Przedsiębiorcy dokonujący sprzedaży towarów zobowiązani są prowadzić gospodarkę magazynową. Nie zawsze obowiązek ten wynika wprost z przepisów ale obowiązek remanentowy uregulowany już wprost przepisami właśnie tego w praktyce wymaga. Dlatego warto zapoznać się jak wygląda wzór WZ i jakie dane dokument WZ powinien zawierać.
Dokumentacja magazynowa
Dokumentacja magazynowa prowadzona jest w celu prawidłowego zarządzania przepływem materiałów czy towarów posiadanych przez dany podmiot. O formie i obowiązku prowadzenia ewidencji magazynowej decyduje kierownik jednostki/właściciel działalności. Ogólnie przyjętymi dokumentami potwierdzającymi ruch w magazynie są:
-
dokumenty przychodu towarów/materiałów:
PZ (przyjęcie z zewnątrz) - PW (przyjęcie wewnętrzne)
- MM (przesunięcie międzymagazynowe)
-
dokumenty rozchodu towarów/materiałów:
WZ (wydanie na zewnątrz) - RW (rozchód wewnętrzny)
- MM (przesunięcie międzymagazynowe).
Czym jest dokument WZ - wydanie zewnętrzne?
Dokument WZ czyli wydanie zewnętrzne jest dowodem magazynowym, który dokumentuje wydanie materiałów bądź towarów z magazynu na zewnątrz, np. na rzecz kontrahenta. W wielu przypadkach sprzedaż dokumentowana jest najpierw powyższym dokumentem, w sytuacji np. kiedy przedstawiciel handlowy nie ma możliwości bądź uprawnień do wystawiania faktury. Wystawia wtedy dokument WZ i na podstawie tego dokumentu wystawiana jest faktura. W takim przypadku do każdej WZ należy wystawić fakturę w nieprzekraczalnym terminie 7 dni bądź inny dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży. Nie ma jednak obowiązku działania odwrotnego, czyli wystawiania do każdej faktury dokumentu WZ.
Dokumenty WZ są stosowane w obrocie magazynowym, gdyż każdy rozchód towarów czy materiałów musi być odpowiednio udokumentowany, nie będzie on stanowił jednak dokumentu księgowego. Istnieje tylko jeden wyjątek w którym można zaksięgować do KPiR dokument WZ. Jest to sytuacja kiedy odbiorca otrzyma towar i dokona nim obrotu przez otrzymaniem faktury. W innych przypadkach dokument ten nie będzie stanowił podstawy do zaksięgowania przyjęcia czy też księgowania wydania materiałów.
Dokument WZ - elementy
- numer kolejny dokumentu,
- datę wystawienia,
- datę wydania towaru/materiału,
- oznaczenie towaru/materiału,
- cenę jednostkową,
- ilość wydanego towaru/materiału,
- dane wystawcy i odbiorcy,
- podpis osoby upoważnionej do wystawiania WZ.
