Poradnik Przedsiębiorcy

Lista obecności - wzór z omówieniem

Prowadzenie ewidencji czasu pracy każdego pracownika to jeden z podstawowych obowiązków pracodawcy. Z kolei prawidłowo sporządzona lista obecności sprawia, że możliwe jest prawidłowe naliczenie wynagrodzeń lub świadczeń pracowniczych.

Pobierz darmowy wzór listy obecności w formacie PDF lub DOCX!

Do pobrania:

pdf
Lista obecności - wzór z omówieniem.pdf druk do ręcznego wypełnienia
docx
Lista obecności - wzór z omówieniem.docx edytowanie, wydrukowanie, zapisywanie

Lista obecności a ewidencja czasu pracy – to nie to samo

Wielu pracodawców błędnie traktuje listę obecności oraz ewidencję czasu pracy jako jeden i ten sam dokument. Kodeks pracy w art. 149 wskazuje obowiązek ewidencjonowania czasu pracy pracowników, jednak szczegóły określa § 8.1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 roku w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy.

Z kolei lista obecności nie została w żaden sposób sformalizowana. Jednak art. 1041 § 1  pkt 9 wskazuje, że regulamin pracy określa „przyjęty u danego pracodawcy sposób potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy”. Zapis ten oznacza, że pracodawca może przyjąć dowolny sposób potwierdzania przyjścia do pracy przez pracownika. Może być to w formie wydrukowanej listy obecności (jak w przedstawionym wzorze), w formie elektronicznej, np. poprzez system informatyczny lub w mniejszych firmach może być to nawet potwierdzenie ustne.

Lista obecności – podstawowe dane

Lista obecności jest bardzo prostym dokumentem, który powinien zawierać następujące informacje:

  • imię i nazwisko pracownika, dla którego prowadzona jest dana lista,

  • podpis pracownika oraz kierownika jednostki, której podlega pracownik,

  • dane kierownika, który odpowiada za jednostkę i może potwierdzić faktyczny stan z zadeklarowanym czasem pracy na liście,

  • okres, którego dotyczy prowadzona lista (najczęstsze i najbardziej przejrzyste są listy miesięczne).

Istotnym udogodnieniem dla pracodawcy oraz kadr jest sumaryczny zapis danych, który warto umieścić na liście obecności. Wówczas wiadomo, ile godzin/dni zostało przepracowanych w skali wybranego okresu, na przykład miesiąca. Będzie to pomocne przy ustalaniu rozliczeń nieobecności lub nadgodzin.

Lista obecności a RODO

Jak już zostało wspomniane na początku, ewidencjonowanie czasu pracy jest obowiązkiem pracodawcy. Z kolei pracownik ma obowiązek potwierdzenia swojej obecności w pracy w formie pisemnej lub elektronicznej – pracodawca musi powiadomić pracownika o przyjętej formie w ciągu 7 dni od rozpoczęcia pracy.

Nowe przepisy dotyczące ochrony danych osobowych wskazują, że zabronione jest przetwarzanie danych osobowych dotyczących stanu zdrowia, ponieważ są to dane wrażliwe. Tym samym niedopuszczalne jest wykazywanie na liście obecności przyczyny nieobecności takiej jak: choroba, zasiłek macierzyński, zasiłek opiekuńczy itp. Lista obecności służy jedynie do potwierdzenia obecności w pracy pracownika w danym dniu. Tym samym jeśli pracownik jest nieobecny, w danym dniu można wpisać „nieobecny” – bez podawania przyczyny. Tylko w ewidencji czasu pracy należy podać przyczynę nieobecności pracownika, ponieważ jest to niezbędne do prawidłowego wyliczenia wynagrodzenia.

Kogo nie dotyczy obowiązek ewidencjonowania czasu pracy?

Art. 149 § 2 Kodeksu pracy wskazuje przypadki, w których pracodawca nie ma obowiązku ewidencjonowania czasu pracy zatrudnionych. Do takich sytuacji należą:

  • praca na nocnej zmianie,

  • wypłacanie pracownikowi ryczałtu za nadgodziny,

  • zadaniowy system czasu pracy,

  • zarządzanie zakładem pracy przez pracownika w imieniu swojego pracodawcy.