Question 1

Prowadzę działalność gospodarczą i mam zamiar zatrudnić od przyszłego miesiąca małżonkę. Rozważam zatrudnienie na podstawie umowy o pracę na ⅓ etatu lub umowę zlecenie za wynagrodzeniem miesięcznym wynoszącym 1 000,00 zł. Małżonka nie jest dodatkowo nigdzie zatrudniona. W którym przypadku poniosę mniejsze koszty związane z zatrudnieniem? Ile wyniosą mnie składki ZUS należne do opłacenia za małżonkę w przypadku zatrudnienia jej na umowę o pracę oraz umowę zlecenie? Z jakim kodem tytułu ubezpieczenia powinna zostać zgłoszona do ZUS-u osoba współpracująca?

Accepted Answer

W myśl ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych za osobę współpracującą jest uważany małżonek, dzieci własne, dzieci drugiego małżonka lub dzieci przysposobione, a także rodzice oraz macocha i ojczym, jeżeli prowadzą z przedsiębiorcą wspólne gospodarstwo domowe i pomagają przy prowadzeniu działalności. Osoba współpracująca może świadczyć pomoc w prowadzeniu działalności na podstawie umowy zlecenie, umowy o pracę, umowy o dzieło lub bezumownie. Osobę współpracującą zatrudnioną na podstawie umowy o pracę lub świadczącą pracę bezumownie należy zgłosić do ZUS-u z kodem 05 11. Wyjątek stanowi zatrudnienie osoby współpracującej w ramach umowy o zlecenie, wówczas przedsiębiorca powinien dokonać zgłoszenia takiej osoby z kodem 04 11. Co istotne, zasady opłacania składek ZUS zależą od rodzaju zatrudnienia i różnią się dla osoby współpracującej świadczącej pomoc w prowadzeniu działalności na podstawie umowy o pracę oraz umowy zlecenie.

#zobacztez#

Osoba współpracująca - zatrudnienie w 2025

Osoba współpracująca zatrudniona w ramach umowy o pracę

Zatrudnienie osoby współpracującej w ramach umowy o pracę wiąże się z obowiązkiem opłacania za nią składek ZUS w wysokości jak za przedsiębiorcę od podstawy wynoszącej 5 203,80 zł w 2025 roku. Oznacza to, że zatrudniając małżonkę na umowę o pracę z wynagrodzeniem wynoszącym 1000 zł, należy za nią opłacać składki ZUS wynoszące:

składka na ubezpieczenie emerytalne: 19,52% × 5 203,80 zł = 1 015,78 zł,
składka na ubezpieczenie rentowe: 8% × 5 203,80 zł = 416,30 zł,
składka na ubezpieczenie wypadkowe: 1,67% × 5 203,80 zł = 86,90 zł.

Oprócz wymienionych wyżej składek ZUS przedsiębiorca ma obowiązek opłacać za osobę współpracującą:

składkę na Fundusz Pracy w wymiarze 2,45% × 5 203,80 zł = 127,49 zł,
składkę na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych wynoszącą 0,1% ×5 203,80 zł = 5,20 zł,
składkę na ubezpieczenie zdrowotne 9% × 6 411,89 zł = 577,07 zł

[alert-info]W myśl art. 81 ust. 2ya ustawy zdrowotnej podstawę stanowi kwota odpowiadająca 75% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw w czwartym kwartale roku poprzedniego, włącznie z wypłatami z zysku, ogłaszanego przez GUS. [/alert-info]

Istnieje również możliwość zgłoszenia małżonki do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego, wówczas suma należnych do opłacenia składek wzrośnie o kwotę wynoszącą 2,45% podstawy składek: 2,45% × 5 203,80 zł = 127,49 zł

Z powyższych obliczeń wynika, że w przypadku zatrudnienia małżonki na podstawie umowy o pracę przedsiębiorca powinien opłacać za nią składki miesięczne w wysokości 2 228,74 zł lub w przypadku podlegania dodatkowo pod dobrowolne ubezpieczenie chorobowe – 2 356,23 zł.

#banner-199090#

Osoba współpracująca zatrudniona na podstawie umowy zlecenie

W przypadku zatrudnienia małżonki w ramach umowy zlecenie składki ZUS naliczane są od wynagrodzenia, tak jak w przypadku innych pracowników. Zawierając z małżonką umowę zlecenie na kwotę 1000 zł miesięcznie, przedsiębiorca opłaca za nią składki w wysokości:

składka na ubezpieczenie emerytalne: 9,76% × 1 000,00 zł = 97,60 zł,
składka na ubezpieczenie rentowe: 6,5% × 1 000,00 zł = 65,00 zł,
składka na ubezpieczenie wypadkowe: 1,67% × 1 000,00 zł = 16,70 zł,
składka na FGŚP: 0,1% × 1 000,00 zł = 1,00 zł.

W związku z tym, że wynagrodzenie małżonki będzie wynosiło mniej niż kwota minimalna – przedsiębiorca nie jest zobowiązany opłacać za nią składki na Fundusz Pracy.

Pozostała część składek na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne oraz dobrowolne ubezpieczenie chorobowe jest finansowana z wynagrodzenia małżonki i nie stanowi dodatkowych kosztów dla przedsiębiorcy.

Oznacza to, że za małżonkę zatrudnioną na umowę zlecenie za wynagrodzeniem wynoszącym 1 000,00 zł brutto przedsiębiorca ma obowiązek opłacać składki w wysokości równej 180,30 zł miesięcznie.

Podsumowując, w przypadku zatrudnienia małżonki na umowę o pracę za wynagrodzeniem równym 1 000,00 zł brutto przedsiębiorca powinien opłacać za nią składki w wysokości 2 228,74 zł lub 2 356,23 zł ze składką na dobrowolne ubezpieczenie chorobowe, natomiast na podstawie umowy zlecenie – za tę samą kwotę wynagrodzenia składki w wysokości 180,30 zł.

Jak wynika z powyższych obliczeń, różnica w składkach należnych do opłacenia jest spora i korzystniejszym rozwiązaniem jest zdecydowanie zatrudnienie małżonki na umowę zlecenie.#polecamy#

#banner-199093#

Question 2

Dodatkowy urlop wypoczynkowy dla osób niepełnosprawnych jest ważnym przywilejem, który ma na celu wsparcie ich zdrowia i dobrego samopoczucia. Zgodnie z przepisami osoby posiadające umiarkowany lub znaczny stopień niepełnosprawności mają prawo do dodatkowego urlopu wypoczynkowego. Pracodawca powinien wiedzieć, na jakich zasadach jest przyznawany, a w przypadku zakończenia umowy ma obowiązek wykazać w świadectwie pracy wymiar wykorzystanego urlopu. Jak to zrobić  prawidłowo? Wyjaśniamy w poniższym artykule.#zobacztez#

Accepted Answer

Prawo do dodatkowego urlopu

Osoby niepełnosprawne z umiarkowanym lub znacznym stopniem niepełnosprawności mają prawo do dodatkowego urlopu wypoczynkowego w wymiarze 10 dni roboczych na rok kalendarzowy. Ten dodatkowy urlop wypoczynkowy przysługuje po przepracowaniu pełnego roku od dnia uzyskania orzeczenia o niepełnosprawności. Urlop ten nie jest naliczany proporcjonalnie do okresu zatrudnienia w pierwszym roku, co oznacza, że pracownik nabywa prawo do pełnych 10 dni urlopu po przepracowaniu 12 miesięcy.

Przykład 1.

Pani Anna otrzymała orzeczenie o niepełnosprawności 1 sierpnia 2024 roku. Oznacza to, że 1 sierpnia 2025 roku nabędzie prawo do 10 dni urlopu dodatkowego.

[alert-info]Dowiedz się więcej na temat urlopu wypoczynkowego osoby niepełnosprawnej z artykułu [/alert-info]

Dodatkowy urlop wypoczynkowy osoby niepełnosprawnej w świadectwie pracy

Pracodawca ma obowiązek uwzględnić informację o wykorzystanym dodatkowym urlopie wypoczynkowym w świadectwie pracy. Zgodnie z rozporządzeniem w świadectwie należy oddzielnie wykazywać wykorzystanie urlopu wypoczynkowego i dodatkowego urlopu. Taki zapis pozwala nowemu pracodawcy na prawidłowe naliczenie uprawnień urlopowych nowego pracownika.

W celu prawidłowego wykazania urlopu wypoczynkowego w świadectwie pracy należy więc wykazać go osobno:

w punkcie 6.2 – należy wykazać wymiar urlopu wypoczynkowego, który pracownik wykorzystał w danym roku kalendarzowym do momentu zakończenia umowy o pracę. Warto pamiętać, że wymiar urlopu należy wykazać bez względu na to, czy pracownik wykorzystał go w naturze, czy został mu wypłacony ekwiwalent za niewykorzystany urlop;
w punkcie 6.12 – należy wykazać wymiar urlop dodatkowego, który – tak, jak w przypadku urlopu wypoczynkowego – należy wykazać bez względu na to, czy pracownik wykorzystał go w naturze, czy został mu wypłacony ekwiwalent.

[alert-info]W świadectwie pracy należy wykazać wymiar urlopu wypoczynkowego w dniach i godzinach. Ta sama zasada dotyczy wykazania urlopu dodatkowego.[/alert info]

Jednak jeśli wymiar urlopu wypoczynkowego osoby niepełnosprawnej należy wykazać w świadectwie pracy w dwóch pozycjach, a wymiar urlopu jest ustalony dla sumy urlop wypoczynkowego i dodatkowego, to często rodzi się pytanie, jak prawidłowo ustalić wymiar tego urlopu.

#banner-196699#

Ustalenie wymiaru urlopu dodatkowego w sytuacji zakończenia umowy o pracę w trakcie roku

Gdy umowa o pracę kończy się w trakcie roku, konieczne jest obliczenie proporcjonalnego wymiaru urlopu. Dotyczy to zarówno urlopu wypoczynkowego, jak i dodatkowego, jednak pojawia się pytanie, czy wymiary te należy ustalać osobno, czy łącznie.

Niestety, przepisy nie są precyzyjne w tej kwestii, a Państwowa Inspekcja Pracy (PIP) i Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej (MRPiPS) prezentują różne stanowiska. PIP opowiada się za odrębnym ustalaniem wymiaru każdego urlopu, co jest obecnie uzasadnione odrębnym wykazywaniem urlopu dodatkowego w świadectwie pracy. Z kolei MRPiPS sugeruje, że wymiar urlopu powinien być ustalany od łącznej sumy wymiarów obu urlopów.

Przykład 2.

Pan Tadeusz jest zatrudniona na cały etat i ma prawo do 26 dni urlopu wypoczynkowego oraz 10 dni urlopu dodatkowego. Z końcem września umowa o pracę zostaje rozwiązana. Ile wynosi jego wymiar urlopu?

według stanowiska PIP:

26 dni / 12 miesięcy × 9 miesięcy = 19,5 dnia ≈ 20 dni; 20 dni × 7 godz. = 140 godz.

10 dni / 12 miesięcy × 9 miesięcy = 7,5 dnia ≈ 8 dni; 8 dni × 7 godz. = 56 godz.

Łącznie 28 dni, czyli 196 godz.

według MPiPS:

26 dni + 10 dni = 36 dni

36 dni / 12 miesięcy × 9 miesięcy = 27 dni

27 dni × 7 godz. = 189 godz.

Jak widać, w zależności od przyjętej metody obliczania wymiaru urlopu otrzymywany jest inny wynik. Jednak powszechną praktyką jest przyjmowanie wyliczeń zawsze na korzyść pracownika. Obliczanie wymiaru osobno dla urlopu wypoczynkowego i urlopu dodatkowego ma również swoje uzasadnienie, właśnie z koniecznością wykazania tych urlopów w osobnych punktach świadectwa pracy.

Wymiar urlopu wypoczynkowego i dodatkowego urlopu dla osoby niepełnosprawnej a zatrudnienie na część etatu

W celu ustalenia wymiaru urlopu dodatkowego w przypadku osoby niepełnosprawnej zatrudnionej na część etatu również stosuje się takie same zasady jak przy ustalaniu urlopu wypoczynkowego.

Przykład 3.

Ile wynosi wymiar urlopu dodatkowego dla pracownika zatrudnionego na ¾ etatu, któremu przysługuje 20 dni urlopu wypoczynkowego?

20 dni × ¾ = 15 dni

15 dni × 7 godz. = 105 godz.

10 dni × ¾ = 7,5 dni ≈ 8 dni

8 dni × 7 godz. = 56 godz.

Pracownikowi zatrudnionemu na ¾ etatu przysługuje 105 godz. urlopu wypoczynkowego i 56 godz. dodatkowego urlopu wypoczynkowego.

#banner-196702#

Sumowanie okresów zatrudnienia

W przypadku zmiany pracodawcy okresy zatrudnienia są sumowane w celu ustalenia rocznego stażu pracy. Nie wymaga się ciągłości zatrudnienia, co oznacza, że przerwy między zatrudnieniem u różnych pracodawców nie wpływają na prawo do dodatkowego urlopu, o ile suma okresów zatrudnienia wynosi co najmniej 365 dni w roku. Pracownik, który przepracował 10 miesięcy u jednego pracodawcy i zmienił pracę, uzyska prawo do dodatkowego urlopu po przepracowaniu kolejnych 2 miesięcy u nowego pracodawcy.

W związku z powyższym, jeśli pracownik posiada orzeczenie o niepełnosprawności, ale przed zakończeniem umowy o pracę nie nabył prawa do urlopu dodatkowego, to informacji tej nie umieszcza się w świadectwie pracy.

Przykład 4.

Pracownikowi przyznano orzeczenie niepełnosprawności 15 stycznia 2024 roku, natomiast jego umowa wygasła 31 grudnia 2024 roku, czyli po okresie, na który została zawarta. Pracownik nabyłby prawo do dodatkowego urlopu 15 stycznia 2025 roku. Tym samym pracodawca nie wykazuje żadnej informacji o dodatkowym urlopie w świadectwie pracy.

Świadectwo pracy w systemie wFirma

Prawidłowe wypełnienie świadectwa pracy to bezwzględny obowiązek pracodawcy, a za błędnie wykazane dane mogą grozić spore konsekwencje. Dlatego też warto korzystać ze sprawdzonych i bezpiecznych narzędzi, które pomogą uniknąć błędów w wypełnianiu dokumentów. Takim systemem jest wFirma, która umożliwia łatwy sposób wystawienie świadectwa pracy. Wystarczy przejść do zakładki KADRY » UMOWY » zaznaczyć zakończoną umowę » DRUKUJ » ŚWIADECTWO PRACY. W trybie edycji można uzupełnić informacje o urlopie dodatkowym, dzięki czemu będzie on wykazany w prawidłowy sposób w dwóch pozycjach.

Dodatkowy urlop wypoczynkowy osoby niepełnosprawnej a świadectwo pracy - system wFirma

Podsumowanie

Zmiany w przepisach dotyczących dodatkowego urlopu dla osób niepełnosprawnych mają na celu zapewnienie lepszych warunków pracy i wsparcia dla tych pracowników. Dodatkowy urlop wypoczynkowy w wymiarze 10 dni, z możliwością wydłużenia do 21 dni w określonych sytuacjach, jest ważnym elementem tego wsparcia. Pracodawcy powinni pamiętać o obowiązku uwzględnienia tego urlopu w świadectwie pracy, aby nowi pracodawcy mogli prawidłowo naliczać uprawnienia urlopowe nowych pracowników.

#polecamy#

#banner-196696#

Question 3

Prowadzę jednoosobową działalność gospodarczą. Chciałbym zatrudnić pracownika, który będzie pracował jedynie 5 godzin w tygodniu. W jakiej wysokości będę musiał opłacać ZUS? Jakie jeszcze obowiązki niesie za sobą zatrudnienie pracownika na ⅛ etatu?

Accepted Answer

Zatrudnienie pracownika zawsze rodzi dla pracodawcy pewne obowiązki. Nie różnią się one jednak znacznie w zależności od wymiaru czasu pracy danej osoby.

Szkolenie BHP i badania lekarskie

Przed przyjęciem do pracy pracownika należy skierować na badania wstępne w celu ustalenia, czy nie ma przeciwwskazań, aby pracował na danym stanowisku. W przypadku gdy osoba posiada aktualne badania lekarskie z poprzedniego zakładu pracy i warunki pracy pokrywają się z tymi, w jakich pracę będzie wykonywać obecnie, pracodawca nie musi kierować podwładnego do placówki medycyny pracy, pod warunkiem że przerwa między kolejnymi zatrudnieniami była krótsza niż 30 dni.

Pracownik powinien też przejść szkolenie BHP do pracy na określonym stanowisku, które musi być udokumentowane odpowiednim zaświadczeniem. Istotne jest też, aby przeprowadzony został instruktaż stanowiskowy.

#zobacztez#

Jakie dane zawrzeć w umowie na 1/8 etatu?

Umowa o pracę powinna zostać podpisana przez obie strony przed dopuszczeniem pracownika do pracy. Wynika to z art. 29 § 2 Kodeksu pracy, w którym wskazano, że osoba rozpoczynająca zatrudnienie przed podjęciem pracy musi posiadać albo pisemną umowę o pracę, albo pisemne potwierdzenie podstawowych ustaleń związanych z zawarciem umowy o pracę w formie innej niż pisemna. Niewywiązanie się z tego obowiązku grozi nałożeniem na pracodawcę kary grzywny w wysokości od 10 000 do 30 000 zł.

Oprócz standardowych ustaleń w umowie z osobą zatrudnioną na część etatu warto zawrzeć również informację o dopuszczalnej liczbie godzin pracy, które nie powodują powstania pracy w godzinach nadliczbowych, a co za tym idzie – odpowiedniego dodatku do wynagrodzenia.

[alert-info]Art. 151 § 5 Kodeksu pracy

Strony ustalają w umowie o pracę dopuszczalną liczbę godzin pracy ponad określony w umowie wymiar czasu pracy pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy, których przekroczenie uprawnia pracownika, oprócz normalnego wynagrodzenia, do dodatku do wynagrodzenia, o którym mowa w art. 151¹ § 1.[/alert-info]

Wynagrodzenie pracownika w 2025 roku

Zgodnie z przepisami pracownik powinien mieć zagwarantowane wynagrodzenie w kwocie nie niższej niż ustalona na dany rok stawka minimalna. Minimalne wynagrodzenie za pracę brutto w 2025 roku wynosi 4 666,00 zł. W przypadku pracowników zatrudnionych na część etatu wynagrodzenie to oblicza się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy. Zatem przy zatrudnieniu w wymiarze 1/8 etatu wynagrodzenie pracownika brutto nie może być niższe niż 583.20 zł.

[alert-info]W celu obliczenia całkowitego kosztu zatrudnienia pracownika można skorzystać z kalkulatora wynagrodzeń.[/alert-info]

#banner-196498#

Zgłoszenie pracownika do ZUS-u i opłacanie za niego składek

Zatrudnienie pracownika wiąże się z obowiązkiem zgłoszenia go do ZUS-u na formularzu ZUS ZUA w terminie do 7 dni od daty powstania obowiązku ubezpieczeń – dnia nawiązania stosunku pracy.

Przykład 1.

Pani Anna została zatrudniona w zakładzie pracy od 1 sierpnia, a rozpoczęcie pracy nastąpiło od poniedziałku 2 sierpnia. Z jakim dniem pracodawca powinien zgłosić panią Annę do ZUS-u?

Mimo że pracownik rozpoczyna pracę 2 sierpnia, to dniem rozpoczęcia stosunku pracy jest 1 sierpnia, dlatego zgłoszenia pracownika należy dokonać właśnie z tym dniem. Deklarację ZUA należy wysłać do ZUS-u maksymalnie 8 września.

Za zatrudnionego pracownika należy opłacać składki na:

ubezpieczenia społeczne (emerytalne, rentowe, chorobowe i wypadkowe);
ubezpieczenie zdrowotne;
Fundusz Pracy;
Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych.

[alert-info]Za pracowników, których przychód podlegający oskładkowaniu w ciągu miesiąca nie przekracza kwoty pensji minimalnej (odpowiedniej dla całego etatu, nie trzeba opłacać składek na Fundusz Pracy.[/alert-info]

Część z nich finansowana jest przez pracodawcę, a część potrącana bezpośrednio z wynagrodzenie pracownika. Stopy procentowe składek określone są odgórnie, a ich wysokość podana jest w poniższej tabeli.

Ubezpieczenie/Fundusz	Finansuje pracownik	Finansuje pracodawca
Emerytalne	9,76%	9,76%
Rentowe	1,5%	6,5%
Chorobowe	2,45%	–
Wypadkowe	–	1,67%*
Zdrowotne	9%	–
Fundusz Pracy	–	2,45%
FGŚP	–	0,1%
Razem	22,71%	20,48%

*stawka składki na ubezpieczenie wypadkowe jest ustalana co roku na okres od 1 kwietnia do 31 marca roku kolejnego. Aktualnie standardowa wysokość tej stawki wynosi 1,67%

Składki naliczane przez pracodawcę powinny być wykazywane w raporcie RCA, który należy dołączyć do deklaracji górnej DRA. Deklaracje rozliczeniowe trzeba wysłać do ZUS-u w terminie do:

15. dnia miesiąca za miesiąc poprzedni w przypadku płatników niebędących osobami fizycznymi,
20. dnia miesiąca za miesiąc poprzedni w przypadku płatników będących osobami fizycznymi.

Do tego dnia pracodawca zobowiązany jest opłacić składki. Natomiast po zakończeniu roku w terminie do końca lutego musi on przekazać pracownikowi informację o składkach pobranych od wynagrodzenia w poprzednim roku oraz wypłaconych świadczeniach chorobowych.

#banner-196495#

Przystąpienie przez pracownika do PPK

Po przepracowaniu 3 miesięcy pracownik w wieku 18–55 lat podlega automatycznemu zgłoszeniu do PPK. Jeśli pracownik przed upływem 3 miesięcy pracy nie złoży u swojego przełożonego deklaracji o rezygnacji z uczestnictwa w programie, wówczas pracodawca powinien podpisać z jedną z zajmujących się tym instytucji finansowych umowę o zarządzanie PPK, a następnie umowę o prowadzenie konta dla tej osoby.

Wpłaty na rachunek uczestnika PPK finansowane są zarówno ze środków pracownika, jak i pracodawcy. Wpłat można dokonywać w stawce podstawowej, ale obie strony mogą zdecydować się także na naliczanie do wynagrodzenia wpłat dodatkowych. Wysokość wpłat przedstawia poniższa tabela.

	Obowiązkowe	Dobrowolne	Razem
Pracownik	2%	maks. 2%	maks. 4%
Pracodawca	1,5%	maks. 2,5%	maks. 4%

Maksymalna wartość wpłat na PPK będzie wynosiła 8% wynagrodzenia stanowiącego podstawę naliczania składek emerytalno-rentowych. Co ważne, osoby, których wynagrodzenie nie przekracza 1,2-krotności minimalnego wynagrodzenia, mają możliwość obniżenia wpłaty podstawowej do 0,5% wynagrodzenia.

Istotne jest to, że uprawnienie do obniżenia wpłaty do PPK finansowanej przez uczestnika zależy od wysokości osiąganego wynagrodzenia. Osoby pracujące w niepełnym wymiarze czasu pracy mogą złożyć deklarację o obniżeniu wpłaty podstawowej, jeżeli ich wynagrodzenie nie przekracza kwoty 1,2-krotności minimalnego wynagrodzenia. Oznacza to, że nie przeliczamy wynagrodzenia takiej osoby do pełnego etatu.

Za pracowników zgłoszonych do PPK co miesiąc należy tworzyć deklarację rozliczeniową, w której wykazana jest wysokość naliczonych opłat. Obowiązek wysyłki tej deklaracji i dokonania wpłat mija 15. dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni.

Zaliczki na podatek i zeznania roczne

Obowiązkiem pracodawcy jest także comiesięczne naliczanie i odprowadzanie podatku od dochodów pracownika (PIT-4) w terminie do 20. dnia miesiąca za miesiąc poprzedni.

[alert-info]Osoby, które nie ukończyły 26. roku życia i są zatrudnione na podstawie umowy o pracę, są zwolnione z opłacania zaliczek na podatek dochodowy, chyba że złożą u pracodawcy oświadczenie, że chcą takich wpłat dokonywać.[/alert-info]

Po zakończeniu roku należy złożyć deklaracje podatkowe za pracownika do urzędu skarbowego w terminie do 31 stycznia. Są to:

PIT-11 – informacja o dochodach i pobranych zaliczkach. Konieczne jest wysłanie jej także za pracownika, za którego nie były pobierane zaliczki na PIT;
PIT-4R – zbiorcza informacja o pobranych za pracowników zaliczkach;

Deklarację PIT-11 należy przekazać także pracownikowi w terminie do końca lutego.

Dokumentacja pracownicza i akta osobowe

Zatrudnienie pracownika na 1/8 etatu rodzi także obowiązek prowadzenia akt osobowych oraz dokumentacji pracowniczej. Akta osobowe i dokumentację pracowniczą można przechowywać w wersji papierowej lub elektronicznej. Okres archiwizacji tych dokumentów wynosi 10 lat.

[alert-info]Podstawowe dokumenty, jakie pracodawca powinien przechowywać w aktach osobowych czy dokumentacji pracowniczej, można pobrać tu.[/alert-info]

Dokumentacja pracownicza obejmuje przede wszystkim:

dokumenty związane z ewidencjonowaniem czasu pracy;
wnioski o udzielenie urlopu wypoczynkowego;
listę wypłaconych wynagrodzeń i innych świadczeń ze stosunku pracy wraz z wnioskiem pracownika o wypłatę pensji do rąk własnych;
kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także ewidencję wypłat ekwiwalentu za używanie własnego obuwia i odzieży, ich pranie i konserwację.

Zatrudnienie pracownika na ⅛ etatu – podsumowanie

Decydując się na podpisanie umowy o pracę z pracownikiem, pracodawca musi być świadomy obowiązków, jakie na nim ciążą. Wymiar etatu nie zmniejsza ich w żadnym wypadku – wtedy nawet jest ich więcej, bowiem pracodawca musi pamiętać o pewnych sprawach związanych z zatrudnianiem pracowników w niepełnym wymiarze czasu pracy. Atrakcyjne jest jednak to, że tego typu zatrudnienie niesie ze sobą niskie koszty wynagrodzenia.

Pracodawca i w tym przypadku powinien korzystać z oprogramowania, które pozwoli mu na dopełnienie wszystkich obowiązków związanych z zatrudnieniem pracownika. Jednym z takich narzędzi jest system wFirma.pl służący do samodzielnych rozliczeń pracowników przy pomocy asystentów, którzy czuwają nad poprawnością sporządzanych dokumentów i deklaracji.

#polecamy#

#banner-196501#

Question 4

Zatrudniam 30 osób, z czego większość to obcokrajowcy. Obowiązek przekazania za nich PIT-11 za 2024 rok do urzędu skarbowego mija 31 stycznia, zatem chciałabym sporządzić deklaracje odpowiednio wcześnie. Czy to prawda, że obecnie PIT-11 za cudzoziemca-rezydenta można wysłać tylko z numerem PESEL?

Accepted Answer

Cudzoziemiec zamieszkujący i podejmujący pracę na terenie Polski, powinien wystąpić w gminie właściwej ze względu na miejsce zamieszkania czy zameldowania na pobyt stały lub czasowy, o wydanie numeru PESEL.

#zobacztez#

Identyfikator podatkowy na PIT-11

Obecnie jedynym właściwym identyfikatorem podatkowym, dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej przybywających na terytorium kraju w celu wykonywania pracy, jest numer PESEL.

Wyjątek stanowi sytuacja, gdy obcokrajowiec prowadzi tu działalność gospodarczą i ma nadany NIP, wówczas ten identyfikator co do zasady może być wystarczający do rozliczenia. Stanowi o tym ustawa z 13 października 1995 roku o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników.

[alert-info]Art. 3. ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników
1. Identyfikatorem podatkowym jest:
1) numer PESEL – w przypadku podatników będących osobami fizycznymi objętymi rejestrem PESEL nieprowadzących działalności gospodarczej lub niebędących zarejestrowanymi podatnikami podatku od towarów i usług;
2) NIP – w przypadku pozostałych podmiotów podlegających obowiązkowi ewidencyjnemu, o którym mowa w art. 2.[/alert-info]

#banner-196318#

PIT-11 za cudzoziemca bez numeru PESEL

Kilka lat temu PIT-11 za cudzoziemca, który nie ma nadanego żadnego identyfikatora przez polski urząd, można było rozliczyć podając serię i numer paszportu. W polu dotyczącym NIP wpisywało się wtedy “9999999999”.

Jednak już od kilku lat obcokrajowiec, który do tej pory posługiwał się NIP lub Paszportem dla celów podatkowych, zobowiązany jest posiadać PESEL. W celu otrzymania numeru PESEL dla celów podatkowych, obcokrajowiec powinien zgłosić się do urzędu gminy, w której zamieszkuje. Tym samym, nie jest już możliwe składanie zeznań podatkowych za podatnika z błędnymi numerami identyfikatorów podatkowych. Jedynym prawidłowym identyfikatorem będzie PESEL.

[alert-info]Ministerstwo Finansów nie daje możliwości składania informacji o przychodach z innych źródeł oraz o dochodach i pobranych zaliczkach na podatek dochodowy z wykazaniem samych dziewiątek. Brak numeru PESEL uniemożliwia rozliczenie pracownika![/alert-info]

Instrukcję jak uzyskać nadanie numeru PESEL można znaleźć na stronie gov.pl

Wysyłka PIT-11 tylko elektronicznie

Wszyscy pracodawcy muszą złożyć to zeznanie np. za 2024 rok do 31 stycznia 2025 roku – przepisy zezwalają na wysyłkę deklaracji wyłącznie za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Czyli wyeliminowana została możliwość składania zeznania w formie papierowej. Ilość zatrudnianych pracowników nie ma tu żadnego znaczenia.

#polecamy#

#banner-196321#

Question 5

W grudniu 2024 r. zatrudniłem pracownika. Datę wypłaty wynagrodzenia ustaliliśmy na 10. dzień kolejnego miesiąca, czyli pierwsza pensja została przekazana 10 stycznia. Kiedy generuję PIT-11 za 2024 rok dla tej osoby, wychodzą mi w nim same zera. Czy jest to prawidłowe? Czy mam przekazać do urzędu skarbowego zerowy PIT-11?

Accepted Answer

Roczna deklaracja podatkowa PIT-11

PIT-11 jest to dokument o charakterze informacyjnym, zawiera on w sobie dane o przychodach, dochodach, kosztach oraz o pobranych przez pracodawcę zaliczkach na podatek dochodowy od osób fizycznych. Zobowiązanym do wystawienia tego dokumentu jest płatnik – czyli pracodawca, który w trakcie roku rozliczeniowego pobierał i wpłacał do US zaliczki na podatek dochodowy.

Formularz PIT-11, mimo że jest deklaracją podatkową, tzn. wykazuje się w nim dane dotyczące przychodów, dochodów, kosztów oraz pobranych zaliczek na podatek, to również należy zawrzeć w nim informacje o pobranych składkach ZUS. W ramach składek ZUS opisuje się zarówno kwoty pobranych składek na ubezpieczenia społeczne, jak i zdrowotne.

W deklaracji PIT-11 za rok 2024 powinny zostać wykazane przychody opodatkowane stawką podatkową 12% oraz 32%.

#zobacztez#

W rocznej deklaracji podatkowej PIT-11 płatnicy zawierają dane o wynagrodzeniach wypłaconych z tytułu:

umów o pracę,
umów zlecenie,
umów aktywizacyjnych,
umów o dzieło i innych.

W jakim celu wystawia się PIT-11?

PIT-11 wystawia się ze względu na obowiązek informacyjny, jaki występuje względem US. Oprócz tego płatnicy, czyli pracodawcy, wystawiają deklaracje PIT-11 w celu dostarczenia ich swoim pracownikom i innym zatrudnionym osobom.

Deklaracja ta obowiązkowo musi zostać dostarczona osobom wykonującym pracę na rzecz danego przedsiębiorcy, ponieważ na jej podstawie osoby te wypełniają zeznania roczne PIT-37 lub PIT-36.

Istotne jest zarówno z perspektywy US, jak i samego pracodawcy, żeby wystawione PIT-11 były poprawne nie tylko z perspektywy obliczeniowej, lecz także merytorycznej.

[alert-info]W roku 2024 aktualny jest formularz PIT-11 w wersji 29.[/alert-info]

#banner-120441#

Terminy wysyłki PIT-11

Roczne deklaracje podatkowe za rok 2024, w tym PIT-11, PIT-4R oraz PIT-8AR, należy dostarczyć do US w terminie do końca stycznia 2025 roku. Jedyna dopuszczalna forma dostarczenia dokumentów to forma elektroniczna.

Natomiast PIT-11 pracownikom i innym zatrudnionym osobom należy dostarczyć w terminie do końca lutego 2025 roku. W tym przypadku forma dostarczenia dokumentacji jest dowolna – istotne jedynie jest otrzymanie potwierdzenie odbioru PIT-11.

Które wypłaty wynagrodzeń należy ująć w PIT-11?

W deklaracji PIT-11 dochody i pobrane zaliczki na podatek dochodowy wykazywane są zgodnie z datą wypłaty wynagrodzenia, a nie zgodnie z miesiącem, za który pensja była należna. W przypadku, gdy pracownik nie osiągnął żadnego dochodu podlegającego opodatkowaniu, to zerowy PIT-11 jest prawidłowy.

[alert-info]Art. 32 ust. 2 Ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych
Za dochód, o którym mowa w ust. 1 i 1a, uważa się uzyskane w ciągu miesiąca przychody w rozumieniu art. 12 oraz zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez płatnika.[/alert-info]

#banner-192331#

Zerowy PIT-11

Pracodawca, który w danym roku podatkowym nie pobierał zaliczek na podatek dochodowy za pracownika, co do zasady nie jest zobowiązany wystawić zerowego PIT-11. Jednakże wysłany do urzędu skarbowego zerowy PIT-11 dla pracownika nie jest traktowany jako wykroczenie skarbowe i nie podlega żadnej karze.

Płatnicy często decydują się wystawić zerowy PIT-11 i dostarczyć go do US na cele dowodowe. Jest to sposób dodatkowego zabezpieczenia się pracodawców w razie jakichkolwiek kontroli.

Warto mieć jednak na uwadze, że w niektórych sytuacjach konieczne jest sporządzenie zerowej deklaracji – tzn. bez wykazania kwoty dochodu bądź pobranej zaliczki. Dotyczy to głównie następujących przypadków:

wypłacono wynagrodzenie, ale nie pobrano zaliczki na podatek (np. z winy własnej lub pomyłki pracownika);
wypłacono tak niską pensję, że należna od niej zaliczka wyszła zerowa;
wypłacono wynagrodzenie niższe od kwoty wolnej od podatku;
nie wypłacono wynagrodzenia ze względu na kompensatę z wzajemną wierzytelnością i należało pobrać zaliczki od takiego wynagrodzenia.

[alert-info]PIT-11 nie wystawia się w przypadku zatrudnienia pracownika na umowę zlecenie lub umowę o dzieło w przypadku, gdy wartość wynagrodzenia wynikająca z umowy nie przekracza kwoty 200 zł. W sytuacji umowy o pracę na wartość poniżej 200 zł deklarację PIT-11 należy obowiązkowo wygenerować i przekazać do urzędu skarbowego.[/alert-info]W związku z niepobieraniem zaliczek na podatek dochodowy od wynagrodzeń osób zatrudnionych pracodawca ma prawo wystawić tzw. zerowy PIT-11. To, czy jest to konieczne z perspektywy prawnej, zależy od okoliczności dodatkowych dotyczących rozliczeń za danego pracownika.

Deklaracje PIT-11 w systemie wFirma.pl

Oprogramowanie kadrowo-płacowe wFirma.pl gwarantuje możliwość szybkiego generowania rocznych deklaracji podatkowych. Automatycznie uzupełniane formularze zaciągają dane wprowadzone ówcześnie do systemu. W tym celu należy przejść do zakładki START » PODATKI » DEKLARACJE ROCZNE PRACOWNIKÓW » DODAJ DEKLARACJĘ » DEKLARACJA DOCHODÓW PRACOWNIKA (PIT 11).

Zerowy PIT-11 - dodawanie do systemu

System wFirma.pl umożliwia również bezpośrednią wysyłkę deklaracji PIT-11 do US. Po zaznaczeniu wygenerowanego dokumentu należy wybrać opcję WYŚLIJ/EKSPORTUJ » WYŚLIJ DO US ALBO ZUS.

Po wysłaniu deklaracji i otrzymaniu potwierdzenia jej odbioru można pobrać UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru). Dokument ten można przechowywać w dokumentacji firmowej dla celów dowodowych.#polecamy#

#banner-192334#

Question 6

W związku ze świętami, mikołajkami kupimy paczki dla dzieci pracowników. Powyższe działania mają na celu wykreowanie pozytywnego obrazu. O czym należy pamiętać? Czy takiej świadczenie może stanowić przychód pracownika.

Accepted Answer

Przychody podatkowe

Podstawową zasadą obowiązującą w przepisach ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2018 r., poz. 2032, z późn. zm.), dalej jako ustawa o PIT, jest zasada powszechności opodatkowania, która wyrażona została w art. 9 ust. 1 tej ustawy. Zgodnie z treścią tego artykułu opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody z wyjątkiem tych wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

Tym samym za przychód należy zatem uznać każdą formę przysporzenia majątkowego – zarówno pieniężną, jak i niepieniężną, w tym nieodpłatne świadczenia otrzymane przez podatnika. Pod pojęciem przychodu należy rozumieć każde działanie lub zaniechanie na rzecz innej osoby oraz wszystkie zjawiska gospodarcze i zdarzenia prawne, których następstwem jest uzyskanie korzyści kosztem innego podmiotu lub te wszystkie zdarzenia prawne i zdarzenia gospodarcze, których skutkiem jest nieodpłatne przysporzenie majątku innej osobie, mające konkretny wymiar finansowy.

W myśl art. 10 ust. 1 pkt 1 ustawy o PIT źródłami przychodów są: stosunek służbowy, stosunek pracy, w tym spółdzielczy stosunek pracy, członkostwo w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną, praca nakładcza, emerytura lub renta.#zobacztez#

Zgodnie z art. 11 ust. 1 ustawy o PIT przychodami, z zastrzeżeniem art. 14–15, art. 17 ust. 1 pkt 6, 9 i 10 w zakresie realizacji praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, art. 19 i art. 20 ust. 3 i art. 30f, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

Stosownie natomiast do art. 11 ust. 2 ustawy o PIT wartość pieniężną świadczeń w naturze, z zastrzeżeniem art. 12 ust. 2–2c, określa się na podstawie cen rynkowych stosowanych w obrocie rzeczami lub prawami tego samego rodzaju i gatunku, z uwzględnieniem w szczególności ich stanu i stopnia zużycia oraz czasu i miejsca ich uzyskania.

Z kolei zgodnie z treścią art. 11 ust. 2a ustawy o PIT wartość pieniężną innych nieodpłatnych świadczeń ustala się:

jeżeli przedmiotem świadczenia są usługi wchodzące w zakres działalności gospodarczej dokonującego świadczenia – według cen stosowanych wobec innych odbiorców;
jeżeli przedmiotem świadczeń są usługi zakupione – według cen zakupu;
jeżeli przedmiotem świadczeń jest udostępnienie lokalu lub budynku – według równowartości czynszu, jaki przysługiwałby w razie zawarcia umowy najmu tego lokalu lub budynku;
w pozostałych przypadkach – na podstawie cen rynkowych stosowanych przy świadczeniu usług lub udostępnianiu rzeczy lub praw tego samego rodzaju i gatunku, z uwzględnieniem w szczególności ich stanu i stopnia zużycia oraz czasu i miejsca udostępnienia.

Jeżeli świadczenia są częściowo odpłatne, przychodem podatnika jest różnica pomiędzy wartością tych świadczeń ustaloną według zasad określonych w ust. 2 lub 2a a odpłatnością ponoszoną przez podatnika (art. 11 ust. 2b ustawy o PIT).

Stosownie do art. 12 ust. 1 ustawy o PIT za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Użyty powyżej zwrot „w szczególności” oznacza, że wymienione kategorie przychodów stanowią katalog otwarty. Przychodem ze stosunku pracy i stosunków pokrewnych są więc wszelkiego rodzaju wypłaty i świadczenia skutkujące u podatnika powstaniem przysporzenia majątkowego, mające swoje źródło w łączącym pracownika z pracodawcą stosunku pracy lub stosunku pokrewnym. Ponadto treść tego przepisu wskazuje, że do przychodów pracownika zaliczyć należy praktycznie wszystkie otrzymane przez niego świadczenia, które mógł on otrzymać od pracodawcy. Są nimi bowiem nie tylko wynagrodzenia, czyli świadczenia wprost wynikające z zawartej umowy o pracę, lecz także wszystkie inne przychody (świadczenia), niezależnie od podstawy ich wypłaty, jeżeli w jakikolwiek sposób wiążą się z faktem wykonywania pracy. Oznacza to, że do przychodów pracownika ustawodawca zaliczył nie tylko pieniądze, lecz także wartość świadczeń w naturze czy świadczeń nieodpłatnych otrzymanych od pracodawcy.

W myśl art. 12 ust. 2 ustawy o PIT wartość pieniężną świadczeń w naturze przysługujących pracownikom na podstawie odrębnych przepisów ustala się według przeciętnych cen stosowanych wobec innych odbiorców – jeżeli przedmiotem świadczenia są rzeczy lub usługi wchodzące w zakres działalności pracodawcy.

#banner-191464#

Paczki dla dzieci pracowników - opodatkowanie

Paczki dla dzieci pracowników mogą być finansowe z różnych źródeł, a zatem w zależności jaki sposób wybierze pracodawca inaczej rozpoznamy przychód u pracownika. W celu zobrazowania problemu posłużymy się przykładami.

Przykład 1.

Pracodawca z okazji świąt wielkanocnych postanowił ufundować paczki dla dzieci pracowników z ZFŚS. Wartość jednej z nich wynosi 250 zł. W żadnym przypadku nie przekroczyła ona 1 000,00 zł. Pracownicy nie otrzymali w danym roku żadnych innych świadczeń z ZFŚS.

W powyższym przypadku u pracowników nie powstanie przychód do opodatkowania.

[alert-info]Limit zwolnienia z podatku dochodowego od rzeczy lub pieniędzy otrzymanych z ZFŚS został przywrócony do 1 000 zł.[/alert-info]

Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o PIT wartość otrzymanych przez pracownika w związku z finansowaniem działalności socjalnej, o której mowa w przepisach o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, rzeczowych świadczeń oraz otrzymanych przez niego w tym zakresie świadczeń pieniężnych, sfinansowanych w całości ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych lub funduszy związków zawodowych, łącznie do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 1 000,00 zł nie jest opodatkowana podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Tym samym kwota świadczenia do 1 000,00 zł sfinansowana z ZFŚS jest zwolniona z podatku PIT. Z powyższych świadczeń rzeczowych są wyłączone bony, talony i inne znaki uprawniające do ich wymiany na towary lub usługi.

Powyższe potwierdza interpretacja indywidualna Dyrektora Izba Skarbowa w Katowicach z 7 stycznia 2013 r., numer IBPBII/1/415-832/12/MK:

Biorąc powyższe pod uwagę do przychodów ze stosunku pracy (stosunku służbowego) zalicza się każde świadczenie, które pracownik otrzymał w związku z faktem pozostawania w stosunku pracy z pracodawcą. Do przychodów ze stosunku pracy zalicza się więc zarówno otrzymane przez pracownika pieniądze, jak i wartość pieniężną świadczeń w naturze, świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, świadczenia rzeczowe, wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych. Do nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych na rzecz pracownika związanych ze stosunkiem pracy zaliczyć należy zatem również świadczenia uzyskane z tytułu różnego rodzaju imprez integracyjnych (ognisko), imprezy mikołajkowej (wraz z wartością paczki dla dzieci) zorganizowanej dla dzieci pracowników oraz imprezy na Dzień Dziecka. (…), W myśl art. 21 ust. 1 pkt 67 ww. ustawy zwalnia się od podatku dochodowego wartość otrzymanych przez pracownika w związku z finansowaniem działalności socjalnej, o której mowa w przepisach o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, rzeczowych świadczeń oraz otrzymanych przez niego w tym zakresie świadczeń pieniężnych, sfinansowanych w całości ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych lub funduszy związków zawodowych, łącznie do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 380,00 zł; rzeczowymi świadczeniami nie są bony, talony i inne znaki, uprawniające do ich wymiany na towary lub usługi.

#banner-191461#

Przykład 2.

Pracodawca ze środków obrotowych firmy zakupił paczki dla dzieci pracowników z okazji Dnia Dziecka. Ich wartość wynosi 200 zł. Pracodawca zastanawia się, czy wartość paczek należy opodatkować podatkiem PIT.

W tym przypadku wartość przekazanych paczek trzeba doliczyć do przychodów pracownika.

Powyższe potwierdza interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 16 lutego 2012 r., numer IBPBII/1/415-956/11/BD:

Ze zdarzenia przyszłego przedstawionego we wniosku wynika, iż Wnioskodawca zamierza wprowadzić na rzecz swoich pracowników dodatkowe świadczenia, w tym m.in. innymi sfinansować im szczepienia przeciwko grypie, jednorazowe pakiety profilaktycznych badań lekarskich, a także przekazywać paczki dla dzieci pracowników z okazji świąt itp. Wartość tych planowanych świadczeń zwiększy w konsekwencji przychód pracowników. Opisywana sytuacja dotyczy świadczeń niepodlegających zwolnieniu od opodatkowania na podstawie stosownych przepisów prawnych. Termin zapłaty podstawowego wynagrodzenia pracowników wynika z treści obowiązującego w zakładzie pracy Wnioskodawcy regulaminu pracy, zgodnie z którym wynagrodzenia wypłacane są z dołu do 10-ego dnia następnego miesiąca. Mogą się zdarzyć sytuacje polegające m.in. na udzieleniu świadczeń nowo zatrudnionemu pracownikowi w pierwszym miesiącu zatrudnienia, podczas gdy wynagrodzenie za pracę otrzyma dopiero do 10 dnia następnego miesiąca. W takim przypadku nie ma możliwości w pierwszym miesiącu zatrudnienia potrącić pracownikowi z wypłacanej należności należnej zaliczki na podatek od otrzymanego świadczenia. Podobna sytuacja może mieć miejsce w przypadku udzielania pracownikowi świadczeń w drugiej części miesiąca, kiedy to pracownik otrzymał już wynagrodzenie podstawowe i nie ma możliwości dokonania z niego potrącenia na zaliczkę w bieżącym miesiącu. Sytuację może skomplikować dodatkowo fakt wystąpienia ww. zdarzeń w miesiącu grudniu danego roku kalendarzowego.

Z powyższych przepisów wynika, iż pracodawca jest obowiązany do doliczenia do przychodu pracownika wartość ww. świadczeń, natomiast jako płatnik jest obowiązany do obliczenia i pobrania zaliczki na podatek dochodowy.

Biorąc pod uwagę powyższe, pracodawca winien wartość paczki doliczyć do przychodu pracownika i odprowadzić jako płatnik podatek dochodowy. Paczki dla dzieci pracowników będą stanowiły wówczas dla pracodawcy koszt uzyskania przychodu.#polecamy#

#banner-191467#

Question 7

Prowadzę od 2020 roku działalność gospodarczą polegającą na świadczeniu usług gastronomicznych. Za 2020 oraz 2021 rok poniosłem stratę podatkową w kwotach odpowiednio -25 000 zł oraz -7500 zł. Pierwszy raz strata podatkowa będzie rozliczana we wrześniu 2024 roku z uwagi na wystąpienie dochodu. Natomiast od początku 2024 roku do sierpnia poniosłem nieznaczną stratę. Zastanawiam się, czy mogę odliczyć straty podatkowe i dzięki temu zmniejszyć wysokość składki zdrowotnej?

Accepted Answer

Etapy ustalania wysokości składki zdrowotnej

Jedną z grup, które obowiązkowo podlegają ubezpieczeniom społecznym i zdrowotnemu, są przedsiębiorcy.

Osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą w różnej formie podlegają obowiązkowo ubezpieczeniu emerytalnemu oraz rentowemu.

Z tego też względu na mocy art. 66 ust. 1 ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (zwaną dalej ustawą o NFZ) osoby spełniające warunki do objęcia ubezpieczeniami społecznymi podlegają obowiązkowo ubezpieczeniu zdrowotnemu.

Zgodnie z art. 82 ust. 5 ustawy o NFZ do tych osób zaliczają się osoby fizyczne prowadzące działalność jednoosobową lub jako wspólnik spółki cywilnej, a także jako wspólnik:

jednoosobowej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością;
spółki jawnej, będącej podatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych;
spółki komandytowej;
spółki komandytowo-akcyjnej przez komplementariusza;
prostej spółki akcyjnej przez akcjonariusza wnoszącego do spółki wkład, którego przedmiotem jest świadczenie pracy lub usług.

Osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, z której dochody opodatkowują według zasad ogólnych, w tym wypadku skalą podatkową, obliczają wysokość comiesięcznej składki zdrowotnej zgodnie z art. art. 81 ust. 2c ustawy o NFZ.

Etapy ustalania wysokości składki zdrowotnej
Za każdy miesiąc podlegania ubezpieczeniu osoby prowadzące pozarolniczą działalność (na skali, podatku liniowym czy korzystając z IP BOX) wpłacają składkę na ubezpieczenie zdrowotne od miesięcznej podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne stanowiącej dochód z działalności gospodarczej uzyskany w miesiącu poprzedzającym miesiąc, za który opłacana jest składka, ustalony w poniższy sposób.
Etap nr	Objaśnienie
1	Dochód za pierwszy miesiąc podlegania ubezpieczeniu w roku składkowym jest ustalany jako różnica między osiągniętymi przychodami a poniesionymi kosztami uzyskania tych przychodów w rozumieniu ustawy o PIT (zgodnie z Ustawą z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych, zwanej dalej ustawą o PIT).
2	Dochód ustalony w sposób, o którym mowa w pkt 1, jest pomniejszany o kwotę składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe, chorobowe i wypadkowe opłaconych w tym miesiącu, jeżeli nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.
3	Dochód za kolejne miesiące ustala się jako różnicę między sumą przychodów w rozumieniu ustawy o PIT, osiągniętych od początku roku, i sumą kosztów uzyskania tych przychodów w rozumieniu ustawy o PIT, poniesionych od początku roku.
4	Dochód ustalony w sposób, o którym mowa w pkt 3, jest pomniejszany o sumę dochodów ustalonych za miesiące poprzedzające i o różnicę między sumą składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe, chorobowe i wypadkowe, zapłaconych od początku roku, a sumą składek odliczonych w poprzednich miesiącach. Dochód nie jest pomniejszany o składki, które zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

#zobacztez#

Strata podatkowa a wysokość składki zdrowotnej

Ustawodawca jednoznacznie określa sposób ustalania dochodów na cele obliczenia podstawy składki zdrowotnej i samej składki zdrowotnej.

Odsyła w tym celu do art. 24 ust. 1-2b ustawy o PIT, a zatem do uregulowań normujących osiąganie dochodu z działalności gospodarczej, dla której właściwą ewidencją przychodów i kosztów jest:

podatkowa księga przychodów i rozchodów, albo
księgi rachunkowe.

Nie odsyła natomiast do art. 9 ust. 3 ustawy o PIT, który określa zasady odliczeń poniesionych strat podatkowych z lat ubiegłych.

Oznacza to, że ustawodawca nie uwzględnił możliwości odliczania straty podatkowej od dochodu obliczanego na cele ustalenia wysokości składki zdrowotnej.

[alert-info]Poniesione straty z lat ubiegłych i odliczone od bieżącego albo rocznego dochodu pozostają bez wpływu na wysokość składki zdrowotnej.

Podstawa składki zdrowotnej nie uwzględnia możliwości odliczenia poniesionych strat podatkowych z lat ubiegłych.[/alert-info]

Natomiast, jeżeli podatnik ponosi w bieżącym roku podatkowym stratę podatkową, to za ten miesiąc (miesiące) podstawa składki zdrowotnej przy skali podatkowej nie może być niższa niż kwota minimalnego wynagrodzenia przypadająca na 1 lutego roku bieżącego (nowego okresu składkowego), a zatem kwoty 4242 zł, a sama składka zdrowotna 381,78 zł miesięcznie.

Przykład 1.

Przedsiębiorca prowadzi lokal gastronomiczny, począwszy od 2020 roku. Za 2020 oraz 2021 rok poniósł stratę podatkową w kwotach odpowiednio -25 000 zł oraz -7500 zł. Pierwszy raz straty podatkowe będzie odliczać we wrześniu 2024 roku z uwagi na wystąpienie dochodu, ponieważ od początku 2024 roku do sierpnia poniósł nieznaczną stratę. Czy w takim wypadku przedsiębiorca może odliczyć stratę podatkową i dzięki temu zmniejszyć wysokość składki zdrowotnej?

Może odliczyć stratę podatkową, ale tylko na cele obliczenia zaliczki na podatek dochodowy. Niestety nie ma możliwości w aktualnym stanie prawnym odliczenia straty podatkowej od dochodu na cele obliczenia wysokości składki zdrowotnej.

Zatem dochód za wrzesień 2024 roku będzie mógł być pomniejszony o straty podatkowe za lata 2020 oraz 2021 na cele obliczenia zaliczki na podatek dochodowy według skali podatkowej.

Natomiast wysokość składki zdrowotnej za październik 2024 roku będzie uwzględniała dochód za wrzesień 2024 roku po odliczeniu zapłaconych składek ZUS społecznych przedsiębiorcy, jednak bez odliczenia straty podatkowej.

#banner-191785#

Powyższe stanowisko znajduje swoje potwierdzenie m.in. w piśmie z 24 lipca 2023 roku (sygn. WPI/200000/43/674/2023) wydanym przez Centralę Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w sprawie ustalenia podstawy wymiaru składki na ubezpieczenia zdrowotne z tytułu pozarolniczej działalności gospodarczej w sytuacji wystąpienia u przedsiębiorcy straty z lat ubiegłych, w którym stwierdza, że: „[…] Należy podkreślić, iż dochód będący podstawą wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne liczy się inaczej niż dla celów podatkowych. Co prawda jest on ustalany jako różnica między przychodami a kosztami uzyskania przychodów w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ale można go pomniejszyć tylko o składki na ubezpieczenie społeczne, jeśli nie zostały zaliczone do kosztów. Przy obliczeniu składki zdrowotnej nie można uwzględnić straty podatkowej poniesionej w latach poprzednich.

Z przytoczonych przepisów wynika, iż Przedsiębiorca prowadzący pozarolniczą działalność gospodarczą opodatkowany na zasadach ogólnych podatkiem liniowym, który wygenerował stratę w latach ubiegłych i chce ją obecnie uwzględnić w podstawie wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne, nie będzie miał do tego prawa ze względu na brzmienie art. 81 Ust. 2c ustawy zdrowotnej. […]”.

Przypadek omawiany przez ZUS dotyczy wprawdzie formy opodatkowania podatkiem liniowym, jednak możliwość odliczania straty podatkowej w odniesieniu do ustalenia wysokości składki zdrowotnej odnosi się do zasad ogólnych, a więc także do formy opodatkowania skalą podatkową.

#polecamy#

#banner-191782#

Question 8

Jestem zatrudniony na podstawie umowy o pracę na pełny etat. Moje wynagrodzenie określa stawka godzinowa. Czy pracodawca, ustalając mi harmonogram czasu pracy, może zaplanować mniejszą liczbę godzin, niż wynosi wymiar czasu pracy w danym miesiącu? Czy moje wynagrodzenie zostanie pomniejszone za nieprzepracowany czas?

Accepted Answer

Przepisy prawa pracy przewidują możliwość zawarcia umowy o pracę z uposażeniem określonym stawką godzinową. Jedną z charakterystycznych cech takiego sposobu wynagradzania jest zmienność wysokości pensji, ponieważ zależy ona od przepracowanego czasu. Jednak czy to oznacza, że pracodawca decyduje, ile godzin przepracuje pracownik? Otóż nie. Umowa o pracę zawierana jest w określonym wymiarze. Pracownik zatrudniony na cały etat powinien więc pracować przez określoną liczbę godzin wynikającą z czasu pracy obowiązującego w danym okresie. Zatrudnienie na część etatu obniża dany wymiar czasu pracy. W artykule wyjaśniamy, jakie konsekwencje niesie za sobą umowa o pracę ze stawką godzinową, gdy pracownik nie przepracuje pełnego wymiaru godzin.

Wynagrodzenie w stawce godzinowej a harmonogram czasu pracy

Harmonogram czasu pracy pracownika ma wyznaczać obowiązki służbowe w granicach wymiaru czasu pracy. Pracownik powinien być zatrudniony zgodnie z ustalonym rodzajem pracy we właściwym miejscu, ale również w odpowiednim rozkładzie i wymiarze czasu pracy.

#zobacztez#

Jeżeli pracodawca przewiduje, że pracownik w danym okresie rozliczeniowym przepracuje mniejszą liczbę godzin niż wynikająca z wymiaru czasu pracy, to ma obowiązek za okres niewykonywania pracy wypłacić mu wynagrodzenie przestojowe. Przy czym należy przyjąć, że osoba zatrudniona była gotowa do wykonywania pracy, a nie robiła tego z powodów dotyczących pracodawcy.

Umowa o pracę ze stawką godzinową - jak ustalić?

Ustalenie pensji przy wynagrodzeniu ze stawką godzinową jest proste. Należy liczbę godzin przepracowaną w danym miesiącu pomnożyć przez określoną stawkę godzinową. Wynik daje kwotę wynagrodzenia brutto.

Trudność pojawia się sytuacji, kiedy pracownik nie wypracuje wymaganej liczby godzin. Odpowiadając na pytanie naszego czytelnika, na pracodawcy ciąży obowiązek odpowiedniego zaplanowania czasu pracy swoich podwładnych. W innym przypadku pracownik nie może ponosić negatywnych finansowych konsekwencji za niemożność wypracowania odpowiedniego wymiaru czasu pracy, jeżeli był gotów realizować swoje obowiązki.

Wynagrodzenie przestojowe

Informacje na temat wynagrodzenia przestojowego zawarte są w Kodeksie pracy.

[alert-info]Art. 81 § 1 Kodeksu pracy

„Pracownikowi za czas niewykonywania pracy, jeżeli był gotów do jej wykonywania, a doznał przeszkód z przyczyn dotyczących pracodawcy, przysługuje wynagrodzenie wynikające z jego osobistego zaszeregowania, określonego stawką godzinową lub miesięczną, a jeżeli taki składnik wynagrodzenia nie został wyodrębniony przy określaniu warunków wynagradzania – 60% wynagrodzenia. W każdym przypadku wynagrodzenie to nie może być jednak niższe od wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę, ustalanego na podstawie odrębnych przepisów”.[/alert-info]

#banner-179509#

Jak należy interpretować powyższy zapis? Otóż jeśli pracownik był gotów wykonywać pracę, ale nie mógł tego zrobić z przyczyn przez siebie niezawinionych, wówczas za czas nierealizowania pracy przysługuje mu wynagrodzenie w takim wymiarze, jak jest wskazane w umowie w zakresie stawki miesięcznej lub godzinowej. Natomiast, co ważne, jeśli w umowie wynagrodzenie pracownika zostało wyrażone w innej formie (np. wynagrodzenie akordowe), to za czas przestoju przysługuje mu 60% wynagrodzenia.

[alert-info]Ustalając wynagrodzenie za czas przestoju, należy stosować takie same zasady jak przy określaniu wynagrodzenia urlopowego.[/alert-info]

Wynagrodzenie przestojowe czy wyrównanie wynagrodzenia?

Niezależnie od tego, czy pracownik w umowie ma określone wynagrodzenie w stawce miesięcznej, czy godzinowej, pracodawca musi bezwzględnie przestrzegać kwoty wynagrodzenia minimalnego. Jest to kwota, którą pracownik ma zagwarantowaną przepisami prawa pracy. W praktyce oznacza to, że jeśli w danym miesiącu pracownik był gotów do wykonywania pracy, ale z różnych przyczyn (niezależnych i niezawinionych przez niego) nie mógł wypełnić swoich obowiązków służbowych – co spowodowało obniżenie wynagrodzenia do kwoty niższej od pensji minimalnej – pracodawca jest zobligowany wypłacić mu wyrównanie do poziomu kwoty minimalnej.

Jak ustalić minimalną stawkę godzinową?

O ile w przypadku umowy zlecenia przepisy wskazują jedną konkretną kwotę minimalnej stawki godzinowej, o tyle w przypadku umowy o pracę są tam jedynie kwoty wynagrodzenia minimalnego za dany miesiąc. Co to oznacza w praktyce? Minimalna stawka godzinowa osoby zatrudnionej w pełnym wymiarze czasu pracy jest zróżnicowana. Zależy od dwóch czynników:

liczby godzin do przepracowania w miesiącu;
minimalnego wynagrodzenia za pracę ustalonego w danym roku.

Minimalna stawka godzinowa w latach 2024

W poniższej tabeli przedstawiamy stawki godzinowe obowiązujące w danym miesiącu. Przypomnijmy, że wynagrodzenie minimalne w 2024 roku wynosi na ten moment 4 300 zł, natomiast w okresie od stycznia do czerwca 2023 roku wynosiło 4 242,00 zł.

Miesiąc	Minimalna stawka godzinowa 2024	Minimalna stawka godzinowa 2023
Styczeń	4 242,00 zł / 168 h = 25,25 zł	3 490,00 zł / 168 h = 20,77 zł
Luty	4 242,00 zł / 168 h = 25,25 zł	3 490,00 zł / 160 h = 21,81 zł
Marzec	4 242,00 zł / 168 h = 25,25 zł	3 490,00 zł / 184 h = 18,97 zł
Kwiecień	4 242,00 zł / 168 h = 25,25 zł	3 490,00 zł / 152 h = 22,96 zł
Maj	4 242,00 zł / 160 h = 26,51 zł	3 490,00 zł / 168 h = 20,77 zł
Czerwiec	4 242,00 zł / 160 h = 26,51 zł	3 490,00 zł / 168 h = 20,77 zł
Lipiec	4300,00 zł / 184 h = 23,37 zł	3 600,00 zł / 168 h = 21,43 zł
Sierpień	4300,00 zł / 168 h = 25,60 zł	3 600,00 zł / 176 h = 20,45 zł
Wrzesień	4300,00 zł / 168 h = 25,60 zł	3 600,00 zł / 168 h= 21,43 zł
Październik	4300,00 zł / 184 h = 23,37 zł	3 600,00 zł / 176 h = 20,45 zł
Listopad	4300,00 zł / 152 h = 28,29 zł	3 600,00 zł / 160 h = 22,50 zł
Grudzień	4300 zł / 160 h = 26,88 zł	3 600,00 zł / 152 h = 23,68 zł

Podsumowując, pracownik wynagradzany stawką godzinową ma prawo do wynagrodzenia również za czas niewykonywania pracy, jeżeli nie wynikało to z jego winy. Pracodawca jest odpowiedzialny za prawidłowe rozplanowanie czasu pracy swoich podwładnych. Zaplanowanie za małej liczby godzin nie powinno odbijać się finansowo na pensji pracownika, a już bezwzględnie nie może skutkować wynagrodzeniem niższym niż płaca minimalna obowiązująca w danym roku.#polecamy#

#banner-179512#

Question 9

Prowadzę jednoosobową działalność gospodarczą i chciałbym zgłosić do ubezpieczenia zdrowotnego żonę, która obecnie nie pracuje i nie jest zgłoszona do żadnych ubezpieczeń. Czy przez to moja składka wzrośnie? Ile wynosi składka na ubezpieczenie zdrowotne dla rodziny? Jakie dokumenty należałoby złożyć?

Accepted Answer

Ubezpieczeniu zdrowotnemu podlegają członkowie rodziny przedsiębiorcy, jeżeli nie mają własnego tytułu do objęcia tym ubezpieczeniem. Przepisy szczegółowo określają, kogo przedsiębiorca może zgłosić do ubezpieczenia.

Kogo może objąć ubezpieczenie zdrowotne?

Najważniejszą kwestią jest określenie, kogo można uznać w tym przypadku za członka rodziny. Zgodnie z art. 5 pkt 3 ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych za członka rodziny uznaje się:

dziecko własne, dziecko małżonka, dziecko przysposobione, wnuka albo dziecko obce, dla którego ustanowiono opiekę, albo dziecko obce w ramach rodziny zastępczej lub rodzinnego domu dziecka, do ukończenia przez nie 18 lat, a jeżeli kształci się dalej – do ukończenia 26 lat, natomiast jeżeli posiada orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności lub inne traktowane na równi – bez ograniczenia wieku;
małżonka;
wstępnych pozostających z ubezpieczonym we wspólnym gospodarstwie domowym.

#zobacztez#

Co ważne, dziadkowie mogą zgłosić wnuka tylko wtedy, gdy żaden z jego rodziców nie jest:

objęty obowiązkowo ubezpieczeniem zdrowotnym;
uprawnionym do świadczeń na podstawie przepisów o koordynacji z tytułu wykonywania pracy lub pracy na własny rachunek;
objęty dobrowolnym ubezpieczeniem zdrowotnym.

Można więc zgłosić do ubezpieczenia małżonkę, a samo zgłoszenie nie wiąże się z koniecznością opłacania wyższej składki zdrowotnej. Ponadto nie istnieje limit osób, które ubezpieczony ma prawo zarejestrować do ubezpieczenia zdrowotnego. Zgłaszanie kolejnych członków rodziny nie skutkuje zmianą wysokości składki zdrowotnej ani nie jest uzależnione od wysokości podstawy zdrowotnej ubezpieczonego.

[alert-info]Zgłoszenie do ubezpieczenia zdrowotnego członka rodziny nie wiąże się z koniecznością opłacania wyższej składki zdrowotnej.[/alert-info]

Ważne jest to, że zgłoszenie członka rodziny jest obowiązkowe, a za niedopełnienie tego obowiązku przepisy przewidują sankcje.

[alert-info]Art. 193 ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych:

Kto będąc ubezpieczonym, nie informuje podmiotu właściwego do dokonania zgłoszenia do ubezpieczenia zdrowotnego o okolicznościach powodujących konieczność zgłoszenia lub wyrejestrowania członka rodziny podlega karze grzywny.[/alert-info]

Jeśli jednak żona jest zgłoszona w urzędzie pracy jako osoba bezrobotna, to z tego tytułu podlega ubezpieczeniu zdrowotnemu, nawet jeśli nie posiada prawa do zasiłku dla bezrobotnych. W związku z tym zgłoszenie jej do ubezpieczenia zdrowotnego jest niezasadne.

#banner-179218#

Ubezpieczenie zdrowotne dla rodziny – wymagane dokumenty

W celu zgłoszenia do ubezpieczenia zdrowotnego członka rodziny należy złożyć do ZUS-u deklarację ZCNA. Przedsiębiorca ma na to 7 dni od powstania zaistniałej sytuacji (utraty przez członka rodziny tytułu do ubezpieczenia). Ubezpieczenie zdrowotne dla rodziny zaczyna obowiązywać od dnia zgłoszenia. Należy pamiętać, że zgłoszenie to jest obowiązkiem przedsiębiorcy.

Przy zgłoszeniu członka rodziny w deklaracji ZUS ZCNA w bloku IV.A. „Dane o członku rodziny osoby ubezpieczonej uprawnionym do świadczeń z ubezpieczenia zdrowotnego” w pierwszym polu należy wpisać cyfrę „1” oznaczającą zgłoszenie nowego członka rodziny oraz podać dane osobowe członka rodziny. Jako datę nabycia uprawnień do ubezpieczenia zdrowotnego trzeba podać dzień zdarzenia, w którym członek rodziny nabył prawo do ubezpieczenia zdrowotnego, np. dzień narodzin dziecka. Na deklaracji ZUS ZCNA należy również określić stopień pokrewieństwa, wpisując odpowiedni kod:

01 – małżonek;

11 – dziecko własne, przysposobione lub dziecko małżonka;

21 – wnuk lub dziecko obce, dla którego ustanowiono opiekę, albo dziecko obce w ramach rodziny zastępczej;

30 – matka;

31 – ojciec;

32 – macocha;

33 – ojczym;

40 – babka;

41 – dziadek;

50 – osoby przysposabiające osoby ubezpieczone;

60 – inni wstępni pozostający z ubezpieczonym we wspólnym gospodarstwie domowym.

Istotne jest, żeby oznaczyć, czy zgłaszany członek rodziny pozostaje we wspólnym gospodarstwie domowym.

W zgłoszeniu podaje się informację o niepełnosprawności zgłaszanej osoby. Służą do tego kody:

0 – osoba nieposiadająca orzeczenia o niepełnosprawności lub osoba, która posiada orzeczenie i nie przedłożyła go płatnikowi składek;
1 – osoba, która przedłożyła płatnikowi składek orzeczenie o lekkim stopniu niepełnosprawności;
2 – osoba, która przedłożyła płatnikowi składek orzeczenie o umiarkowanym stopniu niepełnosprawności;
3 – osoba, która przedłożyła płatnikowi składek orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności;
4 – osoba, która przedłożyła płatnikowi orzeczenie o niepełnosprawności wydawane osobom do 16. roku życia.

#banner-179221#

Wsteczne zgłoszenie do ubezpieczenia zdrowotnego

Zgodnie z ustawą o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych jeżeli członek rodziny nie jest zgłoszony do ubezpieczenia zdrowotnego, chociaż ma do tego prawo i skorzystał ze świadczeń opieki zdrowotnej – może zostać do niego zgłoszony wstecznie. Jednak taka możliwość jest ograniczona czasowo.

Członka rodziny można wstecznie zgłosić do ubezpieczenia zdrowotnego:

przez 30 dni od skorzystania ze świadczeń opieki zdrowotnej;
przez 30 dni od momentu, gdy Narodowy Fundusz Zdrowia zawiadomił o wszczęciu postępowania administracyjnego w zakresie obowiązku ponoszenia kosztów świadczeń zdrowotnych.

Jeśli w tym czasie zgłosi się wstecznie członka rodziny do ubezpieczenia, wówczas nie poniesie on kosztów leczenia.

Kiedy wyrejestrować członka rodziny?

Gdy członek rodziny został zgłoszony do ubezpieczenia zdrowotnego, wówczas należy pamiętać, że w niektórych przypadkach należy go wyrejestrować. Dokonuje się tego na druku ZUS ZCNA. Wyrejestrowanie członka rodziny z ubezpieczenia zdrowotnego jest konieczne m.in. wtedy, gdy:

zgłoszono go do tego ubezpieczenia z innego tytułu (m.in. z umowy o pracę, umowy zlecenia, podjął działalność gospodarczą, zarejestrował się w urzędzie pracy jako osoba bezrobotna);
dziecko ukończyło naukę w szkole i ma ukończone 18 lat, a nie ma orzeczenia o znacznym stopniu niepełnosprawności lub równoważnego;
dziecko ukończyło 26 lat, chyba że ma orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności lub równoważne.

Przy wyrejestrowaniu członka rodziny deklaracji ZUS ZCNA wypełnia się w podobny sposób jak zgłoszenie. Jednak są dwie różnice:

w bloku IV.A. „Dane o członku rodziny osoby ubezpieczonej uprawnionym do świadczeń z ubezpieczenia zdrowotnego” w pierwszym polu należy wpisać cyfrę „2” oznaczającą wyrejestrowanie członka rodziny;
należy także wpisać datę utraty uprawnień do ubezpieczenia, czyli podać dzień zdarzenia, w którym członek rodziny utracił prawo do ubezpieczenia zdrowotnego.

Jeśli osoba prowadząca działalność gospodarczą chce zgłosić do ubezpieczenia zdrowotnego członków rodziny, to musi złożyć w ZUS-ie druk ZCNA. Jednak przed jego wypełnienie przedsiębiorca powinien ustalić, czy członek rodziny może zostać zgłoszony do takiego ubezpieczenia.#polecamy##banner-179224#

Question 10

Pan Tomasz pracuje u nas w firmie od 1 stycznia 2019 roku. Przez 4 lata pracy nie miał ani jednego dnia wolnego. W styczniu i lutym 2024 roku chcemy udzielić mu całego zaległego urlopu. Nie wiemy jednak, czy urlop nie uległ przedawnieniu. Jak liczyć okres przedawnienia urlopu wypoczynkowego?

Accepted Answer

Każda osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę ma prawo wykorzystać przysługujący jej urlop wypoczynkowy. Należy jednak liczyć się z tym, iż prawo to może ulec przedawnieniu. Poniżej odpowiedź na pytanie, ile wynosi okres przedawnienia urlopu wypoczynkowego.

Urlop wypoczynkowy

Zgodnie z Kodeksem pracy urlop wypoczynkowy przysługuje każdemu zatrudnionemu na podstawie umowy o pracę. Wymiar urlopu zależy od dotychczasowego stażu pracy pracownika i wynosi:

20 dni na rok kalendarzowy dla pracownika ze stażem pracy poniżej 10 lat;
26 dni na rok kalendarzowy dla pracownika ze stażem pracy co najmniej 10 lat.

Do stażu pracy zalicza się m.in. zatrudnienia na podstawie umowy o pracę oraz okresy nauki zgodnie z programem nauczania szkoły lub uczelni, zakończone odpowiednim świadectwem, zaświadczeniem lub dyplomem. Co ważne, nie sumuje się okresów ukończenia poszczególnych szkół, a jedynie bierze pod uwagę szkołę, która przy obliczaniu stażu pracy zapewnia pracownikowi najwyższą liczbę lat. Gdy pracownik ukończył szkołę:.#zobacztez#

zasadniczą lub równorzędną zawodową – czas trwania nauki nie więcej niż 3 lata;
zawodową – czas trwania nauki nie więcej niż 5 lat;
średnią ogólnokształcącą – 4 lata;
policealną – 6 lat;
wyższą (w tym stopień licencjata) – 8 lat.

W sytuacji gdy pracownik pobierał naukę w czasie zatrudnienia, wówczas do stażu pracy, od którego zależy wymiar urlopu wypoczynkowego, wlicza albo okres zatrudnienia, albo okres nauki w zależności od tego, który jest korzystniejszy.

Co ważne, pracodawca powinien udzielić pracownikowi urlopu wypoczynkowego w tym roku, w którym pracownik nabył do niego prawo. Termin ustala się albo w drodze planowania, albo poprzez porozumienie pracodawcy z pracownikiem. Niewykorzystany w ustalonym terminie urlop powinien być odebrany do końca września kolejnego roku kalendarzowego. Jeśli jednak do tego czasu pracownik nie zrealizuje zaległego urlopu, pracodawca ma prawo wysłać pracownika na urlop w dogodnym dla siebie terminie, nawet bez zgody zatrudnionego.

[alert-info]Art. 152 § 1 Kodeksu pracy
Pracownikowi przysługuje prawo do corocznego, nieprzerwanego, płatnego urlopu wypoczynkowego, zwanego dalej „urlopem”.

Art. 163 § 1 Kodeksu pracy

Urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów. Plan urlopów ustala pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Planem urlopów nie obejmuje się części urlopu udzielanego pracownikowi zgodnie z art. 167² urlop wypoczynkowy na żądanie.

Art. 168 Kodeksu pracy

Urlopu niewykorzystanego w terminie ustalonym zgodnie z art. 163 należy pracownikowi udzielić najpóźniej do dnia 30 września następnego roku kalendarzowego; nie dotyczy to części urlopu udzielanego zgodnie z art. 167(2).[/alert-info]

Okres przedawnienia urlopu wypoczynkowego

W Kodeksie pracy zasadą jest, że roszczenia pracownicze przedawniają się po upływie 3 lat. Dotyczy to m.in. roszczeń o zaległe wynagrodzenie, o zaległy urlop wypoczynkowy czy ekwiwalent. Termin ten jest bezwzględnie obowiązujący i nie może być skracany ani wydłużany przez strony umowy o pracę.#banner-179041#

Podstawową kwestią będzie ustalenie, od kiedy biegnie wskazany w przepisach 3-letni termin. Przyjmuje się, że bieg przedawnienia roszczenia rozpoczyna się w dniu jego wymagalności. W przypadku urlopu będzie to zatem bądź koniec roku kalendarzowego, za który należy się urlop, bądź w przypadku urlopu zaległego, który należy wykorzystać do końca września roku następnego, okres przedawnienia liczy się od 1 października tego roku, na który został przeniesiony urlop.

Przykład 1.

Pan Tomasz z pytania nie wykorzystał przysługującego mu w latach 2019–2023 roku urlopu. Urlop za cały rok 2019 uległ przedawnieniu i pracownik nie będzie mógł go wykorzystać, natomiast urlop za lata 2020–2023 może zostać wykorzystany w 2024 roku. Wynika to z faktu, że urlop 2019 roku został przeniesiony jako urlop zaległy na 2020 rok, więc przedawnienie tego urlopu nastąpiło 1 października 2023 roku.

Przedawnienie urlopu wypoczynkowego w czasie korzystania z urlopów rodzicielskich

Przepisy przewidują sytuacje, w których następuje zawieszenie biegu przedawnienia. Oznacza to, że w przypadkach dopuszczonych przez prawo, nawet gdy okres przedawnienia rozpocznie swój bieg, należy wstrzymać się z jego odliczaniem. Takie okoliczności zostały wymienione w Kodeksie pracy i są to:

okres trwania przeszkody wynikającej z powodu siły wyższej, w którym uprawniony nie może dochodzić przysługujących mu roszczeń przed właściwym organem powołanym do rozstrzygania sporów (art. 293 K.p.);
czas korzystania z urlopu wychowawczego – w zakresie urlopu wypoczynkowego (art. 293¹ K.p.).

W przypadku korzystania z urlopu wychowawczego odliczanie biegu przedawnienia dla urlopu wypoczynkowego ulega zatem zawieszeniu, a termin przedawnienia przesuwa się.

Urlop wypoczynkowy jest jednym z uprawnień pracownika. Zazwyczaj wykorzystuje się go w roku bieżącym lub kolejnym. Jednak gdy nie jest to możliwe, warto pamiętać, że ulega on przedawnieniu.#polecamy#

#banner-179044#

Question 11

Zamierzamy zatrudnić pracownika. Posiada on badania okresowe z poprzedniej firmy. Dotyczą tego samego stanowiska pracy. Czy powinniśmy skierować pracownika na wstępne badania lekarskie?

Accepted Answer

Wstępne badania lekarskie obowiązek pracodawcy

Pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy wysyła go na wstępne badania lekarskie. Z artykułu 229 § 4 Kodeksu pracy (dalej jako kp) wynika wprost, że pracodawca nie może dopuścić do pracy pracownika bez aktualnego orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku w warunkach pracy opisanych w skierowaniu na badania lekarskie. Zarówno wstępne badania lekarskie, jak i pozostałe, czyli kontrolne i okresowe, powinny być wykonywane na podstawie skierowania na badania wydanego przez pracodawcę. Warto wspomnieć, że wszystkie badania, na które kieruje pracodawca, czyli wstępne, kontrolne i okresowe, powinny być przeprowadzane na jego koszt.#zobacztez#

Badania od poprzedniego pracodawcy czy zwalniają z wstępnych badań?

Zgodnie z przepisami zwolnieniem z badań lekarskich mogą zostać objęte osoby przyjmowane do pracy u nowego pracodawcy w ciągu 30 dni od rozwiązania (wygaśnięcia) poprzedniej umowy – jeżeli przedstawią aktualne orzeczenie lekarskie (uzyskane na podstawie skierowania wydanego przez poprzedniego pracodawcę), stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy w warunkach środowiska pracy odpowiadających warunkom występującym na nowym stanowisku. Przy podejmowaniu decyzji o zwolnieniu z wstępnych badań lekarskich u nowego pracodawcy istotne będzie więc porównanie warunków pracy w nowym i poprzednim miejscu pracy. Nie tylko bowiem samo stanowisko, co do nazwy, powinno być takie samo, lecz także panujące tam warunki.

[alert-info]W przypadku stwierdzenia, że warunki określone w skierowaniu od poprzedniego pracodawcy nie odpowiadają warunkom występującym na aktualnym stanowisku pracy, pracodawca zwraca osobie przyjmowanej do pracy skierowanie oraz orzeczenie lekarskie wydane w wyniku takiego skierowania.[/alert-info]

Warunek dotyczący maksymalnego odstępu czasowego między jednym a drugim zatrudnieniem będzie zachowany. Natomiast druga przesłanka – praca w takich samych warunkach pracy, jak opisane w skierowaniu na badania lekarskie wydanym w poprzedniej firmie – wystąpi, jeżeli w nowej firmie warunki pracy na stanowisku będą odpowiadające tym we wspomnianym skierowaniu.

#banner-178582#

Badania wstępne zleceniobiorcy – czy konieczne?

Wielu pracodawców zatrudniających zleceniobiorców zastanawia się, czy również dla nich, zleceniobiorców, konieczne jest wykonanie badań lekarskich. Warto w tym miejscu podkreślić, że zgodnie z art. 304 kp pracodawca jest obowiązany zapewnić bezpieczne i higieniczne warunki pracy osobom fizycznym wykonującym pracę na innej podstawie niż stosunek pracy w zakładzie pracy lub w miejscu wyznaczonym przez pracodawcę, a także osobom prowadzącym w zakładzie pracy lub w miejscu wyznaczonym przez pracodawcę na własny rachunek działalność gospodarczą. Choć z przepisów nie wynika więc jasno, że badania i szkolenie BHP powinny być wykonywane również dla zleceniobiorców, w tej kwestii decyzję podejmuje sam pracodawca w oparciu o posiadaną wiedzę. Główny Inspektorat Pracy w piśmie, GNP/426/4560-364/07/PE, wyjaśnia: „Jeśli rodzaj wykonywanej pracy, stopień zagrożeń związanych z warunkami pracy lub przebiegiem procesów jest tak znaczny, że wskazane jest, aby nawet do doraźnego wykonywania tych prac lub przebywania w tych warunkach były dopuszczone wyłącznie osoby fizyczne mające odpowiedni stan zdrowia i przeszkolone w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy – pracodawca lub inny podmiot organizujący pracę może wymagać od osoby, z którą zawiera umowę cywilnoprawną, poddania się badaniu lekarskiemu lub szkoleniu w zakresie BHP. Wówczas osoba ta na podstawie art. 211 kp ma obowiązek odbyć szkolenie i poddać się badaniom BHP”.

Ze zwolnienia z przeprowadzenia wstępnych badań lekarskich nie mogą skorzystać osoby przyjmowane przez nowego pracodawcę do wykonywania prac szczególnie niebezpiecznych. Zatrudnienie na umowę o pracę wiąże się z bezwzględną koniecznością kierowania na badania lekarskie. Takiego wymogu nie ma w przypadku umowy zlecenia – decyzję o skierowaniu na badania podejmuje wówczas pracodawca.#polecamy#

#banner-178585#

Question 12

W połowie czerwca rozwiązaliśmy umowę z jednym z pracowników. Jego wynagrodzenie zostało wypłacone na liście płac z 30 czerwca. Z jakim kodem pracownik powinien być wykazany w raporcie RCA? Czy powinien to być kod 30 00?

Accepted Answer

W przypadku, kiedy umowa z pracownikiem została rozwiązana w trakcie miesiąca, jego wynagrodzenie może być wypłacone w terminie dokonywania wypłat dla wszystkich pracowników, czyli do 30 lub z przesunięciem do 10. dnia kolejnego miesiąca.

Jednak wypłata wynagrodzenia po ustaniu zatrudnienia nieraz skutkuje koniecznością zmiany kodu ubezpieczenia pracownika w raportach imiennych ZUS.#zobacztez#

Z jakim kodem wykazać pracownika w przypadku wypłaty wynagrodzenia po ustaniu zatrudnienia do 30. dnia miesiąca?

Częstym błędem popełnianym przez pracodawców jest wykazywanie pracowników z kodem 30 00 w sytuacji, kiedy wypłata wynagrodzenia następuje w tym samym miesiącu co ustanie zatrudnienia. Jeśli wypłata wynagrodzenia nastąpiła w tym samym miesiącu co zakończenie zatrudnienia, to pracownik powinien być wykazany w raporcie ZUS RCA z kodem, który miał przed rozwiązaniem umowy.

Przykład 1.

13 maja została rozwiązana umowa z pracownikiem za porozumieniem stron. Ostatnie wynagrodzenie zostało mu wypłacone 31 maja. Pracodawca wykazał pracownika w raporcie ZUS RCA za maj z kodem tytułu ubezpieczenia 30 00. Czy jest to poprawne? Nie, ZUS wezwał pracodawcę do sporządzenia korekty raportu i wykazania go z kodem 01 10.

Wypłata wynagrodzenia po ustaniu zatrudnienia z przesunięciem do 10. dnia miesiąca – czy należy zastosować kod 30 00?

Pracownik powinien zostać wykazany w raporcie imiennym RCA z kodem 30 00 tylko w przypadku, kiedy wypłata jego wynagrodzenia nastąpiła w miesiącu kolejnym po ustaniu zatrudnienia.

Zasady dotyczące kodu tytułu ubezpieczenia odnoszą się do osób zatrudnionych na podstawie zarówno umowy o pracę (kod 01 10), jak i umowy zlecenia (od 04 11). W związku z tym kod 30 00 może być wykazywany w raporcie imiennym RCA.

Przykład 2.

Umowa zlecenia zakończyła się 22 czerwca. Rachunek został wystawiony i wypłacony 10 lipca. Z jakim kodem należy wykazać zleceniobiorcę? Zleceniobiorca powinien zostać w raporcie imiennym ZUS RCA z kodem 30 00.

Podstawową kwestią wpływającą na fakt, czy daną osobę należy wykazać w deklaracji rozliczeniowej DRA z kodem 30 00, jest termin dokonywania wypłaty wynagrodzenia.

[alert-info] Jeżeli pracownik po miesiącu ustania zatrudnienia otrzyma w kolejnych miesiącach wynagrodzenie, które będzie stanowiło podstawę wymiaru składek z tytułu zatrudnienia, to trzeba sporządzić za niego ZUS RCA z kodem ubezpieczenia 30 00. [/alert-info]

Czy należy zastosować kod 30 00 w przypadku zawarcia kolejnej umowy?

Jeżeli pomiędzy kolejnymi umowami nie ma ani jednego dnia przerwy, to pracodawca nie musi wyrejestrowywać pracownika ani zleceniobiorcy i ponownie zgłaszać ich do ubezpieczeń. W takim przypadku w deklaracji RCA nie stosuje się kodu 30 00.

#banner-176080#

Przykład 3.

23 maja zakończyła się umowa, także od 23 maja zawarto kolejną umowę o pracę. Wynagrodzenie za maj wypłacono w czerwcu. Z jakim kodem należy wykazać pracownika w DRA za czerwiec? Pracownik powinien zostać w raporcie imiennym ZUS RCA z kodem 01 10. Nie stosuje się w tym przypadku kodu 30 00.

Sytuacja staje się bardziej skomplikowana, gdy pomiędzy umowami jest przerwa, nawet jednodniowa. W przypadku, kiedy ten sam pracownik zostanie ponownie zatrudniony, może dojść do sytuacji, że zostanie wykazany w dwóch raportach z dwoma kodami. Dlatego ważna jest tu także data wypłaty:

pomiędzy umowami jest przerwa (zakończenie i rozpoczęcie umowy w tym samym miesiącu) i wynagrodzenie wypłacone w miesiącu zakończenia umowy – pracownik wykazany z jednym kodem (np. 01 10);
pomiędzy umowami jest przerwa (zakończenie i rozpoczęcie umowy w tym samym miesiącu) i wynagrodzenie wypłacone w innym miesiącu niż zakończenie umowy – pracownik wykazany z dwoma kodami 30 00 oraz np. 01 10;
pomiędzy umowami jest przerwa (zakończenie i rozpoczęcie umowy w innym miesiącu) i wynagrodzenie wypłacone w innym miesiącu niż zakończenie umowy – pracownik może być wykazany z dwoma kodami 30 00 oraz jeśli kolejna umowa obowiązuje, to np. 01 10.

Przykład 4.

Umowa zlecenia zakończyła się 22 czerwca, kolejną podpisano 25 czerwca i w lipcu wciąż ona trwa. Rachunki do obu umów zostały wystawione i wypłacone 10 lipca. Z jakim kodem należy wykazać zleceniobiorcę w DRA za lipiec? Zleceniobiorca powinien zostać w raporcie imiennym ZUS RCA z kodem:

30 00 i wynagrodzeniem z umowy, która zakończyła się 22 czerwca;
04 11 i wynagrodzeniem z umowy, która rozpoczęła się 25 czerwca.

Trzeba pamiętać, że w tej sytuacji zleceniobiorcę należy wyrejestrować z ZUS-u i ponownie zarejestrować.

Przykład 5.

Umowa zlecenie zakończyła się 22 czerwca, kolejną podpisano 25 czerwca. Rachunki do obu umów zostały wystawione i wypłacone 30 czerwca. Z jakim kodem należy wykazać zleceniobiorcę w DRA za czerwiec? Zleceniobiorca powinien zostać w raporcie imiennym ZUS RCA z kodem 04 11 i wynagrodzeniem z obu umów. Trzeba pamiętać, że w tej sytuacji zleceniobiorcę należy wyrejestrować z ZUS-u i ponownie zarejestrować.

Przykład 6.

23 maja została rozwiązana umowa z pracownikiem za porozumieniem stron. Ostatnie wynagrodzenie zostało mu wypłacone 5 czerwca. 25 czerwca podpisano kolejną umowę o pracę, z której wynagrodzenie wypłacono 5 lipca. Z jakim kodem należy wykazać pracownika w DRA za czerwiec? Pracownik powinien zostać w raporcie imiennym ZUS RCA z kodem:

30 00 i wynagrodzeniem z umowy, która zakończyła się 23 maja;
01 10 zerowymi składkami, ponieważ umowa rozpoczęła w czerwcu, ale z jej tytułu pracownik nie otrzymał wynagrodzenia.

Trzeba pamiętać, że w tej sytuacji pracownika należy wyrejestrować z ZUS-u i ponownie zarejestrować.

Kiedy umowa się kończy, trzeba wiedzieć, z jakim kodem należy wykazać pracownika na raportach RCA. Czasami będzie konieczne zastosowanie kodu 30 00 – jest to zależne od tego, w jakim miesiącu otrzyma on wynagrodzenie. Dlatego warto znać szczegóły takiego rozliczenia.#polecamy#

#banner-176083#

Question 13

Dotychczas mieszkałam w Danii i tam byłam zatrudniona na podstawie umowy o pracę. Chciałabym założyć działalność gospodarczą w Polsce. Jednym z głównych kontrahentów będzie przedsiębiorstwo, z którym wiązał mnie stosunek pracy. Chcę świadczyć usługi dla tej firmy także podczas prowadzenia własnego biznesu. Jakie składki ZUS w razie współpracy z byłym pracodawcą powinnam opłacać? Czy przysługują mi jakiekolwiek ulgi?

Accepted Answer

Osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą ma prawo do skorzystania z ulg w opłacaniu składek, o ile spełni odpowiednie warunki. Jednym z nich jest nieświadczenie usług na rzecz byłego pracodawcy, ale zasadę tę należy rozpatrywać indywidualnie.

Ulgi w opłacaniu składek ZUS

Prowadzenie pozarolniczej działalności gospodarczej stanowi tytuł do objęcia ubezpieczeniami w ZUS-ie. Składki na nie przedsiębiorcy mogą opłacać w różnej wysokości, ponieważ przepisy przewidują możliwość skorzystania z kilku ulg – zarówno zaraz po założeniu firmy, jak i w kolejnych okresach. Wśród nich wymienia się:

Warunkiem skorzystania z każdej z wyżej wymienionych ulg jest nieświadczenie usług na rzecz byłego pracodawcy.#zobacztez#

Czy w razie współpracy z byłym pracodawcą składki ZUS mogą zostać obniżone?

Doprecyzowując wcześniejsze stwierdzenie, wspomniane przywileje nie przysługują osobom wykonującym działalność gospodarczą na rzecz byłego pracodawcy, dla którego przed dniem rozpoczęcia działalności gospodarczej w bieżącym lub w poprzednim roku kalendarzowym wykonywały w ramach stosunku pracy lub spółdzielczego stosunku pracy czynności wchodzące w zakres wykonywanej działalności gospodarczej. Co ważne, warunek ten dotyczy całego okresu przysługiwania ulgi, a nie tylko pierwszego dnia prowadzenia działalności.

Należy tu wyjaśnić, że za byłego pracodawcę w świetle przepisów ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych uznaje się zakład pracy, na rzecz którego dana osoba świadczyła pracę w ramach stosunku pracy przed dniem rozpoczęcia prowadzenia działalności, a także takiego, z którym nie rozwiązano stosunku pracy. Natomiast przez „czynności wchodzące w zakres wykonywanej działalności gospodarczej” należy rozumieć usługi świadczone w ramach działalności na rzecz byłego lub obecnego pracodawcy pokrywające się z zakresem czynności wykonywanych w ramach stosunku pracy (powierzonych przez pracodawcę i wykonywanych przez pracownika na danym stanowisku).

[alert-info]Za pracodawcę nie uważa się podmiotu, z którym przed prowadzeniem działalności przedsiębiorca miał zawartą umowę zlecenie czy umowę o dzieło.[/alert-info]

Jeżeli samozatrudniony świadczy pracę na rzecz firmy, w której był wcześniej zatrudniony, wówczas powinien opłacać tzw. duży ZUS. Składki ZUS w razie współpracy z byłym pracodawcą opłacane są od podstawy stanowiącej 60% prognozowanego przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia.

#banner-175948#

Przykład 1.

Pani Halina jest zatrudniona na podstawie umowy o pracę na stanowisku projektanta wnętrz. Zamierza jednak zrezygnować z pracy na etacie i otworzyć własną działalność. Jednym z jej kontrahentów będzie były pracodawca, a świadczone w ramach działalności usługi będą polegały na przesyłaniu projektów wnętrz. W tej sytuacji pani Halina powinna opłacać duży ZUS, ponieważ wykonywanie działalności ma taki sam charakter jak praca na etacie.

Przykład 2.

Pan Marek jest zatrudniony w firmie X na stanowisku administratora sieci. Obecnie chce dodatkowo otworzyć własny biznes, w ramach którego będzie świadczył usługi programowania. Składki ZUS w razie współpracy z byłym pracodawcą mogą zostać obniżone, bowiem czynności świadczone w ramach działalności będą miały inny charakter niż zakres obowiązków wykonywanych w ramach stosunku pracy.

Praca na rzecz zagranicznego pracodawcy

Przepisy dotyczące byłego pracodawcy nie mają natomiast zastosowania w przypadku zatrudnienia u podmiotów zagranicznych. Zgodnie z art. 6 ust. 1 pkt 1 ustawy o sus obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym podlegają osoby fizyczne, które na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej są pracownikami. Kluczowe jest tu zatem zatrudnienie na terenie Polski.

Jeżeli pracownik przez okres swojego zatrudnienia podlegał innemu ustawodawstwu niż polskie, wówczas składki ZUS w razie współpracy z byłym pracodawcą mogą zostać obniżone. Potwierdzają to również interpretacje wydane przez ZUS.

[alert-info]Interpretacja WPI/200000/43/495/2017 z 5 maja 2017 roku:
„Zakład Ubezpieczeń Społecznych Oddział w Lublinie podkreśla w tym miejscu, iż wykonywanie pracy na rzecz pracodawcy zagranicznego pozwala przedsiębiorcy na deklarowanie do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne kwoty nie niższej niż 30% minimalnego wynagrodzenia, pod warunkiem że w całym okresie wykonywania tej pracy (w ramach stosunku pracy) nie było właściwe dla przedsiębiorcy ustawodawstwo polskie”.[/alert-info]

Jedna z interpretacji wydanych przez ZUS dotycząca możliwości korzystania z ulgi na start potwierdziła, że z 6-miesięcznego zwolnienia ze składek społecznych może skorzystać także przedsiębiorca zatrudniony w polskim oddziale spółki, który po założeniu działalności świadczy usługi na rzecz spółki matki znajdującej się na terenie UE.

[alert-info]Interpretacja WPI/200000/43/64/2020 z 21 lutego 2020 roku:
„W myśl Kodeksu pracy [...] art. 3 pracodawcą jest jednostka organizacyjna, choćby nie posiadała osobowości prawnej, a także osoba fizyczna, jeżeli zatrudniają one pracowników. W konsekwencji to Oddział w Polsce był pracodawcą dla Przedsiębiorcy (Wnioskodawcy), a nie spółka matka z siedzibą w Holandii. W bieżącym roku Przedsiębiorca planuje świadczenie usług na rzecz spółki matki firmy z siedzibą w Holandii, czyli odrębnego, samoistnego pracodawcy w rozumieniu Kodeksu pracy (nie „byłego pracodawcy” w rozumieniu art. 18 ust. 1 ustawy Prawo przedsiębiorców). W związku z tym Przedsiębiorca, który w styczniu 2020 roku rozpoczął prowadzenie działalności gospodarczej w Polsce oraz bieżącym roku 2020 planuje świadczenie usług dla spółki matki mającej siedzibę w Holandii – nie wypełni swoim zachowaniem negatywnej przesłanki (wykonywanie działalności gospodarczej na rzecz byłego pracodawcy) do skorzystania z ulgi na podstawie art. 18 ust. 1 Prawo przedsiębiorców i będzie miał prawo do niepodlegania ubezpieczeniom społecznym przez okres 6 miesięcy od dnia podjęcia działalności gospodarczej”.[/alert-info]

Składki ZUS w razie współpracy z byłym pracodawcą – podsumowanie

Przedsiębiorca podejmujący się współpracy z byłym pracodawcą nie zawsze traci prawo do ulg w opłacaniu składek. Ważny jest w tym przypadku charakter świadczonych usług, ale także inne czynniki, jak na przykład podleganie polskiemu ustawodawstwu.#polecamy#

#banner-175954#

Question 14

Aktualnie przysługuje mi 24-miesięczna preferencja w opłacaniu składek (do 31 sierpnia 2024 roku). Od 1 marca 2024 roku podpisuję umowę o pracę. Wiem, że gdybym opłacał składki od standardowej podstawy, to z działalności musiałbym odprowadzać jedynie składkę zdrowotną. A jak wygląda kwestia ubezpieczeń w przypadku, gdy przedsiębiorca opłaca preferencyjne składki ZUS?

Accepted Answer

Samo zawarcie umowy o pracę nie zwalnia przedsiębiorcy z opłacania składek ZUS. W przypadku gdy przedsiębiorca posiadający prawo do korzystania z preferencji jest jednocześnie zatrudniony na podstawie stosunku pracy, ważny staje się tu przychód, jaki z tego tytułu otrzymuje.

Podjęcie zatrudnienia podczas prowadzenia działalności na preferencyjnym ZUS-ie

Przedsiębiorca może podjąć zatrudnienie i w dalszym ciągu prowadzić własny biznes. To, jakim ubezpieczeniom będzie podlegał obowiązkowo z tytułu prowadzenia działalności gospodarczej, zależy wyłącznie od wynagrodzenia, jakie otrzymuje z etatu. Jeśli jego pensja jest:

co najmniej równa minimalnej krajowej, wówczas może opłacać wyłącznie składkę na ubezpieczenie zdrowotne;
mniejsza od minimalnej krajowej, wtedy powinien podlegać również ubezpieczeniom społecznym: emerytalnemu, rentowemu i wypadkowemu.

[alert-info]Minimalne wynagrodzenie w przypadku osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę w 2024 roku wynosi od stycznia 4 242 zł, a od 1 lipca 4 300 zł [/alert-info]

Przez minimalne wynagrodzenie nie należy rozumieć pensji proporcjonalnej do wymiaru czasu pracy. Tylko uzyskanie konkretnej kwoty uprawnia do opłacania wyłącznie składki zdrowotnej.#zobacztez#

Przykład 1.

Pan Marian prowadzi działalność gospodarczą i jest jednocześnie zatrudniony na podstawie umowy o pracę w wymiarze ½ etatu. Z tego tytułu otrzymuje 2121 zł miesięcznie. W takiej sytuacji jako przedsiębiorca jest zobowiązany odprowadzać zarówno składkę zdrowotną, jak i składki na ubezpieczenia społeczne.

Przykład 2.

Pani Krystyna opłaca z działalności preferencyjne składki ZUS. Podjęła pracę w wymiarze ¾ etatu za wynagrodzeniem 6000 zł (kwota wyższa niż minimalne wynagrodzenie).

W takiej sytuacji jest ona zwolniona z podlegania ubezpieczeniom społecznym jako przedsiębiorca, a do ZUS-u powinna odprowadzać wyłącznie składkę zdrowotną.

Należy tu również rozważyć obowiązek naliczania składki na Fundusz Pracy (dalej FP). Przedsiębiorcy opłacający preferencyjne składki ZUS są zwolnieni z odprowadzania składki na FP, bowiem podstawa wymiaru składek społecznych jest niższa od minimalnego wynagrodzenia. Jednakże w razie połączenia działalności z etatem opłacanie tej składki może okazać się konieczne, jeśli łączna podstawa składek na ubezpieczenia społeczne będzie co najmniej równa pensji minimalnej.[alert-info]Najniższa podstawa naliczania składek w okresie preferencji to 30% minimalnego wynagrodzenia za pracę obowiązującego w danym roku kalendarzowym. W 2023 roku od 1 stycznia jest to 1272,60 zł (4242 zł x 30%), a od 1 lipca 1290 zł (4300 zł x 30%).[/alert-info]

Przykład 3.

Pan Edward korzysta z 2-letniej preferencji w opłacaniu składek. Podjął również zatrudnienie na podstawie umowy o pracę w niepełnym wymiarze czasu pracy za wynagrodzeniem 4000 zł (kwota niższa niż minimalne wynagrodzenie).

W związku z tym, że łączna podstawa składek na ubezpieczenia społeczne wynosi więcej niż minimalne wynagrodzenie (podstaw składek z etatu plus podstawa składek z działalności w lipcu 2024 wynosi 4129 zł = 4000 zł+1290 zł), to przedsiębiorca powinien naliczać składkę na FP z tytułu działalności.

Formalności w ZUS-ie związane z podjęciem etatu

Jeżeli przedsiębiorca nie osiąga z umowy o pracę zarobków na poziomie najniższej pensji, wówczas nie musi podejmować żadnych działań, bowiem w dalszym ciągu będzie podlegał ubezpieczeniom społecznym. Z kolei jeśli wynagrodzenie jest równe minimalnemu, wtedy powinien dokonać przerejestrowania w ZUS-ie, składając deklarację:

ZUS ZWUA, czyli wyrejestrowanie z obecnych ubezpieczeń, gdzie jako kod przyczyny wyrejestrowania powinien podać 600, kod tytułu ubezpieczenia 05 70 xx, a data ustania ubezpieczeń to pierwszy dzień umowy o pracę;
ZUS ZZA, czyli zgłoszenie do ubezpieczenia zdrowotnego, gdzie jako dzień przystąpienia do ubezpieczeń również należy wskazać pierwszy dzień umowy o pracę.

Oba formularze należy przekazać do ZUS-u w ciągu 7 dni od dnia powstania zmiany.

Przykład 4.

Pani Dagmara podjęła zatrudnienie 1 marca. Od tego momentu będzie opłacała z działalności wyłącznie składkę zdrowotną. W takiej sytuacji powinna przekazać do ZUS-u formularze ZWUA i ZZA maksymalnie 8 marca, aby dochować ustawowego terminu.

#banner-174028#

Rozpoczęcie pracy w trakcie miesiąca

Jeżeli przedsiębiorca opłacający preferencyjne składki ZUS rozpocznie pracę na etacie w trakcie miesiąca oraz jego wynagrodzenie to kwota co najmniej równa pensji minimalnej, wówczas powinien złożyć ZUS DRA z naliczeniem proporcjonalnych składek na ubezpieczenia społeczne. Aby tego dokonać, należy miesięczną podstawę wymiaru składek podzielić na liczbę dni kalendarzowych w danym miesiącu, a następnie przemnożyć przez liczbę dni kalendarzowych podlegania ubezpieczeniom społecznym.

Przykład 5.

Pan Franciszek podjął zatrudnienie od 15 marca. Jego wynagrodzenie przekracza minimalną krajową. W takiej sytuacji przy sporządzaniu ZUS DRA należy naliczyć proporcjonalne składki w następujący sposób:
podstawa składek społecznych w kwietniu: 1272,60 zł / 31 dni x 14 dni = 574,72 zł
574,72 zł x 19,52% = 112,19 zł
574,72 zł x 8% = 45,98 zł
574,72 zł x 1,67% = 9,60 zł
Razem składki społeczne wyniosą 279,96 zł.

Preferencyjne składki ZUS po podjęciu zatrudnienia w ramach stosunku pracy mogą kształtować się w różny sposób. Ważne jest przede wszystkim, aby przedsiębiorca w sposób właściwy określił, jakim ubezpieczeniom powinien podlegać podczas takiego zbiegu tytułów ubezpieczeń.

Preferencyjne składki ZUS i etat – dopełnienie formalności przez wFirma.pl

W systemie wFirma.pl można dopełnić wszelkich formalności związanych z podjęciem przez przedsiębiorcę pracy na etacie. Aby sporządzić deklaracje ZUS ZWUA i ZUS ZZA, należy przejść do START » ZUS » DEKLARACJE ZGŁOSZENIOWE » DODAJ DEKLARACJĘ i tam wybrać odpowiedni rodzaj deklaracji.

preferencyjne składki zus - zgłoszenie

Jeśli zatrudnienie zostało podjęte w trakcie miesiąca, wówczas podczas sporządzania deklaracji DRA za ten miesiąc w START » ZUS » DEKLARACJE ROZLICZENIOWE » DODAJ DEKLARACJĘ wystarczy po otwarciu się okna w zakładce Zaawansowane zaznaczyć opcję „Częściowe składki” i w polu, które się pojawi, podać liczbę dni kalendarzowych podlegania ubezpieczeniom społecznym w danym miesiącu. Wtedy składki zostaną naliczone proporcjonalnie.

preferencyjne składki zus - częściowe składki

Wszystkie wymienione deklaracje można wysłać z systemu bezpośrednio do ZUS-u. Po sporządzeniu ostatniej deklaracji z naliczeniem składek społecznych konieczna jest zmiana schematu w USTAWIENIA » PODATKI » ZUS » OGÓLNE na zgodny ze zgłoszeniem (powinien zawierać dopisek „tylko zdrowotne”).

preferencyjne składki zus - schemat

Dzięki temu przy sporządzaniu deklaracji DRA będzie naliczana jedynie składka na ubezpieczenie zdrowotne.#polecamy#

#banner-174031#

Question 15

Jestem w czwartym tygodniu ciąży i aktualnie mam umowę o pracę na trzymiesięczny okres próbny, która zakończy się za miesiąc. Czy ciąża w trakcie umowy zawartej na okres próbny powoduje, że pracodawca nie może mnie zwolnić do dnia porodu?

Accepted Answer

Ciąża w trakcie umowy zawartej na okres próbny nie zawsze gwarantuje kontynuację zatrudnienia dla pracownicy – to, czy tego rodzaju umowa zostanie przedłużona pracownicy do dnia porodu, uzależnione jest od kilku czynników.

Umowa o pracę na okres próbny

Umowę o pracę na okres próbny pracodawcy zawierają najczęściej w celu weryfikacji kwalifikacji kandydata do pracy stałej. Chodzi tutaj o sprawdzenie – w praktyce – wiedzy oraz umiejętności nowego pracownika. Na tym etapie istotne mogą okazać się również kwestie związane z zaangażowaniem w wykonywaną pracę oraz umiejętność odnalezienia się w kulturze organizacyjnej panującej w firmie. Również samemu pracownikowi umowa taka ma zagwarantować możliwość przekonania się, czy wybrana przez niego firma będzie dobrym miejscem pracy, dającym poczucie bezpieczeństwa oraz zapewniającym dalszy rozwój zawodowy.

Przepisy prawa znajdujące się w Kodeksie pracy doprecyzowują ramy, w jakich pracodawca może nawiązać współpracę z pracownikiem na podstawie umowy o pracę na okres próbny.

[alert-info]Art. 25 Kodeksu pracy
§ 1. Umowę o pracę zawiera się na okres próbny, na czas nieokreślony albo na czas określony.
§ 2. Umowę o pracę na okres próbny zawiera się na okres nieprzekraczający 3 miesięcy, z zastrzeżeniem § 2¹-2³, w celu sprawdzenia kwalifikacji pracownika i możliwości jego zatrudnienia w celu wykonywania określonego rodzaju pracy.[/alert-info]#zobacztez#

Jak wskazuje na to art. 25 Kodeksu pracy, umowa na okres próbny może zostać zawarta między stronami stosunku pracy maksymalnie na okres 3 miesięcy. Natomiast przepisy nie definiują minimalnego okresu obowiązywania umowy na okres próbny.

Tego rodzaju umowa powinna co do zasady zostać sporządzona na piśmie w przynajmniej 2 jednakowych egzemplarzach (dla pracownika i pracodawcy). W samej umowie powinny zostać określone:

strony umowy;
jej rodzaj;
okres obowiązywania;
data zawarcia oraz warunki pracy i wynagrodzenia.

[alert-info]Umowa o pracę na okres próbny należy do grupy umów terminowych, natomiast nie jest to umowa na czas określony[/alert-info]

Jak wskazują przepisy, umowy na okres próbny pracodawca nie może zawrzeć z pracownikiem, który już wcześniej był zatrudniony w jego firmie. Od powyższej zasady istnieją jednak pewne odstępstwa ujęte przepisami prawa.

Wyjątkowo pracodawca może zawrzeć umowę o pracę na okres próbny z pracownikiem, z którym już kiedyś łączył go stosunek pracy, jeżeli stanowisko i określone zadania z nim związane w rzeczywistości różnią się od tych występujących wcześniej.

#banner-173413#

Dodatkowo pracodawca może podpisać z pracownikiem umowę na okres próbny, jeżeli od zakończenia obowiązywania ostatniego wiążącego ich stosunku pracy minęły co najmniej 3 lata. W tym przypadku dopuszczalne jest wykonywanie przez taką osobę pracy tego samego rodzaju w ramach tego samego stanowiska, co przy poprzednim zatrudnieniu.

[alert-info]Art. 25 Kodeksu pracy
§ 3. Ponowne zawarcie umowy o pracę na okres próbny z tym samym pracownikiem jest dopuszczalne, jeżeli pracownik ma być zatrudniony w celu wykonywania innego rodzaju pracy.[/alert-info]

Co istotne, umowy o pracę na okres próbny nie zawiera się z pracownikami młodocianymi. Zatrudnianie młodocianych jest możliwe:

w celu przygotowania zawodowego (nauka zawodu lub przyuczenie do wykonywania określonej pracy)
do wykonywania lekkich prac

– na podstawie umowy o pracę na czas określony.

[alert-info]Więcej na temat zatrudnienia młodocianych można przeczytać w artykule: Zatrudnianie młodocianych - podstawowe informacje.[/alert-info]

Umowa o pracę na okres próbny a okres wypowiedzenia

Co do zasady umowa o pracę na okres próbny rozwiązuje się z upływem czasu jej obowiązywania, jednakże może zostać również rozwiązana za wypowiedzeniem. Okres wypowiedzenia umowy na okres próbny wynosi odpowiednio:

3 dni robocze – jeżeli okres próbny nie przekracza 2 tygodni;
1 tydzień – jeżeli okres próbny jest dłuższy niż 2 tygodnie;
2 tygodnie – jeżeli okres próbny wynosi 3 miesiące.

Ciąża w trakcie umowy zawartej na okres próbny

Kobiety w ciąży zatrudnione na podstawie czy to umowy o pracę na czas nieokreślony, czy na określony lub próbny, podlegają pod ochronę zatrudnienia, której ramy zostały ujęte w zapisach Kodeksu pracy.

[alert-info]Art. 177 Kodeksu pracy
§ 1. W okresie ciąży oraz w okresie urlopu macierzyńskiego, a także od dnia złożenia przez pracownika wniosku o udzielenie urlopu macierzyńskiego albo jego części, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego albo jego części, urlopu ojcowskiego albo jego części, urlopu rodzicielskiego albo jego części – do dnia zakończenia tego urlopu pracodawca nie może:

prowadzić przygotowań do wypowiedzenia lub rozwiązania bez wypowiedzenia stosunku pracy z tą pracownicą lub tym pracownikiem;
wypowiedzieć ani rozwiązać stosunku pracy z tą pracownicą lub tym pracownikiem, chyba że zachodzą przyczyny uzasadniające rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia z ich winy i reprezentująca pracownicę lub pracownika zakładowa organizacja związkowa wyraziła zgodę na rozwiązanie umowy.[/alert-info]

Jednakże ciąża w trakcie umowy na okres próbny niekoniecznie musi skutkować kontynuacją współpracy pomiędzy ciężarną a pracodawcą. Powyższa zasada nie jest stosowana w stosunku do umów o pracę na okres próbny nieprzekraczających jednego miesiąca.

Natomiast zgodnie z przepisami umowa o pracę zawarta na czas określony lub na okres próbny przekraczający jeden miesiąc, która uległaby rozwiązaniu po upływie trzeciego miesiąca ciąży, zostaje przedłużona do dnia porodu.

W odpowiedzi na pytanie czytelniczki należy wskazać, że gdy w dniu rozwiązania umowy o pracę na okres próbny ciąża nie przekroczy trzeciego miesiąca ciąży, umowa o pracę nie zostanie z mocy prawa przedłużona do dnia porodu. Pracodawca może zawrzeć kolejną umowę o pracę (na czas określony lub nieokreślony), jednak nie jest do tego zobligowany przepisami prawa.#polecamy#

#banner-173419#

Zdaniem eksperta

Osoba współpracująca a składki ZUS – jak korzystniej zatrudnić małżonka w 2025?

Dodatkowy urlop wypoczynkowy osoby niepełnosprawnej a świadectwo pracy

Obowiązki związane z zatrudnieniem pracownika na 1/8 etatu w 2025 roku

PIT-11 za cudzoziemca a identyfikator podatkowy

Zerowy PIT-11 dla pracownika - jak powinien się zachować pracodawca?

Paczki dla dzieci pracowników - czy stanowią przychód rodzica?

Strata podatkowa a jej wpływ na składkę zdrowotną

Umowa o pracę ze stawką godzinową a niewypracowanie pełnego wymiaru godzin

Ubezpieczenie zdrowotne dla rodziny a działalność gospodarcza

Okres przedawnienia urlopu wypoczynkowego

Wstępne badania lekarskie - obowiązek przeprowadzenia

Kiedy w raporcie ZUS pracownika należy zastosować kod 30 00?

Jakie składki ZUS w razie współpracy z byłym pracodawcą należy opłacić?

Preferencyjne składki ZUS a zatrudnienie na etat

Ciąża w trakcie umowy zawartej na okres próbny - co warto wiedzieć?

Artykuły

Wzory