Płatnik składek ma wiele obowiązków względem Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Jednym z najważniejszych jest sporządzanie i przekazywanie informacji na temat pobranych składek za wszystkie osoby podlegające ubezpieczeniom. Służy do tego komplet rozliczeniowy składający się z deklaracji ZUS DRA oraz z raportów imiennych za każdego z ubezpieczonych. W raportach tych wykazuje się nie tylko naliczone składki, ale również przerwy w ich naliczaniu czy wypłacone świadczenia. Natomiast w ZUS DRA wykazuje się informacje zbiorcze ze wszystkich załączonych raportów, czyli wysokość składek, wypłaconych zasiłków, a także liczbę osób zgłoszonych do ZUS-u. Ustalenie tej ostatniej wartości jest często problematyczne. W jaki sposób liczba ubezpieczonych powinna zostać ustalona, żeby nie doszło do pomyłki? W artykule znajdują się szczegółowe informacje na ten temat.
Kto podlega zgłoszeniu do ubezpieczeń?
Aby odpowiedzieć na pytanie, jak powinna zostać ustalona liczba ubezpieczonych w ZUS DRA, konieczne jest wskazanie, kogo płatnik zobowiązany jest zgłosić do ubezpieczeń. Definicja ubezpieczonego została zawarta w ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych. Zgodnie z art. 4 pkt 1 ww. ustawy ubezpieczonym jest osoba fizyczna podlegająca chociaż jednemu z ubezpieczeń społecznych, czyli emerytalnemu, rentowemu, chorobowemu czy wypadkowemu. Pojęcie to zostało również uregulowane w ustawie o świadczeniach opieki zdrowotnej (art. 2 ust. 1 pkt 1) – ubezpieczonym będzie także osoba podlegająca dobrowolnie lub obowiązkowo ubezpieczeniu zdrowotnemu.
Wśród osób, które płatnik powinien zgłosić do ZUS-u, wymienia się przede wszystkim:
- przedsiębiorcę prowadzącego jednoosobową działalność gospodarczą;
- wspólnika spółki cywilnej, jawnej, partnerskiej, komandytowej oraz jednoosobowej spółki z o.o.;
- osoby współpracujące przy prowadzeniu działalności gospodarczej;
- pracowników;
- osoby wykonujące pracę nakładczą;
- zleceniobiorców, czyli osoby wykonujące pracę na podstawie umowy agencyjnej lub umowy zlecenia albo innej umowy o świadczenie usług.
Rozliczanie składek za osoby ubezpieczone
Płatnik składek jest zobligowany do naliczania, pobierania i przekazywania składek do ZUS-u za każdą osobę zgłoszoną do ubezpieczeń. Jeżeli chodzi o pracowników, zleceniobiorców oraz osoby wykonujące pracę nakładczą, składki naliczane są od wynagrodzenia. Natomiast dla przedsiębiorców, wspólników czy osób współpracujących składki ustalane są w większości przypadków od podstawy odgórnie narzuconej przepisami. Każda z tych osób zostanie wykazana w raporcie imiennym RCA służącym do ujawnienia zarówno podstawy naliczania składek, jak i ich kwoty. W raporcie RSA będą widoczne jedynie te osoby, u których wystąpiła przerwa w opłacaniu składek oraz przyznany im został zasiłek. Dane z obu raportów znajdują odzwierciedlenie w deklaracji DRA. Cały komplet rozliczeniowy należy przekazywać do ZUS-u co miesiąc maksymalnie w terminie do:
- do 5. dnia następnego miesiąca – dla jednostek i zakładów budżetowych;
- do 15. dnia następnego miesiąca – dla płatników posiadających osobowość prawną;
- do 20. dnia następnego miesiąca – dla pozostałych płatników składek.
W takim samym terminie konieczne jest wpłacenie składek na konto w ZUS-ie.
Liczba ubezpieczonych w deklaracji DRA
Ważnym elementem deklaracji DRA jest blok III 01 „liczba ubezpieczonych”, gdzie podaje się sumę wszystkich osób zgłoszonych do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego, za które rozliczono w danym miesiącu składki. Zdarzają się jednakże przypadki, kiedy płatnik sporządza raporty RCA bądź RSA za ubezpieczonego, a mimo to nie powinien ich uwzględniać w liczbie ubezpieczonych.
Urlop bezpłatny
W liczbie ubezpieczonych nie należy ujmować osób przebywających na urlopie bezpłatnym w miesiącu, za który sporządzana jest deklaracja. Przy czym jeśli pracownik dostanie wypłatę w miesiącu, w którym przebywał na urlopie bezpłatnym (przez cały miesiąc), wówczas nie uwzględnia się go też w liczbie ubezpieczonych. Dodatkowo w przypadku przebywania cały miesiąc na urlopie bezpłatnym nie powinno tworzyć się za pracownika RCA (chyba że były naliczone składki).
Przykład 1.
Pan Michał przebywał na urlopie bezpłatnym od 14 września do 31 października. Za wrzesień otrzymał wypłatę 30 września. Pracodawca powinien uwzględnić pana Marka w liczbie ubezpieczonych przy sporządzaniu DRA za wrzesień, natomiast nie będzie go ujmował w DRA za październik.
Przykład 2.
Pan Dariusz przebywał na urlopie bezpłatnym od 1 do 31 sierpnia. Wynagrodzenie otrzymuje z przesunięciem, czyli na 10. dzień kolejnego miesiąca. Wynagrodzenie za lipiec zostało mu przekazane 7 sierpnia. Pan Dariusz nie będzie uwzględniony w liczbie ubezpieczonych za sierpień, mimo że zostanie za niego sporządzony raport RCA – raport ten będzie dotyczył wynagrodzenia za miesiąc poprzedni.
Przykład 3.
Pani Joanna przebywała na urlopie bezpłatnym od 1 do 30 października. Pracodawca wypłaca wynagrodzenie w ostatnim dniu miesiąca. Mimo że pracownica nie przepracowała ani jednego dnia w październiku, to konieczne jest uwzględnienie jej w liczbie ubezpieczonych oraz sporządzenie za nią zerowego raportu RCA, bowiem 31 października podlegała już ubezpieczeniom ZUS.
Urlop macierzyński
Osoba korzystająca z urlopu macierzyńskiego i rodzicielskiego także nie powinna zostać uwzględniona w liczbie ubezpieczonych, ale wyłącznie wtedy, gdy płatnikiem zasiłku jest ZUS. Jeżeli płatnikiem świadczeń jest pracodawca, wówczas konieczne jest uwzględnienie tej osoby w liczbie ubezpieczonych.
Przykład 4.
Pani Marta pobiera zasiłek macierzyński od 21 listopada. W związku z tym, że pracodawca nie jest płatnikiem zasiłków, to świadczenie przekazuje jej ZUS. Pani Marta zostanie uwzględniona w liczbie ubezpieczonych za listopad, a w kolejnych miesiącach liczba ubezpieczonych powinna zostać pomniejszona o tę pracownicę.
Przykład 5.
Pani Natalia przebywa na urlopie macierzyńskim od 17 grudnia. Jest zatrudniona w dużej firmie, przez co zasiłki wypłaca jej pracodawca. Pracownica ta będzie uwzględniana w liczbie ubezpieczonych przez cały okres przebywania na urlopie macierzyńskim i rodzicielskim.
Urlop wychowawczy
Liczba ubezpieczonych nie powinna uwzględniać osób przebywających na urlopie wychowawczym, jeśli osoba taka nie spełnia warunków do objęcia jej ubezpieczeniem z tytułu wychowawczego. Innymi słowy, wspomniany przypadek dotyczy osób, które oprócz wychowawczego mają inny tytuł do objęcia ubezpieczeniami społecznymi lub zdrowotnymi (wtedy pracodawca nie wykazuje składek finansowanych z budżetu państwa). Pracownik przebywający na wspomnianym urlopie powinien złożyć pracodawcy oświadczenie, że nie posiada innych tytułów do ubezpieczeń emerytalno-rentowych oraz ubezpieczenia zdrowotnego, ani też prawa do emerytury lub renty.
Przykład 6.
Pani Anna korzysta z urlopu wychowawczego u swojego pracodawcy. Przez ten okres nie podejmowała żadnej pracy zarobkowej. Pracodawca powinien sporządzić za nią raport z wyliczeniem składek finansowanych z budżetu państwa i uwzględnić ją w liczbie ubezpieczonych.
Przykład 7.
Pani Ewelina podczas urlopu wychowawczego u swojego pracodawcy podjęła współpracę z inną firmą w ramach umowy zlecenia. W związku z tym pracodawca nie powinien uwzględniać jej w liczbie ubezpieczonych, bowiem podlega ona ubezpieczeniom w innej firmie z tytułu świadczenia usług na podstawie umowy zlecenia.
Osoby wykazane z kodem 3000
Ubezpieczony, który otrzymuje wypłatę w miesiącu następującym po miesiącu wyrejestrowania z ubezpieczeń, wykazywany jest na raporcie RCA z kodem 3000. Takich osób również nie uwzględnia się w liczbie ubezpieczonych, bowiem osoba taka w miesiącu, za który sporządzana jest deklaracja, nie podlegała ubezpieczeniom ani jednego dnia.
Przykład 8.
Pracodawca rozwiązał umowę z panem Adamem 15 września. Wynagrodzenie za wrzesień zostało wypłacone w październiku, w związku z czym w raporcie RCA za październik pan Adam został wykazany z kodem 3000. Pan Adam nie powinien zostać ujęty w liczbie ubezpieczonych za październik.
Pracownik niezdolny do pracy w liczbie ubezpieczonych
Wielu płatników ma wątpliwości, czy liczba ubezpieczonych powinna uwzględniać osoby przebywające na zwolnieniu lekarskim. Chorego pracownika należy brać pod uwagę w liczbie ubezpieczonych zawsze – nie ma znaczenia, przez jaki okres przebywa na zwolnieniu czy też jaki rodzaj świadczenia otrzymuje (wynagrodzenie chorobowe, zasiłek czy świadczenie rehabilitacyjne).
Podsumowując, liczba ubezpieczonych powinna uwzględniać osoby zgłoszone do ubezpieczeń społecznych oraz zdrowotnego z wyjątkiem osób przebywających na urlopie bezpłatnym, macierzyńskim, rodzicielskim, wychowawczym oraz tych, którzy w danym miesiącu otrzymali wynagrodzenie, mimo że nie podlegali ubezpieczeniom. Przy tym we wspomnianych przypadkach występują również pewne wyjątki, dlatego warto się z tymi zasadami wnikliwie zapoznać.
