Question 1

Wielu przedsiębiorców współpracujących ze specjalistami w modelu B2B zadaje sobie pytanie, czy po zmianach w przepisach są w pełni bezpieczni. Reforma PIP wprowadziła istotne novum, oferując 12 miesięcy na dobrowolny przegląd umów B2B, co pozwala uniknąć sankcji za nieprawidłową kwalifikację stosunku pracy. Warto jednak wiedzieć, że samo przekształcenie kontraktu to nie wszystko, ponieważ abolicja nie obejmuje wszystkich obszarów rozliczeniowych. Wyjaśniamy, jak skutecznie przeprowadzić ten proces, aby chronić firmę przed negatywnymi konsekwencjami.

Accepted Answer

Odpowiedź brzmi: częściowo tak, częściowo nie – i to „nie" jest tym, co najczęściej umyka w dyskusjach o nowych uprawnieniach PIP. Wyjaśniamy, co dokładnie daje okno abolicyjne, a przed czym nie chroni oraz czy każdą umowę B2B trzeba przemianować na umowę o pracę.

Co się zmieniło 8 lipca 2026 roku?

Od 8 lipca 2026 obowiązuje reforma Państwowej Inspekcji Pracy. Kluczowa zmiana jest taka, że okręgowy inspektor pracy zyskał uprawnienie do wydania decyzji administracyjnej stwierdzającej istnienie stosunku pracy tam, gdzie umowa B2B lub cywilnoprawna w praktyce maskuje etat.

Procedura nie jest jednoetapowa. Inspektor najpierw wydaje polecenie usunięcia naruszeń, wyznaczając termin na dobrowolne zawarcie umowy o pracę. Dopiero brak reakcji firmy otwiera drogę do formalnej decyzji administracyjnej. Od tej decyzji przysługuje odwołanie do sądu pracy w ciągu 30 dni, a samo wniesienie odwołania wstrzymuje jej wykonanie. Co istotne, decyzja działa na przyszłość, nie wstecz - nie unieważnia wcześniejszej współpracy, tylko zmienia jej kwalifikację od momentu wydania.

Nowelizacja przepisów z lipca 2026 roku zaostrzyła odpowiedzialność za łamanie praw pracowniczych określonych w art. 281–283 Kodeksu pracy. Przed 8 lipca 2026 r. górny pułap grzywny wynosił 30 000 zł, a mandat nakładany bezpośrednio przez inspektora pracy był ograniczony do 2 000 zł. Obecnie podstawowy wymiar grzywny może wynieść do 60 000 zł, zaś w sytuacjach powtórnego złamania przepisów kara sięga 90 000 zł. Odpowiednio zwiększono również limity mandatowe dla inspektorów PIP – do 5 000 zł za pierwsze naruszenie oraz do 10 000 zł w przypadku recydywy.

Mimo tak znacznego usztywnienia sankcji, pracodawcy nie zostali postawieni pod ścianą z dnia na dzień – ustawodawca wprowadził bowiem tzw. okno abolicyjne.

Na czym polega okno abolicyjne?

Ustawodawca dał firmom czas na uporządkowanie sytuacji, zanim zaczną egzekwować nowe przepisy w pełnej surowości. Do 8 lipca 2027 – czyli przez 12 miesięcy od wejścia ustawy w życie - firma, która sama, z własnej inicjatywy, przekształci umowę B2B lub zlecenie we właściwą umowę o pracę, wyłącza swoją odpowiedzialność wykroczeniową z Kodeksu pracy za dotychczasowy, nieprawidłowy model współpracy. W praktyce oznacza to uniknięcie grzywny i mandatu za to, że wcześniej rozliczano pracownika na kontrakcie B2B, mimo że współpraca miała cechy etatu.

#zobacztez#

Choć jest to realna zachęta do wyprostowania relacji z pracownikami, popełnieniem błędu byłoby traktowanie tego rozwiązania jako absolutnej kasacji przeszłych zobowiązań. Dobrowolna zmiana statusu współpracy nie rozwiązuje problemu we wszystkich obszarach prawne-skarbowych.

[alert-info]Główna pułapka polega na tym, że abolicja znosi wyłącznie sankcje za wykroczenia z Kodeksu pracy. Nie chroni natomiast przed zaległościami oraz zaległymi składkami wobec ZUS i urzędu skarbowego.[/alert-info]

Ta różnica pociąga za sobą poważne skutki finansowe. Przekształcenie umowy B2B w etat chroni przed karami z PIP, ale nie kasuje przeszłości w ZUS i urzędzie skarbowym. Skoro współpraca od początku miała cechy etatu, to za poprzednie miesiące lub lata należało odprowadzać zupełnie inne składki i podatki.

W efekcie firma może uniknąć mandatu od inspektora pracy, a chwilę później otrzymać z ZUS lub skarbówki polecenie zapłaty zaległości wraz z odsetkami.

Abolicja chroni więc wyłącznie przed odpowiedzialnością karną z Kodeksu pracy – nie jest darmową abolicją podatkową.

Warto więc zacząć od dokładnego audytu i przeliczenia potencjalnych kosztów. Samą decyzję o zmianie umów dobrze jest skonsultować zarówno z księgową, jak i z doradcą podatkowym – pomoże to bezpiecznie przeprowadzić cały proces i uniknąć kosztownych niespodzianek ze strony ZUS czy urzędu skarbowego.

#banner-257885#

Przegląd umów B2B – jak ocenić ryzyko zakwestionowania współpracy przez PIP?

PIP bada rzeczywisty obraz współpracy, a nie nazwę umowy. W praktyce sprowadza się to do pięciu pytań i zakresów

Podporządkowanie, czy wykonawca dostaje bieżące polecenia, tak jak pracownik od przełożonego?
Czas i miejsce pracy, czy godziny i lokalizacja są odgórnie wyznaczone przez zleceniodawcę?
Osobiste świadczenie, czy pracę wykonuje wyłącznie ta jedna osoba, bez możliwości zlecenia zastępstwa?
Ryzyko gospodarcze, po czyjej stronie faktycznie leży ryzyko biznesowe tej współpracy?
Monoklient, czy współpracownik pracuje wyłącznie dla jednego podmiotu, za stałą, regularną kwotę?

Im więcej odpowiedzi „tak", tym wyższe ryzyko, że inspektor uzna daną umowę za pozorną.

Na co więc uważać w praktyce? Przede wszystkim na utarte schematy, w których umowa B2B różni się od etatu wyłącznie nazwą i sposobem rozliczania. Inspekcja Pracy podczas kontroli przeanalizuje codzienne funkcjonowanie firmy, szukając bezwzględnego podporządkowania, sztywno narzuconych godzin i miejsca pracy, braku możliwości wyznaczenia zastępcy, czy zapewniania płatnych "urlopów" przy stałej co miesiąc kwocie na fakturze dla jedynego klienta. Im więcej takich cech występuje jednocześnie, tym większe prawdopodobieństwo, że PIP uzna kontrakt za ukryty etat — ze wszystkimi konsekwencjami prawnymi i finansowymi.

Co zrobić w praktyce w ciągu tych 12 miesięcy?

Dla przedsiębiorców najważniejszy jest audyt wszystkich umów B2B i umowy zlecenia pod kątem pięciu powyższych kryteriów, a następnie ich segmentacja na umowy bezpieczne, umowy w szarej strefie i umowy wysokiego ryzyka. Dla tej ostatniej grupy warto policzyć realny koszt dwóch scenariuszy: dobrowolnej konwersji teraz wobec ryzyka decyzji PIP połączonej z późniejszą korektą składkową i podatkową. Nie warto podejmować decyzji o zmianie umów wyłącznie z myśli o PIP – równolegle trzeba sprawdzić z księgowością ewentualne koszty zaległych składek ZUS i podatków.

W sytuacjach z graniczną kwalifikacją prawną przedsiębiorca ma prawo wystąpić do Głównego Inspektora Pracy (GIP) z wnioskiem o wydanie pisemnej interpretacji indywidualnej. Działa ona podobnie do interpretacji podatkowych – precyzyjny opis rzeczywistych warunków współpracy zawarty we wniosku zapewnia firmie formalną ochronę przed mandatami i nakazami PIP, pod warunkiem że stan faktyczny zgadza się z opisem.

Należy jednak pamiętać o kluczowym zastrzeżeniu: interpretacja PIP wiąże wyłącznie Inspekcję Pracy. Nie ma ona mocy wiążącej dla Zakładu Ubezpieczeń Społecznych ani urzędów skarbowych, które wciąż mogą niezależnie zakwestionować model rozliczeń na gruncie składkowym i podatkowym

Warto, aby biura rachunkowe same wychodziły z tą inicjatywą i wprowadzały ten temat do standardowych rozmów z klientami, zamiast czekać na ich pytania. Świetnym narzędziem jest tu prosta lista kontrolna, która pozwala szybko ocenić poziom ryzyka przy współpracy B2B. W relacji z klientem trzeba jednak mocno akcentować istotną różnicę: zmiana umowy eliminuje wyłącznie ryzyko kar z prawa pracy, ale nie zamyka drogi ZUS-owi ani urzędowi skarbowemu do weryfikacji dawnych rozliczeń. Dzięki temu przedsiębiorca uniknie zaskoczenia, jeśli po przekształceniu kontraktu otrzyma wezwanie z organów składkowych.

Podsumowanie

Oznaczone datą 8 lipca 2027 r. okno abolicyjne gwarantuje realną, choć jedynie częściową osłonę. To idealna okazja do uporządkowania spraw formalnych, ale też pułapka dla tych, którzy liczą, że sytuacja sama się ułoży. Zamiast zwlekać do ostatniej chwili, bezpieczniej potraktować ten termin jako nieprzekraczalną granicę na audyt wszystkich kontraktów B2B. Szybsza weryfikacja umów pod kątem kluczowych kryteriów daje firmie komfort oraz czas na przemyślane kroki – tak w relacjach z Inspekcją Pracy, jak i z ZUS-em.

#polecamy#

#banner-257888#

Question 2

Chciałbym zatrudnić moją żonę na podstawie umowy cywilnoprawnej. Obecnie zgłoszona jest jako osoba współpracująca, świadcząca pomoc bez zawarcia umowy. Jak wygląda kwestia naliczenia składek, kiedy zawierana jest umowa zlecenie z małżonkiem?

Accepted Answer

Nie ma przeszkód, aby osoba prowadząca działalność gospodarczą zawarła umowę ze swoim współmałżonkiem. W takim przypadku należy określić, na jakiej podstawie jest świadczona współpraca i dowiedzieć się, kim jest osoba współpracująca. Wówczas będzie można rozliczyć prawidłowo ZUS.

Osoba współpracująca

Zgodnie z ustawą o systemie ubezpieczeń społecznych za osobę współpracującą uważa się:

małżonka,
dzieci własne lub dzieci drugiego małżonka i dzieci przysposobione,
rodziców,
macochę i ojczyma

– pozostających we wspólnym gospodarstwie domowym i współpracujących przy prowadzeniu działalności.

#zobacztez#

Przykład 1.

Pan Adam pomaga w działalności ojca. Nie prowadzą oni wspólnego gospodarstwa domowego, a nawet mieszkają w innych miejscowościach. Czy mężczyzna będzie uznany za osobę współpracującą? Nie, nie spełnia on wszystkich warunków – nie pozostaje we wspólnym gospodarstwie domowym.

Przykład 2.

Pani Marlena i pani Kamila to siostry, które prowadzą wspólne gospodarstwo domowe. Pani Kamila pomaga siostrze w prowadzeniu działalności. Czy kobieta będzie uznana za osobę współpracującą? Nie, nie spełnia on wszystkich warunków – za osoby współpracujące nie są uznawani brat ani siostra.

Osoba współpracująca świadcząca pracę bezumownie

Nieodpłatna pomoc osoby współpracującej przy prowadzeniu działalności rodzi powstanie obowiązku odprowadzania za tę osobę składek ZUS. W przypadku nieodpłatnej pomocy osoby współpracującej nie wystąpi opodatkowanie podatkiem od wynagrodzeń, ale składki ZUS należy odprowadzać. Wysokość składek społecznych będzie taka, jak w przypadku składek przedsiębiorcy opłacającego tzw. duży ZUS i składka chorobowa jest tu dobrowolna. W 2026 roku podstawa wymiaru składek społecznych i FP wynosi 5652 zł i tym samym składki wynoszą:

Ubezpieczenie emerytalne: 19,52% × 5652 zł = 1103,27 zł;
Ubezpieczenie rentowe: 8% × 5652 zł = 452,16 zł;
Ubezpieczenie chorobowe: 2,45% ×5652 zł = 138,47 zł,;
Ubezpieczenie wypadkowe: 1,67% × 5652 zł = 94,39 zł;
Fundusz Pracy 2,45% × 5652 zł = 138,47 zł.

#banner-257338#

Podstawę składki zdrowotnej stanowi kwota odpowiadająca 75% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw w IV kwartale roku poprzedniego, włącznie z wypłatami z zysku, ogłaszanego przez GUS. W 2026 roku podstawa wynosi 6921,48 zł a sama składka 9% × 6921,48 zł = 622,93 zł.

Gdy osoba współpracująca, oprócz pomagania w działalności gospodarczej, jest zatrudniona przez inny podmiot, gdzie jej wynagrodzenie jest wyższe lub równe minimalnemu (w 2026 roku 4806 zł) i odprowadzane są z tego tytułu składki ZUS, to w związku z pomaganiem w działalności podlega jedynie ubezpieczeniu zdrowotnemu.

Osoba współpracująca pomagająca w działalności bezumownie powinna zostać zgłoszona w ZUS-ie z kodem 05 11 nadruku:

ZUS ZUA, gdy opłaca składki społeczne i składkę zdrowotną;
ZUS ZZA, gdy opłaca jedynie składkę zdrowotną.

Przy nieodpłatnej pomocy osoby współpracującej powstanie przychód z nieodpłatnych świadczeń, ale jest on zwolniony z opodatkowania. Czyli nie ma obowiązku wykazywania nieodpłatnej pomocy takiej osoby jako przychodu w działalności gospodarczej.

Umowa zlecenie z małżonkiem

Gdy osoba współpracująca zatrudniana jest na umowę zlecenie z określoną wysokością wynagrodzenia, nie podlega już ubezpieczeniom w takim wymiarze jak przedsiębiorca, ale w takim jak inni zleceniobiorcy. Czyli składki wyliczane są głównie na podstawie wysokości wynagrodzenia.

Więcej na temat umowy zlecenia można przeczytać: Umowa zlecenie jako częsta forma zatrudnienia – podstawowe informacje

Osoba współpracująca pomagająca w działalności na podstawie umowy zlecenie powinna zostać zgłoszona w ZUS-ie z kodem 04 11 na druku:

ZUS ZUA, gdy opłaca składki społeczne i składkę zdrowotną;
ZUS ZZA, gdy opłaca jedynie składkę zdrowotną.

Osobę mającą status ucznia/studenta do 26. roku życia zatrudnioną na podstawie umowy zlecenia nie zgłasza się do ZUS-u.

Aby wyliczyć koszty i składki z umowy zlecenia, można skorzystać z kalkulatora wynagrodzeń.

Wynagrodzenie wypłacone osobie współpracującej z tytułu umowy zlecenie może zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodu przedsiębiorcy.

Zmiana rodzaju współpracy z bezumownej a umowa zlecenie z małżonkiem

W przypadku zmiany rodzaju współpracy należy dokonać kilku formalności. Przedsiębiorca powinien:

wyrejestrować taką osobę z kodem 05 11 na druku ZUS ZWUA;
zgłosić osobę jako zleceniobiorcę z kodem 04 11 na druku ZUS ZUA (zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego) lub na druku ZUS ZZA (zgłoszenie tylko do ubezpieczenia zdrowotnego). Co ważne, gdy taka osoba ma poniżej 26 lat i ma status ucznia/studenta, nie przekazuje się zgłoszenia.

Przykład 3.

Pan Jan chce zatrudnić żonę na podstawie umowy cywilnoprawnej od 1 marca 2026 roku. Obecnie jest ona zgłoszona jako osoba współpracująca, świadcząca pomoc bez zawarcia umowy. Jakie deklaracje należy złożyć i jak wykazać taką osobę na DRA? Pan Jan powinien:

wyrejestrować żonę z kodem 05 11 na druku ZUS ZWUA z datą 1 marca 2026,
zgłosić ją jako zleceniobiorcę z kodem 04 11 na druku ZUS ZUA z datą 1 marca 2026.

W deklaracji DRA:

za luty będzie ona wykazana z kodem 05 11 i składkami jak za osobę współpracującą,
za marzec będzie ona wykazana z kodem 04 11 i składkami, które zależą od otrzymanego wynagrodzenia w marcu.

Pomoc współmałżonka w prowadzeniu działalności jest możliwa i w tej sytuacji przedsiębiorca powinien zastanowić się, na jakiej podstawie będzie świadczona. Ma to znaczenie szczególnie przy rozliczeniach z ZUS-em. Umowa zlecenie z małżonkiem jest rozliczana w taki sam sposób jak każdego innego zleceniobiorcy.#polecamy#

#banner-257341#

Question 3

Zatrudniając pracowników, chciałbym prowadzić dokumentację pracowniczą w formie elektronicznej. Jak prowadzić e-akta, od kiedy można przechowywać akta osobowe online?

Accepted Answer

Posługiwanie się dokumentacją elektroniczną w działach kadr i płac nie jest już techniczną nowinką ani „formą pomocniczą”. Od wielkiej reformy cyfryzacyjnej minęło już sporo czasu, a kolejne nowelizacje (w tym te z lat 2023–2025) ugruntowały pozycję e-akt jako pełnoprawnego, bezpiecznego i ekologicznego standardu zarządzania dokumentacją w polskich firmach.

Obecnie zasady prowadzenia i przechowywania tych dokumentów reguluje Kodeks pracy oraz ujednolicone Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Pełna równowartość papieru i cyfry

Zgodnie z art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy, pracodawca ma obowiązek prowadzić i przechowywać dokumentację pracowniczą oraz akta osobowe. Przepisy dają mu jednak całkowitą swobodę wyboru formy: może to robić w postaci papierowej lub elektronicznej.

Obie te formy są w świetle prawa w 100% równoważne. Oznacza to, że firma może całkowicie zrezygnować z papierowych segregatorów, o ile wdroży system teleinformatyczny spełniający rygorystyczne wymogi prawne w zakresie bezpieczeństwa i integralności danych.

[alert-info]Pracodawca nie może dowolnie mieszać papieru z cyfrą w obrębie akt osobowych jednego pracownika. Jeśli decydujemy się na e-akta dla danego pracownika, to cała jego teczka (od rekrutacji po zwolnienie) musi mieć postać cyfrową.[/alert-info]

Nowa struktura akt osobowych: Podział na 5 części (A–E)

W 2026 roku tradycyjna teczka akt osobowych (zarówno ta papierowa, jak i elektroniczna) nie dzieli się już na 3, lecz na 5 autonomicznych części. Każda z nich musi zawierać chronologicznie ułożony i ponumerowany wykaz dokumentów.

Część A – dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie (etap rekrutacji).
Część B – dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia (m.in. umowy o pracę, zaświadczenia BHP, badania lekarskie, wnioski o elastyczną organizację pracy, a także dokumentacja dotycząca pracy zdalnej oraz uprawnień rodzicielskich, w tym wprowadzonych najnowszych wniosków o uzupełniający urlop macierzyński).
Część C – dokumenty związane z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy (wypowiedzenia, świadectwa pracy).
Część D – dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej (kary upomnienia, nagany). Uwaga: dokumenty z tej części podlegają usunięciu z akt po zatarciu kary.
Część E – (Nowość ostatnich lat) dokumenty związane z przeprowadzoną przez pracodawcę kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą na obecność środków działających podobnie do alkoholu.

Okres przechowywania akt: 10 lat to standard

Przez dekady standardem było przechowywanie akt przez pół wieku. Dziś dla zdecydowanej większości pracowników okres ten jest znacznie krótszy:

Pracownicy zatrudnieni od 1 stycznia 2019 r.: Okres przechowywania dokumentacji wynosi 10 lat, liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy ustał.
Pracownicy zatrudnieni w latach 1999–2018: Okres wynosi 10 lat, pod warunkiem że pracodawca przekazał do ZUS odpowiednie raporty informacyjne (ZUS OSW oraz ZUS RIA). W innym przypadku obowiązuje stary termin 50 lat.
Pracownicy zatrudnieni przed 1 stycznia 1999 r.: Obowiązkowy okres przechowywania dokumentacji to niezmiennie 50 lat.

#banner-252997#

Jak bezpiecznie przejść z papieru na e-akta?

Proces cyfryzacji dotychczasowych dokumentów papierowych jest ściśle sformalizowany. Nie wystarczy zwykły rzut oka na skaner. Procedura wygląda następująco:

Odwzorowanie cyfrowe: Pracodawca sporządza cyfrową kopię (skan) dokumentu papierowego zgodnie z parametrami technicznymi określonymi w przepisach (odpowiednia rozdzielczość, czytelność tekstów i podpisów).
Uwierzytelnienie: Każdy przygotowany plik musi zostać opatrzony przez pracodawcę (lub osobę upoważnioną) kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną, co potwierdza zgodność cyfrowego dokumentu z jego papierowym oryginałem.
Zwrot papieru pracownikowi: Po zmianie postaci dokumentacji z papierowej na elektroniczną, pracodawca ma obowiązek poinformować o tym pracownika i wyznaczyć mu 30 dni na odbiór dotychczasowej papierowej teczki. Jeśli pracownik jej nie odbierze, dokumenty papierowe można komisyjnie zniszczyć.

[alert-info]Od końca 2025 roku przepisy dodatkowo uprościły wymogi operacyjne w relacji z ZUS – przy wysyłce elektronicznej pracodawcy nie muszą już drukować ani zbierać fizycznych podpisów pracowników na dokumentach zgłoszeniowych (np. ZUS ZUA, ZUS ZZA).[/alert-info]

Kary za błędy w dokumentacji

Cyfryzacja ułatwia życie, ale nie zwalnia z odpowiedzialności. Zgodnie z art. 281 § 1 pkt 6a Kodeksu pracy, pracodawca, który:

nie prowadzi dokumentacji pracowniczej,
nie przechowuje jej przez wymagany przepisami okres,
pozostawia dokumentację w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem,

podlega karze grzywny od 1 000 zł do 30 000 zł. W przypadku systemów e-akt kontrolerzy Państwowej Inspekcji Pracy (PIP) weryfikują nie tylko sam fakt posiadania plików, ale też zabezpieczenia przed nieuprawnionym dostępem oraz procedury generowania kopii zapasowych.

Podsumowanie

Elektroniczne akta osobowe (e-akta) są w 100% równoważne tradycyjnym, papierowym teczkom. Pracodawca ma pełną swobodę wyboru formy, jednak obowiązuje go zasada spójności – dokumentacja konkretnego pracownika musi być prowadzona jednolicie (w całości papierowo lub w całości cyfrowo). Za brak dokumentacji, błędy w jej przechowywaniu lub niedopatrzenia w procedurach cyberbezpieczeństwa systemów e-akt pracodawcy grozi grzywna od 1 000 zł do 30 000 zł.

#polecamy#

#banner-252994#

Question 4

Kiedy zatrudnia się pracownika, powstaje obowiązek założenia i prowadzenia jego dokumentacji pracowniczej. W jej skład wchodzą akta osobowe pracowników oraz dokumentacja związana ze stosunkiem pracy. Jak powinno prowadzić się taką dokumentację? Czy potrzebne są zakładki do akt osobowych?

Accepted Answer

Zakładki do akt osobowych – wzór do wydruku

#dopobrania#

#zobacztez#

Zmiany w aktach osobowych – nowa piąta część

Nowe rozporządzenie określa, że akta osobowe mają się składać z pięciu części. Zmiana ta obowiązuje od 20. marca 2023 roku. Wcześniej składały się one z trzech, a później z czterech części. Nowe akta powinny więc zawierać części: A, B,C, D i E. Każda z nich ma obejmować określony katalog dokumentów:

A – oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich;
B – dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika;
C – oświadczenia lub dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy;
D – odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu;
E – dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu.

Zakładka do części A akt osobowych – co się w niej wpisuje?

W części A akt osobowych przechowuje się:

oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie;
skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich (art. 229 § 1 pkt 1, § 1¹ i 1² Kodeksu pracy).

Część A akt osobowych powinna zawierać wykaz znajdujących się w niej oświadczeń lub dokumentów. Dokumenty znajdujące się w tej części numeruje się i opisuje w wykazie.

#banner-210832#

Zakładka do części B akt osobowych

Część B zwykle jest najbardziej obszerna, ponieważ znajdują się tu dokumenty związane z przebiegiem zatrudnienia w firmie, m.in.:

umowa o pracę;
oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych gromadzone w związku z nawiązaniem stosunku pracy;
zakres czynności (obowiązków);
potwierdzenia zapoznania się m.in. z regulaminem pracy, otrzymaniem informacji o warunkach zatrudnienia;
dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się;
dokumenty związane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych;
potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z treścią regulaminu pracy, z przepisami BHP;
oświadczenia dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie;
dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem przez pracownika z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego lub urlopu wychowawczego;
dokumenty związane z udzielaniem urlopu bezpłatnego;
skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące badań lekarskich wstępnych, okresowych i kontrolnych.

Od 2023 roku nowymi dokumentami są tu:

potwierdzenie poinformowania pracownika o kontroli trzeźwości pracowników lub na obecność w ich organizmach środków działających podobnie do alkoholu, grupie lub grupach pracowników objętych taką kontrolą i sposobie jej przeprowadzania;
dokumenty o wykonywaniu pracy w formie zdalnej.

Oświadczenia lub dokumenty znajdujące się w tej części przechowuje się w porządku chronologicznym i numeruje. Opis dokumentu i jego numer powinien zawierać się na wykazie – zakładce do akt.

Zakładka do części C akt osobowych

Część C uzupełniana jest w związku z ustaniem zatrudnienia. Znajdują się tu:

oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę;
wnioski dotyczące wydania, sprostowania lub uzupełnienia świadectwa pracy;
dokumenty dotyczące niewypłacenia pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy;
kopia wydanego świadectwa pracy;
potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym;
umowa o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę;
skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie związane z okresowymi badaniami lekarskimi w związku z wykonywaniem pracy w warunkach narażenia na działanie substancji i czynników rakotwórczych lub pyłów zwłókniających.

W tej części także powinno numerować się dokumenty i wpisywać do wykazu znajdującego się w stosownej zakładce.

#banner-210829#

Zakładka do części D akt osobowych

Część D akt często pozostaje pusta. Dzieje się tak, ponieważ przechowuje się tu odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu.

Dokumenty znajdujące się w tej części najłatwiej przechowywać w wydzielonych częściach dotyczących danej kary, gdzie przyporządkowuje się odpowiednio numery D1, D2 i kolejne. W każdej z tych części dokumenty przechowuje się w porządku chronologicznym, ponumerowane i tworzy ich wykaz dotyczący każdej z nich. Gdy informacja o karze powinna zostać usunięta z akt osobowych, wówczas usuwa się całą wydzieloną część dotyczącą danej kary, a pozostałym przyporządkowuje się następujące po sobie numery.

Nowa zakładka do części E akt osobowych

Część E pojawiła się w 2023 roku w związku z koniecznością gromadzenia nowych dokumentów w aktach osobowych pracowników, które nie były sklasyfikowane w żadnej obowiązującej dotąd części tych akt – dokumentacji dotyczącej kontroli trzeźwości. W tej części będą znajdowały się m.in.:

informacje dotyczące kontroli trzeźwości pracownika przeprowadzonej przez pracodawcę;
informacje dotyczące badania stanu trzeźwości pracownika przeprowadzonego przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego;
informacje dotyczące kontroli pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu;
informacje dotyczące badania pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu przeprowadzonego przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego.

Dokumenty w części E akt osobowych pracownika mogą być przechowywane w podobny sposób, co w części D – wydzielonych częściach dotyczących danej kontroli (E1, E2 itd.). Porządek chronologiczny, numerowanie oraz tworzenie wykazu dokumentów będzie dotyczyć każdej z tych wydzielonych części. Usunięcie informacji o badaniu ma polegać na usunięciu całej wydzielonej części dotyczącej tej informacji, a pozostałym są przyporządkowywane następujące po sobie numery.

[alert-info]Dokumenty w części D oraz E są usuwane z akt po upływie okresu wskazanego w przepisach.[/alert-info]

W systemie wFirma łatwo przechowasz e-akta osobowe

Do prowadzenia akt osobowych pracownika w formie elektronicznej warto wykorzystać systemy, które spełniają wymagania wskazane w rozporządzeniu. Od 1. stycznia 2019 roku system wFirma służący do prowadzenia księgowości i kadr online jest już przystosowany do prowadzenia akt pracowników w nowej formie – pięciu omawianych części oraz mniejszych części tematycznych. W zakładce u każdego pracownika dodanego do systemu znajduje się folder E-AKTA, gdzie przechowywana jest dokumentacja pracownicza.

Zakładki do akt osobowych - e-akta w wfirma

W folderze Dokumenty znajdują się dwie grupy dokumentacji: akta osobowe oraz dokumenty pracownicze. System wFirma spełnia wszystkie warunki dotyczące prowadzenia e-akt. Umożliwia on umieszczanie dokumentów w poszczególnych katalogach oraz opatrywanie ich kwalifikowanym podpisem. Ta możliwość jest jednym z najważniejszych wymogów przy prowadzeniu dokumentów w formie elektronicznej. Ponadto system jest bardzo ergonomiczny i pozwala na łatwe wyszukiwanie danych w katalogach. Użytkownik ma możliwość weryfikacji, jakie działania zostały dokonane na wybranym dokumencie, a także kto je wykonał (system logów). Dzięki tym funkcjom zarówno pracodawcy, jak i pracownicy mają pewność, że ich dane przechowywane są w bezpieczny sposób i zgodnie z wszystkimi wymogami prawnymi.

#polecamy#

#banner-210835#

Question 5

Zatrudniam pracownika, który od jakiegoś czasu przebywa na zwolnieniu lekarskim. L4 wystawione jest także na okres obejmujący dni wolne od pracy. Czy ustalając 33 dni, za które to pracodawca wypłaca wynagrodzenie chorobowe, trzeba je uwzględniać? Jak liczyć dni zwolnienia lekarskiego? Czy okresy choroby się sumują?

Accepted Answer

Pracownik powinien otrzymać wynagrodzenie chorobowe lub zasiłek za każdy dzień niezdolności do pracy. Bez znaczenia pozostaje, czy choroba przypada w okresie, w którym pracownik powinien wykonywać pracę, czy też w dniach wolnych od pracy. Pracodawca musi wiedzieć, przez jaki czas wypłaca pracownikowi poszczególne świadczenia.

Jak liczyć dni zwolnienia lekarskiego – kiedy wypłacić wynagrodzenie chorobowe, a kiedy zasiłek?

Okres, przez który pracownikowi przysługuje wynagrodzenie chorobowe, zależny jest od wieku pracownika. Osobom, które nie ukończyły 50. roku życia wspomniane świadczenie przysługuje przez okres 33 dni, natomiast dla pracowników powyżej 50 lat wynagrodzenie chorobowe przysługuje przez 14 dni.

[alert-info]Art. 92 § 4 Kodeksu pracy
Za czas niezdolności do pracy, o której mowa w § 1, trwającej łącznie dłużej niż 33 dni w ciągu roku kalendarzowego, a w przypadku pracownika, który ukończył 50. rok życia, trwającej łącznie dłużej niż 14 dni w ciągu roku kalendarzowego, pracownikowi przysługuje zasiłek chorobowy na zasadach określonych w odrębnych przepisach.[/alert-info]

#zobacztez#

Warto również doprecyzować, że w roku, w którym pracownik kończy 50 lat, wynagrodzenie chorobowe przysługuje mu przez 33 dni. Dopiero od początku następnego roku pracodawca będzie wypłacał to świadczenie przez 14 dni. Zostało to wyjaśnione w art. 92 § 5 Kodeksu pracy.

Przykład 1.

Pan Ryszard urodził się 13 września 1975 roku. Pierwsze zwolnienie lekarskie otrzymał od 25 sierpnia do 30 września 2025 roku. Pomimo ukończenia przez pracownika w dniu 13 września 50. roku życia pracodawca powinien wypłacić wynagrodzenie chorobowe za okres 33 dni. Dopiero od 2026 roku świadczenie będzie należne jedynie przez 14 dni.

Co ważne, pula 33 dni lub 14 dni dotyczy całego roku kalendarzowego. Pracownik nie musi chorować przez ciągły okres. Od 34. lub 15. dnia choroby otrzymuje już świadczenie w postaci zasiłku chorobowego z ZUS-u. Zasiłek chorobowy wypłacany jest zwykle przez okres 182 dni, a w przypadku gdy niezdolność do pracy powstaje w okresie ciąży lub została spowodowana gruźlicą – przez 270 dni.

Przykład 2.

Z powodu przewlekłej choroby pani Leokadia często otrzymuje zwolnienia lekarskie. W 2025 roku była niezdolna do pracy w okresie:

17.01 – 25.01 – 9 dni
10.03 – 12.03 – 3 dni
29.05 – 9.06 – 12 dni
20.07 – 24.07 – 5 dni
1.10 – 8.10 – 8 dni

Nie ukończyła 50. roku życia, więc wynagrodzenie chorobowe będzie jej przysługiwało przez 33 dni. Limit ten mija w trakcie L4 otrzymanego w październiku. Oznacza to, że za okres od 1 do 3 października otrzyma wynagrodzenie chorobowe, a od 4. do 8. będzie przysługiwał jej zasiłek chorobowy.

Przykład 3.

Pan Miłosz od stycznia do końca maja 2026 roku pracował w firmie X. W tym okresie przebywał na zwolnieniu lekarskim przez 12 dni. Od połowy czerwca podjął pracę w firmie Z. W 2026 roku pan Miłosz może otrzymać wynagrodzenie chorobowe u nowego pracodawcy przez 21 dni. Po tym czasie będzie przysługiwał mu zasiłek.

#banner-251839#

Jakie nieobecności uwzględnia się w puli 33 i 14 dni?

Przepisy ściśle określają, za jakiego rodzaju niezdolności do pracy przysługuje wynagrodzenie czy zasiłek chorobowy. Zalicza się do nich:

chorobę pracownika, w tym chorobę w czasie ciąży;
przebywanie na kwarantannie bądź izolacji;
pobyt w szpitalu;
wypadek w drodze do lub z pracy;
poddanie się niezbędnym badaniom lekarskim przewidzianym dla kandydatów na dawców komórek, tkanek i narządów oraz poddania się zabiegowi pobrania komórek, tkanek i narządów.

W razie wypadku podczas wykonywania pracy pracownik również otrzymuje L4. Jednakże jeżeli zdarzenie zostanie uznane za wypadek w pracy, to zatrudnionemu będzie przysługiwał zasiłek chorobowy z ubezpieczenia wypadkowego. W związku z tym dni zwolnienia lekarskiego nie wlicza się do limitów dotyczących wynagrodzenia chorobowego.

Zwolnienie lekarskie na opiekę nad dzieckiem lub innym członkiem rodziny również nie powinno zostać uwzględniane w puli 33/14 dni. Za okres sprawowania opieki ubezpieczonemu od pierwszego dnia przysługuje zasiłek opiekuńczy.

Niezdolność do pracy na przełomie roku

Wiemy już, jak liczyć dni zwolnienia lekarskiego podlegające wliczeniu do limitów dotyczących wynagrodzenia chorobowego. Warto przypomnieć, że wspomniane pule odnoszą się do jednego roku kalendarzowego. Oznacza to, że w kolejnym roku pracownik ponownie będzie otrzymywał od pracodawcy świadczenie przez 33 lub 14 dni. Problematyczna może być sytuacja, gdy niezdolność do pracy występuje na przełomie roku. Wtedy istotny jest rodzaj świadczenia przysługujący 31 grudnia. Jeżeli tego dnia pracownik miał prawo do:

wynagrodzenia chorobowego, wówczas od 1 stycznia ponownie przysługuje mu wynagrodzenie chorobowe przez okres 33 lub 14 dni. Zasada ta obowiązuje także wtedy, gdy 31 grudnia był 33. dniem (lub 14. dniem) niezdolności do pracy;
zasiłku chorobowego, to od 1 stycznia w dalszym ciągu będzie przysługiwał mu zasiłek chorobowy za cały okres nieprzerwanej niezdolności do pracy. Gdyby pomiędzy zwolnieniami wystąpił chociażby jeden dzień przerwy, to za okres po przerwie pracownik uzyskuje prawo do wynagrodzenia chorobowego przez 33/14 dni. Nie ma znaczenia, czy taka przerwa wystąpi w dzień roboczy, czy dzień wolny od pracy.

Przykład 4.

Pan Franciszek otrzymał zwolnienie lekarskie na okres od 14 grudnia do 12 stycznia. W dniu 31 grudnia przysługiwało mu wynagrodzenie chorobowe. Od 1 stycznia będzie miał zatem w dalszym ciągu prawo do wynagrodzenia chorobowego przez okres 33 dni.

#banner-251836#

Przykład 5.

Pani Irena była niezdolna do pracy od 15 października 2025 roku do 29 stycznia 2026 roku. 31 grudnia miała prawo do zasiłku chorobowego, więc od 1 do 29 stycznia przysługiwał jej zasiłek chorobowy. Kolejne zwolnienie lekarz wystawił 1 lutego 2026 roku. W związku z przerwą pomiędzy kolejnymi zwolnieniami lekarskimi od 1 lutego pracownicy będzie przysługiwało wynagrodzenie chorobowe.

Jakie dokumenty powinien sporządzić pracodawca od 34. lub 15. dnia?

Dowiedzieliśmy się, jak liczyć dni zwolnienia lekarskiego. Teraz należy wspomnieć o tym, jakie formalności ciążą na pracodawcy po upływie okresu, za jaki należne jest wynagrodzenie chorobowe. Jeśli niezdolność do pracy przekracza 33 lub 14 dni w ciągu roku, to pracodawca niebędący płatnikiem zasiłków zobowiązany jest przekazać do ZUS-u zaświadczenie płatnika składek ZUS Z-3. Na podstawie tego druku zatrudnionemu zostanie wypłacony zasiłek chorobowy.

Wprowadzanie niezdolności do pracy w systemie wFirma.pl

System wFirma.pl umożliwia rozliczanie nieobecności chorobowych pracowników oraz wystawianie stosownych zaświadczeń, które należy przekazać do ZUS-u. Aby wprowadzić chorobę pracownika, trzeba przejść do zakładki KADRY » PRACOWNICY » Szczegóły pracownika » CZAS PRACY » NIEOBECNOŚCI » DODAJ.

jak liczyć dni zwolnienia lekarskiego - dodawanie choroby

Po pojawieniu się okna w polu Rodzaj wprowadza się chorobę i poniżej wybiera właściwy kod świadczenia przerwy.

Co ważne, w sytuacji gdy program wykryje, że wprowadzona nieobecność wykroczy poza okres 33 lub 14 dni, wówczas automatycznie poinformuje użytkownika o podziale okresu odpowiednio na kod 331 oraz 313.

jak liczyć dni zwolnienia lekarskiego - komunikat

Jeżeli pracodawca nie jest płatnikiem zasiłków, to po zapisaniu choroby może zaznaczyć wpis i wybrać opcję DRUKUJ » ZUS Z-3. Wówczas pojawi się wypełniony formularz, który po zapisaniu można pobrać na dysk:

w formacie PDF, a następnie wydrukować i wysłać listem do ZUS-u lub
w formacie XML, a następnie zaimportować plik na PUE i przekazać go do ZUS-u elektronicznie.

Ponadto podczas wyliczania list płac wynagrodzenie chorobowe bądź zasiłek zostaną naliczone automatycznie.

Aby wiedzieć, jak liczyć dni zwolnienia lekarskiego pracownika, należy pamiętać nie tylko o zasadzie dotyczącej wieku, ale także mieć świadomość, jaki rodzaj nieobecności uwzględniać w puli 33 lub 14 dni. Pomocne w tym pozostają systemy kadrowe, w których przedsiębiorca otrzymuje podpowiedzi o prawidłowym rozliczeniu takich absencji.

#polecamy#

#banner-251842#

Question 6

Pracownik wypowiedział umowę o pracę na czas nieokreślony. Czy w związku z tym musi on podawać przyczynę wypowiedzenia umowy? Jaką podstawę prawną wpisać w wystawianym dla niego świadectwie pracy? Czy wypowiedzenie umowy o pracę na czas nieokreślony jest możliwe w każdym dowolnym momencie?

Accepted Answer

Rozwiązanie stosunku pracy jest regulowane przez kodeks pracy. Zgodnie z art. 30. § 1 kp umowa o pracę może zostać rozwiązana na mocy porozumienia stron, przez: oświadczenie jednej ze stron z zachowaniem okresu wypowiedzenia lub przez oświadczenie jednej ze stron bez zachowania okresu wypowiedzenia, lub z upływem czasu, na jaki była zawarta.

Wypowiedzenie umowy o pracę

Umowa o pracę na czas nieokreślony może zostać rozwiązana za wypowiedzeniem przez każdą ze stron, zarówno przez pracownika, jak i pracodawcę. Wypowiedzenie umowy powinno zostać sporządzone na piśmie i zawierać następujące elementy:

miejscowość oraz datę,
dane pracodawcy i pracownika,
informację o wypowiedzeniu umowy wraz z datą jej zawarcia oraz oznaczeniem stron umowy,
informację o zachowaniu okresu wypowiedzenia,
podpis strony składającej oświadczenie o wypowiedzeniu.

[alert-info]W przypadku, gdy stroną wypowiadającą umowę jest pracodawca, w wypowiedzeniu umowy o pracę powinna się znaleźć dodatkowo adnotacja o możliwości odwołania się przez pracownika do sądu pracy.[/alert-info]

#zobacztez#

Wypowiedzenie umowy o pracę na czas nieokreślony - okres wypowiedzenia

Długość okresu wypowiedzenia jest uzależniona od okresu, na jaki została zawarta umowa oraz od stażu pracy pracownika u danego pracodawcy. Zgodnie z art. 36. § 1. kp okres wypowiedzenia umowy o pracę na czas określony i nieokreślony jest taki sam i wynosi 2 tygodnie, jeśli pracownik był zatrudniony krócej niż 6 miesięcy, miesiąc w przypadku gdy pracownik jest zatrudniony co najmniej 6 miesięcy lub 3 miesiące dla pracowników zatrudnionych co najmniej 3 lata.

Momentem rozpoczęcia biegu wypowiedzenia jest:

pierwszy dzień kalendarzowy miesiąca następującego, po miesiącu, w którym wypowiedzenie umowy zostało złożone dla wypowiedzenia liczonego w wymiarze miesięcznym,
pierwsza niedziela po dniu złożenia wypowiedzenia umowy dla wypowiedzenia liczonego w wymiarze tygodniowym.

Przykład 1.

Pracownik posiadający staż pracy w wysokości 5 lat u danego pracodawcy złożył wypowiedzenie umowy o pracę na czas nieokreślony w dniu 15 stycznia 2026 r. Momentem rozpoczęcia biegu wypowiedzenia będzie 1 lutego 2026 r., a umowa zakończy się 30 kwietnia 2026 roku.

Przykład 2.

Pracownik zatrudniony u danego pracodawcy przez okres 4 miesięcy złożył wypowiedzenie umowy o pracę na czas nieokreślony 19 lutego 2026 r. Momentem rozpoczęcia biegu wypowiedzenia będzie 22 lutego 2026 r., a umowa zakończ się 7 marca 2026 r.

Przykład 3.

Pracownik zatrudniony u danego pracodawcy przez okres 2 lat złożył wypowiedzenie umowy o pracę na czas nieokreślony 23 lutego 2026 r. Pracownika obowiązuje miesięczny okres wypowiedzenia. Rozpocznie on bieg 1 marca 2026 r., a stosunek pracy zakończy się w ostatnim dniu miesiąca, czyli 31 marca 2026 r.

#banner-250633#

Obowiązek podania przyczyny wypowiedzenia umowy

Pracownik nie jest zobligowany do poinformowania pracodawcy o powodach wypowiedzenia umowy. Natomiast pracodawca, który wypowiada pracownikowi umowę o pracę na czas nieokreślony, ma obowiązek zamieścić w oświadczeniu przyczynę tego wypowiedzenia, przy czym przyczyna ta powinna być prawdziwa i konkretna.

[alert-info]Obowiązek uzasadniania wypowiedzenia nie dotyczy pracownika.[/alert-info]

#banner-250630#

Rozwiązanie umowy o pracę za wypowiedzeniem w świadectwie pracy

W przypadku zakończenia umowy z pracownikiem pracodawca powinien niezwłocznie, w ostatnim dniu pracy wydać pracownikowi świadectwo pracy podsumowujące jego okres zatrudnienia w danej firmie. Na świadectwie pracy, oprócz informacji dotyczących stanowiska, okresu i rodzaju wykonywanej pracy, oraz informacji niezbędnych do ustalenia uprawnień pracowniczych i uprawnień z ubezpieczenia społecznego, powinna znaleźć się informacja dotycząca trybu, oraz podstawy prawnej rozwiązania stosunku pracy, którą należy umieścić w punkcie 4 świadectwa pracy.

Umowę o pracę rozwiązuje się na podstawie:

art. 30 § 1 pkt 1 – jeżeli umowa została rozwiązana na mocy porozumienia stron,
art. 30 § 1 pkt 2 – w przypadku, gdy umowa uległa rozwiązaniu za wypowiedzeniem przez pracownika lub pracodawcę,
art. 30 § 1 pkt 3 – jeżeli umowa została rozwiązana przez pracownika lub pracodawcę bez zachowania okresu wypowiedzenia,
art. 30 § 1 pkt 4 – w sytuacji, gdy umowa została rozwiązana z upływem czasu, na jaki była zawarta,
art. 30 § 1 pkt 3 w związku z art. 52 § 1 pkt 2 – przy rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia z powodu popełnienia przez pracownika w czasie trwania umowy o pracę przestępstwa, które uniemożliwia dalsze zatrudnianie go na zajmowanym stanowisku, jeżeli przestępstwo jest oczywiste lub zostało stwierdzone prawomocnym wyrokiem.

[alert-info]Przeczytaj więcej na temat wypowiedzenia umowy o pracę:
Wypowiedzenie umowy o pracę na czas określony
Rozwiązanie umowy za wypowiedzeniem art. 30 § 1 pkt 2 kp[/alert-info]

Ponadto, poza wymienionymi wyżej trybami rozwiązania umowy, Kodeks pracy wyróżnia także sytuacje powodujące wygaśnięcie stosunku pracy (gdy umowa przestaje obowiązywać z mocy prawa). Dzieje się tak m.in.:

na skutek śmierci pracownika (art. 63¹ kp),
na skutek śmierci pracodawcy (art. 63² kp) – z pewnymi wyjątkami związanymi z sukcesją prawną,
z powodu tymczasowego aresztowania pracownika, jeśli trwa ono dłużej niż 3 miesiące (art. 66 kp).

Podsumowując, wypowiedzenie umowy o pracę na czas nieokreślony może zostać złożone zarówno przez pracodawcę, jak i pracownika, natomiast obowiązek związany z uzasadnieniem przyczyny wypowiedzenia ciąży jedynie na pracodawcy. Jeśli umowa na czas nieokreślony została rozwiązana za wypowiedzeniem przez pracownika, wówczas na świadectwie pracy w ust. 4 należy wskazać jako podstawę prawną rozwiązania umowy art. 30 § 1 pkt 2 i zaznaczyć, że umowę wypowiedział pracownik.

Wypowiedzenie umowy na czas nieokreślony w systemie wFirma

W systemie wfirma.pl istnieje możliwość zakończenia umowy z pracownikiem. Funkcja ta jest dostępna w pakiecie Kadry i płace.

Aby rozwiązać umowę z pracownikiem należy przejść do zakładki KADRY » PRACOWNICY kliknąć na imię i nazwisko pracownika i po otwarciu się okna dialogowego przejść do zakładki UMOWY , zaznaczyć daną umowę oraz wybrać z górnego Menu opcję DODAJ » ZAKOŃCZENIE.

wypowiedzenie umowy o pracę na czas nieokreślony - zakończenie umowy

W kolejnym kroku w oknie dodawania zakończenia umowy o pracę należy wybrać podstawę rozwiązania umowy oraz uzupełnić okres wypowiedzenia.

wypowiedzenie umowy o pracę na czas nieokreślony - podstawa rozwiązania umowy

Szczegóły dotyczące rozwiązywania umowy z pracownikiem w systemie wfirma.pl znajdują się w artykule pomocy: Jak rozwiązać umowę o pracę z pracownikiem?

#polecamy#

#banner-250636#

Question 7

W trakcie choroby pracownik złożył wypowiedzenie. Przez okres wypowiedzenia oraz po nim kontynuował zwolnienie lekarskie. Poinformowałam tę osobę, że rozliczę jej nieobecność z powodu choroby. Nie jestem jednak pewna, czy wypowiedzenie jest ważne i czy po powrocie z chorobowego jego bieg nie będzie liczył się od nowa. Czy zwolnienie lekarskie w trakcie wypowiedzenia coś zmienia? Proszę o poradę.

Accepted Answer

Często zdarza się, że pracownicy po otrzymaniu wypowiedzenia umowy idą na L4. Panuje przekonanie, że zwolnienie lekarskie w trakcie wypowiedzenia przedłuża okres wypowiedzenia i tym samym okres pobierania świadczeń. Czy wygląda to inaczej, w sytuacji gdy to pracownik składa wypowiedzenie w czasie przebywania na zwolnieniu lekarskim? Odpowiedź na te i inne pytania znajduje się w poniższym artykule.

Wypowiedzenie umowy a zwolnienie lekarskie

Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy pracownik przebywający na zwolnieniu lekarskim podlega ochronie i nie może zostać zwolniony przez pracodawcę. Co do zasady nie można zwolnić pracownika, który jest nieobecny w pracy, na co wskazuje art. 41 Kodeksu pracy.

[alert-info]Art. 41 Kodeksu pracy
„Pracodawca nie może wypowiedzieć umowy o pracę w czasie urlopu pracownika, a także w czasie innej usprawiedliwionej nieobecności pracownika w pracy, jeżeli nie upłynął jeszcze okres uprawniający do rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia”.[/alert-info]

Od przepisu tego istnieją jednak wyjątki, które zostały wymienione głównie w art. 53 Kodeksu pracy. Zgodnie z nim pracodawca może rozwiązać umowę o pracę bez wypowiedzenia:

jeżeli niezdolność do pracy spowodowana chorobą trwa dłużej niż:

w razie usprawiedliwionej nieobecności pracownika w pracy z innej przyczyny niż wyżej wymienione, która trwa ponad miesiąc.

#zobacztez#

Przykład 1.

Pani Daria przebywa na zwolnieniu lekarskim od 31 stycznia 2026 roku. W związku z długą chorobą pracownicy pracodawca postanowił, że rozwiąże z nią umowę o pracę bez wypowiedzenia z przyczyn niezawinionych przez pracownika. Może to jednak zrobić dopiero po upływie 182. dni pobierania zasiłku chorobowego oraz 3. miesięcy świadczenia rehabilitacyjnego, czyli najwcześniej 1 listopada 2026 roku.

Co ważne, rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia nie może nastąpić w razie nieobecności pracownika w pracy z powodu sprawowania opieki nad dzieckiem – w okresie pobierania z tego tytułu zasiłku, oraz w razie odosobnienia pracownika ze względu na chorobę zakaźną – w okresie pobierania z tego tytułu wynagrodzenia i zasiłku.

Jednak w sytuacji odwrotnej, czyli kiedy to pracownik chce wypowiedzieć umowę w czasie choroby, takich przeciwwskazań już nie ma. Oznacza to, że zatrudniony przebywający na zwolnieniu lekarskim może złożyć wypowiedzenie z pracy. Ważne, aby było ono skuteczne – czyli że pracodawca musi mieć możliwość zapoznania się z nim.

Forma wypowiedzenia umowy w czasie zwolnienia

Jak wspomniano wcześniej, wypowiedzenie umowy przez pracownika powinno zostać przekazane w taki sposób, aby pracodawca miał możliwość zapoznania się z nim. Zgodnie z art. 30 Kodeksu pracy wypowiedzenie umowy o pracę powinno mieć formę pisemną. Oznacza to, że należy je sporządzić na papierze, a następnie własnoręcznie podpisać. W przypadku gdy pracownik jest niezdolny do pracy, z reguły nie ma możliwości dostarczenia takiego dokumentu osobiście. W takiej sytuacji może dokonać tego poprzez wysłanie wypowiedzenia pocztą tradycyjną lub e-mailem. Ważne, aby przy przesyłce listowej mieć potwierdzenie odbioru przesyłki, a jeśli pracownik jej nie odbierze, to potwierdzenie próby dostarczenia takiego dokumentu. Wysyłka e-mailem natomiast jest zgodna z art. 78¹ § 2 Kodeksu cywilnego: ,,Oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej". Jednak decydując się na taką drogę konieczne jest posiadanie bezpiecznego podpisu kwalifikowanego, którym można potwierdzić dokument. Wypowiedzenie wysłane e-mailem bez certyfikowanego podpisu będzie wadliwe, ale skuteczne. Oznacza to, że dokument wywołuje skutki prawne i okres wypowiedzenia zaczyna swój bieg, jednak może to zostać zakwestionowane przed sądem.

#banner-250096#

Okres wypowiedzenia umowy

Ani zwolnienie lekarskie w trakcie wypowiedzenia, ani jego kontynuacja nie stanowią podstawy do wydłużenia okresu wypowiedzenia. Jeśli wynosi on 2 tygodnie, to jest liczony tak samo jak w przypadku osoby będącej w pracy. Pracodawca nie ma prawa przedłużyć okresu wypowiedzenia, uzasadniając to kolejnym zwolnieniem lekarskim.

Przykład 2.

6 maja pani Agnieszka złożyła wypowiedzenie pracodawcy mailem. Okres wypowiedzenia wynosi 2 tygodnie. Na zwolnieniu lekarskim przebywa do 31 maja 2026 roku, natomiast umowa ulegnie rozwiązaniu 23 maja 2026 roku, mimo że zwolnienie trwa dłużej.

Zwolnienie lekarskie w trakcie wypowiedzenia - czy pracownik ma prawo do świadczeń?

Pracownik, który złożył wypowiedzenie w trakcie przebywania na zwolnieniu lekarskim, podlega takim samym prawom jak pracownik będący w pracy – zachowuje prawo do wynagrodzenia chorobowego lub zasiłku do momentu trwania okresu wypowiedzenia.

Za czas przebywania na zwolnieniu lekarskim pracownikowi należy się wynagrodzenie chorobowe – do 33. dni choroby, a następnie zasiłek chorobowy. Zwolnienie lekarskie w trakcie wypowiedzenia należy rozliczyć w identyczny sposób.

#banner-250093#

Rozwiązanie umowy a zasiłek chorobowy

Pracownik zachowuje prawo do zasiłku chorobowego również po ustaniu stosunku pracy. Wypłata świadczeń z ubezpieczenia chorobowego będzie możliwa wyłącznie wtedy, jeżeli niezdolność do pracy trwała przez co najmniej 30 dni (bez ani jednego dnia przerwy) i powstała:

nie później niż 14 dni od ustania tytułu do ubezpieczenia chorobowego;
nie później niż 3 miesiące od ustania tytułu do ubezpieczenia w przypadku choroby zakaźnej (oznaczonej w zaświadczeniu lekarskim kodem literowym „E”).

Co ważne, pracownik może pobierać zasiłek chorobowy po ustaniu zatrudnienia jedynie przez 91 dni.

Przykład 3.

Pani Agnieszka przebywa na zwolnieniu lekarskim od 8 stycznia do 28 lutego, przy czym stosunek pracy został rozwiązany 22 lutego. W związku z tym, że choroba pracownicy trwała bez przerwy przez 30 dni, to uzyska ona prawo do zasiłku także po zakończeniu umowy.

Aby pracownik otrzymał świadczenie po ustaniu zatrudnienia, powinien wysłać do ZUS-u formularz Z-10. Ten obowiązek leży już po stronie ubezpieczonego. Płatnik składek dostarcza w tym przypadku jedynie zaświadczenie Z-3.

Wypowiedzenie umowy przez pracownika w czasie niezdolności do pracy jest możliwe. Zwolnienie lekarskie w trakcie wypowiedzenia pracodawca rozlicza na takich samych zasadach, jak w czasie pozostałego okresu zatrudnienia. Po ustaniu zatrudnienia wypłatę zasiłku przejmuje ZUS. Dlatego też po zakończeniu okresu wypowiedzenia wszystkie dokumenty związane ze zwolnieniem lekarskim należy przekazać do swojego oddziału ZUS.

#polecamy#

#banner-250099#

Question 8

Pracownik otrzymał wezwanie do sądu w charakterze świadka. Czy mam obowiązek zwalniać go z pracy? Jak potraktować ewentualną absencję pracownika? Czy jest to usprawiedliwiona nieobecność w pracy, za którą powinienem zapłacić pracownikowi? Jak w takim przypadku rozliczyć wezwanie do sądu a usprawiedliwiona nieobecność w pracy?

Accepted Answer

Stawiennictwo na wezwanie do sądu jest obowiązkowe. Jedynie w przypadkach wymienionych w przepisach prawa osoba wezwana przez sąd może nie brać udziału w rozprawie, usprawiedliwiając jednak swoją nieobecność. Dlatego pracodawca jest obowiązany zwolnić pracownika od pracy na czas niezbędny do stawienia się na wezwanie sądu. Wezwanie do sądu a usprawiedliwiona nieobecność w pracy czyli czy wizyta w sądzie jest płatna? Wyjaśniamy poniżej w tym artykule.

#zobacztez#

Usprawiedliwiona nieobecność w przypadku wezwania do sądu

Z § 6 Rozporządzenia MPiPS z 15 maja 1996 roku w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy wynika, że pracodawca ma obowiązek zwolnić pracownika od pracy na czas niezbędny do stawienia się na wezwanie organu administracji rządowej lub samorządu terytorialnego, sądu, prokuratury, policji albo organu prowadzącego postępowanie w sprawach o wykroczenia. Jeśli pracownik otrzymał wezwanie do sądu w charakterze świadka, pracodawca zwalnia go z pracy na czas niezbędny na rozprawę, ale także dojazd do i z sądu. Taki dzień uznawany jest za usprawiedliwioną nieobecność niepłatną, czyli pracownik nie otrzymuje wynagrodzenia.

#banner-249769#

Przykład 1.

Pani Anastazja jest zatrudniona na podstawie umowy o pracę w pełnym wymiarze czasu pracy. Otrzymuje stałe wynagrodzenie w wysokości 5000 zł. Pracownica została wezwana do sądu w charakterze świadka przez co była nieobecna w pracy przez cały dzień (8 godzin). W sierpniu nominalny wymiar czasu pracy wynosi 168 godzin. Wynagrodzenie zostanie odpowiednio pomniejszone za czas nieobecności, a wyliczenie wygląda następująco:

1) obliczenie wynagrodzenia za 1 godz. pracy: 6 000 zł / 168 godz. = 35,71 zł

2) Obliczenie wynagrodzenia za czas nieprzepracowany: 35,71 zł x 8 godz. = 285,68 zł

3) Obliczenie wynagrodzenia do wypłaty: 6 000 zł - 227,28 zł = 5 714,32 zł

Pracownica otrzyma 5 714,32 zł od pracodawcy.

Aby usprawiedliwić nieobecność, pracownik jednak musi dokonać kilku obowiązków formalnych. Powinien on przedstawić pracodawcy pisemne wezwanie sądu, na którym jest adnotacja, że stawił się on we wskazanym terminie. Na pierwsze posiedzenie strony otrzymują pisemne wezwanie do sądu, ale często już tak się nie dzieje w przypadku kolejnych rozprawy (osoby otrzymują ustną informację). W takim przypadku, zgodnie z § 3 pkt 4 rozporządzenia, pracownik powinien poprosić o wysłanie mu pisemnego wezwania, gdyż bez niego nie będzie w stanie zwolnić się z pracy. Po potwierdzenie o stawieniu się na wezwanie sądu pracownik udaje się po zakończeniu posiedzenia do sekretariatu sądu.

Wezwanie do sądu a usprawiedliwiona nieobecność w pracy

Zgodnie z przepisami, za czas zwolnienia od pracy niezbędny do stawienia się na wezwanie do sądu lub prokuratury – pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia. Jednak według art. 85 ust. 1 ustawy z 28 lipca 2005 roku o kosztach sądowych w sprawach cywilnych, świadek może otrzymać zwrot kosztów podróży oraz noclegu, a także utraconych zarobków lub dochodów, powiązanych ze stawiennictwem w sądzie. Zwrot utraconego wynagrodzenia otrzymuje się na podstawie wniosku. Utracony zarobek przyznaje się świadkowi w wysokości jego przeciętnego dziennego dochodu. Zostaje to obliczone na podstawie wystawionego przez pracodawcę zaświadczenia określającego wysokość utraconego wynagrodzenia. W przypadku zatrudnionego na podstawie umowy o pracę, przeciętny dzienny utracony zarobek oblicza się według zasad obowiązujących przy ustalaniu ekwiwalentu pieniężnego za urlop.

#polecamy#

#banner-249766#

Question 9

Założyłem działalność w połowie roku. Czy minimalna roczna składka zdrowotna wyliczana powinna być proporcjonalnie do liczby miesięcy, w których prowadziłem działalność, czy z uwzględnieniem 12 miesięcy?

Accepted Answer

Rozliczenie rocznej składki zdrowotnej ma miejsce po zakończonym roku na formularzu ZUS DRA składanym za kwiecień do 20 maja. W przypadku rocznej składki zdrowotnej za 2025 rok rozliczenie następuje do 20 maja 2026 roku.

#dopobrania#

Minimalna roczna składka zdrowotna – jak ustalić podstawę?

Zgodnie z art. 81 ust. 2b ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych w sytuacji, gdy podstawa wymiaru składki zdrowotnej jest niższa niż iloczyn liczby miesięcy podlegania ubezpieczeniu zdrowotnemu w roku kalendarzowym i minimalnego wynagrodzenia obowiązującego w pierwszym dniu roku składkowego, to podstawę wymiaru składki zdrowotnej stanowi ta wartość.

[alert-info]Minimalna podstawa rocznej składki zdrowotnej = liczba miesięcy, w których działalność była prowadzona × minimalne wynagrodzenie w pierwszym dniu roku składkowego. Zgodnie z powyższym wzorem minimalna podstawa składki zdrowotnej za 2025 rok u podatników prowadzących działalność przez cały rok wynosiła 41994 zł, czyli 12 miesięcy × 3499,50 zł.[/alert-info]

Oznacza to, że zakładając działalność w trakcie roku, należy uwzględnić w obliczeniu minimalnej składki zdrowotnej liczbę miesięcy prowadzenia działalności w danym roku. Ważne jest również przy tym, że nie nalicza się składki zdrowotnej za pełne miesiące, w których przysługiwało zwolnienie z jej opłacania.

#zobacztez#

Minimalna roczna składka zdrowotna – jak ustalić jej wysokość?

Wysokość minimalnej rocznej składki zdrowotnej ustalana jest jako 9% podstawy wymiaru składki minimalnej, co wynika z art. 79a ust. 1 ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych.

W 2025 roku minimalna roczna składka zdrowotna u podatników prowadzących działalność gospodarczą przez cały rok nie mogła być niższa niż 3499,50 zł.

Przykład 1.

Pan Paweł prowadził w 2025 roku działalność gospodarczą opodatkowaną podatkiem liniowym i uzyskał dochód w wysokości 60 000 zł. Jaka będzie podstawa minimalnej składki zdrowotnej?

Wysokość składki zdrowotnej na podstawie uzyskanego dochodu to 60 000 zł × 4,9%, czyli 2940 zł. Minimalna składka zdrowotna w 2025 roku wynosi: 3499,50 zł × 12 miesięcy = 41994 zł , 41994 zł × 9% = 3779,46 zł.

Roczna składka zdrowotna obliczona na podstawie faktycznego dochodu jest niższa niż minimalna wartość składki zdrowotnej (która wynosi 3779,46 zł). Oznacza to, że pan Paweł w ramach rozliczenia rocznego powinien wykazać składkę w wysokości 3779,46 zł.

Jeżeli przedsiębiorca otworzył działalność w trakcie roku, to minimalna roczna składka zdrowotna nie może być niższa niż minimalna składka miesięczna za miesiące prowadzenia działalności.

Przykład 2.

Pan Sebastian otworzył działalność w lipcu 2025 roku opodatkowaną skalą podatkową. W trakcie 2025 roku uzyskał dochód w kwocie 20000 zł. Ile wynosi minimalna składka zdrowotna za 2025 rok?

Pan Sebastian prowadził działalność przez 6 miesięcy 2025 roku. Oznacza to, że minimalna składka zdrowotna, jaką powinien opłacić, wynosi 1889,73 zł, co wynika z wyliczenia: 3499,50 zł × 6 miesięcy = 20997 zł, 20997 zł × 9% = 1889,73 zł. Uzyskując dochód w kwocie 20000 zł, pan Sebastian opłacał miesięczne składki zdrowotne zawsze w minimalnej wysokości czyli 314,96 zł. Natomiast w rocznym rozliczeniu będą brane pod uwagę składki wykazane w DRA lipiec 2025 - styczeń 2026 (co wynika z roku składkowego): 2204,72 zł (314,96 zł x 7). Oznacza to, że wystąpi nadpłata składki zdrowotnej w rozliczeniu rocznym.

Minimalna roczna składka zdrowotna obliczana jest proporcjonalnie do okresu prowadzenia działalności w danym roku. Jeżeli w danym roku podatnik zawiesił działalność, to ma obowiązek zapłaty składki zdrowotnej za okres prowadzenia działalności, a więc z wyłączeniem pełnych okresów, w których działalność była zawieszona.

Przykład 3.

Pan Michał prowadzi działalność opodatkowaną skalą podatkową. 15 marca 2025 roku zawiesił ją i wznowił 1 września 2025 roku. Jak powinien obliczyć minimalną składkę zdrowotną za 2025 rok?

Pan Michał zawiesił prowadzenie działalności na 5 pełnych miesięcy. Oznacza to, że minimalna roczna składka zdrowotna obliczana jest na podstawie 7 miesięcy w 2025 roku i wynosi 2204,69 zł, czyli 7 miesięcy × 3499,50 zł= 24496,50 zł, 24496,50 x 9% =2204,69 zł.

Może się zdarzyć również, że podatnikowi przysługiwało zwolnienie z opłacania składki zdrowotnej w ciągu roku. Wówczas pełne miesiące zwolnienia wyłącza się z wyliczenia minimalnej podstawy składki zdrowotnej.

Przykład 4.

Pani Jolanta prowadzi działalność, wybrała skalę podatkową. Przez 3 pełne miesiące 2025 roku była zwolniona z opłacania składki zdrowotnej (np. z tytułu pobierania zasiłku macierzyńskiego o niskiej wysokości). Jak wyliczyć minimalną składkę zdrowotną za 2025 rok?

Pani Jolanta korzystała ze zwolnienia przez 3 miesiące. Minimalna roczna składka zdrowotna obliczana jest na podstawie pozostałych 9 miesięcy w 2025 roku i wynosi 2834,60 zł, co wynika z wyliczenia: 3499,50 zł × 9 miesięcy = 31495,50 zł, 31495,50 zł × 9% = 2834,60 zł

W przypadku opodatkowania ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych nie występuje pojęcie minimalnej rocznej składki zdrowotnej. Podatnicy muszą zwrócić uwagę na próg przychodu w ramach danego roku, w którym się znajdują w grudniu tego roku. Natomiast przy rozpoczęciu działalności w trakcie roku miesiące, za które opłacana jest składka zdrowotna, to miesiące prowadzenia działalności (z wyłączeniem miesięcy, w których działalność została zawieszona). Należy jednak pamiętać, że w tych przypadkach roczna składka z ryczałtu może się różnić od miesięcznych wpłat.

Przykład 5.

W ryczałcie podstawą jest przeciętne miesięczne wynagrodzenie z IV kwartału 2024 r., które wynosiło 8549,18 zł. Pan Janusz w 2025 r. wybrał ryczałt i korzystał z metody uproszczonej. W 2024 r. jego przychód przekroczył 300 000 zł. Składka miesięczna w 2025 r. wynosi 1384,97zł (9% z 180% przeciętnego wynagrodzenia, czyli 9% z 15388,52 zł). Opłacił w ciągu roku: 1384,97 zł × 12 = 16619,64 zł. Roczna podstawa to 15388,52 zł × 12 = 184662,24 zł. Roczna składka (9%): 184662,24 zł × 9% = 16619,60 zł. Czy nastąpi zwrot?

W rozliczeniu rocznym wystąpi zwrot 4 groszy (16619,64 zł - 16619,60 zł) wynikająca z zaokrągleń podstawy rocznej względem sumy składek miesięcznych.

Kolejnym przypadkiem, choć nietypowym, kiedy konieczne jest dokonanie rocznego rozliczenia, jest rozpoczęcie działalności gospodarczej w styczniu, gdy wybrano jako formę opodatkowania podatek liniowy lub skalę podatkową. Należy bowiem pamiętać, ze w tym przypadku obowiązuje tzw. rok składkowy, który trwa od lutego do stycznia kolejnego roku.

Przykład 6.

Pani Anna rozpoczęła prowadzenie działalności w styczniu 2026 roku (styczeń to ostatni miesiąc roku składkowego 2025) i wybrała skalę podatkową. Czy musi sporządzić roczne rozliczenie?

Tak, za styczeń 2026 r. (według stawki minimalnej 3499,50 zł obowiązującej od 1 stycznia 2026) zapłaci składkę 314,96 zł. Ponieważ rok składkowy dla skali kończy się w styczniu, składka ta zostanie ujęta w rocznym rozliczeniu składanym na deklaracji za kwiecień 2026 r. i zostanie wykazana do zwrotu.

Podsumowując, minimalną roczną składkę zdrowotną należy wyliczać proporcjonalnie do liczby miesięcy, w których działalność była prowadzona, z wyłączeniem pełnych miesięcy ewentualnego zawieszenia działalności czy okresów, kiedy obowiązywało zwolnienie z opłacania tej składki.

Minimalna roczna składka zdrowotna w rozliczeniu rocznym

W celu wygenerowania rocznego rozliczenia składki zdrowotnej w systemie wFirma.pl należy przejść do zakładki: START » ZUS » DEKLARACJE ROZLICZENIOWE » DODAJ DEKLARACJĘ. Po wybraniu jako miesiąc opcji KWIECIEŃ pojawią się w oknie dodatkowe checkboxy:

Deklaracja ZUS DRA,
Roczne rozliczenie składki zdrowotnej

minimalna roczna składka zdrowotna wfirma

W oknie generatora rocznej składki zdrowotnej należy wybrać formę opodatkowania za rozliczany rok i liczbę miesięcy podlegania ubezpieczeniom zdrowotnym (zazwyczaj liczba miesięcy prowadzonej działalności, w których nie była zawieszona). Dzięki temu w podzakładce ZAAWANSOWANE, jeżeli składka zdrowotna wyliczona na podstawie danych z rozliczanego roku będzie niższa niż minimalna roczna składka zdrowotna, system do wyliczeń przyjmie wartości minimalne automatycznie.#polecamy#

#banner-249748#

Question 10

1 lipca zawiesiłem działalność opodatkowaną skalą podatkową i nie wznowiłem jej do końca roku, w związku z czym nie płaciłem składki zdrowotnej od dochodu z czerwca. Czy w okresie zawieszenia powinienem wysyłać formularze ZUS DRA i opłacić składkę zdrowotną? Co w sytuacji, gdy wznowię działalność w styczniu lub lutym kolejnego roku? Jak powinna być wyliczona roczna składka zdrowotna w zawieszonej działalności?

Accepted Answer

Za pełne miesiące zawieszenia działalności przedsiębiorca nie przekazuje do urzędu i ZUS deklaracji oraz formularzy rozliczeniowych. Ostatnie rozliczenie ma miejsce za okres sprzed zawieszenia działalności. Wyjątkiem jest rozliczenie składki zdrowotnej za poprzedni rok, którego należy dokonać na DRA za kwiecień nawet w przypadku, gdy działalność nie jest aktywna.

#dopobrania#

Zawieszona działalność a rozliczenie roczne składki zdrowotnej

W przypadku opodatkowania skalą podatkową lub podatkiem liniowym, podstawą składki zdrowotnej jest dochód uzyskany w miesiącu poprzednim. Oznacza to, że zawieszając działalność gospodarczą np. w lipcu przedsiębiorca opłaca ostatnią składkę zdrowotną za czerwiec na podstawie dochodu z maja.

[alert-info]Ostateczne rozliczenie składki zdrowotnej (w ujęciu rocznym), ma miejsce w ZUS DRA za kwiecień następnego roku. W wyliczeniu rocznej składki zdrowotnej uwzględnia się przychody i koszty za cały poprzedni rok.[/alert-info]

W związku z powyższym, jeżeli działalność nie zostanie wznowiona przed końcem okresu składkowego, to z rozliczenia rocznej składki zdrowotnej powstanie niedopłata składki, którą należy uregulować do 20 maja. Niedopłata składek wystąpi na skutek braku miesięcznego wyliczenia składki zdrowotnej na podstawie dochodu z miesiąca przed zawieszeniem działalności.

Co ważne zgodnie z art. 81 ust. 2 ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych, w przypadku opodatkowania skalą podatkową lub podatkiem liniowym, okres składkowy trwa od 1 lutego do 31 stycznia następnego roku. W przypadku opodatkowania ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych okres składkowy trwa od 1 stycznia do 31 grudnia.

W sytuacji gdy działalność zawieszona była przez cały okres składkowy to przedsiębiorca nie składa rocznego rozliczenia składki zdrowotnej. W tym przypadku jeżeli działalność jest aktywna w kwietniu to za ten miesiąc składa się tylko miesięczne rozliczenie ZUS DRA/RCA.

#zobacztez#

Przykład 1.

Pani Zuzanna prowadzi działalność opodatkowaną skalą podatkową. Przez cały 2025 rok miała zawieszoną działalność i nie zamierza wznawiać jej w 2026 roku. Czy w takim przypadku pani Zuzanna ma obowiązek rozliczenia rocznej składki zdrowotnej za 2025 rok, która będzie zerowa?

Nie, w przypadku gdy działalność była zawieszona przez cały okres składkowy, pani Zuzanna nie wysyła zerowej deklaracji ZUS DRA za kwiecień 2025 roku.

Wznowienie działalności w styczniu a składka zdrowotna w ramach kontynuacji formy opodatkowania

Jeżeli działalność zostanie wznowiona przed 31 stycznia kolejnego roku, a więc przed końcem okresu składkowego, to podstawą wyliczenia składki zdrowotnej jest:

Wyjątkiem jest opodatkowanie ryczałtem. Jeżeli bowiem przedsiębiorca wznowi działalność w styczniu i będzie kontynuował opodatkowanie ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych to nie obowiązuje go roczne rozliczenie składki zdrowotnej za rok, w którym działalność była zawieszona (przez cały rok).

[alert-info]Taką odpowiedź uzyskała również redakcja naszego Poradnika Przedsiębiorcy na zapytanie skierowane do ZUS: "Jeżeli przedsiębiorca miał zawieszoną działalność przez cały 2022 rok i wznawia jej prowadzenie w styczniu 2023 r. (przy założeniu, że w 2022 r. i 2023 r. właściwą formą opodatkowania jest ryczał), to nie rozlicza rocznej składki zdrowotnej za 2022 r." Analogicznie należy zatem postąpić w przypadku rocznego rozliczenia składki zdrowotnej za 2024 rok.[/alert-info]

Przykład 2.

Pan Łukasz prowadzi działalność opodatkowaną ryczałtem. Cały 2025 rok działalność była zawieszona i została wznowiona od stycznia 2026 roku. Czy w takim przypadku pan Łukasz ma obowiązek sporządzenia rocznego rozliczenia składki zdrowotnej?

Nie, w takiej sytuacji pan Łukasz sporządza tylko miesięczne rozliczenie składki zdrowotnej w ramach ZUS DRA za kwiecień 2026 r., ponieważ przez cały okres składkowy za 2025 rok działalność była zawieszona.

#banner-249298#

Wznowienie działalności w styczniu a składka zdrowotna przy zmianie formy opodatkowania

Wraz z nowym rokiem podatkowym przedsiębiorca ma prawo zmienić formę opodatkowania. Czas na podjęcie decyzji o zmianie formy opodatkowania ma do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym został uzyskany pierwszy przychód w nowym roku. Natomiast mimo to, nowa forma opodatkowania obowiązuje za cały rok a więc od 1 stycznia.

Przykład 3.

Pan Michał w 2025 roku prowadził działalność opodatkowaną skalą podatkową. Zawiesił ją 1 września 2025 roku i wznowił w styczniu 2026 roku. Zdecydował się na zmianę formy opodatkowania w 2025 roku i 1 lutego zaktualizował formularz CEIDG-1 wybierając opodatkowanie podatkiem liniowym. Jak pan Michał powinien ustalić podstawę wyliczenia składki zdrowotnej za styczeń 2026 roku?

W związku ze zmianą formy opodatkowania w 2026 roku podstawą wyliczenia składki zdrowotnej jest dochód uzyskany w ostatnim miesiącu przed zawieszeniem działalności, który opodatkowany był wg formy opodatkowania z 2026 roku, czyli na podatku liniowym. Jeżeli pan Michał uzyskiwał w 2025 roku dochody wyłącznie opodatkowane skalą podatkową, to za styczeń 2026 opłaci minimalną składkę zdrowotną, ponieważ w 2025 nie ma dochodu, który mógłby być podstawą wyliczenia. Składka zdrowotna za styczeń 2026 wynosi 314,96 zł (75% x 4666 zł x 9%).

Co ważne zmieniając formę opodatkowania w nowym roku, przedsiębiorca generując ZUS DRA za styczeń stosuje zasady obowiązujące dla nowej formy opodatkowania.

[alert-info]Minimalna składka zdrowotna za 2025 rok wynosi 432,54 zł. Przy czym w związku z tym, że podstawą wyliczenia składki zdrowotnej za styczeń 2026 roku są dochody z 2025 roku, to w sytuacji gdy konieczne jest opłacenie minimalnej składki zdrowotnej, opłacana jest według 75% minimalnego wynagrodzenia obowiązującego w 2027 roku, czyli wynosi 314,96 zł (75% x 4666 zł x 9%)[/alert-info]

Wznowienie działalności w lutym a składka zdrowotna

W przypadku gdy działalność zostanie wznowiona w pierwszym miesiącu okresu składkowego, podstawą wyliczenia składki zdrowotnej jest wyłącznie dochód ze stycznia. Wynika to z art. 81 ust. 2c ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych zgodnie z którym za każdy miesiąc podlegania ubezpieczeniu, przedsiębiorca wpłaca składkę na ubezpieczenie zdrowotne od miesięcznej podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne, która za pierwszy miesiąc podlegania ubezpieczeniu w roku składkowym ustalana jest jako różnica między osiągniętymi przychodami, a poniesionymi kosztami uzyskania tych przychodów.[alert-info]Wznawiając działalność w lutym następnego roku, z rocznego wyliczenia składki zdrowotnej może wynikać niedopłata składki ze względu na to, że podatnik nie zapłacił składki zdrowotnej ustalanej na podstawie dochodu z ostatniego okresu sprzed zawieszenia firmy.[/alert-info]

Podsumowując, roczna składka zdrowotna w zawieszonej działalności wyliczana jest bez względu na to czy działalność została wznowiona czy nie. Jest to postępowanie analogiczne do rozliczenia rocznego na gruncie podatku dochodowego w ramach którego każdy podatnik zobowiązany jest do złożenia w urzędzie zeznania rocznego za dany rok bez względu na to czy działalność została wznowiona.

#banner-249304#

Roczna składka zdrowotna w zawieszonej działalności w systemie wFirma

Przedsiębiorcy, którzy mają obowiązek sporządzenia rocznego rozliczenia składki zdrowotnej mogą skorzystać z automatycznego wyliczenia składki w systemie wFirma. W tym celu należy przejść do zakładki: START » ZUS » DEKLARACJE ROZLICZENIOWE » DODAJ DEKLARACJĘ. Po wybraniu w polu Miesiąc opcji KWIECIEŃ pojawią się w oknie dodatkowe pola:

Deklaracja ZUS DRA,
Roczne rozliczenie składki zdrowotnej.

Jeżeli przedsiębiorca ma obowiązek sporządzanie rocznego rozliczenia składki zdrowotnej i wznowił działalność to pozostawia zaznaczone obie opcje. Jeżeli działalność została zawieszona na cały okres składkowy, ale wznowiona przed kwietniem to należy pozostawić zaznaczone tylko jedno pole dotyczące deklaracji ZUS DRA.

Roczna składka zdrowotna w zawieszonej działalności a ZUS DRA

#polecamy#

#faq#

#banner-249307#

Question 11

Pracownik był na zwolnieniu chorobowym powyżej 60 dni i po powrocie do pracy musi przejść kontrolne badania lekarskie w placówce medycyny pracy. Ale placówka medycyny pracy zażądała, by pracownik przedstawił zaświadczenie od swojego lekarza o zakończeniu leczenia - czy lekarz medycyny pracy ma takie prawo? Czy zaświadczenie o zdolności do pracy zawsze jest wymagane?

Accepted Answer

Zaświadczenie o zdolności do pracy - kiedy jest wymagane badanie kontrolne po L4?

Zgodnie z artykułem 229 § 2 Kodeksu pracy pracownik podlega badaniom kontrolnym po niezdolności do pracy trwającej dłużej niż 30 dni. W praktyce oznacza to, że pracownik, który w wyniku choroby był niezdolny do pracy dłużej niż 30 dni, musi zostać skierowany na kontrolne badania lekarskie.Pracownik skierowany na badania zobowiązany jest się im poddać. Nie zastosowanie się do polecenia służbowego pracodawcy w tym przypadku może skutkować nałożeniem kary upomnienia lub nagany lub nawet karą pieniężną, co stanowi art. 108 kp.

Badania kontrolne przeprowadzane są na koszt pracodawcy.

[alert-info]Art. 229 § 2 Kodeks pracy

Pracownik podlega okresowym badaniom lekarskim. W przypadku niezdolności do pracy trwającej dłużej niż 30 dni, spowodowanej chorobą, pracownik podlega ponadto kontrolnym badaniom lekarskim w celu ustalenia zdolności do wykonywania pracy na dotychczasowym stanowisk.[/alert-info]

Problem pojawia się w momencie, gdy lekarz medycyny pracy nie chce nam wystawić zaświadczenia o zdolności do pracy. Bez zaświadczenia o zakończeniu leczenia, które wystawił lekarz POZ (podstawowej opieki zdrowotnej) lub inny lekarz prowadzący, możemy nawet nie mieć możliwości zarejestrowania się u lekarza medycyny pracy. Jednakże lekarz POZ nie może wystawić zaświadczenia o zdolności do pracy, bo nie posiada takich uprawnień.

#zobacztez#

Co zrobić w przypadku braku zaświadczenia o zdolności do pracy?

Art. 7 ust. 1 ustawy o służbie medycyny pracy wskazuje, że: „Służba medycyny pracy, wykonując swoje zadania, współdziała z:
1) pracodawcami i ich organizacjami;
2) pracownikami i ich przedstawicielami, a zwłaszcza ze związkami zawodowymi;
3) lekarzami udzielającymi pracującym świadczeń z zakresu podstawowej opieki zdrowotnej;
4) Zakładem Ubezpieczeń Społecznych, Kasą Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego i Pełnomocnikiem Rządu do Spraw Osób Niepełnosprawnych, zespołami do spraw orzekania o niepełnosprawności oraz Narodowym Funduszem Zdrowia;
5) Państwową Inspekcją Pracy, Państwową Inspekcją Sanitarną oraz innymi organami nadzoru i kontroli warunków pracy;
6) jednostkami badawczo-rozwojowymi*), szkołami wyższymi oraz innymi organizacjami i instytucjami, których działalność służy ochronie zdrowia pracujących.″

Z ustawy wynika więc wprost, że lekarze medycyny pracy mają obowiązek współpracowania z lekarzami POZ. Współpraca ta powinna polegać przede wszystkim na wymianie informacji o stanie zdrowia pracujących objętych ich opieką, zwłaszcza o stanach chorobowych mogących mieć związek z zagrożeniami zawodowymi lub sposobem wykonywania pracy.

Lekarz POZ jest źródłem wiedzy na temat schorzeń, które spowodowały niezdolność do pracy, przebiegu choroby, leczeniu, rokowaniach i ewentualnym zakończeniu leczenia. Samo zaświadczenie wystawione więc przez lekarza POZ o zakończeniu leczenia, czy zdolności do pracy, nie jest wystarczające dla lekarza medycyny pracy. Powinien on dokładnie zbadać przebieg choroby we własnym zakresie.

W przypadku leczenia poza strukturami POZ z tytułu np. ubezpieczenia prywatnego, pracownik nadal może żądać dostarczenia lekarzowi medycyny pracy potrzebnych informacji do wystawienia zaświadczenia potwierdzającego naszą zdolność do pracy.

#banner-245332#

Zaświadczenie o zdolności do pracy a dostęp do dokumentacji medycznej

Sami pacjenci mają dostęp do informacji na temat swojego leczenia. Zgodnie z art. 9 u.1 ustawy i prawach pacjenta i rzecznika praw pacjenta, ma on prawo do informacji o swoim stanie zdrowia. Art. 23 u.1 tego samego aktu prawnego mówi, że pacjent ma prawo do dostępu do dokumentacji medycznej dotyczącej jego stanu zdrowia oraz udzielonych mu świadczeń zdrowotnych. Obejmuje również możliwość:

wglądu do dokumentów,
sporządzenie wyciągu, odpisów lub kopii,
wydania oryginału za pokwitowaniem odbioru z zastrzeżeniem zwrotu.

Dzięki tym przepisom w przypadku, gdy lekarz medycyny pracy nie chce nam wydać zaświadczenia o zdolności do pracy, możemy do niego wrócić z pełną dokumentacją oraz ewentualnym zaświadczeniem od lekarza POZ o zakończeniu leczenia. Będzie to wystarczającą podstawą do tego, by wystawiono nam zaświadczenie o zdolności do pracy.

Po 30 dniach zwolnienia chorobowego pracodawca ma obowiązek skierować pracownika na badania kontrolne do lekarza medycyny pracy, aby ponownie stwierdził on czy pracownik może pracować. Lekarz medycyny po przeprowadzaniu badania wystawia zaświadczenie o zdolności do pracy.

System wFirma - skierowanie na badanie

W systemie wFirma istnieje możliwość wystawienia skierowań na badania dla wielu pracowników jednocześnie

W celu wydrukowania dla pracownika skierowania na badania lekarskie należy przejść do zakładki KADRY » PRACOWNICY, zaznaczyć pracownika, dla którego ma zostać wygenerowane skierowanie i z górnego paska wybrać opcję WYSTAW » SKIEROWANIE NA BADANIE.

Zaświadczenie o zdolności do pracy

Jeżeli w oknie ustawienia drukowania zaznaczymy “zapisz w dokumentach” to po ostatecznym zatwierdzeniu (kliknięciu “Drukuj” w oknie ustawienia drukowania) skierowanie zostanie zapisane na dysku w formie *.pdf, a także w zakładce “Dokumenty” pracownika, dla którego skierowanie na badania lekarskie zostało stworzone. Skierowanie ma zawsze aktualne dane i podstawę prawną do jego wystawienia. #polecamy#

#banner-245335#

#faq#

Question 12

Chcę zawrzeć umowę zlecenie z osobą z ustalonym prawem do emerytury z wynagrodzeniem w ujęciu miesięcznym 3 500 zł brutto. Wiem już, że umowa zlecenie podpisana z emerytem jest podstawą do naliczania składek za ubezpieczenie społeczne, zdrowotne oraz wypadkowe. Co natomiast z FP i FGŚP? Czy składka chorobowa jest dobrowolna?

Accepted Answer

Umowa zlecenie, nazywana inaczej umową starannego działania jest jedną z form zatrudnienia, w której przyjmujący zlecenie zobowiązuje się do dokonania określonej czynności prawnej dla zleceniodawcy. Jakie składki należy opłacać za emeryta zatrudnionego w ramach umowy zlecenie?

Forma oraz treść - umowa zlecenie

Kodeks cywilny nie reguluje kwestii związanych z formą zawarcia umowy zlecenie. Oznacza to, że umowa zlecenie może zostać zawarta zarówno na piśmie, jak i w formie ustnej, która jest tak samo wiążąca dla obu stron, jak forma pisemna. Wybierając formę zawarcia umowy zlecenie warto mieć jednak na uwadze, że umowa taka zawarta w formie ustnej może okazać się niewystarczającym dowodem w przypadku dochodzenia roszczeń z tytułu tej umowy przed sądem.

Umowa zlecenie powinna zawierać następujące elementy:

oznaczenie stron umowy – dane zleceniodawcy oraz zleceniobiorcy,
przedmiot zlecenia – opis świadczonych czynności na rzecz zleceniodawcy,
datę rozpoczęcia oraz zakończenia umowy,
wysokość wynagrodzenia,
dodatkowe ustalenia np. możliwość wykonania zlecenia przez osoby trzecie, okres wypowiedzenia umowy,
podpisy obu stron umowy.

[alert-info]W 2026 roku minimalna stawka godzinowa dla umów zlecenie wynosi 31,40 zł.[/alert-info]

#zobacztez#

Oskładkowanie umowy zlecenie z emerytem 2026

Zgodnie z ustawą o systemie ubezpieczeń społecznych osoby wykonujące pracę na podstawie umowy zlecenie mające ustalone prawo do emerytury lub renty, podlegają obowiązkowo ubezpieczeniom społecznym oraz ubezpieczeniu zdrowotnemu. Ubezpieczenie chorobowe jest dobrowolne dla zleceniobiorcy i następuje na jego wniosek.

W tabeli poniżej zostały przedstawione obowiązkowe ubezpieczenia społeczne zleceniobiorcy wraz ze stopami procentowymi składek i źródłem ich finansowania.

Rodzaj ubezpieczenia	Zleceniobiorca	Zleceniodawca
emerytalne	9,76%	9,76%
rentowe	1,5%	6,5%
wypadkowe	-	1,67%*

* standardowa wysokość składki na ubezpieczenie wypadkowe obejmująca płatników składek, którzy zgłaszają do ubezpieczenia wypadkowego nie więcej niż 9 ubezpieczonych.

Oprócz wymienionych wyżej składek na ubezpieczenia społeczne zleceniodawca ma obowiązek opłacać za pracownika zatrudnionego w ramach umowy zlecenie składki na Fundusz Pracy w wymiarze 2,45% oraz składki na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych w wymiarze 0,10%. Co istotne, składek na FP oraz FGŚP nie opłaca się w przypadku, gdy zleceniobiorca ukończył 55 lat w przypadku kobiety lub 60 lat w przypadku mężczyzny.

Przykład 1.

65-letni pracownik, który ma prawo do emerytury, jest zatrudniony w ramach umowy zlecenie, z którego osiąga miesięczne wynagrodzenie w kwocie 3 500,00 zł brutto. Pracownik nie zadeklarował chęci do objęcia go dobrowolnym ubezpieczeniem chorobowym. Jakie składki należy opłacić za zleceniobiorcę i w jakiej wysokości?

Składki finansowane przez pracownika:

składka na ubezpieczenie emerytalne: 3 500 zł x 9,76% = 341,60 zł,
składka na ubezpieczenie rentowe: 3 500 zł x 1,5% = 52,50 zł,
składka na ubezpieczenie zdrowotne: 3 105,90 x 9% = 279,53 zł.

Suma składek finansowanych przez pracownika: 673,63 zł.

Składki finansowane przez pracodawcę:

składka na ubezpieczenie emerytalne: 3 500 zł x 9,76% = 341,60 zł,
składka na ubezpieczenie rentowe: 3 500 zł x 6,5% = 227,50 zł,
składka na ubezpieczenie wypadkowe: 3 500 zł x = 58,45 zł.

Suma składek finansowanych przez pracodawcę: 627,55 zł.

Za zleceniobiorcę należy opłacić składki na ubezpieczenie emerytalne, rentowe, wypadkowe oraz zdrowotne. W związku z tym, że pracownik ukończył 60 lat, nie należy opłacać za niego składek na FP i FGŚP.

#banner-245626#

Zgłoszenie zleceniobiorcy do ubezpieczeń

Zleceniodawca ma obowiązek zgłosić zleceniobiorcę-emeryta zatrudnionego w ramach umowy zlecenie do ubezpieczeń społecznych oraz ubezpieczenia zdrowotnego w ZUS. Zgłoszenia należy dokonać na druku ZUS ZUA z kodem tytułu ubezpieczenia 04 11 1X. Jako datę objęcia ubezpieczeniem należy podać pierwszy dzień obowiązywania umowy. Co istotne, zgłoszenie należy przekazać do ZUS w ciągu 7 dni od daty powstania obowiązku ubezpieczeniowego, czyli rozpoczęcia umowy zlecenie.

Przykład 2.

Pan Artur podjął prace na podstawie umowy zlecenie w dniu 11 października. Posiada prawo do emerytury i nie ma innego tytułu do objęcia ubezpieczeniami. Jak dokonać zgłoszenia w ZUS?

W tej sytuacji zleceniodawca powinien zgłosić go do ZUS na formularzu ZUS ZUA, gdzie jako datę powstania ubezpieczeń wskazuje się 11 października, natomiast jako kod tytułu ubezpieczenia wskazać należy 04 11 10. ZUA należy wysłać do ZUS maksymalnie do 18 października.

Dodawanie umowy zlecenie w systemie wFirma.pl

System wFirma.pl umożliwia proste generowanie umów cywilnoprawnych, w tym umowy zlecenie. W pierwszej kolejności należy wprowadzić zleceniobiorcę do systemu poprzez KADRY » PRACOWNICY » DODAJ.

Umowa zlecenie z emerytem a składki za ubezpieczenia ZUS - dodawanie pracownika

Następnie w celu wygenerowania umowy zlecenie należy przejść do zakładki KADRY » UMOWY » DODAJ » UMOWA ZLECENIE.

Umowa zlecenie z emerytem a składki za ubezpieczenia ZUS - dodawanie pracownika

W oknie dodawania umowy należy uzupełnić wymagane informacje tj. datę rozpoczęcia i zakończenia umowy czy wysokość wynagrodzenia, a następnie zapisać wprowadzone dane. Wygenerowaną umowę można wydrukować poprzez jej zaznaczenie i wybór z górnego paska zadań DRUKUJ » UMOWĘ. Dzięki temu zostanie wygenerowana umowa zawierające dane wprowadzone do systemu.

#polecamy#

#banner-245629#

Question 13

Prowadzę działalność gospodarczą i mam zamiar zatrudnić od przyszłego miesiąca małżonkę. Rozważam zatrudnienie na podstawie umowy o pracę na ⅓ etatu lub umowę zlecenie za wynagrodzeniem miesięcznym wynoszącym 1 000,00 zł. Małżonka nie jest dodatkowo nigdzie zatrudniona. W którym przypadku poniosę mniejsze koszty związane z zatrudnieniem? Ile wyniosą mnie składki ZUS należne do opłacenia za małżonkę w przypadku zatrudnienia jej na umowę o pracę oraz umowę zlecenie? Z jakim kodem tytułu ubezpieczenia powinna zostać zgłoszona do ZUS-u osoba współpracująca?

Accepted Answer

W myśl ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych za osobę współpracującą jest uważany małżonek, dzieci własne, dzieci drugiego małżonka lub dzieci przysposobione, a także rodzice oraz macocha i ojczym, jeżeli prowadzą z przedsiębiorcą wspólne gospodarstwo domowe i pomagają przy prowadzeniu działalności. Osoba współpracująca może świadczyć pomoc w prowadzeniu działalności na podstawie umowy zlecenie, umowy o pracę, umowy o dzieło lub bezumownie. Osobę współpracującą zatrudnioną na podstawie umowy o pracę lub świadczącą pracę bezumownie należy zgłosić do ZUS-u z kodem 05 11. Wyjątek stanowi zatrudnienie osoby współpracującej w ramach umowy o zlecenie, wówczas przedsiębiorca powinien dokonać zgłoszenia takiej osoby z kodem 04 11. Co istotne, zasady opłacania składek ZUS zależą od rodzaju zatrudnienia i różnią się dla osoby współpracującej świadczącej pomoc w prowadzeniu działalności na podstawie umowy o pracę oraz umowy zlecenie.

#zobacztez#

Osoba współpracująca zatrudniona w ramach umowy o pracę

Zatrudnienie osoby współpracującej w ramach umowy o pracę wiąże się z obowiązkiem opłacania za nią składek ZUS od podstawy wynoszącej 5 652,00 zł w 2026 roku. Oznacza to, że zatrudniając małżonkę na umowę o pracę (nawet na 1/3 etatu), należy za nią opłacać składki ZUS w następującej wysokości:

składka na ubezpieczenie emerytalne: 19,52% x 5 652,00 zł = 1 103,27 zł
składka na ubezpieczenie rentowe: 8% x 5 652,00 zł = 452,16 zł
składka na ubezpieczenie wypadkowe: 1,67% x 5 652,00 zł = 94,39 zł

Dodatkowo przedsiębiorca ma obowiązek opłacać:

składkę na Fundusz Pracy (FP): 2,45% x 5 652,00 zł = 138,47 zł
składkę na FGŚP: 0,1% x 5 652,00 zł = 5,65 zł
składkę na ubezpieczenie zdrowotne: 9% x 6 921,48 zł = 622,93 zł

[alert-info]W myśl art. 81 ust. 2ya ustawy zdrowotnej podstawę stanowi kwota odpowiadająca 75% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw w czwartym kwartale roku poprzedniego, włącznie z wypłatami z zysku, ogłaszanego przez GUS. [/alert-info]

Istnieje również możliwość zgłoszenia małżonki do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego. Wówczas suma składek wzrośnie o:

składka na ubezpieczenie chorobowe: 2,45% x 5 652,00 zł = 138,47 zł

Podsumowując: W 2026 roku całkowity koszt składek ZUS za małżonkę zatrudnioną na umowę o pracę (jako osoba współpracująca) wynosi miesięcznie:

2 416,87 zł – bez ubezpieczenia chorobowego
2 555,34 zł – z dobrowolnym ubezpieczeniem chorobowym

#banner-243766#

Osoba współpracująca zatrudniona na podstawie umowy zlecenie

W przypadku zatrudnienia małżonki w ramach umowy zlecenie składki ZUS naliczane są od wynagrodzenia, tak jak w przypadku innych pracowników. Zawierając z małżonką umowę zlecenie na kwotę 1000 zł miesięcznie, przedsiębiorca opłaca za nią składki w wysokości:

składka na ubezpieczenie emerytalne: 9,76% × 1 000,00 zł = 97,60 zł,
składka na ubezpieczenie rentowe: 6,5% × 1 000,00 zł = 65,00 zł,
składka na ubezpieczenie wypadkowe: 1,67% × 1 000,00 zł = 16,70 zł,
składka na FGŚP: 0,1% × 1 000,00 zł = 1,00 zł.

W związku z tym, że wynagrodzenie małżonki będzie wynosiło mniej niż kwota minimalna – przedsiębiorca nie jest zobowiązany opłacać za nią składki na Fundusz Pracy.

Pozostała część składek na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne oraz dobrowolne ubezpieczenie chorobowe jest finansowana z wynagrodzenia małżonki i nie stanowi dodatkowych kosztów dla przedsiębiorcy.

Oznacza to, że za małżonkę zatrudnioną na umowę zlecenie za wynagrodzeniem wynoszącym 1 000,00 zł brutto przedsiębiorca ma obowiązek opłacać składki w wysokości równej 180,30 zł miesięcznie.

Podsumowując, w przypadku zatrudnienia małżonki na umowę o pracę za wynagrodzeniem równym 1 000,00 zł brutto przedsiębiorca powinien opłacać za nią składki w wysokości 2 416,87 zł lub 2 555,34 zł ze składką na dobrowolne ubezpieczenie chorobowe, natomiast na podstawie umowy zlecenie – za tę samą kwotę wynagrodzenia składki w wysokości 180,30 zł.

Jak wynika z powyższych obliczeń, różnica w składkach należnych do opłacenia jest spora i korzystniejszym rozwiązaniem jest zdecydowanie zatrudnienie małżonki na umowę zlecenie.#polecamy#

#banner-243769#

Question 14

W grudniu 2025 r. zatrudniłem pracownika. Datę wypłaty wynagrodzenia ustaliliśmy na 10. dzień kolejnego miesiąca, czyli pierwsza pensja została przekazana 10 stycznia. Kiedy generuję PIT-11 za 2025 rok dla tej osoby, wychodzą mi w nim same zera. Czy jest to prawidłowe? Czy mam przekazać do urzędu skarbowego zerowy PIT-11?

Accepted Answer

Roczna deklaracja podatkowa PIT-11

PIT-11 jest to dokument o charakterze informacyjnym, zawiera on w sobie dane o przychodach, dochodach, kosztach oraz o pobranych przez pracodawcę zaliczkach na podatek dochodowy od osób fizycznych. Zobowiązanym do wystawienia tego dokumentu jest płatnik – czyli pracodawca, który w trakcie roku rozliczeniowego pobierał i wpłacał do US zaliczki na podatek dochodowy.

Formularz PIT-11, mimo że jest deklaracją podatkową, tzn. wykazuje się w nim dane dotyczące przychodów, dochodów, kosztów oraz pobranych zaliczek na podatek, to również należy zawrzeć w nim informacje o pobranych składkach ZUS. W ramach składek ZUS opisuje się zarówno kwoty pobranych składek na ubezpieczenia społeczne, jak i zdrowotne.

W deklaracji PIT-11 powinny zostać wykazane przychody opodatkowane stawką podatkową 12% oraz 32%.

#zobacztez#

W rocznej deklaracji podatkowej PIT-11 płatnicy zawierają dane o wynagrodzeniach wypłaconych z tytułu:

umów o pracę,
umów zlecenie,
umów aktywizacyjnych,
umów o dzieło i innych.

W jakim celu wystawia się PIT-11?

PIT-11 wystawia się ze względu na obowiązek informacyjny, jaki występuje względem US. Oprócz tego płatnicy, czyli pracodawcy, wystawiają deklaracje PIT-11 w celu dostarczenia ich swoim pracownikom i innym zatrudnionym osobom.

Deklaracja ta obowiązkowo musi zostać dostarczona osobom wykonującym pracę na rzecz danego przedsiębiorcy, ponieważ na jej podstawie osoby te wypełniają zeznania roczne PIT-37 lub PIT-36.

Istotne jest zarówno z perspektywy US, jak i samego pracodawcy, żeby wystawione PIT-11 były poprawne nie tylko z perspektywy obliczeniowej, lecz także merytorycznej.

#banner-120441#

Terminy wysyłki PIT-11

Roczne deklaracje podatkowe za rok 2025, w tym PIT-11, PIT-4R oraz PIT-8AR, należy dostarczyć do US w terminie do końca stycznia 2026 roku. Jedyna dopuszczalna forma dostarczenia dokumentów to forma elektroniczna.

Natomiast PIT-11 pracownikom i innym zatrudnionym osobom należy dostarczyć w terminie do końca lutego 2026 roku. W tym przypadku forma dostarczenia dokumentacji jest dowolna – istotne jedynie jest otrzymanie potwierdzenie odbioru PIT-11.

Które wypłaty wynagrodzeń należy ująć w PIT-11?

W deklaracji PIT-11 dochody i pobrane zaliczki na podatek dochodowy wykazywane są zgodnie z datą wypłaty wynagrodzenia, a nie zgodnie z miesiącem, za który pensja była należna. W przypadku, gdy pracownik nie osiągnął żadnego dochodu podlegającego opodatkowaniu, to zerowy PIT-11 jest prawidłowy.

[alert-info]Art. 32 ust. 2 Ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych
Za dochód, o którym mowa w ust. 1 i 1a, uważa się uzyskane w ciągu miesiąca przychody w rozumieniu art. 12 oraz zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez płatnika.[/alert-info]

#banner-240923#

Zerowy PIT-11

Pracodawca, który w danym roku podatkowym nie pobierał zaliczek na podatek dochodowy za pracownika, co do zasady nie jest zobowiązany wystawić zerowego PIT-11. Jednakże wysłany do urzędu skarbowego zerowy PIT-11 dla pracownika nie jest traktowany jako wykroczenie skarbowe i nie podlega żadnej karze.

Płatnicy często decydują się wystawić zerowy PIT-11 i dostarczyć go do US na cele dowodowe. Jest to sposób dodatkowego zabezpieczenia się pracodawców w razie jakichkolwiek kontroli.

Warto mieć jednak na uwadze, że w niektórych sytuacjach konieczne jest sporządzenie zerowej deklaracji – tzn. bez wykazania kwoty dochodu bądź pobranej zaliczki. Dotyczy to głównie następujących przypadków:

wypłacono wynagrodzenie, ale nie pobrano zaliczki na podatek (np. z winy własnej lub pomyłki pracownika);
wypłacono tak niską pensję, że należna od niej zaliczka wyszła zerowa;
wypłacono wynagrodzenie niższe od kwoty wolnej od podatku;
nie wypłacono wynagrodzenia ze względu na kompensatę z wzajemną wierzytelnością i należało pobrać zaliczki od takiego wynagrodzenia.

[alert-info]PIT-11 nie wystawia się w przypadku zatrudnienia pracownika na umowę zlecenie lub umowę o dzieło w przypadku, gdy wartość wynagrodzenia wynikająca z umowy nie przekracza kwoty 200 zł. W sytuacji umowy o pracę na wartość poniżej 200 zł deklarację PIT-11 należy obowiązkowo wygenerować i przekazać do urzędu skarbowego.[/alert-info]W związku z niepobieraniem zaliczek na podatek dochodowy od wynagrodzeń osób zatrudnionych pracodawca ma prawo wystawić tzw. zerowy PIT-11. To, czy jest to konieczne z perspektywy prawnej, zależy od okoliczności dodatkowych dotyczących rozliczeń za danego pracownika.

Deklaracje PIT-11 w systemie wFirma.pl

Oprogramowanie kadrowo-płacowe wFirma.pl gwarantuje możliwość szybkiego generowania rocznych deklaracji podatkowych. Automatycznie uzupełniane formularze zaciągają dane wprowadzone ówcześnie do systemu. W tym celu należy przejść do zakładki START » PODATKI » DEKLARACJE ROCZNE PRACOWNIKÓW » DODAJ DEKLARACJĘ » DEKLARACJA DOCHODÓW PRACOWNIKA (PIT 11).

Zerowy PIT-11 - dodawanie do systemu

System wFirma.pl umożliwia również bezpośrednią wysyłkę deklaracji PIT-11 do US. Po zaznaczeniu wygenerowanego dokumentu należy wybrać opcję WYŚLIJ/EKSPORTUJ » WYŚLIJ DO US ALBO ZUS.

Po wysłaniu deklaracji i otrzymaniu potwierdzenia jej odbioru można pobrać UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru). Dokument ten można przechowywać w dokumentacji firmowej dla celów dowodowych.#polecamy#

#banner-240926#

Question 15

Jestem zatrudniona na umowę o pracę na czas określony. Moja umowa kończy się w przyszłym tygodniu. Ze względu na to, że jestem w ciąży, pracodawca zapowiedział, że umowa zostanie przedłużona do dnia porodu. Czy w takim przypadku będę mogła otrzymywać zasiłek macierzyński?

Accepted Answer

Obowiązkiem pracodawcy jest przedłużenie umowy do dnia porodu, z pracownicą, która jest w ciąży, z tym że obowiązek ten dotyczy jedynie umów o pracę na czas określony oraz umów o pracę na okres próbny przekraczający jeden miesiąc, która uległaby rozwiązaniu po upływie 3. miesiąca ciąży.

#zobacztez#

Kto wypłaca zasiłek macierzyński?

Umowa o pracę przedłużona do dnia porodu rozwiązuje się wraz z dniem urodzenia dziecka. Jednocześnie jest to pierwszy dzień urlopu macierzyńskiego. Zasiłek macierzyński przysługuje każdej kobiecie, która urodziła dziecko w okresie podlegania ubezpieczeniu chorobowemu.

Co do zasady umowa o pracę przedłużona do dnia porodu rozwiązuje się z upływem tego dnia. Oznacza to, że z dniem porodu ustaje stosunek pracy. Od następnego dnia kobieta nie przebywa więc formalnie na „urlopie macierzyńskim” (gdyż ten przysługuje tylko pracownikom), lecz ma prawo do zasiłku macierzyńskiego za okres po ustaniu zatrudnienia.

Wypłatę zasiłku za cały okres przypadający po rozwiązaniu umowy realizuje bezpośrednio Zakład Ubezpieczeń Społecznych (ZUS). Pracodawca nie wypłaca zasiłku za ten czas – jego rolą jest jedynie przygotowanie i przekazanie dokumentacji do ZUS, aby ten mógł naliczyć i wypłacać świadczenie byłej pracownicy.

W celu wypłaty zasiłku macierzyńskiego pracodawca musi przedłożyć w ZUS-ie właściwym dla miejsca zamieszkania pracownicy:

skrócony odpis aktu urodzenia dziecka lub jego kopię potwierdzoną za zgodność z przedłożonym dokumentem,
zaświadczenie ZUS Z-3,
kopię wniosku pracownicy potwierdzonego za zgodność z przedłożonym dokumentem oraz
kopię świadectwa pracy lub innego pisma potwierdzającego rozwiązanie stosunku pracy – potwierdzonego za zgodność z oryginałem.

ZUS na wypłatę świadczenia ma 30 dni od otrzymania wszystkich niezbędnych dokumentów.

Jak długo można otrzymywać zasiłek?

Długość pobierania zasiłku macierzyńskiego zależy od liczby urodzonych dzieci:

20 tygodni w przypadku urodzenia jednego dziecka,
31 tygodni w przypadku bliźniąt,
33 tygodnie w przypadku trojaczków,
35 tygodni w przypadku czwórki dzieci,
37 tygodni w przypadku piątki dzieci.

Okres pobierania zasiłku macierzyńskiego może rozpocząć się przed porodem, lecz nie wcześniej niż 6 tygodni przed spodziewaną jego datą. Po porodzie należy wykorzystać pozostałą przysługującą część zasiłku. Podstawowy urlop macierzyński nie musi zostać w całości wykorzystany przez matkę dziecka. Kobieta ma obowiązek wykorzystania przynajmniej 14 tygodni, pozostałe 6 tygodni może wykorzystać ojciec dziecka.#banner-240815#

Wysokość zasiłku macierzyńskiego

Zasiłek macierzyński przysługuje w wysokości 100% podstawy zasiłku (lub 81,5% podstawy wymiaru w przypadku złożenia wniosku o urlop rodzicielski w ciągu 21 dnia od dnia porodu). Podstawę stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc nabycia uprawnień do urlopu macierzyńskiego. Jeżeli u danego pracodawcy pracujemy mniej niż 12 miesięcy, to podstawę stanowi średnie miesięczne wynagrodzenie za okres pełnych miesięcy kalendarzowych. Jednakże jeśli przed porodem korzystano ze zwolnienia lekarskiego, podstawę do wyliczenia zasiłku macierzyńskiego stanowi podstawa ostatnio wypłaconego świadczenia.

Urlop rodzicielski

Po wykorzystaniu zasiłku macierzyńskiego kobieta może jeszcze skorzystać z urlopu rodzicielskiego. Aktualnie urlop rodzicielski może zostać udzielony bezpośrednio po wykorzystaniu urlopu macierzyńskiego. Czas jego trwania uzależniony jest od liczby dzieci urodzonych przy jednym porodzie. Przysługuje on w wymiarze 41 tygodni przy urodzeniu jednego dziecka bądź 43 tygodnie, jeśli przy jednym porodzie urodzonych zostanie dwoje lub więcej dzieci.

Urlop rodzicielski powinien zostać wykorzystany nie później niż do zakończenia roku kalendarzowego, w którym dziecko skończy 6 lat.

W pewnych szczególnych sytuacjach prawo do urlopu rodzicielskiego przysługuje nie tylko matce dziecka, ale również innym członkom najbliższej rodziny.

Obowiązki pracodawcy względem pracownicy, której umowa ulega rozwiązaniu w dniu porodu są praktycznie takie same jak w przypadku standardowego korzystania przez pracownika z zasiłku macierzyńskiego. Warto jednak zwrócić uwagę na przesłanie do ZUS odpowiedniej dokumentacji na cele wypłaty świadczenia.

#polecamy#

#banner-240818#

Zdaniem eksperta

Przegląd umów B2B – jak wykorzystać okno abolicyjne?

Umowa zlecenie z małżonkiem a składki ZUS

E-akta - od kiedy można przechowywać dane pracowników w internecie?

Zakładki do akt osobowych - wzory do wydruku

Jak liczyć dni zwolnienia lekarskiego w razie choroby pracownika?

Wypowiedzenie umowy o pracę na czas nieokreślony a podanie przyczyny

Zwolnienie lekarskie w trakcie wypowiedzenia - czy przerywa jego bieg?

Wezwanie do sądu a usprawiedliwiona nieobecność w pracy - jak to rozliczyć?

Minimalna roczna składka zdrowotna a założenie firmy w trakcie roku

Roczna składka zdrowotna w zawieszonej działalności

Zaświadczenie o zdolności do pracy - kiedy jest wymagane?

Umowa zlecenie emeryta a składki ZUS 2026

Osoba współpracująca a składki ZUS – jak korzystniej zatrudnić małżonka w 2026?

Zerowy PIT-11 dla pracownika - jak powinien się zachować pracodawca?

Zasiłek macierzyński a przedłużenie umowy o pracę do dnia porodu

Artykuły

Wzory