Poradnik Przedsiębiorcy

Formularz VAT-R z szerokim omówieniem

Zgłoszenie VAT-R jest formularzem składanym w celu rejestracji/aktualizacji danych w zakresie podatku od towarów i usług (VAT). Dzięki VAT-R przedsiębiorca ma możliwość rejestracji jako czynny podatnik VAT, ale także rejestracji jako podatnik VAT zwolniony. Dodatkowo formularz ten służy rejestracji dla celów transakcji wewnątrzwspólnotowych VAT-UE zarówno dla nievatowców, jak i czynnych podatników VAT.

Podatnik wypełnia jasne pola formularza, a pola ciemne zostaną uzupełnione przez pracownika właściwego urzędu skarbowego. Jeżeli druk wypełniany jest ręcznie, należy używać liter drukowanych. Zamiast ręcznego wypisywania wniosku można również skorzystać z interaktywnego kreatora gotowych do wydruku plików PDF. Trzeba jednak pamiętać, że nie można ich zapisać na dysku, należy więc po wypełnieniu wydrukować je od razu w dwóch egzemplarzach - jeden dla urzędu, a drugi w celu zachowania we własnej dokumentacji księgowej.

Przystępując do wypełnienia formularza, należy w pierwszej kolejności w polu po lewej stronie, podać Numer Identyfikacji Podatkowej. Jeśli chodzi o  jednoosobowe działalności gospodarcze, podaje się numer NIP właściciela, natomiast już w przypadku spółek numer NIP spółki, gdyż to spółka będzie czynnym podatnikiem VAT, a nie jej właściciele.

Pobierz darmowy wzór formularza VAT-R w formacie PDF i DOCX

Do pobrania:

pdf
Formularz VAT-R - wzór.pdf druk do ręcznego wypełnienia

Formularz VAT-R - cel i miejsce złożenia zgłoszenia oraz informacja dotycząca właściwości naczelnika urzędu skarbowego

Podatnik składa wniosek VAT-R w celu

  • rejestracji lub

  • aktualizacji danych.

Zgłoszenia rejestracyjnego dokonuje się przed dokonaniem pierwszej czynności podlegającej opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług. Przepis ten dotyczy także podatników uprzednio zwolnionych z podatku VAT. W myśl prawa podatkowego rejestracji należy dokonać przed dniem, w którym podatnik traci prawo do korzystania ze wspomnianego zwolnienia. W przypadku rezygnacji ze zwolnienia podmiotowego należy zgłosić to do urzędu skarbowego przed pierwszym dniem miesiąca, w którym transakcje dokonywane przez przedsiębiorcę będą podlegały opodatkowaniu. Rejestracji można więc dokonać w trakcie trwania roku podatkowego.

Jeżeli dane zawarte w zgłoszeniu rejestracyjnym ulegną zmianie, podatnik jest obowiązany zgłosić ten fakt naczelnikowi urzędu skarbowego w terminie 7 dni, licząc od dnia, w którym zmiana nastąpiła.

W przypadku aktualizacji zgłoszenia wypełnia się pozycje 8 i 9 oraz zaznacza się w nich, czy zmienił się US, do którego odprowadzany jest podatek VAT (ma to związek z ewentualną zmianą miejsca wykonywania działalności).

W polu numer 5 należy podać dane urzędu skarbowego, do którego kierowane jest zgłoszenie. Dla celów podatku VAT właściwym urzędem będzie ten ze względu na miejsce zamieszkania podatnika, zatem jest to ten sam urząd skarbowy, co w przypadku podatku dochodowego.

Pola 6 i 7 uzupełnia się tylko wtedy, gdy przedsiębiorca posiada adres zamieszkania poza granicami Polski.

vat-r

VAT-R - dane podatnika

W części B umieszcza się dane podatnika. Należy pamiętać, że pola oznaczone symbolem * dotyczą podatnika niebędącego osobą fizyczną, a oznaczone ** - podatnika będącego osobą fizyczną (w tym również osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą).

Przez osobę zagraniczną należy rozumieć podatnika nieposiadającego na terytorium kraju siedziby działalności gospodarczej lub stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej.

formularz vat-r - cel i miejsce złożenia zgłoszenia

W przypadku osób fizycznych w formularzu rejestracyjnym podaje się adres zamieszkania, a dla osób niebędących osobą fizyczną - adres siedziby.

Podane dane będą służyły identyfikacji podatnika na fakturach. Zatem dla osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą właściwym adresem na fakturze VAT będzie adres miejsca zamieszkania, a nie adres siedziby działalności.

formularz vat-r - adres siedziby

Pole B.3. wypełniają wyłącznie podatnicy będących osobami zagranicznymi.

vat-r

Formularz VAT-R - obowiązek podatkowy w zakresie podatku od towarów i usług

Część C formularza VAT-R podzielona jest na trzy części związane z:

  • okolicznościami określającymi obowiązek podatkowy,

  • informacjami związanymi ze składaniem deklaracji,

  • informacjami związanymi z wykonywaniem transakcji wewnątrzwspólnotowych.

W polach C.1, C.2 i C.3 zaznacza się właściwe dla podatnika kwadraty (zarówno w przypadku zgłoszenia rejestracyjnego, jak i jego aktualizacji).

C.1. Okoliczności określające obowiązek podatkowy

vat-r

  1. pozycja 27 -  zakreśla podmiot, który nie jest podatnikiem w rozumieniu art. 15 ustawy o VAT (nie jest osobą prawną, jednostką organizacyjną niemającą osobowości prawnej lub osobą fizyczną wykonującą samodzielnie działalność gospodarczą),
  2. pozycja 28 - zakreśla podatnik, który posiada siedzibę działalności gospodarczej poza terytorium kraju,

  3. pozycja 29 - zakreśla podatnik, który w trakcie rozpoczynania działalności gospodarczej nie posiada prawa do zwolnienia z opodatkowania podatkiem od towarów i usług ze względu na:

  • przewidywaną wysokość obrotów,

  • dokonywanie importu usług,

  • wewnątrzwspólnotowe nabycia towarów,

  • dostawy towarów, dla której podatnikiem jest ich nabywca,

  • dokonywanie dostaw:

    • wyrobów z metali szlachetnych lub z udziałem tych metali,

    • towarów opodatkowanych podatkiem akcyzowym, z wyjątkiem energii elektrycznej (PKWiU 40.10.10) i wyrobów tytoniowych w rozumieniu przepisów o podatku akcyzowym,

    • nowych środków transportu,

    • terenów budowlanych oraz przeznaczonych pod zabudowę,

    • świadczenie usług prawniczych oraz usług w zakresie doradztwa, a także usług jubilerskich,

4. pozycja 30 - zakreśla podatnik korzystający ze zwolnienia przysługującego na mocy art. 113 ust. 1 lub 9 ustawy o VAT - tzw. mały przedsiębiorca. Należy jednak mieć na uwadze, że podatnik ten nie ma obowiązku rejestrować się jako podatnik VAT - nie ma obowiązku wypełniania VAT-R. Może jednak wypełnić formularz, składając zgłoszenie rejestracyjne (zaznaczyć poz. 30) i tym samym zostać zarejestrowanym jako podatnik VAT zwolniony. Podatnicy, którzy dokonają takiej rejestracji, mają możliwość pomimo korzystania ze zwolnienia wystawiać faktury zamiast jak dotychczas rachunków,

5. pozycja 31 - zakreśla podatnik dokonujący sprzedaży wyłącznie zwolnionej od podatku od towarów i usług na podstawie art. 43 ust. 1, z wyłączeniem pkt 3 i art. 82, który nie ma obowiązku rejestrowania się jako podatnik VAT, ale może zostać zarejestrowany jako podatnik VAT zwolniony,

6. pozycja 32 - zakreśla podatnik korzystający ze zwolnienia wymienionego w art. 43 ust. 1 pkt 3 ustawy (rolnik ryczałtowy wykonujący dostawę produktów rolnych pochodzących z własnej działalności rolniczej lub świadczący usługi rolnicze)

7. pozycja 33 - zakreśla podatnik, rezygnujący ze zwolnienia określonego w art. 113 ust. 1 lub 9 - podatnik, któremu przysługiwało zwolnienie ze względu na wysokość obrotów (poniżej 150.000 zł) i który z tego zwolnienia zrezygnował,

8. pozycja 34 - zakreśla podatnik rezygnujący ze zwolnienia, o którym mowa w art. 43 ust. 1 pkt 3 ustawy, czyli rolnik ryczałtowy,

9. pozycja 35 - zakreśla podatnik, który traci lub stracił prawo do zwolnienia określonego w art. 113 ust. 1 lub 9 (zwolnienie ze względu na limit obrotów do 150.000zł),

10. pozycja 36 - zakreśla podatnik, który będzie dokonywał lub dokonuje sprzedaży wysyłkowej na terytorium kraju zgodnie z art. 24 ust. 4 ustawy, czyli podatnik podatku od wartości dodanej z kraju Unii, który sprzedaje towar na rzecz polskich podmiotów, niemających obowiązku rozliczania VAT z tytułu wewnątrzwspólnotowego nabycia,

11. pozycja 37 - zakreśla podatnik rezygnujący z opodatkowania sprzedaży wysyłkowej na terytorium kraju zgodnie z art. 24 ust. 7 ustawy, czyli podatnik, o którym mowa w poz. 36,

W informacjach ogólnych podatnik może wybrać więcej niż jeden kwadrat. Należy oczywiście zwrócić uwagę na to, by wybrane definicje się wzajemnie nie wykluczały.

vat-r

12. pozycja 38 - należy wprowadzić datę, od której podatnik będzie korzystał lub już korzysta ze zwolnienia lub od której traci prawo do zwolnienia lub rezygnuje z tego prawa.

Przykład 1.

Przedsiębiorca świadczący usługi budowlane zakłada działalność 1.02.2018 r. i od początku prowadzenia działalności chce być czynnym podatnikiem VAT.

W zgłoszeniu rejestracyjnym do VAT wybiera pozycję 33, a w pozycji 38 podaje datę rozpoczęcia działalności, czyli 1.02.2018 r.

Przykład 2.

Przedsiębiorca świadczy usługi prawne, a działalność rozpoczął 3.03.2018 r.

W zgłoszeniu rejestracyjnym do VAT wybiera pozycję 29 (ze względu na charakter działalności nie przysługuje mu zwolnienie), a w pozycji 38 podaje datę rozpoczęcia działalności, czyli 3.03.2018 r.

Przykład 3.

Przedsiębiorca rozpoczął działalność 1.02.2018 r. i korzystał ze zwolnienia podmiotowego z VAT. W październiku przewiduje, że obrót opodatkowany przekroczy wartość 150.000 zł, w związku z czym w tym miesiącu powinien zarejestrować się jako czynny podatnik VAT.

W zgłoszeniu rejestracyjnym do VAT wybiera pozycję 35, a w pozycji 38 podaje datę 1.10.2018 r. Pierwszą deklarację podatkową VAT-7 podatnik złoży za październik.

vat-r

13. pozycja 39 - obejmuje dane dotyczące obowiązku podatkowego u małych podatników

  • pole 1 zaznacza podmiot wybierający metodę kasową, polegającą na tym, że obowiązek podatkowy powstaje z dniem uregulowania całości lub części należności (wyjątek - gdy sprzedaż dokonywana jest na rzecz podmiotów niebędących czynnymi podatnikami VAT, a należność nie zostanie uregulowana, obowiązek podatkowy powstaje nie później jednak niż 180. dnia, licząc od dnia wydania towaru lub wykonania usługi),

  • pole 2 zaznacza podatnik, który traci lub stracił prawo do rozliczania się metodą kasową, czyli podatnik, który utracił status małego podatnika z powodu przekroczenia limitu obrotów,

  • pole 3 zaznacza podatnik rezygnujący z metody kasowej.

vat-r

14. pozycje 40, 41, 42, 43 - wypełniane są tylko przez tych podatników, którzy wybrali metodę kasową, tracą prawo do jej stosowania lub rezygnują z tego prawa (czyli tych którzy zaznaczyli jeden z kwadratów w pozycji 39); w polach należy wpisać kwartał i rok początku stosowania metody kasowej lub miesiąc/kwartał i rok utraty prawa/rezygnacji z jej stosowania

vat-r

15. pozycja 44:

  • pole 1 zaznacza podatnik wybierający możliwość rozliczania się za okresy kwartalne,

  • pole 2 zaznacza podatnik rezygnujący ze składania deklaracji za okresy kwartalne. 

formularz vat-r - deklaracje kwartalne

16. pozycje 45 i 46: pole to wypełnia podatnik rezygnujący z prawa do składania deklaracji kwartalnych, wpisując kwartał i rok ostatnio złożonej deklaracji kwartalnej.

formularz vat-r - szczególne procedury

17. pozycja 47:

  • pole 1 zaznacza podatnik wybierający opodatkowanie usług taksówkowych w formie ryczałtu (zgodnie z art. 114 ust. 1 ustawy),

  • pole 2 zaznacza podatnik rezygnujący z opodatkowania usług taksówkowych w formie ryczałtu (zgodnie z art. 114 ust. 4 ustawy),

  • pole 3 zaznacza podatnik korzystający ze zwolnienia, o którym mowa w art. 122 ustawy, czyli podatnik wykonujący czynności dostawy, wewnątrzwspólnotowego nabycia i importu złota inwestycyjnego,

  • pole 4 zaznacza podatnik (dokonujący dostawy, wewnątrzwspólnotowego nabycia i importu złota inwestycyjnego) rezygnujący ze zwolnienia zgodnie z art. 123 ustawy.

formularz vat-r - ryczałt

18. pozycje 48 i 49 - wypełnia tylko ten podatnik, który, świadcząc usługi taksówkowe, wybiera lub rezygnuje z opodatkowania w formie ryczałtu, wpisując miesiąc i rok wyboru lub rezygnacji z opodatkowania w formie ryczałtu, czyli wypełnia się tylko gdy w pozycji  47 zostało zaznaczone pole 1 lub 2.

C.2. Informacje dotyczące składania deklaracji

formularz vat-r - informacje dotyczące składania deklaracji

19. pozycja 50 - dotyczy podatników składających deklaracje VAT-7

20. pozycja 51 - dotyczy podatników składających deklaracje VAT-7K w przypadku podatników rozliczających się metodą kasową lub podatników, którzy zgłosili do urzędu wybór formy kwartalnej rozliczania podatku VAT,

21. pozycja 52 - dotyczy podatników składających deklaracje VAT-7D w przypadkach, o których mowa w art. 99 ust. 3 ustawy, czyli gdy nie spełniają definicji małego podatnika,

22. pozycja 53 - dotyczy podatników składających deklaracje VAT-8, czyli podatników nie zarejestrowanych jako czynni podatnicy VAT, dokonujący transakcji wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów (obowiązkowo, gdy wartość WNT w danym roku podatkowym przekroczyła 50.000 zł,)

23. pozycja 54 - dotyczy podatników składających deklaracje VAT-12 w przypadkach, o których mowa w art. 114 ust. 3 ustawy (podatnicy świadczący usługi taksówek osobowych opodatkowane w formie ryczałtu, składający tzw. skróconą deklarację podatkową).

formularz vat-r - ryczałt

24. pozycje 55, 56, 57 i 58 - w polach tych podatnik podaje kwartał/miesiąc oraz rok, za który złoży pierwszą deklarację wymienioną w pozycjach od 50 do 54,

Kwartały są stałe:

  • I kw trwa od stycznia do końca marca,

  • II kw trwa od kwietnia do końca czerwca,

  • III kw trwa od lipca do końca września,

  • IV kw trwa od października do końca grudnia.

Przykład 4.

Przedsiębiorca rozpoczął działalność i zarejestrował się dla celów VAT od 5.02.2018 r. Wybrał rozliczenie miesięczne.

Pierwszą deklarację złoży za luty 2018 r. do 25 marca.

Przykład 5.

Przedsiębiorca rozpoczął działalność i zarejestrował się dla celów VAT od 1.02.2018 r. Wybrał rozliczenie kwartalne.

Pierwszą deklarację złoży za I kwartał do 25 kwietnia 2018 r.

C.3. Informacje dotyczące wykonywania transakcji wewnątrzwspólnotowych 

Część tę wypełniają podatnicy, o których mowa w art. 97 ust.1, 2, 3 lub 13 ustawy (czyli dokonujący transakcji wewnątrzwspólnotowych, którzy mają obowiązek rejestracji jako podatnicy VAT-UE).

vat-r

25. pozycja 59 - wybierają ją czynni podatnicy VAT, dokonujący transakcji wewnątrzwspólnotowych, w tym:

  • WNT,

  • WDT,

  • importu usług,

  • świadczenia usług dla kontrahentów zagranicznych.

Rejestracja dla celów VAT-UE może dotyczyć zarówno czynnych podatników VAT, jak i tych korzystających ze zwolnienia podmiotowego,

26. pozycja 60 - wybierają ją podatnicy korzystający ze zwolnienia podmiotowego z VAT (limit obrotów 150.000 zł), dokonujący wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów (WNT - rejestracja obowiązkowa po przekroczeniu wartości nabycia 50.000 zł),

27. pozycja 61 - wybierają podatnicy korzystający ze zwolnienia podmiotowego z VAT (limit obrotów 150.000 zł) dokonujący świadczenia usług dla kontrahentów z krajów UE lub dokonujących nabycia usług dla których podatnikiem jest nabywca - ma zastosowania art. 28b ustawy o VAT.

vat-r

 

28. pozycja 62 - w polu tym podatnik podaje przewidywaną datę rozpoczęcia dokonywania transakcji wewnątrzwspólnotowych, z tytułu których dokonuje rejestracji.

formularz vat-r - zakończenie transakcji unijnych

29. pozycja 63 - wypełnia podatnik VAT UE, w przypadku gdy zaprzestanie dokonywania transakcji wewnątrzwspólnotowych - wyrejestrowanie z VAT-UE.

formularz vat-r -

Zerowe informacje podsumowujące nie podlegają złożeniu w urzędzie skarbowym. Długie nieskładanie VAT UE może powodować wyrejestrowanie z systemu wewnątrzwspólnotowego, w praktyce jednak zdarza się to bardzo rzadko.

30. pozycja 64 - wypełnia podatnik, podając datę ostatniej transakcji wewnątrzwspólnotowej, jaka miała miejsce w firmie.

VAT- R  - podpis podatnika lub osoby reprezentującej podatnika

W części D podatnik lub osoba o reprezentująca składa podpis z datą wypełnienia formularza.

formularz at-r - podpis podatnika

Wypełniony formularz należy dostarczyć do właściwego urzędu skarbowego zgodnego z miejscem zamieszkania.

Na końcu formularza dodano pouczenie, na podstawie którego za podanie nieprawdy lub zatajenie prawdy grozi odpowiedzialność przewidziana w kodeksie karnym skarbowym.