w sposób bezpośredni na liczbę dni urlopu, jaka przysługiwać będzie pracownikowi w ciągu danego roku kalendarzowego.

Pula dni urlopu do wykorzystania (wymiar urlopu) przez pracownika na dany rok jest podzielna w zależności od tego ile czasu pozostawał w zatrudnieniu oraz w jakim wymiarze czasu pracy pracował.W przypadku zatrudnienia w ciągu roku wymiar urlopu należy ustalić proporcjonalnie do okresu zatrudnienia u obecnego pracodawcy.Zasada proporcjonalności odnosi się również do osób zatrudnionych na część etatu. Pracownik ma prawo do urlopu w wymiarze proporcjonalnym do wymiaru czasu pracy.

Przykład 2.

Pan Janusz mający za sobą ponad 20 lat pracy w zawodzie, na podstawie umowy o pracę, posiada prawo do 26 dni urlopowych w ciągu roku kalendarzowego. Jednakże ze względu na stan zdrowia, postanowił on ograniczyć liczbę godzin swojej pracy. Po negocjacjach z pracodawcą, została podjęta decyzja o obniżeniu jego wymiaru czasu pracy od 01 stycznia 2020 roku – do ½ etatu. Oznaczać to będzie, że w roku 2020 pan Janusz będzie miał prawo wykorzystać urlop w wymiarze: 26 dni x (½ etatu) = 13 dni.

Wymiar urlopu – wyjątek od zasady

Wyjątkową sytuacją dla pracownika jest podjęcie się pierwszej pracy zarobkowej na podstawie umowy o pracę.

Osoba podejmująca pracę po raz pierwszy w życiu otrzymuje prawo do urlopu w roku kalendarzowym, w którym podjęła pracę, z upływem każdego miesiąca pracy, w wymiarze 1/12 wymiaru urlopu jej przysługującego. W praktyce oznacza to, że pracownik uzyskuje prawo do części swojego wymiaru urlopu z upływem każdego kolejnego miesiąca pracy w pierwszym roku kalendarzowym obowiązywania umowy o pracę. Wymiar ten jest obliczany w.w. proporcją.

Po zakończeniu okresu trwania pierwszej pracy u danego pracodawcy lub po rozpoczęciu się 2 roku kalendarzowego pracy, młody pracownik otrzymuje odgórnie prawo do pełnego, przysługującego mu wymiaru czasu pracy.

W odniesieniu do zapytania naszej czytelniczki, przy zatrudnianiu pracownika na podstawie umowy o pracę w trakcie roku kalendarzowego, w celu określenia wymiaru urlopu należy:

  1. poprawnie określić staż urlopowy, z uwzględnieniem okresów pracy jak i okresów nauki,

  2. a następnie obliczyć, z wykorzystaniem proporcji, ilość dni urlopu wypoczynkowego.