Praca zdalna stała się dość popularna w dobie pandemii COVID-19. Sytuacja pandemiczna, jak również zapotrzebowanie gospodarki doprowadziły do sytuacji, gdzie w pracach niewymagających osobistej obecności pracownika pracodawcy zaczęli umożliwiać pracownikom pracę przy użyciu urządzeń umożliwiających porozumiewanie się na odległość. Jak wprowadzić w zakładzie pracy pracę zdalną? Co powinien zawierać regulamin pracy zdalnej? Odpowiedź poniżej.
Pobierz wzór regulaminu pracy zdalnej 2025 w formacie pdf i docx!
Praca zdalna – regulacja w Kodeksie pracy
Praca zdalna została wprowadzona do Kodeksu pracy Ustawą z dnia 1 grudnia 2022 roku o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw. Wówczas został wprowadzony w dziale II kp rozdział IIc poświęcony właśnie pracy zdalnej.
Zgodnie z art. 6718 kp praca może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość (praca zdalna).
Uzgodnienie między stronami umowy o pracę dotyczące wykonywania pracy zdalnej przez pracownika może nastąpić:
przy zawieraniu umowy o pracę, albo
w trakcie zatrudnienia.
Praca zdalna może być wykonywana na polecenie pracodawcy:
w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu, lub
w okresie, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej
– jeżeli pracownik złoży bezpośrednio przed wydaniem polecenia oświadczenie w postaci papierowej lub elektronicznej, że ma warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej.
Pracodawca jest obowiązany:
zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, niezbędne do wykonywania pracy zdalnej;
zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokryć niezbędne koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, a także pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej;
pokryć inne koszty niż koszty określone w pkt 2 bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli zwrot takich kosztów został określony w porozumieniu, o którym mowa w art. 6720 § 1 i 2 kp, regulaminie, o którym mowa w art. 6720 § 3 i 4 kp, poleceniu, o którym mowa w art. 6719 § 3 kp, albo porozumieniu, o którym mowa w art. 6720 § 5 zdanie drugie kp;
zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną szkolenia i pomoc techniczną niezbędne do wykonywania tej pracy.
Regulamin pracy zdalnej
W regulaminie pracy zdalnej określa się w szczególności:
grupę lub grupy pracowników, którzy mogą być objęci pracą zdalną;
zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów, o których mowa w art. 6724 § 1 pkt 2 lub 3 kp;
zasady ustalania ekwiwalentu pieniężnego, o którym mowa w art. 6724 § 3 kp, lub ryczałtu, o którym mowa w art. 6724 § 4 kp;
zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną, w tym sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną;
zasady kontroli wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną;
zasady kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy;
zasady kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych;
zasady instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych.
Zasady wprowadzenia pracy zdalnej u pracodawcy
Zgodnie z art. 6720 § 1 kp zasady wykonywania pracy zdalnej określa się w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową, a w przypadku gdy u pracodawcy działa więcej niż 1 zakładowa organizacja związkowa – w porozumieniu między pracodawcą a tymi organizacjami.
Jeżeli nie jest możliwe uzgodnienie treści porozumienia ze wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi, pracodawca uzgadnia treść porozumienia z organizacjami związkowymi reprezentatywnymi w rozumieniu art. 253 ust. 1 lub 2 ustawy o związkach zawodowych, z których każda zrzesza co najmniej 5% pracowników zatrudnionych u pracodawcy.
Jeżeli w terminie 30 dni od dnia przedstawienia projektu porozumienia przez pracodawcę nie dojdzie do zawarcia porozumienia w ww. sposób, pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie, uwzględniając ustalenia podjęte z zakładowymi organizacjami związkowymi w toku uzgadniania porozumienia.
Jeżeli u danego pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe, pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie po konsultacji z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy.
Okazjonalna praca zdalna a Regulamin pracy czy Regulamin pracy zdalnej
Ustawodawca nie nakłada obowiązku uwzględniania w Regulaminie pracy czy Regulaminie pracy zdalnej tzw. okazjonalnej pracy zdalnej. Praca zdalna okazjonalna powinna mieć wymiar sporadyczny i incydentalny. Praca zdalna okazjonalna jest uzasadniona potrzebami po stronie pracownika, wynikających np. z konieczności opieki nad potrzebującym doraźnego wsparcia członkiem rodziny. Dlatego też ustawodawca ograniczył możliwość korzystania z tego prawa pracownika przez 24 dni kalendarzowe w roku.
Pracodawca powinien opracować wyłącznie wzory wniosków do pracodawcy z prośbą o zgodę na pracę zdalną okazjonalną.
