0 0
dni
0 0
godz
0 0
min
0 0
sek

Lista obecności - wzór z omówieniem

Wielkość tekstu:

Prowadzenie ewidencji czasu pracy każdego pracownika to jeden z podstawowych obowiązków pracodawcy. Z kolei prawidłowo sporządzona lista obecności sprawia, że możliwe jest prawidłowe naliczenie wynagrodzeń lub świadczeń pracowniczych.

Pobierz darmowy wzór listy obecności w formacie PDF lub DOCX!

Do pobrania:

Lista obecności - wzór z omówieniem.pdf
Lista obecności - wzór z omówieniem.docx

Lista obecności a ewidencja czasu pracy – to nie to samo

Wielu pracodawców błędnie traktuje listę obecności oraz ewidencję czasu pracy jako jeden i ten sam dokument. Kodeks pracy w art. 149 wskazuje obowiązek ewidencjonowania czasu pracy pracowników, jednak szczegóły określa § 6 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Z kolei lista obecności nie została w żaden sposób sformalizowana. Jednak przepisy ustaw określają, iż istnieje obowiązek dokumentowania obecności pracownika w pracy.

Art. 1041. § 1. Kodeksu pracy
Regulamin pracy, określając prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników związane z porządkiem w zakładzie pracy, powinien ustalać w szczególności: [...]
9) przyjęty u danego pracodawcy sposób potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

Zapis ten oznacza, że pracodawca może przyjąć dowolny sposób potwierdzania przyjścia do pracy przez pracownika. Może być to w formie wydrukowanej listy obecności (jak w przedstawionym wzorze), w formie elektronicznej, np. poprzez system informatyczny lub w mniejszych firmach może być to nawet potwierdzenie ustne.

Lista obecności – podstawowe dane

Lista obecności jest bardzo prostym dokumentem, który powinien zawierać następujące informacje:

  • imię i nazwisko pracownika, dla którego prowadzona jest dana lista,
  • podpis pracownika oraz kierownika jednostki, której podlega pracownik,
  • dane kierownika, który odpowiada za jednostkę i może potwierdzić faktyczny stan z zadeklarowanym czasem pracy na liście,
  • okres, którego dotyczy prowadzona lista (najczęstsze i najbardziej przejrzyste są listy miesięczne).

Istotnym udogodnieniem dla pracodawcy oraz kadr jest sumaryczny zapis danych, który warto umieścić na liście obecności. Wówczas wiadomo, ile godzin/dni zostało przepracowanych w skali wybranego okresu, na przykład miesiąca. Będzie to pomocne przy ustalaniu rozliczeń nieobecności lub nadgodzin.

Lista obecności a RODO

Jak już zostało wspomniane na początku, ewidencjonowanie czasu pracy jest obowiązkiem pracodawcy. Z kolei pracownik ma obowiązek potwierdzenia swojej obecności w pracy w formie pisemnej lub elektronicznej – pracodawca musi powiadomić pracownika o przyjętej formie w ciągu 7 dni od rozpoczęcia pracy.

Nowe przepisy dotyczące ochrony danych osobowych wskazują, że zabronione jest przetwarzanie danych osobowych dotyczących stanu zdrowia, ponieważ są to dane wrażliwe. Tym samym niedopuszczalne jest wykazywanie na liście obecności przyczyny nieobecności takiej jak: choroba, zasiłek macierzyński, zasiłek opiekuńczy itp. Lista obecności służy jedynie do potwierdzenia obecności w pracy pracownika w danym dniu. Tym samym jeśli pracownik jest nieobecny, w danym dniu można wpisać „nieobecny” – bez podawania przyczyny. Tylko w ewidencji czasu pracy należy podać przyczynę nieobecności pracownika, ponieważ jest to niezbędne do prawidłowego wyliczenia wynagrodzenia.

Kogo nie dotyczy obowiązek ewidencjonowania czasu pracy?

Art. 149 § 2 Kodeksu pracy wskazuje przypadki, w których pracodawca nie ma obowiązku ewidencjonowania czasu pracy zatrudnionych. Do takich sytuacji należą:

  • praca na nocnej zmianie,
  • wypłacanie pracownikowi ryczałtu za nadgodziny,
  • zadaniowy system czasu pracy,
  • zarządzanie zakładem pracy przez pracownika w imieniu swojego pracodawcy.

Generowanie listy obecności w systemie wFirma.pl

Dobrze sporządzana lista obecności, to podstawa do poprawnego rozliczania czasu pracy. Warto zatem skorzystać z narzędzi, które wspomagają ewidencjonowanie pracy osób zatrudnionych w firmie. W systemie wFirma.pl w prosty sposób wygenerujesz listę obecności dla pracowników. W tym celu należy przejść do KADRY » PRACOWNICY » zaznaczenie pracowników DRUKUJ » LISTĘ OBECNOŚCI. 

Lista obecności - generowanie wydruku

Pojawi się okno, w którym można wybrać dogodny wzór dokumentu i kliknąć na DRUKUJ. Wówczas na dysk komutera zostanie pobrany zostanie wydruk w formacie PDF.

Artykuły
Brak wyników.
Więcej artykułów
Wzory
Brak wyników.
Więcej wzorów