Poradnik Przedsiębiorcy

Do czego służy deklaracja ZUS DRA i jak ją wypełnić?

Osoby prowadzące działalność gospodarczą mają obowiązek odprowadzać składki ZUS za siebie i pracowników. Z kolei w celu prawidłowego ich naliczenia oraz na cele ewidencyjne pracodawca ma obowiązek przekazywać do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych deklaracje rozliczeniowe ZUS DRA. Czym jest ta deklaracja? Kto musi ją składać? Jak ją wypełnić? Odpowiadamy w poniższym artykule.

Czym jest deklaracja ZUS DRA?

ZUS DRA jest deklaracją rozliczeniową składaną za okresy miesięczne, na  której wykazuje się składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne oraz wypłacone świadczenia. Do deklaracji ZUS DRA w niektórych przypadkach należy dołączyć także:

  • ZUS RCA – imienny raport miesięczny o należnych składkach i wypłaconych świadczeniach;
  • ZUS RZA – imienny raport miesięczny o należnych składkach na ubezpieczenie zdrowotne;
  • ZUS RSA – raport imienny o wypłaconych świadczeniach i przerwach w opłacaniu składek;
  • ZUS DRA cz. II – deklarację cz. II osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą na mniejszą skalę, która korzysta z obniżenia składek na ubezpieczenia społeczne i opłaca składki wyłącznie za siebie;
  • ZUS RCA cz. II – imienny raport cz. II dla osoby fizycznej wykonującej działalność gospodarczą na mniejszą skalę, która korzysta z obniżenia składek na ubezpieczenia społeczne;
  • ZUS RPA – imienny raport miesięczny o przychodach ubezpieczonego/okresach pracy nauczycielskiej.

Deklarację rozliczeniową ZUS DRA należy złożyć w terminie:

  • do 5. dnia następnego miesiąca – jednostki budżetowe, zakłady budżetowe i gospodarstwa pomocnicze;
  • do 10. dnia następnego miesiąca – osoby fizyczne opłacające składkę wyłącznie za siebie;
  • do 15. dnia następnego miesiąca – pozostali płatnicy.

Co ważne, osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą, niezatrudniające pracowników i opłacające składki społeczne od najniższej możliwej podstawy, mają obowiązek złożyć druk ZUS DRA wyłącznie za pierwszy pełny miesiąc podlegania ubezpieczeniom. W kolejnych miesiącach ZUS automatycznie przyjmuje, że składki opłacane są od tych samych podstaw i nie zmienia się nic w zakresie podlegania ubezpieczeniom, czyli takie osoby są zwolnione z obowiązku przekazywania ZUS DRA. Jednak gdy zajdą jakiekolwiek zmiany, np. zmieni się kod ubezpieczenia podstawy składek, wówczas należy przekazać taką deklaracje do ZUS-u oraz – co istotne – także deklarację za pierwszy pełny miesiąc opłacania standardowych składek.

Jak wypełnić ZUS DRA?

Jeśli wypełniamy deklarację DRA ręcznie, wówczas należy ją uzupełnić dużymi drukowanymi literami, czarnym lub niebieskim kolorem.

I. Dane organizacyjne

W polu 01 – wpisujemy:

  • 1 – dla deklaracji składanych do 5. dnia następnego miesiąca za miesiąc poprzedni;
  • 2 – dla deklaracji składanych do 10. dnia następnego miesiąca za miesiąc poprzedni;
  • 3 – dla deklaracji składanych do 15. dnia następnego miesiąca za miesiąc poprzedni (z wyjątkiem osób, dla których ma zastosowanie kod „4”);
  • 4 – dla deklaracji składanych do 15. dnia następnego miesiąca za miesiąc poprzedni przez wspólników spółek (jednoosobowych z ograniczoną odpowiedzialnością, cywilnych, jawnych, komandytowych, partnerskich), którzy opłacają składki wyłącznie za siebie, natomiast spółka zatrudnia pracowników lub inne osoby podlegające z tego tytułu ubezpieczeniom, oraz przez osoby podlegające dobrowolnie ubezpieczeniu zdrowotnemu;
  • 5 – dla deklaracji składanych za sędziów i prokuratorów oraz żołnierzy i funkcjonariuszy, za których istnieje obowiązek opłacenia składek na ubezpieczenia społeczne po rozwiązaniu lub wygaśnięciu stosunku służbowego.

Czyli osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą, niezatrudniające pracowników, wpisują w tym punkcie „2”.

W polu 02 natomiast wpisuje się identyfikator deklaracji za miesiąc rozliczeniowy, za który rozliczamy należne składki. Zawiera on takie dane, jak numer / miesiąc / rok, gdzie numer identyfikatora oznacza liczbę porządkową deklaracji ZUS DRA składanej w danym miesiącu. Czyli w przypadku wysłania pierwszej deklaracji za dany miesiąc wpisuje się „01”, natomiast ewentualne korekty oznaczone będą kolejnymi numerami.

Pól 03 i 04 nie wypełnia się.

Pole 05 uzupełnia się, jeżeli deklaracja wysłana jest w wyniku decyzji pokontrolnej ZUS-u: uzupełnia się tu znak i numer decyzji pokontrolnej. W pozostałych przypadkach tego pola nie wypełnia się.

ZUS DRA - dane organizacyjne

 

II. Dane identyfikacyjne płatnika składek

Blok ten uzupełnia się danymi, które podało się w zgłoszeniu płatnika składek ZUS ZPA/ ZUS ZFA/ ZUS ZIPA lub we wpisie do KRS/ CEIDG.

W polu 01 należy wpisać numer NIP, nie oddzielając kreskami poszczególnych członów.

W polu 02 wpisujemy numer REGON.

W polu 06 wpisuje się nazwę skróconą płatnika, którą podano w zgłoszeniu płatnika składek lub we wniosku CEIDG-1.

Gdy płatnik jest osobą fizyczną, wówczas uzupełnia także:

  • pole 03 – wpisuje numer PESEL;
  • pola 04 i 05 wypełnia się wyłącznie, jeśli nie nadano numerów NIP, REGON lub PESEL:
    • w polu 04 – wpisujemy:
      1 – w przypadku dowodu osobistego;
      2 – w przypadku paszportu lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość obywatela Unii Europejskiej;

    • w polu 05 wpisujemy serię i numer dowodu osobistego lub paszportu lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość obywatela Unii Europejskiej (zgodnie z informacją podaną w polu 04);

  • w polu 07 wpisuje się nazwisko płatnika składek;
  • w polu 08 uzupełnia się pierwsze imię płatnika składek;
  • w polu 09 – wpisuje się datę urodzenia płatnika składek (w formacie dzień / miesiąc / rok).

ZUS DRA - dane płatnika składek

III. Inne informacje

W kolejnym bloku w polu 01 wpisujemy liczbę ubezpieczonych, za których rozliczane są składki na ubezpieczenia społeczne i/lub zdrowotne. Czyli osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą i niezatrudniające pracowników wpisują w tym punkcie „1”. Ustalanie liczby ubezpieczonych w przypadku zatrudniania pracowników potrafi przysporzyć wiele trudności, dlatego pomocny może okazać się artykuł: Liczba ubezpieczonych w ZUS DRA.

Kolejnego pola 02 nie wypełnia się, począwszy od dokumentów za styczeń 2008 roku.

W polu 03 wpisuje się stopę procentową składki na ubezpieczenie wypadkowe. Osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą i niezatrudniające pracowników wpisują 1,67%.

 

ZUS DRA - pozostałe informacje

IV. Zestawienie należnych składek na ubezpieczenia społeczne oraz źródeł finansowania

Przedsiębiorca jest zobowiązany do naliczania składek na ubezpieczenia społeczne według stóp procentowych określonych w ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych. Składki społeczne podlegają finansowaniu przez ubezpieczonego oraz płatnika na ubezpieczenie:

  • emerytalne – 19,52% podstawy wymiaru finansowane jest w równych częściach przez ubezpieczonego i płatnika składek (tj. po 9,76%);
  • rentowe – 8% podstawy wymiaru od 1 lutego 2012 roku finansowane jest w wysokości: 1,5% przez ubezpieczonego i 6,5% przez płatnika składek;
  • chorobowe – 2,45% podstawy wymiaru finansowane jest w całości przez ubezpieczonego;
  • wypadkowe – 1,67% podstawy wymiaru – obowiązuje od 1 kwietnia 2018 roku.

W przypadku gdy są zatrudnieni pracownicy, tę część uzupełnia się na podstawie danych z raportów imiennych RCA. W polach tej sekcji wpisuje się:

  • 01 – kwotę składek na ubezpieczenie emerytalne (suma pól 04, 07, 10, 13, 16);
  • 02 – kwotę składek na ubezpieczenia rentowe (suma pól 05, 08, 11, 14, 17);
  • 03 – kwotę składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (suma pól 01 i 02);
  • 04 – kwotę składki na ubezpieczenie emerytalne finansowanej przez ubezpieczonego;
  • 05 – kwotę składki na ubezpieczenia rentowe finansowanej przez ubezpieczonego;
  • 06 – kwotę składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (suma wartości pól 04 i 05);
  • 07 – kwotę składki na ubezpieczenie emerytalne finansowanej przez płatnika składek;
  • 08 – kwotę składki na ubezpieczenia rentowe finansowanej przez płatnika składek;
  • 09 – kwotę składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (suma pól 07 i 08);
  • 10 – kwotę składki na ubezpieczenie emerytalne finansowanej przez budżet państwa;
  • 11 – kwotę składki na ubezpieczenia rentowe finansowanej przez budżet państwa;
  • 12 – kwotę składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (suma pól 10 i 11);
  • 16 – kwotę składki na ubezpieczenie emerytalne finansowanej przez Fundusz Kościelny;
  • 17 – kwotę składki na ubezpieczenia rentowe finansowanej przez Fundusz Kościelny;
  • 18 – kwotę składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (suma pól 16 i 17);
  • 19 – kwotę składek na ubezpieczenie chorobowe (suma pól 22, 25, 28, 31, 34);
  • 20 – kwotę składek na ubezpieczenie wypadkowe (suma pól 23, 26, 29, 32, 35);
  • 21 – kwotę składek na ubezpieczenie chorobowe i wypadkowe (suma pól: 19 i 20),
  • 22 – kwotę składek na ubezpieczenie chorobowe finansowanych przez ubezpieczonego;
  • 23 – kwotę składek na ubezpieczenie wypadkowe finansowanych przez ubezpieczonego;
  • 24 – kwotę składek na ubezpieczenie chorobowe i wypadkowe (suma pól 22 i 23);
  • 25 – kwotę składek na ubezpieczenie chorobowe finansowanych przez płatnika składek;
  • 26 – kwotę składek na ubezpieczenie wypadkowe finansowanych przez płatnika składek;
  • 27 – kwotę składek na ubezpieczenie chorobowe i wypadkowe (suma pól 25 i 26);
  • 28 – kwotę składek na ubezpieczenie chorobowe finansowanych przez budżet państwa;
  • 29 – kwotę składek na ubezpieczenie wypadkowe finansowanych przez budżet państwa;
  • 30 – kwotę składek na ubezpieczenie chorobowe i wypadkowe (suma pól 28 i 29);
  • 34 – kwotę składek na ubezpieczenie chorobowe finansowanych przez Fundusz Kościelny;
  • 35 – kwotę składek na ubezpieczenie wypadkowe finansowanych przez Fundusz Kościelny;
  • 36 – kwotę składek na ubezpieczenie chorobowe i wypadkowe (suma pól 34 i 35);
  • 37 – kwotę składek na ubezpieczenia społeczne (suma pól 06, 09, 24, 27).

Począwszy od dokumentów za styczeń 2008 roku nie wypełnia się pól 13–15 oraz 31–33.

ZUS DRA - zestawienie składek i źródeł finansowania

V. Zestawienie wypłaconych świadczeń podlegających rozliczeniu w ciężar składek na ubezpieczenia społeczne

Ten blok wypełniają jedynie płatnicy zasiłków na podstawie raportów RSA. Co do zasady osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą i niezatrudniające pracowników pomijają tę sekcję. Osoby, które wypłacają świadczenia podlegające rozliczeniu w ciężar składek na ubezpieczenia społeczne, w polu:

  • 01 – wpisują kwotę wypłaconych świadczeń z ubezpieczenia chorobowego;
  • 02 – wpisują kwotę wynagrodzenia należnego płatnikowi od wypłaconych świadczeń z ubezpieczenia chorobowego;
  • 03 – wpisują kwotę wypłaconych świadczeń z ubezpieczenia wypadkowego;
  • 04 – wpisują kwotę wypłaconych świadczeń finansowanych z budżetu państwa / FUS;
  • 05 – wpisują kwotę stanowiącą sumę pól 01, 02, 03, 04.ZUS DRA - wypłacone świadczenia podlegające rozliczeniu

 VI. Zestawienia należnych składek na ubezpieczenie zdrowotne

Kolejny blok dotyczy składki zdrowotnej. W przypadku gdy są zatrudnieni pracownicy, tę część uzupełnia się na podstawie danych z raportów imiennych RCA, RZA. W tej sekcji w polu:

  • 01 – wpisuje się kwotę należnych składek na ubezpieczenie zdrowotne finansowanych przez płatnika;
  • 02 – wpisuje się kwotę należnych składek na ubezpieczenie zdrowotne finansowanych przez ubezpieczonego;
  • 03 – wpisuje się kwotę należnych składek na ubezpieczenie zdrowotne finansowanych przez Fundusz Kościelny;
  • 04 – wpisuje się kwotę należnych składek na ubezpieczenie zdrowotne finansowanych z budżetu państwa bezpośrednio do ZUS-u; 
  • 05 – wpisuje się kwotę należnych składek do przekazania przez płatnika (suma pól 01 i 02);
  • 06 – wypełnia się jedynie w przypadku korygowania deklaracji za okresy wcześniejsze niż kwiecień 2003 roku i wpisuje się kwotę wynagrodzenia dla płatnika za terminowe rozliczenie i odprowadzenie składek na ubezpieczenie zdrowotne;
  • 07 – wpisuje się kwotę, którą płatnik składek zobowiązany jest zapłacić (różnica pól 05 i 06). 

ZUS DRA - ubezpieczenie zdrowotne

VII. Zestawienie należnych składek na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych

W tej części w polu 01 wpisuje się kwotę należnych składek na Fundusz Pracy. Kwotę tę należy obliczyć na podstawie przepisów ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy. W kolejnym polu 02 uzupełnia się kwotę należnych składek na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych. Natomiast pole 03 to kwota do zapłaty (suma pól 01 i 02).

ZUS DRA - składki na FP i FGŚP

VIII. Zestawienie należnych składek na Fundusz Emerytur Pomostowych

Tę część wypełniają jedynie osoby, które zatrudniają pracowników oraz które opłacają za nich składkę na Fundusz Emerytur Pomostowych, i dlatego w polu:

  • 01 – wpisuje się liczbę pracowników, za których opłacana jest składka na Fundusz Emerytur Pomostowych;
  • 02 – wpisuje się liczbę stanowisk pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze;
  • 03 – wpisuje się sumę należnych składek na Fundusz Emerytur Pomostowych.

ZUS DRA - składki na FEP

IX. Zestawienie należnych składek do zwrotu/zapłaty

Jest to część, w której należy podsumować wcześniejsze sekcje i wyliczyć IV37 + VI07 + VII03 + VIII03 – V05. Jeżeli kwota jest na minusie, wówczas wypełnia się pole 01, gdzie wprowadza się kwotę zwrotu przez ZUS; sytuacja ta wystąpi jedynie w przypadku osób, które są płatnikami zasiłków. Natomiast jeżeli kwota jest dodatnia, wówczas wypełnia się pole 02 – kwota do zapłaty, czyli tę wartość przekazuje się do ZUS-u.

ZUS DRA - naliczone składki do zwrotu/zapłaty

X. Deklaracja dochodu

Kolejną część uzupełniają jedynie przedsiębiorcy opłacający składki wyłącznie za siebie.

W polu 01 – wpisuje się, obowiązujący w danym okresie, sześciocyfrowy kod tytułu ubezpieczenia podany w zgłoszeniu do ubezpieczeń. Cztery pierwsze cyfry oznaczają przedsiębiorcę i ulgę, z jakiej korzysta (ulga na start, składki preferencyjne, mały ZUS plus lub duży ZUS), piąta to informacje o prawie lub jego braku do emerytury lub renty, a szósta to informacja o orzeczeniu o niepełnosprawności.

W polu 02 wpisuje się podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, która powinna zostać ustalona na podstawie art. 18 i art. 18a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. W kolejnym polu 03 uzupełnia się podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia chorobowe, którą należy ustalić na podstawie art. 20 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Następnie w polu 04 wpisuje się podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia wypadkowe, która powinna zostać określona na podstawie art. 20 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. W polu 05 wprowadza się podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie zdrowotne, którą trzeba ustalić na podstawie art. 81–82 ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych.

Kolejne pole – 06 – wypełniamy jedynie w przypadku, gdy przekroczona została roczna podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Jeśli tak się stanie, wówczas w polu tym wpisujemy:
1 – w przypadku gdy informację o przekroczeniu rocznej podstawy wymiaru składek przekazał ubezpieczony;
2 – w przypadku gdy informację o przekroczeniu rocznej podstawy wymiaru składek przekazał ZUS.

Osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą i niezatrudniające pracowników na podstawie danych wpisanych w tej sekcji uzupełniają dane w sekcji IV, VI i VII.

ZUS DRA - deklaracja dochodu jednoosobowych dzałalności

XI. Oświadczenie płatnika składek

Ostatnią sekcją, jaką należy wypełnić, jest oświadczenie, gdzie w polu 01 wpisujemy datę wypełnienia formularza (dzień / miesiąc / rok). W polu 02 składa się podpis jako płatnik składek albo składa go osoba, którą upoważniliśmy. Natomiast w polu 03 jest miejsce na pieczątkę płatnika składek; jeżeli deklarację składa się drogą elektroniczną, wówczas pola 02 i 03 nie są uzupełniane.

ZUS DRA - oświadczenie i podpis

ZUS DRA w systemie wFirma.pl

Część systemów pozwala na szybkie uzupełnienie deklaracji ZUS DRA, jednym z nich jest wFirma.pl. Dzięki niemu deklaracja zarówno za przedsiębiorcę, jak i pracowników jest w prosty sposób generowana: wystarczy przejść do zakładki START » ZUS » DEKLARACJE ROZLICZENIOWE » DODAJ DEKLARACJĘ.

ZUS DRA w systemie wFirma

Deklaracja DRA jest bardzo ważna, ponieważ przekazuje się w niej informacje na temat składek, jakie należy wpłacić do ZUS-u. Warto więc wiedzieć, w jaki sposób poprawnie ją wypełnić.

Artykuły z cyklu
„Jak wypełnić deklarację DRA?”