Przedsiębiorcy dokonujący sprzedaży towarów zobowiązani są prowadzić gospodarkę magazynową. Nie zawsze obowiązek ten wynika wprost z przepisów ale obowiązek remanentowy uregulowany już wprost przepisami właśnie tego w praktyce wymaga. Dlatego warto zapoznać się, jak wygląda wzór WZ i jakie dane dokument WZ powinien zawierać. Czy można wystawić dokument WZ online, czy musi być on w formie papierowe. Na te i inne pytania odpowiadamy w artykule!
Kto ma obowiązek prowadzić gospodarkę magazynową?
Obowiązkiem prowadzenia gospodarki magazynowej wynika z ustawy o rachunkowości, tak więc podmioty prowadzące pełne księgi handlowe na mocy ustawy zobowiązane są do prowadzenia magazynu.
Zdarza się jednak, że coraz więcej jednoosobowych przedsiębiorców prowadzących ewidencję księgową na podstawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów (KPiR) lub ewidencji przychodów decyduje się na prowadzenie gospodarki magazynowej, należy jednak podkreślić, że w tym przypadku jest to dobrowolne działanie.
Dokumentacja magazynowa
Dokumentacja magazynowa prowadzona jest w celu prawidłowego zarządzania przepływem materiałów czy towarów posiadanych przez dany podmiot. O formie i obowiązku prowadzenia ewidencji magazynowej decyduje kierownik jednostki/właściciel działalności. Ogólnie przyjętymi dokumentami potwierdzającymi ruch w magazynie są:
dokumenty przychodu towarów/materiałów:
PZ (przyjęcie z zewnątrz)
- PW (przyjęcie wewnętrzne)
- MM (przesunięcie międzymagazynowe)
dokumenty rozchodu towarów/materiałów:
WZ (wydanie na zewnątrz)- RW (rozchód wewnętrzny)
- MM (przesunięcie międzymagazynowe).
Czym jest dokument WZ - wydanie zewnętrzne?
Dokument WZ czyli wydanie zewnętrzne jest dowodem magazynowym, który dokumentuje wydanie materiałów bądź towarów z magazynu na zewnątrz, np. na rzecz kontrahenta. W wielu przypadkach sprzedaż dokumentowana jest najpierw powyższym dokumentem, w sytuacji np. kiedy przedstawiciel handlowy nie ma możliwości bądź uprawnień do wystawiania faktury. Wystawia wtedy dokument WZ i na podstawie tego dokumentu wystawiana jest faktura. W takim przypadku do każdej WZ należy wystawić fakturę w nieprzekraczalnym terminie 7 dni bądź inny dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży. Nie ma jednak obowiązku działania odwrotnego, czyli wystawiania do każdej faktury dokumentu WZ.
Dokumenty WZ są stosowane w obrocie magazynowym, gdyż każdy rozchód towarów czy materiałów musi być odpowiednio udokumentowany, nie będzie on stanowił jednak dokumentu księgowego. Istnieje tylko jeden wyjątek w którym można zaksięgować do KPiR dokument WZ. Jest to sytuacja kiedy odbiorca otrzyma towar i dokona nim obrotu przez otrzymaniem faktury. W innych przypadkach dokument ten nie będzie stanowił podstawy do zaksięgowania przyjęcia czy też księgowania wydania materiałów.
Dokument WZ a obowiązkowe elementy
- numer kolejny dokumentu,
- datę wystawienia,
- datę wydania towaru/materiału,
- oznaczenie towaru/materiału,
- cenę jednostkową,
- ilość wydanego towaru/materiału,
- dane wystawcy i odbiorcy,
- podpis osoby upoważnionej do wystawiania WZ.
Pobierz darmowy wzór WZ (wydania zewnętrznego)
Skorzystaj z darmowego wzoru WZ w formacie .DOC i PDF i wystawiaj WZ online lub przekazuj klientom w formie papierowej!
Przekazanie dowodu dostawy nabywcy - WZ online czy w formie papierowej?
Dokument WZ należy przekazać nabywcy niezwłocznie po jego wystawieniu. Najczęściej dokument ten przekazywany jest wraz z towarem lub usługą. W przypadku dostawy towaru dokument WZ może być również dołączony do faktury.
W jaki sposób przekazać nabywcy dokument WZ? Istnieje kilka sposobów przekazania nabywcy dokumentu WZ. Najczęściej stosowanymi metodami są:
- przekazanie osobiste - dokument WZ może zostać przekazany nabywcy osobiście, np. podczas dostawy towaru lub usługi.
- przekazanie pocztą - dokument WZ może zostać wysłany nabywcy pocztą tradycyjną lub elektroniczną.
- przekazanie za pomocą poczty elektronicznej - dokument WZ może zostać wysłany nabywcy za pomocą poczty elektronicznej jako załącznik.
Wybór metody przekazania dokumentu WZ zależy od preferencji nabywcy i możliwości firmy.
Jak wygenerować dokument WZ online w systemie wFirma.pl?
System wFirma.pl umożliwia prowadzenie gospodarki magazynowej (gdy posiadany jest dodatek magazynowy) możliwość generowania wszystkich rodzajów dokumentów magazynowych, w tym również generowania WZ online lub wydruku go w formie papierowej.
W celu wygenerowania dokumentu WZ należy przejść do MAGAZYN » DOKUMENTY » DODAJ » DODAJ DOKUMENT WZ gdzie należy wprowadzić dane w zakresie wydania.
