Jak prawidłowo wykazać wynagrodzenie wypłacone z miesięcznym opóźnieniem w raportach ZUS? W którym miesiącu należy przypisać składki i kiedy powinno nastąpić ich odprowadzenie? W tym artykule krok po kroku wyjaśniamy najważniejsze reguły ustalania momentu powstania obowiązku składkowego w przypadku opóźnienia w wypłacie pensji pracownikowi.
Wynagrodzenie za pracę i jego wypłata
Wynagrodzenie za pracę powinno w szczególności odpowiadać:
- rodzajowi wykonywanej pracy
- kwalifikacjom wymaganym przy wykonywaniu pracy,
- uwzględniać ilość i jakość świadczonej pracy.
Pracownik otrzymuje wynagrodzenie za pracę wykonaną.
Stałymi składnikami wynagrodzenia za pracę są m.in.:
- miesięczne wynagrodzenie zasadnicze;
- stałe dodatki, np. stażowy czy funkcyjny;
- stałe miesięczne premie regulaminowe.
Zmiennymi składnikami wynagrodzenia są m.in.:
- wynagrodzenie określone prowizyjnie lub stawką godzinową bądź akordową;
- wynagrodzenie za godziny nadliczbowe;
- premie w zmiennej wysokości.
Gdy dzień wypłaty wynagrodzenia za pracę jest dniem wolnym od pracy, wynagrodzenie wypłaca się w dniu poprzedzającym.
Przykład 1.
W regulaminie pracy firmy X ustalono, że wynagrodzenie za pracę wypłacane jest z dołu do 10. dnia każdego następnego miesiąca kalendarzowego. Kiedy zostanie wypłacone wynagrodzenie za wrzesień 2026 roku, jeśli 10 października 2026 r. to sobota – dzień wolny od pracy? Pracodawca nie może poczekać do poniedziałku 12 października 2026 roku, gdyż ma obowiązek wypłacić wynagrodzenie w dniu poprzedzającym dzień wolny. Pieniądze muszą znaleźć się na kontach pracowników najpóźniej w piątek, 9 października 2026 roku.
Określenie warunków wynagradzania
Kodeks pracy stanowi, że warunki wynagradzania za pracę ustalają układy zbiorowe pracy, zgodnie z przepisami Ustawy z 5 listopada 2025 roku o układach zbiorowych pracy i porozumieniach zbiorowych, a gdy pracownicy są nimi nieobjęci, to regulamin wynagradzania.
Regulamin wynagradzania jest ustalany zawsze u pracodawcy zatrudniającego co najmniej 50 pracowników, nieobjętych zakładowym układem zbiorowym pracy ani ponadzakładowym układem zbiorowym pracy.
W przypadku pracodawcy zatrudniającego mniej niż 50 pracowników, nieobjętych zakładowym układem zbiorowym pracy ani ponadzakładowym układem zbiorowym pracy, można ustalić warunki wynagradzania za pracę w regulaminie wynagradzania.
Pracodawca zatrudniający co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników, nieobjętych zakładowym układem zbiorowym pracy ani ponadzakładowym układem zbiorowym pracy, ustala warunki wynagradzania za pracę w regulaminie wynagradzania, jeżeli zakładowa organizacja związkowa wystąpi z wnioskiem o jego ustalenie.
Regulamin wynagradzania u każdego z powyżej wymienionych pracodawców obowiązuje do czasu objęcia pracowników zakładowym układem zbiorowym pracy lub ponadzakładowym układem zbiorowym pracy ustalającym warunki wynagradzania za pracę oraz przyznawania innych świadczeń związanych z pracą w zakresie i w sposób umożliwiający określanie, na jego podstawie, indywidualnych warunków umów o pracę.
Przykładowe elementy regulaminu wynagradzania to:
- ogólne postanowienia (zakres zastosowania, zakres przetwarzania danych, okres przechowania danych),
- zasady wynagradzania (systemy płacowe, składniki wynagrodzenia, przyznawanie nagród, dodatki stażowe),
- wypłacanie wynagrodzenia (terminy wypłat, zasady wypłaty),
- zapisy dotyczące świadczeń związanych z pracą (nagrody jubileuszowe, wypłata wynagrodzenia chorobowego, zasady dotyczące diet służbowych i kosztów podróży),
- postanowienia końcowe (czas obowiązywania regulaminu, data wejścia w życie, sposób wyjaśniania wątpliwości).
Dokumenty rozliczeniowe do ZUS
Pracodawca ma obowiązek za każdy miesiąc kalendarzowy, w którym trwa stosunek pracy, sporządzić i przekazać do ZUS dokumenty rozliczeniowe za pracownika. Dokumenty rozliczeniowe zawierają składki należne z tytułu ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego naliczone od wszystkich wypłat w gotówce i wartości świadczeń w naturze dokonanych lub postawionych do dyspozycji pracownika w danym miesiącu kalendarzowym.
Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne pracownika stanowią przychody w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych z tytułu. Przychód ze stosunku pracy powstaje w momencie, gdy pieniądze lub świadczenia zostaną faktycznie otrzymane lub postawione do dyspozycji pracownika.
Przykład 1.
Pan Józef pracuje na podstawie umowy o pracę. Zgodnie z regulaminem wynagradzania w firmie, wynagrodzenie za dany miesiąc wypłacane jest do 10. dnia kolejnego miesiąca. Wynagrodzenie za lipiec 2026 roku zostało przelane na jego konto 7 sierpnia 2026 roku. Jak zostanie ono rozliczone w deklaracjach ZUS? Momentem powstania przychodu jest data faktycznego przelewu, czyli w tym wypadku sierpień 2026 roku, dlatego wynagrodzenie za lipiec 2026 roku zostanie wykazane w raporcie ZUS RCA za sierpień 2026 rok. Natomiast składki za ten okres zostaną odprowadzone we wrześniu.
Wynagrodzenie wypłacone z miesięcznym opóźnieniem a rozliczenie z ZUS
Wypłacanie wynagrodzenia z miesięcznym opóźnieniem oznacza, że składki do ZUS od tego świadczenia będą uwzględniane w dokumentach rozliczeniowych za miesiąc jego rzeczywistej wypłaty, a nie miesiąc, za który wynagrodzenie to jest należne. Deklaracje do ZUS zawsze składane są po zakończeniu miesiąca, którego dotyczą, i wtedy też dochodzi do opłacania składek.
Przykład 2.
Pani Anna powinna otrzymać wynagrodzenie za marzec 10 kwietnia 2026 roku. Z powodu przejściowych problemów finansowych firmy pracodawca nie wypłacił jej pensji w kwietniu. Zaległe wynagrodzenie za marzec oraz bieżące za kwiecień przesłano łącznie 10 maja 2026 roku. Jak wykazać to w deklaracjach do ZUS? Pani Anna nie otrzymała w kwietniu żadnego przychodu. Pracodawca składa za nią raport ZUS RCA za kwiecień z zerową podstawą wymiaru składek i zerowymi kwotami składek. W maju Pani Anna otrzymała dwie wypłaty za marzec i za kwiecień. Przychody te sumują się. W raporcie ZUS RCA za maj wykazana zostaje podwójna podstawa wymiaru składek suma obu wypłaconych pensji. Deklaracja do złożenia pozostaje w czerwcu 2026 roku i wtedy też dochodzi do zapłaty należnych składek.
Terminy składania dokumentów rozliczeniowych i opłacania składek
Dokumenty rozliczeniowe sporządzone za dany miesiąc pracodawca przekazuje do ZUS w następujących terminach:
- do 5. dnia następnego miesiąca, jeżeli składa je pracodawca funkcjonujący jako jednostki budżetowe i samorządowe zakłady budżetowe,
- do 15. dnia następnego miesiąca, jeżeli składa je pracodawca posiadający osobowość prawną
- 20. dnia następnego miesiąca – pozostali pracodawcy.
We wskazanych terminach pracodawcy powinni opłacić również wynikające z deklaracji składki ubezpieczeniowe do ZUS.
Odsetki za opóźnienie w wypłacie wynagrodzenia
Warto pamiętać, że w przypadku opóźnienia w wypłacie należnemu pracownikowi nagrodzenia należą mu się odsetki. Regulacje dotyczące odsetek zawarte zostały w Kodeksie cywilnym, zgodnie z którym odsetki od sumy pieniężnej należą się tylko wtedy, gdy to wynika z czynności prawnej albo z ustawy, z orzeczenia sądu lub z decyzji innego właściwego organu. Jeżeli wysokość odsetek nie jest w inny sposób określona, należą się odsetki ustawowe w wysokości równej sumie stopy referencyjnej Narodowego Banku Polskiego i 3,5 punktów procentowych.
Przepisy wskazują maksymalną wysokość odsetek wynikających z czynności prawnej, których wysokość nie może w stosunku rocznym przekraczać 2-krotności wysokości odsetek ustawowych. Gdyby wysokość odsetek wynikających z czynności prawnej przekraczała wysokość odsetek maksymalnych, należą się odsetki maksymalne.
Wprowadzone przez strony umowy postanowienia nie mogą wyłączać ani ograniczać przepisów o odsetkach maksymalnych także w razie dokonania wyboru prawa obcego. W takim przypadku stosuje się przepisy ustawy. Wysokość odsetek ustawowych ogłasza Minister Sprawiedliwości w drodze obwieszczenia w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej „Monitor Polski”.
Przykład 4.
Jakie odsetki powinien wypłacić pracodawca pani Renacie, jeśli wysokość należnego jej świadczenia wynosi 5000 zł za maj 2026 roku płatne do 10. dnia następującego miesiąca, czyli 10 czerwca 2026 roku, a które wypłacone zostało dopiero 1 sierpnia 2026 roku? W okresie tym obowiązywała jednakowa wysokość ustawowych odsetek wynosząca 9,25% w skali roku. Odsetki należą się od 11 czerwca 2026 roku do 1 sierpnia 2026 roku, czyli za 52 dni. W związku z tym kwotę 5000 zł należy pomnożyć przez 9,25%, a następnie podzielić przez 365 dni roku, i tak otrzymany wynik pomnożyć przez liczbę dni zwłoki w płatności.
5000 zł × 9,25% / 365 = ok. 1,26 zł
1,26 zł × 52 = 65,52 zł – należne odsetki
Wynagrodzenie wypłacone z miesięcznym opóźnieniem - podsumowanie
Prawidłowe rozliczanie wynagrodzeń wypłacanych z miesięcznym opóźnieniem wymaga od kadr i płac konsekwentnego stosowania zasady kasowej. Kluczowe jest zapamiętanie, że dla ZUS nie ma znaczenia, za jaki miesiąc należne jest wynagrodzenie, lecz kiedy faktycznie trafiło ono do rąk pracownika lub na jego rachunek bankowy. Trzymanie się tej reguły zapobiega powstawaniu zaległości składkowych, błędom w deklaracjach ZUS DRA oraz konieczności składania korygujących raportów imiennych.
Polecamy:
